Digitale Langzeitarchivierung im Stadtarchiv Baden. Dr. Tobias Wildi

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1 Digitale Langzeitarchivierung im Stadtarchiv Baden Dr. Tobias Wildi

2 Docuteam unterstützt Organisationen ohne eigenes Archivpersonal in Aktenführung und Archivierung (elektronisch und Papier) 6 feste Mitarbeitende (Ausbildungsspektrum: Geschichte, Geographie, Archiv- und Informationswissenschaft, Dokumentation, Informatik) pro Jahr Beratungs-, Bewertungs- oder Erschliessungsprojekte in Archiven von Gemeinden und Städten, Firmen, Ämtern und anderen Organisationen derzeit 4 grössere Dauermandate zur integralen Betreuung von Archiven

3 Ablauf Organisatorischer Rahmen Informationsmodell Authentizität Bewertung/Selektion Ingest Storage Vermittlung

4 Organisation Grundlagen Docuteam betreut das StAB im Mandatsverhältnis Alle mit Archivierung zusammenhängende Aufgaben sind an uns delegiert. Rechtliches Umfeld Archivverordnung Benutzungsordnung Zusammenarbeit mit IT gemeinsame Sprache und Ziele

5 Organisation Pilotprojekt 2007 Ziel: Das Projekt schafft die Grundlagen für die Identifikation, Bewertung, Übernahme, Verzeichnung und Langzeitspeicherung von elektronischen Unterlagen der Stadtverwaltung durch das Stadtarchiv. Projektablauf: Phase 1: Ist-Zustand analysieren bis 1. Quartal 2007 Phase 2: Workflow E-Archivierung und Schnittstellen konzipieren/testen bis 2. Quartal 2007 Phase 3: Massnahmenplan erarbeiten bis 4. Quartal 2007 Qualitätssicherung: Externe Begleitung Andrea Voellmin, Jürg Hagmann

6 Organisation Anschlussprojekt Ziele: Aufbau der Storage-Infrastruktur Bewertung, Submission Agreements Übernahmen von Altbeständen aus den wichtigsten Abteilungen Aufbau des digitalen Lesesaals Übergang zum Normalbetrieb ab 2010 (Prozess statt Projekt) Qualitätssicherung: Externes Auditing durch DRAMBORA

7 Informationsmodell Records Wird hergestellt im Ablauf von Business-Prozessen oder im Zug von Entscheidungsprozessen. Im Langzeitarchiv: Inhalt ist unveränderbar Wichtige Merkmale: Identifizierbarkeit, identifizierbarer Kontext, Autor, Adressat

8 Informationsmodell OAIS OAIS (ISO 14721): Wissen wird in Form von Informationen repräsentiert. Und in Form von «Paketen» organisiert.

9 Informationsmodell Standards Content Information Fileformate Preservation Description Information Premis Data Dictionary Descriptive Information Encoded Archival Description EAD Packaging Information (Wrapper) Metadata Transmission and Encoding Standard METS

10 Authentizität und Original Was ist ein digitales Original? Authentizität: Behauptete Verbindung zu einem historischen Ereignis und dessen Kontext. Der Begriff der Authentizität umfasst mehrere Ebenen Integrität (korrekter, unveränderter Datenstrom) I Inhalt I Struktur I Kontext I Verhalten I Originales Erscheinungsbild Welche Aspekte eines digitalen Objekts sollen im Kontext des Stadtarchivs Baden nun archiviert werden?

11 Bewertung Lebenszyklus

12 Bewertung Heutige Realität in der Stadtverwaltung: Records und Datenbestände müssen bewertet werden. Basierend auf bestehenden Bewertungsschemen Erweitert um die Komponente der technischen Bewertung Sind die Daten akut gefährdet (Überschreiben, Medien)? In welcher Form und Struktur liegen Daten und Records vor? Können wir damit umgehen? Was kostet die Archivierung (unmitelbar und in Zukunft)?

13 Bewertung Praktische Durchführung Ziel: Beschreibung des Entstehungskontextes, des Selektionsentscheids, allfällige besondere Schutzbestimmungen und Ablieferungsschemas Für jeden Datenbestand wird zusammen mit der abliefernden Stelle ein Submission Agreement erstellt. Dieses umfasst: Project Description Ingest Project Narrative Survey Report Submission Agreement Ablieferungsschema (Rhythmus, Nutzdaten, Metadaten, Verantwortlichkeiten)

14 ingest Ablieferung Die Abteilung koppelt die Daten gemäss Submission Agreement aus Ablieferung der Daten auf sicherem Weg, so dass gerade bei besonders schützenswerten Daten kein Verlust von lesbaren Informationen möglich ist. Empfangsbestätigung an die Provenienzstelle.

15 Ingest Qualitätsprüfung Überprüfung der Daten gemäss dem Übernahmeschema des Submission Agreements. Audit-Report an die Provenienzstelle, ev. Lieferung neu anfordern

16 Ingest Erstellung AIP 1. Vergabe eines Persistent Identifiers (PID) 2. Migration der Nutzdaten 3. Erschliessung 4. Preservation Description Information (PDI) schreiben 5. Erstellung eines METS-Paketes

17 Ingest Persistent Identifier Der PID stellt die eindeutige Identifizierung des digitalen Objekts sicher. Wird gebildet aus dem ISIL-Code des Archivs (ch x) und einer Laufnummer. Bsp. ch x_2 Vorgehen: Im File-System wird ein Ordner nach dem PID benannt. Innerhalb dieses Ordners werden alle Ingest-Schritte abgewickelt.

18 Ingest Datenmigration Unsere Strategie: Migration (auf Vorrat) der Nutzdaten in offen dokumentierte, weit verbreitete, plattformunabhängige Fileformate, auf welchen möglichst keine Patente lasten. Das Stadtarchiv Baden verwaltet: PDF/A, ODF, TIFF-6, BWAVE Hier sind keine generalisierbaren Ratschläge möglich. Technology-Watch ist unabdingbar Basis kann Pronom / DROID sein.

19 Ingest Erschliessung Verzeichnen der digitalen Dossiers in der Archivdatenbank nach ISAD(G). Bei diesem Arbeitsschritt gibt es keinen Unterschied zu Unterlagen auf Papier. Der Umfang ist entweder die Anzahl der Dateien oder das gesamte Datenvolumen des digitalen Objekts.

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21 Ingest Zusätzliche Metadaten Die Preservation Description Information (PDI) dokumentieren archivische Vorgänge und Eingriffe in die Daten (Bsp. Übernahme, Migration, ) Eine unendliche Dokumentation ist jedoch nie möglich. Vertrauen auf Pronom. Wir legen gegenwärtig PDI pro digitalem Objekt und nicht für jede darin enthaltene Datei an. Die PDI werden nach dem Format des Premis Data Dictionary erhoben.

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24 Ingest Das METS-Paket METS ist ein Container-Format auf XML-Basis, das sämtliche Daten und Metadaten des digitalen Objekts zusammenfasst und zueinander in Beziehung stellt. Eingebettet werden neben den Nutzdaten die vorgängig erhobenen deskriptiven und administrativen Metadaten.

25 Ingest Das Resultat Ordner mit Primärdaten und drei Metadaten-Files:

26 Storage Nachweis von Integrität (Fixity) Replikationsstrategie Skalierbarkeit Schutz vor äusseren Einflüssen (Viren, etc.) Hohe Verfügbarkeit Performanz Unsere Strategie: Spinning Disks Kein Netzwerkzugang für das Masterrepository

27 Vermittlung Strukturierter Zugriff über das EAD-Verzeichnis Link auf digitales Objekt Lokaler oder entfernter Ort Die Kombination von EAD und digitalen Objekten bildet ein self contained archive ohne zusätzliche Software Andere Zugriffe sind zusätzlich implementierbar Ein PDF-Index kann über Digitale Objekte mit PDF-Inhalten gelegt werden. So ist eine Volltextsuche möglich. Lokale Suchmaschinen wie Copernic Desktop Search und Google Desktop Search indizieren auch ZIP-Dateien.

28 Fazit Thesen zur Diskussion Alles ausdrucken ist keine Strategie mehr (massive Compliance-Probleme aufgrund fehlender Metadaten) Bewertung/Übernahme: Das Problem bilden Datenbestände und nicht Records Digitale Archivierung ist heute auch ohne teure Spezialsoftware und mit beschränkten Budgets implementierbar (inkl. Storage). Nicht zuletzt: Digitale Archive bieten Investitionsschutz für Digitalisierungsprojekte.

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