Adobe Connect an der WU

Transkript

1 Adobe Connect an der WU Connect ist ein browserbasiertes Kommunikationswerkzeug, mit dem WU Angehörige zu jedem beliebigen Zeitpunkt direkt von ihrem Arbeitsplatz aus videounterstützte On- line- Meetings, Diskussionen oder virtuelle Veranstaltungen durchführen können. Mit der neuen Version von Adobe Connect steht Mitarbeiter/innen und Studierenden der WU zusätzlich ein grafisches Frontend zur Verfügung, mit dem verschiedene Programmschritte und adminstrative Aufgaben vereinfacht durchgeführt werden kön- nen. Die Unterschiede im Programm für die verschiedenen Benutzer/innen/gruppen (Mitarbeiter/innen, Studierende) werden im Handbuch erklärt. Anfragen und Hilfe Bei der Programmierung des neue Frontends wurde darauf geachtet, für alle Schritte online eine Hilfefunktion bereitzustellen. Sie erkennen die Hilfefelder an diesem Symbol: Wann immer Sie in einer Maske ein solches Zeichen sehen, verbergen sich Hilfsinformationen zu dem jeweiligen Schritt. Bei Problemen mit Adobe Connect oder bei Fragen zum Frontend oder zur Anwendung selbst ersuchen wir Sie, ein Ticket im Helpdesk unter der Adresse zu erstellen. Anmeldung Die Anmeldung erfolgt im neuen Adobe Connect Frontend an der WU für alle Benut- zer/innen einfach mit ihrem WU Account und dem dazugehörigen Passwort. Der URL lautet

2 Sollten Sie keinen Zugang zu Adobe Connect haben, legen Sie bitte ein Ticket im Hel- pdesk an oder schicken Sie ein Mail an wir melden uns nach Prüfung der Daten gleich bei Ihnen. Nach der Eingabe von Loginnamen und Passwort und dem Klick auf die Schaltfläche lo- gin wird ein neues Fenster geöffnet, in dem Sie verschiedene Entscheidungen treffen oder aus Menüs auswählen können. Beachten Sie bitte, dass für die gesamte Anwendung gilt, dass Felder, die mit einem As- terisk (*) gekennzeichnet sind, Pflichtfelder sind und daher ausgefüllt werden müssen. 1 Indem Sie auf Neues Meeting erstellen klicken wechseln Sie in eine Maske, in der Sie die Parameter für ein neues Meeting anlegen können. Diese Maske (und alle folgenden) wird zu einem späteren Zeitpunkt noch genauer erklärt. 2 Sie können aber auch aus einer Liste vorhandener Räume wählen (falls Sie solche erstellt haben), indem Sie auf Bestenden Meetingraum betreten klicken. 3 Sie verlassen Adobe Connect (bez. das Frontend) indem Sie auf Abmelden / Been- den klicken. Dabei verlassen Sie die Anwendung und kehren wieder zum ersten Fenster zurück. 4 Die einzelnen Menüs Meetings, Material/Aufzeichnungen und Ungesicherte Auf- zeichnugnen werden in Folge einzeln erklärt. 5 Über den Link Ausloggen können Sie genau so wie bei Abmelden/Beenden - jederzeit die Anwendung verlassen. Dieser Link befindet sich auf allen Seiten der Anwendung rechts oben im Fenster.

3 Neues Meeting erstellen Sie haben im ersten Fenster nach der Anmeldung auf die Schaltfläche Neues Meeting erstellen geklickt. Nun ist es von Relevanz, ob Sie Mitarbeiter/in oder Studierende an der WU sind. Als Mitarbeiter/in können Sie mehrere Meetingräume anlegen, bei denen Sie den Namen und die URL des späteren Raumes frei wählen können; für Studierende wird beim erstmaligen Gebrauch ein Meetingraum mit vordefiniertem Namen und URL er- stellt; weitere Räume sind nicht möglich. Im linken Bild sehen Sie, dass der Name und die benutzerdefinierte URL vorgegeben ist so lautet die Einstellung für Studierende. Im rechten Fenster können beide Parameter frei gewählt werden dies allerdings nur für Mitarbeiter/innen. Dabei ist zu beachten, dass im Feld Name eine selbst zu wählende Bezeichnung eingetragen wird; im Feld Benutzerdefinierte URL wird in Kleinbuchstaben und ohne Leer- und Sonderzeichen jene Bezeichnung eingetragen, die die Internet Adresse des Meetingsraumes verfollständigen soll. Die Einstellungsmöglichkeiten unter Weitere Optionen (Sie müssen auf das + klicken, um das Fenster zu öffnen) sind für beide Benutzer/innen- Gruppen gleich, daher werden Sie nur einmal erklärt. Sie haben am Ende dieses Fensters zwei Optionen: An dieser Stelle können Sie einen Informati- onstext erfassen, einen Anfangszeitpunkt und eine Dauer angeben (dient hauptsäch- lich der Information der Teilnehmer/innen) und die Sprache wählen. Die Auswahl der Sprache bestimmt auch die Steuerung der Menüs Sie können dadurch Ihren Mee- tingraum auch für internationale Gäste transparent und verständlich gestalten. Die Angaben hier können jederzeit verändert werden. 1. Meeting erstellen der Meeetingraum wird angelegt und Sie bleiben innerhalb des Frontends zu Adobe Connect 2. Meeting erstellen und betreten der Meetingraum wird angelegt und gleich geöff- net. Sie wechseln direkt in die Adobe Connect Meetingraum Applikation

4 Wenn Sie auf Meeting erstellen geklickt haben, wird Ihr neu angelegter Raum bei den von Ihnen erstellten Meetings gelistet. Bestehenden Meetingraum bearbeiten und betreten Wenn Sie die Schaltfläche Bestehenden Meetingraum betreten aktivieren, sehen Sie die gleiche Seite wie beim Klick auf den Menüpunkt Meetings. Auf der linken Seite finden Sie eine Liste aller Meetingräume, die Sie angelegt haben (bei Studierenden findet sich hier immer nur ein Eintrag), in der rechten Spalte werden die Details zu dem links ausgewählten Raum angezeigt. An dieser Stelle können Sie die Bearbeitung des Raumes aktivieren (Meeting bearbeiten) oder das Meeting eröffnen (Meetingraum betreten). Im Bearbeitungsmodus können Sie die Meetinginfos aktualisieren (Beschreibung, Beginnzeit, Dauer), Benutzer/innen einladen beziehungsweise verwalten und Einla- dungs E- Mails erstellen und verschicken. Weiters können Sie unter Meetinginfos bearbeiten den Meetingraum zurücksetzen. Dabei werden alle Materialien gelöscht, die für den Raum hochgeladen wurden, alle Einladun- gen entfernt und alle Einstellungen im Raum auf den Ursprungszustand zurückgesetzt. Dieser Schritt kann nicht rückgängig gemacht werden. Dies gilt ebenso für die Funktion Löschen der Meetingraum wird entfernt. Einladung zu einem Meeting Der einfachste Weg, um Personen zu einem Meeting einzuladen ist jener, ein E- Mail mit dem URL des Meetingraumes zu verschicken. Diese URL sieht folgendermaßen aus: von Ihnen erstellte, benutzerdefinierte URL> Wenn Sie auch Kolleg/inn/en oder Studierende der WU zu einem Meeting einladen wol- len, können Sie die Funktion der Einladung wählen, die das Frontend Ihnen zur Verfü-

5 gung stellt. Dazu müssen Sie ein Meeting bearbeiten; danach klicken Sie auf das Register Benutzer einladen/verwalten. Am Beginn sehen Sie eine Liste aller Mitarbeiter/innen und Studierenden der WU alphabetisch sortiert. Im Suchfenster haben Sie die Möglichkeit, die Suche einzuschrän- ken. Geben Sie hier den Namen oder einen Teil des Namens ein, und drücken Sie die En- ter- Taste. In der linken Spalte finden Sie dann alle Personen, die zum einen über einen gültigen WU Account verfügen und wo eine Übereinstimmung mit dem Suchbegriff vorliegt. Wählen Sie die Person/en aus, die Sie zum Meeting einladen wollen und klicken Sie auf das Plus links neben dem Namen, um diese Person der Einladungsliste beizufügen. Da- nach setzen Sie die Suche und das Anfügen an die Liste so lange fort, bis Sie alle Teilneh- mer/innen auf der rechten Seite angezeigt bekommen. Nun können Sie den einzelnen Teilnehmer/inne/n eine Rolle im Meeting zuweisen. Rollen im Meeting Folgende Rollen stehen Ihnen zur Verfügung: Besucher/Teilnehmer o Besucher können an einem Meeting nur passiv teilnehmen sie hören und sehen, was darin geschieht, können selbst aber keine Kamera oder Mikro- phone aktivieren. Sie können allerdings den Ton auf ihrem Rechner stumm schalten. Sie können den Chat verwenden und hochgeladene Materialien anzeigen.

6 Moderator o Moderatoren können Materialien aus der Bibliothek (Frontend) oder vom eigenen Rechner hochladen und freigeben, sie können auch ihren Bild- schirm oder Anwendungen auf ihrem Arbeitsplatzrechner für andere Teilnehmer/innen freigeben und Live- Audio und Video übertragen. Sie können Audioübertragungen stumm schalten und an Chats im Raum teilnehmen. Veranstalter o Veranstalter können Meetings einrichten, Gäste einladen, Materialien zur Bibliothek hinzufügen und Material freigeben sowie die Layouts in einem Meetingraum hinzufügen oder bearbeiten. Sie können andere Teilnehmer zum Meetingveranstalter oder Moderator hochstufen oder einem Teilneh- mer zusätzliche Berechtigungen erteilen, ohne ihn hochzustufen. Veranstalter können Audiokonferenzen eröffnen, beenden und verlassen. Sie können auch die Audioübertragung in Meetingräume starten und stop- pen. Ferner können sie die gleichen Aufgaben wie ein Moderator oder Teilnehmer übernehmen. Sie wählen aus der Liste neben dem jeweiligen Namen die gewünschte Rolle, mit der die einzelnen Teilnehmer/innen in den Meetingraum einsteigen sollen. Neben Teilnehmer/innen, die einen WU Account haben, können Sie auch externe Perso- nen einladen. Dazu klicken Sie auf die Schaltfläche rechts unten.

7 Für jede/n externe/n Teilnehmer/in geben Sie den Namen und die E- Mail Adresse an und klicken dann auf Hinzufügen. Externe Benutzer/innen werden im Meetingraum in jedem Fall als Besu- cher/teilnehmer angelegt deren Rolle können Sie erst im gestarteten Meetingraum ändern. Wenn Sie alle Änderungen vorgenommen haben, vergessen Sie bitte nicht, auf Änderungen speichern links unten zu klicken. Nun haben Sie noch die Möglichkeit, direkt aus dem Frontend ein E- Mail zu erstellen, mittels dem Sie Ihre Teilnehmer/innen zu dem Meeting einladen. Zum einen geben Sie hier den von Ihnen gewünschten Text ein und wählen gegebenenfalls aus der Liste der Teilnehmer/innen jene aus, die die Einladung erhalten sollen. Mit Klick auf die Schaltfläche Senden wird die Mail an die ausgewählten Personen ge- schickt. Materialien Eine sehr praktische Funktion von Connect ist die Einbindung von Materialien, die hochgeladen, verwaltet und gemeinsam während eines Meetings verwendet werden können. Auch für diese Aufgaben bietet das Frontend die entsprechende Unterstützung an. Diese befindet sich im Menü Materialien/Aufzeichnungen. Hier können Sie Ordner anlegen, in denen Sie Ihre hochgeladenen Materialien struktu- riert verwalten. Geben Sie dem Ordner einen Namen; im Feld Beschreibung haben Sie die Möglichkeit, kurze Hinweise auf den Inhalt zu hinterlegen. Im Submenü Neues Mate-

8 rial hochladen können Sie Dateien, die Sie auf Ihrem Rechner lokal gespeichert haben, in den jeweiligen Ordner laden. Die erlaubten Dateitypen werden an dieser Stelle explizit genannt. Geben Sie der jeweiligen Datei einen Namen und wenn Sie das wollen auch eine URL. Wenn Sie in dem Feld Benutzerdefinierte URL keinen Eintrag vornehmen, wird eine vom System generierte URL eingefügt. Schließen Sie das Hochladen ab, in dem Sie auf den Button Neues Material hochladen links unten klicken. Innerhalb des später stattfindenden Meetings können die hier hochgeladenen Dateien dann sehr rasch den anderen Teilnehmer/innen gezeigt oder zur gemeinsamen Bearbei- tung freigegeben werden. Wenn Sie innerhalb des Meetings Dateien hochladen (als Veranstalter ist dies möglich), haben Sie später im Frontend die Möglichkeit, diese Dateien in Ordner zu verschieben, um ein späteres Auffinden zu erleichtern. Dazu wechseln Sie in den Bearbeitungsmodus des Meetingraumes (Menü Meetings Meeting bearbeiten) und klicken Sie auf das Register Verknüpfte Inhalte. Sollten sich solche hier befinden, sehen Sie die Anzahl der Dateien in Klammer angeführt. Um nun einzelne Dateien in Ordner (die Sie bereits angelegt haben) zu verschieben, markieren Sie die Checkbox vor der jeweiligen Datei und bestimmen mit der Klappliste rechts jenes Verzeichnis, wohin die jeweilige Datei verschoben werden soll. Aufzeichnungen Sollten Sie während eines Meetings eine Aufzeichnung durchführen, entweder für Dokumentationszwecke oder um das Meeting zu einem späteren Zeitpunkt anderen Personen zeigen zu können, wird die Aufzeichnung ebenso im Frontend angezeigt.

9 Hier können Sie die Aufzeichnung Löschen, aber auch Bearbeiten oder Zuschneiden. Bei den beiden letztgenannten Funktionen wird ein Modul von Adobe Connect gestartet. Dort haben Sie dann die Möglichkeit, zum Beispiel am Beginn oder am Ende der Aufzeichnung ein Stück zu entfernen, die Aufzeichnung in Kapitel zu gliedern oder mit Lesezeichen zu versehen. Sollten Sie vorhaben, die Aufzeichnung online zur Verfügung zu stellen, können Sie im Bearbeitungsmodus auch die Namen der Teilnehmer/innen ausblenden lassen. Wenn Sie eine lokale Version der Aufzeichnung haben wollen, müssen Sie diese Herunterladen. Dabei wird eine.flv Datei auf Ihrem Rechner angelegt, deren Erstel- lung genau so lange dauert wie das Meeting selbst. Es wird gewissermaßen ein Film vom Film erzeugt. Dazu sollten Sie sich etwas Zeit nehmen, den Bildschirmschoner auf Ihrem Rechner deaktivieren und alle anderen Anwendun- gen beenden. Um die Aufzeichnung in einen Ordner zu verschieben, wechseln Sie wieder in den Bearbeitungsmodus für den Meetingraum und klicken wiederum auf Verknüpfte Inhalte bearbeiten. Gehen Sie genau so vor wie beim Verschieben von Materialien markieren Sie die Aufzeichnung und wählen Sie unten in der Klappliste den Ordner, in dem Sie diese ablegen wollen. Dann klicken Sie auf Verschieben. Damit ist die Aufzeichnung nicht mehr im Menü Ungesicherte Aufzeichungen zu finden.