50,2 Hz Portal - Kurzanleitung für die Rolle Sachbearbeiter

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1 50,2 Hz Portal - Kurzanleitung für die Rolle Sachbearbeiter Inhalt 50,2 Hz Portal - Kurzanleitung für die Rolle Sachbearbeiter... 1 Die Anmeldung am 50,2 Hz Portal... 2 Erfassung von Daten... 2 Drucken der Erstanschreiben...12 Reports...12 Wiederholung des Erstanschreibens (per Einschreiben)...12 Zurücksetzen von Druckkennzeichen für den erneuten Versand von Anschreiben...13 Diese Anleitung soll den Einstieg in die Vorgangserfassung im 50,2 Hz Portal für die Rolle Sachbearbeiter ermöglichen. Erfasst werden die Fragebögen, die von den Anlagebetreibern auf Papier ausgefüllt und an den VNB zurückgesandt werden. Neben der Erfassung der Daten hat der Sachbearbeiter noch die Möglichkeit: 1. sich eine Übersicht aller Daten des eigenen VNB als Report für die Darstellung in MS Excel herunterzuladen, 2. den Druck/Versand von Erstanschreiben an die Anlagenbetreiber auszulösen, 3. Adressdaten zu korrigieren sowie 4. falsch erfasste Wechselrichter zu löschen und neu zu erfassen.

2 Die Anmeldung am 50,2 Hz Portal Sie erreichen das 50Hz Portal über folgenden Link: Als Benutzernamen geben Sie bitte Ihre -adresse ein. Erfassung von Daten Für die Erfassung von Daten im 50Hz Portal stellvertretend für den Anlagenbetreiber (vom Fragebogen in Papierform), stehen dem Sachbearbeiter im Wesentlichen die gleichen Funktionalitäten/Bildschirmmasken zur Verfügung wie dem Anlagenbetreiber. An 4 Stellen ist die Funktionalität für den Sachbearbeiter erweitert: 1. er kann sich Anlagen mit einer Suchfunktion auswählen, 2. er kann die Daten der erfassten Wechselrichter ändern, 3. er kann die Kontaktdaten (Adresse) des Anlagenbetreibers ändern und 4. er kann die Adressdaten zum Anlagenstandort ändern. Zunächst wählen Sie eine Anlage, zu der Sie die Daten erfassen möchten.

3 Abbildung 1: Auswahl eines Anlagenbetreibers/einer Anlage für die Datenerfassung Alle Suchkriterien werden gleichzeitig angewendet, z.b. ergibt die Suche nach Halle und Leipziger Chaussee nur Einträge in Halle in der Leipziger Chaussee. An die Suchbegriffe werden automatisch Platzhalter angefügt, es genügt wenn Sie z.b. einen Teil des Anlagenschlüssels oder der Straße eingeben (siehe folgende Abbildung). Nach dem Klick auf Suchen erhalten Sie eine Liste der Suchergebnisse.

4 Abbildung 2: Ergebnisliste Durch Anklicken wählen Sie die gewünschte Zeile aus der Ergebnisliste, mit dem Klick auf Weiter können sie Daten erfassen. Sollte die gewünschte Anlage nicht in der Ergebnisliste auftauchen, verändern Sie bitte die Suchkriterien und klicken Sie erneut auf Suchen. Auf der nächsten Seite können Sie kennzeichnen, ob diese Anlage korrekt zugeordnet wurde. Sie können eine Anlage hier im Bedarfsfall auch deaktivieren (in diesem Fall kann der Anlagenbetreiber diese Anlage nicht mehr bearbeiten und sieht sie mit dem Status deaktiviert). Abbildung 3: Anlagenzuordnung prüfen/anlage deaktivieren Abweichend vom Beschreibungstext in Abbildung 3: Anlagenzuordnung prüfen/anlage deaktivieren kann der SB hier keine weiteren Anlagen hinzufügen, diese Funktion dient dem Anlagenbetreiber zum Zusammenfassen seiner Anlagen.

5 Wenn Sie die Adresse der Anlage ändern möchten klicken Sie bitte auf den Button Ändern. Von dort aus gelangen Sie in folgendes Fenster, wo Sie die Adressdaten ändern können. Abbildung 4: Adressdaten der Anlage ändern Nachdem Sie das getan haben, kehren Sie mit einem Klick auf den Button Weiter zurück zum Fenster Übersicht Ihrer Photovoltaik-Anlage. Im nächsten Schritt können Sie die Kontaktdaten des Anlagenbetreibers erfassen. Abbildung 5: Erfassen der Kontaktdaten des Anlagenbetreibers Für den Fall, dass keine -adresse im Fragebogen angegeben ist, wählen Sie bitte die Option Papierkunde. Andernfalls erfassen Sie bitte die -adresse. Wenn das Anschreiben unzustellbar war, haben Sie hier die Möglichkeit die Adressdaten zu korrigieren und mit dem Wählen der Option Anschreiben zurücksetzen, um erneut zu versenden einen erneuten Versand des initialen Anschreibens zu ermöglichen. Wie funktioniert das? Über die Druckfunktion des SB (bereits gedruckte Schreiben werden nicht noch einmal gedruckt wenn sie die Auswahlkriterien erfüllen, durch die Rücksetzung des Kennzeichens ist dieser Anlagenbetreiber wieder im Status noch nicht angeschrieben ). Im nächsten Schritt gelangen Sie zur Erfassung der Anlagendaten. Falls zu dieser Anlage bereits abschließend alle Daten erfasst wurden, können Sie hier eine Übersicht der erfassten Daten sehen.

6 Abbildung 6: Erfassung der Anlagendaten Hinweis: der Anlagenbetreiber sieht an dieser Stelle eine Übersicht all seiner Anlagen. Im nächsten Schritt kann ein abweichender Ansprechpartner für diese Anlage erfasst werden. Abbildung 7: Erfassung eines abweichenden Ansprechpartners

7 Nun beginnt die Erfassung der technischen Daten zu einer Anlage. Abbildung 8: Erfassung von Anlagedaten Hinweis. Im Feld Anzahl der an der Anlage vorhandenen Wechselrichter geben Sie die Gesamtzahl der Wechselrichter einer Anlage ein. Diese Angabe hilft Ihnen im Folgenden dabei, die korrekte Anzahl an Wechselrichtertypen zu erfassen (Plausibilitätsprüfung). Die Option diese Anlage besitzt keine eigenen Wechselrichter wählen Sie bitte dann, falls mehrere Anlagen über gemeinsame Wechselrichter betrieben werden. Sie können dann eine führende Anlage auswählen, an der die Wechselrichterdaten bereits erfasst wurden. Nun erfassen Sie die zur Anlage gehörenden Wechselrichter (durch Auswahl aus der im Portal hinterlegten Wechselrichterliste).

8 Abbildung 9: Erfassung von Wechselrichterdaten Hinweis: Die hier erfasste Anzahl der Wechselrichter wird ebenfalls für eine Plausibilitätsprüfung verwendet. Außerdem geben Sie hier an, welche Hilfsmittel ggf. benötigt werden um die Wechselrichter zu erreichen. Im nächsten Schritt können Sie weitere Details zu den Wechselrichtern erfassen. Abbildung 10: Erfassen von Wechselrichterdaten Wenn eine Auswahl möglich ist, sehen Sie im entsprechenden Feld bitte wählen, andernfalls nicht relevant (bei nicht relevant gibt es keine weitere Unterscheidung in der Wechselrichterliste). Hinweis: Die hier erfasste Anzahl der Wechselrichter wird ebenfalls für eine Plausibilitätsprüfung verwendet. Sie ist vorbelegt, solange nur eine Zeile in der Tabelle vorhanden ist.

9 Sie können hier einen Ansprechpartner für die Fernwartung erfassen (Spalte Ansprechpartner). Abbildung 11: Ansprechpartner für Fernwartung erfassen Dieser Ansprechpartner steht Ihnen für diese Anlage für weitere Einträge in einer Auswahlliste zur Verfügung. Nun kann ein Wunschunternehmen für die Umrüstung erfasst werden (vorbelegt ist die Umrüstung durch den VNB).

10 Abbildung 42: Erfassen eines Wunschunternehmens Falls noch weitere Wechselrichter (eines anderen Herstellers oder Typs) zu erfassen sind, kann das über weitere Wechselrichtertypen zu dieser Anlage erfassen getan werden. Dieser Button ist nur sichtbar, wenn noch nicht die gesamte Zahl der Wechselrichter dieser Anlage zugeordnet wurde.

11 Abbildung 13: weitere Wechselrichtertypen erfassen Im letzten Schritt sehen Sie eine Zusammenfassung der erfassten Daten und bestätigen deren Richtigkeit. Dann können Sie die Erfassung der Daten zu dieser Anlage abschließen. Abbildung 14: Zusammenfassung der erfassten Daten

12 Drucken der Erstanschreiben Der Sachbearbeiter kann den Druck der Erstanschreiben (enthalten Informationen zur 50,2 Hz Aktion und zum Portalzugang) aus dem Portal auslösen. Abbildung 15: Erstanschreiben Durch Klick auf den Link Beispielanschreiben kann sich der Sachbearbeiter ein Beispielanschreiben seines VNB ansehen, damit er weiß was er für ein Schreiben auslöst. Die zu versendenden Schreiben können durch die Kategorie und den PLZ-Bereich (falls nicht alle Schreiben zur Kategorie auf einmal versendet werden sollen) eingeschränkt werden. Für jeden VNB ist eine Vorlage für diese Anschreiben in Form eines WORD-Serienbriefes bei der GISA Druckstraße hinterlegt. Nach dem Klick auf Ausführen generiert das 50,2 Hz Portal eine Datei mit den Empfängerinformationen und den Werten für die Platzhalter dieses WORD-Serienbriefs. Wenn der Haken Druck über die GISA Druckstraße gesetzt ist, erhält die GISA Druckstraße die generierte Datei als Druckauftrag. Wenn der Haken nicht gesetzt ist, kann der Sachbearbeiter die Datei aus dem Portal herunterladen und prüfen bzw. selbst die Serienbriefe mit der zugehörigen WORD-Vorlage erzeugen. Reports Durch Klicken auf den Button Download Report wird eine in MS Excel zu öffnende Datei erzeugt, welche alle Daten zu Anlagenbetreibern/Anlagen und zugehörigen Wechselrichtern, Terminen und Wunschunternehmen des eigenen VNB enthält. Dieser Report kann z.b. lokal gespeichert und weiterbearbeitet (gefiltert, sortiert, ausgewertet etc.) werden. Wiederholung des Erstanschreibens (per Einschreiben) Wenn es keine Rückmeldung des Anlagenbetreibers auf das erste Schreiben gibt, hat der Sachbearbeiter die Möglichkeit diese Anlagenbetreiber nochmals anzuschreiben. Wie bei der Druckfunktion für das Erstanschreiben wählt der Sachbearbeiter hier die Kategorie und den Postleitzahlenbereich aus, für den diese Schreiben erzeugt werden sollen. Die Funktionalität ist analog zum Druck der Erstanschreiben (Generierung einer Datei zur Befüllung einer WORD-Vorlage).

13 Anlagenbetreiber sind in dieser Datei enthalten, wenn: 1. sie der gewählten Kategorie angehören, 2. der PLZ-Bereich stimmt, 3. sie Anlagen haben die zum VNB gehören 4. die Differenz zum Datum Versand des Erstanschreibens größer als 28 Tage ist 5. noch keine Registrierung am Portal erfolgte und 6. sie nicht als Papierkunde gekennzeichnet sind. Zurücksetzen von Druckkennzeichen für den erneuten Versand von Anschreiben Wenn Anschreiben noch einmal versendet werden sollen, kann am betreffenden Anlagenbetreiber das Druckkennzeichen für die entsprechende Kategorie und den Typ des Schreibens zurückgesetzt werden. Abbildung 16: Zurücksetzen von Druckkennzeichen Wenn das Druckkennzeichen zurückgesetzt wurde, wird der Anlagenbetreiber bei der nächsten Erzeugung der Druckdaten wieder mit in diese aufgenommen.

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