Datenübernahme aus Datev

Transkript

1 Seite 1 Datenübernahme aus Datev Bereich: ALLGEMEIN Gültig ab: Inhaltsverzeichnis 1. Allgemein 2. Datenübernahme aus Datev 2.1. Übernahme der Stammdaten 2.2. Datenübernahme in FIBU Bereitstellen in Datev Import-Assistent verwenden Summen- und Saldenliste bereitstellen Abweichungen zwischen Kanzlei Rewe und FIBU 2.4. Datenübernahme aus einer Datev-Archiv-CD 2.5. Datenübernahme in BILANZ Export der Daten aus Datev Bilanzbericht Import der Daten in BILANZ Datenübernahme in ANLAG Export der Daten aus Datev ANLAG Import der Daten in ANLAG Datenübernahme in HONORAR/LEISTUNG 2.8. Datenübernahme in LOHN Import aus Datev Lohn + Gehalt Import aus Lodas Übernahme von Microsoft Excel-Anlagen aus Datev-Steuerprogramm 4. Häufige Fragen 46 48

2 Seite 2 1. Allgemein Diese Beschreibung hilft bei der Übernahme von Stammdaten (Mandanten-Adressdaten) und Bewegungsdaten (z. B. Buchungen). Aufgrund der ständigen technischen Anpassungen in unseren sowie auch in den Programmen von Fremdanbietern unterliegt diese Beschreibung ständigen Ergänzungen und Verbesserungen. Bitte beachten Sie, dass Sie immer die aktuellste Version verwenden. Fragen Sie gegebenenfalls telefonisch nach dem aktuellsten Stand. Gerne unterstützen Sie auch unsere Systemberater bei der Datenübernahme. Rufen Sie uns einfach zu einem unverbindlichen Beratungsgespräch unter an. Dort erfahren Sie mehr über Schulungsumfang und Preise Datenübernahme aus Datev Übernahme der Stammdaten Hier wird beschrieben, wie Sie Mandanten-Adressdaten aus Datev-ZMSD in AGENDA ZMIV importieren. Für Umsteiger aus Datev-Systemen gibt es die Möglichkeit, die Mandanten-Adressdaten direkt aus der Datev-ZMSD in die AGENDA ZMIV einzulesen. Eine 100%-ige Übernahme des Datenbestandes ist nicht möglich. Importiert werden aber die wichtigsten Angaben: Name Adresse Steuernummer und Finanzamt Banken Eine Überprüfung der importierten Daten ist notwendig. Für einen ständigen Datenabgleich zwischen der ZMSD und der ZMIV ist diese Schnittstelle nicht geeignet. Felder zur Angabe des Familienstandes, des Berufstandes und der Konfession sind in ZMIV nicht vorhanden und werden deshalb nicht gelesen. Mandanten mit Mandantentyp»Null«werden als Typ»Person mit Firma«importiert. Voraussetzungen Die Datev-ZMSD muss an dem PC aufgerufen werden können, von dem der Import gestartet wird. Sie benötigen dazu Benutzerkennung und Passwort zur Eingabe in die Datev-Nutzungskontrolle. Diese Funktion kann nur von einem Benutzer mit Administrator-Rechten gestartet werden. Schalten Sie in der ZMIV die Feldlängenprüfung aus, in dem Sie das entsprechende Häkchen unter»zmiv Optionen Einstellungen Allgemein Erfassung Feldlängenprüfung ausgeschaltet«setzen. Speichern Sie anschließend die Änderung und schließen Sie das Fenster. Import aus Datev-ZMSD in die AGENDA ZMIV Wählen Sie im Hauptmenü der ZMIV die Funktion:»ZMIV Transfer Import aus Fremdprogrammen Import aus Datev-ZMSD«

3 Seite 3 Wenn Sie die Funktion angewählt haben, werden die Daten für die Darstellung am Bildschirm aufbereitet. Dieser Vorgang kann - abhängig von der Datenmenge - einige Minuten dauern. Anschließend erscheint das folgende Tabellenfenster: Wenn Sie alle Mandanten übernehmen möchten, entfernen Sie das Häkchen bei»nur selektierte Mandanten«. Klicken Sie auf die Schaltfläche <Import>. Sie erhalten eine Kontrollmeldung, die Sie bestätigen, worauf das Einlesen beginnt. Mandanten in die Steuerprogramme exportieren Nachdem alle gewünschten Mandanten in die ZMIV eingelesen wurden, führen Sie diese Funktion aus:»zmiv Transfer Export aller Mandanten nach Steuern«Damit stehen die Mandanten auch in den Steuerprogrammen zur Verfügung. Feldlängenprüfung der ZMIV wieder einschalten Bitte entfernen Sie nach dem erfolgreichen Import aus Datev-ZMSD in der ZMIV wieder das Häkchen für die Feldlängenprüfung:»ZMIV Optionen Einstellungen Allgemein Erfassung Feldlängenprüfung ausgeschaltet«

4 Seite Datenübernahme in FIBU Folgende Daten können aus Datev Kanzlei Rewe in AGENDA FIBU übernommen werden: Kontenbeschriftungen Einzelbuchungen Summen- und Saldenliste OP-Listen Bereitstellen in Datev Kontenbeschriftungen bereitstellen Die Kontenbeschriftungen können über zwei verschiedene Wege aus Kanzlei Rew übernommen werden. Entweder erfolgt dies: durch eine direkte Bereitstellung der Sachkontenbeschriftungen bzw. Personenkontenbeschriftungen über das Postversandformat, oder durch das Einlesen einer Summen- und Saldenliste. Auch hier werden die notwendigen Kontenbeschriftungen eingelesen. Siehe Seite 11. Bitte beachten Sie, dass über diesen Vorgang nur individuelle Sachkonten übergeben werden. Konten aus Standardkontenrahmen (z. B. SKR 03) sind bereits durch die entsprechende Schlüsselung des Sachkontenrahmes beim Mandanten vorhanden und werden daher nicht übergeben. Diese Funktion benötigen Sie also nur, wenn individuelle Kontenbeschriftungen übernommen werden sollen. Öffnen Sie in Kanzlei Rew die Buchführung des Mandanten für das entsprechende Jahr. Wählen Sie den Menüpunkt:»Kanzlei Rew Bestand Exportieren Postversanddaten«Sie können in einem Arbeitsgang beide Kontenbeschriftungen exportieren. Wählen Sie, wie dargestellt, beide Kontenbeschriftungen aus. Als Pfadname geben Sie das Verzeichnis an, in welches die Daten exportiert werden. Wir empfehlen die Festplatte oder einen USB-Stick. Klicken Sie auf <OK> und die Daten werden bereitgestellt. Die Daten werden im so genannten Postversandformat als Datei mit der Bezeichnung»EV01«exportiert.

5 Seite 5 Angabe eines Pfadnamens bei Datev: Der Pfadname darf keine Umlaute und keine Sonderzeichen enthalten, verwenden Sie z.b. den Ordner»x:\agenda\transfer«. Ordner wie z.b.»x:\datenübernahme«sind nicht zulässig. Bitte beachten Sie auch, dass der gewünschte Ordner vor dem Auslesen aus Datev angelegt werden muss. Einzelbuchungen bereitstellen Achtung: Buchungsvorläufe, die über»daten senden«bereitgestellt werden, erhalten nach dem Auslesen eine Sperre. Somit ist eine weitere Bearbeitung dieser Vorläufe nicht mehr möglich. Bitte fertigen Sie deshalb vor dem Auslese-Vorgang eine Datensicherung an, um diese notfalls wieder einspielen zu können. Wählen Sie in Kanzlei Rew zuerst das gewünschte Jahr des entsprechenden Mandanten aus:»kanzlei Rewe Bestand Daten senden Sendedaten«Im folgenden Fenster können die Vorläufe entweder an das Rechenzentrum übertragen oder im Postversandformat auf Diskette oder Festplatte bereitgestellt werden. Sind bereits Vorläufe ins Rechenzentrum übertragen oder konvertiert worden, werden diese hier nicht angezeigt. Über das Kontextmenü (rechte Maustaste) muss in diesem Fall die Funktion»Daten zum Senden wiederholen anzeigen«aufgerufen werden. Dann können alle gewünschten Vorläufe durch Markieren ausgewählt werden. Hinweis zu Funktion»Daten zum Senden wiederholen anzeigen«: Die Funktion»Daten zum Senden wiederholen anzeigen«sollte immer bei der ersten Bereitstellung der Daten im Postversandformat angewählt werden, damit auch alle Vorläufe angezeigt werden. Markieren Sie alle angezeigten Vorläufe, welche Buchungssätze enthalten. Über die Schaltfläche <Einstellungen> wird festgelegt, dass die Daten nicht an das Rechenzentrum gesendet, sondern auf der Festplatte oder auf Diskette gespeichert werden. Legen Sie die Angaben für den Datenpfad fest.

6 Seite 6 Bestätigen Sie den Datenpfad durch <OK> und schließen Sie den Export mit <Senden> ab. Achtung! Besonderheit beim Auslesen der Buchungen im Datev-Format nach der Rückübertragung aus dem Datev-Rechenzentrum. Falls Sie Buchungsdaten zum Sichern an das Rechenzentrum gesendet und die Daten in Ihrem System gelöscht haben, stellt sich das Auslesen der Daten etwas schwieriger dar. Die selbe Problematik stellt sich bei einer Mandatsübergabe durch das Rechenzentrum. Um eine Datenübernahme möglich zu machen, ist es notwendig die Buchungsdaten vom Rechenzentrum rückzuübertragen. Nach der Rückübertragung aus dem Rechenzentrum werden die Buchungen nicht wie normalerweise üblich unter»datei Daten senden«bereitgestellt. Wie können Sie nun Daten im Datev-Format auslesen? Bevor die nachfolgenden Schritte durchgeführt werden können, muss Kanzlei Rew und der entsprechende Mandant geöffnet sein. 1. Öffnen Sie die zu exportierende Primanota 2. Rechte Maustaste auf die Primanota»Exportieren im Postversandformat«

7 Seite 7 3. Vergeben Sie eine beliebige Abrechnungsnummer 4. Bestimmen Sie den Ort der Speicherung (z. B.: C:\transfer\Datev\...) 5. Klicken Sie auf <OK> Dieser Vorgang muss für jede Primanota in diesem Wirtschaftsjahr wiederholt werden. OP-Liste bereitstellen Mit dieser Funktion können die OP-Vorträge, die in Kanzlei Rew nicht als Buchungen zur Verfügung gestellt werden können, eingelesen werden. Mit den Buchungen aus Kanzlei Rew übernehmen Sie den OP-Bestand des laufenden Jahres. Mithilfe der OP-Liste übernehmen Sie die OP-Vorträge aus dem Vorjahr. Beim Einlesen der OP-Liste werden nur die Belege mit einem Buchungsdatum des Vorjahres übernommen. Sie werden über das Konto»907x Offene Posten aus Vorjahren«eingelesen. Bitte beachten: Mahnkennzeichen können nicht übernommen werden! Beispiel: Sie übernehmen den Mandanten «2001«aus Kanzlei Rew. Die laufenden Buchungen (und somit auch die laufenden OP s) werden über das Einlesen der Buchungen übernommen. Die OP-Vorträge aus»2000«werden mithilfe der OP-Liste übernommen, die für den Mandanten»2001«exportiert wurde. Dabei ist es ganz wichtig, dass beim Bereitstellen der OP-Liste wirklich alle Offenen Posten ausgelesen werden, damit alle Vorträge aus»2000«übernommen werden können. Wenn ein Mandant für 2001 übernommen wird, ist auch die OP-Liste in 2001 zu exportieren. Öffnen Sie in Kanzlei Rew den gewünschten Mandanten. Rufen Sie diese Funktion auf:»kanzlei Rew Bestand Exportieren ASCII-Format«Im folgenden Fenster»ASCII-Daten exportieren«legen Sie die Angabe wie gezeigt und in der Tabelle erläutert fest: Bereich Feld Auswahl/Eingabe Format auswählen Datenformat Geschäftspartner (Offene Posten)

8 Seite 8 Bereich Feld Auswahl/Eingabe Geschäftspartner Exportdatei auswählen Formatname Postenumfang Raffung Pfad Dateiname Zeichensatz Geschäftspartner (Offene Posten) unbedingt: Alle Posten unbedingt: ungerafft gewünschter Pfad angeben (z. B. A:\) OP-Liste.txt unbedingt: ASCII Mit einem Klick auf <OK> oder <Exportieren> starten Sie das Auslesen der OP-Daten Import-Assistent verwenden Mandant in FIBU anlegen Mit dieser Funktion können die Kontenbeschriftungen, Einzelbuchungen und die OP-Liste in einem Arbeitsgang eingelesen werden. Wichtig ist, dass die Daten aus Kanzlei Rew in ein eigenes Verzeichnis bereitgestellt werden. Das Verzeichnis darf keine Daten eines anderen Mandanten enthalten. Beispiel: Die Vorgehensweise ist: Sie übernehmen den Mandanten»2008«aus Kanzlei Rew. Stellen Sie alle Daten (Kontenbeschriftungen, die Einzelbuchungen und die OP-Liste) in einem eigenen Verzeichnis bereit. 1. Bereitstellen der Daten in Datev Kanzlei Rew 2. Einlesen mit Hilfe des Import-Assistenten Einlesen in AGENDA FIBU mit Hilfe des Import-Assistenten Wechseln Sie in den gewünschten Mandanten. Rufen Sie im Hauptmenü von FIBU diese Funktion auf:»fibu Transfer Daten einlesen Import-Assistent (Datev)«

9 Seite 9 Erfassen Sie das Verzeichnis, in dem sich die aus Kanzlei Rew bereitgestellten Daten befinden. Klicken Sie auf <Weiter>. Im nächsten Schritt werden die Daten, die zur Verfügung stehen, dargestellt und ausgewählt. In der Regel sind hier die Dateien bereits korrekt ausgewählt, bei Bedarf kann die Auswahl geändert werden. Bestätigen Sie die Auswahl mit <Weiter>, Sie erhalten nun die Einleseoptionen.

10 Seite 10 Wir empfehlen Ihnen, die Optionen wie hier gezeigt auszuwählen und die Auswahl mit <Weiter> zu bestätigen. Anschließend wird eine Zusammenfassung der ausgewählten Vorläufe angezeigt. Mit <Starten> starten Sie den Einlesevorgang. Es werden nun der Reihe nach die Kontenbeschriftungen, die Adressdaten der Personenkonten, die Buchungen und die OP-Liste (falls vorhanden) eingelesen. Werden beim Einlesen Fehler festgestellt, werden diese gesammelt in einem Protokoll ausgegeben. Neue Sachkonten werden ebenfalls protokolliert. Die neu angelegten Konten sollten hinsichtlich der Kontenfunktion überprüft werden, da aus Datev nur die Kontenbeschriftung und keine individuellen Schlüsselungen (wie z.b. automatische Steuerberechnung, Faktor-2 usw.) übernommen werden können. Fehlerhafte Buchungen werden mit eingelesen und müssen nachbearbeitet werden.

11 Seite 11 Tipp: Um den Einlesevorgang zu beschleunigen, sollten Sie bei größeren Buchhaltungen, die das OPOS-Modul aktiviert haben, in den Mandanten-Programmdaten folgende Option für den Einlesevorgang deaktivieren:»stammdaten Mandanten- Programmdaten; Register OPOS1: Beim Buchen sofort ausziffern« Summen- und Saldenliste bereitstellen Alternativ zum Import-Assistenten ist es auch möglich, lediglich eine Summen- und Saldenliste einzulesen. Mit dieser Funktion können die EB-Werte, monatliche oder kumulierte Jahresverkehrszahlen sowie Kontenbeschriftungen übernommen werden. Öffnen Sie in Kanzlei Rew den gewünschten Mandanten. Rufen Sie die Summen- und Saldenliste auf:»kanzlei Rew Auswertungen Summen- und Saldenliste«Wählen Sie im Register Allgemein den zu exportierenden Zeitraum und unbedingt die Option»Alle Konten«. Klicken Sie auf <OK>. Die Summen- und Saldenliste wird am Bildschirm dargestellt. Klicken Sie auf eine beliebige Zeile und öffnen Sie mit der rechten Maustaste das Kontextmenü. Im Kontextmenü wählen Sie die Funktion»Kopieren Alles«, damit wird die Summen- und Saldenliste in die Zwischenablage kopiert. Öffnen Sie MS-Excel und fügen Sie die Daten aus der Zwischenablage in ein neues Tabellenblatt ein:»ms-excel Bearbeiten Einfügen«

12 Seite 12 Die Daten stehen in MS-Excel bereit. Speichern Sie diese als Excel-Arbeitsmappe.»MS-Excel Datei Speichern untertransfer Daten einlesen Einlesen Summen- Die Datenübernahme erfolgt in AGENDA FIBU über und Saldenliste« Abweichungen zwischen Kanzlei Rewe und FIBU Bitte beachten: Die hier beschriebenen Buchungsvorgänge bzw. Konten werden bei AGENDA FIBU abweichend zu Datev Kanzlei Rew behandelt! Istversteuerung, Buchungen von Zahlungseingängen Generell wird beim Buchen eines Zahlungseinganges über ein Personenkonto ohne Angaben eines Steuerschlüssels immer der volle Steuersatz von»nicht fällig«auf»fällig«umgebucht. Soll keine Steuer umgebucht werden, ist bei AGENDA der Steuerschlüssel 1 (für Steuerfrei) zu verwenden und nicht wie bei Datev der Steuerschlüssel 40. Mithilfe der Reorganisation kann in der Buchungserfassung hier bei Bedarf ein»automatischer«austausch der Steuerschlüssel durchgeführt werden.

13 Seite 13 OP-Vorträge über Konten 90xx Offene Posten aus Vorjahren Bei Datev ist es möglich, beim Verwenden der OP-Vortragskonten»Offene Posten aus Vorjahren«das Belegdatum der Rechnung zu erfassen. Beispiel: Vortragsbuchung über Konto 9078 mit Datum im Januar Bei AGENDA wird das Datum mit eingelesen und erscheint somit im Fehlerprotokoll. Diese Buchungen müssen korrigiert werden, es muss das Datum (09) erfasst werden. Das Belegdatum kann in diesem Fall bei Bedarf z.b. im Buchungstext erfasst werden. Nichtabzugsfähige Bewirtungskosten Nach dem Einlesen von Buchungen aus Datev kann es im Bereich des Kontos Bewirtungskosten zu Abweichungen kommen. Ursächlich ist hier die von Datev erzeugte, interne Umbuchung der nichtabzugsfähigen Bewirtungskosten. Diese kann nicht für AGENDA FIBU ausgelesen werden; auf dem Konto Bewirtungskosten wird somit der gesamte gebuchte Aufwand dargestellt. Der nichtabzugsfähige Anteil muss daher manuell umgebucht werden Datenübernahme aus einer Datev-Archiv-CD Aus der Datev-Archiv-CD kann nur die Summen- und Saldenliste übernommen werden. Die Übernahme von Stammdaten und Vorläufen ist nicht möglich. Für den Zugriff auf die Archiv-CD wird ein Passwort benötigt. Dieses wird von der Datev in einem gesonderten Schreiben versandt. Vorgehensweise: 1. Bereitstellung Datev-Archiv-CD Um die Summen- und Saldenliste für AGENDA FIBU auslesen zu können, muss die Datev-Archiv-CD auf dem System installiert werden. Die Installationsroutine startet i. d. R. selbstständig nach dem Einlegen der Archiv-CD in das CD-ROM-Laufwerk. Ist die Autostart-Funktion des CD-ROM-Laufwerks deaktiviert, starten Sie die Installation über das Programm RWPINST.EXE im Verzeichnis RWARCHIV der CD. Bitte folgen Sie den Anweisungen des SETUP. Bei Fragen und Problemen wenden Sie sich bitte an den Datev-Support. Nach erfolgter Installation starten Sie die Anwendung über»start Programme Datev Rechnungswesen und Jahresabschluss Rechnungswesen-Archiv«. Öffnen Sie mittels»bestand Öffnen«den gewünschten Mandanten und Wirtschaftsjahr.

14 Seite 14 Wählen Sie zur Anzeige der Summen- und Saldenliste in der Menüleiste»Auswertungen FIBU Jahres-Summen- und Saldenliste«. Der Export der SuSa-Daten muss getrennt nach Sachkonten, Debitoren und Kreditoren (sofern vorhanden) erfolgen. Klicken Sie hierzu im Register Sachkonten mit der rechten Maustaste in die Liste und wählen Sie im»kontextmenü Kopieren Alles«. Starten Sie anschließend Microsoft Excel und fügen die Werte über»bearbeiten Einfügen«in eine neue Arbeitsmappe ein. Speichern Sie die Datei nun unverändert unter einem eindeutigen Namen auf Ihrer Festplatte (z. B. SuSa2008.xls).

15 Seite 15 Wiederholen Sie die Schritte für die Debitoren-SuSa und Kreditoren-SuSa (verwenden Sie hierzu z. B.. die Dateinamen SuSa2008DEB.xls und SuSa2008KRED.xls). 2. Nachbearbeitung Microsoft Excel Bevor die Summen- und Saldenliste in AGENDA FIBU eingelesen werden kann, müssen die Dateien noch bearbeitet werden. Öffnen Sie hierfür die erstellte Excel-Datei (in dieser Beschreibung: SuSa2008. xls (siehe oben). Die nachfolgenden Schritte sind auch für die Tabellen SuSa2008DEB.xls und SuSa2008KRED.xls (sofern vorhanden) durchzuführen. Die Original-Datei sieht vom Aufbau wie folgt aus: Für die Übernahme werden nur die Spalten Konto, Bezeichnung, EB-Wert, S, H, Summe Soll und Summe Haben benötigt. Die letzten drei Spalten (Saldo, S, H) können daher gelöscht werden. Die Summenzeilen werden bei Einlesen ignoriert und können somit unverändert bleiben. In der Datev Summen- und Saldenliste sind unter Umständen einige Konten in einem»falschen«bereich angelegt. Es handelt sich hierbei um die Konten und Im Kontenrahmen SKR03 werden diese Konten für»steuerfreier EG-Erwerbe«verwendet. Bitte ändern Sie ggf. die Kontonummern direkt in der Excel-Tabelle ab. Speichern Sie nun die Änderungen und beenden das Programm MS-Excel. 3. Einlesen AGENDA FIBU Zum Einlesen der Summen- und Saldenliste in AGENDA muss der Mandant für das entsprechende Wirtschaftsjahr angelegt und geöffnet sein. Wählen Sie anschließend im FIBU-Hauptmenü die Funktion»Transfer Daten einlesen Einlesen Summen- und Saldenliste«. Im folgenden Dialogfenster ist die erstellte Datei (z- B. SuSa2006.xls) sowie die Abrechnungsnummer zu erfassen. Bitte beachten Sie hierbei, dass lediglich die kumulierten Werte zum Wirtschaftsjahresende eingelesen werden. Die Optionen wählen Sie bitte wie in der Darstellung ersichtlich.

16 Seite 16 Klicken Sie auf <Starten>. Vor dem eigentlichen Import muss nun die sogenannte Definitonsdatei wie folgt verwaltet werden: Bitte speichern Sie im Anschluss die Änderungen über das Disketten-Symbol Starten des Imports das Fenster über. und verlassen zum

17 Seite 17 Im Rahmen des Imports wird eine Prüfung der Buchungen und Konten durchgeführt. Im Fehlerfall erhalten Sie ein entsprechendes Protokoll zur Nachbearbeitung im Anschluss an den Einlesevorgang. Bestätigen Sie die Abfrage zum Löschen der Importdatei bitte mit <Nein>, um die Originaldaten zu erhalten. Ggf. muss der Import für die Debitoren-/Kreditoren-SuSa wiederholt werden. Der Import ist damit abgeschlossen. Überprüfen Sie die eingelesen Daten nun manuell auf Vollständigkeit und Korrektheit Datenübernahme in BILANZ Sofern Bilanzberichte bisher in Datev-BILANZBERICHT erstellt wurden, können die dort verwendeten Textbausteine über die folgende Vorgehensweise nach BILANZ kopiert werden.

18 Seite Export der Daten aus Datev Bilanzbericht Öffnen Sie den Bilanzbericht des Mandanten in Datev-BILANZBERICHT. Der Datenexport wird über diese Funktion aufgerufen:»datev-bilanzbericht Bestand Ausgeben«Wählen Sie - wie dargestellt - im Fenster»Ausgeben«in der Gruppe»Ausgabeziele«die Option»Exportieren im Rich-Text-Format«und klicken Sie auf <OK>. Wählen Sie anschließend einen Ausgabepfad aus und vergeben Sie einen eindeutigen Namen für die Datei. Das kann beispielsweise sein: A:\Datev2002.rtf. Speichern Sie die Datei und verlassen Sie Datev- BILANZBERICHT.

19 Seite Import der Daten in BILANZ Starten Sie MS-Word und öffnen Sie die aus Datev-BILANZBERICHT exportierte Datei. Markieren Sie den Text und kopieren Sie diesen in die Zwischenablage:»MS-Word Bearbeiten Kopieren«Starten Sie BILANZ und rufen Sie die Textbaustein-Verwaltung auf:»bilanz Bearbeitung Textbausteine-Verwaltung«Legen Sie einen neuen Textbaustein an:»datei Neu«Fügen Sie den - beim Export aus Datev-BILANZBERICHT in die Zwischenablage kopierten - Text in den neuen Textbaustein ein:»bearbeiten Einfügen«Speichern und schließen Sie den Textbaustein Datenübernahme in ANLAG Über diese Funktion werden Anlagegüter aus einer MS-Excel-Datei importiert. Die MS-Excel-Datei kann entweder automatisch durch einen Datenexport der Datev-ANLAG oder manuell erstellt worden sein Export der Daten aus Datev ANLAG Aus Datev können die Anlagegüter folgendermaßen exportiert werden: Öffnen Sie den Mandanten für das entsprechende Wirtschaftsjahr. Der Datenexport erfolgt über die Funktion»Datev-ANLAG Auswertungen Inventarverzeichnis«

20 Seite 20 Wählen Sie die Liste»Auswertung Inventar +AHK + AfA +BW (Quer)«. Alle anderen Auswertungen sind zu entfernen. Als weitere Einstellungen sind zu wählen:

21 Seite 21 Ausgabeziele: Register Allgemein Register Filter Keine Filterkriterien:

22 Seite 22 Register Sortierung 1. Sortierkriterium»Kontonummer«: Beachten Sie: Entfernen Sie das Häkchen bei der Option»Neue Seite«und setzen Sie ein Häkchen bei»summe ausgeben«und»mit Gruppenkopf«. USB-Stick einlegen Schließen Sie den USB-Stick an und starten Sie die Ausgabe durch Klick auf die Schaltfläche <Ausgeben> Import der Daten in ANLAG Mandant anlegen Der Mandant muss in ANLAG angelegt werden. Das Wirtschaftsjahr ist hierbei das Folgejahr des aus Datev-ANLAG exportierten Wirtschaftsjahres (folgen Sie dem Assistenten):»ANLAG Bestand Mandant neu«daten importieren Starten Sie die Funktion mit:»anlag Transfer Daten einlesen Datev Import«

23 Seite 23 Wählen Sie bei»importdatei«das Verzeichnis, in welches Sie die Auswertung in Datev-ANLAG (z. B. Diskettenlaufwerk A:\ ) exportiert haben. Anschließend wird die Tabelle aufgebaut. Klicken Sie auf, um den Import zu starten. Im Protokollbereich des Fensters wird das Ergebnis des Datenimports dargestellt. Beispiel: Die Bearbeitung des ANLAG-Bestandes soll für das Wirtschaftsjahr 2009 erstmals über ANLAG durchgeführt werden. In Datev-ANLAG ist das»vorjahr«zu exportieren, somit das Inventarverzeichnis zum Diese Datei wird importiert, die AGENDA-Berechnung beginnt am Wirtschaftsgüter, die Sie im Jahr 2009 und später erfasst haben, müssen manuell in ANLAG nacherfasst werden. Nach einer erfolgreichen Übernahme sind die exportierten Anlagegüter in ANLAG vorhanden, und können hier bearbeitet werden Datenübernahme in HONORAR/LEISTUNG Derzeit gibt es keine Möglichkeiten der Datenübernahme aus Datev-EIGENORGANISATION in die AGENDA-Programme HONORAR, LEISTUNG und PC-TERMINAL.

24 Info für Anwender Nr Seite Datenübernahme in LOHN Import aus Datev Lohn + Gehalt Allgemeines Mit der Funktion»Transfer Import Personaldaten aus Fremdprogrammen Import Datev Lohn und Gehalt für Windows«können Personaldaten aus Datev Lohn und Gehalt für Windows in LOHN importiert werden. Sie finden nachstehend eine Beschreibung, wie Sie die Daten aus Datev Lohn und Gehalt exportieren 25, in Lohn einen Mandanten anlegen 26 und die Stammdaten festlegen 27. Anschließend erfolgt der Import der Daten 27 und die notwendige Nachbearbeitung der Personaldaten 30 in LOHN. Eine manuelle Erfassung der in Datev Lohn und Gehalt angelegten Mitarbeiter in LOHN ist nicht notwendig. Beachten Sie jedoch, dass nur Personal-Adressdaten importiert werden und die Personaldaten nach dem Import nachgearbeitet werden müssen. Ein Import der Fehlzeiten Festbezüge Lohnkontowerte* SV-Vorjahreswerte* ist zum derzeitigen Stand nicht möglich. * Diese Werte können in den ersten zwei Abrechnungsmonaten in LOHN eingegeben werden. Weitere Informationen finden Sie in der Kapitelhilfe:»Hilfe Kapitelhilfe Index = Fehlzeiten bzw. Festbezüge bzw. Lohnkontowerte bzw. SV- Vorjahreswerte«Besonderheiten zum Meldewesen Liegt das Eintrittsdatum des Mitarbeiters vor dem ersten Abrechnungsmonat mit AGENDA LOHN wird mit der ersten Monatsberechnung automatisch eine Anmeldung mit dem Grund 13 - Anmeldung wegen sonstiger Gründe erstellt. Diese Meldung ist abzugeben, wenn durch Datev Lohn und Gehalt eine Abmeldung mit dem Grund 36 (Abmeldung wegen Wechsel des Entgeltabrechnungssystems) erzeugt wurde. Wurde durch Datev Lohn und Gehalt keine Abmeldung mit Grund 36 erstellt ist dort als Austrittsdatum der letzte Tag der Abrechnung zu erfassen. In AGENDA LOHN ist in diesem Fall als Eintrittsdatum der erste Tag der Abrechnung mit AGENDA LOHN zu erfassen. Beispiel: Abrechnung mit Datev Lohn und Gehalt bis Juni Erster Abrechnungsmonat mit AGENDA LOHN ist der Juli Eine Abmeldung mit Grund 36 wurde durch Datev Lohn und Gehalt nicht erzeugt. In diesem Fall ist im Monat Juni 2008 bei allen Arbeitnehmern als Austrittsdatum der zu erfassen. Es wird eine Abmeldung mit Grund 30 erzeugt. In AGENDA LOHN»Personaldaten Adresse«ist als Eintrittsdatum der zu erfassen. Es wird eine Anmeldung mit Grund 10 erzeugt.

25 Info für Anwender Nr Seite 25 Erstbestückung der Zentralen Daten in LOHN Vor dem Import muss die Erstbestückung der Zentralen Daten in LOHN durchgeführt und der jeweilige Mandant in LOHN angelegt sein. Die Vorgehensweise finden Sie im Schnelleinstieg beschrieben:»hilfe Kapitelhilfe Schnelleinstieg«-oder-»Hilfe Infos für Anwender LOHN Schnelleinstieg Nr. 1601«Export aus Datev Lohn und Gehalt Voraussetzung für den Export der Personalstammdaten ist, dass die Mitarbeiter in Datev Lohn und Gehalt für den Ausgabemonat abgerechnet wurden. Es werden immer die aktuell abgerechneten Stammdaten ausgegeben. Lediglich für historisch gehaltene Stammdaten (z.b. Steuerklasse) werden die für den zu erzeugenden Monat aktuellen Daten herangezogen. Beachten Sie, dass nur Stammdaten bereits abgerechneter Mitarbeiter exportiert werden können. Öffnen Sie in Datev Lohn und Gehalt den gewünschten Mandanten und wählen Sie im Hauptmenü die Funktion:»Datev Lohn und Gehalt Mandant Exportieren«Es wird das Fenster»Exportieren«geöffnet. Wählen Sie die Registerkarte ASCII-Export und nehmen Sie die nachstehend beschriebenen Einstellungen für den Export vor.»registerkarte ASCII-Export«

26 Seite 26 Kontrollieren Sie den»abrechnungsmonat«, für den der Export erfolgen soll. Normalerweise müssen keine Änderungen vorgenommen werden. Legen Sie das»zielverzeichnis«fest, in dem die Daten beim Export gespeichert werden sollen. Sinnvoll ist ein Verzeichnis, auf das der PC-Arbeitsplatz, auf dem LOHN installiert ist, ebenfalls Zugriff hat. Ist dies nicht möglich, so speichern Sie die Daten auf einem Wechseldatenträger, z.b. Diskettenlaufwerk oder ZIP-Laufwerk. Verändern Sie nicht die»standardeinstellungen«: Feldtrennzeichen: Strichpunkt Trennzeichen zwischen Datensätzen: Enter/Return Kommazeichen bei Zahlen: Komma (,) Texterkennungszeichen: Anführungszeichen/Zollzeichen («) Datumstrennzeichen: Punkt (.) Mit Klick auf die Schaltfläche <Exportieren> stehen die Stammdaten im Zielverzeichnis für den Import in LOHN zur Verfügung. Mandant in LOHN anlegen Vor dem Import der Personaldaten muss der Mandant in LOHN angelegt werden (Beschreibung siehe: Schnelleinstieg). Als Beginn der Lohnabrechnung legen Sie den Monat fest, ab dem die Bearbeitung in LOHN erfolgen soll. Wurde der Mandant in Datev Lohn und Gehalt bis einschließlich Oktober abgerechnet, so geben Sie in LOHN als Beginn»November«an. Mandant anlegen und Beginn der Lohnabrechnung festlegen»lohn Bestand Mandant neu«folgen Sie dem Assistenten, mit dem Sie einen neuen Mandanten anlegen können.

27 Seite 27 Stammdaten für Mandanten anlegen Folgende Daten müssen entsprechend der Anlage in Datev Lohn und Gehalt in LOHN hinterlegt werden:»lohn Stammdaten Mandanten-Krankenkassen etc.«mandanten-krankenkassen - Betriebsnummer und Bezeichnung Betriebsstätten - Nummer und Bezeichnung Kostenstellen - Nummer und Bezeichnung Abteilungen - Nummer und Bezeichnung Gemeinden - Bezeichnung Import in LOHN Der Importvorgang besteht aus drei Schritten: 1. Schritt: Import-Datei auswählen 2. Schritt: Daten einlesen 3. Schritt: Einlesevorgang starten»lohn Transfer Import Personaldaten aus Fremdprogramm Import Datev Lohn und Gehalt für Windows«1. Schritt: Import-Datei auswählen Wählen Sie die zu importierende Datei aus. Bei Export aus Datev Lohn und Gehalt werden zwei Dateien mit der Endung»txt«bereitgestellt. Für den Import der Stammdaten in LOHN wird folgende Datei benötigt: LG_ASCII_(Mandanten-Nr. 5-stellig)_(ausgewählter Abrechnungszeitraum)_(VKZ)_SD.txt

28 Seite Schritt: Auswahl der zu importierenden Daten Legen Sie fest, welche Datensätze aus der Import-Datei importiert werden sollen. Import-Optionen: Option»Vorhandene überschreiben«: Es werden bereits angelegte Datensätze mit der gleichen Nummer (Personalnummer) komplett überschrieben. Option»Nur markierte«: Importiert werden nur die markierten Datensätze (Hinweis: Einen Bereich von Datensätzen markieren = Linksklick auf den ersten Datensatz, <Umschalt>-Taste gedrückt halten und Linksklick auf den letzten gewünschten Datensatz). Es wurde»keine Auswahl«vorgenommen: Alle angezeigten Datensätze werden importiert. Sind bereits Datensätze mit der gleichen Personalnummer angelegt, werden diese nicht überschrieben. Es wurden»beide Optionen ausgewählt«: Es werden alle angezeigten Datensätze importiert und dabei alle Datensätze mit der gleichen, bereits vorhandenen Personalnummer überschrieben. Lesen Sie die Daten über die Schaltfläche <Datei lesen> ein.

29 Seite 29 Angezeigt werden: die Datensätze, die importiert werden können (oberer Bereich) das Einlese-Protokoll Beim Einlesen werden bereits die Mussfelder und Plausibilitäten der Personaldaten geprüft. Wurde beispielsweise in Datev Lohn und Gehalt ein Mitarbeiter ohne Hausnummer in der Adresse angelegt, wird dies als Fehler dargestellt, da es sich in LOHN um eine Musseingabe handelt. An dieser Stelle können die Personaldaten noch nicht nachbearbeitet werden! Das Protokoll dient ausschließlich Informationszwecken. Drucken Sie sich das Protokoll über das Druck-Symbol für die Nachbearbeitung der Daten aus. 3. Schritt: Einlese-Vorgang starten Mit Klick auf die Schaltfläche <Einlesen Starten> werden die Personaldaten importiert. Beachten Sie bitte, dass beim Import gegebenenfalls bestehende Personalnummern überschrieben werden. Es erfolgt eine Abfrage, ob im Vorjahr ausgetretene Mitarbeiter übernommen werden sollen:

30 Seite 30 Der erfolgreiche Import wird Ihnen durch eine Meldung angezeigt: Im unteren Bereich wird das Import-Protokoll dargestellt, das Sie über das Druck-Symbol ausdrucken können. Nachbearbeitung der Personaldaten Nach dem Import der Personaldaten wählen Sie die Funktion»Stammdaten Personaldaten«Die Mitarbeiter sind alle mit einem gelben Warndreieck gekennzeichnet. Klicken Sie einen Mitarbeiter doppelt an, werden Ihnen alle Felder angezeigt, die in LOHN als Mussfelder geschlüsselt sind und nachträglich erfasst werden müssen. Bitte beachten Sie, dass nicht der gesamte Datenbestand durch Datev Lohn und Gehalt exportiert wird. Diese fehlenden Daten können aus diesem Grund nicht in LOHN eingelesen werden. Leider ist es uns nicht möglich, auf die einzelnen von Datev nicht bereitgestellten Daten einzugehen. AGS und etin werden automatisch anhand der importierten Mitarbeiterdaten (z. B. PLZ und Ort) ermittelt und müssen mit den Angaben auf der LSt-Karte abgeglichen werden. Sollen die Beiträge und Arbeitgeber-Zuschüsse zur freiwilligen KV/PV automatisch berechnet werden, aktivieren Sie bitte die Option»Freiwillige KV/PV«in den Personaldaten:»Stammdaten Personaldaten SV Freiwillige KV/PV«Nachdem die Nachbearbeitung der Personaldaten abgeschlossen ist, können Festbezüge, Lohnkontowerte und SV-Vorjahreswerte erfasst werden. Weitere Informationen finden Sie in der Kapitelhilfe:»Hilfe Kapitelhilfe Index = Festbezüge bzw. Lohnkontowerte bzw. SV-Vorjahreswerte«In der Regel müssen folgende Daten nachträglich überarbeitet werden: Register SV Adresse Adresse Adresse Adresse Adresse Steuer Feldname Krankenkasse Die Krankenkasse ist in jedem Fall, für jeden Mitarbeiter manuell zu hinterlegen. Angaben zum Namen (Vorsatz/Zusatz; Titel)* Angaben zu Geburtsdaten (Geburtsname; Vorsatz/Zusatz; Geburtsort)* Zahlungsart* Es kann nur die Zahlungsart»Überweisung«übernommen werden. Abweichende Eingaben sind manuell vorzunehmen. Abweichender Empfänger* Vorverdienste* etin

31 Seite 31 Register Feldname Sie wird anhand der importierten Mitarbeiterdaten ermittelt und muss mit den Angaben auf der LSt-Karte abgeglichen werden. Steuer Steuer Steuer Steuer Meldewesen Meldewesen Meldewesen AGS Er wird anhand der importierten Mitarbeiterdaten ermittelt und muss mit den Angaben auf der LSt-Karte abgeglichen werden. Gültigkeit Freibetrag/Hinzurechnungsbetrag Standardmäßig ist das aktuelle Jahr hinterlegt. (z. B. 2006/01-12) Weicht die Gültigkeit laut Steuerkarte ab, ist diese manuell nachzuarbeiten*. Familienstand Mögliche Einstellungen sind: - ledig - verheiratet. Abweichende Eingaben sind manuell vorzunehmen. Besonderheiten (Versorgungsfreibetrag abziehen; Kammerbeitrag unterdrücken; KiSt Kappung unterdrücken; Mindestkirchensteuer Unterdrücken; voraussichtlicher Jahresverdienst) Eur. SV-Nummer; Eur. Geburtsland* Nationalität Standardmäßig ist Deutschland hinterlegt. Abweichende Nationalitäten sind manuell nachzuarbeiten. Rechtskreis Ist für den Mitarbeiter ein anderer, als in den Mandantenprogrammdaten hinterlegten, Rechtskreis gültig, ist dieser manuell zu hinterlegen. Meldewesen Besonderheiten (Geringverdiener; Pensionär; Vorruhestand)* SV SV SV Firma Firma Firma Firma Freiwillige KV/PV Die erforderlichen Angaben können nicht automatisch übernommen werden. Ist ein Mitarbeiter freiwillig versichert ist er in LOHN wie folgt zu schlüsseln: Beitragsgruppe: 9-X-X-X. Aktivierung der Checkbox freiwillige KV/PV. Der Beitrag wird anhand der Beitragsbemessungsgrenze automatisch ermittelt. Näheres hierzu in der Kapitelhilfe und Direkthilfe (freiwillige KV). Private KV/PV Die erforderlichen Angaben können nicht automatisch übernommen werden. Ist ein Mitarbeiter privat versichert ist er in LOHN wie folgt zu schlüsseln: Beitragsgruppe: 0-X-X-0. Aktivierung der Checkbox private KV/PV. Erfassung der Gesamtbeiträge für KV und PV. Die Berechnung und Überwachung der maximalen Zuschüsse erfolgt automatisch. Näheres hierzu in der Kapitelhilfe und Direkthilfe (private KV/PV). Rente an Versorgungswerk (Kasse; Mitgliedsnummer)* Arbeitszeiten (h/monat; h/tag)* Resturlaub Vorjahr* Berufsgenossenschaft / Gefahrenklasse Als Standard ist hier 1 / 1 eingestellt. Näheres hierzu in der Kapitelhilfe und Direkthilfe (Berufsgenossenschaft) Wehrdienst/Zivildienst* Firma Kostenstelle 1* Es wird die Stammkostenstelle übernommen. Weitere Kostenstellen, sowie die Prozentualen Anteile sind manuell nachzuarbeiten. (Kostenstelle 2-5). Die mit Sternchen (*) gekennzeichneten Angaben werden nicht von Datev Lohn und Gehalt exportiert und müssen aus diesem Grund manuell nachgearbeitet werden.

32 Seite 32 Nachbearbeitung von Mitarbeitern in Fehlzeit (Krankengeld, Krankentagegeld, Mutterschaftsgeld)»Stammdaten Personaldaten Fehlzeiten«Erster Abrechnungsmonat in AGENDA LOHN ist in allen Beispielen der Januar Der Mitarbeiter bezieht seit Krankengeld und nimmt seine Beschäftigung am wieder auf. Den Mitarbeiter legen Sie im Januar 2008 an.»stammdaten Personaldaten Fehlzeiten«Bereich: Art: 1. Fehlzeit Letzter Tag mit Entgelt: Erster Tag mit Entgelt: Krankengeld, Krankentagegeld, Mutterschaftsgeld Der Mitarbeiter bezieht seit Krankengeld und nimmt seine Beschäftigung am wieder auf. Den Mitarbeiter legen Sie erst im Februar 2008 an. Die Unterbrechungsmeldung im Januar 2008 kann von AGENDA-LOHN nicht automatisch erzeugt werden. Erfassen Sie deshalb die Unterbrechungsmeldung in SV-Net und übermitteln diese.»stammdaten Personaldaten Register Fehlzeiten«Bereich: 1. Fehlzeit Erster Tag mit Entgelt: Anzahl»U«: 1

33 Seite 33 Damit die Folge-Meldungen (Ab- und Jahresmeldungen usw.) korrekt erzeugt werden, erfassen Sie im Folgemonat März 2008 den 1. Tag mit Entgelt noch mal. Der Mitarbeiter bezieht sei Krankengeld und nimmt am seine Beschäftigung wieder auf. Den Mitarbeiter legen Sie erst im Februar 2008 an.»stammdaten Personaldaten Register Fehlzeiten«Bereich: 1. Fehlzeit Erster Tag mit Entgelt: Anzahl»U«: 1 Damit die Folge-Meldungen (Ab- und Jahresmeldungen usw.) korrekt erzeugt werden, erfassen Sie im Folgemonat März 2008 den 1. Tag mit Entgelt noch mal. Erziehungsurlaub Der Mitarbeiter ist seit in Erziehungsurlaub und nimmt am seine Beschäftigung wieder auf. Den Mitarbeiter legen Sie im Januar 2008 an.»stammdaten Personaldaten Register Fehlzeiten«Bereich: Art: 1. Fehlzeit Erziehungsurlaub Letzter Tag mit Entgelt: Erster Tag mit Entgelt:

34 Seite 34 Der Mitarbeiter ist seit in Erziehungsurlaub und nimmt am seine Beschäftigung wieder auf. Den Mitarbeiter legen Sie erst im Februar 2008 an. Die Unterbrechungsmeldung im Januar 2008 kann von AGENDA LOHN nicht automatisch erzeugt werden. Erfassen Sie deshalb die Unterbrechungsmeldung in SV-Net und übermitteln diese.»stammdaten Personaldaten Register Fehlzeiten«Bereich: 1. Fehlzeit Erster Tag mit Entgelt: Anzahl»U«: 1 Damit die Folge-Meldungen (Ab- und Jahresmeldungen usw.) korrekt erzeugt werden, erfassen Sie im Folgemonat März 2008 den 1. Tag mit Entgelt noch mal. Der Mitarbeiter ist seit in Erziehungsurlaub und nimmt am seine Beschäftigung wieder auf. Den Mitarbeiter legen Sie erst im Februar 2008 an.»stammdaten Personaldaten Register Fehlzeiten«Bereich: 1. Fehlzeit Erster Tag mit Entgelt: Anzahl»U«: 1 Damit die Folge-Meldungen (Ab- und Jahresmeldungen usw.) korrekt erzeugt werden, erfassen Sie im Folgemonat März 2008 den 1. Tag mit Entgelt noch mal.

35 Seite 35 Unbezahlter Urlaub, unentschuldigtes Fehlen Der Mitarbeiter ist seit im Unbezahlten Urlaub und nimmt am seine Beschäftigung wieder auf. Art: Den Mitarbeiter legen Sie im Januar 2008 an.»stammdaten Personaldaten Register Fehlzeiten«Letzter Tag mit Entgelt: Erster Tag mit Entgelt: Unbezahlter Urlaub, unentschuldigtes Fehlen Import aus Lodas Allgemeines Mit der Funktion»Transfer Import Personaldaten aus Fremdprogrammen Import Datev Lodas«können Personaldaten aus Datev Lodas in LOHN importiert werden. Die Personaldaten müssen nach dem Import nachbearbeitet werden. Sie finden nachstehend eine Beschreibung, wie Sie die Daten aus Datev Lodas exportieren 37, in Lohn einen Mandanten anlegen 39 und die Stammdaten festlegen 40. Anschließend erfolgt der Import der Daten 40 und die notwendige Nachbearbeitung der Personaldaten 42 in LOHN. Eine manuelle Erfassung der in Datev Lodas angelegten Mitarbeiter in LOHN ist nicht notwendig. Beachten Sie jedoch, dass nur Personal-Adressdaten importiert werden und die Personaldaten nach dem Import nachgearbeitet werden müssen. Ein Import der Fehlzeiten, Festbezüge, Lohnkontowerte* und SV-Vorjahreswerte* ist zum derzeitigen Stand nicht möglich. * Diese Werte können in den ersten zwei Abrechnungsmonaten in LOHN eingegeben werden. Weitere Informationen finden Sie in der Kapitelhilfe:»Hilfe Kapitelhilfe Index = Fehlzeiten bzw. Festbezüge bzw. Lohnkontowerte bzw. SV- Vorjahreswerte«Besonderheiten zum Meldewesen Liegt das Eintrittsdatum des Mitarbeiters vor dem ersten Abrechnungsmonat mit AGENDA LOHN wird mit der ersten Monatsberechnung automatisch eine Anmeldung mit dem Grund 13 - Anmeldung wegen sonstiger Gründe erstellt.

36 Info für Anwender Nr Seite 36 Diese Meldung ist abzugeben, wenn durch Datev Lodas eine Abmeldung mit dem Grund 36 (Abmeldung wegen Wechsel des Entgeltabrechnungssystem) erzeugt wurde. Wurde durch Datev Lodas keine Abmeldung mit Grund 36 erstellt ist dort als Austrittsdatum der letzte Tag der Abrechnung zu erfassen. In AGENDA LOHN ist in diesem Fall als Eintrittsdatum der erste Tag der Abrechnung mit AGENDA LOHN zu erfassen. Beispiel: Abrechnung mit Datev Lodas bis Juni Erster Abrechnungsmonat mit AGENDA LOHN ist der Juli Eine Abmeldung mit Grund 36 wurde durch Datev Lodas nicht erzeugt. In diesem Fall ist im Monat Juni 2008 bei allen Arbeitnehmern als Austrittsdatum der zu erfassen. Es wird eine Abmeldung mit Grund 30 erzeugt. In AGENDA LOHN»Personaldaten Adresse«ist als Eintrittsdatum der zu erfassen. Es wird eine Anmeldung mit Grund 10 erzeugt. Wechsel mit Januarabrechnung Sollte der Umstieg auf LOHN mit der Januarabrechnung erfolgen ist bezüglich der Jahresmeldungen folgendes zu beachten: die Lohnabrechnung Januar muss parallel (unsere Empfehlung) bzw.»fiktiv«(d.h., ohne die tatsächlichen Bezüge oder Stammdaten) in Datev Lodas und LOHN erfolgen. Ein Ausdruck der Jahresmeldungen aus Datev Lodas ist sonst nicht möglich. Für das Programm Datev Lodas besteht eine dreimonatige Kündigungsfrist. Um zu gewährleisten, dass die Auswertung der Jahresmeldungen durch die Datev erfolgt, sollte Datev Lodas nicht vor Oktober gekündigt werden. sollte bei einem Mitarbeiter die Anwendung der Märzklausel nötig sein, ist die von Datev Lodas erstellte Jahresmeldung manuell zu korrigieren. Erstbestückung der Zentralen Daten in LOHN Vor dem Import muss die Erstbestückung der Zentralen Daten in LOHN durchgeführt und der jeweilige Mandant in LOHN angelegt sein. Die Vorgehensweise finden Sie im Schnelleinstieg beschrieben:»hilfe Kapitelhilfe Schnelleinstieg«-oder-»Hilfe Infos für Anwender LOHN Schnelleinstieg Nr. 1601«

37 Seite 37 Export aus Datev Lodas Der Export aus Datev Lodas besteht aus drei Schritten: 1. Schritt: Auswertungsabruf Mandant 2. Schritt: Daten an Rechenzentrum senden 3. Schritt: Rückübertragung und Export 1. Schritt: Auswertungsabruf Öffnen Sie in Datev Lodas den zu übernehmenden Mandanten. Für die Übernahme wird der Ausdruck aller Personalstammdaten in elektronischer Form benötigt. Der Abruf erfolgt über die Menüzeile:»Datev Lodas Erfassen Mandantendaten Temp. Auswertungssteuerung Auswertungsabruf Mandant«Sie können die Personaldaten gesamt für den Abruf schlüsseln. Erfassen Sie die im Bild gezeigte Zeile: Es muss in der Spalte tmp. Fach»KRÜ«(für Kanzleirückübertrag) geschlüsselt sein! 2. Schritt: Daten senden Über»Datev Lodas Mandant Sendedaten Daten senden«müssen die Personal-Stammdaten an das Datev-Rechenzentrum übertragen werden.

38 Seite Schritt: Rückübertragung und Export Um Daten rückübertragen zu können, benötigen Sie das Programm»LODAS-Auswertungen und Druck«(kostenpflichtiges Zusatzmodul der Datev). Nach erfolgreichem Versand und einer Wartezeit von ca. 3 Stunden können die Daten zurückgeholt werden. Starten Sie das Programm»LODAS-Auswertungen und Druck«. Öffnen Sie»Datev Lodas-Auswertung Holauftrag erstellen«bestätigen Sie die Schaltfläche mit <OK>. Öffnen Sie über den Strukturbaum die Auswertung. Setzen Sie ein Häkchen bei der Auswertung»Personaldaten gesamt«. Wählen Sie»LODAS-Auswertungen Exportieren«. Speichern Sie die Daten auf Diskette ab.

39 Seite 39 Die Daten können nun in LOHN eingelesen werden. Mandant in LOHN anlegen Vor dem Import der Personaldaten muss der Mandant in LOHN angelegt werden (Beschreibung siehe: Schnelleinstieg). Als Beginn der Lohnabrechnung legen Sie den Monat fest, ab dem die Bearbeitung in LOHN erfolgen soll. Wurde der Mandant in Datev Lodas bis einschließlich Oktober abgerechnet, so geben Sie in LOHN als Beginn»November«an. Mandant anlegen und Beginn der Lohnabrechnung festlegen»lohn Bestand Mandant neu«folgen Sie dem Assistenten, mit dem Sie einen neuen Mandanten anlegen können.

40 Seite 40 Stammdaten für Mandanten anlegen Folgende Daten müssen entsprechend der Anlage in Datev Lodas in LOHN hinterlegt werden:»lohn Stammdaten Mandanten-Krankenkassen etc.«mandanten-krankenkassen - Betriebsnummer und Bezeichnung Betriebsstätten - Nummer und Bezeichnung Kostenstellen - Nummer und Bezeichnung Abteilungen - Nummer und Bezeichnung Gemeinden - Bezeichnung Import in LOHN Der Importvorgang besteht aus drei Schritten: 1. Schritt: Import-Datei auswählen 2. Schritt: Auswahl der zu importierenden Daten 3. Schritt: Einlesevorgang starten»lohn Transfer Personaldaten aus Fremdprogramm Import Datev Lodas«1. Schritt: Import-Datei Wählen Sie die zu importierende Datei aus (Speicherort der aus Datev Lodas exportierten Daten, z.b. Diskettenlaufwerk A:\). Lesen Sie die Daten über die Schaltfläche <Datei lesen> ein.

41 Seite 41 Angezeigt wird: die Datensätze, die importiert werden können (oberer Bereich) das Einlese-Protokoll Beim Einlesen werden bereits die Mussfelder und Plausibilitäten der Personaldaten geprüft. Wurde beispielsweise in Datev Lodas ein Mitarbeiter ohne Hausnummer in der Adresse angelegt, wird dies als Fehler dargestellt, da es sich in LOHN um eine Musseingabe handelt. An dieser Stelle können die Personaldaten noch nicht nachbearbeitet werden! Das Protokoll dient ausschließlich zu Informationszwecken. Drucken Sie sich das Protokoll über das Druck-Symbol für die Nachbearbeitung der Daten aus. 2. Schritt: Auswahl der zu importierenden Daten Legen Sie fest, welche Datensätze aus der Import-Datei importiert werden sollen. Import-Optionen: Option»Nur markierte«: Es werden die markierten Datensätze importiert (Hinweis: Einen Bereich von Datensätzen markieren = Linksklick auf den ersten Datensatz, <Umschalt>-Taste gedrückt halten und Linksklick auf den letzten gewünschten Datensatz). Beachten Sie bitte, dass beim Import bestehende Personalnummern überschrieben werden. 3. Schritt: Einlese-Vorgang starten Mit Klick auf die Schaltfläche <Einlesen Starten> werden die Personaldaten importiert. Es erfolgt eine Abfrage, ob im Vorjahr ausgetretene Mitarbeiter übernommen werden sollen:

42 Seite 42 Der erfolgreiche Import wird Ihnen durch eine Meldung angezeigt: Im unteren Bereich wird das Import-Protokoll dargestellt, das Sie über das Druck-Symbol ausdrucken können. Nachbearbeitung der Personaldaten Nach dem Import der Personaldaten wählen Sie die Funktion»Stammdaten Personaldaten«Die Mitarbeiter sind alle mit einem gelben Warndreieck gekennzeichnet. Klicken Sie einen Mitarbeiter doppelt an, werden Ihnen alle Felder angezeigt, die in LOHN als Mussfelder geschlüsselt und nachzubearbeiten sind. Sie finden nachstehend eine Beschreibung, wie Sie die Daten aus Datev Lodas exportieren 37, in Lohn einen Mandanten anlegen 39 und die Stammdaten festlegen 40. Anschließend erfolgt der Import der Daten 40 und die notwendige Nachbearbeitung der Personaldaten 42 in LOHN. Nach dem Import sollten die Daten einmal vollständig kontrolliert werden. Bitte beachten Sie, dass nicht der gesamte Datenbestand durch Datev Lodas exportiert wird und aus diesem Grund nicht sämtliche Daten übernommen werden können. Leider ist es uns nicht möglich, auf die einzelnen von Datev Lodas nicht bereitgestellten Daten einzugehen. AGS und etin werden automatisch anhand der importierten Mitarbeiterdaten (z. B. PLZ und Ort) ermittelt und müssen mit den Angaben auf der LSt-Karte abgeglichen werden. Sollen die Beiträge und Arbeitgeber-Zuschüsse zur freiwilligen KV/PV automatisch berechnet werden, aktivieren Sie bitte die Option»Freiwillige KV/PV«in den Personaldaten:»Stammdaten Personaldaten SV Freiwillige KV/PV«Nachdem die Nachbearbeitung der Personaldaten abgeschlossen ist, können Festbezüge, Lohnkontowerte und SV-Vorjahreswerte erfasst werden. Weitere Informationen finden Sie in der Kapitelhilfe:»Hilfe Kapitelhilfe Index = Festbezüge bzw. Lohnkontowerte bzw. SV-Vorjahreswerte«Folgende Daten müssen in jedem Fall nachträglich überarbeitet werden:»stammdaten Personaldaten SV Krankenkasse/Geschäftsstelle (Mussfeld)«

43 Seite 43 Die Krankenkassengeschäftsstellen können aus Sicherheitsgründen in keinem Fall übernommen werden. Daher sind diese bei jedem Mitarbeiter manuell zuzuordnen.»stammdaten Personaldaten Steuern Jahresfreibetrag/Monatsfreibetrag«Standardmäßig wird hier die Gültigkeit für das aktuelle Jahr von 01 bis 12 eingetragen. Weichen die Eintragungen auf der Lohnsteuerkarte hiervon ab ist dies manuell anzupassen.»stammdaten Personaldaten Meldewesen Bundesland/Rechtskreis«Nach dem Import wird automatisch das in den Mandanten-Programmdaten hinterlegte Bundesland, sowie der beim Mandanten hinterlegte Rechtskreis eingetragen. Individuell gültige Einstellungen sind manuell vorzunehmen.»stammdaten Personaldaten Meldewesen Nationalität«Standardmäßig wird hier Deutschland eingetragen. Abweichende Nationalitäten sind manuell anzupassen.»stammdaten Personaldaten SV Freiwillige KV/PV«Sollen die Beiträge und AG-Zuschüsse zur freiwilligen KV/PV automatisch berechnet werden, ist in diesem Feld das Häkchen zu setzen. Nachbearbeitung von Mitarbeitern in Fehlzeit (Krankengeld, Krankentagegeld, Mutterschaftsgeld)»Stammdaten Personaldaten Fehlzeiten«Erster Abrechnungsmonat in AGENDA LOHN ist in allen Beispielen der Januar Der Mitarbeiter bezieht seit Krankengeld und nimmt seine Beschäftigung am wieder auf. Den Mitarbeiter legen Sie im Januar 2008 an.»stammdaten Personaldaten Fehlzeiten«Bereich: Art: 1. Fehlzeit Letzter Tag mit Entgelt: Erster Tag mit Entgelt: Krankengeld, Krankentagegeld, Mutterschaftsgeld

44 Seite 44 Der Mitarbeiter bezieht seit Krankengeld und nimmt seine Beschäftigung am wieder auf. Den Mitarbeiter legen Sie erst im Februar 2008 an. Die Unterbrechungsmeldung im Januar 2008 kann von AGENDA-LOHN nicht automatisch erzeugt werden. Erfassen Sie deshalb die Unterbrechungsmeldung in SV-Net und übermitteln diese.»stammdaten Personaldaten Register Fehlzeiten«Bereich: 1. Fehlzeit Erster Tag mit Entgelt: Anzahl»U«: 1 Damit die Folge-Meldungen (Ab- und Jahresmeldungen usw.) korrekt erzeugt werden, erfassen Sie im Folgemonat März 2008 den 1. Tag mit Entgelt noch mal. Der Mitarbeiter bezieht sei Krankengeld und nimmt am seine Beschäftigung wieder auf. Den Mitarbeiter legen Sie erst im Februar 2008 an.»stammdaten Personaldaten Register Fehlzeiten«Bereich: 1. Fehlzeit Erster Tag mit Entgelt: Anzahl»U«: 1 Damit die Folge-Meldungen (Ab- und Jahresmeldungen usw.) korrekt erzeugt werden, erfassen Sie im Folgemonat März 2008 den 1. Tag mit Entgelt noch mal. Erziehungsurlaub Der Mitarbeiter ist seit in Erziehungsurlaub und nimmt am seine Beschäftigung wieder auf. Den Mitarbeiter legen Sie im Januar 2008 an.»stammdaten Personaldaten Register Fehlzeiten«

45 Seite 45 Bereich: 1. Fehlzeit Art: Erziehungsurlaub Letzter Tag mit Entgelt: Erster Tag mit Entgelt: Der Mitarbeiter ist seit in Erziehungsurlaub und nimmt am seine Beschäftigung wieder auf. Den Mitarbeiter legen Sie erst im Februar 2008 an. Die Unterbrechungsmeldung im Januar 2008 kann von AGENDA LOHN nicht automatisch erzeugt werden. Erfassen Sie deshalb die Unterbrechungsmeldung in SV-Net und übermitteln diese.»stammdaten Personaldaten Register Fehlzeiten«Bereich: 1. Fehlzeit Erster Tag mit Entgelt: Anzahl»U«: 1 Damit die Folge-Meldungen (Ab- und Jahresmeldungen usw.) korrekt erzeugt werden, erfassen Sie im Folgemonat März 2008 den 1. Tag mit Entgelt noch mal. Der Mitarbeiter ist seit in Erziehungsurlaub und nimmt am seine Beschäftigung wieder auf. Den Mitarbeiter legen Sie erst im Februar 2008 an.»stammdaten Personaldaten Register Fehlzeiten«Bereich: 1. Fehlzeit Erster Tag mit Entgelt: Anzahl»U«: 1

46 Seite 46 Damit die Folge-Meldungen (Ab- und Jahresmeldungen usw.) korrekt erzeugt werden, erfassen Sie im Folgemonat März 2008 den 1. Tag mit Entgelt noch mal. Unbezahlter Urlaub, unentschuldigtes Fehlen Der Mitarbeiter ist seit im Unbezahlten Urlaub und nimmt am seine Beschäftigung wieder auf. Art: Den Mitarbeiter legen Sie im Januar 2008 an.»stammdaten Personaldaten Register Fehlzeiten«Letzter Tag mit Entgelt: Erster Tag mit Entgelt: Unbezahlter Urlaub, unentschuldigtes Fehlen 3. Übernahme von Microsoft Excel-Anlagen aus Datev-Steuerprogramm Im Folgenden wird die Übernahme von MS-Excel-Anlagen aus dem Datev-Steuerprogramm beschrieben. Eine Übernahme der erfassten Daten ist aus programmtechnischen Gründen nicht möglich. Öffnen Sie die gewünschte MS-Excel-Anlage im Steuerprogramm der Datev (z. B. Einkommensteuer). Speichern Sie nun über den Menüpunkt»MS-Excel Datei Kopie speichern unter«die Anlage in einem beliebigen Verzeichnis ab. Achten Sie darauf, dass der Dateiname mit.xls endet.

47 Seite 47 Nach dem Speichern können Sie das Datev-Programm verlassen. Starten Sie ein Programm von AGENDA-STEUERN (z. B. ESt) und verfahren Sie so, als würden Sie eine neue Excel-Anlage anlegen. Die einzige Abweichung besteht darin, dass Sie im gezeigten Auswahlfenster keine Anlage auswählen, sondern die Schaltfläche <Importieren> anklicken (ausführlichere Informationen über den Import von Excel-Anlagen können Sie über die Schaltfläche <Hilfe> aufrufen). Im nächsten Schritt wählen Sie zuerst die von Ihnen gespeicherte Anlage aus. Dann entscheiden Sie, welches Rechenblatt importiert werden soll. Bestätigen Sie anschließend Ihre Auswahl mit der Schaltfläche <Erstellen>.

48 Seite 48 Nun ist Ihre Anlage in die Steuererklärung importiert und Sie müssen nur noch festlegen, welcher Wert in welches Feld der Erklärung übernommen werden soll (auch hier erhalten Sie über die Schaltfläche <Hilfe> ausführlichere Informationen zu diesem Thema). 4. Häufige Fragen Können alle Jahre des Mandanten auf einmal eingelesen werden? Nein, das ist nicht möglich. Die Wirtschaftsjahre müssen einzeln eingelesen werden. Können alle Jahre des Mandanten in einem Ordner gespeichert werden? Nein, das ist nicht möglich. Die Wirtschaftsjahre müssen jeweils in einem separaten Ordner gespeichert werden. Können GDPdU-Daten aus Datev eingelesen werden? Nein, das ist nicht möglich.