agentur per se Unternehmensberatung B2B Dialog- und Telemarketing Wie gehen wir vor?

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1 agentur per se Unternehmensberatung B2B Dialog- und Telemarketing Wie gehen wir vor? 1. Informationsgespräch und Briefing Nach einem ersten unverbindlichen und kostenlosen Informationsgespräch erhalten Sie von uns einen Briefing-Bogen. Wir bitten Sie, uns dieses Formular ausgefüllt zurückzuschicken, sobald Sie sich für unsere Agentur entschieden haben. Da dieser Fragebogen möglichst viele Branchen abdecken soll, kann es sein, dass Sie Fragen vorfinden, die für Ihren Bedarfsfall nicht in Frage kommen. Die übergehen Sie dann einfach. 2. Konzept und Angebot Nach Durchführung eines intensiven Briefings bzw. Re-Briefings erstellen wir ein Konzept, in dem die Vorgehensweise, der Ablauf, die Verantwortlichkeiten ( Job Ownership ) und die Schnittstellen zwischen Ihrem und unserem Haus festgelegt werden. 3. Produktschulung Nach Annahme des Angebots und Auftragserteilung erfolgt eine Schulung der Telefonkontakter über die Produkte und Dienstleistungen durch Mitarbeiter Ihres Unternehmens vorzugsweise in Ihrem Hause, im Ausnahmefall bei der agentur per se in Hamburg. Die Produktschulung erfolgt nur bis zu einer bestimmten, vorher definierten Schnittstelle. Weiter gehen wir nicht, um unsere Kompetenz zu wahren. Es werden weiterhin die Ziele definiert und die Parameter festgelegt, nach denen die Auswertung während des Projekts und nach Abschluss zu erfolgen hat. 4. Gesprächsleitfaden Nach der Produktschulung erstellen wir einen Gesprächsleitfaden, der den genauen Ablauf des Telefongesprächs festlegt. Weiterhin enthält der Gesprächsleitfaden eine Einwand-Argumentation und weitere Informationen über Produkte und Unternehmen. Vor Beginn der eigentlichen Telefonarbeit wird der Gesprächsleitfaden dem Auftraggeber zur Abstimmung bzw. Modifizierung übergeben. Danach sind diese Unterlagen für die Zusammenarbeit für beide Seiten bindend. Der Gesprächsleitfaden dient jedoch lediglich als Anhaltspunkt ( roter Faden ) und Argumentationshilfe. Die Mitarbeiter sind in ihrer Gesprächsführung frei, um eine persönliche und individuelle Atmosphäre in den Gesprächen herzustellen. Die Schulung anhand des vereinbarten Gesprächsleitfadens erfolgt durch uns. agentur per se - Inhaber: Dipl.-Kfm. Michael Kannieß - Postanschrift: Hasselbrookstr. 52, Hamburg Steuer-Nr. 43/635/ USt-IdNr. DE Bankverbindung: Kto.-Nr , HASPA, BLZ Tel: +49 (0) Fax: +49 (0)

2 2 5. Adressen Je nach Aufgabenstellung stellen Sie uns die Adressen oder wir beschaffen diese nach Ihren Anforderungen. Wenn Sie diese uns zur Verfügung stellen, bitten wir um Übergabe per als MS Excel- Datei. Das entsprechende Format erhalten Sie von uns. Sollten Adressen dabei sein ohne Telefon-Nummer und/oder falscher Nummer, dann recherchieren wir, wenn Sie es wünschen. Bei der Adressbeschaffung geben wir Ihnen gerne Unterstützung. 6. Datenbank Wir bauen eine Datenbank im MS Access auf mit dem Adressfeld und weiteren beliebigen Feldern. Ein Memofeld wird üblicherweise aus sechs Feldern aufgebaut. Hier können Sie Datum, Kontaktperson, Inhalt des Gespräches, /, Datum der Erledigung/ Wiedervorlage sowie ein Statusfeld (abgearbeitet/nicht abgearbeitet) entnehmen. Sie erhalten jeden Abend per /Fax die hot leads als Statusbericht in einer pdf-datei. Nach Beendigung eines Projektes erhalten Sie unsere Arbeits-Datenbank in MS Access oder Excel zurück und sämtliche relevanten Daten werden von unserem System gelöscht. 7. Adressqualifizierung Bei der ersten Kontaktaufnahme wird die Adresse abgeglichen und der Ansprechpartner ermittelt. Qualifiziert ist der Ansprechpartner erst, wenn wir mit ihm gesprochen haben (Vermeidung von Fehlinformation durch die Telefonzentrale o.ä.). Ferner versuchen wir, die Durchwahl und die -Adresse in Erfahrung zu bringen und gleichen postalische Adresse und Website ab, wenn das für Sie von Nutzen ist. 8. Definition Brutto-/Nettokontakt Bruttokontakte sind Adressen, bei denen - die Telefonnummer falsch ist, - der Ansprechpartner nach mehrmaligem Anrufversuch nicht erreicht wird, - die Firma nicht mehr existiert, - Dubletten in den gelieferten Adressen. Nettokontakte sind Adressen, bei denen - Ein Gesprächspartner erreicht und das Thema präsentiert wurde, unabhängig vom (positiv oder negativ); - Vorgegebene Ziele erreicht werden, wie z.b. Ausfüllung eines Fragebogen, Terminvereinbarung, Musterversand, etc. Je nach Zielgruppe fassen wir jede Adresse mindestens 3-mal an, bevor sie einem zugeführt wird. Es gibt auch Zielgruppen, wo die Ansprechpartner sehr schwer zu erreichen sind. Dann wird die Anfasszahl entsprechend erhöht.

3 3 Wurde eines der vorgegebenen Ziele erreicht (z.b. Musterversand, Informationsschreiben, Rückruf etc.) wird der Kontakt an Ihr Haus zur Weiterverfolgung übergeben. Ist eine Weiterverfolgung durch die agentur per se erwünscht, dann wird von diesem Zeitpunkt an die Adresse wie eine Neuadresse behandelt; d.h. wir versuchen wieder 3-mal den Ansprechpartner zu erreichen und diese einem jeweils höheren Ziel (z.b. Terminvereinbarung) zuzuführen. Gesprächsergebnisse und en in der Übersicht Bruttokontakte Anrufbeantworter Aufgelegt Besetzt Doppel Entscheider nicht erreichbar Entscheider nicht ermittelbar Firma erloschen Nicht abgenommen Telefonnummer nicht richtig Nettokontakte - Mit abschließender Dienstleister ausgelagert Entscheider woanders Interne Lösung Kein Bedarf Kein Interesse Kontakt besteht Selbermelder Vorläufig kein Interesse Wettbewerb Nettokontakte - Mit weiterführender Angebotsanforderung Information per Mail Information per Post Kontaktdaten per Mail Mustersendung Newsletter Probearbeit Rückruf erwünscht Terminwunsch Recherche (ggf. Daten korrigieren) Recherche (ggf. neue Adresse anlegen)

4 4 9. Infoversand Infomaterial wird nur bei berechtigtem Interesse von uns ausgesendet (nicht bei offensichtlichen Abwimmelversuchen ). Wenn gewünscht, dann drucken wir das Anschreiben (sie geben uns dafür Ihre Vorlage als Word- Dokument), unterschreiben es mit i.a. xxx, fügen die Anlage bei und nehmen den Versand am selben Tag vor. Da dieser Vorgang in einer Hand bleibt, können wir auch zeitgerecht wieder nachfassen etwa nach einer Woche. Das anfallende Porto wird gemäß Auslage berechnet. Das gilt für den postalischen Versand. Ist -Versand vorgesehen, erhalten wir von Ihnen den Text für die Mail und den Anhang als pdf- Datei, z.b. unter diesen Umständen kann das Nachfassen auch früher erfolgen. 10. Terminvereinbarungen Wir stellen entweder einen Kalender ins Internet, auf den jeder, der die Benutzerkennung und das Passwort mitgeteilt bekommt, Zugriff hat oder erhalten von Ihnen Terminfenster, in die wir die Termine für Sie legen können. Termine werden schriftlich entweder von Ihnen oder durch uns ( oder postalisch) bestätigt. Wenn gewünscht, rufen wir 1-2 Tage vorher noch einmal an, um den Termin endgültig zu bestätigen. 11. Unsere Mitarbeiter sind Ihre Mitarbeiter Wir geben Ihnen die Namen unserer Mitarbeiter, die für dieses Projekt eingesetzt werden, damit es bei eventuellen telefonischen Rückfragen in Ihrem Hause keine Verwirrungen gibt, denn wir melden uns als Ihr Unternehmen nicht als agentur per se. 12. Durchschnittliche Anzahl von Gesprächen und Gesprächsdauer Jeder Anrufversuch, bei dem sich eine Person, Anrufbeantworter, Fax meldet, wird von unserer Gebührendatenverarbeitung aufgezeichnet. Aus allen Anrufversuchen und durchgeführten Gesprächen errechnen wir den Durchschnitt der Gesprächsdauer. Erfahrungsgemäß benötigen wir zwei bis drei Anrufversuche pro Adresse, um einen Ansprechpartner zu erreichen und einen Gesprächserfolg zu erzielen. 13. Zeitbedarf Wir benötigen zur Herstellung der Einsatzbereitschaft eine Vorlaufzeit von ca Tagen nach Angebotsannahme.

5 5 14. Durchführung und Testphase Wir stellen uns mit der Abarbeitung der Adressen auf das Tempo ein, das Sie benötigen zur Nacharbeitung der hot leads. Deswegen ist eine enge Kommunikation zwischen uns wichtig. Nach den ersten 100 Adressen werden wir wissen (u.u. auch schon vorher), ob die so fortgeführt werden kann, oder ob Modifikationen erforderlich sind, die wir dann kurzfristig ohne Mehrkosten umsetzen. 15. Fortführung nach der Testphase In einer abschließenden Besprechung nach dem Testlauf werden die Erfahrungswerte/ Änderungswünsche besprochen. Es werden auch die Kostenpunkte neu betrachtet und ggf. angepasst, insbesondere mit Hinblick auf eine längere Zusammenarbeit von mehr als einem Jahr. Wir können uns vorstellen, in diesem Fall auf eine für Sie schlanke monatliche Pauschale ( all-inklusive -Preis) zu einigen. 16. Zusammenfassung Als Dialog- und Telemarketingagentur ist unser Fokus auf Qualität gerichtet, und nicht auf Quantität. Jede Adresse ist uns wichtig; es wird kein Adressmaterial auf Masse abgearbeitet. Unsere Kontakter/-innen erhalten eine intensive Produktschulung durch den Auftraggeber. Es werden regelmäßig Teambesprechungen (oder besser Diskussionen) durchgeführt, um die Argumentation und Einwandbehandlung zu optimieren, sowie Einzel-Coachings, um die Motivation der Mitarbeiter/-innen auf einem hohen Niveau zu halten. Wir scheuen uns nicht, Sie um Nachschulung zu bitten (persönlich oder telefonisch), wenn wir es für erforderlich halten. Außerdem arbeiten wir immer an einer Optimierung des Gesamtergebnisses, denn wir sind nie zufrieden. Wann dürfen wir Sie überzeugen...?

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