Bearbeitungsreglement. für die KRANKENKASSE SLKK. Bearbeitungsreglement KRANKENKASSE SLKK_ Seite 1 von 13

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1 Bearbeitungsreglement für die KRANKENKASSE SLKK 2013 Bearbeitungsreglement KRANKENKASSE SLKK_ Seite 1 von 13

2 1. 1. ALLGEMEINE BESTIMMUNGEN RECHTLICHE GRUNDLAGE Gestützt auf Art. 11 und Art. 21 der Verordnung zum Bundesgesetz über den Datenschutz (VDSG) in Verbindung mit Artikel 84b des Bundesgesetzes über die Krankenversicherung (KVG) hat die KRANKENKASSE SLKK (SLKK) für die Datensammlung, welche besonders schützenswerte Daten oder Persönlichkeitsprofile beinhalten, das vorliegende Bearbeitungsreglement (Reglement) erstellt ZIEL DES BEARBEITUNGSREGL EARBEITUNGSREGLEMENTS EMENTS Das Bearbeitungsreglement umschreibt insbesondere die Datenbearbeitungs- und Kontrollverfahren und den Betrieb der elektronischen Datenbearbeitung. Das Reglement enthält Angaben über den Datenschutz und die Datensicherheit verantwortliche Organe, über die Herkunft der Daten und die Zwecke, für welche sie regelmässig bekannt gegeben werden. Im Weiteren beschreibt es das Verfahren für die Erteilung der Zugriffsberechtigungen auf die entsprechenden Informationssysteme und Datensammlungen ZWECK DER DATE ATENBEARBEITUNG Der Zweck der Datenbearbeitung ist in Art. 84 KVG geregelt. Die mit der Durchführung, der Kontrolle oder der Beaufsichtigung der Durchführung des Gesetzes beauftragten Organe sind befugt, die Personendaten, einschliesslich besonders schützenswerter Daten und Persönlichkeitsprofile, zu bearbeiten, um die ihren nach dem Gesetz übertragenen Aufgaben zu erfüllen VERANTWORTLICHE STELLE Die SLKK ist verantwortlich für die Abwicklung der obligatorischen Krankenpflegeversicherung nach KVG und somit Inhaberin der Datensammlungen. Mit den im Reglement vorgesehenen Massnahmen sorgt die SLKK für die Einhaltung der gesetzlichen Vorschriften RICHTLINIENDATENSCHUT ICHTLINIENDATENSCHUTZ- UND DATENSICHERHEIT Die Richtlinien Datenschutz und Datensicherheit (Richtlinien) bzw. die entsprechende Datenschutz- und Datensicherheitsverpflichtung werden bei Stellenantritt durch die Mitarbeitenden unterzeichnet und sind Bestandteil des Arbeitsvertrages. Die Mitarbeitenden sind in ihrer Funktion für die Schaffung der notwendigen und angemessenen Rahmenbedingungen für den Datenschutz und die Datensicherheit verantwortlich. Bearbeitungsreglement KRANKENKASSE SLKK_ Seite 2 von 13

3 SCHWEIGEPFLICHT NACH ART RT ATSG UND UND ART RT DSG Sämtliche Mitarbeitende unterstehen während und über das Arbeitsverhältnis hinaus der Schweigepflicht nach Art. 33 des Bundesgesetzes über den Allgemeinen Teil des Sozialversicherungsrechts (ATSG) und Art. 35 des Bundesgesetzes über den Datenschutz (DSG). Die Schweigepflicht bildet Bestandteil der unter Ziff erwähnten Richtlinien. Bei Verletzung der Schweigepflicht gelten die strafrechtlichen Bestimmungen von Art. 92 KVG EDV STRUKTUR ÜBERSICHT SLKK arbeitet mit der ERP-Lösung BBTindividual (BBTi), welche in Haus gewartet und betrieben wird. Auf BBTi werden die versicherungsrelevanten Daten bearbeitet: - Vertragsdaten (Vorname, Name, Geburtsdatum, Versicherten-Nr., Adresse, Versichertendeckung) - Leistungsverarbeitung (Leistungsdaten, welche für die Abrechnung notwendig sind) - Inkasso - Mahnwesen - Archiv SCHNITTSTELLEN Leistungserbringern, welche direkt mit der SLKK abrechnen, haben keinen Zugriff auf den Server oder auf andere Systeme der SLKK. Die Deckungsabfrage mittels Versichertenkarte findet beim Veka-Center über eine zertifizierte Schnittstelle statt. Im Zusammenhang mit dem alternativen Versicherungsmodell SLKK-TelCare arbeiten wir mit Medgate zusammen. Medgate hat keinen Zugriff auf unsere Systeme. Der Vertrauensarzt kann nicht auf die Daten zugreifen. Für die Erfüllung seiner Aufgaben hat er den vertrauensärztlichen Dienst, welcher Zugriff analog den Usern auf die Server hat. Ebenso hat der vertrauensärztliche Dienst keinen Zugriff auf die Daten des Vertrauensarztes. Der Vertrauensarzt übermittelt die für die Kommunikation mit den Versicherten oder den Leistungserbringern notwendigen Unterlagen über eine sichere Leitung dem vertrauensärztlichen Dienst. Diese sensiblen Daten werden entweder elektronisch oder physisch von der Hilfsperson des Vertrauensarztes (VAD) gespeichert. Bearbeitungsreglement KRANKENKASSE SLKK_ Seite 3 von 13

4 Der vertrauensärztliche Dienst arbeitet im Hause und allfällige Datentransporte werden verschlüsselt übermittelt. Medicall hilft unseren Versicherten im Notfall im Ausland weiter. Sämtliche Anfragen von Medicall und unsere Rückmeldungen werden verschlüsselt über versandt. Medicall hat keinen Zugriff auf unser System. Zugriff auf BBTi hat der Sofwarelieferant BBT Software AG auf Verlangen bei Supportfällen. Unser IT-Administrator hat vollen Zugriff auf unsere Systeme. Mit Authentifizierung, Verschlüsselungs- und modernen Übertragungstechnologien werden in Bezug auf diese und allfällige weitere Schnittstellen der Datenschutz und die Datensicherheit gewährleistet. div. Drucker Versicherte BBT Software AG, Root Leistungserbringer (HNet, Ofac, Ifak) Client Client Server** Vertrauensarzt Vertrauenszahnarzt Vertrauensärztlicher Dienst Client IT-Abteilung Medicall, Medgate Backup Server ** Überbegriff für alle im Haus vorhandenen Server Bambus EDV-Consulting (Business continuity) Die Mitarbeitenden können via ihrer Computer (Client) auf die Daten auf dem Applikations- und auf den Dateiserver zugreifen, die sie für die Erfüllung ihrer Aufgaben brauchen. Alle Daten werden auf einem Backup-Server sicherheitsgespeichert (dupliziert) und jede Nacht über eine sichere Leitung im Sinne eines Business continuity an die Firma Bambus in Stans übermittelt. Lediglich die IT-Abteilung kann auf die Backups zugreifen, die Fa Bambus hat keinen Zugriff auf die Rechner der SLKK. Bearbeitungsreglement KRANKENKASSE SLKK_ Seite 4 von 13

5 Alle User sowie die Drucker sind ans Netz angeschlossen. Die User haben nicht auf alle Laufwerke und Ordner Zugriff. Die Zugriffsberechtigungen sind auf dem Datenblatt jedes Mitarbeiters vermerkt OUTSOURCING Zwischen allen Partnern und der SLKK bestehen Zusammenarbeitsverträge und Datenschutzvereinbarungen. Mit Vertragsunterzeichnung wird die Einhaltung des Datenschutzes für sich und ihrer Hilfspersonen bestätigt ORGANISATION GESCHÄFTSSTELLEN ESCHÄFTSSTELLEN, FILIALEN Die SLKK betreut Versicherte in der deutschsprachigen Schweiz in der obligatorischen Krankenpflegeversicherung. Wir haben weder Geschäftsstellen noch Filialen ORGANISATIONSSTRUKTUR Die SLKK ist in die Bereiche - Leistungen mit dem vertrauensärztlichen Dienst - Innendienst / Aussendienst - Finanzen und Immobilienbewirtschaftung - Informatik und Dienstleistungszentrum aufgeteilt. Die zuständige Person für den Datenschutz im Unternehmen ist dem Direktor unterstellt. Die SLKK beschäftigt 22 Mitarbeitende. Die Genossenschaft KRANKENKASSE SLKK ist eine Genossenschaft mit Sitz in Zürich. Der Vorstand besteht aus sieben Personen. Der Direktor ist für die operative Geschäftsführung zuständig. Der Compliance officer muss dem Präsidenten und dem Vorstand rapportieren. Bearbeitungsreglement KRANKENKASSE SLKK_ Seite 5 von 13

6 VERANTWORTLICHKEITEN Die Gesamtverantwortung für den Datenschutz tragen der Vorstand und die Direktion. Diese Verantwortung ist nicht übertragbar. Alle weiteren Aufgaben, Kompetenzen und Verantwortlichkeiten betreffend Datenschutz und Sicherheit sind in den entsprechenden Stellenbeschreibungen festgehalten. Die Abteilungsleitenden der LEA, Innen- und Aussendienst, Finanzen/Immobilien und Dienstleistungen / Informatik verfügen über aktuelle Versionen aller Stellenbeschreibungen. Der betriebliche Datenschutzbeauftragte berät das Unternehmen in der Umsetzung und Einhaltung des Datenschutzes und nimmt die entsprechenden Kontrollen vor. Er trägt jedoch nicht die Verantwortung für die Einhaltung der Bestimmungen des Datenschutzes, diese liegt in jedem Fall beim Inhaber der Datensammlung (SLKK), bzw. bei den entsprechenden Abteilungen. Bearbeitungsreglement KRANKENKASSE SLKK_ Seite 6 von 13

7 4. 4. BENUTZER UND DATENZUGRIFF BENUTZER Zugriffsberechtigt auf BBTi sowie auf die Subsysteme sind die Mitarbeitenden der SLKK, soweit sie dies zur Ausübung ihrer Tätigkeit benötigen. Des Weiteren haben Systemadministratoren und Mitarbeitende von externen Dienstleistungsunternehmen im Rahmen der Ausübung ihrer Tätigkeit für die SLKK Zugriff BENUTZERVERWALTUNG Die Benutzerverwaltung erfolgt zentral durch den internen IT-Koordinator. Dieser koordiniert zusammen mit den Abteilungsleitenden, dass die Mitarbeitenden die für die Ausübung ihrer Tätigkeit notwendigen Zugriffsrechte erhalten. Es wird für jeden Mitarbeitenden ein Formular mit seinen Zugriffsrechten ausgefüllt und im Mitarbeiterdossier aufbewahrt AUFHEBUNG DER ZUGRIFFSRECHTE Die Benutzer sind nur so lange und in dem Umfang zugriffsberechtigt, als sie die Daten für die Ausübung ihrer Funktion benötigen. Bei Austritt wird die Zugriffsberechtigung entzogen resp. beendet AUSBILDUNG DER BENUTZER Die Benutzer werden auf BBTi resp. auf den für den Betrieb notwendigen Applikationen intern und extern geschult PROZESSABLÄUFE ROZESSABLÄUFE, INTERNE RICHTLI ICHTLINIEN Die Arbeitsprozesse werden im Intranet abgebildet und umschrieben und sind für alle Mitarbeitende abrufbar. Die Prozesse werden von der internen Kontrollstelle und der internen Revision regelmässig auf ihre Aktualität überprüft. Bearbeitungsreglement KRANKENKASSE SLKK_ Seite 7 von 13

8 5. 5. BEARBEITEN VON DATE ATEN DATENBESCHAFFUNG Die Daten stammen in erster Linie von unseren Versicherten selbst sowie von den von Versicherten ermächtigten Personen und Stellen (Leistungserbringer, Versicherungen, Amtsstellen etc.), aus der Leistungsabwicklung von Leistungserbringern sowie von Amtsstellen (Prämienverbilligung, Sozialamt) DATENKATEGORIEN Es werden folgende wesentliche Datenkategorien im System geführt: - Name, Vorname - Geburtsdatum - Sozialversicherungsnummer - Versichertennummer - Adresse - Nationalität - Zahladresse - Vertragsdaten - Leistungsdaten - Prämiendaten - Mahndaten DATENWEITERGABE NACH ART RT A KVG IN IN VERBINDUNG MIT ART RT KVG Daten werden namentlich bekannt gegeben für die Datenbearbeitung zur - Einhaltung der Versicherungspflicht - Beurteilung der Leistungsansprüche - Verhinderung ungerechtfertigter Bezüge - Koordination mit Leistungen anderer Sozialversicherungen - Geltendmachung eines Rückgriffrechts gegenüber haftpflichtigen Dritten - Führen von Statistiken - Zuweisung oder Verifikation der Sozialversicherungsnummer Unter die Datenempfänger fallen: - Versicherte und von ihnen bevollmächtigte Dritte - Leistungserbringer über das online-verfahren Veka - Behörden wie Kantone, BAG, FINMA, IV- und AHV-Stellen etc. Bearbeitungsreglement KRANKENKASSE SLKK_ Seite 8 von 13

9 - VeKa für das online-verfahren der Versichertenkarte - Santésuisse für den Datenpool - Medgate - Medicall - Rechtsdienst - Aktuariat - Vertrauensarzt und Vertrauenszahnarzt WEITERE DATENWEITERGABE NACH ART RT A KVG Die weitere Datenbekanntgabe ist abschliessend in Art. 84a KVG geregelt. So können im Einzelfall und auf schriftlich begründetes Gesuch hin Daten gemäss den spezifischen Anforderungen an Sozialhilfebehörden, Zivilgerichte, Strafgerichte und Strafuntersuchungsbehörden, Betreibungsämter sowie mit schriftlicher Einwilligung der betroffenen Person an Dritte weitergegeben werden ANMELDUNG DER DATENSAMMLUNGEN BEIM EDÖB EDÖB Da die SLKK über einen dem EDÖB gemeldeten, betrieblichen Datenschutzverantwortlichen nach Art. 12a und 12b VDSG verfügt, ist sie gemäss Art 11a Abs. 5 lit. e DSG vom Führen eines öffentlich zugänglichen Registers der Datensammlungen und von der Pflicht zur Anmeldung der Datensammlung befreit. Die Konformität der einzelnen Datensammlung, die Personendaten erhält, wird vor Implementierung sowie kontinuierlich für alle bestehenden Datensammlungen geprüft und im Konformitätsnachweis dokumentiert ARCHIVIERUNG UND VERNICHTUNG Archivierungspflichtige Dokumente werden während der gesetzlichen verlangten Dauer archiviert und vor Veränderungen oder unbefugten Zugriffen geschützt. Für Daten der sozialen Krankenversicherung nach KVG gilt eine Aufbewahrungspflicht von fünf oder zehn Jahren und für die Zusatzversicherungen nach VVG deren zwei. Die Dokumente werden nach Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist, sofern sie nicht mehr benötigt werden, in geschlossenen Behältern durch eine zertifizierte Firma entsorgt. Bearbeitungsreglement KRANKENKASSE SLKK_ Seite 9 von 13

10 Die Datenvernichtung übernimmt die Firma Neu-Exakta AG, welche die Unterlagen fachmännisch und datenschutzkonform vernichtet. Sämtliche Mitarbeiter sind dem Bankgeheimnis unterstellt und das Unternehmen ist durch DIN-Norm (Datenschutzgesetz) zertifiziert TECHNISCHE UND ORGANISATORISCHE MASSNAHMEN ZUTRITTSKONTROLLE Die Büroräumlichkeiten sind ausserhalb der Öffnungszeiten mit einer Alarmanlage gesichert. Besonders schützenswerte Daten werden in abgeschlossenen Bereichen aufbewahrt. Die elektronischen Datenträger resp. die Backups werden in speziell geschützten Räumlichkeiten aufbewahrt und sind nur für autorisierte Personen zugänglich AUTHENTIFIZIERUNG DER BENUTZER Der Zugriff auf BBTi resp. auf die anderen Systeme in der SLKK ist durch die USER-ID geschützt. Das Login ist an das Login des Rechners gekoppelt und kann nur mittels Fingerprint geöffnet werden ZUSAMMENARBEIT MIT PARTNERN Der Datenaustausch von besonders schützenswerten Daten mit unseren externen Partnern erfolgt in einem geschützten Bereich MASSNAHMEN ZUM SCHUTZ DER SERVER Die Server sind alle in einem separaten passwortgeschützten Raum untergebracht, welcher nur durch das Büro des Administrators zugänglich ist. Im Weiteren ist der Raum gekühlt und mit einem Brandschutzmelder ausgerüstet. Im Sinne eines Business continuity werden jede Nacht alle Daten zusätzlich auf den Servern im externen Rechenzentrum der Firma Bambus in Kriens gespeichert. Bearbeitungsreglement KRANKENKASSE SLKK_ Seite 10 von 13

11 8. 8. AUSKUN USKUNFT FTSBEGEHREN INFORMATIONSPFLICHT BEIM B BESCHAFFEN VON PERSONENDATEN NACH ART RT A DSG Art. 18a DSG verlangt die Information der betroffenen Person, wenn besonders schützenswerte Personendaten oder Persönlichkeitsprofile beschafft werden. Auf Grund des gesetzlichen Auftrages nach KVG zur Bearbeitung von Gesundheitsdaten gilt die Ausnahmeregelung nach Art. 18a Abs. 4 lit.a DSG, wonach die Informationspflicht des Inhabers der Datensammlung entfällt, wenn die Speicherung oder die Bekanntgabe ausdrücklich durch das Gesetz vorgesehen ist AUSKUNFTSRECHT NACH ART RT. 8 DSG Jede Person kann von der SLKK schriftlich Auskunft darüber verlangen, ob Daten über sie bearbeitet werden. Für das Auskunftsrecht gelten folgende gesetzliche Vorgaben: Art. 2, Abs 1, 2DSG Ausnahme von der Kostenlosigkeit Art. 8, Abs 1, 3, 5 DSG Auskunftsrecht Art. 1, Abs 1, 7 VDSG Modalitäten Die Auskunftsgesuche sind unter Beilage einer amtlichen Ausweiskopie an die KRANKENKASSE SLKK, zu Handen des Datenschutzbeauftragten, Hofwiesenstrasse 370, 8050 Zürich zu richten BERICHTIGUNGS ERICHTIGUNGS- UND LÖSCHUNGSRECHT ÖSCHUNGSRECHTE Die betroffenen Personen können gemäss Art. 5 Abs. 2 und Art. 25 DSG verlangen, dass ihre Daten berichtigt, vernichtet oder die Bekanntgabe an Dritte gesperrt werden. Die entsprechenden Gesuche sind an die KRANKENKASSE SLKK, zu Handen des Datenschutzbeauftragten, Hofwiesenstrasse 370, 8050 Zürich zu richten ABSCHLIESSENDE BESTIMMUNGEN ÄNDERUNG DES REGLEMENTS Das Bearbeitungsreglement wird in Ergänzung zu den Richtlinien Datensicherheit regelmässig aktualisiert. Dieses Reglement kann jederzeit geändert werden. Änderungen bedürfen der Bearbeitungsreglement KRANKENKASSE SLKK_ Seite 11 von 13

12 Schriftform und der Zustimmung der Direktion. Die Verantwortung für die Aktualisierung trägt der Datenschutzbeauftragte der SLKK INKRAFTTRETEN Dieses Reglement wurde von der Direktion am genehmigt und ist per 1. Juni 2013 gültig. KRANKENKASSE SLKK Peter Sieber Direktor Mariette Steiger Datenschutzbeauftragte Bearbeitungsreglement KRANKENKASSE SLKK_ Seite 12 von 13

13 Glossar ATSG KVG VVG DSG BAG FINMA IV-Stellen AHV-Stellen Santésuisse Medgate Medicall Bundesgesetz über den Allgemeiner Teil des Sozialversicherungsrechts Bundesgesetz über die Krankenversicherung Bundesgesetz über den Versicherungsvertrag Bundesgesetz über den Datenschutz Bundesamt für Gesundheit Finanzmarktaufsicht Invaliden-Stellen Alters- und Hinterlassenenversicherung Branchenverband der Krankenversicherer Schweizer Zentrum für Telemedizin Notruf- und Dienstleistungszentrale Bearbeitungsreglement KRANKENKASSE SLKK_ Seite 13 von 13