Erfassung von VERANSTALTUNGEN in Leistungen für die KUG-Homepage

Transkript

1 Erfassung von VERANSTALTUNGEN in Leistungen für die KUG-Homepage Alle Mitarbeiterinnen der Veranstaltungsabteilung sowie die KUGonline-Beauftragten an der KUG haben nach dem Einloggen in KUGonline die Möglichkeit Veranstaltungen selbst einzugeben. Diese Einträge werden in KUGonline erfasst und ausschließlich für die Anzeige im Online-Veranstaltungskalender auf der KUG-Homepage verwendet. Zu beachten ist dabei: Prinzipiell werden die Veranstaltungen wie bisher durch die Veranstaltungsabteilung eingegeben, wenn diese bis zum Redaktionsschluss gemeldet wurden. Dadurch werden diese auch in den Veranstaltungskommissionssitzungen besprochen und in weiterer Folge genehmigt. Die Meldung erfolgt idealerweise per an unter Angabe aller notwendigen Daten siehe dazu unten die Auflistung der erfassbaren Informationen bzw. die Abbildung der Erfassungsmaske! Zusätzlich, insbesondere für kurzfristige Veranstaltungsankündigungen, gibt es nun eben die Möglichkeit einer vorzeitigen, dezentralen Erfassung. Bevor sie im Online-Veranstaltungskalender auf der Hauptseite der KUG-Homepage aufscheinen, müssen diese Veranstaltungen aber ebenfalls von der Veranstaltungskommission genehmigt werden. Die Veranstaltungsabteilung sieht diese dezentral erfassten Veranstaltungen regelmäßig durch, legt sie sofern rechtzeitig gemeldet der Veranstaltungskommission vor und gibt dann die Freigabe für die Hauptseite der Homepage. Hinweis: Bei kurzfristigen Veranstaltungsmeldungen kann mit einem kurzen an die eine rasche und rechtzeitige Freigabe sichergestellt werden. Wird eine erfasste und von der Veranstaltungsabteilung freigegebene Veranstaltung danach dezentral nochmals geändert/gespeichert, verliert die Veranstaltung den Freigabestatus und wird damit nicht mehr auf der Hauptseite der Homepage angezeigt. Änderungen sollten daher entweder der Veranstaltungsabteilung sofort gemeldet werden (für eine neuerliche Freigabe) oder direkt von dieser durchgeführt werden. Dezentral erfasste Veranstaltungen werden jedenfalls unabhängig von der Freigabe durch die Veranstaltungskommission auf der Homepage des Instituts/der Abteilung angezeigt. Ansprechpersonen für die Erfassung von Veranstaltungen: Bei inhaltlichen Fragen: Alexandra Vogl, DW Bei technischen Fragen: Mag. Harald Lothaller, DW Dezentrale Erfassung von Veranstaltungen in Leistungen in KUGonline: Klicken Sie dafür im linken Auswahlmenü von KUGonline auf Ihr Institut oder Ihre Abteilung oder klicken Sie alternativ oben auf Ihrer Visitenkarte auf die Einrichtung. Infoblatt zur dezentralen Erfassung von Veranstaltungen, Jänner

2 Öffnen Sie die Übersichtsseite zu den Leistungen, indem Sie unter Forschung & Lehre auf Leistungen klicken. Rechts oben finden Sie neue Leistung erfassen. Hinweis: Wenn Sie das nicht sehen, kontrollieren Sie bitte, ob Sie sich tatsächlich auf der Ebene der Abteilung befinden (und nicht z.b. auf der Ebene einer Person). Wenn Sie auf neue Leistung erfassen klicken, öffnet sich das Auswahlfenster Leistungsgruppen und Leistungstypen. Wählen Sie hier zuerst als Leistungsgruppe Veranstaltungen aus, danach als Leistungstyp Veranstaltung. Drücken Sie auf Weiter, um zur folgenden Erfassungsmaske zu gelangen. Infoblatt zur dezentralen Erfassung von Veranstaltungen, Jänner

3 Folgende Informationen können/müssen für die Anzeige von Veranstaltungen auf der Homepage erfasst werden (vgl. Abbildung der Erfassungsmaske oben): - Webkategorie (Mehrfachauswahl): Gliederungskriterium auf der Homepage - Art der Veranstaltung (Einfachauswahl): Dient der Kategorisierung der Veranstaltung für die Anzeige auf der Homepage sowie für die Veranstaltungsstatistik der KUG - Art der Veranstaltung anzeigen? (Ja/Nein): Soll die obige Kategorie auf der Homepage angezeigt werden oder nur für die interne Statistik verwendet werden? - Veranstaltungsort (Einfachangabe): Es kann entweder ein Raum an der KUG (durch Angabe des Raumcodes dieser kann z.b. über Suche Räume oben rechts in KUGonline herausgefunden werden; eine Excel-Liste von Räumen/Raumcodes ist auf Anfrage bei der Veranstaltungsabteilung, Frau Vogl, erhältlich) oder ein externer Ort aus der hinterlegten Auswahlliste zugeordnet werden oder ein anderer externer Ort manuell erfasst werden durch einen Eintrag in das Textfeld. - Organisation (Mehrfachangabe): Als veranstaltende, organisierende, verantwortliche Einrichtungen können über lokale Organisation zuordnen alle Einrichtungen der KUG oder über Organisation/Land zuordnen und eine manuelle Angabe des Namens sowie des Landes andere (d.h. externe) Einrichtungen erfasst werden. Im Normalfall ist das jenes Institut, dem die veranstaltende Person angehört (siehe unten Veranstaltende Person(en) ), eventuell aber auch mehrere Einrichtungen. - Lesbar? (Ja/Nein): Soll die obige Organisation auf der Homepage angezeigt werden oder nur für die interne Statistik verwendet werden? - MitveranstalterIn (Textfeld): Optional können weitere, mitveranstaltende Einrichtungen manuell erfasst werden. Im Normalfall sind das externe Organisationen, z.b. Steirischer Herbst, ORF - Veranstaltende Person(en) (Mehrfachangabe): Optional können veranstaltende, verantwortliche Personen von der KUG zugeordnet werden. - Vorwort zu Person(en) (Einfachauswahl): Optional kann ein der/den Person(en) vorgestellter Text ausgewählt werden (z.b. Studierende von, Leitung: u.a.) - Beteiligte Person(en) (Mehrfachangabe): Optional können weitere an der Veranstaltung beteiligte Personen von der KUG oder auch mit manueller Erfassung angegeben werden. - Vorwort zu Beteiligte Person(en) (Einfachauswahl): Optional kann ein der/den beteiligten Person(en) vorgestellter Text ausgewählt werden (z.b. Korrepetition, Mitwirkend: u.a.) - Fach/Instrument (Mehrfachauswahl): Optional kann ein oder können mehrere Fächer/Instrumente zugeordnet werden. Dies entspricht in der Regel Studienrichtungen, mit Ausnahme der differenzierten Angabe einzelner Instrumente. - Lesbar? (Ja/Nein): Soll das obige, optional angegebene Fach/Instrument auf der Homepage angezeigt werden oder nur für die interne Statistik verwendet werden? - Titel der Veranstaltung (Textfeld): Optional kann der Titel der Veranstaltung (bitte übereinstimmend mit Programmheft, Plakat, Aviso ) manuell erfasst werden. Infoblatt zur dezentralen Erfassung von Veranstaltungen, Jänner

4 - Zusatzinformation (Textfeld): Optional kann eine zusätzliche Information/ Beschreibung zur Veranstaltung manuell erfasst werden. - AKM (Ja/Nein): Muss die Veranstaltung der AKM (Gesellschaft der Autoren, Komponisten und Musikverleger reg. Gen mbh) gemeldet werden? Im Normalfall nur notwendig bei Veranstaltungen mit Eintritt. - Programmdatei (Link) (Textfeld): Optional kann eine Internet-Adresse zu einem detaillierten Programm der Veranstaltung angegeben werden. Bitte vollständigen Link mit oder ftp:// eintragen. - Status der Veranstaltung: Eine Angabe ist nur notwendig, falls die Veranstaltung abgesagt oder verschoben (inkl. Möglichkeit zur optionalen Angabe des neuen Datums) wurde oder falls sie ausverkauft ist. - Sponsoren (Mehrfachauswahl): Optional können Sponsoren der Veranstaltung aus einer vorgegebenen und zentral erweiterbaren Liste ausgewählt werden. - Logos/Fotos für die Homepage (Mehrfachauswahl): Optional können Logos von Sponsoren der Veranstaltung oder andere Grafiken zugeordnet werden. Diese müssen davor jedoch zentral in die Homepage integriert werden, bevor sie hier zur Verfügung stehen. Hinweis: Neue Sponsorennamen und neue Logos (inkl. Datei im Format gif oder jpg) sind per an Herrn Lothaller zu senden, damit sie dann für die Veranstaltungserfassung zur Verfügung stehen. - Beginn (Uhrzeit im Format hh:mm): Der Beginn der Veranstaltung ist genau im vorgegebenen Format (je zwei Stellen für Stunde und Minuten mit Trennung durch : ) anzugeben. Zusätzliche Hinweise wie ca. sind nicht erlaubt und erzeugen eine fehlende Angabe auf der Homepage. Bei ganztägigen Veranstaltungen oder nicht bekannter Beginnzeit ist 99:99 einzutragen. - Ende (Uhrzeit im Format hh:mm): Optional kann das voraussichtliche Ende der Veranstaltung genau im vorgegebenen Format (je zwei Stellen für Stunde und Minuten mit Trennung durch : ) angegeben werden. Zusätzliche Hinweise wie ca. sind nicht erlaubt und erzeugen eine fehlende Angabe auf der Homepage. - Einlass (Uhrzeit im Format hh:mm): Optional kann der Einlass zur Veranstaltung genau im vorgegebenen Format (je zwei Stellen für Stunde und Minuten mit Trennung durch : ) angegeben werden. Zusätzliche Hinweise wie ca. sind nicht erlaubt und erzeugen eine fehlende Angabe auf der Homepage. - Anmerkung zur Uhrzeit (Textfeld): Optional kann hier eine ergänzende Information zu den obigen Zeiten manuell erfasst werden. - Eintrittskarten (Mehrfachauswahl): Optional kann hiermit angegeben werden, wo gegebenenfalls Eintrittskarten für die Veranstaltung erhältlich sind. - Diese Leistung anzeigen für (Institut/Abteilung) (Mehrfachangabe): Hier wird festgelegt, auf welche Seiten der Homepage (KUG, Institute/Abteilungen ) die Veranstaltung im Veranstaltungskalender aufscheinen soll. Hier können die einzelnen beteiligten Institute und Abteilungen gewählt werden, hierfür obliegt die Entscheidung über die Anzeige der erfassenden Person. Für eine (zusätzliche) Anzeige auf der Startseite der Homepage bzw. im KUG-Veranstaltungskalender ist hier als Organisation 2072 Veranstaltungsabteilung auszuwählen, die Veranstaltung wird erst nach Freigabe durch die Veranstaltungsabteilung auf der KUG-Homepage angezeigt. Infoblatt zur dezentralen Erfassung von Veranstaltungen, Jänner

5 - Interne Zielgruppe (bei identifiziertem Zugang) (Einfachauswahl): Hier kann optional sofern ganz unten als Zugangsfreigabe zu identifiziert zugänglich gewählt wird noch weiter eingeschränkt werden, falls entweder nur Bedienstete oder nur Studierende der KUG diese Veranstaltung im Intranet-Bereich der Homepage einsehen dürfen. - Datumsangabe: Hier ist entweder der Zeitpunkt (Tag) oder die Periode (Beginntag bis Endetag) der Veranstaltung genau im vorgegebenen Format (je zwei Stellen für Tag und Monat sowie vier Stellen für Jahr, ohne Trennzeichen) anzugeben. - Sachgebiete (Mehrfachangabe): Eines oder mehrere sogenannte Sachgebiete (Klassifikationssystematik von Wissenschaft und Kunst) müssen der Veranstaltung zugeordnet werden. - Zugangsfreigabe (Einfachauswahl): Für eine Anzeige auf der Homepage (Institut/Abteilung oder KUG) im Internet muss im Web frei zugänglich ausgewählt werden. Für eine Anzeige auf der Homepage (Institut/Abteilung oder KUG) im Intranet, d.h. nur nach einem Login auf der Homepage einsehbarer Bereich, muss nur identifiziert zugänglich ausgewählt werden hier ist eine weitere Einschränkung möglich, so dass die Veranstaltung nur für Bedienstete oder nur für Studierende der KUG angezeigt wird (siehe oben). Veranstaltungseinträge, die z.b. noch in Bearbeitung sind, werden mit der Angabe nicht zugänglich (gesperrt) belassen und nicht auf der Homepage angezeigt. Ablauf von der Erfassung bis zur Anzeige im Veranstaltungskalender der Homepage: I. Auf Seiten von Instituten/Abteilungen (1) Die Veranstaltung muss vollständig erfasst werden, d.h. jedenfalls alle Pflichtfelder sowie gegebenenfalls optionale Felder sind ausgefüllt (erkennbar am Hinweis (opt.) neben der Bezeichnung in der Erfassungsmaske, siehe Abbildung oben). (2) Die Institute/Abteilungen, auf deren Seiten die Veranstaltung angezeigt werden soll, sind unter Diese Leistung anzeigen für (Institut/Abteilung) angeführt. (3) Die Zugangsfreigabe ist gesetzt: a. nicht zugänglich (gesperrt), wenn eine Leistung noch in Bearbeitung ist oder aber vorbereitet ist und noch zurückgehalten wird, um erst ab einem bestimmten Termin angezeigt zu werden; die Veranstaltung wird im Moment nicht auf der Homepage angezeigt! b. nur identifiziert zugänglich, wenn die Anzeige nur im Intranet für Studierende und/oder Bedienstete der KUG erfolgen soll. c. im Web frei zugänglich, wenn die Anzeige für alle Besucher erfolgen soll. (4) Der Veranstaltungseintrag ist gespeichert. (5) Die Veranstaltung wird nun auf der Instituts-/Abteilungsseite angezeigt. II. Auf der Hauptseite der Homepage bzw. im KUG-Veranstaltungskalender (1) Wie oben (2) Unter Diese Leistung anzeigen für (Institut/Abteilung) ist auch die Veranstaltungsabteilung (zu finden in der Liste der lokalen Organisationen auf Seite 1 unten als 2072 Veranstaltungsabteilung ) angegeben. (3) Wie oben (4) Wie oben (5) Die Veranstaltungsabteilung hat die Veranstaltung eingesehen und (auch ohne Änderungen) auf Speichern gedrückt, so dass eine Mitarbeiterin der Veranstaltungsabteilung als die letzte bearbeitende Person gilt. (6) Die Veranstaltung wird nun zusätzlich zu einer Anzeige auf Instituts-/Abteilungsseiten auch auf der Hauptseite der Homepage angezeigt. Infoblatt zur dezentralen Erfassung von Veranstaltungen, Jänner