Sage 50 Lohnbuchhaltung Version 2011

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1 Sage 50 Lohnbuchhaltung Version 2011 Zusatzhandbuch Lohnausweis

2 Sage 50 Lohnbuchhaltung /14 Vorbereitende Massnahmen... 3 Mandanten bis Version Mandanten ab Version Kontrolle der ELM-Definition... 3 Lohnausweis... 4 Pflichtfelder für den Lohnausweis (Mindestanforderungen)... 4 Versicherungsstamm... 4 Firmenstamm... 4 Lohnartenstamm... 6 Personalstamm... 7 Optionale Felder für den Lohnausweis... 8 Personalstamm... 8 Lohnartenstamm... 9 Mögliche Fehler und Meldungen bei Aufbereitung des Lohnausweises Anhang A... 11

3 Sage 50 Lohnbuchhaltung /14 Vorbereitende Massnahmen Mandanten bis Version 2006 In der Version 2008 wurden im Personalstamm die Lohncodes um das Unterregister Gültigkeit Lohncodes erweitert. Damit die Lohncodes korrekt aus einem Mandanten der Version 2006 übernommen werden, muss dieser Mandant erst mit der Version 2009 geöffnet und eine Lohnberechnung durchgeführt werden. ACHTUNG!! Sind ausgetretene Mitarbeiter vorhanden, muss bei diesen der Austritt temporär aufgehoben werden (Personalstamm Register Pers.-Info Checkbox Austritt temporär aufheben anklicken), damit eine Lohnberechnung durchgeführt und die Lohncodes aktualisiert werden können. Die Lohnberechnung kann anschliessend wieder gelöscht werden. Mandanten ab Version 2008 Bezüglich Lohncodes sind bei Mandanten, die bereits in einer Version ab 2008 bearbeitet wurden, keine vorbereitenden Massnahmen notwendig. Kontrolle der ELM-Definition Damit die swissdec PDF-Auswertungen und die elektronische Lohnmeldung korrekt erstellt werden können muss überprüft werden, ob die richtigen ELM-Definitionen vorhanden sind. Hierfür wird das Menü Extras Definition ELM geöffnet. Vergleichen Sie die Felder der Auswahl ahv mit denjenigen Ihres Mandanten. Sind die Felder nicht identisch, müssen die aktuellen Definitionen in den Mandanten eingefügt werden. Laden Sie diese hier herunter und fügen Sie die zwei Dateien pl_elm.dat und pl_elm.idx in Ihren Mandanten ein. Die Dateien können auch ohne weiteres herunter geladen werden, wenn Sie sich nicht sicher sind, ob die Definitionen korrekt sind.

4 Sage 50 Lohnbuchhaltung /14 Lohnausweis Pflichtfelder für den Lohnausweis (Mindestanforderungen) Versicherungsstamm AHV Nr. der AHV-Ausgleichskasse AHV AHV-Mitgliedsnummer Firmenstamm Firma UID-BFS Firma UID-EHRA Firma des Lohnverantwortlichen

5 Sage 50 Lohnbuchhaltung /14 Statistik BUR-Nummer inkl. PLZ/Ort und Std./Woche und Lektionen/Woche Neuer Lohnausweis Für den Lohnausweis relevante Daten wie z.b. ein genehmigtes Spesenreglement, muss im Register Neuer Lohnausweis des Firmenstammes erfasst werden. Die im Firmenstamm erfassten Lohnausweis-Daten werden auf alle Mitarbeiter übernommen. Individuelle Einstellungen im Personalstamm sind jedoch trotzdem noch möglich.

6 Sage 50 Lohnbuchhaltung /14 Lohnartenstamm Neuer Lohnausweis Zifferzuweisung Damit alle benötigten Beträge auf dem Lohnausweis ausgewiesen werden, müssen mindestens die Lohnarten einer Lohnausweis-Ziffer zugewiesen werden, die im Abrechnungsjahr verwendet wurden. Werten Sie hierfür die Lohnkonto Rekapitulation aus (unter Auswertungen Jahresverarbeitung Lohnkonto (Rekap)). Beachten Sie, dass der Filter auf 101 ALLE steht, da ansonsten evtl. ausgetretene Mitarbeiter nicht in die Auswertung mit einbezogen werden. ACHTUNG!! Werden im Folgejahr zusätzliche Lohnarten verwendet, werden diese auf dem Lohnausweis nicht ausgewiesen, wenn sie keiner Lohnausweis-Ziffer zugeordnet sind. Wir empfehlen Ihnen daher, alle für den Lohnausweis relevanten Lohnarten gleich einer Lohnausweis-Ziffer zuzuordnen. Eine Übersicht über die Ziffernzuweisung finden Sie im Anhang A. Die Lohnartenzuweisungen zu den Lohnausweis-Ziffern kann auch über die Globalmutation der Lohnarten erfolgen (Linien Standard und Professional).

7 Sage 50 Lohnbuchhaltung /14 Personalstamm Personalien Geburtsdatum Personalien Wohnort Personalien Nationalität (ACHTUNG!! 2stelliger ISO-Ländercode muss hinterlegt sein!!) Pers.-Info Arbeitsort

8 Sage 50 Lohnbuchhaltung /14 Optionale Felder für den Lohnausweis Personalstamm Neuer Lohnausweis Im Personalstammregister Neuer Lohnausweis können für den einzelnen Mitarbeiter gültige Daten und Werte erfasst werden. Diese werden dann bei diesem Mitarbeiter auf dem Lohnausweis ausgewiesen.

9 Sage 50 Lohnbuchhaltung /14 Lohnartenstamm Neuer Lohnausweis Nebst den Zifferzuweisungen können Lohnarten auch nur mit Text auf dem Lohnausweis unter der Ziffer 15 aufgeführt werden. Ein typisches Beispiel hierfür sind die KTG-Beiträge. Wird die Checkbox 15. Bemerkungen aktiviert, werden die Lohnartenbezeichnungen in die entsprechenden Sprachfelder übernommen. Mit der Funktion #B wird der Jahresbetrag dieser Lohnart pro Mitarbeiter ebenfalls ausgewiesen. Der Jahresbetrag entspricht allen Beträgen, die während dem auszuwertenden Abrechnungsjahr auf diese Lohnart berechnet wurden. Die Bemerkungen werden jedoch nur auf dem Lohnausweis des betreffenden Mitarbeiters ausgewiesen, wenn die Lohnart mindestens 1 Mal im auszuwertenden Abrechnungsjahr berechnet wurde. Seit der Version 2011 ist es auch möglich, die Checkboxen F Unentgeltliche Beförderung zwischen Wohn- und Arbeitsort und G Kantinenverpflegung / Lunch-Checks automatisch auf dem Lohnausweis ankreuzen zu lassen. Eine mögliche Verwendung bietet sich z.b. bei der Lohnart Privatanteil Geschäftsfahrzeug. Bei aktivierter Checkbox F Unentgeltliche Beförderung zwischen Wohn- und Arbeitsort im Lohnartenstamm wird die Ziffer F auf dem Lohnausweis angekreuzt, sobald die Lohnart für den betreffenden Mitarbeiter im auszuwertenden Abrechnungsjahr mindestens 1 Mal berechnet wurde.

10 Sage 50 Lohnbuchhaltung /14 Mögliche Fehler und Meldungen bei Aufbereitung des Lohnausweises Sind die Mindestanforderungen gemäss dem Kapitel Pflichtfelder für den neuen Lohnausweis nicht korrekt abgefüllt, kann eine der folgenden Meldungen erscheinen, wenn der Lohnausweis ausgewertet werden soll. Meldung Verlinkt Feld Stamm Der Wert für AK-Nummer (Nummer der Ja Nr. der AHV-Ausgleichskasse Versicherungsstamm Ausgleichskasse, bei der das Mitglied (das Unternehmen) angeschlossen ist) ist fehlerhaft oder fehlt ganz Der Wert für AK-Mitgliedsnummer (Von der Ausgleichskasse zugeteilte Mitglied- oder Abrechnungsnummer, die zur eindeutigen Identifikation des Mitglieds (des Unternehmens) dient.) ist fehlerhalft oder fehlt ganz Nein AHV-Mitgliedsnummer Versicherungsstamm Der Wert für Unternehmensidentifikation (Unternehmensidentifikation nach Eidgenössischem Amt für das Handelsregister (EHRA)) ist fehlerhaft oder fehlt ganz Der Wert für UnternehmensID BFS (Unternehmensidentifikation BFS) ist fehlerhaft oder fehlt ganz Der Wert für BUR Information (Informationen zu den BUR Arbeitsstätten des Unternehmens) ist fehlerhaft oder fehlt ganz Bei der Person [P-Nr.] hat der Wert für Nationalität (Nationalität 2-stellig nach ISO 3166 Erweitert) einen fehlerhaften Wert, oder der Wert fehlt Bei der Person [P-Nr.] hat der Wert für Postleitzahl (PLZ) (Postleitzahl (5. Zeile)) einen fehlerhaften Wert, oder der Wert fehlt Bei der Person [P-Nr.] hat der Wert für Wohnkanton (Wohnkanton) einen fehlerhaften Wert, oder der Wert fehlt Bei der Person [P-Nr.] hat der Wert für Arbeitsplatzkanton (Arbeitsplatzkanton) einen fehlerhaften Wert, oder der Wert fehlt Ja UID-EHRA Firmenstamm Ja UID-BFS Firmenstamm Ja Statistik BUR-Tabelle Firmenstamm Ja Nationalität Personalstamm Ja Personalien PLZ Personalstamm Ja Personalien Wohnkanton Personalstamm Ja Pers.-Info Arbeitsort Personalstamm Erscheint der Lohnausweis gar nicht könnte es daran liegen, dass die Lohnarten noch keiner Lohnausweis-Ziffer zugeordnet wurden. Eine weitere Möglichkeit ist, dass noch keine Lohnberechnungen durchgeführt wurden.

11 Sage 50 Lohnbuchhaltung /14 Anhang A Lohnart +/- Bruttolohn AHV/ALV UVG/UVGZ KTG (Quellen-)Steuer BVG voraussichtlich Faktor BVG rückwirkend Lohnausweis-Ziffer Statistik-Ziffer Monatslohn + X X X X X X 13 O 1 BS Stundenlohn + X X X X X O X 1 BS Tageslohn + X X X X X O X 1 BS Wochenlohn + X X X X X O X 1 BS Honorare + X X X X X O X 1 BS Aushilfslohn + X X X X X O X 1 BS Heimarbeitslohn + X X X X X O X 1 BS Reinigungslohn + X X X X X O X 1 BS Akkordlohn + X X X X X O X 1 BS Absenzenentschädigung + X X X X X O X 1 BS Behörde- und Kommissionsmitglieder + X X X X X O X 1 BS Dienstalterszulage + X X X X X O X 1 BS Funktionszulage + X X X X X O X 1 BS Stellvertretungszulage + X X X X X O X 1 BS Ortszulage + X X X X X X 12 O 1 BS Teuerungszulage + X X X X X O X 1 BS Familienteuerungszulage + X X X X X O X 1 BS Wohnungszulage + X X X X X X 12 O 1 BS Wegentschädigung + X X X X X O X 1 BS Versetzungszulage + X X X X X O X 1 BS Mehrarbeit + X X X X X O X 1 US Überstunden 125% + X X X X X O X 1 US Überzeit + X X X X X O X 1 US Schichtzulage + X X X X X O X 1 ZU Pikettentschädigung + X X X X X O X 1 ZU Einsatzzulage + X X X X X O X 1 ZU Sonntagszulage + X X X X X O X 1 ZU Inkonvenienzzulage + X X X X X O X 1 ZU Nachtdienstzulage + X X X X X O X 1 ZU Nachtzulage + X X X X X O X 1 ZU Baustellenzulage + X X X X X O X 1 ZU Erschwerniszulage + X X X X X O X 1 ZU Schmutzzulage + X X X X X O X 1 ZU Staubzulage + X X X X X O X 1 ZU Untertagarbeit-Zulage + X X X X X O X 1 ZU Vortriebsprämie + X X X X X O X 3 ZU

12 Sage 50 Lohnbuchhaltung /14 Durchschlagsprämie + X X X X X O X 3 ZU Durchhalteprämie + X X X X X O X 3 ZU Antrittsprämie + X X X X X O X 3 SO Nichtantrittsentschädigung + X X X X X O X 3 Ferienvergütung + X X X X X O X 1 BS Feiertagsentschädigung + X X X X X O X 1 BS Ferienauszahlung + X X X X X O X 1 US 13. Monatslohn + X X X X X O O 1 ZML Gratifikation + X X X X X O X 3 SO Weihnachtszulage + X X X X X O X 3 SO Bonuszahlung + X X X X X O X 3 SO Gewinnbeteiligung + X X X X X O X 3 SO Sonderzulage + X X X X X O X 3 SO Erfolgsprämie + X X X X X O X 3 SO Leistungsprämie + X X X X X O X 3 SO Anerkennungsprämie + X X X X X O X 3 SO Verbesserungsvorschläge + X X X X X O X 3 SO Umsatzprämie + X X X X X O X 3 SO Provision + X X X X X O X 1 BS Präsenzprämie + X X X X X O X 3 BS Dienstaltersgeschenk + X X X X X O X 3 SO Jubiläumsgeschenk + X X X X X O X 3 SO Treueprämie + X X X X X O X 3 SO Schadenverhütungsprämie + X X X X X O X 3 SO Lohn bei Unfall + X X X X X O X 1 BS Lohn bei Krankheit + X X X X X O X 1 BS Lohn bei Militärdienst/Zivilschutz + X X X X X O X 1 BS Lohn bei Aus- und Weiterbildung + X X X X X O X 1 BS Anzahl gearbeitete Stunden STD Anzahl bezahlte Ferienstunden STD Anzahl bezahlte Absenzstunden STD Anzahl Lektionen LEK Anzahl bezahlte Ausfall-Lektionen LEK Abgangsentschädigung (Vorsorge) + X O O O X O O 4 AK Abgangsentschädigung (AHV-pflichtig) + X X O X X O X 3 AK Kapitalleistung mit Vorsorgecharakter + X O O O X O O 4 ZL Kapitalleistung (AHV-pflichtig) + X X X X X O X 3 ZL Lohnnachgenuss + X O O O X O O 4 AK Verwaltungsratshonorar + X X X X X O X 6 Verwaltungsratsentschädigung + X X X X X O X 6 Sitzungsgelder VR + X X X X X O X 6 Tantiemen VR + X X X X X O X 6 Gratisverpflegung + X X X X X O X 2.1 BS Gratisunterkunft Zimmer + X X X X X O X 2.1 BS Gratiswohnung + X X X X X O X 2.3 BS

13 Sage 50 Lohnbuchhaltung /14 Privatanteil Geschäftsfahrzeug + X X X X X O X 2.2 BS Trinkgeld (AHV-pflichtig) + O X X X X O X 1 BS Verbilligung Mietwohnung + X X X X X O X 2.3 BS Naturalleistungen Expatriates + X X X X X O X 2.3 BS Geldwerter Vorteil + X X X X X O X 2.3 BS Steuerbare Beteiligungsrechte + X X X X X O X 5 ZL Arbeitnehmeraktien + X X X X X O X 5 ZL Mitarbeiteroptionen + X X X X X O X 5 ZL Vom AG übern. AN-Anteil KTG + X O O O X O O 7 ZL Vom AG übern. AN-Anteil BVG + X X X X X O X 7 ZL Vom AG übern. AN-Anteil Einkauf BVG + X X X X X O X 7 ZL Vom AG übern. AN-Anteil KK + X O O O X O O 7 ZL Vom AG übern. AN-Anteil UVGZ + X O O O X O O 7 ZL Vom Arbeitgeber übern. Säule 3b + X X X X X O X 7 ZL Vom Arbeitgeber übern. Säule 3a + X X X X X O X 7 ZL Vom Arbeitgeber übern. Quellensteuer + X X X X X O X 7 ZL Weiterbildung (Lohnausweis) + X O O O O O O 13.3 EO-Taggeld + X X O X X O O 1 DL Militärdienstkasse (MDK) + X X X X X O O 1 DL Militärergänzungskasse (MEK) + X X X X X O O 1 DL Parifonds + X X X X X O O 1 DL MV-Taggeld + X X O X X O O 1 DL MV-Rente + X O O O X O O 1 DL IV-Taggeld + X X O X X O O 1 DL IV-Rente + X O O O X O O 1 DL Unfall-Taggeld + X O O O X O O 1 DL Unfall-Rente + X O O O X O O 1 DL Kranken-Taggeld + X O O O X O O 1 DL Mutterschaftsentschädigung + X X O X X O O 1 DL Korrektur Taggelder - X X X X X O O 1 Nettolohnausgleich - X X X X X O O 1 Lohnabzug KA/SW (ML) - X O O O X O O 1 Lohnausfall KA/SW (SL) + O X X X O O X ALV-Entschädigung + X O O O X O O 1 DL Karenztage KA/SW + X O O O X O O 1 Kinderzulage + X O O O X O O 1 AK Ausbildungszulage + X O O O X O O 1 AK Familienzulage + X O O O X O O 1 AK Haushaltszulage + X O O O X O O 1 AK Geburtszulage + X O O O X O O 3 AK Heiratszulage + X O O O X O O 3 AK Betreuungszulage + X O O O X O O 1 AK Netto/Brutto Aufrechnung + X X X X X O X 7 ZL AHV-Beitrag - 9 SA

14 Sage 50 Lohnbuchhaltung /14 ALV-Beitrag - 9 SA ALVZ-Beitrag - 9 SA NBUV-Beitrag - 9 SA BVG-Beitrag SA BVG-Einkaufs-Beitrag SA Quellensteuerabzug - 12 Ausgleich BVG-Beiträge AG Ausgleich BVG-Einkauf AG Reisespesen + O O O O O O O Autospesen + O O O O O O O Verpflegungsspesen + O O O O O O O Übernachtungsspesen + O O O O O O O Effektive Spesen Expatriates + O O O O O O O Übrige effektive Spesen + O O O O O O O Pauschale Repräsentationsspesen + O O O O O O O Pauschale Autospesen + O O O O O O O Pauschalspesen Expatriates + O O O O O O O Übrige Pauschalspesen + O O O O O O O

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