Etablierung des Lessons Learned-Prozesses am Beispiel des IT-Projektmanagements im Systemhaus der E.ON IS GmbH

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1 Etablierung des Lessons Learned-Prozesses am Beispiel des IT-Projektmanagements im Systemhaus der E.ON IS GmbH Eingereicht von: Dipl.-Ing. Matrikelnr.: Betreuer: Professor Roland Dieterle Hochschule für Technik Stuttgart Dipl. Sozialwissenschaftlerin Karen Biederbeck E.ON IS GmbH, Hannover

2 Einführung E.ON IS ist der Full Service IT-Dienstleister für den E.ON-Konzern, aber auch gleichzeitig bietet die Gesellschaft ihre Leistungen für die Energiewirtschaft in Europa an. Das Portfolio umfasst das komplette Spektrum eines IT-Dienstleisters: von der strategischen Beratung und Konzeption von IT-Systemen, der Entwicklung und Implementierung individueller und standardisierter IT-Lösungen, der Anpassung und dem Betrieb von Hard- und Softwaresystemen bis hin zur Anwenderbetreuung und dem Kundenservice am Arbeitsplatz. Insbesondere für kleine und mittelgroße Unternehmen der Energiewirtschaft bietet das Energie Service Center der E.ON IS die komplette Abwicklung der Kundenabrechnung und -betreuung sowie die Durchführung von Marketing- und Vertriebskampagnen. Mit ca Mitarbeitern betreut die E.ON IS GmbH rund 100 Kunden an über 30 Standorten in Deutschland. Zu den Auftraggebern des Unternehmens zählen nicht nur die Tochtergesellschaften der E.ON AG, sondern auch Stadtwerke und regionale Versorger außerhalb des Konzerns. Wie weiter oben erwähnt, ist die E.ON IS GmbH europaweit tätig und infolgedessen mit Tochtergesellschaften in Bulgarien, Großbritannien, Rumänien, Schweden, der Slowakei, Tschechien und Ungarn sowie einer Niederlassung in Italien vertreten. Insgesamt beschäftigt das Unternehmen über Mitarbeiter. Durch den zunehmenden Wettbewerb in der europäischen Energiebranche entwickelte sich die Informationstechnologie von einem reinen Unterstützungsprozess zu einem strategischen Wettbewerbsfaktor. Dies macht es notwendig, den Energiemarkt sowie die erforderlichen Lösungen genau zu kennen, kompetent in der Handhabung aller notwendigen IT-Prozesse zu sein und sich stets am Kunden zu orientieren. Projektmanagement, Qualitätsmanagement sowie Innovationsgeist und kontinuierliche Verbesserung sind deshalb unabdingbare Voraussetzungen. Durch Wissensmanagement, insbesondere der Methode Lessons Learned (Erfahrungssicherung und -verteilung) können mögliche Wettbewerbsvorteile erreicht werden. Konkrete Ansätze für Lessons Learned sollen am Beispiel des Systemhauses der E.ON IS in dieser Arbeit untersucht und aufgezeigt werden

3 Problemstellung Jedes fünfte IT-Projekt ist ein Komplettausfall! 19% aller IT-Projekte scheiterten, 46% überschritten den Zeit- und / oder Kostenumfang, jedoch wurden auch 35% der im Jahr 2006 gestarteten IT-Projekte hinsichtlich Zeit- / Budgetvorgaben und Kundenanforderungen erfolgreich abgeschlossen. Laut den vergangenen Berichten der Standish Group hat sich die IT-Branche im Hinblick auf den Erfolg ihrer Projekte deutlich verbessert. Im Zeitraum 1994 bis 2006 ist die Zahl der gescheiterten Projekte von 31% auf 19% gesunken und die der erfolgreich abgeschlossenen Projekte von 16% auf 35% gestiegen. Mit Ausnahme einer Delle im Jahr 2004 wurden die IT-Projekte damit kontinuierlich besser. Dieser Fortschritt ist laut Jim Johnson, Chairman der Standish Group, auf drei Gründe zurückzuführen: ein gereiftes Projektmanagement, die iterative Entwicklung bei IT-Produkten und Dienstleistungen sowie die dynamischen Verbesserungsmöglichkeiten durch das Web. Trotz dieser kontinuierlichen Verbesserung arbeiten auch weiterhin einige bedeutende Faktoren gegen diese positive Entwicklung. Dazu zählen die zunehmende Komplexität und Dynamik von Märkten sowie Technologien, die sich natürlich in den Projekten widerspiegelt. Gleichzeitig verstärken sich die Trends zur Dezentralisierung der Unternehmensorganisation und der Globalisierung. Um diesen Faktoren, welche die positive Entwicklung des Erfolges von IT-Projekten hemmen, entgegenzuwirken und das noch sehr große Potential der gescheiterten und nicht in Zeit und Budget bewältigten Projekte von 65% erschließen zu können, muss weiterhin am gereiften Projektmanagement gearbeitet und dieses verfeinert werden. Erfahrungssicherung und -verteilung bieten die Möglichkeit die Tätigkeiten in Projekten aufzuarbeiten und sowohl aus vergangenen Erfolgen als auch aus Fehlern konsequent zu lernen. Im Bereich des Projektmanagements wird diese Vorgehensweise unter dem Begriff Lessons Learned (LL) zusammengefasst

4 Zielsetzung Durch eine bewusste Sicherung und entsprechender Verteilung von Projekterfahrungen besteht neben den bereits gemachten Fortschritten des Projektmanagements (siehe Chaos Reports) die Möglichkeit, die Erfolgsrate von IT- Projekten weiter zu steigern und somit das noch große, vorhandene Potential abzuschöpfen. Dies würde eine Effizienz- und Effektivitätssteigerung hinsichtlich des Projektmanagements im Unternehmen bedeuten. Ziel dieser Arbeit ist es, ein praxisnahes Konzept aufzuzeigen, wie am konkreten Beispiel des IT-Dienstleisters E.ON IS GmbH Erfahrungssicherung und -verteilung infolge der Anwendung von Lessons Learned zur Vermehrung des Projekterfolges ermöglicht werden kann. Um den Rahmen der Master Thesis nicht zu sprengen, werden sich die Untersuchungen ausschließlich auf das Systemhaus der E.ON IS GmbH beschränken. Durch die Analyse der Ist-Situation der Prozesse im Systemhaus sollen Defizite und Optimierungspotentiale hinsichtlich Lessons Learned erkannt und aufgezeigt werden. Aufbauend auf dieser Grundlage wird eine Konzeption erarbeitet und Empfehlungen für die Implementierung gegeben. Hierbei stehen eine einfache Handhabung, Flexibilität für das Ausmaß der Implementierung sowie das Aufzeigen von Best Practices und ihrer Erfahrungen im Vordergrund. Diese Master Thesis ist als Empfehlungsdossier für Investitionen in die Zukunft anzusehen. Zusammengefasst werden folgende Ziele in dieser Arbeit verfolgt: Zielsetzungen: Anwenderfreundlichkeit Verbesserung des IT-Projektmanagements Unterstützung der Projektmanager durch wertvolle bereits gemachte Erfahrungen anderer Entwicklung von praxisnahen Strategien / Techniken zur Erfahrungssicherung und -verteilung Empfehlungsdossier für die Zukunft von IT-Projekten des E.ON Konzerns - 4 -

5 Vorgehensweise Die vorliegende Master Thesis ist in einen Theorieteil, einen Praxisteil und einen Teil für zukünftige Perspektiven von Lesson Learned in der E.ON Gruppe unterteilt. Zu Beginn werden die grundlegenden und nötigen Erkenntnisse hinsichtlich Erfahrungssicherung und -verteilung in den Bereichen Wissens-, Qualitäts- und Projektmanagement im Theorieteil dargestellt. Neben diesen angrenzenden Feldern wird die Methode Lessons Learned selbst mit ihren Grundzügen aufgezeigt. Aufbauend auf diesen Erkenntnissen wird im anschließenden Praxisteil die vorhandene Situation bei E.ON IS, insbesondere des Systemhauses, im Hinblick auf den genannten Themen erläutert. Dabei werden sowohl die Analyse-Methodik als auch die Ergebnisse der Ist-Analyse des Systemhauses dargestellt und Letzteres nach Schwächen, Stärken, Risiken und Chancen bewertet. Anhand der untersuchten Best Practices für LL (E.ON Kernkraftwerk, Hewlett Packard und IBM Deutschland GmbH) und den Resultaten der Analyse werden Optimierungsmöglichkeiten der vorhandenen Prozesse erarbeitet und in eine entwickelte Gesamtkonzeption für EIS Systemhaus integriert. Im Anschluss an den Praxisteil findet ein Ausblick auf die möglichen Perspektiven von Erfahrungssicherung und -austausch im Konzern E.ON statt. Dabei sollen auf die schlummernden Potentiale und Synergieeffekte unter Beachtung der vorgefundenen Unternehmenskultur aufmerksam gemacht werden

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