SEPA Single Euro Payments Area. Frankfurt (Oder), den 21. Mai 2012

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1 SEPA Single Euro Payments Area Frankfurt (Oder), den 21. Mai 2012

2 Einleitung Kerninhalte der SEPA-Migrationsverordnung (1) Die nationalen Zahlverfahren in Euro sind grundsätzlich zum 1.Februar 2014 zugunsten der SEPA-Zahlverfahren abzuschalten (Art.6, Abs.1 und 2). Zahlungen über Großbetragszahlungssysteme sind von der Verordnung ausgenommen (Art.1). Zahlungsdienstleister in der Eurozone müssen für SEPA-Überweisungen spätestens zum 1.Februar 2014 erreichbar sein (Nicht-Euroländer spätestens ab 31.Oktober 2016) (Art.3) Kunden und Zahlungsdienstleister haben ab 1.Februar 2014 bei belegloser Einreichung den ISO XML-Standard zu nutzen (Art.5). Aus heutiger Sicht ist dieser Termin fest gesetzt, eine Einreichung von DTA-Dateien ist danach nicht mehr möglich. Spätestens ab 1.Februar 2016 soll die IBAN für die Kunden die ausschließliche Kennung im Zahlungsverkehr sein (IBAN-Only-Ansatz, Wegfall des BIC). Interbankenentgelte (MIF) sind bei Lastschriften ab dem 1.November 2012 für grenzüberschreitende Zahlungen und ab dem 1.Februar 2017 für nationale Zahlungen verboten (Art.6, Abs 2a). WestLB AG Marco Stehwin Seite 2

3 Einleitung Kerninhalte der SEPA-Migrationsverordnung (2) Dagegen können, wie derzeit schon in Deutschland, kostenbasierte Rücklastschriftentgelte unilateral, bilateral und multilateral vereinbart werden (Art.8, Abs.2 und 3). Mandatskontinuitätsklausel zur Unterstützung der AGB-Änderung per 9. Juli 2012 (Art.7) Die Zahlungsdienstleister müssen den Zahlungspflichtigen Prüfungsleistungen hinsichtlich der Betragshöhe und der Periodizität bei Lastschriften anbieten (Art.5, Abs.3d). Die in der EU-Preisverordnung zum Preisgleichstellungsgebot festgelegte Betragsobergrenze von Euro wird mit Inkrafttreten der Verordnung für alle SEPA-Zahlungen aufgehoben (Art.17). WestLB AG Marco Stehwin Seite 3

4 SEPA-Instrumente (Credit Transfer) SEPA Credit Transfer Merkmale Verfügbar gemäß EPC-Beschluss seit System der Gebührenteilung (voller Überweisungsbetrag kommt an) Gutschrift binnen eines Arbeitstages nach Auftragserteilung Abwicklung unter einheitlichen Standards und Verwendung von genormten Rückgabegründen Datenmodell sieht 140 Zeichen frei verfügbaren Verwendungszweck vor Nur geringfügige Änderungen gegenüber derzeitigen Überweisungsverfahren im Inlands- oder europäischen Auslandszahlungsverkehr Seite 4

5 SEPA-Instrumente (Credit Transfer) SEPA Credit Transfer Ein Namensabgleich ist seitens der empfangenden Bank nicht mehr vorgeschrieben. Deshalb sollten die Angaben von IBAN und BIC durch entsprechende Verfahren bei der Eingabe geprüft und qualitätsgesichert werden. Die Angabe des BIC ist ab für Inlandszahlungen nicht mehr verpflichtend. Für grenzüberschreitende Transaktionen gilt dies ab Für Verbraucher sind Konvertierungsmöglichkeiten seitens der Banken bis zum anzubieten. Seite 5

6 SEPA-Instrumente (Direct Debit) Ablauf Zahlungspflichtiger (Debtor) Mandat (36 Monate) Ermächtigung Gläubiger Ermächtigung Zahlstelle Unterschrift / el. Signatur Vorabinformation D-14 CD* Zahlungsempfänger (Creditor) Belastungsbuchung Optional: Prüfung mandatsbezogene Daten D = Fälligkeitstag Einzug per Clearing & Settlement Mechanismus Einreichung der Daten transaktionsbezogene mandatsbezogene frühestens D 14 CD* Zahlstelle (Debtor s Bank) Weiterleitung + Vorlage der Daten transaktionsbezogene mandatsbezogene Einzel-/Erstlastschrift: D 5 TD** Folgelastschrift: D 2 TD** 1. Inkassostelle (Creditor s Bank) Seite 6 *CD = Kalendertage **TD = Target-Arbeitstage

7 SEPA-Instrumente (Direct Debit) Die Einführung der SEPA-Basislastschrift International einsetzbares Zahlungsmittel Widerspruchsfrist: 8 Wochen nach Kontobelastung Widerspruchsfrist bei unautorisierten Lastschriften: 13 Monate nach Kontobelastung Festlegung eines Fälligkeitsdatums Pre-Notification: Information an den Schuldner 14 Kalendertage vor Fälligkeit Die Frist kann zwar einvernehmlich verkürzt werden, ein Verzicht auf die Pre-Notification kann jedoch nicht vereinbart werden. Erst- und Einmallastschriften müssen 5, wiederkehrende Lastschriften 2 Geschäftstage vor Fälligkeit bei der Bank des Schuldners vorliegen (möglicherweise wird es hier noch Änderungen geben). Vereinbarung der Einreichungsfristen mit den Hausbanken (z. B. D-6 bzw. D-3) Verarbeitung standardisierter R-Transaktionen Für die EBICS-Kommunikation mit den Banken muss die Berechtigung für die Auftragsart CDD beantragt werden. Seite 7

8 SEPA-Instrumente (Direct Debit) Das Mandat (1) Der Debtor erteilt dem Creditor ein schriftliches SEPA-Lastschriftmandat, damit der Creditor fällige Beträge vom Konto des Zahlungspflichtigen per SEPA-Lastschrift einziehen kann. Das Mandat enthält weiterhin die Weisung an das einlösende Kreditinstitut, die Belastung vorzunehmen. Voraussetzung für den Einzug ist ein gültiges Mandat des Debtors, dieses muss separat unabhängig von z.b. einem Antrag unterschrieben werden. Telefonisch oder per Internet erteilte Einzugsermächtigungen sind damit nicht SEPA-fähig. Beleghaft oder elektronisch Pre-Notification (z. B. Rechnung mit Belastungshinweis) rechtzeitig vor Fälligkeit durch den Creditor Mandatsdaten können geändert werden und führen nicht zur Neuerstellung eines Mandats Das Mandat ist maximal 36 Monate ab Erteilung bzw. letzter Nutzung gültig. Danach Verfall und ggf. Erneuerung Jederzeitige Widerrufsmöglichkeit durch Zahlungspflichtigen Seite 8

9 SEPA-Instrumente (Direct Debit) Das Mandat (2) Anzugeben sind Name und Adresse des Zahlers. Ist dieser nicht zugleich der Zahlungspflichtige, müssen zusätzlich diese Daten erfasst werden. Vor Umstellung auf das SEPA-Lastschriftverfahren müssen die Adressdaten der abweichenden Zahler für die Bestandspflege eingeholt werden. Die Mandatsreferenz wird vom Creditor individuell vergeben für jedes SEPA-Mandat. In Verbindung mit der Gläubiger-ID dient sie der eindeutigen Identifizierung eines SEPA-Mandats. Länge und Aufbau der Mandatsreferenz können vom Lastschrifteinreicher festgelegt werden. Auch nach Feb können Einzugsermächtigungen eingeholt werden, es wird jedoch die Einholung von SEPA-Mandaten empfohlen. Seite 9

10 SEPA-Instrumente (Direct Debit) Das Mandat (3) Das Mandat ist papiergebunden einzuholen und kann gescannt werden. Hierbei sind die Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen einzuhalten. Es wird empfohlen, das Originalmandat noch ca. zwei Monate aufzubewahren. Nach Erlöschen ist das Mandat noch 14 Monate nach der letzten Lastschriftziehung aufzubewahren (Lastschriftbedingungen). Laut HGB sind Mandate 6 Jahre aufzubewahren. Mandatsänderungen müssen in der Verwaltung abgelegt und auch historisch nachvollziehbar sein. Die Verknüpfung des entsprechenden Schriftwechsels dazu erscheint sinnvoll. Jeder Lastschriftabruf muss in der Mandatsverwaltung vermerkt werden = Datum der letzten Nutzung. Seite 10

11 SEPA-Instrumente (Direct Debit) Mandatsmigration Deutsche Kreditinstitute ändern einheitlich per 9. Juli 2012 die Allgemeinen Geschäftsbedingungen. Hintergrund: Bestehende Einzugsermächtigungen werden dann als Vorab-Autorisierung gegenüber der Bank des Zahlungspflichtigen gewertet und sind damit insolvenzfest. Diese Vorab-Autorisierung macht es möglich, bestehende Einzugsermächtigungen als SEPA- Mandate zu nutzen. Voraussetzung ist der Abschluss einer entsprechenden Inkassovereinbarung zwischen Ihrem Unternehmen und den Hausbanken. Darüber hinaus muss Ihr Unternehmen die Endkunden über den Übergang vom Einzugsermächtigungs- auf das SEPA-Basislastschriftverfahren informieren. Nach der Umstellung ist die erste SEPA-Lastschrift jeweils eine Erstlastschrift. Im Datensatz der ersten SEPA-Basislastschrift, die nach dem Wechsel erfolgt, ist als Datum der Unterschrift des Zahlers das Datum der Unterrichtung des Zahlers anzugeben. WestLB AG Marco Stehwin Seite 11

12 SEPA-Instrumente (Direct Debit) Einzel- oder Sammelmandat Einzelmandat Vorteile Einzelmandat Leichte Administration, da bei jedem Geschäftsvorgang ein separates Mandat erstellt wird. Änderungen beziehen sich immer auf das entsprechende Einzelmandat. Das Mandat ist einfach vom Kunden zu sperren. Dies hat lediglich Auswirkungen auf den einzelnen Geschäftsvorgang oder das einzelne Produkt. Nachteile Einzelmandat Es ist keine Sammelbelastung beim Kunden möglich. Es entstehen ggf. auf Grund der höheren Buchungspostenanzahl auch höhere Kontoführungsgebühren WestLB AG Marco Stehwin Seite 12

13 SEPA-Instrumente (Direct Debit) Einzel- oder Sammelmandat Rahmenmandat Alle Verträge eines Kunden können einem oder mehreren (jeweils einem) Rahmenmandat zugeordnet werden. Vorteile Rahmenmandat Der Lastschrifteinreicher kann wählen, ob er einen Einzel- oder Sammelabruf durchführt. Über die Pre-Notification kann der Kunde über die Art des Abrufes informiert werden. Nachteile Rahmenmandat Es entsteht ein erhöhter Aufwand bei der Verwaltung der Mandate. Unter Umständen muss die geringere Transparenz bei der Abbuchung (140 VWZ- Zeichen) mittels Pre-Notification verbessert werden. Änderungen beim Kunden können zu erneuter Mandatanforderung führen. Der Kunde kann keine Belastungen / Mandate für einzelne Produkte sperren. WestLB AG Marco Stehwin Seite 13

14 SEPA-Instrumente (Direct Debit) Aufbau Mandat Das SEPA-Lastschriftmandat besteht aus einem einheitlichen Autorisierungstext und bestimmten Angaben, die der Creditor und der Debtor machen müssen. Es ermächtigt den Creditor, Zahlungen vom Konto des Debtors mittels SEPA-Lastschrift einzuziehen und weist gleichzeitig die Bank an, SEPA- Lastschriften einzulösen. Besonderheit beim SEPA-Firmenlastschrift- Mandat (B2B): Der Autorisierungstext enthält zusätzlich eine Erklärung hinsichtlich des Verzichts auf den Erstattungsanspruch des Kunden. Dieser ist bei der SEPA-Firmen-Lastschrift, bei der der Kunde kein Verbraucher sein darf, ausgeschlossen. Seite 14

15 SEPA-Instrumente (Direct Debit) SEPA Direct Debit - Vergleich SEPA Direct Debit Deutsches Einzugsermächtigungsverfahren Nutzungsmöglichkeit national und grenzüberschreitend (EUR) rein national (EUR) Verweis auf Grundgeschäft durch Mandat ja nein Festes Fälligkeitsdatum ja nein (bei Sicht) Betragsgrenze nein nein Widerspruchsfrist des Kunden 8 Wochen ab Due Date 13 Monate bei nicht autorisierten Einreichungen 6 Wochen nach Kenntnis gem. Bankvereinbarung Gesonderte Referenzierung ja (UMR und CI) nein Seite 15

16 Handlungsbedarf Welche Fragen müssen Sie sich stellen? Welche Auswirkungen hat SEPA auf mein Unternehmen, insbesondere für die automatisierten Systeme zur Abwicklung des Zahlungsverkehrs? Welche Unterschiede bringt SEPA im Vergleich zu den bewährten deutschen Zahlungsverfahren, die in absehbarer Zeit abgeschafft werden? Welcher Handlungsbedarf besteht bei der Anpassung der betrieblichen Systeme, Prozesse und Abläufe? Welche Ressourcen muss ich für die Anpassung der Systeme, Prozesse und Abläufe wann einplanen? Wie können die neuen europäischen Zahlungsverfahren rechtzeitig vor dem Erreichen der Endtermine implementiert werden? Welche Bereiche im Unternehmen sind von der SEPA-Migration betroffen? Welche Schnittstellen der Unternehmensbereiche (z.b. Einkauf & Logistik, Personalabteilung, Treasury, Controlling etc.) sind vorhanden? Seite 16

17 Handlungsbedarf Was gehört zur Umsetzung von SEPA? IT-Bereich Identifizierung der entsprechenden IT-Systeme und Herstellen der IBAN/BIC-Fähigkeit sowie Umstellung auf XML-Format IT-Konzeptentwicklung hinsichtlich der Verwendung von neuen Datenelementen (Einbindung von z.b. Mandatsreferenz und UCI) oder Datenformaten wie XML Abstimmung mit den Hausbanken über XML-Formate Vereinbarungen über XML-Formatwechsel mit den Hausbanken Evtl. Anpassung der Electronic Banking Software Beachtung des verkürzten Verwendungszwecks: 4 x 35 statt bisher 14 x 27 Stellen Überprüfung der Auswirkungen des erhöhten Datenvolumens (Faktor 2,5 3) auf Laufzeiten, Transfer- und Speicherkapazitäten Wie können die verbesserten Referenzierungsmöglichkeiten sinnvoll genutzt werden? Konzeptionelle SEPA- Fähigkeit geht über IT-Aspekte hinaus Seite 17

18 Handlungsbedarf Was gehört zur Umsetzung von SEPA? Buchhaltung Erfassung IBAN und BIC in Kreditoren- und Debitoren-Stammdaten Anpassung Rechnungsstellung und Formulare Anpassung Lastschrifthandhabung --- Mandats-Verwaltung, Rückgabeprozesse, Mahnwesen Finanzabteilung Anpassung Liquiditätsmanagement (z. B. Einreichungsfristen für Lastschriften) Bankenbeziehungen überprüfen Vertrieb/Einkauf Information der Geschäftspartner Aktualisierung der Verträge, Geschäftsbedingungen und Formulare Zahlungsbedingungen / Mandatseinholung Personalabteilung/Rechtsabteilung Seite 18

19 Handlungsbedarf Umstellung der Stammdaten Umstellung der Stammdaten auf IBAN und BIC Nutzung der von den Bankenverbänden angebotenen Verfahren Keine Internet-Tools benutzen, da IBAN und BIC nicht eineindeutig aus Kontonummer und BLZ ermittelt werden können Klärung mit den Herstellern der Systeme Seite 19

20 Handlungsbedarf IBAN und BIC Portal Stammdaten liegen in der Regel mit Kontonummern und Bankleitzahlen vor Berechnungsverfahren für IBAN und BIC müssen Besonderheiten der jeweiligen Banken berücksichtigen (z.b. Deutsche Bank, Bank 24) Als Lösungsangebot existiert das IBAN und BIC Portal der Kreditwirtschaft bei der Bis zu Datensätze können pro Datenpaket qualitätsgesichert konvertiert werden Seite 20

21 Diverses für den Praktiker Vorschlag D-1-Lastschriften Die Deutsche Kreditwirtschaft (DK) hat beim EPC den Antrag gestellt, eine Lastschrift mit Vorlagefrist D-1 zuzulassen (vergleichbar mit der heutigen Sichtlastschrift) Eine dahingehende Option wurde nunmehr in das entsprechende Rulebook aufgenommen Bei einem einvernehmlichen Beschluss kann D-1 ab 2012 genutzt werden. Vorteile: Die Unternehmen haben deutlich mehr Zeit, die Lastschriften aufzubereiten Änderungen können länger beim abzubuchenden Betrag berücksichtigt werden Die heutigen Verfahren für die Aufbereitung der Lastschriften müssen nicht angepasst werden Nachteile: Der Zeitgewinn hilft nicht, da die Pre-Notification den abzubuchenden Betrag enthalten soll Seite 21

22 Diverses für den Praktiker Technische Struktur der SEPA-Zahlungsverfahren pain Credit Transfer Initiation* (Einreichung einer Überweisung) pain Direct Debit Initiation* (Einreichung einer Lastschrift) Grundsätzlich besteht bei den o.a. Formaten keine Abwärtskompatibilität Nicht jede Bank nimmt ältere Formate an, es bedarf hier einer bankspezifischen Abstimmung. Banken setzen teilweise unterschiedliche Releases von XML-Formaten ein, so dass der Kunde möglicherweise unterschiedliche XML-Datensätze (Releasestände) bedienen können muss * Stand 2012 Seite 22

23 Diverses für den Praktiker Datenformate MT-/DTAUS CAMT-Nachrichten MT 940 entspricht camt.053 (Bank to Customer Statement / Tagesauszug) MT 941 und MT 942 entsprechen dem camt.052 (Bank to Customer Account Report / Vormerkposten) Die DTAUS-Informationsdatei entspricht camt.054 (Bank to Customer Debit Credit Notification / Sammelbuchungsdatei / DTI) Seite 23