Ergänzen der Mustervorlage mit Ihren persönlichen Grunddaten

Transkript

1 - 1 - Dienstreisen Lehrer 1 Dienstreisen Inland - Lehrer - Excel Eingabe Für die Abrechnung einer oder mehrerer Inlandsdienstreisen sollen ab sofort die Excel- Vorlagen REISMOB.XLT (remob97.xlt), REISFORT.XLT (refort97.xlt) bzw. SCHULVER.XLT (schulv97.xlt) verwendet werden. REISMOB.XLT (remob97.xlt) ist die Vorlage für Inlandsdienstreisen - Mobile Dienste (z.b. Beratungslehrer, Werklehrer, Lehrerreserven, Religionslehrer, usw.). REISFORT.XLT (refort97.xlt) wird für Fortbildungen / Tagungen (also nicht mobile Dienste) verwendet. SCHULVER.XLT (schulv97.xlt) wird für Schulveranstaltungen verwendet. Diese Vorlagen sind Mustervorlagen und als solche Basisdokumente, die als Grundlage für zukünftige Reisegebührenabrechnungen erstellt wurden. Immer wenn Sie diese Musterformulare aufrufen, erhalten Sie eine genaue Kopie der Originalvorlage. Diese Kopie können Sie dann bearbeiten, ohne daß die Mustervorlage davon berührt wird. 1.1 Vorgangsweise: Ergänzen der Mustervorlage mit Ihren persönlichen Grunddaten Wenn Sie die Grunddaten (Dienststelle, Haushaltsansatz, Name, Gebührenstufe usw.) nur einmal eintragen wollen und diese dann in Ihrer Mustervorlage abspeichern möchten, ist folgende Vorgangsweise zu wählen. Menü Datei öffnen und den Befehl Öffnen... wählen; daraufhin öffnet sich das Dialogfeld Öffnen. Markieren Sie entweder die Datei REISMOB.XLT (remob97.xlt), REISFORT.XLT (refort97.xlt) oder SCHULVER.XLT (schulv97.xlt) Drücken Sie die Umschalt -Taste und halten Sie diese gedrückt, während Sie auf OK klicken, daraufhin wird die Originalvorlage geladen, welche Sie nun beim Deckblatt ausfüllen können. Durch die Benützung der Tabulator-Taste springen Sie von einem offenen Feld zum nächsten offenen Feld (zb Personalnummer - nach Eingabe jeder einzelnen Ziffer die Tabulator-Taste drücken) Wenn Sie alle Daten, die immer gleich bleiben (z.b. Personalnummer, Name, Wohnanschrift) eingetragen haben, wechseln Sie auf das Blatt der Reisegebührenabrechnung und speichern Sie die Vorlage unter einem neuen Namen ab (zb REISEXX.XLT). Vorsicht: Dateityp muß unbedingt MUSTERVORLAGE sein. Land Salzburg Form w

2 Aufruf über Datei NEU Um die Vorlage REISMOB.XLT (remob97.xlt), REISFORT.XLT (refort97.xlt) oder SCHULVER.XLT (schulv97.xlt) (oder die mit Ihren persönlichen Daten geänderte Vorlage zb REISEXX.XLT) über Datei neu aufrufen zu können muß die Vorlage in XLSTART abgespeichert werden. Vorgangsweise: Sie müssen Ihre Datei in das Verzeichnis XLSTART kopieren und zwar immer in dem Laufwerk wo auch Ihr Programm gespeichert ist. Sie können jetzt Ihre Vorlage (REISEXX.XLT) bequem öffnen. Rufen Sie Excel auf und führen Sie dann den den Befehl Neu... aus dem Menü Datei aus. Sie bekommen dann ein Fenster eingeblendet, wo sie dann die Vorlage REISEXX.XLT auswählen können Drucken Das Deckblatt und die Reisegebührenabrechnung sind separat zu drucken. Die einfachste und schnellste Möglichkeit ist auf die Symbolschaltfläche Drucken in der Standardsymbolleiste zu klicken. Mögliches Problem: Der Ausdruck paßt in der Breite nicht auf ein Blatt Gehen Sie über Datei zu dem Dialogfeld Seite einrichten Auf dem Register Seite unter der Optionsgruppe Skalierung ist der Punkt Verkleinern/Vergrößern. Wenn der Ausdruck zu groß ist, setzten Sie bitte die Prozentzahl nach unten. Die Standardeinstellung ist 89%, kann aber bei verschiedenen Druckertypen variieren. Falls der Ausdruck in der Länge nicht auf eine Seite paßt, wird automatisch die zweite Seite gedruckt. Bitte beide Seiten an die Reisekostenprüfstelle senden.

3 Ausfüllhinweise Immer die Tabulatortaste verwenden Deckblatt Der Haushaltsansatz ist vorgegeben, einzutragen wäre nur eine ev. Kostenstelle bei Tätigkeiten für die pädagogischen Institute. Die Personalnummer ist einzutragen (pro Zahl ein Feld verwenden). Familien-Vorname, Wohnanschrift sind anzugeben. Gebührenstufe nach RGV: Je nach gehaltsmäßiger Einstufung d. Rechnungslegers/in ist die entsprechende Gebührenstufe anzugeben ( 1, 2a, 2b, 3 ). Auf Basis dieser Angabe erfolgt die automatische Berechnung auf dem Abrechnungsblatt. Der Gesamtbetrag, das Datum der Rechnungslegung und der 1. Tag der Dienstreise bei Kursen und Fortbildungsveranstaltungen wird automatisch vom Abrechnungsblatt übertragen. Wenn Sie das Deckblatt ausgefüllt haben (oder schon mit den Angaben gespeichert haben), brauchen Sie nur mehr das Blatt Reisegebührenabrechnung ausfüllen.

4 Blatt Reisegebührenabrechnung Bei freier Verpflegung, freier Unterkunft oder Lehrerreserve ist das entsprechende Feld unbedingt anzukreuzen Bei verwendeter Bahnkontokarte ist die Bahnklasse ( 1 oder 2) und die Gesamtanzahl ( also Hin- und Retourfahrt) der Bahnkilometer anzugeben. Der Fahrpreis errechnet sich automatisch. Spalte: 1 Datum Bitte Datum eingeben - Mußeingabe. Das Datum kann nur in Zahlen zb eingegeben werden (es besteht auch noch die Möglichkeit das Jahr wegzulassen - Monat dann aber ohne abschließenden Punkt). Wenn bei eintägigen Dienstreisen mehr als eine Zeile benötigt wird, muß das Datum in jeder Zeile angeführt werden. + Beginn/Ende der Dienstreise (Uhrzeit) Die Uhrzeit muß genau eingegeben werden. Stunden und Minuten werden durch einen : getrennt (zb 12:45). Nur wenn tatsächlich ein öffentliches Überlandverkehrsmittel benützt wird, ist die fahrplanmäßige Abfahrts- und Ankunftszeit anzugeben. Bei Dienstreisen, die mit dem privaten PKW durchgeführt werden, sind auf keinen Fall fahrplanmäßige Zeiten anzugeben - auch wenn nur der Gegenwert des öffentlichen Verkehrsmittels in Rechnung gestellt werden kann Ort, Beginn, Ende... Eingabe eines freien Textes, Zeile wird automatisch auf die benötigte Größe erweitert. + Verkehrsmittel + KM Die im Index angegebenen Verkehrsmittel sind mit der Km-Anzahl bzw. Zonenanzahl einzugeben, dadurch werden die Reisekosten (Spalte 7) automatisch errechnet. Verkehrsmittel, die nicht im Index aufscheinen z.b. Obus, Taxi. Straßenbahn, etc. sind hier nicht einzutragen, sondern betragsmäßig in Spalte Reisekosten automatische Berechnung der Reisekosten, bei Eingabe der in Spalte 5 u.6 angeführten Verkehrsmittel und km. Sonstige Verkehrsmittel (zb Obus, Taxi, Straßenbahn, sind betragsmäßig in Spalte 14 einzutragen).

5 - 5-8 Zeitzurechnung Eine Zeitzurechnung gibt es nur, wenn tatsächlich ein öffentliches Überlandverkehrsmittel benützt wird, keinesfalls gibt es eine Zeitzurechnung, wenn die Dienstreise mit dem PKW durchgeführt wird oder wenn ein öffentliches Verkehrsmittel verrechnet wird, da keine Genehmigung für die Verrechnung des Pkw vorliegt. In der Regel findet nur die sog. kleine Zeitzurechnung = 1:15 Stunden Anwendung. Die sog. große Zeitzurechnung wird nur dann angewendet, wenn der Bahnhof mehr als 2 Km von der Stammschule entfernt ist. Eingabe von G: für große Zeitzurechnung K: für kleine Zeitzurechnung + Ausbleibezeit Die Tage und Stunden werden automatisch durch Eingabe der Spalten 1 bis 3 und ev. 8 berechnet - keine Eingabe möglich Tarif: Vom Rechnungsleger ist anzugeben, ob Tarif 1 (außerhalb des politischen Bezirkes, Dienstzuteilung etc.) oder Tarif 2 ( Dienstreisen innerhalb des politischen Bezirkes) gebührt. Die Stadt Salzburg und Salzburg/Umgebung gelten als 1 Bezirk. Tagesgebühren: Die Tagesgebühren werden automatisch durch die Eingaben in den Spalten 1 bis 3, 11 und ev. 8 berechnet. Eine Eingriffsmöglichkeit d. Rechnungslegers/in ist gegeben: z.b. bei Direktverrechnung von Seminaren und Kursen, Fortbildung im Wohn- oder Dienstort usw. In diesen Fällen muß der Betrag gelöscht werden. Nächtigungsgebühr: Nächtigungsgebühren sind vom Rechnungsleger selbst einzutragen. Der Abzug fürs Frühstück ist ebenfalls selbst vorzunehmen (= 15 % der Tagesgebühr bei der Hotelrechnung abziehen). Bei Direktverrechnung ist keine Nächtigungsgebühr einzutragen. Nebengebühren, sonstige Vergütungen Der Betrag ist einzugeben - entweder ganze Zahl, zb 25 (für 25,-- Euro) oder Zahl mit Beistrich vor den Groschen 25,7 (für 25,70 Euro) Anmerkung Eingabe eines freien Textes ( z.b. Hinweis zu Spalte 14). Die Zeile wird automatisch auf die benötigte Größe erweitert. Bestätigung der Nebenschulen (nur bei Mobilen Diensten) ACHTUNG: Mit Excel-Formular nicht mehr notwendig!!!

6 - 6 - Endsumme: Die Endsumme wird automatisch berechnet und in das Deckblatt übernommen Schaltflächen: Links oben auf dem Abrechnungsblatt finden Sie 3 Schaltflächen (grau unterlegt) vor: Einfügen eintägig Einfügen mehrtägig Markierte Zeile(n) löschen Stehen keine Zeilen zur Eingabe von Dienstreisen mehr zur Verfügung können eine oder mehrere Zeilen eingefügt werden: Vorgangsweise: Entscheidung ob ich eine eintägige oder eine mehrtägige Dienstreise einfügen will Eintägige Dienstreise: Cursor in eine beliebige Zeile stellen und die Schaltfläche Einfügen eintägig drücken. Eine Leerzeile wird am Ende der Tabelle eingefügt. Sie können jetzt eine weitere Dienstreise eingeben. Für jede weitere Dienstreise bitte den Vorgang wiederholen. Mehrtägige Dienstreisen Für die Eingabe von mehrtägigen Dienstreisen müssen immer neue Zeilen eingefügt werden (auch wenn noch freie Zeilen vorhanden sind). Cursor in die nächste freie Zeile stellen und die Schaltfläche Einfügen mehrtägig drücken. Die Zeilen für die mehrtägige Dienstreise werden eingefügt. Bitte die Zeilen nach den vorhandenen Angaben ausfüllen. Markierte Zeile(n) löschen Wollen Sie Zeilen löschen, brauchen Sie die gewünschten Zeilen nur markieren und die Schaltfläche Markierte drücken. Zeile(n) löschen Seitenumbruch: Sie können auch jederzeit einen Seitenumbruch durchführen: Vorgangsweise: Zeile unter dem gewünschten Ende der Seite markieren Einfügen und Seitenwechsel drücken. Damit ist der Seitenwechsel gesetzt und Sie können Ihn auf die gleiche Weise wieder aufheben.

7 INDEX In diesem Verzeichnis finden Sie die Eingabemöglichkeiten, mit denen automatische Berechnungen ausgelöst werden: Verkehrsmittel ÖBB = Bahnkontokarte 2. Klasse SVV = Salzburger Verkehrverbund (Zonen- bzw. Wabensystem) PKW = Verrechnung des Kilometergeldes für die Benützung des Privatautos M1... = Verrechnung für Mitnahme, wenn z.b. nur auf einer Teilstrecke jemand mitgenommen wurde. Zeitzurechnung K = normale Zeitzurechnung bis zu 2 Km G = große Zeitzurechnung bei einer Entfernung von mehr als 2 km zum Bahnhof Gebührenstufen 1 bis 3, je nach gehaltsmäßiger Einstufung. Tarif Tarif 1 = Dienstreisen außerhalb des politischen Bezirkes Tarif 2 = Dienstreisen innerhalb des politischen Bezirkes (wobei die Stadt Salzburg und Salzburg/Umgebung als 1 Bezirk gelten).