Versand an Magna Werke

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1 Versand an Magna Werke Mit Advanced Shipment Notifications (ASNs) haben Sie die Möglichkeit, den Abgang Ihrer Lieferung an Magna zu kommunizieren. ASN s sollen zu dem Zeitpunkt von Ihnen bekannt gegeben werden, ab dem Ihre Lieferung das Lager verlässt. Die zeitgerechte und genaue Übermittlung der ASN ist wichtig für die zeitgerechte Warenübernahme. Inhaltliche Fehler oder Fehler bei der Übermittlung der ASN können zu Verzögerungen oder Ablehnung der Warenübernahme führen und wirken sich in der Lieferantenbeurteilung sowie in der Bezahlung der Ware von Magna an den Lieferanten aus. Ein ASN existiert erst ab dem Zeitpunkt, ab dem Sie Ihren Lieferschein veröffentlichen. Der Versand ist sehr einfach zu bedienen, nehmen sie aber zuerst die Konfiguration der Teile vor bevor sie beginnen. Erstellung eines Lieferscheins Um einen neuen Lieferschein im SupplyWeb zu erstellen, wählen Sie den Link Sendungen->Lieferschein erstellen im Navigationsmenü. Für einen neuen Lieferschein sind die Festlegung des Werks, der Lieferadresse und der Lieferantenadresse notwendig. In den Drop-Down Feldern werden die Ihnen zugeordneten Kundenstandorte aufgelistet. Page 1 of 21

2 Die Lieferscheinnummer wird entsprechend der im Lieferantenprofil eingestellten Nächste Lieferscheinnummer bereits voreingetragen. Sie können die Nummer überschreiben - es darf aber keine Lieferscheinnummer doppelt verwendet werden. Klicken sie auf Weiter um zum nächsten Schritt zu gelangen. Die Lieferscheinnummer ist numerisch einzugeben (keine Buchstaben oder Sonderzeichen). Sie darf maximal 8 Stellen lang sein. Ein Lieferschein kann immer nur für eine Lieferadresse erstellt werden. Wollen sie zwei Lieferadressen beliefern müssen sie auch zwei Lieferscheine erstellen! Page 2 of 21

3 Im nächsten Schritt wird der Bedarfsfilter angewandt, um die Teile anzuzeigen die einen offenen Bedarf haben. SupplyWeb erlaubt Ihnen nur den Versand von Teilen, die einen offenen Bedarf haben. Klicken sie auf die Schaltfläche Suchen um die Liste zu aktualisieren. Es wird eine Liste generiert basierend auf den Bedingungen die sie im Segment Bedarfsfilter definiert haben. Die Informationen, die Sie im Bedarfsfilter zuletzt eingetragen haben, werden das nächste Mal als Standardwerte angezeigt. SMI Bedarfe scheinen immer auf, da es keine Terminvorgabe gibt. Die Filteroption Bedarfsansicht ermittelt welche Teile innerhalb dieses Zeitraumes in Tagen einen Bedarf haben - diese werden dann nach der Suche in der Liste angezeigt. Die Filteroption Lieferdeckung bestimmt die vorgeschlagene Liefermenge. Ein Wert von 10 Tagen ermittelt die gesamte Bedarfsmenge für die nächsten 10 Tage und zeigt diesen Wert an. Die Transitzeit wird bei der Ermittlung des Bedarfs mit eingerechnet. Wenn Ihre Liefereinteilung (im Lieferabruf Versand-/Liefercode ) als SH (Shipment based) deklariert wurde, wird eine Transitzeit von einer Minute Page 3 of 21

4 vorgeschlagen, um Ihren offenen Bedarf korrekt anzuzeigen. Bei DL (Delivery Based) tragen Sie ihre Standard-Transitzeit ein, damit SupplyWeb den Versandzeitpunkt richtig berechnen kann. Delivery based bedeutet, dass zum angegebenen Datum die Ware im Werk ausgeliefert sein soll. Shipment based bedeutet, dass zum angegebenen Datum die Ware beim Lieferanten versandt werden soll. Um einen Lieferschein zu erstellen, wählen Sie einen oder mehrere Bedarfe, indem Sie die entsprechenden Kontroll-Kästchen neben der Teilenummer anklicken. Die vorgeschlagene Versandmenge kann in der Teileliste im Rahmen des bestehenden Bedarfs verändert werden. Klicken Sie auf Lieferschein erstellen, um einen neuen Lieferschein für Ihre ausgewählten Teile zu erstellen. Obwohl sie einen Lieferschein erstellen können, ohne ein Teil selektiert zu haben, ist es an dieser Stelle einfacher und schneller als später die Positionen manuell hinzuzufügen. Sobald ein Lieferschein erstellt wurde, ist es dasselbe Bild bzw. dieselbe Prozedur, einen vorhandenen oder neuen Lieferschein zu editieren. Nähere Informationen dazu finden Sie in Editieren von Lieferscheinen. Lieferscheine anzeigen Um einen existierenden Lieferschein anzuzeigen, der noch nicht als ASN bekannt gegeben wurde, wählen Sie Sendungen->Lieferscheine anzeigen im Navigator. Page 4 of 21

5 Sie können die Auswahl der angezeigten Lieferscheine nach Werk, Lieferadresse, Stellplatz sowie Datumsbereich einschränken. Tragen Sie die entsprechenden Kriterien ein und klicken Sie auf Weiter, um eine Liste aller existierenden Lieferscheine anzuzeigen. Alle Lieferscheine, die mit den Auswahlkriterien übereinstimmen, werden nach der Lieferscheinnummer absteigend aufgelistet. Wenn Sie einen Lieferschein editieren möchten, klicken Sie bitte auf den Stift links neben dem entsprechenden Lieferschein. Page 5 of 21

6 Editieren von Lieferscheinen Kopf Details Lieferscheine bestehen aus drei Abschnitten: Versandinformationen, der Kopfzeile und den Positionen. Die Kopfzeile enthält Informationen bezüglich der Lieferung, während die Positionen spezifische Teile und Mengenangaben enthalten. Die Versandinformationen können nicht mehr verändert werden. Ändern Sie die Kopfzeile, indem Sie auf die Bearbeiten Schaltfläche in diesem Abschnitt klicken. Page 6 of 21

7 Die erforderliche Information innerhalb der Kopfzeile des Lieferscheins ist abhängig von der Region (Kontinent) des empfangenden Werkes. Die folgende Tabelle beschreibt die erforderlichen Schlüsselwerte je Region. Zusätzliche Instruktionen bezüglich der erforderlichen Werte können Sie von dem spezifischen Werk erhalten, das Sie beliefern. (M Muss, O Optional, N Nicht notwendig) Feld Beschreibung NA EU AP Versand-Datum Datum und Zeit, in der die Fracht das M M M und -Zeit Verlade-Dock verlässt. Fahrzeug-Nummer Die Fahrzeugnummer, M O O Spediteurabrechnung oder Frachtnummer des Versandes. Transport Methode Beschreibt die Methode des Transportes M M M Frachtunternehmen Name des Frachtunternehmens O N N SCAC (Standard Carrier Alpha Code) M O O repräsentiert das Frachtunternehmen, wie es bei der National Motor Freight Association definiert ist. Eine Liste mit gültigen Codes kann vom Magna-Werk, das Sie beliefern, zur Verfügung gestellt werden. Frachtbrief (Bill of Lading, BOL) Ihre Frachtbrief-Nummer. Wenn Sie keine BOL-Nummern verwenden, müssen Sie die Sendungsnummer heranziehen. M O M Von Ihnen eingetragene Informationen, wie etwa die Transport Methode oder SCAC / Frachtunternehmen, werden für das nächste Mal, wenn Sie einen Lieferschein erstellen, als Standardwerte gespeichert. Page 7 of 21

8 Stellen Sie sicher, dass alle notwendigen Informationen im Kopf spezifiziert wurden, und klicken Sie auf Speichern, um zur Hauptansicht des Lieferscheins zurückzukehren. Die Positionen werden im unteren Bereich der Lieferschein-Hauptansicht gelistet. Positionen können manuell angelegt oder entfernt werden. Klicken sie Position Hinzufügen um eine neue Position auszuwählen. Suchen sie sich das gewünschte Teil aus der Drop Down Liste aus. Geben sie eine Versandmenge ein und klicken sie auf Hinzufügen um die neue Position anzulegen. Wenn kein Gewicht angezeigt wird, tragen sie das gesamte Nettogewicht ein. Das korrekte Nettogewicht pro Teil wird automatisch für die Zukunft berechnet und gespeichert. Page 8 of 21

9 Existiert kein offener Bedarf, können sie das Teil auch nicht hinzufügen! Sie können eine Teilenummer auch mehrmals hinzufügen um zum Beispiel unterschiedliche Chargennummern anzugeben! Um eine bestehende Position zu editieren, klicken Sie im Lieferschein auf das Stift-Symbol in der Spalte Position. Wenn kein Gewicht angezeigt wird, tragen sie das gesamte Nettogewicht ein. Das korrekte Nettogewicht pro Teil wird im Hintergrund automatisch für die Zukunft berechnet und gespeichert. Im Feld Losnummer können sie die Charge angeben. Page 9 of 21

10 Ändern sie die Versandmenge wird auch das Gewicht neu berechnet und abgeändert, wenn es bereits gespeichert ist. Klicken sie auf Speichern um die Position zu übernehmen oder Löschen um die Position vom Lieferschein zu löschen. Einige Magna Werke haben die Anforderung, dass Packmittel (Unter- und Oberverpackung) für jedes Matetrial der Fracht spezifiziert werden. Diese Packmittel sind für jede einzelne Position des Lieferscheins in Setup Packmittel Verwaltung zu konfigurieren. Wenn keine Verpackung notwendig ist, werden Sie keine Spalte Verpackungsvorlage sehen oder belassen die Auswahl auf Keine. Wählen sie eine Vorlage für die Verpackungsinformation aus der Drop Down Liste aus. Bestätigen sie die Neuberechnung der Packmittel mit OK Klicken Sie auf den Stift in der Spalte Packmittel der entsprechenden Position, um die Packmittel für diese Position abzuändern bzw. anzusehen. Page 10 of 21

11 Verpackungen können erforderlich sein als 2-stufige Verpackung (Oberverpackung/Unterverpackung) oder als 1-stufige Verpackung (Unterverpackung). Lose Gebinde sind alle Packmittel, die nicht mit einer Oberverpackung verpackt wurden. Sie können Gebinde zur Liste hinzufügen bzw. bestehende löschen. Lose Gebinde können zum Beispiel KLTs sein die Materialteile beinhalten oder einfach nur als Leergut mitgeschickt werden. Werden die Seriennummern vom Kunden angefordert, so können diese manuell eingegeben werden indem sie auf Serien und Losnummern bearbeiten klicken. Normalerweise sollten sie diese automatisch vom System erstellen lassen in dem sie im Lieferschein auf Warenanhänger Drucken klicken. Beim Druck der Warenanhänger. werden automatisch hochzählende Nummern generiert. Klicken sie auf das Stift Symbol im Segment Oberverpackungs- Liste um die Unterverpackung des Master zu bearbeiten Page 11 of 21

12 Klicken sie auf das Bleistift Symbol im Segment Unterverpackungs- Liste um die entsprechende Detail Verpackung zu bearbeiten Klicken Sie auf Zurück, um zur Hauptansicht des Lieferscheins zu gelangen. Hier können sie auch ein Zusatzpackmittel für die Oberverpackung definieren indem sie im Segment Liste der Zusatzpackmittel für die Oberverpackung auf Hinzufügen klicken. Wenn sie die Unterverpackung editieren können sie auch diesem ein Zusatzpackmittel zuweisen. Page 12 of 21

13 Klicken sie Speichern um die Änderungen zu übernehmen. Drucken von Versand-Warenanhängern und Dokumenten Magna Werke, die Verpackungen anfordern, können auch den Ausdruck von Barcode Warenanhängern (Labels) via SupplyWeb von Ihnen fordern. SupplyWeb kann X12, VDA und Odette Warenanhänger erstellen, die zur Produktidentifizierung während des Transportes an Ihre Versand-Packmittel fixiert werden. Die Konfiguration, wie die Warenanhänger auf Ihrem System gedruckt werden, erfolgt in Layouts für Barcode-Warenanhänger und in Warenanhängervorlagen im Navigator-Menüpunkt Setup. Warenanhänger können nur einmal innerhalb des Lieferschein-Editierungs-Bildschirmes gedruckt werden. Wie Sie einen Warenanhänger erneut drucken können, finden Sie in Warenanhänger erneut drucken. Durch das drucken der Labels werden die Seriennummern der Packmittel automatisch generiert. Page 13 of 21

14 Klicken Sie auf Warenanhänger drucken, um eine PDF-Datei mit den beinhalteten Warenanhängern für Ihren Lieferschein zu generieren. Es gibt verschiedene Formate von Versand-Dokumenten, die zum Ausdruck in SupplyWeb zur Verfügung stehen. Die notwendigen Dokumente sind abhängig von der Region, in die Sie verfrachten, sowie den definierten Bestimmungen des Werkes, das Sie beliefern. Klicken Sie auf Versanddokumente drucken, um die Dokumenttypen aufzulisten, die für Ihren Lieferschein generiert werden können. Das erzeugte Dokument wird im Adobe Acrobat Format generiert, das Sie auf Ihrem lokalen Drucker ausdrucken können. Warenanhänger erneut drucken Warenanhänger, die verloren gingen oder zerstört wurden, können erneut von SupplyWeb gedruckt werden. Gehen Sie dazu auf Sendungen- >Warenanhänger erneut drucken im Navigator. Page 14 of 21

15 Tragen Sie Ihre Suchkriterien ein, um Ihre gewünschten Warenanhänger erneut drucken zu können. Tragen Sie Ihre Suchkriterien ein und klicken Sie auf Warenanhänger anzeigen. Page 15 of 21

16 Sie können einen oder mehrere Warenanhänger für den erneuten Ausdruck wählen. Wenn sie die Warenanhänger löschen können sie auch aus dem Lieferschein heraus wieder die Warenanhänger generieren. Wählen Sie die Warenanhänger Kontrollkästchen, die Sie zum erneuten Ausdruck wünschen und klicken Sie auf Warenanhänger neu generieren. Überprüfung und Veröffentlichung Lieferscheine können vorzeitig erstellt werden, bevor das Material das Verladedock verlässt. Wenn Sie Ihre Lieferschein-Informationen vollständig eingetragen haben, sollten Sie Ihren Lieferschein überprüfen, um sicherzustellen, dass SupplyWeb alle notwendigen Informationen zur Erstellung eines ASN s zur Verfügung hat. Die Überprüfung (Validierung) kontrolliert nur das Packmittel, das Gewicht sowie die Menge. Klicken sie auf den Vorschau Button um den Lieferschein anzusehen. Page 16 of 21

17 Klicken Sie auf den Überprüfen Button, um zu verifizieren, dass Ihr Lieferschein komplett ist. Ein erstellter aber noch nicht veröffentlichter Lieferschein konsumiert bereits Bedarf. Die Anzeige der Bedarfsmenge ist also um die zu versendende Menge reduziert. Erstellen Sie daher keinen Lieferschein, wenn Sie keine Lieferung beabsichtigen. Der letzte Schritt ist die Veröffentlichung der Lieferung und der Versandt des Lieferscheins (ASNs) an das Magna Werk. Sobald ein Lieferschein veröffentlicht wurde sprechen wir von einem ASN. Ein ASN kann nicht mehr verändert werden. Klicken Sie auf Veröffentlichen, um den elektronischen Lieferschein (ASN) zum Magna Werk zu senden. Anzeige und Stornierung von ASNs Sie können eine Liste der versandten Lieferscheine und die dazugehörigen Detailinformationen anzeigen lassen. Benutzen Sie dafür den Link Sendungen- >ASNs anzeigen im Navigator. Um einen ASN anzusehen, müssen Sie aus Werk, Lieferadresse und Lieferantenadresse auswählen. Es wird vorgeschlagen, dass Sie auch einen Datumsbereich eingeben, um die Anzahl der ASNs einzuschränken. Page 17 of 21

18 Tragen Sie Ihre Suchkriterien ein und klicken Sie auf Weiter, um Ihre verfügbaren ASNs anzuzeigen. Der ASN kann über die Auswahl der entsprechenden Brille links neben der Lieferscheinnummer dargestellt werden. Diese Ansicht zeigt Ihnen alle Details zur Lieferung. Der Link History zeigt Ihnen alle Stufen der Verarbeitung an. Normalerweise gibt es nur einen Originaleintrag, aber es können auch mehrere Einträge aufgrund einer Stornierung oder erneutem Senden vorhanden sein. Der Link Stornieren storniert den ASN und wandelt diesen wieder in einen Lieferschein zurück, der von Ihnen wieder bearbeitet und neu veröffentlicht werden kann. Der Link Erneut Senden überträgt den elektronischen ASN erneut an das Magna SAP bzw. ERP System. Die Stornierung eines ASN s wird nicht in allen Werken unterstützt. Klären Sie das mit dem Ansprechpartner bei ihrem Magna-Werk, bevor Sie einen ASN stornieren. Page 18 of 21

19 Versandhistory Die Historie der Lieferungen, die von SupplyWeb verarbeitet wurde kann über den Sendungen->Versandhistory Link im Navigator angezeigt werden. Wählen Sie Ihre gewünschten Suchkriterien und klicken Sie auf Weiter. Es erscheint eine zusammenfassende Auflistung der versendeten Teilenummern, die mit den entsprechenden Suchkriterien übereinstimmen. Page 19 of 21

20 Sie können weitere Details der Sendungen anzeigen, indem Sie auf die Brille neben der Teilenummer klicken. Alle Versanddetails bezüglich Ihrer gewählten Teilenummer werden in einem Listenformat angezeigt. Page 20 of 21

21 Versandhistorybericht Eine Versandhistory kann über den Link Sendungen->Versandhistorybericht im Navigator gedruckt werden. Wählen Sie Ihre gewünschten Auswahlkriterien für die Lieferung, die Sie ausdrucken möchten, und klicken Sie auf Senden. Ihr Bericht wird als PDF-Dokument in einem neuen Fenster generiert. Page 21 of 21

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