Grundkenntnisse Excel

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2 Copyright Alle Rechte bei den Autoren Marcel Burkhard Res Hotz Claudia Schmucki Telefon +41 (0) Grüental, Postfach 335 Telefax +41 (0) Wädenswil Ohne vorherige schriftliche Genehmigung durch die Autoren ist eine Verbreitung dieses Dokuments als Ganzes oder in Teilen in elektronischer oder gedruckter Form ausdrücklich untersagt. 2 von 41

3 Mit dem vorliegenden Skript und weiterem Lernmaterial auf moodle werden die Grundlagen für Excel vermittelt, die für den Besuch des Informatikunterrichts an der vorausgesetzt werden. Für jedes Themengebiet steht eine Übungsaufgabe (Excel-Datei auf moodle) zur Verfügung. Die Datei beinhaltet Aufgabenstellung, Zielsetzung und Daten. Laden Sie die Excel-Übungsdatei zur Bearbeitung auf Ihren Laptop und speichern Sie diese. Die Aufgaben sind in einzelne Arbeitsschritte unterteilt. Mit jedem Arbeitsschritt wird ein Lernziel erreicht. Entscheiden Sie selbst, ob Sie zur Lösung auf bereits vorhandenes Wissen zurückgreifen können oder ob Sie weitere Instruktionen brauchen. Die Hilfe erhalten Sie online (Excel-Kurs im moodle -> Hilfe) oder aus dem vorliegenden Skript. Die Hinweise am linken Rand führen Sie zum gewünschten Arbeitsschritt. Wir wünschen Ihnen viel Erfolg beim Studium. 3 von 41

4 Inhaltsverzeichnis 1. Grundlagen Erstellen und Organisieren von Arbeitsblättern Gestalten von Tabellen und Erfassen von Daten Formeln und Funktionen Zellbezüge Kopieren / Ausschneiden von Daten Einfache Diagramme von 41

5 1. Grundlagen Ziele: Kenntnis der Begriffe:Multifunktionsleiste, Register, Gruppe, Spaltenüberschrift, Zeilenüberschrift. Grober Überblick über die Anordnung der Befehlselemente Speichern einer Datei Arbeitsmaterial: Arbeiten Sie mit der Datei: e0_s1_m_grundlagen.xls. Aufgabe: Verschaffen Sie sich einen Überblick über die Register und Gruppen in der Multifunktionsleiste. Klicken Sie in die Zelle H2 und posieren Sie anschliessend den Cursor irgendwo in der Aufgabenstellung. Was verändert sich in der Multifunktionsleiste? Speichern Sie die Datei im Format Excel Zusatzaufgabe: Finden Sie den Befehl zum Einfügen einer ClipArt? Fügen Sie eine ClipArt in Ihr neues Arbeitsblatt. Verändern Sie Farbe, Umriss und Muster Ihrer ClipArt. Vorgehen: Multifunktionsleiste, Register, Gruppen, Befehle Sie möchten sich einen Überblick verschaffen über die Oberfläche von Excel. Als Steuerungszentrum in Excel dient die Multifunktionsleiste. Sie ist gegliedert in Registerkarten, Gruppen und Befehle. Am oberen Rand befinden sich sieben Registerkarten (1 -> Start, Einfügen.). Auf jeder werden Hauptaufgaben dargestellt. Die Gruppen (2) fassen verwandte Elemente zusammen. Ein Befehl (3) ist entweder eine Schaltfläche, ein Feld zur 5 von 41

6 Eingabe von Informationen oder ein Menü. Multifunktionsleiste Weitere Befehle Sie möchten mehr Befehle. In manchen Fällen brauchen Sie mehr Befehle, als auf der Multifunktionsleiste sichtbar sind. Weitere Befehle stehen Ihnen zur Verfügung, wenn Sie sie tatsächlich brauchen. Klicken Sie zum Beispiel zum Erstellen eines Diagramms auf eine Schaltfläche auf der Registerkarte "Einfügen" in der Gruppe Diagramme. Die Registerkarten für Diagrammtools werden dann angezeigt: Entwurf, Layout und Format. Zellen und Spalten Sie möchten wissen, wie ein Arbeitsblatt aufgebaut ist. Spaltenüberschriften (1) werden durch Buchstaben angegeben. Zeilenüberschriften (2) werden durch Zahlen angegeben. Jede Spalte besitzt eine alphabetische Überschrift. Die ersten 26 Spalten tragen die Buchstaben A bis Z. Die folgenden Spalten heissen AA bis AZ, dann BA bis BZ usw. Jedes Arbeitsblatt enthält insgesamt 16'384 Spalten. Auch die einzelnen Zeilen besitzen Überschriften. Zeilenüberschriften bestehen aus Zahlen, von 1 bis An den alphabetischen Überschriften der Spalten und den 6 von 41

7 numerischen Überschriften der Zeilen erkennen Sie, an welcher Stelle Sie im Arbeitsblatt auf eine Zelle klicken. Die Überschriftenkombination z.b. A1 ergibt die Adresse der Zelle. speichern Speichern Sie Ihre Arbeiten regelmässig. Speicherformat Sie möchten Ihre Arbeitsmappe in einem mit Ihrem Arbeitsumfeld kompatiblen - Format abspeichern. Klicken Sie auf die Microsoft Office-Schaltfläche links oben. Wählen Sie das Aufklappmenü Speichern unter. Wählen Sie Excel Arbeitsmappe. Dadurch speichern Sie die Arbeitsmappe in einem Format, das auch mit älteren Versionen von Excel noch geöffnet werden kann. Da heute ältere Office-Versionen noch verbreitet im Gebrauch sind, ist dieses Vorgehen zwingend, damit Ihre Unterlagen kompatibel sind. Die Arbeitsmappe wird einen Dateinamen mit der Erweiterung.xls erhalten. Unter Excel 2007 wäre die Erweiterung..xlsx. Speicherort Sie möchten den Speicherort auswählen. 7 von 41

8 Wählen Sie den Speicherort bewusst st aus, sodass Sie jederzeit den Überblick haben, wo Ihre Dokumente gespeichert sind. Das Dialogfenster zur Auswahl des Speicherortes ist vom Betriebssystem abhängig, das Beispiel oben stammt aus Windows XP. Warnung Sie erhalten beim Speichern eine Warnung. Office 2007 warnt Sie vor geringem Genauigkeitsverlust beim Speichern in 8 von 41

9 einem älteren Format. Beachten Sie die Warnung nicht, klicken Sie auf Weiter. 2. Erstellen und Organisieren von Arbeitsblättern Ziele: Begriffe Arbeitsblatt, Arbeitsmappe kennen Arbeitsblatt einfügen Arbeitsblatt verschieben und umbenennen Arbeitsmaterial: Arbeiten Sie mit der Datei: e0_s2_m_arbeitsblaetter.xls. Aufgabe: Fügen Sie ein neues Arbeitsblatt in die Arbeitsmappe ein. Positionieren Sie das Arbeitsblatt zwischen Tabelle2 und Tabelle3. Benennen Sie das Arbeitsblatt um. Färben Sie das Register des neuen Arbeitsblattes ein. Löschen Sie die Arbeitsblätter Tabelle2 und Tabelle3. Ergebnis: Vorgehen: Arbeitsmappe Was bedeuten die Register links unten? Beim Starten von Excel öffnen Sie eine sogenannte Arbeitsmappe. Jede neue Arbeitsmappe enthält drei Arbeitsblätter, die Seiten in einem Dokument ähneln. Daten geben Sie in Arbeitsblätter ein. (Arbeitsblätter werden auch Tabellen genannt.) Jedes Arbeitsblatt t trägt einen Namen. Unten links sehen 9 von 41

10 Sie die Register mit den Namen: Tabelle1, Tabelle2 und Tabelle3. Wenn Sie ein Arbeitsblatt anzeigen möchten, klicken Sie auf das entsprechende Register. Arbeitsblatt einfügen Sie möchten ein neues Arbeitsblatt einfügen. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Register Tabelle1; es öffnet sich ein sogenanntes Kontextmenü. Wählen Sie Einfügen. Auf dem folgenden Dialog wählen Sie Tabellenblatt. Arbeitsblatt verschieben, umbenennen Sie möchten ein Arbeitsblatt verschieben oder umbenennen. Öffnen Sie via rechte Maustaste das Kontextmenü und wählen Sie die entsprechenden Optionen. 3. Gestalten von Tabellen und Erfassen von Daten Ziele: Daten erfassen Schrift und Schriftart ändern Hintergrundfarbe anpassen Text ausrichten, Zellen verbinden und Zeilenumbrüche ermöglichen 10 von 41

11 Formatieren von Daten Spaltenbreiten und Zellenhöhen einstellen Rahmen und Begrenzungen einrichten Ziele Zusatzaufgabe: Hinzufügen einer Datenüberprüfung Hilfe, Bemerkungstexte bereitstellen Kommentare zu Zellen hinzufügen. Arbeitsmaterial: Arbeiten Sie mit der Datei: e0_s3_m_tabellen.xls. Aufgabe: Sie sollen ein Rechnungsformular erstellen auf einem neuen Arbeitsblatt, das genau gleich aussieht wie das Vorgegebene. Das Formular soll mit Daten Ihrer Wahl gefüllt werden. Erfassen Sie Titel, Beschriftungen und Daten. Ändern Sie Schrift und Schriftart wie vorgegeben. Passen Sie die Hintergrundfarbe der Zellen an. Richten Sie den Text aus: z.b. zentriert in der Spalte Menge, rechtsbündig in der Spalte GESAMT. Verbinden Sie Zellen und ermöglichen Sie den Zeilenumbruch wie z.b. im Bemerkungsfeld unten. Formatieren Sie die Daten: z.b. Datum als Datumsformat, Einzelpreis als Währungsformat, Mehrwertsteuer als Prozent. Richten Sie Spaltenbreiten und Zellenhöhen ein. Fügen Sie Rahmen und Begrenzungen gemäss Vorlage hinzu. Zusatzaufgaben: Überprüfen Sie die Daten während der Eingabe: die Menge soll ganzzahlig sein, die Preise sollen > 0 sein. Verfassen Sie für die Felder mit einer Datenprüfung einen Hilfetext. Hilfetexte sind zusätzlich für das Bemerkungsfeld unten und das Feld "nur im Büro verwenden" vorhanden. Erfassen Sie einen Kommentar zur Rechnungsnr. ganz oben. 11 von 41

12 Ergebnis: Vorgehen: Daten in Zellen eingeben Sie möchten Daten erfassen. Wenn Sie eine neue Arbeitsmappe öffnen, wird die erste Zelle zur aktiven Zelle. Sie weist einen schwarzen Rahmen auf. In der zweiten Abbildung ist die Zelle C5 ausgewählt und somit die aktive Zelle. Sie ist schwarz umrandet. Spalte C ist hervorgehoben (1), Zeile 5 ist hervorgehoben (2) und Zelle C5, die aktive Zelle, wird im Namenfeld in der oberen linken Ecke des Arbeitsblatts angezeigt (3). Eine Zelle muss vor der Datenerfassung 12 von 41

13 ausgewählt (aktiviert, markiert) werden. Daten ändern Sie möchten Daten ändern. Die Eingabe in der aktiven Zelle A1 erscheint auch in der Eingabezeile unter der Multifunktionsleiste. Hier kann der Zelleninhalt verändert werden. Beim Klick auf das Häkchen wird die Änderung angenommen, beim Klick auf das Kreuz wird sie verworfen. Schrift und Schriftart verändern Sie möchten die Schriften verändern. In der ersten Registerkarte (Start) auf der Multifunktionsleiste finden Sie die Befehle für die Schriftformatierung (Gruppe Schriftart). Hier können Sie Schrift und Schriftgrösse für aktive Zellen verändern. Ebenso können Sie den Schriftschnitt (fett, kursiv) wählen oder die Schriftfarbe einstellen. Klicken Sie auf den Pfeil unten in einer Gruppe Schriftart, das Dialogfeld Schriftart (2) wird geöffnet und es stehen Ihnen weitere Optionen zur Verfügung. Hintergrundfarbe der Sie möchten die Hintergrundfarbe einer Zelle verändern. 13 von 41

14 Zelle verändern Mit dem Symbol Farbkübel in der Gruppe Schriftart (Register Start) kann die Hintergrundfarbe von Zellen verändert werden. Markieren Sie die Zellen und wählen Sie eine Farbe. Text ausrichten, Zellen verbinden, Zeilenumbruch Sie möchten den Text in einer Zelle ausrichten, mehrere Zellen zu einer Zelle verbinden oder einen Zeilenumbruch ermöglichen. Mit den Befehlen zur Ausrichtung wurden im Titel Erstellen eines Rechnungsformulars Zellen miteinander verbunden und der Titel linksbündig und vertikal zentriert ausgerichtet. Die Symbole in der Gruppe Ausrichtung haben folgende Bedeutung: links oben: vertikale Ausrichtung; links unten: horizontale Ausrichtung; Mitte oben: Textorientierung; rechts oben: Zeilenumbruch ermöglichen; rechts unten: Zellen verbinden. Wenn Sie auf 14 von 41

15 den Pfeil in der Gruppe Ausrichtung klicken, öffnet sich ein Dialogfenster. Sie können diese Einstellungen hier ebenfalls vornehmen. Daten formatieren Sie möchten den Werten ein anderes Format zuweisen. In der Gruppe Zahl im Register Start können Sie Zahlen und Daten in aktiven Zellen formatieren. Zur Formatierung einer Währung wählen Sie z.b. die Kategorie Währung (anstelle Standard) aus. mehr Zahlenformate Sie möchten eine spezielle Formatierung vornehmen. Für weitergehende Formatierungsanforderungen wählen Sie den Dialog Zellen formatieren in der Gruppe Zahl im Register Start. Im Übungsbeispiel werden die Einzelpreise im Buchhaltungsformat SFr. mit 2 Nachkommastellen dargestellt. benutzerdefinierte Sie möchten eigene Zahlenformate definieren. 15 von 41

16 Zahlenformate Für die Formatierung von Zahlen kann auch ein benutzerdefiniertes Format verwendet werden. Mit einem Klick auf die Gruppe Zahl im Register Start können Sie Zahlen und Daten in aktiven Zellen formatieren. Z.Bp. Fr. *# ##0.00: bedeutet: vor jeder Zahl steht ein Fr., jeder Betrag hat mindestens eine führende Null und genau zwei Nachkommastellen. Zahlen werden durch Apostrophe in 3-er Gruppen gegliedert. Die Anzahl Ziffern vor dem Punkt ist nicht durch das Format beschränkt (*). Die weiteren Formatierungen in der Zeile gelten für negative Zahlen bzw. Texteingaben. Mehr dazu in der Excel- Hilfe. Spaltenbreiten, Sie möchten die Spaltenbreiten und Zellenhöhen verstellen. 16 von 41

17 Zellenhöhen Zeilenhöhen und Spaltenbreiten können im Menü Register Start - Gruppe Zellen Format verändert werden. Spaltenbreiten und Zellenhöhen können aber auch manuell verändert werden. Markieren Sie die Spalte, bewegen Sie den Cursor bis er sich an der Spaltengrenze in einen senkrechten Strich mit je einem Pfeil nach links und rechts verwandelt. Nun können Sie auf die linke Maustaste drücken und die Grenze verschieben. Analog funktioniert die Veränderung von Zeilenhöhen. Rahmen und Sie möchten Rahmen und Linien einfügen. 17 von 41

18 Begrenzungen Im Dialogfenster Zellen formatieren aus der Gruppe Schriftart finden Sie die Registerkarte Rahmen. Sie können damit Begrenzungslinien um die aktiven Zellen zeichnen. Wählen Sie zuerst Linienart und Linienfarbe. In der Minitabelle rechts (4 Zellen mit dem Inhalt Text) können Sie auf die Stelle klicken, an der eine Linie gezeichnet werden soll. Eingabeüberprüfung Sie möchten Daten bei der Eingabe überprüfen (Plausibilisieren). Man kann eine Zelle so konfigurieren, dass die Daten bei der Eingabe auf Plausibilität überprüft werden: z.b. kann geprüft werden, ob der Einzelpreis grösser oder gleich 0 ist, oder ob die Menge eine ganze Zahl ist. Die Datenüberprüfung befindet sich im Register Daten in der Gruppe Datentools. Unter Einstellungen wird für die aktive Zelle festgelegt, dass nur Dezimalzahlen >= 0 eingegeben werden dürfen. 18 von 41

19 Hilfetext Sie möchten den Benutzer mit einem Hilfetext unterstützen. Ein Hilfetext weist den Benutzer darauf hin, was eingegeben werden muss. Der Hilfetext kann im Dialogfenster Datenüberprüfung (Register Daten, Gruppe Datentools) unter Eingabemeldung eingestellt werden. Kommentar Sie möchten einen Kommentar zu einer Zelle anbringen. Sie können zu einer aktiven Zellen einen ein-/oder ausgeblendeten Kommentar hinzufügen. Das kleine rote Rechteck in der rechten oberen Ecke deutet auf einen Kommentar hin. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die aktive Zelle, wählen Sie Kommentar einfügen. 4. Formeln und Funktionen Ziele: Formel einfügen Funktion "unten ausfüllen" 19 von 41

20 Funktion Summe einfügen Funktionsassistent einsetzen Funktionsargumente erfassen Arbeitsmaterial: Arbeiten Sie mit der Datei: e0_s4_m_formeln.xls. Aufgabe: Sie sollen nun das Rechnungsformular so erweitern, dass die Berechnungen für die einzelnen Rechnungsposten und die Totale automatisch von Excel berechnet werden. Dazu muss man mit Formeln und Funktionen arbeiten. Berechnen Sie die Spalte GESAMT mit der Formel "Menge * Einzelpreis für den 1. Rechnungsposten. Verwenden Sie die Funktion "unten ausfüllen", um die Formel für alle Rechnungsposten anzuwenden. Berechnen Sie die Zwischensumme mit der Funktion Summe. Fügen Sie eine Formel ein, um die Mehrwertsteuer zu berechnen. Berechnen Sie das Gesamttotal mit Hilfe des Funktionsassistenten. Das aktuelle Datum soll bei Datum automatisch eingefügt werden. Zusatzaufgabe: Runden Sie die Beträge auf 5 Rappen. Ergebnis: Vorgehen: 20 von 41

21 Formel einfügen Sie möchten eine Formel in eine aktive Zelle einfügen. Der Gesamtbetrag für den ersten Rechnungsposten soll automatisch berechnet werden. In die erste Zeile von GESAMT muss deshalb eine Formel eingefügt werden. Sie gehen folgendermassen vor: Aktivieren Sie die 1. Zeile von Gesamt. Geben Sie = ein. Klicken Sie in die 1. Zeile von Menge. Klicken Sie in die 1. Zeile von Einzelpreis. Drücken Sie auf Enter oder auf das Häkchen in der Eingabezeile, eile, damit das Ergebnis der Formel angezeigt wird. Excel erstellt die Formel =B20*K20 (Multiplikation des Inhalts von Zelle B20 mit dem Inhalt K20). Sobald Sie die 1.Zeile von Gesamt aktivieren, erscheint die Formel in der Eingabezeile. Sie können die Formel hier ändern. Funktion unten ausfüllen Sie möchten die Formel für alle Rechnungsposten verwenden. Aktivieren Sie die 1.Zeile in Gesamt mit der Formel. Platzieren Sie den Cursor auf die rechte untere Ecke -> er wandelt sich in ein Kreuz. Klicken Sie an dieser Stelle mit der linken Maustaste und ziehen Sie die Zelle über den gewünschten Bereich. Überzeugen Sie sich, dass nun in allen Zellen die Multiplikationsformel steht und dass der Zellbezug auf die Zellen automatisch angepasst wurde: also =B21*K21, =B22*K22, etc. Funktion Summe Sie möchten die Gesamtbeträge der einzelnen Posten summieren. 21 von 41

22 einfügen Die Zwischensumme könnte man erfassen, indem man jede Zelle zur vorherigen addiert, also =L20+L21+L22+.: dies wäre allerdings etwas mühsam. Die Summenbildung ist im Excel automatisiert, da diese Funktion häufig gebraucht wird. Um die Zwischensumme zu bilden, aktivieren Sie die Zelle und klicken in der Gruppe Bearbeiten (Register Start) auf das Summenzeichen. Excel addiert automatisch die Zahlen zwischen der aktiven Zelle und der Spaltenüberschrift. Excel hat nun die Funktion Summe() eingefügt und einen Bereich von Zellen, nämlich L20 bis L36 summiert. Nochmals eine Formel Sie möchten die Mehrwertsteuer mit einer Formel berechnen. Die Mehrwertsteuer wird ebenfalls mit einer Formel berechnet. Nachdem die Zelle aktiviert ist, kann ein = und die Rechenformel, wie sie aus dem Alltag bekannt ist, eingetippt werden. Funktionsassistent einsetzen Sie möchten das Gesamt-Total mit Hilfe des Funktionsassistenten berechnen. 22 von 41

23 Aktivieren Sie die GESAMT-Total-Zelle und klicken Sie in der Gruppe Funktionsbibliothek im Raster Formeln auf Funktion einfügen. Der Dialog Funktion einfügen wird geöffnet. Das gleiche Resultat erzielen Sie, wenn sie auf das fx in der Eingabezeile klicken. Im Dialogfenster Funktion einfügen wählen Sie die Funktion Summe. Beachten Sie, dass alle Funktionen zur Auswahl stehen, weil unter Kategorie auswählen alle steht. Funktionsargumente Sie möchten die Argumente im Dialogfenster eingeben. 23 von 41

24 eingeben Für die Summenbildung kann ein Bereich in der Form L37:L40 eingegeben werden, d.h. alle Werte von L37 bis L40 sollen summiert werden. Nochmals Funktionsassistent Sie möchten, dass das aktuelle Tagesdatum in der Zelle Datum automatisch erscheint. Im Dialogfeld "Funktion einfügen" wählen Sie die Funktion Heute() aus, es braucht in diesem Fall keine weiteren Argumente. 5-er Rundung Sie möchten auf 5-Rappen genau runden. Mit der Funktion runden(zahl;anzahl_stellen) kann eine Zahl auf eine bestimmte Anzahl Stellen nach dem Komma gerundet werden. Bei Frankenbeträgen funktioniert diese Rundung aber nicht, da ja jeweils auf 5 Rappen gerundet werden muss. Zur Rundung auf 5 Rappen muss folgende Formel eingesetzt werden: =runden(20*betrag;0)* von 41

25 5. Zellbezüge Ziele: Zellbezüge auf andere Arbeitsblätter. Funktion "rechts ausfüllen" und relativer Zellbezug Funktion "unten ausfüllen" und relativer Zellbezug. Funktion "unten ausfüllen" und absoluter Zellbezug. Funktion "rechts ausfüllen" und gemischter Zellbezug. Arbeitsmaterial: Arbeiten Sie mit der Datei: e0_s5_m_zellbezuege.xls. Aufgabe: Sie möchten die Rechnungsposten mit den Einzelpreisen nicht in jeder Rechnung neu eintippen. Praktischer wäre, wenn sie die verkauften Produkte aus einer Liste herauslesen könnten. Sie sind im ganzen Euro-Raum tätig und stellen es Ihren Kunden frei, in welcher Währung sie bezahlen möchten. In Ihren Rechnungen werden die Preise in Schweizer Franken und in Euro angegeben. Im Arbeitsblatt Stammdaten sind alle Artikel mit den aktuellen Preisen aufgeführt. Arbeiten Sie auf dem Arbeitsblatt Rechnungsformular. Erfassen Sie einige Rechnungsposten, indem Sie Zellbezüge zu den gewünschten Artikeln in Stammdaten herstellen. Zeigen Sie den Einzelpreis SFr. an, indem Sie für jeden Rechnungsposten die Funktion "rechts ausfüllen" verwenden. Berechnen Sie den Einzelpreis für den 1. Rechnungsposten mit einer Formel. Verwenden Sie den Umrechnungsfaktor auf dem Arbeitsblatt Stammdaten. Berechnen Sie alle Einzelpreise mittels der Funktion "unten ausfüllen". Das Total für den Rechnungsposten in SFr. wird automatisch angezeigt, da die Formel Menge * Einzelpreis hinterlegt ist. Berechnen Sie das Total für die Rechnungsposten in, indem Sie die Funktion "rechts ausfüllen" und anschliessend "unten ausfüllen" anwenden. Die Zwischensumme in soll ebenfalls mittels der Funktion "rechts ausfüllen" berechnet werden. Die Mehrwertsteuer in SFr. wird durch einen Zellbezug auf die Stammdaten (- >Mehrwertsteuersatz) berechnet. Für die fehlenden Werte in (Transport, Verpackung) wird der Betrag in SFr. mit dem Umrechnungssatz in den Stammdaten umgerechnet. Berechnen Sie das Skonto für Zahlung in SFr. und mit Zellbezügen auf die Stammdaten. 25 von 41

26 Ergebnis: Vorgehen: Zellbezug auf ein anderes Arbeitsblatt Sie möchten einen Zellbezug auf ein anderes Arbeitsblatt einrichten. Sie kennen Zellbezüge auf dem gleichen Arbeitsblatt durch Spaltenname/Zeilennummer (A1, C5, etc.) in Formeln oder Funktionen. In Excel sind Zellbezüge über verschiedene Arbeitsblätter möglich. In der aktiven Zelle soll ein Zellbezug auf eine Zelle im Arbeitsblatt Stammdaten eingefügt werden. Die aktive Zelle steht zur Bearbeitung eitung in der Eingabezeile oben; Geben Sie ein = ein, wechseln Sie zum Arbeitsblatt Stammdaten und 26 von 41

27 klicken Sie auf die gewünschte Artikelbezeichnung. Klicken Sie dann auf das Häkchen in der Eingabezeile Zellbezug auf ein anderes Arbeitsblatt Sie möchten die Daten aus einem anderen Arbeitsblatt in der aktiven Zelle sehen. damit der Zellbezug auf die Zelle B9 im Arbeitsblatt Stammdaten in der immer noch aktiven Zelle auf dem Arbeitsblatt Rechnungsformular eingefügt und der gewünschte Text angezeigt wird. Beachten Sie die Anzeige in der Eingabezeile: =Stammdaten!B9. Rechts ausfüllen Sie möchten, dass in die Zelle rechts, also in Einzelpreis, ebenfalls ein Wert aus den Stammdaten übernommen wird. (Artikelpreis rechts vom Artikel) Bewegen Sie den Cursor in den Bereich unten rechts der aktiven Zelle bis er sich in ein +-Zeichen verwandelt. Nun Klicken Sie mit der linken Maustaste und erweitern die aktive Zelle nach rechts. In der Zelle rechts wird dadurch ein Wert eingefügt. Relativer Zellbezug Sie haben einen relativen Zellbezug erstellt. 27 von 41

28 Durch die Funktion rechts ausfüllen wird in der neuen Zelle nicht mehr Stammdaten!B9 angezeigt, sondern die Zelle rechts davon, nämlich Stammdaten!C9. Da sich der Zellbezug durch die Funktion ausfüllen verändert, spricht man von relativem Zellbezug. Relativer Zellbezug Weitere relative Zellbezüge. Alle Einzelpreise sind mit der Funktion rechts ausfüllen eingespielt worden. Absoluter Zellbezug Sie möchten einen Zellbezug einfügen, der sich beim rechts bzw. unten ausfüllen nicht verändert. Der Einzelpreis wird berechnet mit der Formel D20 * Stammdaten!F4. (Einzelpreis SFr. auf dem Rechnungsformular * Umrechnungsfaktor in den Stammdaten). Durch die Funktion unten ausfüllen, werden wie erwünscht die Zellbezüge auf den Einzelpreis nach unten n verlagert. Gleichzeitig wird aber auch der Zellbezug auf den Umrechnungssatz nach unten verlagert, also von Stammdaten!F4 nach Stammdaten!F5.usw., was nicht erwünscht 28 von 41

29 ist. Absoluter Zellbezug Sie möchten den Zellbezug konstant halten. Da der Zellbezug auf den Umrechnungsfaktor konstant bleiben muss, sind sowohl Spalte als auch Zeile konstant zu halten. Dies wird erreicht durch ein $-Zeichen vor dem Spaltennamen und vor der Zeilennummer: also Stammdaten!$F$4. Man spricht von absolutem Zellbezug. Gemischter Zellbezug Sie möchten einen Zellbezug mit konstanter Spalte und veränderbarer Zeile einrichten. Zur Berechnung von Gesamt SFr. wird die Mengenangabe mit dem Einzelpreis multipliziert. Nun möchte man diese Formel in die Zelle rechts hinüberziehen zur Berechnung von Gesamt in Euro. Durch relative Zellbezüge werden sowohl Zellbezug auf die Menge als auch Zellbezug auf den Einzelpreis SFr. nach rechts verschoben. In C20 steht die Artikelbezeichnung, sodass der Preis gar nicht berechnet werden kann. In der Formel für Gesamt SFr. muss die Spalte Menge konstant gehalten werden. Die Zeilennummer darf variieren, wenn wir die Formel in einem 2. Schritt nach unten anwenden. Der Zellbezug lautet also $B20*D20. Durch die Funktion rechts ausfüllen wird daraus $B20*E20. Gemischter Zellbezug Sie möchten einen Zellbezug mit konstanter Zeile und variabler Spalte einrichten. 29 von 41

30 Bei Zahlung innert 10 Tagen erhalten die Kunden ein Skonto. Die Höhe ist für SFr. und unterschiedlich. Die Skonti-Beträge auf den Rechnungen beziehen sich auf die Skonti-Beträge in den Stammdaten. Beim rechts ausfüllen des Skonto für SFr. soll der Zellbezug in den Stammdaten ebenfalls nach rechts verschoben werden, die Zeile aber soll konstant bleiben. Es wird deshalb ein $-Zeichen vor die Zeilennummer gesetzt. Der Zellbezug heisst Stammdaten!F$13. (in diesem speziellen Fall ist das $-Zeichen allerdings nicht unbedingt notwendig, da nur rechts ausfüllen ausgeführt wird). Tipp: ausfüllen ohne Formatierung Sie möchten beim rechts ausfüllen nur den Wert einer Zelle einfügen, nicht aber das Format. Mit der Funktion rechts ausfüllen wird standardmässig dmässig das Zellenformat auf die neue Zelle übertragen. Sie können aber explizit eine andere Option wählen. Öffnen Sie das Popup-Fenster am Rand rechts unten und wählen Sie die Option Ohne Formatierung ausfüllen. So bleibt die ursprüngliche Zellenformatierung erhalten. Tipp: $-Zeichen in Zellbezug einfügen Sie möchten relative, absolute oder gemischte Zellbezüge per Tastendruck einrichten. Mit der Funktionstaste F4 können Sie den Zellbezug mit $-Zeichen versehen. Durch Drücken der Taste wird abwechselnd eine der Konstellationen $A$17, $A17, A$17, A17 eingestellt. 30 von 41

31 6. Kopieren / Ausschneiden von Daten Ziele: Daten ausschneiden und an einem neuen Ort einfügen Eine neue Spalte in einer Tabelle einfügen Sortieren einer Tabelle Kopieren / Einfügen von Daten Zusammenhängende und nicht zusammenhängende Bereiche kopieren. Arbeitsmaterial: Arbeiten Sie mit der Datei: e0_s6_m_strukturieren.xls. Aufgabe: Je mehr Daten zur Verfügung stehen, desto wichtiger ist eine gute Strukturierung. Die lange Liste mit Artikeln auf dem Arbeitsblatt Stammdaten ist nicht übersichtlich. Sie werden die Daten nun besser gliedern, d.h. Sie werden die Artikelkategorien auf separaten Arbeitsblättern anordnen. Die beiden kleinen Tabellen "Konstanten" und "Skonti bei Bezahlung in..." auf dem Arbeitsblatt Stammdaten, welche Parameter für die Rechnungsstellung enthalten, gehören ebenfalls auf ein separates Arbeitsblatt. Erstellen Sie ein neues Arbeitsblatt für die konstanten Werte. Benennen Sie das Arbeitsblatt um in "Konstante". Schneiden Sie die Tabellen "Konstanten" und "Skonti bei Bezahlung in..." aus und kopieren Sie sie auf das neue Arbeitsblatt. Die Artikel sind in zwei Kategorien unterteilt: Kategorie 1 und Kategorie 2. Erstellen Sie auf dem Arbeitsblatt "Konstante" eine Tabelle mit Artikelkategorie und Kategoriebezeichnung. Artikelkategorie 1 bedeutet "Eier und Süssspeisen", Artikelkategorie 2 bedeutet "Milchprodukte". Fügen Sie in der Artikelliste nach der Artikelkategorie eine neue Spalte ein, damit sie zusätzlich die Kategorienbezeichnungen einfügen können. Als Kategorienbezeichnung soll ein Zellbezug auf die Tabelle im Arbeitsblatt "Konstante" eingerichtet werden. Sortieren Sie deshalb die Produktetabelle nach der Artikelkategorie. Fügen Sie in der Spalte Kategorienbezeichnung einen Zellbezug auf die Kategorienbezeichnung auf dem Arbeitsblatt "Konstante" ein. Kopieren Sie die Artikel jeder Kategorie (inkl. Überschrift) und fügen Sie die Daten in ein neues Arbeitsblatt ein. Löschen Sie das Arbeitsblatt Stammdaten. Ergebnis: Arbeitsblatt Stammdaten: 31 von 41

32 Arbeitsblätter Eier und Süssspeisen bzw. Milchprodukte Vorgehen: Ausschneiden Sie möchten die Tabelle Konstanten an dieser Stelle entfernen. 32 von 41

33 Markieren Sie die Tabelle Konstanten. Klicken Sie auf die Schere aus der Gruppe Zwischenablage im Register Start. Die aktiven Zellen erhalten eine blinkende Markierung, was darauf hindeutet, dass der Ausschneideprozess noch nicht abgeschlossen ist. Einfügen Sie möchten die ausgeschnittenen Daten an einem neuen Ort einfügen. Aktivieren Sie auf dem neuen Arbeitsblatt die Zelle A1. Klicken Sie auf die rechte Maustaste und auf "Einfügen" im Kontextmenü. Alternativ steht in der Gruppe Zwischenablage im Register Start "Einfügen" zur Verfügung. Beachten Sie, dass die Zellbreiten nicht übernommen werden. Spalte einfügen Sie möchten vor der Spalte D (Einzelpreis) eine neue Spalte einfügen. 33 von 41

34 Markieren Sie die Spalte D und klicken Sie auf dem Register Start in der Gruppe Zellen auf Einfügen bzw. Einfügen -> Blattspalten einfügen. Tabelle sortieren Sie möchten die Tabelle nach Artikelkategorie sortieren. Markieren Sie die Tabelle und wählen Sie Sortieren und Filtern in der Gruppe Bearbeiten auf dem Register Start. Damit Sie steuern können, wonach sortiert wird, wählen Sie die Option Benutzerdefiniertes Sortieren aus. benutzerdefiniertes Sortieren Sie möchten selber auswählen wonach und wie sortiert werden muss. Wählen Sie aus, wonach Sie sortieren möchten (hier Artikelkategorie). Wenn Sie die Überschriften in die Markierung einbezogen haben, kreuzen Sie die Option oben rechts an, sonst wird die Überschriftszeile ebenfalls sortiert. kopieren Sie möchten die Zeilen mit Artikelkategorie 1 inkl. Überschriftenzeile kopieren. 34 von 41

35 Markieren Sie alle Datensätze der Artikelkategorie 1 inkl. Überschrift. Klicken Sie auf das Kopier-Symbol in der Gruppe Zwischenablage auf dem Register Start. Die Kopie wird in die Zwischenablage gelegt. Tipp: zusammenhängende Zeilen kopieren Sie möchten eine grosse Menge zusammenhängender Zeilen kopieren. Aktivieren Sie im Kopierbereich die Zelle links oben, drücken Sie die Umstelltaste (Shifttaste) und aktivieren Sie im Kopierbereich die Zelle rechts unten. Der Kopierbereich wird nun zusammenhängend markiert. Nicht zusammenhängende Zeilen kopieren. Sie möchten Zeilen kopieren, die nicht direkt aufeinanderfolgen. Markieren Sie die Zeile mit den Überschriften. Halten Sie die Ctrl-Taste gedrückt und markieren Sie die Zeilen mit Artikelkategorie 2. einfügen Sie möchten die kopierten Inhalte an einer neuen Stelle einfügen. 35 von 41

36 Aktivieren Sie am Zielort die Zelle links oben und öffnen Sie das Menü Einfügen in der Gruppe Zwischenablagen auf dem Register Start. Wählen Sie die Option Einfügen oder Inhalte einfügen. Die Zellbezüge sind in diesem Fall korrekt, da das Arbeitsblatt im Zellbezug genannt wird. Tipp: einfügen Sie möchten nur spezielle Inhalte einfügen (nur Werte, nur Formate, nur Formeln etc.). Das Menü Einfügen bietet einige Optionen: Wenn Sie Werte einfügen werden die (sichtbaren) Werte eingefügt, nicht aber die Formeln oder Zellbezüge im Hintergrund. Andererseits haben Sie aber die Möglichkeit, nur die Formeln, nicht aber die Werte einzufügen. Tipp: einfaches Kopieren Sie möchten mit einfachen Tastenbefehlen kopieren und einfügen. Anstelle des Befehls in der Gruppe Zwischenablage können Sie auch Ctrl C (kopieren) und Ctrl V (einfügen) verwenden. 7. Einfache Diagramme Ziele: ein neues Diagramm erstellen aufgrund einer Datenauswahl Begriffe für Diagramme kennen Diagrammtitel hinzufügen Achsentitel hinzufügen 36 von 41

37 Achsenbeschriftung vertikal ausrichten Diagrammreihen formatieren Arbeitsmaterial: Arbeiten Sie mit der Datei: e0_s7_m_diagramme.xls. Aufgabe: Die Darstellung von Sachverhalten in Diagrammen ist häufig prägnanter als die tabellarische Darstellung der Daten. Excel unterstützt das Erstellen von verschiedensten Diagrammen. Es steht Ihnen eine Tabelle mit Nährstoffgehalten verschiedener Milchprodukte zur Verfügung. Ihre Aufgabe besteht darin, die Daten graphisch aufzubereiten. Erstellen Sie das vorgegebene Diagramm (gestapeltes Säulendiagramm) mit Säulen, die unterteilt sind in Werte für Fett, Eiweiss und Milchzucker. Das Diagramm soll folgende Merkmale aufweisen: Diagrammtitel, Legende, vertikal ausgerichtete Beschriftung der horizontalen Primärachse, Beschriftung der vertikalen Primärachse, Farbgestaltung nach Ihrer Wahl. Ergebnis: Vorgehen: Markieren des Datenbereichs Sie möchten ein Diagramm erstellen, welches die Anteile Fett, Eiweiss und Milchzucker in Milchprodukten darstellt und auf der folgenden Ausgangstabelle beruht. 37 von 41

38 Markieren Sie den Bereich, der in der Graphik dargestellt werden soll, inkl. Achsenbeschriftung. In diesem Fall handelt es sich um einen nicht zusammenhängenden enden Bereich, sie müssen die Auswahl also mit Hilfe der ctrl-taste treffen. Diagrammtyp auswählen Sie möchten ein Säulendiagramm erstellen. Öffnen Sie in der Gruppe Diagramme auf dem Register Einfügen das Menü Säule. Wählen Sie Gestapelte Säulen aus. Diagramm gestalten Sie möchten das Säulendiagramm gestalten. 38 von 41

39 Für die Gestaltung einer Graphik stehen Ihnen Befehle auf dem Register Layout und zusätzliche Befehle im Register Diagrammtools zur Verfügung. Begriffe zum Diagramm Register Layout Lernen Sie die wichtigsten Begriffe in Zusammenhang mit Diagrammen kennen. Die Begriffe sollten Ihnen weiterhelfen, in der Multifunktionsleiste im Register Layout die richtigen Befehle zu finden Diagrammtitel Sie möchten einen Diagrammtitel erstellen. Wählen Sie in der Gruppe Beschriftungen "Diagrammtitel". Sie können den 39 von 41

40 Titel wie gewohnt in der Eingabezeile erfassen und mit den Optionen unter Start formatieren Achsenbeschriftung Sie möchten, dass die Achsenbeschriftung entlang der horizontalen Achse vertikal verläuft. Wählen Sie in der Gruppe Beschriftungen das Menü Achsen und darin weitere Optionen für horizontale Primärachsen. Unter Ausrichtung können Sie die Textrichtung wählen. Achsentitel Sie möchten einen Achsentitel für die vertikale Achse anzeigen. Wählen Sie in der Gruppe Beschriftungen das Menü Achsentitel und darin die Option Titel der vertikalen Primärachse. Erfassen Sie den Titel und formatieren Sie wie gewohnt. Datenreihen Sie möchten die Farben der Datenreihen verändern. 40 von 41

41 formatieren Markieren Sie die Datenreihe und klicken Sie mit der rechten Maustaste. Im Kontextmenü wählen Sie Datenreihen formatieren. Farbgebung Sie möchten die Datenreihen einfärben. Unter Füllung stehen Ihnen Optionen für die Farbgestaltung einer Datenreihe zur Verfügung. Z.B. Einfarbige Füllung und Wahl einer Farbe durch Öffnen des Farbe -Aufklappmenüs. Alternativ können Sie die Datenreihe formatieren und in der Gruppe Diagrammformatvorlagen im Register Diagrammtools-Entwurf ein passendes Layout auswählen. 41 von 41