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1 vitero Outlook Add-in Hilfe V607DE15

2 Inhalt 1 Überblick - vitero Outlook Add-in für personenbezogene Räume Installation Aktualisierung Konfiguration Verbindungseinstellungen für den Vitero Management Server Proxyserver Einstellungen (optional) Spracheinstellungen Einstellungen testen und speichern vitero Termin in Outlook anlegen Personenbezogenen Raum direkt über Outlook betreten Weitere Optionen... 8

3 1 Überblick - vitero Outlook Add-in für personenbezogene Räume Um das vitero Outlook Add-in zu verwenden, benötigen Sie eine vitero named moderator Lizenz sowie Microsoft Office 2007, 2010 oder Durch das Add-in kann der Named Moderator, Termine für vitero Meetings in seinem personenbezogenen Raum direkt über Microsoft Outlook anlegen. Zudem kann er seinen personenbezogen Raum auch direkt aus Outlook heraus betreten. 2 Installation Das zip-archiv mit den Installationsdateien für das Microsoft Outlook Addin erhalten Sie bei Lizenzierung entweder von Ihrem Administrator oder dem vitero Support. Alternativ können Sie das zip-archiv auch in der vitero online Hilfe herunterladen. Nach dem Entpacken öffnen Sie bitte entsprechend Ihrer Outlook Version den Ordner "Outlook_2007" oder "Outlook_2010_2013". Die Installation kann in zwei Varianten ausgeführt werden: als exe- ( setup.exe ) oder als msi-datei ( setup.msi ). Um die exe-datei zur Installation zu verwenden, sind Windows-Administrationsrechte nötig. Die msi-datei kann auch ohne Administratorrechte gestartet werden. Die Verwendung der exe-datei ermöglicht eine komfortablere Installation der Windows-Komponenten für das vitero Outlook Add-In (siehe technische Anmerkungen unten). Falls Sie nicht sicher sind, welche Windows- Benutzerrechte Sie haben, empfiehlt es sich deshalb zunächst zu testen, ob die Ausführung der exe-datei möglich ist und lediglich im Falle einer Fehlermeldung auf die msi-datei auszuweichen. Um die Installation zu starten, schließen Sie Outlook, doppelklicken Sie die setup-datei und folgen Sie dann den Anweisungen des Installationsassistenten. Wenn die Installation abgeschlossen ist, starten Sie Outlook. Nach erfolgreicher Installation werden bei Outlook 2007 die Einträge vitero buchen, Betreten und Optionen in der Outlook Menüleiste angezeigt. Bei Outlook 2010 und 2013 befinden sich diese Einträge im Reiter Addins der Multifunktionsleiste. 3/8

4 Technische Anmerkungen zur Installation des Outlook Add-ins: Folgende Windows-Komponenten werden vom vitero Outlook Add-in benötigt: Microsoft Office system Primary Interop Assemblies (PIA), Visual Studio 2010 Tools (VSTO4) und Microsoft.NET Framework 3.5. In den meisten Fällen sind die Komponenten bereits auf dem Windows System installiert. Sollte eine Komponente fehlen, wird diese bei der Installation des Outlook Add-ins über die Datei setup.exe automatisch heruntergeladen und installiert (betrifft:.net Framework 3.5, VSTO4) oder es wird eine entsprechende Hinweismeldung ausgegeben mit einem Download Link, über den Sie die fehlende Komponente beziehen können (betrifft: Microsoft Office PIA). Wenn die Datei setup.msi zur Installation verwendet wird, wird bei allen fehlenden Komponenten eine Hinweismeldung mit Download Link ausgegeben. 3 Aktualisierung Wenn Sie beim Starten von Outlook eine Meldung erhalten, dass eine neue Version des Add-ins verfügbar ist, laden Sie das zip Archiv über den in der Meldung angezeigten Link herunter. Bevor Sie die neue Version installieren, deinstallieren Sie bitte vorher das bereits installierte Add-in. Öffnen Sie dazu in der Windows Systemsteuerung die "Programme und Funktionen" (ab Windows Vista) bzw. "Software" (Windows XP) und deinstallieren Sie das "vitero Outlook Add-In". Nachdem Sie das zip Archiv entpackt haben öffnen Sie bitte entsprechend Ihrer Outlook Version den Ordner "Outlook_2007" oder "Outlook_2010_2013". Die Installation kann in zwei Varianten ausgeführt werden: über eine exe- ("setup.exe") oder über eine msi-datei ("setup.msi"). Um die exe-datei zur Installation zu verwenden, sind Windows-Administrationsrechte nötig. Die msi-datei kann auch ohne Administratorrechte gestartet werden. Die Verwendung der exe-datei ermöglicht eine komfortablere Installation der Windows-Komponenten für das vitero Outlook Add-In (siehe technische Anmerkungen oben). Falls Sie nicht sicher sind, welche Windows-Benutzerrechte Sie haben, empfiehlt es sich deshalb zunächst zu testen, ob die Ausführung der exe-datei möglich ist und lediglich im Falle einer Fehlermeldung auf die msi-datei auszuweichen. 4/8

5 Um die Installation zu starten, schließen Sie Outlook, doppelklicken Sie die setup-datei und folgen Sie dann den Anweisungen des Installationsassistenten. 4 Konfiguration Bevor Sie Termine mit dem vitero Outlook Add-in anlegen können, müssen Sie noch einige Konfigurationseinstellungen vornehmen. Klicken Sie dazu bei Outlook 2007 auf Optionen in der Outlook Menüleiste des vitero Add-ins. Bei Outlook 2010 oder 2013 klicken Sie zunächst auf den Reiter Add-ins in der Multifunktionsleiste und danach auf Optionen in der Menüleiste des vitero Add-ins. Wählen Sie dann im vitero Optionsmenü den Punkt Einstellungen. 4.1 Verbindungseinstellungen für den Vitero Management Server Folgenden Daten werden für den Verbindungsaufbau zum Vitero Management Server benötigt: o Serveradresse des Vitero Management Servers Das Feld Server Adresse wird bei der Installation automatischen ausgefüllt und enthält den Link zum Vitero Management System (VMS). Es muss in der Regel nicht angepasst werden. Eine nachträgliche Anpassung des Feldinhalts (z.b. bei Änderung der Adresse des Vitero Management Servers) kann nur von Benutzern mit Windows-Administrationsrechten vorgenommen werden. o Benutzername Tragen Sie hier Ihren vitero Benutzernamen ein, den Sie auch zur Anmeldung im VMS oder im virtual team room verwenden. o Passwort Tragen Sie hier das Passwort ein, das Sie auch zur Anmeldung im VMS oder im virtual team room verwenden. Setzen Sie das Häkchen vor Passwort speichern, damit Sie das Passwort nicht jedes Mal erneut eintragen müssen, wenn Sie Outlook neu starten. 5/8

6 o Domäne (optional) Dieses Feld muss nur ausgefüllt werden, wenn Ihr vitero Benutzerkonto einer LDAP Domäne zugeordnet ist. Informationen zur Bezeichnung der LDAP Domäne erhalten Sie von Ihrem Administrator. Tragen Sie diese Bezeichnung dann in den Konfigurationseinstellungen des Outlook Add-ins ein. Wenn Ihr vitero Benutzerkonto nicht an eine LDAP Domäne angebunden ist, können Sie dieses Feld leer lassen. 4.2 Proxyserver Einstellungen (optional) Bei den Proxyserver Einstellungen ist standardmäßig ausgewählt, dass die Systemeinstellungen verwendet werden sollen. Wenn Sie keinen Proxyserver verwenden oder der Server bereits über Ihr Betriebssystem konfiguriert ist, müssen Sie hier keine Änderungen oder Einträge vornehmen. Falls Sie einen Proxyserver verwenden, der nicht in Ihren Betriebssystemeinstellungen konfiguriert ist und die Verbindung zum Vitero Management Server blockiert, können Sie die Proxyzugangsdaten manuell eintragen. Aktivieren Sie dazu zunächst den Radiobutton Benutzerdefinierten Einstellungen. Dadurch werden die folgenden Eingabefelder freigeschaltet: o Proxyserver Tragen Sie hier die Serveradresse des Proxys ein. o Benutzername Geben Sie den Benutzernamen Ihres Proxyserverkontos in diesen Feld ein. o Passwort Tragen Sie hier das Passwort Ihres Proxyserverkontos ein. o Domäne (optional) Falls Ihr Proxyserverkonto einer LDAP Domäne zugeordnet ist, tragen Sie die Domänenbezeichnung in dieses Feld ein. Wenn keine Anbindung an eine LDAP Domäne vorhanden ist, können Sie das Feld leer lassen. 6/8

7 4.3 Spracheinstellungen Hierüber können Sie voreinstellen, ob der automatisch generierte Einladungstext einsprachig oder zweisprachig sein soll. Dabei können Sie jeweils die gewünschte Standardsprache über das Drop-Down-Menü vorgeben. Die zweite Sprache aktivieren Sie, indem Sie die Check-Box vor Zweite Standardsprache für auswählen. Die gesetzen Default- Einstellungen können bei Bedarf auch noch in der jeweiligen Outlook-E- Mail-Einladung individuell umgestellt werden. 4.4 Einstellungen testen und speichern Nachdem Sie alle Einstellungen vorgenommen haben, können Sie sie durch Klick auf den Button Einstellungen testen überprüfen. Durch Klick auf den Ok Button speichern Sie Ihre Eingaben und schließen das Dialogfenster. Ein Klick auf den Abbrechen Button schließt das Fenster, ohne die Einstellungen zu speichern. 5 vitero Termin in Outlook anlegen Um einen vitero Termin in Outlook anzulegen, klicken Sie einfach auf den vitero buchen Button. Dieser ist bei Outlook 2007 direkt in der Outlook Menüleiste und bei Outlook 2010 oder 2013 in der Multifunktionsleiste unter Add-ins verfügbar. Zudem wird der vitero buchen Button auch in der Multifunktionsleiste eines Kalendereintrags angezeigt. Beim Anlegen eines vitero Termins wird ein automatisch generierter Einladungstext mit allen benötigten Informationen für die Teilnahme an einer Sitzung im virtual team room eingefügt. Der dabei generierte Einladungstext basiert auf den gesetzten -Einstellungen (siehe 4.3). Bei Bedarf können diese Default-Einstellungen unterhalb der Outlook- -Einladung individuell noch umgestellt werden. Die gewünschte Sprache kann dabei per Drop-Down-Menü ausgewählt werden. Zudem kann der Einladungstext natürlich auch nach eigenen Wünschen ergänzt oder geändert werden. Alternativ können Sie auch eine eigene Outlookvorlage für Besprechungsanfragen erstellen und die Links zum virtual team room dort einfügen. Der Zutritt zum personenbezogenen Raum ist per Sitzungscode möglich. Somit können auch Personen, die kein vitero Benutzerkonto haben, zum Meeting eingeladen werden. Der benötigte Code sowie ein Link für den 7/8

8 direkten Zutritt zum personenbezogenen Raum und weitere technische Informationen sind im automatisch generierten Einladungstext enthalten. Alle Outlook Features wie z.b. das automatische Anlegen eines Termineintrags im Outlookkalender oder das Zusagen bzw. Absagen des angefragten Termins, stehen auch für einen vitero-termin in Outlook zur Verfügung. 6 Personenbezogenen Raum direkt über Outlook betreten Als Named Moderator können Sie direkt aus Outlook heraus in Ihren personenbezogenen Raum gelangen. Klicken Sie dazu einfach auf den Betreten Button in der Menüleiste. Anmeldedaten werden in diesem Fall nicht benötigt. 7 Weitere Optionen Unter Optionen finden Sie neben dem Punkt Einstellungen (siehe 4 Konfiguration), noch weitere Menüeinträge: o Hilfe Öffnet die vitero online Hilfe in Ihrem Standardbrowser. o Zum Vitero Management System Öffnet das Vitero Management System in Ihrem Standardbrowser. o Über Öffnet ein Fenster mit Copyright und Versionsinformationen. 8/8

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