Quick Check Datenschutzkonzept EDV und TK

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1 Quick Check Datenschutzkonzept EDV und TK Der effizienteste Weg zu einer BDSG-konformen EDV und Telekommunikation von Udo Höhn, Oliver Schonschek Update. Stand: 12/2011 Quick Check Datenschutzkonzept EDV und TK Höhn / Schonschek schnell und portofrei erhältlich bei beck-shop.de DIE FACHBUCHHANDLUNG Thematische Gliederung: Unternehmensorganisation & Entwicklungsstrategien WEKA 2011 Verlag C.H. Beck im Internet: ISBN

2 Muster einer Betriebsvereinbarung zur Videoüberwachung Anmerkung: Die kursiv gehaltenen Passagen sind durch eigene Festlegungen zu ergänzen bzw. zu streichen. Betriebsvereinbarung zur Videoüberwachung gemäß 77 BetrvG zwischen vertreten durch und dem Betriebsrat vertreten durch (den Vorsitzenden) 1. Regelungsgegenstand, Zweck und Geltungsbereich a) Diese Betriebsvereinbarung regelt die Gewährleistung des Persönlichkeitsrechts der Mitarbeiter und den Schutz der Mitarbeiterdaten sowie die Einhaltung der vorgeschriebenen Datenschutz- und Datensicherheitsbestimmungen im Rahmen der Videoüberwachung des Gebäudeeingangs zu unserem Unternehmen. b) Der Einsatz einer Videoüberwachungsanlage soll dazu dienen, Straftaten und sonstige Delikte zu verhindern bzw. die nachträgliche Identifizierung von Straftätern zu ermöglichen. c) Die Betriebsvereinbarung erstreckt sich auf alle Mitarbeiter, Bewerber und Praktikanten. d) Voraussetzung für den Einsatz der Videoüberwachungsanlage ist die Durchführung einer Vorabkontrolle durch den betrieblichen Datenschutzbeauftragten. e) Der oder die Überwachungsmonitore sind in der Pforte installiert. WEKA MEDIA GmbH & Co. KG 1/6

3 f) Eine Videoüberwachung mit Aufzeichnung erfolgt nur zu festen Zeiten und zwar, Montag bis Freitag:22.00 Uhr bis 06:30 Uhr Samstag, Sonntag und Feiertag: ganztägig 2. Begriffsbestimmungen a) Bei der eingesetzten Videoanlage handelt es sich um eine Form einer Datenverarbeitungsanlage, mit der personenbezogene Daten verarbeitet und genutzt oder zum Zweck einer solchen Verarbeitung erhoben werden. b) Datenschutz ist das informationelle Selbstbestimmungsrecht eines Betroffenen, um ihn vor dem Missbrauch seiner personenbezogenen Daten zu schützen. c) Datensicherheit ist die Sachlage, bei der Daten unmittelbar oder mittelbar so weit wie möglich vor Beeinträchtigung bewahrt sind, und zwar unter Berücksichtigung verarbeitungsfremder Risiken wie auch im Verlauf auftrags- und ordnungsgemäßer Erbringung einer Datenverarbeitungsanlage. d) Personenbezogene Daten sind Einzelangaben über persönliche oder sachliche Verhältnisse bestimmter oder bestimmbarer natürlicher Personen (Betroffene). 3. Verhaltens- oder Leistungskontrolle a) Die Videoüberwachungsanlage wird nicht dazu eingesetzt, gezielt das Verhalten und die Leistung der Mitarbeiter zu überwachen. Außerdem stellt der Arbeitgeber sicher, dass auch objektiv keine Möglichkeit zur beiläufigen Verhaltens- oder Leistungskontrolle eröffnet ist, soweit dies ohne wesentliche Einschränkungen der Funktionalität der Videoanlage und technisch mit angemessenem Aufwand erreichbar ist. b) Soweit trotzdem eine objektive Möglichkeit zur Verhaltens- und Leistungskontrolle der Mitarbeiter verbleibt, darf der Arbeitgeber diese grundsätzlich nicht nutzen. Dies gilt für die Verhaltenskontrolle ausnahmsweise nicht, wenn konkrete Tatsachen bekannt werden, die den Verdacht einer schwerwiegenden Verletzung von Datenschutzbestimmungen, Dienst- und Arbeitspflichten sowie sonstige Pflichten begründen, der Betriebsrat einer entsprechenden Kontrolle im Einzelfall vorher ausdrücklich und schriftlich zugestimmt hat und der betriebliche Datenschutzbeauftragte gehört worden ist. Dem Betriebsrat und dem betrieblichen Datenschutzbeauftragten ist Gelegenheit zu geben, bei der Sichtung und Auswertung der Daten anwesend zu sein. 4. Beweisverwertungsverbot Der Arbeitgeber darf Informationen, die er unter Umgehung oder Verletzung dieser oder einer anderen Betriebsvereinbarung, der Rechte des Personalrats aus dem Betriebsverfassungsgesetz oder der Datenschutznormen erlangt hat, nicht verwerten. WEKA MEDIA GmbH & Co. KG 2/6

4 5. Grundsätze zur Gewährleistung des Datenschutzes und der Datensicherheit beim Einsatz der Videoüberwachungsanlage a) Der Arbeitgeber trägt die Verantwortung dafür, dass auch im Rahmen der Videoüberwachung alle Datenschutzbestimmungen (sowohl der Datenschutzgesetze als auch anderer datenschutzrechtlicher Regelungen) auch bezüglich betriebsfremder Personen auf allen Ebenen und von allen Stellen eingehalten werden. b) Die Videoüberwachung ist durch geeignete Maßnahmen (z. B. Hinweisschild) erkennbar zu machen. c) Die Erhebung, Verarbeitung und Nutzung von personenbezogenen Daten für andere als die unter der Nummer 1 aufgeführten Zwecke (insbesondere wenn dadurch die freie Entfaltung der Persönlichkeit oder schutzwürdige Belange der Arbeitnehmer gefährdet oder beeinträchtigt werden) ist unzulässig. d) Unbeschadet der in den nachfolgenden Punkten detailliert aufgeführten Bestimmungen müssen alle technische und organisatorische Maßnahmen im Sinne des 9 BDSG mit Anlage ergriffen werden, die je nach der Art der zu schützenden personenbezogenen Daten oder Datenkategorien geeignet sind, Unbefugten den Zutritt zur Videoüberwachungsanlage, zu verwehren (Zutrittskontrolle), zu verhindern, dass die Videoüberwachungsanlage von Unbefugten genutzt werden kann (Zugangskontrolle), zu gewährleisten, dass die zur Benutzung der Videoüberwachungsanlage Berechtigten ausschließlich auf die ihrer Zugriffsberechtigung unterliegenden Daten zugreifen können, und dass personenbezogene Daten bei der Verarbeitung, Nutzung und nach der Speicherung nicht unbefugt gelesen, kopiert, verändert oder entfernt werden können (Zugriffskontrolle), zu gewährleisten, dass personenbezogene Daten bei der elektronischen Übertragung oder während ihres Transports oder ihrer Speicherung auf Datenträger nicht unbefugt gelesen, kopiert, verändert oder entfernt werden können, und dass überprüft und festgestellt werden kann, an welche Stellen eine Übermittlung personenbezogener Daten durch Einrichtungen zur Datenübertragung vorgesehen ist (Weitergabekontrolle), zu gewährleisten, dass nachträglich überprüft und festgestellt werden kann, ob und von wem personenbezogene Daten in Datenverarbeitungssysteme eingegeben, verändert oder entfernt worden sind (Eingabekontrolle), zu gewährleisten, dass personenbezogene Daten, die im Auftrag verarbeitet werden, nur entsprechend den Weisungen des Auftraggebers verarbeitet werden können (Auftragskontrolle), zu gewährleisten, dass personenbezogene Daten gegen zufällige Zerstörung oder Verlust geschützt sind (Verfügbarkeitskontrolle), zu gewährleisten, dass zu unterschiedlichen Zwecken erhobene Daten getrennt verarbeitet werden können. WEKA MEDIA GmbH & Co. KG 3/6

5 e) Alle mit Hilfe der Videoüberwachung erhobenen und gespeicherten personenbezogenen Daten und Informationen sind so zu schützen, dass Dritte keine Einsicht nehmen oder Zugriff erlangen können. f) Die Videoüberwachungsanlage und alle dabei genutzten Datenträger sind gegen den Zugriff Unberechtigter zu schützen. g) Die Videoüberwachungsanlage muss so konzipiert und betrieben werden, dass möglichst wenig personenbezogene Daten der Mitarbeiter und Besucher erfasst, verarbeitet und genutzt werden. h) Im Rahmen eines Berechtigungskonzeptes wird festgelegt, welche Mitarbeiter für welche Zwecke Zugriff auf die im Rahmen der Videoüberwachung gespeicherten personenbezogenen Daten erhalten. i) Jeder Mitarbeiter, der Zugriff auf die im Rahmen der Videoüberwachung erhobenen bzw. gespeicherten personenbezogene Daten hat, ist vollständig über die Vorschriften des Bundesdatenschutzgesetzes, sonstiger datenschutzrechtlicher Vorgaben und diese Betriebsvereinbarung zu informieren. j) Alle Mitarbeiter, die im Rahmen der Videoüberwachung personenbezogene Daten erheben, verarbeiten oder nutzen müssen auf die Einhaltung des Datengeheimnisses gemäß 5 BDSG verpflichtet sein. k) Soweit technisch möglich erfolgt eine automatische, lückenlose Protokollierung aller Zugriffe auf die Aufzeichnungsmedien einschließlich derartiger Versuche. Bei der Auswertung dieser Zugriffe ist der Betriebsrat ebenso zu beteiligen wie bei der Auswertung von Videobildern. l) Alle Protokollauswertungen sind revisionsfähig zu protokollieren. m) Die entsprechenden Log-Dateien sind gegen unberechtigte Zugriffsversuche zu schützen. n) Die Auswertungsprotokolle (nicht die Auswertungen selbst) dürfen soweit keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht besteht höchstens für ein halbes Jahr aufbewahrt werden und sind anschließend datenschutzgerecht zu entsorgen. o) Alle im Rahmen der Videoüberwachung gespeicherten personenbezogenen Daten sind spätestens drei Wochen nach der Datenerhebung zu löschen, soweit sie nicht zur Verfolgung von Straftaten oder Ordnungswidrigkeiten von erheblicher Bedeutung bzw. zur Geltendmachung von Rechtsansprüchen benötigt werden. p) Nicht mehr zur Aufgabenerfüllung erforderliche Auswertungen sind unter Beachtung der entsprechenden Vorschriften des Datenschutzes und sonstiger Aufbewahrungsfristen datenschutzgerecht zu vernichten. q) Eine Datenübermittlung innerhalb des eigenen Unternehmens ist zulässig, wenn sie zur Erfüllung der Aufgaben der übermittelnden Stelle und des Empfängers erforderlich ist. r) Eine Datenübermittlung an Dritte ist nur im Rahmen der gesetzlichen, tariflichen und vertraglichen Bestimmungen und nach Beteiligung des Betriebsrats zulässig. s) Ein Datenaustausch über öffentliche Netze darf nur verschlüsselt erfolgen. WEKA MEDIA GmbH & Co. KG 4/6

6 t) Unzulässig erhobene, verarbeitete und genutzte Daten sind unverzüglich zu löschen. Unrichtige Daten sind zu berichtigen oder zu löschen. u) Verstöße gegen das Datengeheimnis und andere Schutz- und Geheimhaltungsvorschriften werden straf- bzw. arbeitsrechtlich verfolgt. 6. Rechte des Betriebsrats a) Der Betriebsrat hat das Recht, jederzeit die Einhaltung dieser Vereinbarung zu überprüfen. Zu diesem Zweck kann er sich auch eines von ihm benannten Dritten, insbesondere des Beauftragten für den Datenschutz, bedienen. b) Die verantwortliche Stelle ist verpflichtet, dem Betriebsrat oder der mit der Überprüfung beauftragten Person sämtliche für die Überprüfung benötigten Unterlagen zur Verfügung zu stellen und die für Prüfzwecke erforderlichen Auskünfte zu geben. c) Insbesondere hat der Betriebsrat uneingeschränkten Zugriff auf alle technischen Unterlagen und Beschreibungen des Videoaufzeichnungssystems. d) Die Vergabe einer eigenen Zugriffsberechtigung auf die im Rahmen der Videoüberwachung erhobenen und gespeicherten Daten ist damit nicht verbunden. e) Änderungen, Ergänzungen und Erweiterungen dieser Vereinbarung dürfen nur nach vorheriger Zustimmung des Betriebsrats erfolgen. Der Betriebsrat ist vorher rechtzeitig und umfassend zu informieren. 7. Rechte und Pflichten der Arbeitnehmer a) Alle Beschäftigten sind über den Einsatz und den Leistungsumfang der Videoaufzeichnungen umfassend und detailliert schriftlich zu informieren. b) Sind im Rahmen der Videoüberwachung erhobene oder gespeicherte personenbezogene Daten eindeutig ein bestimmten Person zuordenbar, so ist diese über die Tatsache der Erhebung/Speicherung entsprechend den Bestimmungen der Datenschutzgesetze zu benachrichtigen. c) Im Rahmen der Videoüberwachung bekannt gewordene Datenschutz- und Datensicherheitsverstöße sind dem betrieblichen Datenschutzbeauftragten zu melden. d) Jeder Arbeitnehmer kann in die im Rahmen der Videoüberwachung über ihn erhobenen und gespeicherten Daten jederzeit Einsicht nehmen. 8. Einigung bei Streitigkeiten In Fall eines Streits über die Auslegung oder Anwendung dieser Betriebsvereinbarung können sowohl der Arbeitgeber als auch der Betriebsrat eine Einigungsstelle anrufen. 9. Kontrolle Die Kontrolle der ordnungsgemäßen Erhebung, Verarbeitung und Nutzung von personenbezogenen Daten im Rahmen der Videoüberwachung erfolgt durch den eigenen Daten- WEKA MEDIA GmbH & Co. KG 5/6

7 schutzbeauftragten. Die Kontrollrechte des Betriebsrats und der Betroffenen bleiben davon unberührt. 10. Verhältnis zu anderen Betriebsvereinbarungen Die in anderen Betriebsvereinbarungen getroffenen Regelungen bleiben von den Bestimmungen dieser Betriebsvereinbarung unberührt. 11. Inkrafttreten und Kündigung Diese Betriebsvereinbarung tritt am in Kraft. Sie kann mit einer Frist von 3 Monaten zum Schluss eines Kalenderjahres, frühestens zum von beiden Seiten gekündigt werden. Ihre Bestimmungen gelten nach einer Kündigung bis zum Abschluss einer neuen Betriebsvereinbarung fort. Unberührt hiervon bleiben einvernehmliche Änderungen sowie Änderungen aufgrund gesetzlicher oder tarifvertraglicher Regelungen. 12. Salvatorische Klausel Sollten Teile der Betriebsvereinbarung für unwirksam erklärt werden, wird die Wirksamkeit der übrigen Teile nicht berührt. Der Arbeitgeber und der Betriebsrat verpflichten sich, anstelle der unwirksamen Regelung in vertrauensvoller Zusammenarbeit eine dem gewollten Ziel möglichst nahe kommende Regelung zu treffen., Ort, Datum Für die Geschäftsleitung: Für den Betriebsrat: WEKA MEDIA GmbH & Co. KG 6/6

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