regify Installationsanleitung für IBM Lotus Notes / Domino Version

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1 regify Installationsanleitung für IBM Lotus Notes / Domino Version

2 INHALT Inhalt...2 Einleitung...3 Versionen und Voraussetzungen...3 Installation der regify Schablonen...4 Testen der Schablone direkt im Notes Client...4 Einladen der regify Schablonen als Kopiervorlage (Administratoren)...5 Patchen der bestehenden Mailvorlagen mit den neuen regify Funktionen (Administratoren)...6 Memo Maske unverändert (Fall 1)...6 Memo Maske bereits verändert (Fall 2)...6 Regify-Client Installation...7 Deinstallationshinweis...7 Wie erstellt man eine regify Hinweise...9 regify Installationsanleitung für Lotus Notes Domino 2/9 Version

3 EINLEITUNG Dieses Dokument hilft Ihnen bei der Installation und Anwendung der regify Schablonen für Lotus Notes Domino. Sollten bei der Installation Fragen auftauchen, steht Ihnen Herr Volker Schmid Tel.: als Ansprechpartner zur Verfügung. VERSIONEN UND VORAUSSETZUNGEN Aktuell werden die Lotus Notes Domino Versionen V8, V8.5 und V8.51 auf dem Betriebssystem Microsoft Windows (ab Windows XP) unterstützt. Nach dem Aufspielen beziehungsweise Anpassen der Lotus Notes Masken steht die regify Funktionalität nur bezogen auf Lotus Notes zur Verfügung. So lange auf dem jeweiligen Rechner kein regify Client installiert ist, werden die entsprechenden Funktionen in Lotus Notes nicht angezeigt. Den regify Client Download erreichen Sie nach Klick auf Ihren Bestätigungs-Link in Ihrer Registrierungs- oder Einladungs- . Alternativ erhalten Sie den jeweils neuesten regify-client auch unter Download in Ihrem regify-portal. HINWEIS: Zur Installation des regify Client sind Administrator Rechte notwendig. regify Installationsanleitung für Lotus Notes Domino 3/9 Version

4 INSTALLATION DER REGIFY SCHABLONEN Die folgenden Schritte beschreiben, wie Sie regify in Lotus Notes Domino integrieren. Testen der Schablone direkt im Notes Client Sie können die heruntergeladene Schablone von regify auch direkt lokal testen. Dazu öffnen Sie die entpackte ntf-datei direkt im Notes Client. Folgen Sie dem Dialog von Notes. Möglicherweise werden Sie von Lotus Notes gefragt, ob Sie ein Kreuz-Zertifikat (Cross Certificate) erstellen möchten. Der angezeigte Name ist /cosoweb/de. Bitte bestätigen Sie diesen Dialog mit Ja ( Yes ). Weiterhin kann es sein, dass Sie von Lotus-Notes mehrfach nach einer Erlaubnis zur Ausführung verschiedener Funktionen der regify-schablone gefragt werden. Diese Fragen werden nur das erste Mal gestellt, sofern Sie die Frage so beantworten, dass Lotus Notes in Zukunft dieser Schablone vertraut. Im Anschluss können Sie die Schablone lokal verwenden. Beachten Sie, dass bei einer Installation mit Domino-Server möglicherweise nach einem Neustart oder am nächsten Tag die Schablone wieder gelöscht sein kann. regify Installationsanleitung für Lotus Notes Domino 4/9 Version

5 Einladen der regify Schablonen als Kopiervorlage (Administratoren) Um die regify Schablonen als Kopiervorlage zu erhalten, gehen Sie bitte wie folgt vor: 1) Laden Sie die entsprechende Schablone im Downloadbereich herunter (http://www.regify.com/?pageid=downloads) Aktuell finden Sie hier die folgenden Dateien: mail8regify_de.ntf für Domino V8 mail851regify_de.ntf für Domino V8.5 und V8.51 2) Entpacken Sie die Schablone in Ihr Lotus Notes Datenverzeichnis. 3) Signieren Sie die Designelemente mit einer gültigen Notes Kennung, die auch Java-Agenten ausführen darf. 4) Ändern Sie die Zugriffsrechte der Schablone. 5) Wechseln Sie das Design der Schablone. Klicken Sie dafür im Client auf der Datenbank auf die rechte Maustaste und wählen Schablone wechseln. Danach die entsprechende mail_regify Schablone auswählen. regify Installationsanleitung für Lotus Notes Domino 5/9 Version

6 Patchen der bestehenden Mailvorlagen mit den neuen regify Funktionen (Administratoren) Diesen Schritt können Sie nur im Lotus Domino Designer durchführen. Die Vorgehensweise ist abhängig von der bestehenden Konfiguration Ihres Lotus Notes. 1. Ihre Memo Maske ist noch unverändert (Originalzustand). 2. Ihre Memo Maske wurde bereits von Ihnen verändert. Führen Sie, abhängig davon, nun die entsprechenden Schritte aus: MEMO MASKE UNVERÄNDERT (FALL 1) Sichern Sie zunächst Ihre Mailschablone. Wenn die Memo Maske bei Ihnen unverändert ist, können Sie die bestehenden Memo Maske mit der von uns gelieferten Maske direkt ersetzen. Gehen Sie dazu wie folgt vor: 1) Kopieren Sie die Masken Memo, Antwort, Antwort mit Protokoll, RegifyPopUp und RegifyPopUpEn in Ihre Schablone. 2) Kopieren Sie die Library ExportPicturesLib in Ihre Schablone. Anschließend können Sie Ihren Lotus Notes Client neu starten und somit die neuen Funktionen verwenden. HINWEIS: Die Kopiervorlage darf nicht gelöscht werden. MEMO MASKE BEREITS VERÄNDERT (FALL 2) Sichern Sie zuerst Ihre Mailschablone. Führen Sie danach bitte folgende Schritte aus: 1) Kopieren Sie die Maske RegifyPopUp, RegifyPopUpEn und die Library ExportPicturesLib in Ihre Schablone. 2) Kopieren Sie die Felder SendenListe, BodyVerschlüsseln, Adresses, LotusNotesAdresses in der Memo Maske in Ihre Datenbank (notwendig fürs PopUp) 3) Kopieren Sie die ActionButtons für regify und RegifySenden aus der entsprechenden gleichnamigen Maske in die Masken Memo, Antwort, Antwort mit Protokoll. Die Liste der ActionButtons finden Sie unter Ansicht -> Aktionsfenster. 4) Jetzt können Sie die Kopiervorlage, falls gewünscht, wieder löschen. regify Installationsanleitung für Lotus Notes Domino 6/9 Version

7 REGIFY-CLIENT INSTALLATION Bei der Installation des regify Client patcht das Setup die lokale Lotus Notes Konfigurationsdatei (notes.ini) und fügt dort die Variable $Regifypath ein. In der Variable $Regifypath steht die Pfadangabe zur Position des regify Client. Sollten Sie die regify-funktionalität in Lotus Notes vermissen, prüfen Sie bitte ob das Setup bei der Aktualisierung der notes.ini Erfolg hatte. Notfalls müssen Sie den Pfad mit der Variablen $Regifypath selbst eintragen. Um diesen Patch-Vorgang erneut durchführen zu lassen, können Sie die Datei Prepare_Installation.exe im Installationsverzeichnis von regify starten. In der Datei regify_log.txt im regify Client Installationsverzeichnis können Sie einen erfolgreichen Patchvorgang nachlesen. DEINSTALLATIONSHINWEIS Wenn Sie regify nicht mehr in Lotus Notes verwenden möchten, dann gehen Sie bitte wie folgt vor: Spielen Sie die gesicherte Originalschablone wieder ein. Deinstallieren Sie regify über Systemsteuerung/Software deinstallieren. Entfernen Sie den Eintrag $Regifypath aus der notes.ini. HINWEIS: Die Mailschablone legt auf dem Notes Client ein Verzeichnis regifytemp im Data- Verzeichnis von Lotus Notes an. Dieses muss mit Schreib-/Leserechten versehen sein. Regify kann nicht an reine Notes-Adressen (Lotus Notes User ohne hinterlegte E- Mail Adresse) senden. Zu jedem Empfänger muss eine reale Internet- Adresse hinterlegt sein. Ist das nicht der Fall, kommt eine Fehlermeldung und die betroffenen Empfänger werden aufgelistet. regify Installationsanleitung für Lotus Notes Domino 7/9 Version

8 WIE ERSTELLT MAN EINE REGIFY Wählen Sie, im Edit Modus, einfach Sende regify anstatt senden (siehe Abbildung 1 Ziffer 5). Abbildung 1: Wie erstelle ich eine regify- ? Danach öffnet sich ein Dialog in dem sie die Sendedauer (Laufzeit) einer regify bestimmen können. Dies bedeutet, dass wenn der Empfänger innerhalb dieser Zeit die regify nicht öffnet, Sie per darüber informiert werden. Abbildung 2: regify abschicken Wenn Sie die Laufzeit bestimmt haben, klicken Sie bitte auf Ok um die regify zu versenden. regify Installationsanleitung für Lotus Notes Domino 8/9 Version

9 HINWEISE Einschränkungen: 1) Bei Texten mit eingebundenen Bildern oder Grafiken werden diese nur in die regify Datei eingebunden, falls keine weiteren Anhänge an die Nachricht angefügt wurden. Sollten Sie Anhänge angefügt haben, haben diese Vorrang zu den Grafiken im Text. Die Anhänge werden in diesem Fall verwendet und die Grafiken ausgeschlossen. 2) Sie können die Blindkopie-Funktion (BCC) nicht zusammen mit regify verwenden. 3) Beim Erstellen der regify werden alle Formatierungen verworfen und die Nachricht in der regify-datei ist reiner Text. Dies sollten Sie beim Erstellen einer regify beachten (z. B.: Hyperlinks oder Formatierungen). Hintergrund ist die fehlende durchgängige HTML- Unterstützung von Lotus Notes. 4) Die Adressauflösung richtet sich nach den von IBM gegebenen Einrichtungen und verwendet das Lotus Notes Domino Directory. Das bedeutet, Directoryserver muss der Mailserver sein (IBM Empfehlung). Die Variable Katalogserver wird nicht ausgewertet. Hinweise zur Verwendung: 1) Sie haben die Möglichkeit, eine empfangene regify wieder in eine normale zu konvertieren. Wenn Sie diese Funktion wählen, wird die originale in dem Ordner Alle Dokumente abgelegt. Die umgewandelte Nachricht erhält den Zusatz (regify konvertiert) im Betreff. 2) Wird die Option Body verschlüsselt übertragen mit nein gewählt, so bleiben für eingebundene Attachements die jeweiligen Bildsymbole im Text erhalten. Die angehängten Dateien sind jedoch sicher verschlüsselt in der *.rgf Datei. Ein Öffnen der noch sichtbaren Bildsymbole ist, außer in der regify-datei, nicht möglich. 3) Möglicherweise erscheinen die regify Elemente beim ersten Verwenden in englischer Sprache, obwohl das Lotus Notes System in Deutsch verwendet wird. Das ist in der Regel nach der ersten Nutzung von regify und einem anschließenden Neustart von Lotus Notes behoben. Hintergrund ist, dass die Schablone erst beim Ausführen von Code die Sprachinformationen auslesen kann (also wenn regify verwendet wird). regify Installationsanleitung für Lotus Notes Domino 9/9 Version

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