Beschreibung für den DIR-Creator

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1 Beschreibung des CopyCenter und DIRCreator Beschreibung für den DIR-Creator Legen sie zuerst fest welche Daten sie zum Kopieren über die Kopierstation zur Verfügung stellen möchten. Dieses kann z.b. folgendes sein. Gottesdienstaufnahmen, Jugendstunden, Hochzeitsaufnahmen, Fotos, Bibelschule usw. Diese Ereignisse/Bereiche werden in diesem Programm als Quelle bezeichnet. Zu Anfang sollten Sie auch für die Quellen ein Kürzel festlegen (z. B. Quelle =Bibelschule, Kürzel=BS). Kürzel darf max. 8 Zeichen enthalten. Das CopyCenter benötigt für die Quellen eine einheitliche Ordnerbezeichnung und eine.txt Datei. Diese ist die Kategorie, und trägt den Namen vom Inhalt des Ordners. Dafür verwenden sie den DIR-Creator. Beim Starten des DIR-Creator erscheint folgende Maske: Legen Sie zuerst den Speicherort fest, in denen die wav, mp3 und jpg - Ordner erstellt werden sollen. Durch Klicken auf die entsprechend benannten Zeilen, erscheint der Explorer in dem der Zielordner gewählt oder angelegt werden kann. 1

2 Anschließend klicken Sie auf den Button Konfiguration um die Grundeinstellungen zu definieren. (Blanko) Tragen Sie die regulären Veranstaltungen für die jeweiligen Wochentage ein. Sie sehen 3 untereinander stehende Kategoriefelder. Das zeitlich erste Ereignis an dem Tag, sollte in das 1. Kategoriefeld z.b. Sonntagvormittag, in das 2. Kategoriefeld Sonntagnachmittag- Aufnahmen. Ist an einem Tag nur ein Gottesdienst so wird dieser in das 1. Kategoriefeld eingetragen. Sie können aber auch folgendes Schema verwenden. Das 1. Kategoriefeld ist für Vormittag Aufnahmen, das 2. Kategoriefeld für Nachmittag und das 3. für Abend. Unten links geben Sie das Kürzel der Quelle ein. Die Kürzel der Quellen sollten nicht nachträglich abgeändert werden, da sonst die älteren Dateistrukturen nicht mehr in der CopyCenter angezeigt werden können. Mit OK bestätigen Sie die Einstellungen. Nun können Sie im Kalender auf den gewünschten Tag klicken, für den ein Ordner erstellt werden soll, und die voreingestellte Veranstaltungskategorie einsehen, und gegebenenfalls ändern oder zusätzlich Veranstaltungen hinzufügen. Rechts unten können Sie an und abwählen welche Ordnerarten für die jeweiligen Formate erstellt werden sollen oder nicht. Mit Klicken auf OK werden die Ordner erstellt. Kopieren Sie jetzt ihrer Dateien in den jeweiligen Ordner. 2

3 Erläuterung der Ordnerbezeichnung. In diesem Beispielordner müssten sich die Aufnahmen von dem 1. Gottesdienst am Sonntag im mp3 Format befinden. Beschreibung für das CopyCenter Öffnen Sie nun die Anwendung CopyCenter. Befolgen sie den Hinweis, der beim Erststart erscheint und bestätigen mit OK. In der blauen Menüleiste befindet sich die Konfiguration. Klicken Sie dazu auf folgendes Icon Konfiguration Nun erscheint das Konfigurationsfenster. (Beispieleintragungen) Im 1. Reiter Grundeinstellungen legen Sie die Bezeichnungen der Quellbutton fest. Im Feld Kürzel muss die Kurzform der Quellbezeichnung eingetragen werden. Die Kürzel die im jeweiligen Feld eingetragen werden, müssen immer mit dem Kürzel im DIR-Creator übereinstimmen. Weiterhin muss die Datenart der jeweiligen Quellen festgelegt werden. z. B. Bei Fotos jpg, und Gottesdienstaufnahmen mp3 oder wav. Bei Bedarf kann für jeden Quellbutton noch ein Bild hinterlegt werden. Bei Standort brauchen sie keine Auswahl tätigen, außer sie haben mehrere Kopierstationen und die Quellen sind mit dem Standort der Kopierstationen benannt. 3

4 Es wird nämlich eine Log Datei in dem Ordner erstellt, in dem sich das CopyCenter befindet. Wenn ein Standort angewählt ist, wird der Ordner in dem sich die Protokolle befinden, wie folgt benannt:kürzel des Standortes_Log Hier können sie sehen, wann und was kopiert wurde. Im Bereich Brennsoftware müssen Sie nun die Dateierweiterungen für Audio- und Daten-CD s Ihrer Software eintragen. Voreingestellt ist Nero Burning Rom. Daten CD: nri Audio CD: nra Bsp. Für ein weiteres Brennprogramm CDBurnerXP Daten CD: dxp Audio CD: axp Das voreingestellte Passwort ist Dieses kann nach belieben mit 5 Zeichen abgeändert werden. Sollten sie weniger als 3 Quellbutton belegen, dann wählen sie Themen als Quellbutton, sind aber alle 3 belegt dann wählen sie Themen in der Menüleiste Unten links können Sie anwählen ob das CopyCenter sofort beim Starten im User- Modus (beschränkte Nutzung,nur für Benutzer) gestartet werden soll. Ansonsten startet CopyCenter immer im Master -Modus in dem alle Funktionen aktiv sind. Im 2. Reiter Verzeichnis geben Sie zwingend den Speicherort der Quellen und Themen an. Im oberen Speicherort werden die Daten der Quellen abgelegt. In diesem werden die eingelesenen Daten archiviert. Im unteren legen sie den Speicherort der Themen fest. Diese Funktion ist z.b. für Bruderschaft, Kinderstundenlehrer-/Predigerseminare, Vortragsreihen) vorgesehen. Im Themafenster sind alle Veranstaltungen untereinander aufgelistet und nicht auf den ganzen Kalender verteilt. Diese müssen manuell eingefügt werden. Dazu mehr unter Daten einlesen Diese beiden Quellarchive unterscheiden sich innerhalb ihrer Ordnerstruktur. Daher müssen sie getrennt werden. Im Bereich Laufwerke nicht anzeigen setzen Sie einen Haken vor die Laufwerke, die im CopyCenter ausgeblendet werden sollen. Im 3. Reiter Zeiten können Sie die Einschaltzeit des Bildschirmschoners und den Zeitpunkt für das Herunterfahren des Rechners festlegen. Diese beiden Einstellungen werden nur im User-Modus ausgeführt. Wenn Sie den Button Schaltzeiten betätigen, können Sie für die jeweiligen Wochentage festlegen zu welchen bestimmten Zeiten das CopyCenter für Benutzer gesperrt werden soll. z. Bsp. Während eines Gottesdienstes 4

5 Der 4. Reiter CD-Bestellung Diese Funktion ermöglicht es Personengruppen, die ihre ausgewählten Daten auf CD s haben möchten, in einer Bestellliste abzulegen. Diese wird dann zu einem anderen Zeitpunkt von dem Zuständigen der Kopierstation abgearbeitet und bereitgestellt. Hier legen Sie fest ob die Funktion CD-Bestellen aktiv sein soll. Ist die Funktion aktiv, legen Sie den Speicherort für die Bestelllisten fest, bestimmen die Größe der CD- Rohlinge die Sie verwenden und in welcher Art die Identität des Benutzers geprüft werden soll. Für die Einstellung "Transponder" wird ein RFID-Lesegerät und entsprechende RFID-Chips (verfügbar als Schlüsselanhänger, Karten etc.) voraussgesetzt. Der Reiter CD-Druck ist noch in Arbeit und kann vorerst nicht genutzt werden. Nun ist die Konfiguration beendet. Mit OK verlassen Sie das Konfigurationsmenü. Funktionen der Menüleiste im Master-Modus Daten einlesen In der Regel werden die Gottesdienstaufnahmen auf einem Rechner gespeichert und bearbeitet und ein anderer Rechner ist die Kopierstation über den man die fertigen Aufnahmen auf einen USB-Sticks kopieren kann. Diese Daten müssen nun in den Archivordner der Quellen importiert werden. Dieses wird über die Funktion Daten einlesen abgewickelt. Klicken sie dazu in der Menüleiste auf das Icon Daten einlesen. Stecken Sie nun den USB-Stick mit den fertigen Daten ein. CopyCenter überprüft automatisch den Inhalt des USB-Sticks und listet die Ordner auf die der vorgegebenen Orderstruktur entsprechen. Die Ordner die noch nicht im Quellarchiv existieren erhalten den Status OK, andernfalls erhalten die schon vorhandenen Ordner den Status Zielordner vorhanden. Sollten sich keine Daten in einem Order befinden, so wird angezeigt, welche Art von Daten fehlt. Beispiel: Hat ein Ordner die Formatbezeichnung _mp3_ und es sind keine mp3 Dateien im Ordner vorhanden, so erscheint in der Statusspalte Dateityp MP3 fehlt Sollten mehrere USB-Sticks eingesteckt sein, so müssen Sie den jeweiligen Stick anklicken von dem die Dateien kopiert werden sollen. Sollen die Daten vom lokalen Rechner oder vom bestehenden Netzwerk kommen, so können Sie alternativ über den Button Arbeitsplatz den Ordner anwählen in dem sich die jeweiligen Ordner befinden, die eingelesen werden sollen. Sie können bestimmte Dateiarten vorwählen lassen in dem Sie einen Haken vor das jeweilige Dateiformat setzen oder sie wählen manuell die Order aus die kopiert werden soll. 5

6 Nun können Sie das Einlesen über den Button Kopieren starten. Dies bezieht sich aber nur auf die Quellen. Die Dateien für den Ordner Themen müssen manuell vom USB-Stick in den Speicherort für Themen kopiert werden. Beispielsweise gibt es Aufnahmen von der Allgemeinen Bruderschaft So müsste man einen Ordner im Speicherort der Themen anlegen, ihn nach belieben benennen und die Aufnahmen in den Ordner einfügen. Die Bezeichnung dieses Ordners wird im Themenfenster angezeigt und beim Auswählen desselben wird der Ordner z.b. auf den USB-Stick kopiert. Die Ordner im Speicherort Themen können beliebig benannt werden. Das Fenster Daten einlesen wird nach dem Kopieren automatisch geschlossen. Nun sehen sie auf ihrem Kalender die eingelesenen Daten. Der schwarze Rahmen und der jeweilige Text ist die Kategorie. Dieser besagt, welchen Inhalt der Ordner hat. Entsprechend den 3 Kategoriefeldern, die sie im DIR Creator angelegt haben, erscheint er hier im CopyCenter. Themen Hierüber haben Sie die Möglichkeit verschiedene Vorträge Seminare etc. zu kopieren. All diese Ordner befinden sich im Speicherort für Themen. Bestellung Über diesen Icon gelangen sie zur Übersicht der CD Bestellungen, falls eine Bestellung vorliegt. Bestellübersicht Im linken Fenster haben sie die Übersieht welche Dateiart und Menge der Kunde bestellt hat. Daneben sehen sie noch die Größe der Bestellung in MB. Im rechten Fenster sehen sie den Kunden und seine Bestellung. Durch klicken auf das + Zeichen sehen sie die Bestellung, aufgeteilt in CDs Ein Kunde hat z.b. 5 verschiedene Gottesdienste von Sonntagvormittag ausgewählt und möchte diese im Audio-Format haben. 6

7 Das Programm teilt nun automatisch die Bestellung auf 5 Audio-CD s auf, da die Bestellung nicht komplett auf eine CD passen würde. Die Menge der CD s ist davon abhängig, welchen Rohling sie in der Konfiguration gewählt haben. Der einzelne Ordner selbst wird nicht gesplittet. Es wird nur nach Ordnern aufgeteilt und nicht nach Dateien. Sollte ein einzelner Ordner größer sein als das Fassungsvermögen des Rohlings, so werden Sie mit einem Ausrufezeichen darauf aufmerksam gemacht *!* Das gleiche Schema wird auch für MP3 CD Bestellungen angewandt. Durch klicken auf die CD des Kunden, wird der Inhalt in den Korb der Auswahlübersicht des CopyCenter importiert (rechts unten). Über OK verlassen Sie die Auftragsbestellung und können nun den Inhalt an das Brennprogramm weitergeben oder auch auf einen USB-Stick kopieren. Zum Brennen stehen in der Menüleiste folgende Icons zur Auswahl. Audio-CD brennen Daten-CD brennen Nach dem Klicken auf das Icon öffnet sich ihr Brennprogramm. Nun müssen Sie ihre Auswahl, die sich in der Zwischenablage befindet, entweder über Strg+V oder rechte Maustaste und Einfügen in die leere Zusammenstellung einfügen. Sollten die Daten die Größe des Rohlings überschreiten, haben Sie noch die Möglichkeit, einzelne Dateien zu entfernen. Nun können Sie den Brennvorgang starten. Folgende Extras stehen im Master-Modus zur Verfügung: 1. Über Doppelklick auf eine Kategorie öffnet sich Windows Mediaplayer und der Inhalt wird wiedergegeben. Vorausgesetzt es sind Audio-Formate im Ordner. 2. Über rechte Maustaste auf eine Kategorie können Sie den Inhalt einsehen, gegebenenfalls Änderungen an den Daten vornehmen. 3. Mit gedrückter Shift Taste und linker Maustaste können sie die Kategorie umbenennen. Im User Modus dagegen sind die oben genannten 3 Punkte, sowie Daten einlesen, mp3 und Audio-CD brennen, Bestellung und Konfiguration inaktiv. Um in den Master-Modus zu gelangen klicken Sie rechts oben auf die Schaltfläche Master und tragen das Passwort ein. Bedienung des CopyCenter 1. Den USB-Stick in einen der USB Steckplätze einstecken! Es kann einen Moment dauern bis der Stick erkannt und angezeigt wird. In dieser Zeit können alle Folgeschritte außer Löschen bereits durchgeführt werden. 7

8 2. Den Stick nach Bedarf löschen! Der Stick muss nicht unbedingt gelöscht werden, sondern nur dann, wenn sonst nicht genügend Speicherplatz für die ausgewählten Dateien vorhanden ist. 3. Die gewünschte Quelle auswählen! Die grün markierte Taste und das Bild zeigen die aktuell ausgewählte Quelle an. 4. Die Daten durch antippen auswählen! Eine ausgewählte Datei ist weiß markiert und wird durch erneutes Antippen wieder abgewählt. Durch tippen auf die links stehende Zahl der Kalenderwoche wird die gesamte Woche ausgewählt. Durch tippen auf einen Wochentag, wird der ganze Wochentag des gewählten Monats markiert Jede markierte Datei erscheint im Sammelkorb. 5. Diverse Daten auswählen! Durch Antippen der Taste Themen, gelangen man zu einer Auswahl, von verschieden Vorträgen, Seminare etc. Nachdem die Auswahl durch antippen der einzelnen Daten getroffen wurde, wird das Fenster Themen mit OK geschlossen. 6. Das Kopieren starten! Durch Antippen der grünen Taste mit der Bezeichnung des USB-Sticks wird der Kopiervorgang gestartet. Sollte die Taste Rot werden, müssen Dateien abgewählt werden, da sonst die Sammlung nicht kopiert werden kann. Wenn auf mehrere eingesteckte USB-Sticks die gleichen Dateien kopiert werden sollen, kann jede entsprechende Taste mit der Bezeichnung des USB-Sticks angetippt werden. Es kann hierbei auf mehrere USB-Sticks gleichzeitig kopiert werden. 7. CD Bestellen Wünscht man aber seine Sammlung auf CDs, so tippt man auf die Taste CD Bestellen Folgen sie den Abfragen und tragen den Kundennamen ein und tippen auf OK 8. Sammelkorb löschen! Wenn der erstellte Sammelkorb so nicht mehr kopiert oder bestellt werden soll, kann dieser gelöscht werden. Dieser Vorgang beeinträchtigt nicht den laufenden Kopiervorgang und löscht auch nicht den USB-Stick, sondern leert nur den Sammelkorb, damit der Nächste seine Sammlung erstellen und auch schon parallel kopieren oder bestellen kann. 9. Nach dem Kopieren mit OK bestätigen und den USB-Stick entfernen! 8

9 Bei Fragen und Anregungen wenden Sie sich an 9

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