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1 Weiterbildungsdatenbank Version: 1.0 Status: freigegeben Datum: Dateiname: Dokumentvorlage: CSV Import WP-Meldung.doc Dokumentvorlage_5.1_Standarddokument

2 Inhaltsverzeichnis 1 Einleitung Allgemeine Formatbeschreibung Arbeitsmappe CSV Datei Beispielhafte Erzeugung der CSV-Datei aus der Excel Arbeitsmappe Import in die WBD Bedienung der Massendaten-Import-Maske Fehlerlisten aus der CSV-Verarbeitung Weiterbildungspunktebuchungen... 9 Weiterbildungsdatenbank > / 10

3 1 Einleitung Um eine Erfassung von Weiterbildungspunkten (WP) schon vor dem Start des Produktivbetriebs der Weiterbildungsdatenbank (WBD) zu ermöglichen, wird ein Verfahren angeboten, mit dem übergangsweise WP-Meldungen erfasst werden können. Diese können dann als CSV-Datei aufbereitet werden, um sie nach Produktionsstart der WBD übermitteln zu können. Dieses Dokument beschreibt das Format der zu verwendenden CSV-Datei, sowie die Abläufe zum späteren Upload der Datei in die WBD. 2 Allgemeine Formatbeschreibung 2.1 Arbeitsmappe Für die systemfremde Erfassung von Daten wird beispielhaft eine Excel- Arbeitsmappe bereitgestellt. Diese enthält eine Tabelle, in der die jeweiligen Daten erfasst werden können. Die Arbeitsmappe ist geschützt und es können jeweils nur die relevanten Felder bearbeitet werden. Die Tabelle zur Erfassung der Daten enthält jeweils genau eine Zeile mit Spalten-Überschriften. Unterhalb der Überschriftenzeile können die jeweiligen Daten erfasst werden. Zeilen unterhalb der Überschriftenzeile dürfen nur gültige Datensätze, jedoch keine Leerzeilen oder andere Informationen enthalten. Sollte dies dennoch der Fall sein, werden diese Zeilen als Fehler während des Imports ausgesteuert. Aus dieser Exceltabelle kann dann die für den Import erforderliche CSV-Datei generiert werden. Beispiel: Weiterbildungsdatenbank > / 10

4 2.2 CSV Datei Für den Import in die WBD wird eine CSV-Datei benötigt. Diese kann beispielsweise aus der angereicherten Exceldatei erstellt werden, siehe Für diese Datei gelten strikte Format- und Kodierungsregeln. Der Ersteller selbst ist für die Einhaltung dieser Vorgaben verantwortlich. Das Format der Datei muss grundsätzlich der CSV- Spezifikation nach RFC4180 entsprechen. Die Datei enthält exakt die in der beispielhaften Excel-Vorlage definierten Spalten durch Semikolons getrennt. Die erste Zeile der Datei enthält exakt die in der Excel-Vorlage definierten Spaltenüberschriften durch Semikolons getrennt. Die folgenden Zeilen enthalten die Datensätze gemäß der Spaltendefinition. Die Zeichenkodierung der Datei muss zwingend CP1252 sein. Dies entspricht der deutschen Windows Standard Kodierung. 2.3 Beispielhafte Erzeugung der CSV-Datei aus der Excel Arbeitsmappe Die CSV-Datei kann direkt aus der Excel Arbeitsmappe heraus erzeugt werden. Damit die Datei korrekt kodiert wird, ist es zwingend erforderlich, eine deutsche Excel-Version auf einer deutschen Windows Installation zu verwenden. Um die Datei zu erzeugen wählen Sie in Excel Datei Speichern unter. Wählen Sie im folgenden Dialog als Dateityp CSV (Trennzeichen-getrennt) (*.csv) aus. Achten Sie darauf, nicht CSV (Macintosh) (*.csv) oder CSV (MS-DOS) (*.csv) zu wählen, da in diesem Fall die Datei falsch kodiert wird. Anschließend wählen Sie speichern. Weiterbildungsdatenbank > / 10

5 Die gespeicherte Datei kann jetzt in die WBD importiert werden. 3 Import in die WBD Über die Massendaten-Import-Maske der WBD können CSV-Dateien importiert und der Status der Verarbeitung überwacht werden. Um CSV-Dateien importieren zu können, müssen diese in einem der in diesem Dokument definierten Formate vorliegen. Über den konkreten Termin, wann zum ersten Mal importiert werden kann, wird separat informiert. 3.1 Bedienung der Massendaten-Import-Maske Um Massendaten zu importieren und die Import-Vorgänge zu verwalten, gehen Sie bitte wie folgt vor: Rufen Sie die Import-Maske über den Menüpunkt Massendaten-Import in der WBD auf. Der Menüpunkt steht je nach Benutzer-Berechtigung möglicherweise nicht zur Verfügung. Wählen Sie auf der Import-Maske den zu importierenden Dateityp aus. Die Liste der möglichen Dateitypen ist je nach Benutzer-Berechtigung eingeschränkt. Weiterbildungsdatenbank > / 10

6 Wählen Sie über den Schalter Datei Auswahl eine CSV-Datei aus, die Sie importieren möchten. Stellen Sie sicher, dass die Datei das zum ausgewählten Dateityp passende Format hat. Starten Sie über den Schalter Importieren den Importvorgang. Die Datei erscheint jetzt in der Verarbeitungsübersicht im unteren Bildschirmbereich. Über den Schalter Abbrechen im oberen Bildschirmbereich gelangen Sie zurück zur Startseite der WBD. Dieser Schalter bricht nicht die laufende Verarbeitung ab. Die Verarbeitung der Daten geschieht im Hintergrund. Wenn Sie eine -Adresse in der WBD hinterlegt haben, werden Sie per informiert, sobald die Verarbeitung abgeschlossen ist. Rufen Sie die Import-Maske über den Menüpunkt Massendaten Import in der WBD jederzeit auf, um sich über den aktuellen Status Ihrer Importe zu informieren. Im unteren Bereich der Maske wird eine Tabelle mit allen Importen angezeigt, die Sie initiiert haben. Die Tabelle enthält folgende Informationen: Spalte Datei Beschreibung Der Name der importierten CSV-Datei. Fortschritt Status Der aktuelle Verarbeitungsstatus der Datei. Der Status kann folgende Ausprägungen haben. Die Datei wurde angelegt. Die Datei wird gerade bearbeitet. Die Datei wurde verarbeitet. Die CSV-Datei wurde vom Server empfangen. Die Verarbeitung der Daten wurde noch nicht gestartet. Die Verarbeitung kann auch in dieser Phase bereits abgebrochen werden. Diese Datei wird aktuell verarbeitet. Die Verarbeitung kann abgebrochen werden. Die CSV-Datei wurde komplett verarbeitet. Dabei sind Verarbeitungsfehler aufgetreten. Eine Liste der Fehler kann als CSV-Datei geladen werden. Falls der Import Ergebnisse liefert, können die Ergebnisse der erfolgreich verarbeiteten Datensätze ebenfalls als CSV- Datei geladen werden. Weiterbildungsdatenbank > / 10

7 Spalte Beschreibung Die Datei wurde fehlerfrei verarbeitet. Die Dateiverarbeitung wurde abgebrochen. Die CSV-Datei wurde komplett verarbeitet. Dabei sind keine Verarbeitungsfehler aufgetreten. Falls der Import Ergebnisse liefert, können die Ergebnisse als CSV-Datei geladen werden. Die Verarbeitung der CSV-Datei wurde vom Benutzer abgebrochen. Die Verarbeitung kann vom Benutzer fortgesetzt werden. Bereits verarbeitete Datensätze werden nicht zurückgerollt. Aktion Je nach Verarbeitungsstatus können verschiedene Aktionen ausgeführt werden. Diese betreffen jeweils die CSV-Datei in der entsprechenden Zeile. Abbrechen Fortsetzen Fehler Ergebnisse Bricht die laufende Verarbeitung der Datei ab. Bereits verarbeitete Datensätze werden nicht zurückgerollt. Die Verarbeitung kann zu einem späteren Zeitpunkt fortgesetzt werden. Setzt eine zuvor abgebrochene Verarbeitung fort. Die Verarbeitung kann beliebig oft abgebrochen und wieder fortgesetzt werden. Lädt die Fehlerliste als CSV-Datei. Lädt die Ergebnisliste als CSV-Datei. Weiterbildungsdatenbank > / 10

8 Abbildung 1 - Die Importmaske für Massendaten enthält alle notwendigen Elemente zur Initiierung und Kontrolle der Massendatenverarbeitung. 3.2 Fehlerlisten aus der CSV-Verarbeitung Fehlerhafte Datensätze werden während der Verarbeitung in eine Fehlerliste ausgesteuert. Diese hat das gleiche Format wie die jeweilige CSV-Datei. Zusätzlich enthält die Datei zwei zusätzliche Spalten mit Fehlerinformationen. Spalte Fehler Beschreibung Beschreibt die Art des Fehlers, der die Verarbeitung dieses Satzes verhindert hat. Supportinformation Enthält Informationen, die bei unerwarteten Anwendungsfehlern dem Support helfen, die Fehlerursache zu analysieren. Die aufgetretenen Fehler können soweit möglich direkt in dieser Datei behoben werden. Anschließend können die beiden zusätzlichen Spalten Fehler und Supportinformation entfernt und die Datei erneut importiert werden. Weiterbildungsdatenbank > / 10

9 Da die Fehlerdatei nur die Datensätze enthält, die aufgrund eines Fehlers nicht importiert wurden, besteht nicht die Gefahr, durch den zweiten Import Datensätze doppelt zu verarbeiten, die bereits beim ersten Import korrekt in die WBD eingespielt wurden. 4 Weiterbildungspunktebuchungen Weiterbildungspunktebuchungen gehören zu den Daten, die bereits ab dem erfasst werden können. Das bereitgestellte Arbeitsblatt definiert die folgenden Spalten: Spaltenname Name Vorname Geburtsdatum (oder interne VermittlerID) Beschreibung Nachname des Vermittlers. Dieser Wert wird nicht importiert. Größe und Format sind daher nicht festgelegt. Vorname des Vermittlers. Dieser Wert wird nicht importiert. Größe und Format sind daher nicht festgelegt. Geburtsdatum des Vermittlers oder die TP-Service interne ID des Vermittlers. Dieser Wert wird nicht importiert. Größe und Format sind daher nicht festgelegt. VermittlerID Die ID des Vermittlers in der WBD. Das Feld darf maximal 20 Zeichen lang sein und muss eine gültige WBD-Vermittler-ID sein. Weiterbildung von bis Der Name der Weiterbildungsmaßnahme. Das Feld darf maximal 255 Zeichen lang sein. Das Startdatum des Seminars. Das Datum darf nicht vor dem liegen und muss in der Form TT.MM.JJJJ eingegeben werden. Das Enddatum des Seminars. Das Datum darf nicht vor dem liegen und muss in der Form TT.MM.JJJJ eingegeben werden. Weiterbildungsdatenbank > / 10

10 Spaltenname Lernart (Auswahl) Beschreibung Die Art des Seminars. Dieser Wert muss aus einer festgelegten Liste ausgewählt werden: Einzeltraining Präsenzveranstaltung Blended Learning selbstgesteuertes E-Learning gesteuertes E-Learning Lerninhalt Der Inhalt des Seminars. Dieser Wert muss aus einer festgelegten Liste ausgewählt werden: Privat-Vorsorge-Lebens-/Rentenversicherung Privat-Vorsorge-Kranken-/Pflegeversicherung Privat-Sach-/Schadenversicherung Firmenkunden-Sach-/Schadenversicherung Spartenübergreifend Firmenkunden-Vorsorge (bav/personenversicherung) Beratungskompetenz Punkte Die Weiterbildungspunkte, die für das Seminar gutgeschrieben werden. Der Wert muss eine positive ganze Zahl sein. Weiterbildungsdatenbank > / 10

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