Infoblatt Thema: Jahresaktualisierung Erstattungsantrag: Ausweisung von Arbeitgeberzuschüssen zur betrieblichen Altersvorsorge 7

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1 Inhalt 1 Jahresaktualisierung Neue Formulare Lohn Empfohlene Vorgehensweise für Lohnanwender Allgemeine Informationen zur Jahresaktualisierung Änderungen im Sozialversicherungsrecht (Rechengrößen 2016) Versenden von Daten im Bereich der Sozialversicherung Erstattungsantrag: Ausweisung von Arbeitgeberzuschüssen zur betrieblichen Altersvorsorge Erneutes Versenden von Daten an Annahmestellen Änderung einer Bezeichnung in den Abrechnungsvorgaben LoSt-Bescheinigung 2016: neues Register: "Vorgabe" Lohnsteuerbescheinigung: Zeiträume ohne Anspruch auf Arbeitslohn (ab 2015) LoSt-Bescheinigung 2016: Korrektur / Stornierung UV-Jahresmeldungen Allgemein Anpassungen im Programm Erstellung der UV-Jahresmeldungen Allgemeine Informationen zum Jahreswechsel Erstellung und Übertragung der Sozialversicherungsmeldungen (Jahresmeldungen) Lohnsteuerbescheinigung drucken / übertragen 17 3 Copyright 23 1 Jahresaktualisierung 2016 ii 1.1 Neue Formulare 2016 Die folgenden neuen Formulare (für Deutschland) wurden für 2016 implementiert und stehen automatisch zur Verfügung: Umsatzsteuervoranmeldung (Bereich BUCHHALTUNG - Registerkarte: ÜBERGEBEN / AUSWERTEN - Schaltfläche: AUSWERTEN & ÜBERTRAGEN - UMSATZSTEUERANMELDUNG DRUCKEN) Stand:

2 Lohnsteueranmeldung (Bereich PERSONAL - Registerkarte: ÜBERGEBEN / AUSWERTEN Schaltfläche: AUSWERTEN & ÜBERTRAGEN - LOHNSTEUERANMELDUNG DRUCKEN) Lohnsteuerbescheinigung (Bereich PERSONAL - Registerkarte: ÜBERGEBEN / AUSWERTEN Schaltfläche: AUSWERTEN & ÜBERTRAGEN - LOHNSTEUERBESCHEINIGUNG DRUCKEN) Beachten Sie: Wurden die Formulare aus 2015 als Standard definiert, werden beim Aufruf der Drucke weiterhin diese "Standard-Formulare" verwendet. Um nun die aktuellen Formulare 2016 als neuen Standard festzulegen, gehen Sie wie folgt vor (Beispiel Umsatzsteuervoranmeldung): Wählen Sie auf der Registerkarte: ÜBERGEBEN / AUSWERTEN die Schaltfläche: DRUCKÜBERSICHT. Wählen Sie im Bereich BUCHHALTUNG - ABRECHNUNG / ABSCHLUSS - den Eintrag: UMSATZSTEUERANMELDUNG. Alle Formulare für die Umsatzsteuervoranmeldungen werden angezeigt. Markieren Sie nun das 'neue' Layout aus 2016 und betätigen Sie die Schaltfläche: STANDARD. Stand:

3 Anschließend erhält das markierte Formular das Standard-Kennzeichen. Beenden Sie die Eingaben mittels Schaltfläche: SCHLIEßEN. Künftig wird nun das 'neue' Standard- Layout für den Druck herangezogen. 1.2 Lohn Empfohlene Vorgehensweise für Lohnanwender Voraussetzung: Die Erfassung für die Lohn- und Gehaltsabrechnung Dezember 2015 ist abgeschlossen und alle Drucke und sonstigen Auswertungen wurden erledigt. Vorgehensweise: Stand:

4 Erstellen Sie eine Datensicherung. Führen Sie den Monats-/Jahresabschluss innerhalb der Lohn- und Gehaltsbuchhaltung durch (Registerkarte: ÜBERGEBEN / AUSWERTEN - Schaltfläche: JAHRESABSCHLUSS). Erstellen Sie eine weitere Datensicherung. Aktualisieren Sie das Programm mittels bereitgestelltem Update. Mitarbeiterstammdaten prüfen Einzugsstellen-Stammdaten prüfen und ggf. Zusatzbeitrag hinterlegen. Lohnartenstammdaten prüfen Nettolohnberechnung durchführen: Dies ist nur erforderlich, wenn das Update (Jahresaktualisierung) nach dem Jahresabschluss 2015 durchgeführt wurde. Dadurch werden die SV-Jahresmeldungen erstellt. Bruttolohndaten erfassen Beachten Sie: Um die Richtigkeit Ihrer nächsten Abrechnungen zu gewährleisten, sollten Sie nach Durchführung des Updates die Daten unter Schaltfläche: PARAMETER - ABRECHNUNG - ABRECHNUNGSVORGABEN prüfen! Überprüfen Sie die Stammdaten Ihrer Mitarbeiter auf die Richtigkeit der neuen Abrechnungsvorgabe ab , sowie den Urlaubsanspruch für das neue Jahr. Die Jahresmeldungen werden automatisch erstellt (siehe dazu Kapitel: "Erstellung und Übertragung der Sozialversicherungsmeldungen - Jahresmeldungen") ( siehe Seite 18) Allgemeine Informationen zur Jahresaktualisierung 2016 Mindestversionsprüfung Zum sind Änderungen im maschinellen Meldeverfahren vorgesehen, welche mit der Jahresaktualisierung zur Verfügung gestellt werden. In diesem Zusammenhang erhöhen wir in KW 53 die Mindestversionsprüfung für WISO auf Version Damit wird sichergestellt, dass die zum gelieferten Daten dem korrekten Datenformat entsprechen. Bitte berücksichtigen Sie dies bei Ihrem Arbeitsablauf im Dezember, denn die Installation des Updates zur Jahresaktualisierung setzt idealerweise den Monatsabschluss Dezember voraus. Sozialversicherungsmeldung Ab dem fließen Einmalzahlungen, welche eine März-Klausel (Januar - März) auslösen, NICHT mehr in die SV-Jahresmeldung des Vorjahres ein. Diese Einmalzahlungen sind in einer Sondermeldung mit Grund 54 zu melden. Beispiel: Im Januar 2016 wird festgestellt, dass durch die Einmalzahlung die März-Klausel anzuwenden ist. bisher: Solange die SV-Jahresmeldung für 2015 noch nicht abgegeben war, wurde de Einmalzahlung zusammen mit der SV-Jahresmeldung 2015 gemeldet. neu: Die SV-Jahresmeldung 2015 wird durch das Entgelt der Einmalzahlung nicht erhöht. Es wird für den Zeitraum eine Sondermeldung mit Meldegrund 54 generiert. Kommunikationsserver Stand:

5 Seit Version 5152 (verfügbar seit Oktober 2015) ist der Versand von Daten im Bereich der Sozialversicherung ausschließlich per Kommunikationsserver möglich. In diesem Zusammenhang möchten wir Sie über einige Vorgaben des SGB IV Änderungsgesetz informieren: Meldungen der Sozialversicherungsträger oder anderer öffentlichen Stellen sind gemäß Gesetz EINMAL WÖCHENTLICH durch den Arbeitgeber vom Kommunikationsserver abzurufen und zu verarbeiten. Die Quittierung des Abrufs durch den Arbeitgeber erfolgt durch die Software automatisch. Durch den Empfang gelten die Meldungen der Sozialversicherungsträger oder anderer öffentlichen Stellen als zugestellt. 30 Tage nach Quittierung des Eingangs werden die Meldungen durch den Sozialversicherungsträger oder anderer öffentlichen Stellen vom Kommunikationsserver gelöscht. Die Meldungen werden nach 30 Tagen auch dann gelöscht, wenn keine Quittierung bzw. kein Abruf erfolgt. Eine Zustellung der Meldung in Papierform erfolgt nicht Änderungen im Sozialversicherungsrecht (Rechengrößen 2016) Diese Daten müssen NICHT manuell eingetragen werden, sondern sind bereits in den Systemvorgaben (Schaltfläche: PARAMETER - ABRECHNUNG - Eintrag: "Systemvorgaben (zur Nettolohnberechnung)") hinterlegt. In den nachfolgenden Tabellen erhalten Sie einen Überblick über die wichtigsten Vorgaben. Weitere Werte entnehmen Sie bitte den o.a. Systemvorgaben im Programm. Ab gelten folgende Beitragsbemessungsgrenzen: Kranken- und Pflegeversicherung alle Bundesländer (monatlich / jährlich): 4.237,50 / ,00 Euro Renten- und Arbeitslosenversicherung: alte Bundesländer (monatlich / jährlich): neue Bundesländer - ohne Berlin (monatlich / jährlich): 6.200,00 / ,00 Euro 5.400,00 / ,00 Euro Bezugsgröße in der Sozialversicherung: alte Bundesländer (monatlich / jährlich): 2.905,00 / ,00 Euro neue Bundesländer (monatlich / Jährlich): Ab dem gelten folgende Beitragssätze und Grenzwerte: 2.520,00 / ,00 Euro Krankenversicherung: allgemein / ermäßigt / erhöht 14,6 % / 14,0 % / 99,99 % durchschnittlicher KV Zusatzbeitrag (AN Anteil) (individueller Zusatzbeitrag ist den Einzugsstellen/Krankenkassen entnehmen) zu 1,1 % Stand:

6 Rentenversicherung: 18,7 % Arbeitslosenversicherung: 3,0 % Pflegeversicherung: 2,35 % Pflegeversicherung Sachsen: AGA 0,675 % ANA 1,675 % zusätzlicher Beitragssatz zur PV für kinderlose Mitglieder, die das 23. Lebensjahr vollendet haben: 0,25 % Insolvenzgeldumlage: 0,12 % Pauschale Krankenversicherung: 13 % Pauschale Rentenversicherung: 15 % Pauschale Krankenversicherung (für Privathaushalte): 5 % Pauschale Rentenversicherung (für Privathaushalte): 5 % Pauschalsteuer (an Bundesknappschaft): 2 % monatliche Geringfügigkeitsgrenze (AZUBI): monatliche Geringverdienergrenze (AHL): 325,00 Euro 450,00 Euro monatlicher Bereich zur Gleitzonenregelung (Bestandsschutz bis ): zwischen 400,01 und 800,00 Euro monatlicher Bereich zur Gleitzonenregelung (ab ): zwischen 450,01 und 850,00 Euro Faktor F: 0,7547 Beitragsbemessungsgrundlage zum Aufstockungsbeitrag zur RV ist das erzielte Arbeitsentgelt: mind. 175,00 Euro Solidaritätszuschlag: 5,5 % Vollarbeiterrichtwert: Versenden von Daten im Bereich der Sozialversicherung 1560 Stunden Ab Versionsstand (Update wurde bereits im Oktober 2015 zur Verfügung gestellt) erfolgt der Versand der Daten über den GKV-Kommunikationsserver (GKV-Server). Für Sie als Anwender von WISO ändert sich im Assistenten für das Versenden von Daten aus dem Bereich der Sozialversicherung nichts! Bitte stellen Sie lediglich sicher, dass die Domaine innerhalb der Firewall freigeschaltet ist. Durch die Annahmestelle erfolgt nun KEINE Empfangsbestätigung mehr per . Die Rückmeldungen der Einzugsstellen zu den Datenlieferungen werden auf dem Stand:

7 GKV-Kommunikationsserver zum Abruf bereitgestellt. Dieser Abruf erfolgt mittels Assistent, welcher über Registerkarte: ÜBERGEBEN / AUSWERTEN - Schaltfläche: AUSWERTEN & ÜBERTRAGEN - BEITRAGSABRECHNUNG ÜBERTRAGEN aufgerufen wird. Im Assistenten wählen Sie die Option: "Nachrichten der Annahmestellen abrufen" Erstattungsantrag: Ausweisung von Arbeitgeberzuschüssen zur betrieblichen Altersvorsorge Im Zusammenhang mit den gesetzlichen Änderungen zum schreibt der Gesetzgeber eine gesonderte Ausweisung von Arbeitgeberzuschüssen zur betrieblichen Altersvorsorge im Antrag auf Erstattung nach dem Aufwendungsausgleichsgesetz für Arbeitgeberaufwendungen bei Arbeitsunfähigkeit (AAG) vor. Dies gilt speziell im Krankheitsfall und bei Beschäftigungsverbot. Für diese Darstellung steht Ihnen innerhalb der Lohnarten ein neues Kennzeichen zur Verfügung. Über STAMMDATEN - LOHNARTEN rufen Sie die Lohnart in gewohnter Art und Weise auf. Auf dem Register: "Weitere Kennzeichen" befindet sich das Kennzeichen: "Erstattungsfähige AG- Zuwendungen zur betrieblichen Altersvorsorge". Stand:

8 Beachten Sie: Dieses Kennzeichen steht nur zur Verfügung, wenn bei "Berücksichtigung" die Auswahl: "Umlage (U1, U2 und Beschäftigungsverbot)" getroffen wurde. Empfehlung: Wenn Sie am Erstattungsverfahren teilnehmen und Arbeitgeberzuschüsse zur betrieblichen Altersvorsorge leisten, empfehlen wir Ihnen die Neuanlage einer Lohnart und entsprechende Aktivierung des Kennzeichens. Anpassungen der Darstellung An folgenden Stellen von WISO wurde die Darstellung aufgrund der neuen Vorgabe angepasst: Im LOHNKONTO befindet sich im Bereich der Lohnfortzahlung im Krankheitsfall und Beschäftigungsverbot das Feld: "davon Altersvorsorge". In den MITARBEITER-STAMMDATEN wird innerhalb der LOHN-ABRECHNUNGSDATEN - ZU MELDENDE DATEN - ERSTATTUNGSANTRÄGE (AAG) das Feld: "Erst.AGZuw.Altersvorsorge" ausgewiesen. Stand:

9 Im DRUCK des ERSTATTUNGSANTRAGES wird eine Zeile: "Erstattungsfähige Arbeitgeberzuwendungen zur betrieblichen Altersvorsorge" ausgewiesen Erneutes Versenden von Daten an Annahmestellen Über Registerkarte: START - Schaltfläche: PARAMETER - EINZUGSSTELLEN - ANNAHMESTELLEN besteht die Möglichkeit auf den Registern: "SV-Dateien", "Beitragsnachweisdateien" und "Erstattungsanträge (AAG)" versendete Daten mittels der Schaltfläche: ZURÜCKSETZEN zur erneuten Übertragung freizugeben. Aufgrund der Änderungen in den Datenbausteinen zum gilt: Stand:

10 Es können grundsätzlich alle Dateien, die ab dem versendet wurden auch zurückgesetzt und erneut versendet werden. SV-Dateien und Erstattungsanträge, welche bis verwendet wurden, können nicht zurückgesetzt und damit auch nicht erneut versendet werden. Die Schaltfläche: ZURÜCKSETZEN wird inaktiv dargestellt. Beitragsnachweisdateien können unabhängig vom Versanddatum zurückgesetzt und erneut versendet werden Änderung einer Bezeichnung in den Abrechnungsvorgaben Unter STAMMDATEN - MITARBEITER - LOHN-ABRECHNUNGSDATEN - GRUNDLAGEN DER ABRECHNUNG - ABRECHNUNGSVORGABEN - Register: "Steuer" wurde in den Abrechnungsvorgaben ab der Text "Bescheinigung Lohnsteuerabzug nach 1 Abs. 3 i.v. m. 39c Abs. 4 EStG liegt vor" ersetzt durch "Die Bescheinigung des Finanzamtes mit den ELStAM- Ersatzangaben liegt vor" LoSt-Bescheinigung 2016: neues Register: "Vorgabe" In den Lohnsteuerbescheinigungen steht das Register: "Vorgaben" zur Verfügung, welches die Felder: Vorname, Nachname und Geburtsdatum sowie die Identifikationsnummer enthält. Stand:

11 1.2.9 Lohnsteuerbescheinigung: Zeiträume ohne Anspruch auf Arbeitslohn (ab 2015) Damit die Angaben zum Feld: "Zeiträume ohne Anspruch auf Arbeitslohn" in der Lohnsteuerbescheinigung gefüllt werden können, wurden die Angaben zu den Fehlzeiten bereits Anfang 2015 erweitert. Die Fehlzeiten werden unter STAMMDATEN - MITARBEITER - LOHN-ABRECHNUNGSDATEN - GRUNDLAGEN DER ABRECHNUNG - FEHLZEITEN eingetragen. Im Katalog der Fehlzeit ist die Spalte: "Kennzeichen Unterbrechung für LoSt-Bescheinigung" enthalten. Fehlzeiten, welche im Feld: "Kennzeichen Unterbrechung für LoSt-Bescheinigung" ein "JA" enthalten, können zur Berücksichtigung in der Lohnsteuerbescheinigung herangezogen werden. Wurde eine Fehlzeit mit entsprechendem Kennzeichen ausgewählt, wird von der Software die Anzahl der Tage (NICHT Arbeitstage) geprüft. Die Ausweisung eines Zeitraums ohne Anspruch auf Arbeitslohn in der Lohnsteuerbescheinigung setzt 5 Arbeitstage voraus. Ausnahme: Im direkten Anschluss an eine Fehlzeit folgt eine weitere zu berücksichtigende Fehlzeit, deren Gesamtzeitraum mind. 5 Tage ergeben. Mit der Option: "ZEITRAUM OHNE ANSPRUCH AUF ARBEITSLOHN FÜR 20xx" ist zu bewerten, ob eine Berücksichtigung des Unterbrechungszeitraums in der Lohnsteuerbescheinigung erfolgen soll oder nicht. Es ist zu prüfen, ob es sich bei einem Zeitraum tatsächlich um eine zu berücksichtigende Fehlzeit für die Lohnsteuerbescheinigung handelt. Gemäß den microtech vorliegenden Informationen erfolgt z.b. eine Ausweisung erst mit dem 5. Arbeitstag der Fehlzeit. Bitte informieren Sie sich über die Entstehung der Zeiträume und deren Berücksichtigung bei Ihrem zuständigen Finanzamt oder Steuerberater. Wird keine Bewertung zur Option: "Zeitraum ohne Anspruch auf Arbeitslohn für 20xx" getroffen, erhalten Sie eine entsprechende Information, dass die Angabe zu tätigen ist. Stand:

12 Ohne Bewertung wird die Lohnsteuerbescheinigung für das Jahr mit einem betroffenen Zeitraum NICHT erstellt! Wurden die Daten vollständig in den Fehlzeiten hinterlegt, wird in der Lohnsteuerbescheinigung das Feld: "Zeiträume ohne Anspruch auf Arbeitslohn" gefüllt. Ausweisung im Lohnkonto Nach vollständiger Hinterlegung der Daten in der Fehlzeit erfolgt auch eine entsprechende Ausweisung im Lohnkonto im Bereich: Zeiträume ohne Anspruch auf Arbeitslohn LoSt-Bescheinigung 2016: Korrektur / Stornierung Der Gesetzgeber sieht in der Verfahrensbeschreibung "ElStErLohn" für Lohnsteuerbescheinigungen ab 2016 Korrekturen und Stornierungen von abgegebenen Lohnsteuerbescheinigungen vor. Stand:

13 Dies wird zu einem geänderten Ablauf in WISO führen. Der neue Ablauf sowie eine detaillierte Funktionsbeschreibung erhalten Sie voraussichtlich Ende Januar Vorab können wir Ihnen bereits mitteilen, das unter STAMMDATEN - MITARBEITER - LOHN-ABRECHNUNGSDATEN - ZU MELDENDE DATEN - LOHNSTEUERBESCHEINIGUNG eine neue Schaltfläche zur Verfügung stehen wird, um die Korrektur oder Stornierung durchzuführen UV-Jahresmeldungen Allgemein Ab sind die Angaben der UV (Berufsgenossenschaft) nicht mehr in einem Datenbaustein zu den SV-Meldungen zu melden. Sie werden davon getrennt und separat übermittelt. Ausschlaggebend ist das "Fünfte Gesetz zur Änderung des Vierten Buches des Sozialgesetzbuches und anderer Gesetze (5. SGB IV-ÄndG)", worauf die neue UV-Jahresmeldung mit dem Meldegrund 92 zurückzuführen ist. Daraus ergibt sich: Erstmalig ist für den Meldezeitraum von für jeden unfallversicherungspflichtigen Arbeitnehmer eine UV-Jahresmeldung zu erstellen und bis 16. Februar 2016 abzugeben. Dabei ist es irrelevant, ob im Jahre 2015 bereits Werte mittels Unterbrechnungs- oder Abmeldung gemeldet wurden. Die UV-Meldung mit dem Abgabegrund 91 entfällt. Folgende Angaben in der Meldung entfallen bzw. sind nicht relevant: Personengruppe Staatsangehörigkeit Tätigkeitsschlüssel SV-Entgelt Gleitzonenkennzeichen Rechtskreiskennzeichen Kennzeichen zur Mehrfachbeschäftigung Anpassungen im Programm Folgende Bereiche wurden in WISO angepasst: STAMMDATEN - MITARBEITER - LOHN-ABRECHNUNGSDATEN - "Grundlagen der Abrechnung" - "Abrechnungsvorgaben": Im Register: "Vortragswerte" steht die Option: "BG UV Brutto aufteilen" zur Verfügung. Wird diese Option aktiviert, kann das bisherige "BG UV Brutto" auf die jeweiligen Gefahrtarifstellen aufgeteilt werden. Beachten Sie bei einem Systemwechsel in 2015 und der Verwendung von mehreren Gefahrtarifstellen: Hier ist der Vortragswert nachträglich auf die einzelnen Gefahrtarifstellen aufzuteilen. Erfolgt keine Aufteilung des Bruttos, wird für den Zeitraum vor der ersten Abrechnung die auf dem Register: Stand:

14 "BGS/FiBu" angegebene Gefahrtarifstelle verwendet. Ab 2016 ist nur noch eine UV-Jahresmeldung abzugeben. Daher müssen die Werte aus 2015, die in einem anderen Softwareprogramm abgerechnet wurden, in WISO übernommen werden. Wurden im "alten" System mehrere Gefahrtarifstellen abgerechnet, müssen diese in WISO in den Vortragswerten hinterlegt werden. Dadurch können auch diese Werte in die zu erstellende UV- Jahresmeldung mit einbezogen werden. STAMMDATEN - MITARBEITER - LOHN-ABRECHNUNGSDATEN - "Zu meldende Daten" SV-Meldungen: Das Register: "UV-Meldung" wurde entfernt. Stand:

15 STAMMDATEN - MITARBEITER - LOHN-ABRECHNUNGSDATEN - "Zu meldende Daten" Es steht der neue Bereich: "UV-Meldungen" zur Verfügung. Wenn in den Spalten: "Gefahrtarifstelle 1" und "Entgelt" jeweils *** angezeigt werden, so ist mehr als eine Gefahrtarifstelle vorhanden. Die Werte können mittels Schaltfläche: EINSEHEN auf dem Register: "UV-Meldung" entsprechend angezeigt werden. Stand:

16 Druck der UV-Meldungen Den Druck der UV-Meldungen erreichen Sie über Registerkarte: ÜBERGEBEN / AUSWERTEN - Schaltfläche: UV-MELDUNGEN. Die Druck-Optionen sind analog zu den Optionen für den Druck der SV-Meldungen. Beachten Sie: Der Druck der UV-Meldungen steht aktuell (Stand: Dezember 2015) noch nicht zur Verfügung und wird bis Ende Januar 2016 nachgeliefert. Versand der UV-Meldungen mittels Assistent Über Registerkarte: ÜBERGEBEN / AUSWERTEN - AUSWERTEN & ÜBERTRAGEN - BEITRAGSABRECHNUNG starten Sie den Assistenten. Auf der Seite: "Wählen Sie die Art der zu versendenden Daten aus:" ist die neue Option: "UV-Jahresmeldungen" enthalten. Stand:

17 Erstellung der UV-Jahresmeldungen 2015 Nach Installation der Jahresaktualisierung (mindestens Version: 5164) und Nettolohnberechnung im Januar 2016 erkennt WISO automatisch alle meldepflichtigen Tatbestände (analog zu den Sozialversicherungsmeldungen). Es werden demnach alle notwendigen UV-Jahresmeldungen erzeugt. Die Datensätze werden in den Lohn-Abrechnungsdaten des Mitarbeiters unter "Zu meldende Daten" - "UV-Meldungen" gespeichert. Die Übertragung der Daten nehmen Sie wie in Kapitel: "Anpassungen im Programm" ( siehe Seite 15) beschrieben mit dem "Assistenten zum Versenden von Daten im Bereich der Sozialversicherung" vor. Hinweise: Der Meldezeitraum der UV-Jahresmeldung (Meldegrund 92) ist immer von einesjahres. Auch für im Jahre 2015 ausgeschiedene Arbeitnehmer muss eine UV-Jahresmeldung 2015 erzeugtwerden. 2 Allgemeine Informationen zum Jahreswechsel 2.1 Erstellung und Übertragung der Sozialversicherungsmeldungen (Jahresmeldungen) Erstellung Mit dem BUK-Neuorganisationsgesetz (BUK-NOG) wurde geregelt, dass beginnend mit den Jahresmeldungen für das Jahr 2013 die Jahresmeldungen spätestens am des Folgejahres abzugeben sind. Die Jahresmeldungen werden immer beim Monatswechsel von Dezember auf Januar erstellt. Übertragung der SV-Jahresmeldung Die Übertragung erfolgt in gewohnter Weise über die Registerkarte: ÜBERGEBEN / AUSWERTEN - Schaltfläche: AUSWERTEN & ÜBERTRAGEN - ÜBERTRAGEN (neben der Schaltfläche: Beitragsabrechnung drucken). Druck der SV-Jahresmeldungen Über die Registerkarte: ÜBERGEBEN / AUSWERTEN - Schaltfläche: SV-MELDUNGEN haben Sie die Möglichkeit, die erstellten Jahresmeldungen aufzurufen und zu drucken. Damit nur die Jahresmeldungen angezeigt werden, nehmen Sie unter "Datenaufbereitung aufgrund von..." die notwendigen Eingrenzungen vor. 2.2 Lohnsteuerbescheinigung drucken / übertragen Auf der Registerkarte: ÜBERGEBEN / AUSWERTEN - Schaltfläche: AUSWERTEN & ÜBERTRAGEN befindet sich u.a. die Schaltfläche: LOHNSTEUERBESCHEINIGUNG DRUCKEN. Stand:

18 Die Lohnsteuerbescheinigungen müssen am Jahresende nach der Erstellung der Abrechnung im Dezember oder bei Austritt eines Mitarbeiters während eines Abrechnungsjahres gedruckt werden. Bevor die Lohnsteuerbescheinigungen vollständig ausgedruckt werden können, sind folgende Schritte durchzuführen: 1. Mandantenstammdaten In den Stammdaten des Mandanten (Registerkarte: DATEI - INFORMATIONEN - AKTUELLE FIRMA / FILIALE / MANDANT - MEINE FIRMA... BEARBEITEN) sind die Felder im Register: "Adresse" und "Finanzamt" mit den jeweiligen Daten zu hinterlegen. Bei der Übermittlung wird hierbei Steuer- und Finanzamtnummer sowie Ihre Anschrift benötigt. Welche Finanzamtnummer und dazugehörige Steuernummer eingetragen werden muss, kann lediglich das Finanzamt mitteilen. Klären Sie daher bitte die Angaben der Steuernummer sowie Finanzamtnummer mit Ihrem zuständigen Finanzamt ab. 2. Prüfung der Mitarbeiterstammdaten und Erstellung der Bescheinigung Um nun die Lohnsteuerbescheinigung erstellen und an das Finanzamt übermitteln zu können, ist die Prüfung der einzelnen Mitarbeiterstammdaten erforderlich. Begeben Sie sich in die Stammdaten der Mitarbeiter, öffnen Sie nun den ersten Datensatz und prüfen Sie speziell folgende Eintragungen: Register: "Adresse": Name und Vorname des Arbeitnehmers. Diese Felder müssen korrekt und vollständig belegt sein, damit die Software die korrekte etin ermitteln kann. Zusätzlich muss die Anschrift des Mitarbeiters vollständig sein. Register: "Familie / Urlaub / Bank": Das Feld: "Geburtsdatum" muss korrekt belegt sein, da auch hieraus die etin ermittelt wird. Register: "Lohn-Abrechnungsdaten" - "Grundlagen der Abrechnung" - "Abrechnungsvorgaben" - "Steuer": Besonders wichtig sind die Eintragungen: Lohnsteuerklasse, Finanzamtnummer, Anzahl der Kinderfreibeträge, Freibetrag und Hinzurechnungsbetrag sowie die Option: "Erhöhte Lohnsteuertabelle". (Diese Eingaben sind nur dann relevant, wenn KEINE ELStAM Vorgaben vorhanden sind.) Register: "Lohn-Abrechnungsdaten" - "Grundlagen der Abrechnung" - "Abrechnungsvorgaben" - "Steuer": Konfession und wenn vorhanden Konfession des Ehepartners (Diese Eingaben sind nur dann relevant, wenn KEINE ELStAM Vorgaben vorhanden sind.) Berücksichtigung von Versorgungsaufwendungen: Ab der Lohnsteuerbescheinigung 2010 sind sofern bei Verwendung in der Zeile 28, die Vorsorgeaufwendungen nach 10 Abs. 1 Nr. 3 EStG zur Berücksichtigung im Lohnsteuerabzugsverfahren auszuweisen. Zum Nachweis dieser Daten ist die Angabe in der Abrechnungsvorgabe (Register: "Lohn-Abrechnungsdaten") ab dem / Register: "Einzugsstellen" des Mitarbeiterstammdatensatzes notwendig. Bitte beachten Sie: Die zu aktivierende Option: "Privat krankenversicherter Arbeitnehmer wird nur dann aufgeführt, wenn beim Beitragsgruppenschlüssel zur Krankenversicherung "0 Kein Pflichtbeitrag ausgewählt wurde. Stand:

19 Bitte beachten Sie: Aufgrund der Vorgabe vom ist eine Bescheinigung für Mitarbeiter, welche als Aushilfe beschäftigt werden und von denen keine Lohnsteuerkarte vorliegt (450,00 Jobs) nicht zu erstellen. Bei diesen Mitarbeitern ist in der Software die Lohnsteuerklasse: "9 Pauschale Steuer" zu hinterlegen. Arbeitnehmer, bei denen unterjährig das Beschäftigungsverhältnis endet, dieses jedoch nach einer unbestimmten Zeit in diesem Jahr wieder aufgenommen wird, werden mit der bestehenden Mitarbeiternummer weitergeführt. Es muss ein neues Beschäftigungsverhältnis mit einer neuen Abrechnungsvorgabe angelegt werden. 3. Erstellung der Lohnsteuerbescheinigung für jeden Mitarbeiter einzeln Nach Überprüfung und Vervollständigung der Daten begeben Sie sich nun im Mitarbeiterstammdatensatz auf das Register: "Lohn-Abrechnungsdaten" - ZU MELDENDE DATEN - LOHNSTEUERBESCHEINIGUNG. Die in dieser Ansicht vorhandene Statusanzeige darf kein/e Fehlersymbol/e (Roter Kreis mit weißem X) mehr enthalten. Nur dann kann die Bescheinigung korrekt erstellt werden. Bei Aktivierung der Schaltfläche: NEU (Registerkarte: LOHNSTEUERBESCHEINIGUNG (Bearbeitung)) öffnet sich das Fenster: "Lohnsteuerbescheinigung-Datensatz neu erfassen". In der Kopfzeile der Maske wird automatisch das Jahr 20xx angeboten. Sobald die Eintragung bestätigt wird erfolgt die Berechnung und Eintragung der Daten zu den Besteuerungsmerkmalen in der Bescheinigung. Vergleichen Sie die Besteuerungsmerkmale mit den Vorgaben der Lohnsteuerkarte / ELStAM-Abruf-Daten sowie die Bescheinigung mit dem Lohnkonto 20xx des Mitarbeiters. Änderungen können, wenn notwendig, in beiden Bereichen manuell vorgenommen werden. Stand:

20 Sind alle Einträge korrekt, schließen Sie die Erfassung über die Schaltfläche: SPEICHERN & SCHLIEßEN. Schließen Sie nun die Stammdaten des Mitarbeiters ebenfalls über die Schaltfläche: SPEICHERN & SCHLIEßEN. 4. Erstellung der Lohnsteuerbescheinigungen für alle Mitarbeiter mit Hilfe eines Assistenten Sie haben die Möglichkeit mit Hilfe eines Assistenten die Lohnsteuerbescheinigungen für alle Mitarbeiter erstellen zu lassen. Die unter Punkt 1 und 2 genannten Voraussetzungen sind selbstverständlich auch in diesem Fall zu erfüllen. Dieser Assistent befindet sich unter STAMMDATEN - MITARBEITER - Registerkarte: START - Schaltfläche: WEITERE - LOHNSTEUERBESCHEINIGUNGS-ASSISTENT. Wird hier keine Eingrenzung auf bestimmte Mitarbeiter vorgenommen, erfolgt die Erstellung der Lohnsteuerbescheinigungen für alle Mitarbeiter. Nach Fertigstellung erhalten Sie ein Protokoll. Dieses Protokoll kann auch zu einem späteren Zeitpunkt über die Registerkarte: DATEI - INFORMATIONEN - AKTUELLE FIRMA / FILIALE / MANDANT - PROTOKOLLÜBERSICHT eingesehen werden. Beachten Sie: Wir empfehlen auch bei dieser Vorgehensweise die Überprüfung der einzelnen Lohnsteuerbescheinigungen auf Richtigkeit, bevor die Übertragung an das Finanzamt erfolgt. Die Lohnsteuerbescheinigung kann in den Stammdaten des jeweiligen Mitarbeiters - Register: "Lohn-Abrechnungsdaten" - ZU MELDENDE DATEN - LOHNSTEUERBESCHEINIGUNG aufgerufen werden. 5. Datenübermittlung und Übertragung der Lohnsteuerbescheinigung an das Finanzamt Stand:

21 Ist die Einstellung und Anbindung der ElStEr-Schnittstelle durchgeführt (siehe dazu auch Kapitel: "Konfiguration der ElStEr-Anbindung für die authentifizierte Übertragung der Lohnsteueranmeldung(en)" in der Programmhilfe) und sind die Bescheinigungen über die Mitarbeiterstammdaten erstellt worden, kann die Übermittlung der Daten erfolgen. Die Lohnsteuerbescheinigungen werden über die ElStEr-Schnittstelle verschlüsselt an die jeweils zuständigen Finanzämter der Arbeitnehmer übermittelt. Die Übertragung können Sie im Bereich PERSONAL - Registerkarte: ÜBERGEBEN / AUSWERTEN - Schaltfläche: AUSWERTEN & ÜBERTRAGEN - Schaltfläche: ÜBERTRAGEN (neben Lohnsteuerbescheinigung drucken) durchführen. Es startet nun ein Assistent, welcher Ihnen beim Versenden der Daten behilflich ist. Zuerst wählen Sie die Art der zu übertragenden Daten aus. Im nächsten Fenster wählen Sie den Zeitraum für die zu übertragenden Werte aus. Werden Daten für die Lohnsteuerbescheinigung übertragen, so legen Sie in der nächsten Eingabemaske fest, ob die Lohnsteuerbescheinigungen übertragen oder das Protokoll angefordert werden soll. Aktivieren Sie die Option: "Nur folgende Mitarbeiter übertragen", können Sie im nächsten Fenster die Übertragung auf einen bestimmten Mitarbeiter oder auf einen eingegrenzten Mitarbeiterkreis einschränken. Ist diese Option nicht aktiviert, überprüft das System automatisch, für welche Mitarbeiter noch nicht übertragene Bescheinigungen zur Verfügung stehen. In der abschließenden Zusammenfassung, wird Ihnen angezeigt, welche Daten übertragen werden. Nach der Übertragung haben Sie die Möglichkeit ein Übertragungsprotokoll auszudrucken. Dieser Druck kann auch nachträglich über die Registerkarte: ÜBERTRAGEN/AUSWERTEN Schaltfläche: PROTOKOLLE erstellt werden. Beachten Sie, dass die ElStEr-Schnittstelle vor der ersten Übertragung konfiguriert werden muss. Eine Beschreibung dazu finden Sie im modulübergreifenden Teil des Handbuches im Abschnitt: "Schnittstellen". Die Übertragung der Lohnsteuerbescheinigungen kann auch über die Registerkarte: DATEI - SCHNITTSTELLEN - SCHNITTSTELLEN - ELSTER-EXPORT-SCHNITTSTELLE aufgerufen werden. 6. Abholung der Verarbeitungsbestätigung / des Protokolls Nach etwa 1-2 Werktagen fordern Sie die Verarbeitungsbestätigung / das Protokoll wie folgt an: Rufen Sie wie unter Punkt 5 den Assistenten für die ElStEr-Übertragung auf. Im Fenster: "Wählen Sie die genaue Art der zu übertragenden Daten aus:" aktivieren Sie die Art: 'Protokollanforderung' und folgen Sie dem Assistenten wie oben beschrieben. Stand:

22 Werden bei Rückmeldung Mitarbeiter fehlerhaft dargestellt, dann ist das Protokoll der Dateneinlieferung und der Protokollanforderung zu exportieren und an microtech zu senden. Begeben Sie sich hierfür zurück in die Hauptmaske und wählen Sie auf der Registerkarte: ÜBERGEBEN / AUSWERTEN - die Schaltfläche: PROTOKOLLE. Hier finden Sie nun die Protokolle der Dateneinlieferung und der Protokollanforderung. Wenn Sie nun einen Datensatz öffnen steht Ihnen über die Schaltfläche: EXPORT der Eintrag: "Exportieren" zur Verfügung. Verwenden Sie das zur Verfügung stehende Layout und exportieren Sie die Daten im Text (ANSI) - Format. Zur Übermittlung der Protokolle verwenden Sie bitte unser Anfrage-Formular aus unserem Internetportal. Dieses Anfrage-Formular beinhaltet alle anfänglich zur Bearbeitung notwendigen Daten. Das Formular sowie weitere hilfreiche Informationen finden Sie nach erfolgreicher Anmeldung auf unserer Internetseite im Bereich: "Service & Seminare". 7. Lohnsteuerbescheinigungen drucken Nach Durchführung der Schritte 1 6 können die Lohnsteuerbescheinigungen über Registerkarte: ÜBERGEBEN/AUSWERTEN - Schaltfläche: AUSWERTEN & ÜBERTRAGEN - LOHNSTEUERBESCHEINIGUNG DRUCKEN gedruckt werden. Für die Ausgabe der Lohnsteuerbescheinigungen können eine Reihe von Vorgaben, Sortierungen, Kennzeichen, etc. angegeben werden. Zeitraum frei festlegen Wird ein bestimmter Monat gewählt, werden die Lohnsteuerbescheinigungen jener Mitarbeiter gedruckt, welche im ausgewählten Monat ausgeschieden sind. Nur Bescheinigungen ausgeben, die noch nicht gedruckt wurden Stand:

23 3 Copyright Alle Teile der Dokumentation sowie der Software unterliegen dem Urheberrecht (Copyright). Alle Rechte sind geschützt. Jegliche Vervielfältigung oder Verbreitung, ganz oder teilweise, ist verboten. Kein Teil der Dokumentation und Software darf kopiert, fototechnisch übertragen, reproduziert, übersetzt, auf einem anderen elektronischen Medium gespeichert oder in maschinell lesbare Form gebracht werden. Hierzu ist in jedem Fall die ausdrückliche Zustimmung der microtech GmbH einzuholen. Weder die Autoren noch der Vertrieb übernehmen eine Haftung für evtl. vorhandene Programm- oder Dokumentationsfehler und deren Folgen. Für entsprechende Hinweise sind wir jedoch dankbar. Copyright : microtech GmbH, Riegelgrube 5a, D Bad Kreuznach Stand: