DATEV Eigenorganisation compact/

Transkript

1 DATEV Eienoranisation compact/ classic/comfort Dokumentenoranisation für Neuanwender Arbeitsunterlae

2 Herauseber: DATEV eg, Nürnber Alle in dieser Unterlae verwendeten personen- und firmenbezoenen Bezeichnunen und Anschriften sind speziell für diese Unterlae erstellt. Sollten dennoch Ähnlichkeiten mit Personen und/oder Firmen bestehen, sind diese rein zufälli. Die in dieser Unterlae abebildeten Formulare wurden z. T. diital nachebildet. Abweichunen vom Oriinal in Größe und Farbebun sind daher wahrscheinlich. Inhaltliche Änderunen wurden nicht vorenommen. Wir behalten uns vor, dass die in der Unterlae verwendeten Bildschirmmasken Versionsnummern enthalten können, die eenüber Ihrer Prorammversion abweichen. Die abebildeten Masken sind für mehrere Prorammversionen ülti. Copyriht DATEV eg: Alle Rechte, auch die des Nachdrucks, der Herstellun von Kopien und der Übersetzun, vorbehalten. Windows ist ein einetraenes Warenzeichen der Microsoft Corporation, USA. Microsoft ist ein einetraenes Warenzeichen der Microsoft Corporation, USA. Anaben ohne Gewähr / Bestell-Art.-Nr.:

3 Inhaltsverzeichnis 1 Arbeitsplatz Eienoranisation Oberfläche Aufruf von Komponenten Schnellinfos Individuelle Konfiuration Ihres Arbeitsplatzes Aufruf von Auswertunen und Mustermappen Favoriten Interation in den Kanzleiablauf Überblick über die Prorammstruktur Aufbau dieser Unterlae Einsatzebiete und Voraussetzunen Prorammverbindunen Oranisatorische Vorüberleunen Dokumentenoranisation als Dokumenten-Manaement-System Prorammeinrichtun Ablaeplan Analyse der Papierablae Der DATEV-Vorschla eines Ablaerahmenplans Einrichten/Ändern der Ablaestruktur Vorhandene Dokumente importieren Dokumentvorlaen Dokumentvorlaen verwalten Dokumentvorlaen neu erstellen Eiene Vorlaen interieren Vorhandene Vorlaen bearbeiten Vorlaen sichern Platzhalter Generelle Prorammeinstellunen Benutzer-Info

4 3.3.2 Allemein Bereiche Ansichten Arbeitsplatz Liste konfiurieren (am Beispiel des Bereichs Mandanten) Benutzer und Kanzleidatenverwaltun Anmeldun Benutzer verwalten Absenderdaten erfassen Kanzleiallta: Dokumente anleen und verwalten Dokumente anleen Neuanlae eines Dokuments aus der Schnellinfo Aufruf der Dokumentenliste eines Korrespondenzpartners Dokumente einscannen Serienbriefe Serienbriefe erstellen Serienbriefe verwalten Serienbriefe als versenden Dokumente verwalten Übersicht der Verwaltunsfunktionen Dokumenteienschaften bearbeiten Dokumente suchen Dokumente drucken Dokumentenliste auseben Dokumente löschen Dokumente kopieren Dokumente verschieben Dokumente sichern Dokumente unter einem anderen Namen speichern Dokumente einspielen Dokumente transferieren Detailwissen Aufaben Dokument als Anhan versenden Serien erstellen

5 5.4 Liste der Telefonkontakte Archivieren Ordner-Rückenschilder erstellen Ordnerreister erstellen Etiketten und Umschläe erstellen Etiketten/Umschläe für einen Mandanten drucken Etiketten/Umschläe für mehrere Mandanten drucken Bereitestellte Etiketten/Umschläe abrufen Vielfachplatzhalter Ansichten verwalten Der Listenassistent Wiederherstellen elöschter Dokumente Gelöschte Korrespondenzpartner verwalten Statistik Dokumentsammlun austauschen Datenpfade verwalten Dokumentenoranisation als DMS Reoranisation unter Dokumentenoranisation 7.x Zuordnun von Dokumentenverzeichnissen Anhan Prorammverbindunen Anbindun an Steuern Anbindun an Kanzlei-Rechnunswesen Anbindun an die Rechnunsschreibun Anbindun an Microsoft Outlook Anbindun an den Postausan (Fristen und Bescheide) Anbindun an Toolbox DATEV-Telefonbuch: Verbindun mit CTI Lösunen zu den Übunen Stichwortverzeichnis

6 1 Arbeitsplatz Eienoranisation 1 Arbeitsplatz Eienoranisation 1.1 Oberfläche 1.2 Aufruf von Komponenten 1.3 Schnellinfos 1.4 Individuelle Konfiuration Ihres Arbeitsplatzes 1.5 Aufruf von Auswertunen und Mustermappen 1.6 Favoriten 7

7 1 Arbeitsplatz Eienoranisation À Zu diesem Kapitel In diesem Kapitel lernen Sie die Oberfläche von Eienoranisation classic, den Arbeitsplatz, kennen. Ä Nach diesem Kapitel können Sie: den Arbeitsplatz als Schaltzentrale Ihrer Kanzlei einsetzen, alle Komponenten vom Arbeitsplatz aus starten, weitere Schnellinfos starten, den Arbeitsplatz individuell konfiurieren, Auswertunen aufrufen, Favoriten aufrufen. Ã Hinweis: Der Arbeitsplatz ist die Oberfläche, die mit den Oranisationspaketen Eienoranisation compact bzw. Eienoranisation classic auseliefert wird. 8

8 1 Arbeitsplatz Eienoranisation 1.1 Oberfläche Nach dem Aufruf von Eienoranisation classic öffnet das Proramm den zentralen Arbeitsplatz. Als Schaltzentrale Ihrer Kanzlei bleibt er den anzen Ta eöffnet. Auf der linken Seite des Arbeitsplatzes sehen Sie in der Übersicht alle Komponenten, die über den Arbeitsplatz estartet werden können. Hierbei handelt es sich um Komponenten der Eienoranisation, weitere DATEV-Proramme (z. B. Einkommensteuer) oder Fremdproramme (z. B. Microsoft Word). Die Aufnahme von Komponenten ist im íabschnitt 1.4 beschrieben. Auf der rechten Seite sehen Sie das Dialofenster Schnellinfo Stammdaten. Diese Schnellinfo besteht aus den Reisterkarten Mandanten, Mitarbeiter und Adressaten. In der Reisterkarte Mandanten sehen Sie alle Informationen zu dem ewählten Mandanten. Dafür stehen Ihnen im rechten Teil der Schnellinfo Stammdaten folende Reisterkarten zur Verfüun: Person und/oder Betrieb, Anschrift, Telefon/Fax, etc., Notiz, Zuständik., Weitere Informationen und Querverbind.. Um Informationen zu einem anderen Mandanten zu erhalten, markieren Sie unter Schnellinfo Stammdaten in der Reisterkarte Mandanten den ewünschten Mandanten. 9

9 1 Arbeitsplatz Eienoranisation 1.2 Aufruf von Komponenten Die anezeiten Komponenten können auf 2 unterschiedliche Arten estartet werden: Mandantendirektstart Mit dieser Funktion wird die entsprechende Komponente mit dem im Dialofenster Schnellinfo Stammdaten markierten Mandanten und dem ewählten Bearbeitunsjahr eöffnet. Bei einer mandantenorientierten Prozessbearbeitun entfallen damit die Auswahl des Mandanten und die jeweilie Jahresversion im jeweilien Proramm. Doppelklicken Sie zum Start auf die Komponente. Ã Hinweis: Für den Direktstart ist es notwendi, dass der Nummernzusammenhan für alle Mandanten mit den richtien Werten epflet ist. Der Mandantendirektstart kann prinzipiell für alle Komponenten der Eienoranisation durcheführt werden (Ausnahme: die Komponente Mitarbeiter wird mit dem in der Schnellinfo Stammdaten markierten Mitarbeiter estartet; auch die Komponente Dokumentenoranisation kann mit dem in der Schnellinfo Mitarbeiter markierten Mitarbeiter estartet werden). Über die íhilfe im Proramm des Arbeitsplatzes ist über Grundleende Informationen Proramme die mit einem Ordnunsberiff estartet werden können eine Übersicht verfübar, in der die Versionsnummer ausewiesen wird, ab der der Direktstart für die leistunserstellenden Proramme mölich ist. 10

10 1 Arbeitsplatz Eienoranisation Start ohne Mandantenaufruf Starten Sie die ewünschte Komponente über das Kontextmenü Öffnen (rechte Maustaste). Sie befinden sich in der ewünschten Komponente (z. B. Einkommensteuer). Wählen Sie in der auferufenen Komponente den zu bearbeitenden Mandanten und das Veranlaunsjahr. Ã Hinweis: Diese Arbeitsweise (Start ohne Mandantenaufruf) empfiehlt sich bei einer Stapelverarbeitun, z. B. der tälichen Erfassun der Ausanspost. Ç Notizen: 11

11 1 Arbeitsplatz Eienoranisation 1.3 Schnellinfos Um weitere Informationen zu Ihren Mandanten zu erhalten, ohne die entsprechende Komponente zu starten, können Sie folende Schnellinfos aufrufen: Ã Stammdaten Dokumentenverwaltun Post, Fristen und Termine Bescheidableich Vorauszahlunen Aufträe Rechnunsschreibun Nummernzusammenhan Offene Posten Lohn ProCheck Steuern Kontaktmanaement Zahlunsverkehr Fällikeit Hinweis: Die Schnellinfos Offene Posten, Lohn, ProCheck, Steuern, Zahlunsverkehr und Fällikeit beziehen sich immer auf das zuehörie Proramm. Sie stehen deshalb nur dann zu Verfüun, wenn auch das entsprechende Proramm installiert ist. 12

12 1 Arbeitsplatz Eienoranisation à Hinweis: Wenn Sie in der Schnellinfo Kanzlei-Rechnunswesen / Offene Posten die noch nicht belichenen Rechnunen Ihrer Mandanten anzeien wollen, ist es erforderlich, den OPOS-Debitoren-Ordnunsberiff zu schlüsseln. Dieser Ordnunsberiff wird in der Komponente Mandanten unter Mandat OPOS- Debitoren einetraen. Erfassen Sie hier Beraternummer, Mandantennummer der kanzleieienen Buchführun und Kontonummer (Debitorennummer, unter der der Mandant in der OPOS-Buchführun erfasst ist). Übersicht über die vorhandenen Schnellinfos und deren Informationen: Schnellinfo Inhalt Übersicht über die zum in der Schellinfo Stammdaten markierten Mandanten existierenden... Wird mitebracht von Dokumentenverwaltun Dokumente, Belee und Notizen Eienoranisation Post, Fristen und Termine Posteinans- und -ausansätze und die daraus resultierenden Fristen mit Statusinformationen und Termine Eienoranisation Bescheidableich Vorauszahlunen Aufträe Rechnunsschreibun Bescheidableiche (Geenüberstellun von Erkläruns- und Bescheiddaten) und die daraus resultierenden Abweichunen vom Finanzamt festesetzten Vorauszahlunen Aufträe und den aktuellen Auftrasstatus Rechnunen inkl. Kosten, Gebühren und Deckunsbeiträe Eienoranisation Eienoranisation Eienoranisation Eienoranisation Nummernzusammenhan Ordnunsberiffe Eienoranisation 13

13 1 Arbeitsplatz Eienoranisation Schnellinfo Offene Posten Inhalt Übersicht über die zum in der Schellinfo Stammdaten markierten Mandanten existierenden... noch nicht belichenen Rechnunen des Mandanten auf Basis der OPOS-Buchführun Lohn Bearbeitunsinformationen (z. B. aktueller Bearbeitunsmonat, letzter aberechneter Bearbeitunsmonat, Fertistellunstermin etc.) ProCheck Steuern Kontaktmanaement Zahlunsverkehr Fällikeit Checklisten und Darstellun aller Prozesse von ProCheck comfort relevanten steuerlichen Daten (z. B. zu versteuerndes Einkommen, Nachzahlun/Erstattun usw.) Dokumente und Telefonnotizen aus Dokumentenverwaltun und Posteinans-/Postausanssätze und Termine aus Post, Fristen und Termine die Online-Konten inkl. der einzelnen Kontenumsätze Wird mitebracht von Kanzlei- Rechnunswesen LODAS/ Lohn und Gehalt ProCheck comfort Steuern Eienoranisation Zahlunsverkehr fällie Zahlunen (Debitoren/Kreditoren) Kanzlei- Rechnunswesen 14

14 1 Arbeitsplatz Eienoranisation  So starten Sie weitere Schnellinfos 1. Wählen Sie über das Symbol der Liste Schnellinfo den ewünschten Eintra, um neben der Schnellinfo Stammdaten eine weitere Schnellinfo zu starten. à Hinweis: Alternativ können Sie die ewünschte Schnellinfo über Schnellinfo aufrufen. 15