Wirkungsvolle Besprechungen durch dynamische Moderation

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1 Wirkungsvolle Besprechungen durch dynamische Moderation Weg von zeitraubenden, hin zu effektiven und effizienten Besprechungen ein Beitrag von Gaby Baltes Besprechungen in jeder Form gehören heute zum beruflichen Alltag. An manchen Tagen jagt ein Meeting das Nächste. Leider gehört es aber auch zum Alltag, dass die meisten Besprechungen als lästig, sinnlos und als Zeitverschwendung bewertet werden. Kosten unsere Meetings nur viel Zeit und bringen wenig? Können wir in der Gruppe überhaupt bessere Ergebnisse erzielen als ein einzelner Entscheider? Diese grundsätzlichen Fragen sollten Sie sich vor der Einberufung einer Besprechung stellen. Dahinter steht auch die Frage nach Zweck und Ziel der Besprechung. Was wollen Sie erreichen? Im folgenden Artikel, der auf den Erfahrungen unzähliger Besprechungen und Seminarbeiträge basiert, bieten wir in vier übersichtlichen Schritten Anregungen zur Steigerung der Effizienz und Effektivität von Besprechungen. Step 1: Zielsetzung der Besprechung klären Vor einer Besprechung sollte geklärt werden, welchen Zweck die Besprechung hat. Dient die Besprechung der Information? dem Organisieren von Arbeit? der Beratung von Sachproblemen? der Entscheidungsvorbereitung? der Schulung? Vor diesem Hintergrund ist natürlich zuerst zu prüfen, ob die Besprechung wirklich notwendig und sinnvoll ist oder ob es Alternativen gibt. Kann die Information über eine neue Richtlinie beispielsweise viel zeitsparender über das Intranet erfolgen? Kann die Verteilung der anstehenden Aufgaben für die Organisation einer Veranstaltung auch telefonisch oder per Mail abge- EVOLOG 1 / 7

2 stimmt werden? Kann die Schulung eines neuen Tools auch auf elektronischem Wege erfolgen? Wenn Sie sich für eine Besprechung entscheiden, sind Sie auch schon mittendrin in der Vorbereitung. Step 2: Vorbereitung der Besprechung Die organisatorische Vorbereitung einer Besprechung erfolgt erfahrungsgemäß recht routiniert. Räume und Getränke werden gebucht, es wird dafür gesorgt, dass die Arbeitsmaterialien zur Verfügung stehen. Die Einladungen mit der Tagesordnung werden verschickt. Die inhaltliche Vorbereitung einer Besprechung erfolgt in der Regel eher oberflächlich. Eine gute inhaltliche Vorbereitung erfordert einen erheblichen Zeitaufwand und dieser wird häufig gescheut. Es kostet nun mal Zeit, die Themen für die Besprechung im Vorfeld zu sammeln, das Besprechungsziel zu definieren, die Tagesordnung zu erstellen, Überlegungen zur Arbeitsform und zur Arbeitstechnik anzustellen. Und erst recht kostet es Zeit, zu durchdenken, wer von den Teilnehmern was vorbereiten sollte und wie dies inhaltlich mit den Betroffenen abzustimmen ist. Wenn Sie sich jedoch die Zeit für eine umfassende Vorbereitung nehmen, dann werden Sie die positiven Auswirkungen auf den Verlauf und das Ergebnis der Besprechung erfahren. Sie werden nicht nur das zeitliche, sondern auch das inhaltliche Besprechungsziel erreichen. Und die Mitarbeiter werden die Besprechung mit dem guten Gefühl verlassen, einen sinnvollen Beitrag erbracht zu haben. Step 3: Die Besprechung moderieren Moderation statt Leitung Im gängigen Sprachgebrauch werden Besprechungen nicht mehr geleitet, sondern moderiert. Leider hat sich aber vielfach nur der Begriff geändert und nicht die Vorgehensweise. Denn Moderation ist viel mehr als das Leiten einer Besprechung. Und gleichzeitig ist die Rolle eines Moderators auch eine andere als die eines Sitzungsleiters. EVOLOG 2 / 7

3 Der Moderator leitet die Gruppe nicht im Sinne seiner Meinung zu einem bestimmten Ergebnis. Er bleibt neutral gegenüber dem Thema und der von der Gruppe getroffenen Entscheidung. So sollte es sein! In der Praxis ist diese neutrale Rolle des Moderators nicht immer durchsetzbar. Schon gar nicht, wenn der Moderator eine Doppelrolle hat und neben seiner Moderatoren-Rolle auch der Vorgesetzte oder Kollege der Teilnehmer ist. Erfahrungsgemäß erleichtern Sie sich eine solche Doppelrolle, wenn Sie sich ausdrücklich das Mandat für die Rolle des Moderators geben lassen. Der Moderator ist neben seiner neutralen Rolle auch der Gestalter des gesamten Prozesses. Er ist verantwortlich für die Team-Atmosphäre und darüber hinaus Anwalt der Ergebnisqualität. Dieser anspruchsvollen Aufgabe wird nur gerecht, wer neben den Methoden und Techniken der Moderation auch die Dynamik von Besprechungen beherrscht. Die Dynamik von Besprechungen Besprechungen unterliegen je nach Teilnehmer, Themen und Besprechungsziel einer mehr oder weniger starken Dynamik, die dem Moderator eine Reihe von handwerklichen, gruppendynamischen und kommunikativen Aufgaben und Anforderungen abverlangt. Diese Vielzahl der Aufgaben und Anforderungen lassen sich in sechs Aufgabenkomplexen zusammenfassen: Erlebnisorientierung Sachentwicklung Rahmensetzung Potenzialentwicklung Arbeitsgestaltung Prozess-Steuerung EVOLOG 3 / 7

4 Die inhaltliche Dynamik einer Besprechung ist verbunden mit der Aufgabenstellung an den Moderator, Sachentwicklung und Erlebnisorientierung zu fördern. Mit der Erlebnisorientierung ist die Aufgabe des Moderators angesprochen, für die Beteiligung aller Teilnehmer zu sorgen. Hierunter sind alle Aspekte zu verstehen, die üblicherweise als wesentlicher Teil der Moderation überhaupt aufgefasst werden, wie z. B. die Herstellung einer guten Atmosphäre, die Vermeidung störender persönlicher Konflikte und die Pflege einer konstruktiven Kommunikation. Aktivieren Sie als Moderator Ihre Teilnehmer und beziehen Sie die individuellen Erfahrungen und Kenntnisse aller ein! Dadurch haben alle Teilnehmer das Gefühl, an der Entstehung beteiligt gewesen zu sein. Das schafft Akzeptanz! Unter Sachentwicklung wird die Aufgabe verstanden, in der Besprechung dafür zu sorgen, dass (neue) Lösungen, (neue) Ansätze und Gestaltungen zustande kommen. Der Moderator muss in allen Phasen der Bearbeitung eines Themas dafür eintreten, dass die gewachsenen Sichtweisen, Interpretationen und üblichen Denkweisen überschritten werden und eine inhaltliche Weiterentwicklung des Themas stattfindet. Lassen Sie als Moderator Killerphrasen und Tilgungen keinen Raum und ermutigen Sie die Teilnehmer zum Perspektivenwechsel! Dadurch sorgen Sie für Kreativität und Innovation! EVOLOG 4 / 7

5 Die soziale Dynamik einer Besprechung beinhaltet die Interventionen zur Potenzialentwicklung und zur Rahmensetzung. Mit der Rahmensetzung ist die Aufgabe des Moderators gemeint, den Arbeitsprozess durch systematisches Handeln, durch gezielte Verfahren und durch Moderations-Techniken produktiver und wirkungsvoller zu gestalten. Setzen Sie Techniken wie Metaplan oder Brainwriting ein! Damit geben Sie den Teilnehmern Regeln (und damit Einschränkungen) für die Arbeitsweise vor, gleichzeitig fördern Sie den Arbeitsprozess. Unter Potenzialentwicklung ist die Aufgabe des Moderators zu verstehen, flexibel und situativ zu handeln. So sind die vereinbarten Regeln und die eingesetzten Moderations-Techniken produktiv und hilfreich, können unter bestimmten Bedingungen jedoch auch störend und kontraproduktiv sein. Gehen Sie als Moderator auf sich ergebende Sachprobleme und gruppendynamische Strömungen ein! Dadurch gewährleisten Sie die Vitalität und Dynamik der Arbeit. Die Prozess-Dynamik beinhaltet die Arbeitsgestaltung und die Prozess- Steuerung. Mit der Prozess-Steuerung ist die Aufgabe des Moderators angesprochen, für eine bestimmte inhaltliche Folge und das Nacheinander der Themen zu sorgen. Prozess-Steuerung findet aber auch dadurch statt, dass in der Arbeit Themen zurückgestellt werden, entweder weil sie in der aktuellen Phase stören oder irreführend sind, oder aber weil sie zu diesem Zeitpunkt nicht zielführend sind. Insistieren, fragen, priorisieren und interpretieren Sie als Moderator! Dadurch sorgen Sie dafür, dass eine bestimmte Qualität der geistigen Arbeit zustande kommt. Mit der Arbeitsgestaltung sind alle Formen der Strukturierung und Ordnung der Besprechung gemeint. Dabei geht es im Wesentlichen um die Regeln der Zusammenarbeit. Dies beginnt mit der Festlegung der Teilnehmeranzahl, der Regelung einer konstanten Teilnahme, den Regeln zur Vertraulichkeit und geht bis zur Pausenregelung und nicht zuletzt bis zur Dokumentation. Vereinbaren Sie als Moderator Regeln mit den Teilnehmern und sorgen Sie für deren konsequente Einhaltung! Dadurch schaffen Sie die solide Grundlage für eine erfolgreiche Besprechung. EVOLOG 5 / 7

6 Step 4: Die Ergebnissicherung Die Ergebnissicherung in Form einer Protokollierung und anschließender Dokumentation ist ein wesentlicher, leider oft vernachlässigter Bestandteil von Besprechungen. Durch ein gutes Protokoll, noch mehr durch einen guten Bericht wird die Wirksamkeit von Besprechungen enorm erhöht. Nicht nur weil Aufgaben, Verantwortlichkeiten, Termine und Sachverhalte schriftlich fixiert werden, sondern weil auch Argumentationen und deren Dissens aufgezeigt, Entscheidungen dargestellt und Begründungen beschrieben werden. Mit einem Bericht, der jedem Teilnehmer schriftlich vorliegt, wird eine Brücke zwischen mehreren Besprechungen geschlagen. Dies hat zur Folge, dass der Arbeits- und Entscheidungsprozess nicht abreißt. Wenn bereits verabschiedete Themen und schon längst getroffene Entscheidungen wieder auf den Tisch kommen, können Sie als Moderator auf den Bericht mit seinen verabschiedeten Inhalten verweisen und damit den Arbeitsprozess effektiv vorantreiben. Hin zu effektiven und effizienten Besprechungen Team-Meeting, Projekt-Sitzung oder Abstimmkreis? Welche Besprechung steht als nächstes an? Klären Sie das Ziel der Besprechung und ob für die Zielerreichung wirklich eine Besprechung sinnvoll ist. Wenn ja, dann investieren Sie Zeit und Energie in die gute Vorbereitung! Sie haben als Moderator zwar eine neutrale Rolle, sind jedoch der Gestalter des gesamten Prozesses. Machen Sie sich deshalb mit den Methoden und Techniken der Moderation vertraut und praktizieren Sie diejenigen, mit denen Sie gut klar kommen. Sie sind nicht nur für die Team-Atmosphäre verantwortlich, sondern auch der Anwalt der Ergebnisqualität. Machen Sie sich deshalb mit der inhaltlichen, der sozialen und der Prozess-Dynamik von Besprechungen und den daraus resultierenden sechs Aufgabenkomplexen vertraut. Mit diesen sechs Aufgabenkomplexen kennen Sie alle wesentlichen Themen und Aspekte einer wirkungsvollen Moderation. Welchen Aspekt haben Sie in der letzten Besprechung vernachlässigt? Welchen Aspekt haben Sie zu stark in den EVOLOG 6 / 7

7 Vordergrund gerückt? Ziel sollte es sein, alle sechs Aufgabenkomplexe gleichermaßen in einer Moderation zu berücksichtigen. Und zu guter Letzt: Denken Sie an die Ergebnissicherung! Viel Erfolg und einen hohen Wirkungsgrad für Ihre nächste Besprechung. Haben Sie Interesse, mehr zu diesem Thema zu erfahren? Für Fragen und Hinweise stehe ich gerne zur Verfügung. Gaby Baltes Senior-Beraterin Mitglied der EVOLOG Beratersozietät GbR Else-Lang-Str Köln Tel.: 0221 / EVOLOG/ /GB/CM EVOLOG 7 / 7

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