SmartPM Toolbox. Tool 007: Bluesheet

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Friederike Lang
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1 SmartPM Toolbox Tool 007: Bluesheet

2 2 Um was geht es? Mit dem Bluesheetkann ein Projekt fix und übersichtlich beschrieben werden. Es dient als einheitliche Kommunikations-und Planungsgrundlage und sorgt für die Aufrechterhaltung des richtigen Fokus. Es ist das richtige Tool, wenn Sie Ihre Projekte einfacher und übersichtlicher beschreiben wollen Sie eine Sprache sprechen wollen, die alle Projektbeteiligten verstehen Sie ein Instrument suchen, mit dem Sie alle Beteiligten gleichermaßen von einem Projekt überzeugen möchten Sie Ihre Projektstart-Workshops zielgerichteter und effektiver durchführen möchten

Es ist das richtige Tool, wenn Sie Ihre Projekte einfacher und übersichtlicher beschreiben wollen Sie eine Sprache sprechen wollen, die alle

3 3 Das ist die Wirkung, wenn Sie dieses Tool einsetzen Sie erhalten Eine vollständige Projektbeschreibung in kürzester Zeit Ein Planungstool, das sowohl die Kundenausrichtung als auch die Sichtweise der Spezialisten und Lieferanten nicht aus den Augen verliert Ein Workshop-Leitfaden zur zielgerichteten Projektbeschreibung im Team Sofortigen Überblick über Planungslücken und fehlende Personen/Kompetenzen Ein Kommunikationstool zur Einbeziehung aller Stakeholder Eine ideale Grundlage für den Einstieg in die detaillierte Projektplanung

Ein Workshop-Leitfaden zur zielgerichteten Projektbeschreibung im Team Sofortigen Überblick über Planungslücken und fehlende

4 4 Der Workshop In dem Bluesheet Workshop erarbeiten die Teilnehmer einen vollständigen Projektaufsatz. Ergebnis ist die visuelle Darstellung einer umfassenden Projektbeschreibung in Form des Bluesheets. Der Kunde soll am Ende die Gewissheit haben, die anfangs nebulösen Ideen rund um sein Projekt in eine strukturierte und realisierbare Form gebracht zu haben. Es muss klar sein, dass dieser Projektaufsatz nicht das fertige Werk der Projektplanung ist, sondern ein Start in einen Prozess bedeutet. Vor- und Nachteile Der Vorteil dieses Workshops ist die strukturierte Darstellung der umfassenden Projektbeschreibung auf einen Blick. Dies fördert das Gefühl des Kunden, Ordnung in seine Gedanken gebracht zu haben (Aha- Erlebnis). Ein Risiko ist jedoch, dass der Kunde erwartet, dass seine Projektplanung am Ende des Workshops so gut wie abgeschlossen ist. Es ist daher wichtig, bereits zu Beginn klarzustellen, was ein Bluesheet beinhaltet, aber auch, was der Kunde nur alleine tun kann (Beispiel: Abgrenzung Projektbeschreibung zum Business Case, der interne Kundeninformationen erfordert).

Der Kunde soll am Ende die Gewissheit haben, die anfangs nebulösen Ideen rund um sein Projekt in eine strukturierte und realisierbare Form gebracht zu haben.

5 5 Der Workshop Ablauf Vorbereitung Einen sinnvollen, breitgefächerten Teilnehmerkreis einladen: Kunden, Anwender, Spezialisten, Planer, Führungskräfte, Lieferanten etc. Falls Ergebnisse aus einer Vorstudie existieren diese verfügbar machen. Durchführung Gemäß der BluesheetStruktur wird nun eine Nummer nach der anderen durchgesprochen. Die entsprechenden Ergebnisse werden auf Post-itsnotiert und in die Bluesheet Struktur eingeklebt. Etwaige Redundanzen und Unstimmigkeiten werden direkt geklärt. Offene aktuell nicht zu klärende Fragen werden separat festgehalten. Nachbereitung Sicherung der Ergebnisse und Präsentation vor dem Auftraggeber bzw. dem Lenkungsausschuss (sofern dieser nicht ohnehin Teilnehmer im Meeting war)

Die entsprechenden Ergebnisse werden auf Post-itsnotiert und in die Bluesheet Struktur eingeklebt. Etwaige Redundanzen und Unstimmigkeiten werden direkt geklärt.

6 6 Die Bluesheet-Struktur 1. Hintergrund 10. Lieferanten 11. Projektmanager 4. Auftraggeber 5. Benutzer 6. Zielzustand 3.1 Nutzen 8. Vorgaben 9. Scope / Out of Scope 7. Endprodukt(e) 2. Anstoß 12. Risiken 13. Ressourcen 3.2 Schaden

7 7 Reihenfolge der Projektbeschreibung (1) Hintergrund: Wo stehen wir heute? Welche Schwachstellen in unserer Organisation / in unserem Business sorgen dafür, dass wir uns mit dem Thema beschäftigen? (2) Anstoß: Welche Ereignisse oder welche Zustände haben dazu geführt, dass wir gerade jetzt das Projekt starten möchten? (3) Nutzen: Welche Verbesserung / Nutzen wollen wir mit diesem Projekt für das Business / die Organisation erreichen? Wird als negativer Nebeneffekt ein Schaden produziert? (4) Auftraggeber: Wer in der Kundenorganisation hat den größten Nutzen aus dem Projekt (und möglicherweise aktuell den höchsten Leidensdruck) und ist bereit, in das Projekt zu investieren? (5) Benutzer: Wer in der Kundenorganisation ist maßgeblich von den Ergebnissen des Projekts betroffen und kann verantwortlich die Erwartungen an das Projektergebnis benennen? (6) Zielzustand: Was ist am Ende des Projekts der Zustand, der erreicht werden soll und mit dem der Nutzen erzielt werden kann? (7) Endprodukt: Welches konkrete Ergebnis muss am Ende des Projekts vorliegen um den Zielzustand zu erreichen? Und: Welche Qualität mit messbaren Eigenschaften sind dafür besonders wichtig?

(3) Nutzen: Welche Verbesserung / Nutzen wollen wir mit diesem Projekt für das Business / die Organisation erreichen? Wird als negativer Nebeneffekt ein Schaden produziert?

8 8 Reihenfolge der Projektbeschreibung (8) Vorgaben: Sind bereits Vorgaben vorhanden, die bei der Planung zu beachten sind? (Partnerfirmen, externe Lieferanten, Technologien, Schnittstellen, Deadlines, Budgetobergrenzen) (9) Scope/ (Out ofscope): Was ist innerhalb des Projekts zu tun, um zum gewünschten Endprodukt zu gelangen? Aber auch: Gibt es Elemente, die von Anforderern gewünscht sein könnten, aber explizit nicht Bestandteil des Projekts sind? (10) Lieferanten: Welche Parteien werden benötigt, um die Projektaktivitäten durchzuführen und das Endprodukt zu erstellen? (11) Projektmanager: Wer sollte (aus dem Kunden-oder dem Lieferantenumfeld) der Projektmanager sein? (12) Risiken: Welche Ereignisse, für die wir bereits einen begründeten Verdacht haben, könnten bei ihrem Eintritt das Projekt maßgeblich beeinflussen? (13) Ressourcen: Was müssen wir in das Projekt an Zeit, Aufwand und Geld hineinstecken, um im gesetzten Rahmen das Endprodukt zu erstellen und den Zielzustand zu erreichen?

gelangen? Aber auch: Gibt es Elemente, die von Anforderern gewünscht sein könnten, aber explizit nicht Bestandteil des Projekts sind?

9 9 Weitere Tipps und Vorgehensweisen Querchecks zwischen den einzelnen Fragen machen aufdecken von Inkonsistenzen Bluesheet dem Auftraggeber am Ende der Erstellung integrativ präsentieren direkt am Ende des Workshops zusammen mit den Teilnehmer dem Auftraggeber (AG) die Projektgeschichte erzählen (und auch Feedback / Anmerkungen des AG erfragen / einsammeln und entsprechend einbringen) Übergang in die detaillierte Projektplanung ggf. Informationen in ein PM-Tool einpflegen potenzielle nächste Schritte festlegen

Auftraggeber (AG) die Projektgeschichte erzählen (und auch Feedback / Anmerkungen des AG erfragen / einsammeln und entsprechend

10 10 Hilfsmittel 1 Bluesheet-Poster oder vorbereitetes Brownpaperoder Flipchart mit den Leitfragen Moderationsmaterial: Haftnotizen, Stifte (pro Teilnehmer einen) Alles enthalten in der SmartPM Startup Box (siehe Onlineshop) Alternativ: Nächste Folie als Poster-Vorlage auf Beamer-Leinwand verwenden, Post-Its kleben und fotografieren

Alles enthalten in der SmartPM Startup Box (siehe Onlineshop) Alternativ: Nächste

11 11 Projektname: Datum: Status: Version: 1. Hintergrund 10. Lieferanten 11. PM 4. AG 5. Benutzer 6. Zielzustand 3 Nutzen 8. Vorgaben 9. Scope / Out of Scope 7. Endprodukt(e) 2. Anstoß 12. Risiken 13. Ressourcen Schaden

12 12 Beispiel

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