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1 Das vereinfachte Schätzverfahren Ich möchte meine Beitragsnachweise nach dem vereinfachten Schätzverfahren erstellen. Wie muss ich vorgehen? 1 Einstieg Wenn Sie in den Firmenstammdaten auf der Seite Sozialversicherung das vereinfachte Schätzverfahren aktiviert haben, steht Ihnen im Abrechnungs- und Beitragsnachweis-Assistent diese Option zur Verfügung. Einmalzahlungen sind in der Regel Ihrer Höhe und Zahlung nach bekannt und deshalb auch im vereinfachten Schätzverfahren gesondert zu berücksichtigen. Weitere Lohnarten für Einmalzahlungen bearbeiten Wenn Sie zusätzlich zu den bereits erfassten Einmalzahlungen weitere Lohnarten dieser Kategorie im Abrechnungsassistenten bearbeiten möchten, gehen Sie so vor: Wählen Sie die Option ˈFolgende Einmalzahlungen erfassenˈ. Klicken Sie auf die Schaltfläche ˈAuswählenˈ. 1

2 Im Fenster ˈLohnarten auswählenˈ markieren Sie auf der linken Seite die Lohnart (en), die Sie zusätzlich für die Erstellung der Abrechnungen und Beitragsnachweise benötigen. Klicken Sie auf ˈHinzufügen>>ˈ. Wenn Lohnarten nicht mehr angezeigt werden sollen, klicken Sie nach Auswahl der Lohnart im Fenster ˈAusgewähltˈ auf die Schaltfläche ˈ<<Entfernenˈ. 2 Voraussetzungen Lesen Sie hier die Voraussetzungen für die Anwendung der Vereinfachungsregel (vereinfachtes Schätzverfahren dargestellt). Wenn Sie diese Voraussetzungen erfüllen, klicken Sie auf ˈWeiterˈ. 2

3 3 Vereinfachungsregel Prüfen Sie, ob im aktuellen Abrechnungsmonat Einmalzahlungen ausbezahlt bzw. ganz oder teilweise in betriebliche Altersvorsorge umgewandelt werden. Aktivieren Sie die entsprechende Checkbox: Wenn Sie die Gewährung von Einmalzahlungen bejaht haben, wird Ihnen nachfolgende Seite angezeigt. 3

4 4 Voraussichtliche Einmalzahlungen Hinweis: Wenn bei einem oder mehreren Mitarbeitern das Symbol bearbeiten Sie zuerst die Probleme im Lexware scout. vorhanden ist, Erfassen Sie hier die voraussichtlichen Einmalzahlungen. Diese Bezüge werden im aktuellen Abrechnungsmonat bei der Erstellung der Beitragsnachweise berücksichtigt. Beachten Sie: Da beim vereinfachten Schätzverfahren die Beitragsnachweise mit den Vormonatswerten erstellt werden, sind hier nur Einmalzahlungen zur Erfassung angeboten. Die ganze oder teilweise Umwandlung in eine betriebliche Altersvorsorge erfassen Sie über ˈEinmalzahlungen bearbeitenˈ. Sortierung der Mitarbeiter: Wie gewohnt werden alle im Abrechnungsmonat beschäftigten Mitarbeiter angezeigt. Über die Option ˈAbteilungˈ können Sie die Liste der Mitarbeiter nach Abteilungen bzw. Gruppen filtern. Sie können die Mitarbeiter nach Personalnummer oder nach dem Namen aufund absteigend sortieren. Klicken Sie hier in die jeweilige Überschrift der Spalte. Sie haben zusätzlich die Möglichkeit Gehaltsempfänger an das Listenende zu stellen. 4

5 Auswahl der Mitarbeiter und Erfassung der Einmalzahlungen: Wählen Sie die Mitarbeiter durch Mausklick oder die Schaltflächen ˈ<Vorherigerˈ bzw. ˈNächster>ˈ aus. Auf der rechten Seite werden die erfassten Be- und Abzüge dargestellt. Wenn Sie auf der ersten Seite des Assistenten (Einstieg) weitere Lohnarten ausgewählt haben, werden diese Lohnarten zusätzlich aufgeführt. Auf diese Weise können Sie auch Einmalzahlungen und Zuschläge direkt im Assistenten bearbeiten. Werden Einmalzahlungen ganz oder teilweise in betriebliche Altersvorsorge umgewandelt, werden diese Lohnarten farblich markiert. Um in der Ansicht die errechneten Beträge sofort zu aktualisieren, klicken Sie auf den Link ˈNeu berechnenˈ. Andernfalls aktualisiert das Programm die Beträge mit der Schaltfläche ˈWeiterˈ. Haben Sie alle Einmalzahlungen bearbeitet, dann klicken Sie auf ˈWeiterˈ, um die Daten abschließend zu speichern. 5

6 5 Beitragsnachweise erstellen (Punkt 4 wenn keine Einmalzahlungen gewährt wurden) 1. Kontrolle: Bevor Sie die Beitragsnachweise erstellen, empfiehlt sich die Kontrolle der Beitragsnachweise und Beitragsabrechnungen. 2. Beitragsnachweise erstellen: Nachdem Sie die Beitragsnachweise erstellt haben, stehen die Meldungen für den dakota Versand zur Verfügung. Wie bei der normalen Beitragsschätzung wird die Differenz zwischen den geschätzten (Werte aus Vormonat) und den sich aus der tatsächlichen Abrechnung ergebenden Beiträgen gebildet. Die sich daraus ergebenden Nachzahlungen oder Erstattungen werden im nächsten Abrechnungsmonat als Restbeitragsschuld verrechnet. 6

7 6 Berichte Firma Auf der Seite ˈBerichte Firmaˈ wählen Sie den Druck und die Anzahl der Berichte aus. Die gewählten Einstellungen werden automatisch für den nächsten Aufruf gespeichert. 7

8 7 Berichte ausgeben Auf der letzten Seite des Assistenten können Sie die Ausgabe der Berichte über den von Ihnen gewählten Drucker oder als PDF- Export starten. Für die Speicherung der PDF-Dateien stehen Ihnen verschiedene Optionen zur Verfügung. Wählen Sie das gewünschte Zielverzeichnis für den PDF- Export. Wenn Sie die unten aufgeführte Option ˈExportverzeichnis öffnenˈ wählen, wird nach Fertigstellen des Assistenten direkt in das Zielverzeichnis gewechselt. Möchten Sie die Beitragsnachweise per dakota senden? Dann wählen Sie die Option: ˈIm Anschluss den Assistenten für das Versenden der Beitragsnachweise startenˈ. Den Abrechnungs- und Beitragsnachweis-Assistenten beenden Sie über die Schaltfläche ˈFertigstellenˈ. 8

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