Erhöhte Anforderungen für Unternehmen!?

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1 Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff GoBD Erhöhte Anforderungen für Unternehmen!? 23. Juni 2015 Ramona Neumann

2 Inhalt 2 1. Rechtliche Grundlagen im Überblick 2. Ziel der GoBD 3. Konkretisierungen 4. Umsetzung der GoBD im Unternehmen

3 1. Rechtliche Grundlagen im Überblick Buchführungspflichten 3 Rechtliche Grundlagen 238 HGB Buchführungs- Pflicht 239 HGB Führung der Handelsbücher 257 HGB Aufbewahrung von Unterlagen, Aufbewahrungs -fristen 140, 141 AO Buchführungs- Pflicht 145, 146 AO Ordnungsvorschriften für die Buchführung und für Aufzeichnungen 147 AO Ordnungsvorschriften für die Aufbewahrung von Unterlagen Abgeleitete Grundsätze GoB Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung Auslegung durch Fachverbände, Wirtschaft und Finanzverwaltung IDW RS FAIT 1 Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung bei Einsatz von Informationstechnologie GoBIT (Entwurf) Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung beim IT-Einsatz GoBD Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form

4 2. Ziel der GoBD Vielzahl von Vorgaben zu elektronischen Buchführung und Archivierung 4 GoBS Grundsätze ordnungsmäßiger DVgestützter Buchführungssysteme GDPdU Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen Diverse FAQs, u. a. - GDPdU - Elektronische Rechnungen GoBIT (Entwurf) Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung beim IT-Einsatz GoBD Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff

5 2. Ziel der GoDB Keine Änderungen der materiellen Rechtslage bzw. der Verwaltungsauffassung 5 Charakter eines BMF-Schreibens Verwaltungsanweisung, in erster Linie adressiert an Mitarbeiter der Finanzverwaltung Die GoBD legen die Ordnungsvorschriften der 145 bis 147 AO aus. Neufassung der GoBD wird von der Finanzverwaltung begründet mit: Anpassung an die technische Entwicklung Fehlendes Problembewusstsein bei Softwarehäusern und Anwendern Unvollständige und nicht zeitgerechte Buchungen oder Aufzeichnungen Fehlverwendung oder Missbrauch von Menüfunktionen Einsatz von Phantomware, Zappern Löschen von Daten innerhalb der Aufbewahrungsfrist Fehlende und unzureichende Verfahrensdokumentation

6 Ziel der GoB Grundsatz der Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit 6 Prüfbarkeit muss in beide Richtungen gegeben sein Beleg Erfassung Verarbeitung Bilanz / GuV Steuererklärung AV UV EK SoPo RSt Vbl Beleg Erfassung Verarbeitung Bilanz / GuV Steuererklärung

7 3. Konkretisierungen 1 Primärqualifikationsrecht des Steuerpflichtigen 7 GoBD-Anforderungen Identifikation von relevanten Haupt- und Nebensystemen Bestimmung aufbewahrungspflichtiger Dokumente/Daten über Geschäftsvorfälle der zum Verständnis und zur Überprüfung erforderlichen Unterlagen Abgrenzung von schutzwürdigen nicht vorlagepflichtigen Daten Betroffene Unternehmensbereiche Sämtliche Unternehmensbereiche mit Bezug zu Geschäftsvorfällen -, Archivierungs- und DMS-Systeme Belegablage/Archivierung RBSM GoBD-Check Verfahrensdokumentation BP-Betreuung

8 3. Konkretisierungen 2 Zeitgerechte Erfassung und Ordnung von Grundaufzeichnungen 8 GoBD-Anforderung Erfassung von unbaren Geschäftsvorfällen innerhalb von zehn Tagen als Orientierung ( ist unbedenklich ) Tägliche Aufzeichnung bei Bargeschäften ( 146 AO) Journalbuchung/-festschreibung bis zum Ende des Folgemonats Belegerfassung in Grundaufzeichnungen (geordnete Belegablage, Sicherung gegen Verlust oder unprotokollierte Änderungen) Betroffene Unternehmensbereiche Alle Geschäftspost (Papier/elektronisch) empfangenden/erzeugenden Bereiche Organisation des Informations- und Belegflusses Ausgelagerte Rechnungswesen-Funktionen Verfahrensfestlegung RBSM Einführung skalierbarer Prozesse im Rechnungswesen Verfahrensdokumentation Übernahme von Buchhaltungsleistungen

9 3. Konkretisierungen 2 Beispiel: Anforderung Informationsgehalt Journal 9 Vorgabe der Finanzverwaltung über die Angaben in einem Journal Eindeutige Belegnummer Buchungsbetrag Währungsangaben und Wechselkurs bei Fremdwährung Buchungstext Erläuterung des Geschäftsvorfalls Belegdatum, soweit nicht aus dem Grundbuchaufzeichnungen ersichtlich Buchungsdatum Erfassungsdatum, soweit nicht aus dem Grundbuchaufzeichnungen ersichtlich Autorisierung soweit vorhanden Buchungsperiode, Zuordnung UStVA-Zeitraum Umsatzsteuersatz Steuerschlüssel, soweit vorhanden Umsatzsteuerbetrag Umsatzsteuerkonto Umsatzsteuer-Identifikationsnummer Steuernummer Konto und Gegenkonto Buchungsschlüssel (soweit vorhanden) Soll- und Haben-Betrag

10 3. Konkretisierungen 3 Unveränderbarkeit von Aufzeichnungen und Buchungen 10 GoBD-Anforderung Unveränderliche Belegerfassung ab dem Zeitpunkt der erstmaligen Aufzeichnung (nicht zwingend IT-gestützt) Festschreibung der Buchung bis zum Ablauf des Folgemonats (Termin der USt- Voranmeldung) Änderungshistorie für Stammdaten Unveränderbare und indexierte Aufbewahrung von digitalen Belegen Betroffene Unternehmensbereiche Haupt- und Nebenbuchhaltungssysteme (z. B. Warenwirtschaft, Lohnabrechnung) End-User-Computing IT-Betrieb (Datensicherung und Zugriffsschutz) Belegablage/Archivierung Stammdatenprotokollierung Verfahrensfestlegung RBSM GoBD-Check Einführung/Zertifizierung DMS-System Software- und Schnittstellenzertifizierung Verfahrensdokumentation

11 3. Konkretisierungen 4 Aufbewahrung von elektronischen Belegen 11 GoBD-Anforderungen Unveränderbare Aufbewahrung sämtlicher im Unternehmen entstandener oder in digitaler Form eingegangener aufzeichnungs-/aufbewahrungspflichtiger Daten, Datensätze und elektronischer Dokumente Einzelaufzeichnungspflicht Sicherstellung der maschinellen Auswertbarkeit über die gesamte Aufbewahrungsfrist Verbot unprotokollierter Änderungen von Belegen, Aufzeichnungen und Buchungssätzen Betroffene Unternehmensbereiche Haupt- und Nebenbuchhaltungssysteme Bewegungsdaten/Einzelaufzeichnungen Stammdaten Datenstrukturen Belegablage/Archivierung RBSM Einführung/Zertifizierung DMS-System Durchführung von BP- Simulationen/GDPdU- Check Verfahrensdokumentation

12 3. Konkretisierungen 5 Verfahrensdokumentation 12 GoBD-Anforderungen Nachvollziehbarkeit des Gesamtverfahrens Anwender-, System- und Betriebsdokumentation Aufbewahrungspflicht Versionierung Aktualität Unternehmensspezifische Richtlinien, Verfahren und Kontrollen (IKS) Betroffene Unternehmensbereiche Alle Unternehmensbereiche mit Bezug zu Geschäftsvorfällen IT-Systeme und -Verfahren Outsourcing RBSM Einführung skalierbarer Prozesse im Rechnungswesen Einrichtung Kontrollsystem Vertragsgestaltung Verfahrensdokumentation

13 3. Konkretisierungen 6 Maschinelle Auswertbarkeit 13 GoBD-Anforderungen Anforderung zur Aufbewahrung von elektronischen Daten im Ursprungsformat und ggf. konvertierten Formaten Verlustfreie Aufbewahrung auch nach Konvertierung ( Inhouse-Format ) Systemwechsel und Migration Altsystem-Abschaltung Betroffene Unternehmensbereiche Alle Unternehmensbereiche mit Bezug zu Geschäftsvorfällen Archivierungs- und DMS-Systeme Dateiablage RBSM GoBD-Check Verfahrensdokumentation BP-Betreuung Einführung/Zertifizierung DMS-System

14 3. Konkretisierung 6 Beispiel Art des Datenzugriffs 14 Unmittelbarer Zugriff Z1 Der Prüfer greift unter Nutzung der unternehmenseigenen Hard- und Software auf die gespeicherten Daten zu und nimmt selbst Auswertungen (filtern, sortieren) vor. Mittelbarer Zugriff Z2 Das Unternehmen nimmt die Auswertungen durch interne, mit dem System vertraute Personen nach Vorgaben der Finanzverwaltung vor. Datenträgerüberlassung Z3 Dem Prüfer werden gespeicherte Unterlagen und Aufzeichnungen in maschinell auswertbarer Form zur Verfügung gestellt; Auswertung erfolgt mit DV der Finanzverwaltung

15 4. Umsetzung der GoBD im Unternehmen 15 Relevante Teilbereiche des Unternehmens Richtlinien Wissensverwaltung Geschäftsprozesse Anwendungssysteme Finanzen Mitarbeiter Vorgehensweise Transparenz schaffen Anforderungen interpretieren Projekt definieren Verantwortliche bestimmen Dokumentieren Kontrollieren Konkretisierung/Änderung der Anforderungen zu Nachvollziehbarkeit Verfahrensdokumentation Unveränderbarkeit Beleg-, Journal- und Kontenfunktion Aufbewahrung Zeitnahe Erfassung IKS Prämissen Anforderungen der Finanzverwaltung nicht beeinflussbar Umsetzung so gut wie nötig, nicht so gut wie möglich Professionalisierung Chancen zur Prozessoptimierung/Digitalisierung nutzen

16 RBSM-Leistungsspektrum 16 Prozessberatung Buchhaltung Prozessreorganisation Buchhaltungsleistungen Erstellung von Organisationshandbüchern Interne Festlegungen Geschäftsprozess Finanzen Simulation der Betriebsprüfung Erstellung von Verfahrensdokumentationen Anwendungssysteme Wissensverwaltung Mitarbeiter Prüfung von USt-Risiken Einführung/Zertifizierung relevanter IT-Systeme (DMS, Archiv, Fibu,...) Betreuung der Betriebsprüfung

17 Ihre Ansprechpartner 17 Ramona Neumann Uwe Ehrsam Steuerberaterin Managerin Diplom-Kaufmann Wirtschaftsprüfer, Steuerberater Partner Roever Broenner Susat Mazars GmbH & Co. KG Wirtschaftsprüfungsgesellschaft Steuerberatungsgesellschaft Petersstraße Leipzig T F E Roever Broenner Susat Mazars GmbH & Co. KG Wirtschaftsprüfungsgesellschaft Steuerberatungsgesellschaft Zwingerforum Postplatz Dresden T F E

18 Standorte 18 Berlin Auguste-Viktoria-Straße Berlin Tel: Hausvogteiplatz Berlin Tel: Rankestraße Berlin Tel: Hamburg Domstraße Hamburg Tel: Frankfurt am Main Gervinusstraße Frankfurt am Main Tel: Theodor-Stern-Kai Frankfurt am Main Tel: Düsseldorf Bennigsen-Platz Düsseldorf Tel: München Bernhard-Wicki-Straße München Tel: Herzog-Heinrich-Straße München Tel: Leipzig Petersstraße Leipzig Tel: Riemannstraße 29 b Leipzig Tel: Köln Aachener Straße Köln Tel: Nürnberg Längenstraße Nürnberg Tel: Stuttgart Friedrichstraße Stuttgart Tel: Dresden Postplatz Dresden Tel: Greifswald Steinbeckerstraße Greifswald Tel: Potsdam Hebbelstraße Potsdam Tel:

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