Beitragsabrechnung mit PC-VAB

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1 Beitragsabrechnung mit PC-VAB Sehr geehrter Anwender, in der folgenden Beschreibung möchten wir Sie in die Lage versetzen, eine Beitragsabrechnung von elektronischen Lastschriften mittels DTA (Datenträgeraustausch) sowie Rechnungen für die Barzahler zu erstellen. Inhaltsverzeichnis 1. Lastschrifteinzug - DTA (Datenträgeraustausch) Rechnungsdruck (Barzahler) Optionen Verwendungszweck Standard bzw. von PC-VAB vorgegebener Verwendungszweck Freier Verwendungszweck Individueller Verwendungszweck Mitgliedskonto Wirtschaftsjahr Anteilmäßige Berechnung Abgerechnete Zeiträume bei Beitragseinzug / Rechnungen prüfen DTA-Datei komprimieren (ZIP) Prüfung der DTA-Datei Bei Rückfragen wenden Sie sich bitte an Ihren Kundenbetreuer oder Lizenzgeber. Ihr Serviceteam Seite 1 von 16

2 1. Lastschrifteinzug - DTA (Datenträgeraustausch) Dieser Menüpunkt bietet Ihnen die Möglichkeit, eine DTA-Datei (DTAUS0.TXT) für den beleglosen Lastschrifteinzug zu erstellen (für Mitglieder mit Einzugsermächtigung). Wichtig Es ist zwingend erforderlich vorab Kontakt mit Ihrer Hausbank aufzunehmen, um den genauen Ablauf des elektronischen Lastschrifteinzugs mittels DTA abzuklären. Starten Sie die Funktion Finanzen Datenträgeraustausch DTA-Zahlungsverkehr über Datenträger Hinweis: Die Bezeichnung über Datenträger steht lediglich für die Möglichkeit die DTAUS-Datei auf einen Wechseldatenträger zu kopieren. Dies kann z. B. eine Diskette, eine CD-ROM oder ein USB-Stick sein. Wenn Sie sich nicht sicher sind, welcher Wechseldatenträger in Frage kommt, so können Sie trotzdem die Beitragsabrechnung durchführen. Im weiteren Verlauf der Beitragsabrechnung DTA können Sie als Ziel für die sog. DTAUS-Datei auch die Festplatte Ihres PC s wählen. Wählen und bestätigen Sie mit OK die Bankverbindung Ihres Vereins Wählen und bestätigen Sie mit OK die Sortierfolge Ihrer Buchungsliste Seite 2 von 16

3 Hier können Sie entscheiden, inwieweit ausgeschiedene Mitglieder von der Beitragsberechnung auszuschließen oder einzubeziehen sind: Alle Mitglieder, uneingeschränkt Unabhängig von einem Austrittsdatum erfolgt die Erstellung der DTA Sätze aller Mitglieder Alle Mitglieder mit Austrittsdatum größer... Erstellung der DTA-Buchungssätze für alle Mitglieder einschließlich derer, die ein Austrittsdatum kleiner bzw. gleich dem definierten aufweisen Alle Mitglieder ohne Austrittsdatum Für alle Mitglieder, bei denen kein Austrittsdatum erfasst ist, werden DTA-Buchungssätze erzeugt Bestätigen Sie Ihre Selektion mit OK Die Selektionsmaske bietet Ihnen die Möglichkeit nur bestimmte Mitglieder oder Gruppen auszuwählen, die abgerechnet werden sollen. Beispiel: Sie möchten nicht alle Mitglieder sondern nur die Sparte 01 Fussball abrechnen, so erfassen Sie: Bestätigen Sie Ihre Auswahl mit OK Möchten Sie uneingeschränkt alle Mitglieder abrechnen, so bestätigen Sie die Selektionsmaske ohne Veränderungen mit OK Seite 3 von 16

4 Wählen Sie das gewünschte Jahr für die Beitragsabrechnung, sowie welche Periode(n) abgerechnet werden soll - Bestätigen mit OK Bestätigen Sie die Druckeinrichtung mit OK Hinweis: Der Druck startet nicht automatisch, es wird nur der Drucker für die spätere Druckvorschau eingerichtet. Wählen Sie das gewünschte Laufwerk/Verzeichnis in der die PC-VAB die DTA-Datei (DTAUS0.TXT) speichern soll - Bestätigen Sie mit OK TIPP: Wir empfehlen die DTA-Datei immer unter C:\PC-VAB\DTA abzuspeichern und später auf einen Wechseldatenträger (USB-Stick, Diskette oder CD-ROM) zu kopieren Seite 4 von 16

5 Sie erhalten eine Druckvorschau der Buchungsliste. In dieser finden Sie die abzurechnenden Mitglieder und deren Beiträge, die Gesamtsumme des Lastschrifteinzuges sowie den Begleitzettel. Die Buchungsliste sollte gespeichert ( Datei Speichern unter ) und kann eventuell gedruckt ( Datei Drucken ) werden. Wichtig: Auf der vorletzten Seite der Buchungsliste befindet sich der so genannte Begleitzettel (Abb. rechts), dieser sollte zur Abgabe für die Bank ausgedruckt werden Nach schließen der Druckvorschau, wurde die DTA-Datei (DTAUS0.TXT) sowie der Begleitzettel für den Beitragseinzug erstellt. TIPP: Wir empfehlen in jedem Fall die DTA-Datei (vor der Übergabe an die Bank) auf Richtigkeit zu prüfen! siehe auch 2.6. Prüfung der DTA Um den elektronischen Lastschrifteinzug durchzuführen, benötigt Ihre Hausbank die soeben erstellte DTA-Datei sowie evtl. den ausgedruckten und unterschriebenen Begleitzettel. Übertragung über Wechseldatenträger Dazu kopieren Sie die auf z.b. C:\PC-VAB\DTA gespeicherte DTA-Datei (DTAUS0.TXT) auf eine Diskette, USB-Stick oder brennen diese auf eine CD-ROM. Wechseldatenträger zusammen mit Begleitzettel an die Hausbank. Übertragung Online-Programm Online-Banking ProfiCash, VR-Networld, IBanking siehe eigene Beschreibung Seite 5 von 16

6 2. Rechnungsdruck (Barzahler) Unter dem Menüpunkt Finanzen Rechnungen finden Sie die Auswahl Rechnungen drucken. Dieser Menüpunkt bietet die Möglichkeit, für alle Mitglieder die mit dem Rechnungs- Kennzeichen verschlüsselt sind, eine Rechnung zu erstellen. Legen Sie bitte über die nachfolgende Maske fest, welche Sortierreihenfolge innerhalb der Mitglieder gewünscht wird. Die Ausgabe der Rechnungen erfolgt dann entsprechend der gewählten Sortierung. Im Regelfall sollten Sie die Abfrage der automatischen Alterklassen Umstellung mit Ja bestätigen, damit eventuelle Beitragsanpassungen aufgrund Altersveränderungen automatisch erfolgen können. Die Dialogmaske Selektion Austrittsdatum ermöglicht Ihnen, individuell zu entscheiden, inwieweit ausgeschiedene Mitglieder von dem Rechnungsdruck auszuschließen oder einzubeziehen sind. Seite 6 von 16

7 Sollen uneingeschränkt alle Rechnungszahler angesprochen werden, bestätigen Sie bitte ohne Veränderung die Selektionsmaske mit der OK -Taste. Wünschen Sie für die Erzeugung der Rechnungen weitere Einschränkungen der Mitglieder, wählen Sie die gewünschte Selektionsart und definieren die Auswahl. Wählen Sie das gewünschte Jahr für die Beitragsabrechnung, sowie welche Periode(n) abgerechnet werden soll - Bestätigen mit OK Haben Sie sämtliche Abfragen bzw. Dialogmasken entsprechend Ihren Wünschen bestätigt, werden die Daten für den Druck aufbereitet. Seite 7 von 16

8 Es folgt nun ein Wechsel in den Abschnitt Editor, welcher die Erstellung der Beitragsrechnungen steuert. Das Programm Vereinsabrechnung verfügt über ein eigenes Textprogramm zur Erstellung von Serienbriefen, wobei die Texte im RTF-Format gespeichert werden. Die Funktionalitäten der Menüpunkte entsprechen den Grundfunktionen anderer Textprogramme. Grundsätzlich ist die Software mit Muster-Dokumenten ausgestattet, die Ihnen die Arbeit wesentlich erleichtern sollen. Aktivieren Sie den Menüpunkt Datei Datei öffnen Wählen Sie durch Doppelklick der linken Maustaste Ihre gewünschte Rechnungs-Vorlage oder bestätigen Sie diese mit Öffnen TIPP: Zur schnellen Zielerreichung öffnen eine bereits vorhandene Rechnungsvorlage (z.b. RECH_JB.rtf) und verändern diese nach Belieben Anschließend erscheint die ausgewählte Rechnungsvorlage. Diese enthält einen Standardtext und so genannte Variable, die in den [eckigen Klammern] eingebettet sind. Beides kann durch überschreiben abgeändert bzw. auf Ihre eigenen Vorstellungen angepasst werden. Seite 8 von 16

9 Mit klick auf das Symbol Mischvorgang starten werden alle Variablen Felder durch die in PC-VAB hinterlegten Vereins- bzw. Mitgliederdaten ersetzt. Bestätigen Sie den Mischvorgang mit Ja Bei der Druckausgabe wählen Sie bitte aufgrund einer besseren Kontrolle: Im Arbeitsspeicher mischen, anzeigen und anschließend drucken Wir empfehlen weitere Vorgehensweise: a) Unter Datei Druckvorschau können Sie die erstellten Rechnungen noch einmal genauer prüfen. Sind Sie zufrieden? Ja, so können Sie die Druckvorschau beenden und mit b) fortfahren Nein, schließen Sie die Druckvorschau und beginnen erneut ( Datei Datei öffnen...) b) Speichern Sie Ihre fertigen Rechnungen unter Datei Speichern unter c) Sie können entweder sofort den Rechnungsdruck starten ( Datei Drucken ) oder später über die gespeicherten Rechnungen (b)) Das Textverarbeitungsfenster kann nun geschlossen werden. Die Rechnungserstellung ist abgeschlossen. Seite 9 von 16

10 3. Optionen 3.1. Verwendungszweck Die PC-VAB bietet die verschiedensten Verwendungszweck- Möglichkeiten: Standard bzw. von PC-VAB vorgegebene Verwendungszweck Ohne Veränderung bzw. Eingabe eines Verwendungszwecks greift diese Art von Verwendungszweck Beispiel: Freier Verwendungszweck* Wird in den Vereinstammdaten Zusatzdaten erfasst und gilt für alle Mitglieder Beispiel: Individueller Verwendungszweck* Unter den Mitgliederdaten Beitragsdaten kann für das ausgewählte Mitglied ein individueller Verwendungszweck erfasst werden Beispiel: * Diese Art von Verwendungszweck ist nicht möglich für Mitglieder mit einer anteilmäßigen Berechnung Seite 10 von 16

11 3.2. Mitgliedskonto Innerhalb der Vereinsdaten unter Vereinstammdaten Zusatzdaten können Sie individuell bestimmen, ob die Führung eines internen Mitgliedskontos gewünscht ist. Wurde die Führung des Mitgliedskontos aktiviert, erscheint nach dem Start des Lastschrifteinzuges bzw. schließen der Druckvorschau, egal ob ein Ausdruck der Bankliste erfolgte oder abgebrochen wurde, nachfolgendes Dialogfenster: Wünschen Sie, dass die über DTA erzeugten Datensätze sofort in die internen Mitgliedskonten einfließen, bestätigen Sie dieses Dialogfenster und das anschließende jeweils mit Ja! Dadurch werden Sollstellungen auf den einzelnen, internen Mitgliedskonten erzeugt, die dann nach erfolgter Gutschrift auf dem offiziellen Vereinskonto, ausgeglichen werden können. Sie haben jedoch auch die Möglichkeit, die Sollstellungen zu einem späteren Zeitpunkt in die Mitgliedskonten einfließen zu lassen, wenn Sie das Dialogfenster Automatische Sollstellung mit Nein abschließen. Seite 11 von 16

12 3.3. Wirtschaftsjahr Ändert sich das Wirtschaftsjahr, so kann dies unter den Vereinstammdaten Voreinstellungen (1) erfasst werden Anteilmäßige Berechnung Eine Anteilmäßige Berechnung kann nur dann richtig erfolgen wenn unter den Vereinstammdaten Zusatzdaten die Option Beitrag von bis, Aussetzen, Ermäßigung anbieten (Teilbeträge) aktiviert wurde. Den jeweiligen Anteil erfassen Sie im Beitragsblock unter den Mitgliederdaten Beitragsdaten Seite 12 von 16

13 3.5. Abgerechnete Zeiträume bei Beitragseinzug / Rechnungen prüfen Da in vielen Vereinen unterhalb vom Jahr neue Mitglieder eintreten können, bietet die PC-VAB 3.x die Möglichkeit die noch nicht abgerechneten Mitglieder (in diesem Fall die Neumitglieder) nachträglich abzurechnen. Beispiel: Verein/Gemeinschaft hat bereits am Anfang des Jahres den Jahresbeitrag der Mitglieder eingezogen. Im laufe des Jahres treten neue Mitglieder ein, die am ende des Jahres abgerechnet werden sollen. Hier die Vorgehensweise: 1.) In den Vereinsdaten Zusatzdaten muss vor der ersten Abrechnung (Anfang des Jahres) die Funktion Abgerechnete Zeiträume bei Beitragseinzug/Rechnungen prüfen aktiviert werden. So kann sich die PC-VAB merken welche Mitglieder hier abgerechnet werden und verhindert so eine doppelte Abrechnung. 2.) Starten Sie wie gewohnt den Beitragseinzug. Im Anschluss bestätigen Sie bitte die Frage Abrechnungszeitraum speichern? mit Ja Möchten Sie nun ende des Jahres erneut einen Beitragseinzug machen, um die Neumitglieder abzurechnen, so müssen Sie auf nichts mehr achten. Die PC-VAB weiß welche Mitglieder noch nicht abgerechnet wurden. Seite 13 von 16

14 3.6. DTA-Datei komprimieren (ZIP) Optional mit Kennwortvergabe Die PC-VAB 3.x bietet ein komprimieren (zippen) der erstellten DTA-Datei, um diese z.b. per an die Bank zu übermitteln. Voraussetzung: Sie haben die DTA-Datei bereits erstellt (siehe 1. Lastschrifteinzug DTA) Besitzen mindestens die Version 3.25 (siehe in der PC-VAB unter Hilfe Info ) Starten Sie unter Finanzen Datenträgeraustausch DTA-Datei komprimieren (ZIP) Geben Sie bei Suchen in (roter Kasten) das Laufwerk/Verzeichnis ein, in der Sie die DTA-Datei (DTAUS0.TXT) gespeichert haben. Klicken Sie mit der linken Maustaste auf die gewünschte DTA-Datei und gehen dann auf Öffnen. Wählen Sie nun unter Speichern in (roter Kasten) das Laufwerk/Verzeichnis wo Sie die komprimierte DTA-Datei speichern möchten. Gehen Sie auf Speichern um den Prozess abzuschließen. Seite 14 von 16

15 Wenn Sie den Dateinamen (grüner Kasten) nicht verändert haben, so wird die Datei unter dem Namen DTAUS0.zip auf das gewünschte Laufwerk/Verzeichnis gespeichert. Optional können Sie an dieser Stelle ein Kennwort eingeben. Die komprimierte DTA-Datei kann dann nur noch mit dem erfassten Passwort geöffnet werden. Wünschen Sie kein Kennwort, so fahren Sie ohne Eingabe mit Start fort. Sie erhalten eine Bestätigung über die erfolgreiche Komprimierung Prüfung der DTA-Datei Wir empfehlen vor der Dateiübergabe an die Bank, die erstellte DTA-Datei mit Hilfe der PC-VAB zu überprüfen. Starten Sie unter Dienste DTA/XML-Dienste die Funktion DTA-Datei einzeigen oder drucken Seite 15 von 16

16 Gehen Sie zuerst auf Laden um dann Ihre DTA-Datei (DTAUS0.TXT) öffnen zu können Sie können sich nun den genauen Inhalt Ihrer DTA-Datei anzeigen lassen Seite 16 von 16

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