Praxistag Elektronische Rechnung

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1 Kooperationspartner: Praxistag Elektronische Rechnung 28. Juni 2016 GS1 Germany Knowledge Center

2 Elektronische Rechnungsstellung jetzt profitieren! Der Betriebsprüfer kommt! Sind Sie optimal vorbereitet? Im Mittelpunkt der diesjährigen Konferenz am 28. Juni 2016 stehen die Themen Prozessgestaltung bei elektronischen Rechnungen sowie die richtige Umsetzung interner Kontrollverfahren aus praktischer und rechtlicher Sicht. Sehen Sie live, wie Betriebsprüfer vorgehen und wie Sie sich optimal darauf vorbereiten können. Spannende Praxis-Vorträge renommierter Unternehmen bieten Einblicke in aktuelle Entwicklungen der optimierten Rechnungsverarbeitung. Es erwarten Sie Neuerungen im Umsatzsteuerrecht und zur Praxis der Finanzverwaltung aus erster Hand. Teilen Sie Ihre Erfahrungen mit anderen Vertretern namhafter Unternehmen und nehmen Sie neue Impulse für Ihre Arbeit mit. Wie setze ich elektronische Rechnung effizient um? Was muss ich hinsichtlich Umsatzsteuergesetz beachten? Welche Anforderungen werden heute an die Rechnungsarchivierung gestellt? Wie können Anwender technische und rechtliche Neuerungen zügig und gewinnbringend umsetzen? Antworten erhalten interessierte Teilnehmer auf dem 19. Praxistag Elektronische Rechnung. Die Veranstaltung bietet einen Überblick über aktuelle Trends bei elektronischen Rechnungen und vermittelt Tipps zur praktischen Anwendung. Wie bereits in den vergangenen Jahren organisiert GS1 Germany den Fachkongress gemeinsam mit dem Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD). Das Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD) ist die nationale Plattform von Verbänden, Ministerien und Unternehmen zur Förderung der elektronischen Rechnung in Deutschland. Es soll geeignete Maßnahmen zum raschen und einfachen Einsatz elektronischer Rechnungen vorbereiten, koordinieren und umsetzen. Das Forum ist als Arbeitskreis bei der AWV (Arbeitsgemeinschaft für wirtschaftliche Verwaltung e.v.) organisiert. Das Format ZUGFeRD wurde in Version 1.0 von FeRD erarbeitet und im Juni 2014 veröffentlicht. Informationen hierzu finden Sie unter: Zielgruppe: Der Praxistag richtet sich an alle, die mit elektronischen Rechnungen arbeiten oder diese zukünftig einsetzen wollen: Geschäftsführer IT-Entscheider Buchhalter/Controller Dienstleister Umsetzer Ihr Veranstalter GS1 Germany unterstützt Unternehmen aller Branchen dabei, moderne Kommunikations- und Prozessstandards in der Praxis anzuwenden und damit die Effizienz ihrer Geschäftsabläufe zu verbessern. Unter anderem ist das Unternehmen in Deutschland für das weltweit überschneidungsfreie GS1Artikelnummernsystem zuständig die Grundlage des Barcodes. Darüber hinaus fördert GS1 Germany die Anwendung neuer Technologien zur vollautomatischen Identifikation von Objekten (EPC/RFID) und zur standardisierten elektronischen Kommunikation (EDI). Im Fokus stehen außerdem Lösungen für mehr Kundenorientierung (ECR Efficient Consumer Response) und die Berücksichtigung von Trends wie Mobile Commerce, Multichanneling sowie Nachhaltigkeit in der Entwicklungsarbeit. GS1 Germany gehört zum internationalen GS1 Netzwerk und ist nach den USA die zweitgrößte von mehr als 110 GS1 Länderorganisationen. Paritätische Gesellschafter sind das EHI Retail Institute und der Markenverband. Das GS1 Germany Knowledge Center Mit Eröffnung im Mai 2009 hat sich das GS1 Germany Knowledge Center als Plattform für die Zusammenarbeit und den Austausch von Unternehmen aus Handel und Industrie etabliert. Seit Juli 2014 stehen auf zusätzlichen Quadratmetern noch modernere Konferenzräume und ein Creative Lab für Konferenzen, Seminare oder Meetings zur Verfügung. Branchenspezifische Live- Installationen vermitteln zudem die konkreten Einsatzmöglichkeiten und den Nutzen der GS1 Standards. 2

3 Programm 08:30 Begrüßungskaffee und Marktplatz 09:15 Begrüßung und Moderation Klaus Förderer, Senior Manager ebusiness/gdsn, GS1 Germany GmbH 09:30 Elektronische Rechnungsabwicklung und Archivierung Fakten aus der Unternehmenspraxis Holger Seidenschwarz, Senior Consultant, ibi research an der Universität Regensburg GmbH In einer groß angelegten Unternehmensbefragung hat ibi research 2015 erhoben, wie der aktuelle Stand der Nutzung elektronischer Rechnungen in Deutschland ist. Dabei wurde neben den Prozessen auf Rechnungseingangswie -ausgangsseite auch die Gestaltung der Archivierung untersucht. Während elektronische Rechnungen insgesamt in Deutschland immer mehr an Bedeutung gewinnen, sehen sich gerade kleine und mittlere Unternehmen bei der Umstellung häufig noch vor Herausforderungen gestellt. Der Vortrag fasst die wesentlichen Erkenntnisse der Untersuchung zusammen. 10:15 Aktueller Stand der Umsetzung der erechnungs-richtlinie aus Sicht des BMI Die erleichterte elektronische Kommunikation mit der Verwaltung ist ein erklärtes Regierungsziel. Ein Anwendungsfall von besonderer wirtschaftlicher Tragweite ist die elektronische Rechnungskommunikation. Um diese zu erleichtern, ist eine Ergänzung des E-Government-Gesetzes des Bundes geplant. 10:45 Kaffeepause und Marktplatz 11:15 Praxishinweise zur Verfahrensdokumentation bei der Digitalisierung, elektronischen Aufbewahrung und Vernichtung von Papierbelegen für kleine und mittelständische Unternehmen (KMU) Günter Hässel, 1. Vorsitzender, COLLEGA e.v. Die Finanzverwaltung verlangt in den GoBD, dass jeder Unternehmer eine Verfahrensdokumentation erstellt und im Falle einer Außenprüfung dem Betriebsprüfer vorlegt: Soweit eine fehlende oder ungenügende Verfahrensdokumentation die Nachvollziehbarkeit oder Nachprüfbarkeit nicht beeinträchtigt, liegt kein formeller Mangel mit sachlichem Gewicht vor, der zum Verwerfen der Buchführung führen kann. Das bedeutet, dass der jeweilige Prüfer die (gerichtlich nachprüfbare) Entscheidung trifft, ob eine Beeinträchtigung der Nachvollziehbarkeit oder Nachprüfbarkeit gegeben ist. Nach Ansicht von Fachleuten sind die Risiken groß, dass Prüfer diese Bestimmung kleinlich auslegen könnten. Der Vortrag gibt einen Überblick über die größten Fallstricke und beleuchtet die für KMU wichtigsten Aspekte anhand der im Steuerberaterverband COLLEGA e.v. mit 19 Kanzleien gemeinsam erarbeiteten Module zur Verfahrensbeschreibung, die einen praxisorientierten Ansatz zu dieser Thematik bieten. Dr. Stefan Werres, Mag. rer. publ., Regierungsdirektor, Bundesministerium des Innern 3

4 11:45 Die internationale MARKANT EDI-Dienstleistungen auf europäischem Parkett 14:00 Elektronische Rechnungen empfangen, verarbeiten und versenden in SAP im Healthcare-Bereich ein Praxisbericht Claudia Schröder, Hauptbereichsleitung Europäische Zentralregulierung, Prozessmanagement und elektronischer Datenaustausch, MARKANT Handels- und Service GmbH Jürgen Vögele, Projektmanagement International, MARKANT-Gruppe EDI im Spannungsfeld der deutschen und europäischen elektronischen Rechnungslegung bei 25 Mio. elektronischen Belegen aus insgesamt 8 europäischen Ländern pro Jahr ein Erfahrungsbericht der MARKANT über die zunehmenden Herausforderungen der elektronischen Rechnungslegung auch über die Grenzen von Deutschland hinaus. 12:30 Mittagspause und Marktplatz 13:30 eidas Bedeutung für die Geschäftskommunikation per und mit sicheren Übertragungsverfahren Peter Eisenhofer, Berater und geschäftsführender Gesellschafter, DeMaB D Beratungs GmbH Jörg Neuhaus, Bereichsleiter Administrative Verfahren (SAP ), Universitätsklinikum Schleswig-Holstein, Gesellschaft für IT Services mbh (ITSG) Ghafar Zafari, SAP Betreuer, Universitätsklinikum Schleswig- Holstein, Gesellschaft für IT Services mbh (ITSG) Rolf Wessel, Produktmanager SAP - & Web-Applikationen, SEEBURGER AG Das Universitätsklinikum Schleswig-Holstein setzt nach Umsetzung der BVMed-Branchenempfehlung E-Invoice (PDF+ EANCOM ) nun auch auf das neue Rechnungs-Standardformat ZUGFeRD (XML eingebettet in PDF/A-3). Hierzu setzt das Klinikum die SEEBURGER-Lösung smart-einvoice ein. In dem Vortrag werden Ausgangslage, Lösung und Nutzenvorteile von E-Invoice mit ZUGFeRD aus Sicht des Rechnungsempfängers und -versenders aufgezeigt. Die Referenten stellen dabei die positiven Auswirkungen der automatisierten und workflowgestützten Eingangsverarbeitung und des Versands von ZUGFeRD- Rechnungen wie Prozessoptimierung, Compliance sowie Mitarbeitermotivation als Best Practice für SAP dar. 14:30 Kaffeepause und Marktplatz Trotz der breiten Nutzung von auch in der Geschäftskommunikation und des Angebots sicherer Übertragungsverfahren wie z.b. D wird für einen großen Teil der branchenübergreifenden Übermittlung von Rechnungen und anderen Handelsbriefen noch immer die Briefpost verwendet. Durch die medienbruchfreie digitale Kommunikation mögliche Potenziale zur Beschleunigung, Kostensenkung und Effizienzsteigerung bleiben ungenutzt. Am 1. Juli 2016 tritt die eidas-verordnung in Kraft. Durch die EU-weite Regelung von qualifizierten Vertrauensdiensten entstehen neue Chancen zur Digitalisierung von Geschäftskommunikation. 4

5 15:00 Elektronischer Rechnungsaustausch praktische Erfahrungen und Problemfälle Bernhard Lindgens, Bundeszentralamt für Steuern (BZSt) Dr. Christoph Swart, Wirtschaftsprüfer, Steuerberater, Partner, PKF FASSELT SCHLAGE Partnerschaft mbb Wirtschaftsprüfungsgesellschaft Steuerberatungsgesellschaft Rechtsanwälte Der Covortrag beleuchtet insbesondere auch Haftungsfragen und umsatzsteuerliche Risiken im Unternehmen sowie die richtige Ausgestaltung eines innerbetrieblichen Kontrollsystems. Die Problemfälle werden gemeinsam diskutiert und die Positionen der Finanzverwaltung und der Wirtschaftsprüfung deutlich gemacht. Dabei wird auch auf Aufbewahrungs- und Prüfpflichten eingegangen und es werden im Unternehmen denkbare Analysen zur Vermeidung steuerlicher Nachforderungen aufgezeigt. 16:00 Betriebsprüfung live wie der Prüfer Ihre Daten interpretiert Bernhard Lindgens, Bundeszentralamt für Steuern (BZSt) Unter Betriebsprüfung live wird vorgestellt, wie Betriebsprüfer vorgehen, und es werden beispielhaft Lücken- und Mehrfachbelegungsanalysen präsentiert. Darüber hinaus wird vorgestellt, wie mit einer Rechnungsapp Mängel in eingehenden elektronischen Rechnungen festgestellt werden können. 16:30 Aktuelle Rechtslage aus Sicht der Finanzverwaltung Bernhard Lindgens, Bundeszentralamt für Steuern (BZSt) In diesem Vortrag werden aktuelle Zweifelsfragen und Entscheidungen unter anderem zu den Themen Rechnungskorrektur, innergemeinschaftliche Lieferungen, Datenzugriff auf Kassen dargestellt, die auch Auswirkungen auf andere der Fibu vor- und nachgelagerte Systeme haben wird. Praxistag Elektronische Rechnung Datum 28. Juni :00 Zusammenfassung & Fazit Klaus Förderer, Senior Manager ebusiness/gdsn, GS1 Germany GmbH 17:15 Ende der Veranstaltung Veranstaltungsort GS1 Germany Knowledge Center Stolberger Straße 108 a Köln Teilnahmegebühr 690, Euro zzgl. der gesetzl. MwSt. In der Teil nahmegebühr sind Tagungsunterlagen, Mittagessen und Pausengetränke enthalten. Ermäßigte Teilnahmegebühr 590, Euro zzgl. der gesetzl. MwSt. bei Buchung bis zum 17. Mai Veranstalter GS1 Germany GmbH Maarweg Köln Jörg Lamberg T F E lamberg@gs1-germany.de Hotel Zur Buchung eines Hotelzimmers wenden Sie sich bitte an: H.U.T. Hotelreservierungs- und Tagungsmanagement GmbH Sabrina Žerić T F E sabrina.zeric@hut-gmbh.net Datenschutzhinweis GS1 Germany nutzt Ihre Daten über die Vertragserfüllung hinaus auch zur Werbung für eigene Zwecke. Sie können der Verarbeitung oder Nutzung Ihrer Daten für Zwecke der Werbung jederzeit bei der GS1 Germany GmbH Maarweg Köln T F E widerspruch@gs1-germany.de (verantwortlich i. S. d. BDSG) widersprechen. Anmeldung online unter: 5

6 . Sponsoren. Medienpartner CURAMUS IHR PARTNER FÜR ECM, EDI UND ELGATE CURAMUS ist der Spezialist für die elektronische Prozessoptimierung und bietet Fullservice für Daten und Dokumente. Ob Electronic Data Interchange (EDI), ELGATE oder Enterprise Content Management (ECM) CURAMUS entwickelt individuelle IT-Lösungen für Unternehmen aller Branchen. ESCH & PICKEL und TCG ESCH & PICKEL und TCG präsentieren ihre gemeinsame Lösung zur automatisierten Verarbeitung von unterschiedlichsten Eingangsdokumenten auf Basis von EPFLOW und DocProStar. Im Fokus steht dabei der Rechnungseingangsworkflow als betriebliche Kernapplikation mit Funktionalitäten wie der digitalen Belegerkennung, der Dunkelverbuchung und dem Abgleich mit Daten des ERP-Systems (z.b. SAP, MS Dynamics, ProAlpha, Oracle, Datev etc.). Die Lösung ermöglicht die Klassifikation und Extraktion verschiedenster Medientypen und -formate (Papier/elektronisch) auf derselben Plattform. SEEBURGER AG SEEBURGER ist globaler Spezialist für die Integration von internen und externen Geschäftsprozessen als On-Premise oder als Service/Cloud-Lösung. Die SEEBURGER Business Integration Suite ist die zentrale und unternehmensweite Datendrehscheibe für sämtliche Integrationsaufgaben sowie für den sicheren Datentransfer und ist die beste und umfassendste EDI/B2B/EAI-Lösung für SAP -Anwender. Kooperationspartner ferd management & consulting GmbH ferd management & consulting GmbH ist ein international ausgerichtetes Beratungsunternehmen, das insbesondere kleine und mittlere Unternehmen, Organisationen und Behörden dabei unterstützt, ihre Rechnungen im ZUGFeRD-Format komfortabel und rechtssicher umzusetzen angefangen von der Rechnungsstellung über die elektronische Verarbeitung bis hin zur rechtskonformen Archivierung. stratedi Daten-Clearing unabhängig von Standards, Normen, Software oder bestehenden Prozessen automatisieren wir Ihre Geschäftsprozesse. Sie arbeiten in der Cloud, eine System-Installation ist nicht nötig. Daten rein, Erfolg raus. Lieferantenintegration wollen Sie Ihre Lieferanten in ein bestehendes System integrieren, übernehmen wir den kompletten Prozess. Auf Wunsch inklusive qualifiziertem Signaturcenter. Beratung ob Software-Auswahl, Stammdatenmanagement oder RFID-Implementierung: Wir bieten Beratung rund um EDI. 6

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8 GS1 Germany GmbH Maarweg Köln T F E info@gs1-germany.de GS1 Germany GmbH, Köln, 4/2016