Durchführung und Auswertung von Online-Befragungen mit IQES online

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1 Wegleitung für Schulleitende und Lehrpersonen des Kt. Aargau Durchführung und Auswertung von Online-Befragungen mit IQES online 15. November 2009 IQES online Tellstrasse Winterthur Schweiz Telefon

2 1. Über dieses Dokument Die Fachhochschule Nordwestschweiz (FHNW) und das Departement Bildung, Kultur und Sport (BKS) unterstützen die schulinterne Qualitätsentwicklung und Qualitätssicherung an den Schulen des Kanton Aargau. Unter anderem stellen sie den Lehrpersonen und Schulleitungen von Schulen mit integrierter Heilpädagogik (IHP) ein Internet-basiertes Tool für die Erarbeitung und Durchführung von datengestützten Evaluationen zur Verfügung. Inhaltlich basiert das Evaluationstool auf dem Bewertungsraster zu den schulischen Integrationsprozessen an der Aargauer Volksschule (www.schulevaluation-ag.ch) und enthält eine Sammlung von Fragebogenitems (Itempools), die Bezug nehmen auf die dort beschriebenen Qualitätsansprüche und die zugehörigen Qualitätsindikatoren (Stufe 3 des vierstufigen Bewertungsrasters). Lehrpersonen und Schulleitungen können auf der Basis dieser Itempools eigene Fragebogen erstellen und Befragungen durchführen. Technische Grundlage ist IQES online (www.iqesonline.net), die Web-gestützte Plattform für Qualitätsförderung und -sicherung in Schulen. Während einer Projektphase (2009/10 und 2010/11) steht IQES online den IS-Schulen mit den vom Kanton Aargau entwickelten Befragungsitems und -instrumenten zur Verfügung. Das vorliegende Dokument richtet sich an Lehrpersonen und Schulleitende. Es beschreibt, wie Online-Befragung durchgeführt und ausgewertet werden können. Seite 2/11

3 2. Online-Befragungen vorbereiten und starten 2.1. Anmeldung und Fragebogen auswählen Melden Sie sich unter mit ihrem Benutzernamen und Passwort an. Sie gelangen automatisch auf die Startseite für Schulen im Kanton Aargau. Wählen Sie in der Hauptnavigation Evaluationscenter aus und klicken Sie dort auf den Reiter Eigene Fragebogen. Wählen Sie den Fragebogen aus, den Sie für die Online-Befragung verwenden möchten, und klicken auf Befragung durchführen. Sie gelangen in den Bereich In vier Schritten zur Befragung Schritt 1: Vorbereitungen In diesem Schritt können Sie verschiedene Eigenschaften der Befragung wie die Bezeichnung, Zielgruppen, Befragungsart etc. festlegen. Seite 3/11

4 Name der Befragung Geben Sie Ihrer Befragung einen aussagekräftigen Titel (z.b. Schüler/innenbefragung Primarklasse ). Der Name wird automatisch auf dem Fragebogen und auf dem Auswertungsbericht eingefügt. Befragungsart Überlegen Sie sich, wie Sie die Befragten am besten erreichen können. Nur Internet-basiert: Wenn Sie alle Befragten per erreichen können, wählen Sie diese Option. Die Befragten erhalten ein mit einem Link zum Fragebogen und können diesen direkt im Internet ausfüllen. Nur mit Papierfragebogen: Wenn Sie die ganze Befragung mit Papierfragebogen durchführen wollen, wählen Sie diese Option. Sie können später alle Antworten über eine Eingabemaske ins System eingeben. (Bei dieser Befragungsart werden Sie von dieser Seite aus direkt in den Schritt 4 geführt.) Internet-basiert und mit Papierfragebogen: Wenn Sie nicht alle Befragten per erreichen können, wählen Sie diese Option. Sie können so auch ausgedruckte Fragebogen zum Ausfüllen verteilen und die Ergebnisse später manuell zu den per Online-Befragung erhobenen Ergebnissen hinzufügen. Abschlussdatum der Befragung Geben Sie ein Datum ein, bis zu dem die Umfrage ungefähr abgeschlossen sein soll. Dieses Datum können Sie später wieder verändern. Wollen Sie diese Befragung vorerst nur probehalber durchführen? Wählen Sie Ja, wenn Sie die Befragung testhalber und nur mit wenigen Leuten durchführen wollen. Befragte Personengruppe Wählen Sie die Personengruppe(n) aus, die Sie befragen wollen. Klicken Sie auf Weiter, um zum nächsten Schritt zu kommen. Seite 4/11

5 2.3. Schritt 2: Versandliste In diesem Schritt können Sie die Mail-Adressen der Teilnehmer/innen an der Online-Befragung im System erfassen. Versandliste erstellen Klicken Sie auf Excel-Vorlage herunterladen und speichern Sie die Tabelle auf ihrem PC ab. Öffnen Sie die Vorlage und tragen Sie in der Spalte die Mail- Adressen der Befragungsteilnehmer/innen ein. Hinweise: Spaltentitel nicht überschreiben. Achten Sie darauf, dass die Mail-Adressen korrekt sind und es keine leeren Zeilen zwischen Mail- Adressen gibt. Versandliste importieren Klicken Sie auf Durchsuchen und wählen Sie die auf Ihrem PC gespeicherte Excel-Datei mit den Mail-Adressen aus. Klicken Sie auf Datei öffnen. Klicken Sie auf Weiter, um die Adressen in IQES online zu importieren. Seite 5/11

6 Kllicken Sie auf Weiter, wenn der Import erfolgreich beendet wurde. Hinweis: Bei nicht korrekten Mail-Adressen erscheint eine Fehlermeldung. Mit dem Zurück -Knopf Ihres Bowsers gelangen Sie wieder zu Schritt 2. Korrigieren Sie die entsprechenden Mail-Adressen und wiederholen Sie den Importier-Vorgang. Seite 6/11

7 2.4. Schritt 3: Begleitmail In diesem Schritt können Sie den Text für das Mail erfassen, das an die Teilnehmer/innen der Online-Befragung verschickt wird, wenn Sie zur Teilnahme eingeladen werden. Name des Absenders / Mail-Adresse für Rückfragen / Betreff Geben Sie die entsprechen Angaben ein. Anrede und Text des Begleitmails / Abschluss, Grussformel und Absender Geben Sie im oberen Feld den Text für das Begleitmail ein, im unteren die Grussformel und den Absender. Der Link zum Online-Fragebogen wird vom System automatisch zwischen den beiden Feldern eingefügt. Hinweis: Klicken Sie auf Text einfügen, um einen Standardtext für das Begleitmail in die Textfelder einzufügen. Diesen können Sie danach bearbeiten. Klicken Sie auf Weiter, um zum nächsten Schritt zu gelangen. Seite 7/11

8 2.5. Schritt 4: Befragung starten In diesem Schritt können Sie alle Angaben nochmals überprüfen und die Teilnehmer/innen per Mail zur Online-Befragung einladen. Klicken Sie auf Befragung starten. Die Teilnehmer/innen/ erhalten Ihre Mail-Nachricht mit dem Link zum Online-Fragebogen. Hinweis: Nach dem Start der Befragung wird sie von IQES online im Evaluationscenter automatisch in den Bereich Laufende Befragungen verschoben. Seite 8/11

9 3. Laufende Befragungen überwachen, abschliessen und Ergebnisbericht erstellen 3.1. Monitoring der Befragung und Dateieingabe Klicken Sie in der Hauptnavigation auf Evaluationscenter und dort auf den Reiter Laufende Evaluationen. Wählen Sie die Befragung aus, die sie überwachen wollen, und klicken auf Details/Optionen. Hier finden Sie aktuelle Informationen zum Verlauf der Befragung. Hinweis: Hier können Sie das Abschlussdatum der Befragung jederzeit verändern. Erinnerungsmail senden Falls der Rücklauf nicht Ihren Erwartungen entspricht, können Sie an jene Teilnehmer/innen ein Erinnerungsmail versenden, die den Online-Fragebogen noch nicht beantwortet haben. Klicken Sie auf Erinnerungsmail senden. Geben Sie den Text Ihres Erinnerungsmails ein. Klicken Sie auf Verschicken, und das System sendet das Mail an jene Teilnehmerinnen, die den Fragebogen noch nicht ausgefüllt haben. Seite 9/11

10 Hinweis: Sie können das Versenden eines Erinnerungsmails wiederholen, falls dies nötig sein sollte. Eingabe der Papierfragebogen Falls Sie Papierfragebogen verteilt haben, können Sie deren Ergebnisse in IQES online eingeben. Füllen Sie das Feld Anzahl verschickter/verteilter Papierfragebogen aus, und klicken Sie auf Anzahl speichern. Klicken Sie auf Eingabe der Papierfragebogen. Übertragen Sie die Daten aus den Papierfragebogen in die Online- Fragebogen Evaluationen abschliessen und Ergebnisbericht erstellen Um die Ergebnisse einer Befragung anzuzeigen, müssen Sie die Befragung als beendet erklären. Evaluation abschliessen Klicken Sie auf Evaluation abschliessen, um die Befragung zu beenden. Hinweis: Nach Abschluss der Befragung ist es nicht mehr möglich, noch nicht ausgefüllte Fragebogen auszufüllen, Erinnerungsmails zu verschicken oder Antworten aus Papierfragebogen einzugeben. Nach dem Abschluss der Befragung wird diese von IQES online im Evaluationscenter automatisch in den Bereich Abgeschlossene Befragungen verschoben. Seite 10/11

11 Ergebnisse anzeigen Klicken Sie in der Hauptnavigation auf Evaluationscenter und dort auf den Reiter Abgeschlossene Evaluationen. Wählen Sie die Befragung aus und klicken Sie auf Ergebnisse anzeigen. Der Ergebnisbericht wird vom System automatisch erstellt. Sie können sich die Ergebnisse am Bildschirm ansehen oder ihn im druckfähigen pdf-format herunterladen. Löschen Befragungen, die Sie nicht mehr benötigen, können Sie löschen. Klicken Sie dazu auf Löschen. Warnhinweis: Mit dem Löschen einer Befragung gehen alle erhobenen Daten und Ergebnisberichte verloren. Stellen Sie deshalb sicher, dass Sie nur Befragungen löschen, die Sie tatsächlich nicht mehr benötigen, dass Sie vorher den Ergebnisbericht heruntergeladen haben. Seite 11/11

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