Die Registerblätter Rechnung (manuell), Rechnung (Produkt DB/Scanner) und Produkte können auch ausschließlich über die Tastatur bedient werden.

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1 1 WebIT Registrierkasse Einleitung (Version 1.5+) Auf den folgenden Seiten sind die Funktionen der WebIT Registrierkasse beschrieben. Es wird vorausgesetzt, dass der Leser über grundlegende Kenntnisse zur Bedienung eines Computers verfügt. Tipp: Die Registerblätter Rechnung (manuell), Rechnung (Produkt DB/Scanner) und Produkte können auch ausschließlich über die Tastatur bedient werden. 2 Einstellungen Beim ersten Start wird das Registerblatt Einstellungen geladen. Bevor Sie die WebIT Registrierkasse verwenden sollten Sie mindestens zwei Einstellungen vornehmen: Einstellung Backup Ordner (links, unten): Klicken Sie auf und navigieren Sie zu einem Ordner Ihrer Wahl in dem Sie Schreibrechte haben, und in dem die Backups Ihrer Daten täglich oder bei einem Klick auf Backup erstellen abgelegt werden. Klicken Sie anschließend auf Ordner auswählen. Der Pfad zum gewählten Ordner erscheint im Textfeld. Klicken Sie auf Backup erstellen um zu testen, ob der Pfad erfolgreich eingestellt worden ist. Sie können Backups Ihrer Daten jederzeit wiederherstellen, indem Sie auf Backup laden klicken und das entsprechende Backup File auswählen. Backup Files werden so beschriftet, dass das Prefix angibt, wann das Backup erstellt worden ist. Z.B. bedeutet _1435_WebITRk_bak.zlib, dass das Backup am 4. April 2016, um 14:35 Uhr erstellt wurde.

2 Backups werden automatisch täglich vor der ersten Belegerstellung erstellt. Sorgen Sie dafür, dass sich genug Platz auf Ihrer Festplatte befindet, oder löschen Sie Backups die Sie nicht mehr benötigen. Einstellung Drucker (rechts, oben): Wählen Sie aus dem Dropdown rechts oben den Drucker den Sie für die Belegerstellung verwenden wollen. Sollte der Drucker den Sie verwenden möchten nicht aufscheinen gibt es ein Problem mit dem Druckertreiber. Versuchen Sie in diesem Fall den Druckertreiber zu aktualisieren. Klicken Sie nach der Auswahl eines Druckers auf Testbeleg drucken. Wenn Ihr Drucker erkannt wurde, eingeschaltet und angeschlossen ist, wird ein Beleg gedruckt. Die übrigen Einstellungen müssen Sie nicht sofort vornehmen. Einstellung USt. Satz (links, oben): Stellen Sie ein, welcher USt. Satz beim Erstellen der Belege voreingestellt sein soll. Einstellung Logo (links, oben): Sie können ein Logo uploaden, das über jedem Beleg angedruckt wird. Einstellung Header (links, Mitte): Geben Sie einen Text ein, der unter dem Logo angedruckt wird. Einstellung Footer (links, Mitte): Geben Sie einen Text ein, der am unteren Rand der Belege angedruckt wird. Einstellung Checkbox Nur Pdf (rechts, Mitte): Setzen Sie den Nur Pdf Haken wenn kein Drucker verfügbar ist. In dem Fall werden Pdfs erstellt, die Sie z.b. auf einem USB Stick speichern und woanders ausdrucken können. Einstellung Checkbox Produkt IDs mit andrucken (rechts, Mitte): Setzen Sie den Produkt IDs mit andrucken Haken wenn IDs für Ihre Produkte eingeben und wollen, dass diese am Beleg mit angedruckt werden. Einstellung Signatur (rechts, Mitte): Ab 2017 ist die Signierung der Belege erforderlich. Zu diesem Zweck benötigen Sie entweder eine Signaturkarte von A-Trust samt Lesegerät oder einen Account für das Signaturservice, das von A- Trust bereitgestellt wird. Online: In diesem Fall benötigen Sie einen Account für das Signaturservice, das von A-Trust bereitgestellt wird. Die Kosten dafür belaufen sich einmalig auf 4 Euro. (Stand April 2016.) Sie müssen dann jedenfalls online sein wenn Sie Belege erstellen. Der voreingestellte Account ist ein Test Account. Die Signierung der Belege dauert ein bis zwei Sekunden. Karte: Sie benötigen eine Signaturkarte von A-Trust samt Lesegerät. Die Kosten dafür belaufen sich einmalig auf ca. 25 Euro. (Stand April 2016.) Diese Karte samt Lesegerät müssen Sie an einem USB Stecker Ihres Rechners anstecken. Die Signierung erfolgt in

3 Echtzeit, und damit deutlich schneller als über das Web Service. (s.o.) Die Signierung über die Karte funktioniert außerdem offline. Keine: Bis benötigen Sie keine Signierung. Einstellung QR Code drucken (rechts, unten): Geben Sie an, ob der QR Code am unteren Rand der Belege angedruckt werden soll. (Ab 2017 zwingend vorgeschrieben.) Einstellung Schlüssel (rechts, unten): Dieser Schlüssel wird verwendet, um den Umsatzzähler zu verschlüsseln. Damit ist es nur für die Finanzbehörde (und für den Kassenbetreiber) möglich, den Umsatzzähler zu entschlüsseln. Der Schlüssel wird über einen Zufallsgenerator generiert und muss (ab 2017) in Finanz Online angegeben werden. Einstellung Kassen ID (rechts, unten): Die Kassen ID wird bei der Verschlüsselung der Belege verwendet. Sie muss der Finanzbehörde über Finanz Online mitgeteilt werden und sollte danach nicht mehr geändert werden. Sollten Sie mehrere Registrierkassen betreiben, müssen Sie für jede Kasse eine andere Kassen ID verwenden. FON Betrieb starten (rechts, unten): Mit diesem Button können Sie den Umsatzzähler zurücksetzen nachdem Sie die Registrierkasse bei Finanz Online (FON) angemeldet haben. Sie sollten diesen Knopf nicht noch einmal verwenden nachdem Sie die Kasse in Betrieb genommen haben. Einstellung Dezimalzeichen (rechts, unten): Sie können einstellen, ob Zahlen mit Punkt oder Komma als Dezimalzeichen dargestellt werden sollen. 3 Rechnung (manuell) Dieses Registerblatt ist zur Erstellung von Belegen ohne Verwendung der Produktdatenbank gedacht. Tipp: Wenn der Cursor sich im Feld Bezeichnung befindet entfernt ein Druck auf Entf die zuletzt hinzugefügte Position, ein Druck auf Enter wiederholt das Hinzufügen der letzten Position bzw. schließt die Rechnung ab.

4 Feld Bezeichnung : Geben Sie die Bezeichnung der Position oder der Dienstleistung ein. (3-300 Zeichen, z.b. 30 Min Massage, linker Arm oder Blumenstrauß, klein, inkl. Farn, ) Mit Enter kommen Sie in das nächste Feld. Feld Preis (brutto) : Geben Sie den Bruttopreis ein. (Zwischen 0,01 und ) Mit Enter fügen Sie die Position dem Beleg hinzu. Feld USt. Satz : Wählen Sie den Umsatzsteuersatz der Position aus. Feld Anzahl : Geben Sie eine Anzahl ein. (Zwischen und ) Feld Preis (netto) : Geben Sie (wenn nötig) den Nettopreis ein. (Zwischen 0,01 und ) Mit Enter fügen Sie das Produkt dem Beleg hinzu. Button Löschen : Markieren Sie eine Zeile in der Tabelle und klicken Sie auf Löschen um die Position aus dem Beleg wieder zu entfernen. Sie können stattdessen auch die Entfernen Taste drücken. Button Speichern : Drücken Sie den Speichern Button, um die Position dem Beleg hinzuzufügen. Sie können stattdessen auch Enter drücken.

5 Button Letztes +1 : Drücken Sie den Letztes +1 Button, um die Anzahl der Position, die Sie zuletzt hinzugefügt haben, um eins zu erhöhen. Button Letztes -1 : Drücken Sie den Letztes +1 Button, um die Anzahl der Position, die Sie zuletzt hinzugefügt haben um eins zu vermindern. Button Neue Rechnung : Drücken Sie den Neue Rechnung Button, um die derzeitige Rechnung zu verwerfen und eine neue zu beginnen. Checkbox Datum manuell : Setzen Sie den Haken Datum manuell, um den Zeitstempel des Belegs manuell zu setzen. (Z.B. wenn Sie gezwungen sind, nachzubonieren.) Radiobutton Was soll ein zweiter Druck auf Enter bewirken? : Die Maske Rechnung (manuell) kann ausschließlich über die Tastatur bedient werden wenn Sie den Radiobutton Rechnung abschließen setzen. Ein Druck Enter bewirkt in diesem Fall Abschluss der Rechnung. Der Radiobutton Letztes Produkt +1 bewirkt, dass ein Druck auf die Anzahl der letzten Position um eins erhöht. Button Rechnung abschließen : Drücken Sie den Rechnung abschließen Button, um die Rechnung abzuschließen. Die Rechnung wird gespeichert und zum Drucker geschickt. Checkbox Rabatt : Sie können einen Rabatt auf die Rechnung gewähren, indem Sie den Haken Rabatt setzen und daneben einen Betrag in Euro bzw. in % der Gesamtrechnung eingeben. Hinweis: Da Euro Beträge in der Datenbank gespeichert werden und keine Prozentsätze, kann es sein, dass der Prozentsatz am Ausdruck einen Rundungsfehler aufweist. 4 Rechnung (Produkt DB/Scanner) Dieses Registerblatt ist dazu gedacht, einen Beleg mit Hilfe der Produktdatenbank und (sofern vorhanden) eines Barcode Scanners zu erstellen. Hinweis: Sie können jeden beliebigen Scanner verwenden, der sich an Ihren Rechner anschließen lässt und als Eingabegerät erkannt wird. (USB, seriell, )

6 Tipp: Wenn der Cursor sich im Feld Bezeichnung befindet entfernt ein Druck auf Entf die zuletzt hinzugefügte Position, ein Druck auf Enter wiederholt das Hinzufügen der letzten Position bzw. schließt die Rechnung ab. Checkbox Hinzufügen ohne Enter : Wenn Sie einen Scanner verwenden, der keinen Zeilenumbruch nach dem Einlesen des Barcodes einfügt, können Sie diese Checkbox setzen. Dadurch wird ein Produkt automatisch auf die Rechnung gesetzt wenn die ProduktID mit dem Suchtext übereinstimmt auch wenn Sie nicht Enter drücken. Feld Suche : Geben Sie die Bezeichnung oder Teile der Bezeichnung oder die ID und/oder den Preis eines Produkts ein, das sie auf eine Rechnung setzen wollen. Sobald genau ein Produkt Ihren Suchkriterien entspricht können Sie das Produkt mit Enter hinzufügen. Ein zweiter Druck auf die Enter Taste erhöht die Anzahl des letzten Produkts, ein Druck auf die Entf Taste vermindert sie. Radiobutton Was soll ein zweiter Druck auf Enter bewirken? : Die Maske Rechnung (manuell) kann ausschließlich über die Tastatur bedient werden wenn Sie den Radiobutton Rechnung abschließen setzen. Ein Druck Enter bewirkt in diesem Fall Abschluss der Rechnung. Der Radiobutton Letztes Produkt +1 bewirkt, dass ein Druck auf die Anzahl der letzten Position um eins erhöht. Checkbox Rabatt (Artikel) :

7 Sie können einen Rabatt auf ein einzelnes Produkt gewähren, indem Sie den Haken Rabatt setzen und daneben einen Betrag in Euro bzw in % der Gesamtrechnung eingeben. Hinweis: Da Euro Beträge in der Datenbank gespeichert werden und keine Prozentsätze, kann es sein, dass der Prozentsatz am Ausdruck einen Rundungsfehler aufweist. Checkbox Datum manuell : Setzen Sie den Haken Datum manuell, um den Zeitstempel des Belegs manuell zu setzen. (Z.B. wenn Sie gezwungen sind, nachzubonieren.) Buttons Hinzufügen bzw. Entfernen rechts neben der Produkttabelle: Wählen Sie ein Produkt mit einem Klick auf die entsprechende Zeile in der Produkttabelle aus und klicken Sie auf + um es auf die Rechnung zu setzen oder auf -, um es wieder zu entfernen. Geben Sie die gewünschte Anzahl ein. Checkbox Rabatt (gesamt) : Sie können einen Rabatt auf die Rechnung gewähren, indem Sie den Haken Rabatt setzen und daneben einen Betrag in Euro bzw. in % der Gesamtrechnung eingeben. Hinweis: Da Euro Beträge in der Datenbank gespeichert werden und keine Prozentsätze, kann es sein, dass der Prozentsatz am Ausdruck einen Rundungsfehler aufweist. Button Rechnung abschließen : Drücken Sie den Rechnung abschließen Button, um die Rechnung abzuschließen. Die Rechnung wird gespeichert und zum Drucker geschickt. 5 Produkte Im Registerblatt Produkte können Produkte und/oder Dienstleistungen erstellt, geändert oder gelöscht werden. Auf diese Produkte oder Dienstleistungen können Sie anschließend zurückgreifen, um die Positionen einer Rechnung im Registerblatt Rechnung (Produkt DB/Scanner) einzugeben. Hinweis: Wenn Sie Produkte ändern (z.b. den Preis oder die Bezeichnung oder die ID), indem Sie auf ein Produkt in der Liste klicken, und anschließend Werte ändern und Enter drücken oder auf Speichern klicken, hat dies keine Auswirkung auf bisher erstellte Rechnungen.

8 Feld Produkt-ID : Die Eingabe der Produkt-ID ist u.a. dann sinnvoll wenn Sie mit einem Barcode Scanner arbeiten möchten. Feld Bezeichnung : Geben Sie hier die Bezeichnung eines Produkts oder einer Dienstleistung ein. Felder Preis (brutto), USt.-Satz, Preis (netto) : Geben Sie hier den Bruttopreis und den USt.-Satz und/oder den Nettopreis ein. Button Speichern : Klicken Sie auf Speichern, um das Produkt bzw. die Dienstleistung zu speichern. Sie können auch einfach Enter drücken. Button Neu : Klicken Sie auf Neu, um ein neues Produkt bzw. eine neue Dienstleistung einzugeben. Button Löschen : Klicken Sie auf Löschen, um das ausgewählte Produkt zu löschen. Das Löschen eines Produkts (bzw. einer Dienstleistung) hat keine Auswirkungen auf Rechnungen in denen dieses Produkt enthalten ist. Feld Suche : Geben Sie hier die Bezeichnung eines Produkts oder einer Dienstleistung ein, um die Liste der Produkte zu filtern.

9 6 Rechnungen Im Registerblatt Rechnungen können Rechnungen nach Datum und IDs durchsucht werden. Es können außerdem Rechnungen dupliziert, storniert und im von der Finanzbehörde geforderten Format exportiert werden. Hinweis: Es befinden sich immer wieder Rechnungen mit einer Rechnungssumme 0 in der Liste. (Z.B. wenn die Sicherheitseinrichtung ausgefallen war oder nach dem Datumswechsel.) Die Finanzbehörde schreibt die Erstellung von Null Rechnungen in bestimmten Fällen vor. Sie können diese Rechnungen ignorieren. Feld Suche : Geben Sie hier die Rechnungs-ID ein wenn Sie eine bestimmte Rechnung suchen. Die Von und Bis Datums bzw. Uhrzeit Felder werden in dem Fall ignoriert. Der Filter funktioniert sofort bei Eingabe der ID, Sie müssen nicht Enter drücken. Felder Von, Bis : Geben Sie hier Datums- und Uhrzeit-Grenzen ein, um nach Rechnungen die während eines bestimmten Zeitraums erstellt wurden, zu suchen. Das Feld Suche wird in dem Fall ignoriert. Der Filter funktioniert sofort bei Eingabe des Datums bzw. der Uhrzeit, Sie müssen nicht Enter drücken. Feld Umsatz gesamt (netto) : Gibt den gesamten Nettoumsatz aller Rechnungen die in der Liste links aufscheinen an. Feld Umsatz gesamt (brutto) : Gibt den gesamten Nettoumsatz aller Rechnungen die in der Liste links aufscheinen an.

10 Hinweis: Aufgrund von Rundungsfehlern kann es dazu kommen, dass die Summe der Umsätze nicht auf den Cent genau mit der Summe der Rechnungen übereinstimmt. Beispiel: Eine Rechnung über 10,555 Euro wird mit 10,56 Euro angezeigt, eine zweite Rechnung über 10,555 Euro wird ebenfalls mit 10,56 angezeigt. Die Summe der beiden Rechnungen macht 21,11 Button Pdf : Erstellt ein Pdf der markierten Rechnung. Button Drucken : Druckt die markierte Rechnung am voreingestellten Drucker aus. Button Storno : Storniert die markierte Rechnung. (Erstellt eine Stornorechnung.) Button Export : Exportiert die angezeigte Rechnungsliste im von den Finanzbehörden geforderten Format. Es erscheint ein Fenster, in dem Sie den Zielordner für den Export wählen können. Das kann z.b. auch direkt ein USB Stick sein. Button Vorlage : Kopiert die markierte Rechnung als Vorlage für eine neue Rechnung. Sie können die Kopie jederzeit wieder verwerfen solange Sie nicht auf Rechnung abschließen geklickt haben. Button Kopieren und Drucken : Kopiert die markierte Rechnung und druckt sie aus. 7 Tagesabschluss In dieser Maske können Sie Tages-, Monats- und Jahresabschlüsse erstellen.

11 Button Pdf (Tag/Monat/Jahr) : Es wird ein Pdf erstellt, das die Summe aller Rechnungen über einen Tag/einen Monat/ein Jahr enthält. Die Artikel werden alphabetisch geordnet. Button Drucken (Tag/Monat/Jahr) : Es wird ein Pdf erstellt und zum Drucker geschickt, das die Summe aller Rechnungen über einen Tag/einen Monat/ein Jahr enthält. Die Artikel werden alphabetisch geordnet. 8 Info Dieses Registerblatt enthält Informationen über erworbene Lizenzen. Button Datenbank zurücksetzen :

12 Sie können über diesen Button die Anwendung wieder in den Auslieferungszustand setzen. Dieser Button ist nicht mehr sichtbar sobald Sie eine Lizenz erworben haben, um ein unbeabsichtigtes Zurücksetzen zu verhindern. Eingabefeld adresse : Sobald Sie eine Lizenz erworben haben und Ihre Zahlung überwiesen worden ist, geben Sie in diesem Feld Ihre adresse ein und klicken Sie auf Ok.