Vitako Intern. Oktober Nr Fraunhofer Fokus E-Government-Labor

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1 Oktober Nr Vitako Intern Liebe Leserinnen und Leser, die EU regelt immer mehr Bereiche auch in der europäischen Public Sector IT mit dem Ziel von Angleichung und Harmonisierung innerhalb der Mitgliedsländer. Wir möchten auf zwei EU-Großprojekte aufmerksam machen, über die Sie in der Rubrik Bericht aus der EU erfahren. e-codex und e-sens sind zwei europäische IT-Projekte, die zum einen den Bereich der Justiz betreffen, wo ein grenzüberschreitender Rechtszugang die Voraussetzung für sichere Verwaltungskooperation darstellt. Mit dem anderen Projekt soll die europaweite Vernetzung elektronischer Dienstleistungen vorangetrieben und vereinfacht werden. Darüber hinaus stellen wir die Reform des europäischen Vergaberechts vor und zeigen grundsätzliche Änderungen auf. Eine Neuerung stellt dabei die Bewertung von Lebenszykluskosten bei der Wirtschaftlichkeitsbetrachtung dar. Außerdem: Ein neues EU-Förderprogramm, das die Kommission aufgelegt und mit 80 Millionen Euro ausgestattet hat, will kleine und mittlere Unternehmen motivieren, Apps auf der Grundlage der Fiware-Technologie zu entwickeln. Vermutlich werden wir in Zukunft Anlass haben, häufiger aus der EU zu berichten. Der designierte EU-Digitalkommissar, Günther Oettinger, hat nicht nur angekündigt, Google in seine Schranken zu weisen. Er plant auch, ein europäisches Verwaltungsnetz mit Modellcharakter für andere Verwaltungen zu errichten. Themen Fraunhofer Fokus E-Government-Labor im Gespräch Peter Batt, BMI Digitale Denker Vitako-Fachtagung zum Demografischen Wandel KGST-Forum 2014 Digitales Zusammenleben E-VErgabe Neues aus der EU Weg vom Papier Vitako-Leitfaden E-Akte Aus der Branche - E-Government-Angebote in Gelsenkirchen - ikfz beim krz - Zone Talk - Neues Twin Datacenter - Little Bird abgehoben KITU-Mitgliedskommune Bericht aus der EU e-codex und e-sens Wir wünschen eine interessante Lektüre, Ihr Vitako-Team 1

2 Thema Schaufenster für die Verwaltung Das Fraunhofer FOKUS egovernment-labor Das Fraunhofer FOKUS egovernment-labor unterstützt mit seinen Schwerpunkten Interoperabilität, Service-orientierte Architekturen und Identity-Management den Aufbau von E-Government in Deutschland und Europa. Als technologie-, hersteller- und produktunabhängige Plattform bindet das egovernment-labor mehr als 60 Partner aus Wirtschaft und Verwaltung in einem vorwettbewerblichen Umfeld ein. Die Labore des Kompetenzzentrums für E-Government sind Werkstatt, Schaufenster und Kompetenzknoten zugleich. Es ist noch nicht lange her, da war es für zwei Verwaltungen unmöglich Daten auszutauschen, wenn eine Verwaltung ihre Geschäftsprozesse in einer Oracle-Umgebung und die andere in einem Microsoft Framework aufgebaut hatte. Der Wettbewerb war in diesem Punkt ein Hemmschuh für die Modernisierung der Verwaltung und auch für die Geschäftsentwicklung der Hersteller. Es fehlte ein Forum für die Debatte und Zusammenarbeit zwischen Herstellern, Verwaltung und Forschung, um kooperativ und abseits der Marktkonkurrenz die konkreten Interoperabilitäts-Probleme zu identifizieren und zu lösen. Daher gründete FOKUS im Jahr 2004 genau solch ein vorwettbewerbliches Forum in Gestalt des Fraunhofer FOKUS egovernment-labors zusammen mit Wirtschaftspartnern und zukunftsorientierten Verwaltungen, die früh erkannt hatten, dass es nicht gegeneinander sondern nur gemeinsam weitergeht. Neutrale Plattform Das Labor ist auf drei Säulen aufgebaut. Erstens ist es eine Werkstatt für die Entwicklung interoperabler und innovativer Lösungen für die digitale Verwaltung. Zweitens fungiert es als Schaufenster, in dem sich Entscheider aus Politik und Verwaltung anhand von konkreten Anwendungsszenarien ansehen können, was technisch und organisatorisch möglich ist und wohin der Weg der Verwaltung führt. Und drittens bildet es den Kompetenzknoten für das Know-how und die Erfahrung der Labor-Partner und ist damit eine neutrale Anlauf- und Beratungsstelle für Politik und Verwaltung. Heute sind viele Interoperabilitätsprobleme gelöst und die Frage ist nicht mehr, ob man E-Government macht, sondern wie man es richtig macht. Mit den Aufgaben ist auch das Labor gewachsen, auf aktuell über 80 Partner. Darunter sind beispielsweise Systemintegratoren, Hard- und Software-Anbieter, kleine Fachverfahrenshersteller, große Service- Provider, auch kommunale Rechenzentren, Spitzenverbände und natürlich Verwaltungen aus Ländern und Kommunen. Die gegenwärtigen Herausforderungen für das Labor sind sehr konkret: E-Akte-Einführung, Open Government Data, D -Anbindung, elektronische Beschaffung und Vieles mehr. Die Eckpunkte aus dem E-Government-Gesetz des Bundes, aber auch aus denen der Länder, aus dem Koalitionsvertrag, dem Regierungsprogramm Digitale Verwaltung 2020 und aus der Digitalen Agenda formulieren die Aufgaben Intern Nr

3 Thema Delegation der königlich-dänischen Botschaft besucht das egov-lab. (Foto: Fraunhofer FOKUS) für das FOKUS egov-lab und sein Partner-Netzwerk Herausforderung Ganz konkret entsteht aktuell im Labor ein Schaufenster für unterschiedlichste E-Akte-Anwendungen. Ein Szenario für die elektronische Rechnung konkret gefordert in der Digitalen Agenda 2020 ist bereits fertiggestellt. Ebenso ein Szenario für beweiswerterhaltende Langzeitspeicherung. Und es wird gezeigt, wie digitales Dokumentenmanagement effizient und sicher in der Cloud funktioniert. Wichtig dabei ist, dass das Labor unabhängig von bestimmten Produkten, Herstellern oder Technologien bleibt und stattdessen den Blick auf deren Zusammenspiel legt. Im Live-Szenario lässt sich nachvollziehen, wie sich das Wissensmanagement, die Transparenz und der Zugriff auf Informationen verbessern, wie medienbruchfreies Arbeiten die Prozesse beschleunigt und wie digitale Aktenführung revisionssicher gestaltet werden kann. Für die Verwaltung besteht der Gewinn darin, dass sie sich auf neutralem Boden verschiedene Lösungen live ansehen und sie im Vorfeld bereits ausprobieren kann. Die Industrie-Partner profitieren davon, Ihre Lösungen in einem neuen und neutralen Umfeld zu testen. Die Ergebnisse gehen dann für die Standardisierung von Schnittstellen und Austauschformaten ein und fördern die Modernisierung der Öffentlichen Verwaltung. abseits der Wahlen Ein weiteres politisches Ziel ist die Einführung von mehr Bürgerbeteiligung und Transparenz. Diese gelten auch als effektives Mittel, um der stetig sinkenden Wahlbeteiligung zuletzt in Brandenburg, Thüringen und Sachsen unter 50 Prozent entgegenzuwirken. Das Labor fungiert in diesem Themenfeld als Agenda Setter und stärkt das Thema durch einen Blick ins Übermorgen. Wie können wir innovative Beteiligungsformate und die neuen Medien zusammenbinden? Mithilfe verschiedener Laborpartner zeigt das Szenario einen kompletten Entscheidungsprozess: Die Öffentlichkeit kann auf das Wissen der Verwaltung zurückgreifen, das in Form von Open Data bereitgestellt wird; gesellschaftliche Diskussionen der Bürger in Social Media werden in den politischen Prozess einbezogen und die Bürger nehmen über Liquid Democracy Tools aktiv an Entscheidungen teil. Bürger und Verwaltung sind darin Partner und die Entscheidungen der Administration werden feingranular und themenbezogen demokratisch legitimiert. elektronische Identität Ob in einer Beteiligungsplattform oder im Kontext elektronische Akte die Notwendigkeit sicherer Authentifizierung findet sich in fast allen E-Government-Anwendungsdomänen. Viele der Laborpartner sind in diesem Querschnittsbereich tätig und haben bereits im Test- und Demonstrationszentrum Neuer Personalausweis die Einführung der nationalen ID- Karte begleitet. Für die aktuellen Themen wie Bürgerkonten, Single-Sign-On oder De- Mail-Anbindung, aber auch für die Felder E-Akte oder Open Government sind diese Erfahrungen und das gewachsene Verständnis für die Materie wertvoll. Weil Authentifizierung kontextabhängig mal Sichtbarkeit erfordert und mal in Anonymität die Persönlichkeitsrechte schützen soll, erarbeitet das egovernment-labor unterschiedliche Konzepte und Technologien für die jeweiligen Anwendungsszenarien. Zusammenfassend Das egovernment Labor dient als Werkstatt, in der neue Ansätze und Technologien entwickelt, getestet und in bestehende Produkte integriert werden; als Schaufenster, in dem egovernment erlebbar wird. Die Ergebnisse der Zusammenarbeit werden Vertretern aus Politik, Wirtschaft, Verwaltung und Zivilgesellschaft in Workshops, Veranstaltungen und auf Messen präsentiert; als Kompetenzknoten mit einem Netzwerk aus führenden Industrie- und Forschungspartnern. Dies ermöglicht Forschung und Wissenstransfer auf hohem Niveau und eine strategische Vernetzung mit den egovernment-stakeholdern auf nationaler und internationaler Ebene. Link zum egoverment Labor Autor: Roman Konzack, Fraunhofer FOkus Intern Nr

4 thema Mehr Behördenkontakte E-Government-Monitor 2014: Mehr Nutzer, größere Vorsicht Seit 2011 liefert der E-Government-Monitor statistische Ergebnisse über Bekanntheit, Nutzung und Barrieren von E-Government. Erhoben im Auftrag von Institute for Public Information Management (ipima) und Initiative D21 zeigt die Studie im Ländervergleich die Zufriedenheit mit E-Government-Anwendungen beziehungsweise deren mögliches Verbesserungspotenzial. Durchgeführt wurde der Monitor 2014 von TNS Infratest in Deutschland, Österreich, Schweiz und Schweden. Das Jahr 2013 war gekennzeichnet von nachrichtendienstlichen Späh-Skandalen und massiven Fällen von Datendiebstahl. Amerikanische und angelsächsische Behörden hatten weite Teile der Internetund Telekommunikation abgehört und mitprotokolliert. Zudem waren Nutzerdaten auf Portalen der Privatwirtschaft in großem Stil abgegriffen worden. Der Effekt: Das Vertrauen der Internet-Nutzer in die Sicherheit und Integrität ihrer Daten sank ins Bodenlose, oder umgekehrt: die Angst vor Datendiebstahl und Ausspähung schnellte von vier Prozent im Jahr 2012 auf 61 Prozent im Jahr Der aktuelle E-Government-Monitor geht für 2014 von 65 Prozent aus. Problem also noch nicht ausgestanden! Demgegenüber ist die Nutzung von E-Government-Angeboten insgesamt leicht angestiegen. Die Frage, ob sie in den letzten zwölf Monaten von E- Government-Angeboten Gebrauch gemacht hätten, bejahten in Österreich 72 Prozent, in Schweden 71 Prozent, in der Schweiz 61 Prozent, und in Deutschland 45 Prozent der Befragten, was eine Steigerung hierzulande um immerhin sechs Prozent im Vergleich zum Vorjahr bedeutet. Deutschland weist von den Nutzerzahlen weiterhin ein hohes Entwicklungspotenzial auf, stellte Helmut Krcmar, wissenschaftlicher Direktor am Institute for Public Information Management der Technischen Universität München, bei der Präsentation der Zahlen fest. Zufrieden mit den Online-Angeboten ihrer Behörden sind vor allem die Schweizer. 87 Prozent finden sich in den dortigen E-Government-Angeboten gut zurecht. Demgegenüber äußern sich nur 52 Prozent der Deutschen zufrieden. Als Indikatoren für Nutzerzufriedenheit gelten die Aktualität der Angebote, ihre Informativität und die mit der Online-Abwicklung verbundene Zeitersparnis. Unzufriedenheit ist dagegen vor allem mit einer geringen Zahl von Angeboten verbunden und damit, dass eine rein digitale Bearbeitung nicht möglich ist. Als größter Hemmschuh gilt die mangelnde Bekanntheit von digitalen Verwaltungsangeboten. 76 Prozent der Befragten in Deutschland kritisierten, von E-Government-Angeboten gar nichts zu wissen, während dies in Schweden nur 44 Prozent bemängeln. Bei der Präsentation des E-Government-Monitors 2014: Helmut Krcmar (Scientific Director Institute for Public Information Management ipima), Petra Wolf (Executive Director Institute for Public Information Management ipima), Cornelia Rogall-Grothe (Staatssekretärin im Bundesministerium des Innern und Beauftragte der Bundesregierung für Informationstechnik), Alfred Zapp (Vizepräsident der Initiative D21), Lena-Sophie Müller (Geschäftsführerin der Initiative D21 e.v.) beliebte anwendungen Die bekanntesten Anwendungen sind gleichzeitig auch die am meisten nachgefragten: An oberster Stelle im Bereich Verkehr rangieren in Deutschland (66 Prozent) und Österreich (75 Prozent) die Online-Fahrplanauskünfte der öffentlichen Verkehrsbetriebe. Im Bereich Verwaltung zählen die Webseiten von Städten und Kommunen, die elektronische Steuererklärung (ELSTER) und Terminvereinbarungs-Tools für Behörden zu den populären Anwendungen. Immerhin 40 Prozent der Deutschen machen von der Möglichkeit Gebrauch, online einen Termin etwa beim Bürgeramt zu buchen. Um ein Prestige-Projekt der digitalen Verwaltung sieht es allerdings weiterhin nicht sehr gut aus: Der Ende 2010 eingeführte neue Personalausweis (npa) mit seiner elektronischen ID-Funktion fristet weiterhin ein Schattendasein. Gerade einmal 28 Prozent der Antragsteller lassen die eid-funktion freischalten. Davon verfügt ein gutes Drittel (35 Prozent) über ein Lesegerät, mit dem der Ausweis überhaupt erst für Online-Transaktionen genutzt werden kann. Das ergibt eine bloß 10-prozentige Nutzung insgesamt. Unterm Strich belegt der diesjährige E-Government-Monitor, dass das Niveau von 2012 wieder erreicht worden ist, nachdem im vergangenen Jahr eine leichte Delle zu verzeichnen war, wie Peter Batt, Unterabteilungsleiter im Bundesinnenministerium konstatiert (siehe auch unser Interview mit Peter Batt auf der folgenden Seite). Last not least: Die Anzahl der Behördenkontakte ist von 1,5 auf 5 im Jahresdurchschnitt gestiegen, wovon 2,4 Kontakte statistisch online geschehen. Offensichtlich befördern Angebote, wenn sie attraktiv sind, ganz klar die Nachfrage, stellt Alfred Zapp, Vizepräsident der Initiative D21 fest. Ob damit die Online-Terminvereinbarung gemeint war? Zur Studie: Autor: Helmut Merschmann, Vitako Intern Nr

5 interview Metathema Digitalisierung Im Gespräch: Peter Batt In unserer Interview-Serie haben wir dieses Mal Peter Batt, Unterabteilungsleiter im Bundesministerium des Innern (BMI) gebeten, uns die neuen Strukturen im Ministerium zu erläutern. Herr Batt ist Vitako seit Langem verbunden und ein geschätzter Gesprächspartner bei allen Fragen der Verwaltungsmodernisierung. Herr Batt, Sie sind neuer Leiter der Unterabteilung IT I im Bundesinnenministerium. Was hat sich gegenüber der alten Organisationsstruktur als IT-Stab verändert? Bundesinnenminister Thomas de Maizière ist die Handlungsfähigkeit im Bereich der IT-Sicherheit ein besonders Anliegen. Vor diesem Hintergrund hat er zwei neue Unterabteilungen geschaffen, in denen Ressourcen aus dem ehemaligen IT- Stab und der Abteilung für Öffentliche Sicherheit zielgerichtet gebündelt wurden. In der neuen IT-Abteilung wurde eine neue Unterabteilung mit Fokus auf sichere Informationstechnik, Datensicherheit sowie öffentliche IT- und Cybersicherheit geschaffen, die von Herrn Paris geleitet wird. Ich verantworte neben dem Themenfeld Digitale Gesellschaft den Bereich IT- Steuerung einschließlich der Betreuung des IT-Rats des Bundes sowie des IT-Planungsrates. Was genau soll im Bereich Digitale Gesellschaft passieren? Die Digitalisierung ist von einem Megathema zu einem Metathema geworden und durchdringt immer mehr Bereiche unseres Lebens. Entsprechend können wir uns bei unserem täglichen Handeln nicht mehr nur auf die technischen Aspekte der Nutzung von IT fokussieren, sondern müssen immer stärker auch die gesellschaftliche Folgen der Verwendung von technischen Innovationen mitdenken. Im Zentrum der Überlegungen steht für mich dabei die Frage, ob wir und wie wir einen Ordnungsrahmen für unser digitales Zusammenleben schaffen müssen. Hieran wollen wir in der kommenden Zeit intensiv arbeiten. Im August dieses Jahres hat die Bundesregierung die Digitale Agenda beschlossen. Was verbinden Sie persönlich damit? Wichtig ist mir in der Digitalen Agenda die Betonung der Zusammenarbeit mit allen gesellschaftlichen Gruppen und Institutionen. Der stattfindende digitale Wandel ist mit so vielen komplexen Fragestellungen und unterschiedlichen Auffassungen verbunden, dass eine gemeinsame Verständigung nur in einem intensiven Dialog Aller möglich ist. Dies kann und sollte die Digitale Agenda der Bundesregierung nicht leisten, sondern wird nur bei der jetzigen Umsetzung von Maßnahme zu Maßnahme und - wo sinnvoll - über Maßnahmen hinweg gelingen. Ich freue mich sehr auf die sicherlich intensiven Debatten in den kommenden Monaten. Das Thema IT-Sicherheit spielt in der Digitalen Agenda eine besondere Rolle. Was sind hier die Schwerpunkte? Unser Ziel ist es, Freiheit und Sicherheit im Netz in einer ausgewogenen Balance zu halten. Erst dann kann die Digitalisierung ihr volles Potenzial für den Einzelnen, die Gesellschaft und die Wirtschaft in unserem Land entfalten. Besonders beschäftigt uns derzeit der Entwurf zum IT-Sicherheitsgesetz, das wir als ersten konkreten Umsetzungsschritt parallel zur Digitalen Agenda in die Ressortabstimmung und zur öffentlichen Diskussion gestellt haben. Zudem treibt uns die Frage um, wie wir angesichts der Fälle von Identitätsdiebstahl in den vergangenen Monaten das Vertrauen der Bürgerinnen und Bürger in das Internet wieder stärken können. Ihre Unterabteilung ist auch am Regierungsprogramm Digitale Verwaltung 2020 beteiligt, das ebenfalls im Bundeskabinett als Teil der Digitalen Agenda beschlossen wurde. Welche Kernpunkte verfolgen Sie hier? Mit dem Programm Digitale Verwaltung 2020 greifen wir die Forderungen des Koalitionsvertrages von Union und SPD nach verbindlichen Standards zur flächendeckenden Digitalisierung der Verwaltung auf. Zudem setzen wir mit dem Programm das E-Government-Gesetz in der Bundesverwaltung mit konkreten Projekten um. Für uns als IT-Abteilung sind dabei insbesondere jene Vorhaben von Bedeutung, die im Rahmen des Programms gemeinsame IT des Bundes verwirklicht werden sollen. So wollen wir bestimmte Basisdienste, wie die E-Akte, eid-services und D Gateway, die alle Bundesbehörden benötigen, zentral entwickeln und anbieten. Dort, wo wir Ebenen übergreifende Standards und Lösungen brauchen, wollen wir zudem intensiv mit dem IT-Planungsrat zusammenarbeiten. Und was wünschen Sie sich persönlich für Ihren neuen Aufgabenbereich? Ich wünsche mir und meinen Mitstreiterinnen und Mitstreitern Gesundheit, Kraft und gute Laune, auch wenn es bei den Diskussionen um die digitale Zukunft unseres Landes einmal anstrengend und hitzig wird. Fragen: Tina Siegfried, Vitako Intern Nr

6 aus der geschäftsstelle Digitale Denker Vitako-Fachtagung zum Demografischen Wandel Der demografische Wandel wird, vor allem was den Fachkräftemarkt anbelangt, als ernste Herausforderung betrachtet. Man geht davon aus, dass mit einer zunehmend älter werdenden Bevölkerung eben auch die Arbeitnehmer altern und ein Mangel an Fachkräften und Experten entsteht. Dass vielleicht alles ganz anders kommt, vor allem in der öffentlichen Informationstechnik, zeigte die Vitako-Fachtagung zum Thema Demografischer Wandel, die in der zweiten Septemberwoche in Berlin stattfand. Die gute Nachricht gleich vorweg: Der demografische Wandel kommt, doch wird er für die Public Sector IT voraussichtlich keine sehr gravierenden Auswirkungen haben. Dank hoher Zahlen bei Studienanfängern in der Informatik dürfte sich auch mittelfristig die Situation auf dem Arbeitsmarkt kaum verändern. Öffentliche IT-Dienstleister werden weiterhin fähige junge Menschen einstellen können, die auch den künftig sich verändernden Anforderungen an das Leistungsspektrum einer öffentlichen IT gerecht werden. Doch dazu später mehr. Zunächst ein Blick nach Berlin. Die Hauptstadt gehört seit 2005 zu den wachsenden Städten. Man rechnet bis 2030 mit einer Bevölkerungszunahme von Menschen, was, wie der Staatssekretär Andreas Statzkowski präsentiert aktuelle Zahlen aus der Bundeshauptstadt. Berliner Staatssekretär Andreas Statzkowski auf der Fachtagung beschrieb, der Größe eines neuen Stadtbezirks entspricht. Berlin hat gegenwärtig 12 davon. Auf der anderen Seite werden in der Berliner Verwaltung noch bis 2020 aufgrund eines radikalen Stellenabbaus und Einstellungsstopps nach der Wende Stellen frei. Sie neu zu besetzen, dürfte auch für die populäre Spreemetropole ein nicht geringes Problem darstellen. Selbst wenn es der Stadt gelingt, sich im Zuge eines positiven Employee- Brandings als attraktiver Arbeitgeber darzustellen, und auch wenn vermehrt Menschen mit Migrationshintergrund rekrutiert werden sollten, bedarf es einer zusätzlichen Bündelung der Kräfte, wie Statzkowski sich ausdrückte, um alle Verwaltungsaufgaben noch erledigen zu können. Informationstechnik kann dabei helfen. Und bei einer dezentralen Verwaltungsstruktur von 70 Behörden mit eigener IT weist Berlin tatsächlich noch einigen Spielraum für Bündelungsprozesse auf. Vitako-Vorstandsvorsitzender Peter Kühne moderierte den ersten Tag der Fachtagung. sinkende Einnahmen, wachsende Aufgaben Wie unter einem Brennglas gelten die Probleme Berlins in abgewandelter Form auch in andere Städten und Kommunen. Prognos-Geschäftsführer Axel Seidel zeigte auf, dass es in Deutschland bis 2035 einen Bevölkerungsschwund von 3,4 Millionen Menschen geben wird, was in der Gruppe der Berufstätigen einem sinkenden Potenzial von 8,6 Millionen entspricht. Eine Altersstrukturanalyse hat ergeben, dass 60 Prozent der Arbeitnehmer bis 2025 ersetzt werden müssten. Für die Verwaltung bedeutet dies: sich bei sinkenden Einnahmen auf wachsende Anforderungen einzustellen. Umso unerlässlicher erscheint es deshalb für die Verwaltung und ihre IT, mehr Synergien durch interkommunale Kooperationen zu nutzen, Skaleneffekte zu generieren und die Qualität der Leistung insgesamt zu verbessern, wie Axel Seidel forderte. An einer weiteren Automatisierung und Digitalisierung von Verwaltungsdienstleistungen durch die öffentlichen IT-Dienstleister führt wohl kein Weg vorbei. Solche Signale wurden von den anwesenden Vitako-Mitgliedern freilich mit großem Interesse aufgenommen. Traue keiner Statistik Traditionell treffen sich jedes Jahr im September öffentliche IT-Dienstleister aus der Vitako-Mitgliedschaft mit Vertretern der Privatwirtschaft, um anhand aktueller Themen die jeweils andere Perspektive kennen zu lernen. Von den behandelten demografischen Trends ist die Privatwirtschaft in gleichem Maße betroffen: Firmen wie Microsoft, Hewlett Packard, SAP und Cisco sind ebenfalls auf der Suche nach Gegenstrategien zu den demografisch ungünstigen Prognosen. Innovation als Antwort lautet die Parole der Privatwirtschaft. Die auf der Fachtagung für den Public Sector zuständigen Experten zeigten eine Reihe von Möglichkeiten auf, wie man beispielsweise mithilfe von Kiosksystemen, hybriden Liefermodellen, mit elektronischem Formularwesen, Wissensplattformen sowie Open und Big Data den demografischen Aussichten entgegenwirken könne. Intern Nr

7 veranstaltungen Marianne Janik, Senior Director Public Sector bei Microsoft, sprach sich für die Aufwertung der Rolle des IT-Dienstleisters als der digitale Denker aus. Für die öffentliche IT heißt es wohl, noch mehr als sie es bereits jetzt unternimmt, Standardisierungsprozesse voranzutreiben und ständig nach neuen Aufgaben- und Geschäftsfeldern Ausschau zu halten. Absehbar ist, dass sich die Bevölkerungsstruktur ändert. Wie DIVSI-Direktor Matthias Kammer aufzeigte, werden insbesondere östliche Bundesländer, aber auch das Saarland, von Schrumpfungsprozessen betroffen sein, während sich Bayern, Baden- Württemberg und viele Großstädte auf immer mehr und immer ältere Einwohner und Arbeitnehmer einstellen dürfen. Aus diesen Verschiebungen könnten sich durchaus auch Chancen für öffentliche IT-Dienstleister ergeben. Zunächst einmal sind sie wohl nicht unmittelbar vom vielerorts beschworenen Fachkräftemangel betroffen. Objektiv gesehen, erklärte Citkomm-Chef Michael Neubauer, gibt es in der Informatik in den nächsten zehn Jahren kein Demografie-Problem. Traten 1988 bloß 2000 Studierende ein Informatik-Studium an, waren es im Jahr 2011 schon Studienanfänger, die dem Arbeitsmarkt in den nächsten Dekaden zur Verfügung stehen. Problematisch sei allerdings die veraltete Technik, so Neubauer, die meisten kommunalen Software-Produkte seien vor dem Jahr 2000 entstanden und Neuentwicklungen bildeten die Ausnahme. Auch Andreas Engel, IT-Chef der Stadt Köln, konstatierte einen Modernisierungsstau vor allem bei Fachverfahren und bemängelte das Entwicklungs-Knowhow unter IT-Dienstleistern. Hier müsse die Branche kreativer werden und vor allem auch schneller. Jonas Fischer, Geschäftsführer des Kommunalen Rechenzentrums Niederrhein (KRZN), regte eine Produktivitätssteigerung durch Prozessverbesserung an. In Sachen Leistung und Zuverlässigkeit könne der kommunale Bereich durchaus mit der Privatwirtschaft konkurrieren. Vor allem in papierbezogenen Feldern Banken, Versicherungen, Verwaltung sei die Bedeutung der IT noch längst nicht ausgeschöpft. neues selbstverständnis Modernere Anwendungen, Standardisierung und Software-Kooperationen wurden bei der Abschlussdiskussion auf der Vitako-Fachtagung als probate Lösungen ausgegeben, die jetzt schon in Angriff genommen werden können. Darüber hinaus verständigte man sich darauf, dass die öffentliche IT ein neues Selbstverständnis und Bild ihrer selbst benötige. Informationstechnik ist die eine Seite des Aufgabenspektrums eines IT- Dienstleisters. Den Kommunen bei allen technisch zu lösenden Verwaltungsdienstleistungen beratend zur Seite zu stehen, die andere Seite. Insofern einigte man sich darauf, eine Zukunftswerkstatt unter der Ägide von Vitako ins Leben zu rufen, die sich strategisch mit den neuen Geschäftskonzepten für Kommunen auseinandersetzen soll. Die Bundes-Arbeitsgemeinschaft wird bei der Formulierung dessen, wie Kommunen zukünftig unter den skizzierten Bedingungen technisch weiter funktionieren können, gerne assistieren und das Vorhaben Zukunftswerkstatt organisieren und bündeln. Darüber halten wir unsere Leser gerne auf dem Laufenden. Autor: Helmut Merschmann, vitako Dampferfahrt durch Berlin: Zu Jazzklängen konnte am Abend die Hauptstadt von der Wasserseite aus betrachtet werden. Intern Nr

8 Veranstaltungen KGSt-Forum 2014 Wie wollen wir digital zusammenleben? Vom 17. bis zum 19. Oktober trafen sich rund 2000 Besucher beim KGSt-Forum im Internationalen Congress Center in Dresden. Ein umfangreiches Programm mit breiter Themenpalette zeichnete die Veranstaltung aus. Zusätzlich konnte man sich an vielen Ständen der Fachausstellung, wo auch Vitako-Mitglieder vertreten waren, über neue Angebote und Lösungen informieren. Eröffnet wurde die Veranstaltung von Matthias Kammer, Direktor des Deutschen Instituts für Vertrauen und Sicherheit im Internet (DIVSI). In seinem Vortrag Brauchen wir für das digitale Zeitalter eine neue Werteordnung? wies Kammer darauf hin, dass die Digitalisierung der Gesellschaft in vollem Gange sei. Vor zwanzig Jahren hätte niemand die rasanten technologischen Entwicklungen vorhersagen können weswegen wir auch heute nicht wissen, wie die Welt in weiteren 20 Jahren aussehen wird. Schon jetzt beeinflusst die Technologie unser Leben erheblich ob wir das wollen oder nicht. Bildung, Wirtschaft, Arbeit, Verwaltung, Gesundheit, Mobilität sind nur einige Themenbereiche, die sich stark verändert haben und weiter verändern werden. Es wäre daher klug, forderte Kammer, sich rechtzeitig Gedanken darüber zu machen, wie wir das Zusammenleben in der digitalen Gesellschaft in Zukunft gestalten wollen und welche Spielregeln dabei gelten sollen. Im Themenfeld Vernetzte Kommune fanden diverse interaktive Veranstaltungen statt, die allesamt gut besucht waren. Im Ideenraum Open Government beispielsweise diskutierten die Besucher wie Politik und Verwaltung auf die digitale Revolution strategisch reagieren könnten. Mit Gunter Czisch (Erster Bürgermeister Stadt Ulm), Sabine Möwes (Stadt Köln), Philipp Müller (CSC), Christoph Meineke (Bürgermeister Wennigsen) und Wolfgang Müller (Stadt Wien) waren bekannte und versierte Praktiker vertreten, mit denen man in kleineren Arbeitsgruppen über eigene Erfahrungen diskutieren oder auch nur Fragen stellen konnte. prominente ideenräume Der Ideenraum Social Media war personell ähnlich prominent besetzt. Dort wurde darüber diskutiert, wie, wann und warum Kommunikation im Netz stattfindet und wie man Social Media in der Kommune managen kann. Ängste ernst nehmen und aufgreifen, niedrigschwellige Angebote schaffen, Ressourcen zur Verfügung stellen, zusammen mit den Bürgern einer Kommune Ideen entwickeln das waren wichtige Hinweise, über die im Verlauf der Session ein reger Austausch stattfand. Ein weiteres Highlight stellte der CIO-Talk dar, bei dem es um die Frage ging, wie kommunale IT trotz vieler Hürden optimal gesteuert werden kann. Gunter Czisch (Stadt Ulm), Wolfang Müller (Stadt Wien), Jörn Riedel (Stadt Hamburg), Harald Lemke (Deutsche Post) und Dieter Rehfeld (regio it) diskutierten lebhaft, welche dicken Bretter man bohren muss, um die kommunale IT erfolgreich zu steuern. Eine Kontroverse entspann sich bei der Frage, ob die Verantwortlichen in Politik und Verwaltungsführung zu wenig über die IT wissen oder ob die IT-Experten sich nur nicht verständlich machen könnten. Dieter Rehfeld konstatierte hier ein Kokettieren der Verantwortlichen mit Nicht-Wissen in IT-Fragen. Nach zwei gelungenen Abendveranstaltungen im Dresdner Fußballstadion sowie auf der Terrasse mit herrlicher Aussicht über die Stadtsilhouette Dresdens und im großen Saal des Congress Centers bei Kabarett und Musik waren auch die Veranstaltungen am dritten Kongresstag noch gut besucht. Beim DMS-Talk ging es um den Einsatz von Dokumentenmanagementsystemen (DMS) und die Einführung elektronischer Akten. Ernst Mayer (KRZN Kamp-Lintfort), Georg Schnüttgen (Stadt Olpe) und Thomas Ortseifen (Stadt Wiesbaden) berichteten über ihre Erfahrungen bei der Einführung von DMS. Wichtige Themen, die im Gespräch behandelt wurden, waren mobile Anwendungen, zentrale oder dezentrale Einführung, Wirtschaftlichkeit, Akzeptanz bei den Mitarbeitern und die Vorgehensweise beim ersetzenden Scannen. Schon jetzt steht fest: Das nächste KGSt- Forum findet in drei Jahren, 2017, in Kassel statt. Autorin: Tina Siegfried, Vitako Intern Nr

9 neues aus den Facharbeitsgruppen Reform des Vergaberechts Neues EU-Vergaberecht bringt grundsätzliche Änderungen Am 17. April 2014 sind drei neue Richtlinien zum Vergaberecht in Kraft getreten, die eine umfassende neue Rechtsgrundlage des Vergaberechts bilden und somit die aus dem Jahr 2004 stammenden, bisher geltenden Richtlinien aufheben und ersetzen. Sie betreffen nicht nur die klassischen öffentlichen Vergaben von Bauleistungen, Lieferungen oder Dienstleistungen (2014/24/EU) und die Vergabe von Aufträgen im Bereich des Verkehrs, der Trinkwasserversorgung und der Energieversorgung (2014/25/EU), sondern zum ersten Mal auch die Vergabe von Konzessionen (2014/23/EU), die bislang dem Vergaberecht nicht unterlagen. Erklärte Ziele der Reform des Vergaberechts sind weiterhin die Öffnung des Binnenmarkts und die Sicherstellung des Wettbewerbs. Folgerichtig werden erstmalig die vom Europäischen Gerichtshof (EuGH) entwickelten Ausnahmen von der Anwendung des Vergaberechts, die sogenannten Inhouse-Vergaben und die interkommunale Zusammenarbeit, reglementiert. Nach wie vor soll die Anwendung der Vorschriften für die Vergabe öffentlicher Aufträge öffentliche Stellen nicht in ihrer Freiheit beschränken, die ihnen übertragenen öffentlichen Aufgaben auszuüben, indem sie ihre eigenen Mittel verwenden, wozu die Möglichkeit der Zusammenarbeit mit anderen öffentlichen Stellen gehört. Der europäische Gesetzgeber hat darüber hinaus eine Präzisierung der EuGH-Rechtsprechung vorgenommen, die einerseits als klarstellend zu begrüßen ist, andererseits indes ihrerseits weitere Auslegungsfragen aufwirft. Mehr Transparenz und Rechtssicherheit bringen auch die zulässigen Fallkonstellationen zur Änderung eines vergebenen Auftrags ohne erneute Durchführung eines Vergabeverfahrens. einfacher und flexibler Der europäische Gesetzgeber strebt zudem eine Vereinfachung und eine effizientere Gestaltung von Vergabe- verfahren an, sowohl zugunsten der öffentlichen Auftraggeber als auch der Bieterseite. So werden zum Beispiel künftig die Bekanntmachungspflichten für regionale Vergabestellen gelockert, die Fristen kürzer und die Voraussetzungen für die Wahl der richtigen Verfahrensart flexibler gestaltet. Die Bieter brauchen ihre Eignung durch die sogenannte Einheitliche Europäische Eigenerklärung zunächst nur zu versichern. Erst wenn ein Bieter den Zuschlag erhalten soll, hat er sämtliche geforderten Eignungsnachweise vorzulegen. Eine begrüßenswerte Maßnahme, welche zu weniger Ausschlüssen von Bietern aus formellen Gründen führen kann. Überhaupt soll künftig sämtliche Kommunikation vollständig elektronisch erfolgen. Dem nationalen Gesetzgeber bleibt überlassen, wie er die Authentifizierung der Bieter bei der Abgabe der elektronischen Angebote sicherstellen möchte. Das Verwenden von elektronischen Signaturen ist nicht vorgeschrieben. Erhebliche Bedeutung wird zudem der Förderung von Innovation beigemessen. Das neu eingeführte Vergabeverfahren Innovationspartnerschaft ermöglicht öffentlichen Auftraggebern, die Forschung und Entwicklung von neuen Produkten und Dienstleistungen zu beauftragen und unter Umständen die daraus hervorgehenden Ergebnisse zu erwerben. Durch die Nennung von Mindestanforderungen und die Zulassung von Nebenangeboten sollen zudem die Bieter animiert werden, innovative Lösungen anzubieten. Lebenszykluskosten Die Förderung von sozialen und umweltpolitischen Interessen wird hervorgehoben und unterstützt. Öffentliche Auftraggeber dürfen daher bei der Wahl des wirtschaftlichsten Angebotes eine erweiterte Wirtschaftlichkeitsbetrachtung durch die Bewertung von Lebenszykluskosten durchführen und sämtliche über den gesamten Lebenszyklus von Bauleistungen, Lieferungen oder Dienstleistungen anfallenden Kosten berücksichtigen sowie externe Faktoren wie zum Beispiel Stromverbrauch, Kohlendioxyd- Emissionen, Verwendung umweltbelastender Rohstoffe und Ähnliches. Zur Entlastung der öffentlichen Auftraggeber und zur größeren Transparenz bei der Angebotsbewertung sollen unionsweit Methoden zur Bewertung von Lebenszykluskosten für bestimmte Kategorien von Beschaffungen entwickelt werden. Zulässig sind ferner Bedingungen für die Auftragsausführung oder Zuschlagkriterien, die der Förderung und Integration unterschiedlicher Personengruppen, dem Schutz der Gesundheit am Arbeitsplatz oder der Erfüllung der Standards des Übereinkommens der Internationalen Arbeitsorganisation (ILO) dienen. Schließlich enthalten die Richtlinien konkrete Regeln zur Prävention von Korruption, den Umgang mit Interessenskonflikten, den Ausschluss von Bietern im Falle von wettbewerbswidrigem Verhalten, aber auch die mögliche Selbstreinigung eines indizierten Bieters sowie entsprechende Berichtspflichten öffentlicher Auftraggeber. Der deutsche Gesetzgeber muss bis zum April 2016 diese Vielzahl von neuen Regelungen in nationales Recht umsetzen. Öffentliche Auftraggeber sind gut beraten, schon jetzt ihre Strukturen und Prozesse im Hinblick auf die kommenden Änderungen zu überprüfen. Autorin: Iris Argyriadou, Rechtsanwältin, Hamburg Intern Nr

10 neues aus den facharbeitsgruppen Neue Skills Studie: Bildungsangebote für E-Government in Deutschland IT und E-Government haben die Verwaltung tief durchdrungen, was von den Beschäftigten neues Wissen, neue Fertigkeiten (Skills) und neue Kompetenzen erfordert. Fraglich ist, inwieweit das notwendige Wissen sowie die erforderlichen Skills in bestehenden Bildungsangeboten für aktuelle und künftige Beschäftigte der öffentlichen Verwaltung vermittelt werden. Dies hat das Potsdamer Institut für egovernment (IfG.CC) in einer Studie im Auftrag des IT-Planungsrates untersucht. Analysiert wurden hierfür Ausbildungsangebote an deutschen Hochschulen sowie Fort- und Weiterbildungsangebote im öffentlichen Sektor. Dabei zeigt sich, dass spezifisches Wissen für E-Government insgesamt nur unzureichend vermittelt wird sowohl in der Hochschulbildung als auch in der Fort- und Weiterbildung. Mit Blick auf den Stellenwert von E-Government in verwaltungsbezogenen Studienangeboten (Verwaltungswissenschaften, Public Management) an deutschen Hochschulen zeigt sich, dass über die Hälfte keinerlei Bezug zu E-Government oder relevanten IT-Inhalten aufweist. Bei etwa neun Prozent der Programme stehen E-Government und IT in der öffentlichen Verwaltung im Mittelpunkt des Studiums. Deutliche Unterschiede zeigen sich dabei in der inhaltlichen Ausrichtung zwischen den Programmen, die E-Government in den Mittelpunkt des Studiums stellen und solchen, die das Thema im Rahmen einzelner Veranstaltungen behandeln. Bei letzteren wird E-Government häufig additiv ergänzt, ist kaum mit strategischen Reformfragen verknüpft und ohne einen tiefergehenden Bezug zu IT-Potenzialen und -Funktionen. Studienangebote hingegen, die E- Government zum zentralen Thema haben, rücken Technik in den Mittelpunkt und sind im Kern Informatikstudiengänge. Hier wird in separaten Kursen auf die besonderen Rahmenbedingungen im öffentlichen Sektor eingegangen, ohne dass Technik und Verwaltung erkennbar aufeinander bezogen werden. Programme der (Wirtschafts-)Informatik weisen nur äußerst selten einen Bezug zur öffentlichen Verwaltung auf. Verwaltungsthemen werden nicht systematisch integriert. eklatante lücke Besonders eklatant ist die Angebotslücke an Fort- und Weiterbildungsakademien. Von den 17 untersuchten Akademien bieten zwölf keine einschlägigen Kurse an, sondern beschränken sich auf Anwenderschulungen für IT-Fachverfahren und andere Programme. Einzig die Bundesakademie für öffentliche Verwaltung (BAköV) sticht hier mit einem ausgeprägten E-Government-Bezug in ihrem Veranstaltungsprogramm heraus. In der Studie werden wichtige Lehrthemen im E-Government herausgearbeitet und anschließend ausgewählten Rollen im E-Government zugeordnet. Grob unterschieden wurden hierbei Rollen, die 1. mithilfe von IT die Verwaltungsorganisation gestalten, 2. den Einsatz von IT planen, steuern und koordinieren (IT-Koordination) und 3. solche, die mit primärer Fachzuständigkeit IT verwenden. Unterschieden wurde jeweils zwischen der strategischen und der operativen Ebene. Während es für Rollen in der IT-Koordination durchaus geeignete Studienangebote gibt allerdings meist ohne expliziten Verwaltungsbezug, fehlen solche für Rollen in der Organisationsgestaltung mit IT. Empfehlungen In der Studie wird empfohlen, Rekrutierungsmuster der Verwaltung aufzubrechen und das Laufbahnrecht flexibler anzuwenden, um Zugangsmöglichkeiten für Absolventen der Wirtschaftsinformatik und technisch ausgerichteter E-Government-Studiengänge zu schaffen. Daneben ist es notwendig, strukturierte Programme und Curricula für Rollen in der Organisationsgestaltung mit IT zu entwickeln, in denen relevante Themen wie IT, Politik, Recht, Organisation und Management miteinander verknüpft sind. Im Bereich der Weiterbildung dürfen sich Angebote nicht darauf beschränken, abstrakt Potenziale, Modelle oder Methoden zu lehren, sondern diese auf die spezifischen Rahmenbedingungen in einem Aufgabengebiet oder einem konkreten Vorhaben zu beziehen. Insgesamt sollte das Nebeneinander von beruflicher Tätigkeit einerseits und Weiterbildung andererseits aufgebrochen werden. Hierfür könnten Lernende aus unterschiedlichen Organisationen in ähnlichen Situationen technikunterstützt vernetzt werden, um problemorientiert und projektnah Arbeits- mit Lernprozessen zu verbinden. auftraggeberkompetenz Die Ergebnisse der Studie wurden am 9. September 2014 in der Facharbeitsgruppe Personalentwicklung und Qualifizierung von Vitako vorgestellt und diskutiert. Hier befassten sich die Teilnehmer insbesondere mit den Anforderungen an E-Government-Kompetenzen in der Verwaltung aus Sicht der kommunalen IT-Dienstleister. Hervorgehoben wurden vor allem die in der Studie beschriebenen Auftraggeber-Kompetenzen. Aus Sicht der Teilnehmer ist die Übersetzung zwischen Verwaltung und Technik an der Schnittstelle von Verwaltung und IT-Dienstleister von zentraler Bedeutung. Notwendig ist es demnach beide Sprach- und Denkwelten zu verstehen. Dies ist aktuell noch nicht der Fall und auch auf fehlende Bildungsangebote für E-Government zurück zu führen. Der IT-Planungsrat will die Ergebnisse der Studie im Rahmen seiner nächsten Sitzung im Oktober 2014 diskutieren und über weitere Schritte beraten. Autor: Sirko Hunnius, Institute for egovernment (IfG.CC) Intern Nr

11 Serie: E-Government-Gesetz Weg vom Papier Vitako-Leitfaden zur E-Akte erschienen Einführung der E-Akte oder Warum die elektronische Aktenführung nicht geht und die Erde eine Scheibe ist lautet der Titel eines neuen Vitako-Leitfadens, den die Projektgruppe E-Akte erarbeitet hat und der jetzt erschienen ist. Kommunale Praktiker und IT-Dienstleister haben ihre Erfahrungen bei der Einführung elektronischer Akten zusammengetragen und geben kurze und konkrete Hinweise zum Vorgehen. Dabei werden Wirtschaftlichkeits- und Sicherheitsfragen behandelt und zentrale Umsetzungsbausteine erläutert. Weiterführende Links und Literaturangaben runden die Handreichung ab. Das Papier will Mut machen und konkret zeigen, dass mit vielen kleinen Schritten die Veränderung gelingen kann. Im Schwerpunkt befasst sich der Leitfaden mit der E-Akte, obgleich an vielen Stellen auch die Einführung elektronischer Vorgangsbearbeitung (E-Vorgang) gestreift wird. Die Einführung von elektronischen Akten und elektronischer Vorgangsbearbeitung in der öffentlichen Verwaltung ist nicht neu. Das zeigen inzwischen abgeschlossene Regierungsprogramme wie Bund Online 2005 oder Vernetzte und transparente Verwaltung. Auch auf Landes- und kommunaler Ebene gibt es zahlreiche Projekte, die sich mit elektronischer Akte und elektronischer Vorgangsbearbeitung befassen. Das E- Government-Gesetz des Bundes verpflichtet Bundesbehörden ab dem Jahr 2020 zur vollständigen elektronischen Aktenführung. Nichtsdestotrotz bedeutet die Einführung von elektronischen Akten einen Paradigmenwechsel: Weg vom Papier, hin zur Technik ist ein Sprung, der bei vielen zunächst auf Ablehnung stößt. Ein wesentlicher Vorteil der elektronischen Akte (E-Akte) besteht darin, dass verteilt vorliegende Informationen (E- Mails, Dokumente, schriftliche Notizen auf Papier) elektronisch zusammengeführt und schnell gefunden werden können. Eine E-Akte ist dabei kein Selbstzweck. Wichtig ist, dass die Verwaltung die Ziele festlegt, die mit der E-Akte erreicht werden sollen, also etwa schnellere Durchlaufzeiten, höhere Verfügbarkeit, Platzersparnis oder anderes. Die größten Erfolge sind zu erwarten, wenn man neben der elektronischen Aktenführung auch die elektronische Vorgangsbearbeitung (E- Vorgang) einführt und damit auch die Verwaltungsprozesse selbst elektronisch abbildet. nicht nur platz sparen Als wesentliches Argument für die Einführung von elektronischen Akten gilt die ständige Verfügbarkeit, denn ein Zugriff auf Dokumente ist jederzeit von jedem Ort aus möglich. Die elektronische Akte spart außerdem Zeit, weil eine schnelle Recherche möglich ist. Dies wiederum wirkt sich auf die Servicequalität aus, denn eine schnelle Auskunftsfähigkeit beispielsweise gegenüber Bürgern oder Unternehmen verbessert die Qualität der Dienstleistung. Elektronische Akten sparen Platz und helfen, Medienbrüche zu vermeiden. Die Nutzung von s innerhalb der Verwaltung beziehungsweise in der Kommunikation mit den Verwaltungskunden ist längst weit verbreitet. Die E-Akte bietet eine Ablagemöglichkeit für elektronische Kommunikation, die sonst an anderen Speicherorten wie dem Mailpostfach abgelegt wird. Das wiederum erhöht die Akzeptanz bei den Beschäftigten und sorgt für eine vollständige Aktenführung. Unter dem Wirtschaftlichkeitsaspekt gilt, dass die Verbesserung der Arbeitsprozesse und die Verkürzung von Suchprozessen auch einer Wirtschaftlichkeitsbetrachtung Stand halten muss. Bei der Einführung der E-Akte gibt es aus unterschiedlichen Richtungen Widerstände, die es zu überwinden gilt. Die Verwaltungsleitung mag sich fragen, worin der Nutzen besteht und warum sie ausgerechnet jetzt ein solches Projekt stemmen soll, wo es doch so viele andere Aufgaben gibt. Mitarbeiter wenden ein, dass die Papierakte viel sicherer und leichter handhabbar sei. Haushälter prophezeien, dass solche Projekte hohe Einführung der E- Akte Warum die elektronische Aktenführung nicht geht und die Erde eine Scheibe ist Manfred Bals, Stadt Dortmund Ulla Dreger, Dataport Volker rombach, Citkomm Uwe Schmalfeld, Stadt Nürnberg Tina Siegfried, Vitako Stand: August 2014 Investitionen notwendig machen, deren Effekte allenfalls mittel- oder langfristig erkennbar seien. viele beteiligte Aus Sicht der IT-Verantwortlichen ist die Einführung von E-Akten oft ein komplexes Projekt mit vielen Beteiligten, für das neben der Projektplanung und dem -controlling auch ein technisches Architekturkonzept zu erstellen ist, das beispielsweise die Anforderungen von IT- Sicherheit und Datenschutz erfüllt. Auch Sicherheitsbedenken werden häufig als Gegenargument aufgeführt. Maßnahmen gegen Manipulation und unberechtigte Zugriffe müssen unbedingt vorgesehen und verbindlich gemacht werden. Es gilt also, viele unterschiedliche Facetten zu berücksichtigen. Wichtig ist, dass es trotz des IT-Einsatzes nicht um ein Technikprojekt geht. In erster Linie sind die Organisations-Verantwortlichen gefragt; die IT ist bloß ein wenn auch bedeutendes Mittel zum Zweck. Strategie, Unterstützung durch die Verwaltungsleitung, eine sorgfältige Planung des Geld- und Personaleinsatzes sowie Veränderungsbereitschaft gelten nach den vorliegenden Erfahrungen als die wichtigsten Erfolgsfaktoren. Hier geht s zum PDF Autorin: Tina Siegfried, Vitako Intern Nr

12 Meldungen Tagung E-Vergabe Der Deutsche Industrie- und Handelskammertag (DIHK) veranstaltet am 24. November 2014 in Berlin eine Tagung zum Thema E- Vergabe. Im Mittelpunkt der Veranstaltung stehen insbesondere Regularien seitens der Europäischen Union. Partner sind neben der Bundes-Arbeitsgemeinschaft der Kommunalen IT-Dienstleister (Vitako) der Deutsche Landkreistag, der Deutsche Städte- und Gemeindebund und der Deutsche Städtetag Das Thema E-Vergabe erhält durch die neuen EU-Vergaberichtlinien verbindlichen Charakter. Sie sollte in einem umfassenden Sinne verstanden werden als Information, Kommunikation, Transaktion. Die Unternehmen erwarten eine moderne Verwaltung. Dazu gehört auch die elektronische Abwicklung von Beschaffungsprozessen. E- Vergabe-Lösungen müssen auch die andere Seite der Beschaffungen miteinbeziehen: die Unternehmen. Diese ob groß, ob klein müssen handlungsfähig bei E-Vergaben sein und sich dem Bieterwettbewerb online stellen. Um bei Unternehmen und Verwaltungen wirklich effizient zu wirken, sollte die Verpflichtung zur elektronischen Abwicklung für die Oberschwellenvergaben sinnvollerweise auch für die Aufträge unterhalb der EU-Schwellenwerte gelten. Die Ergebnisse des X-Vergabe- Projekts und seine weiteren Entwicklungen müssen dabei umgesetzt und berücksichtigt werden. E-Vergabe ist das Schlussglied in der Kette organisatorischer und personeller Überlegungen bei den Beschaffungsstellen. Dazu gehört auch die Antwort auf die Frage, ob die Einrichtung von Kompetenzzentren Investitionen in IT eher rechtfertigt. E-Vergabe ist eine gute Gelegenheit zur Verbesserung der Qualität bei öffentlichen Beschaffungen. Anmeldungen bis 10. November bei: Nachruf Vitako trauert um Heinrich Terschüren, Geschäftsführer KRZN a. D., der im August 2014 im Alter von 75 Jahren verstorben ist. Heinrich Terschüren hat als einer von zwei Geschäftsführern bis zu seinem Ausscheiden im Jahr 2005 die finanziellen Geschicke des KRZN geleitet. In seiner Zeit als Geschäftsführer hat er maßgeblich dazu beigetragen, das KRZN zu dem zu machen, was es heute ist. Auch überregional war Heinrich Terschüren in zahlreichen Gremien über viele Jahre ein geschätzter Ansprechpartner und hat damit wertvolle Impulse für die Informationsverarbeitung in Nordrhein-Westfalen sowie auf Bundesebene gegeben. Terschüren hatte immer vor allem die anstehenden Aufgaben im Blick, die eigene Person trat dahinter zurück. Mit seiner Kompetenz und seinem unprätenziösen Auftreten genoss er hohes Ansehen. Die kommunalen IT-Dienstleister werden Heinrich Terschüren in guter Erinnerung behalten, als Mitstreiter, als Partner, als Freund. Neuer Kopf bei der Datenzentrale Baden-Württemberg: Andreas Pelzner tritt zum 1. Oktober 2014 die Arbeit als Geschäftsführer an. Ich werde den Fokus auf die kontinuierliche Weiterentwicklung unserer modernen, anwenderfreundlichen, webbasierten und cloudfähigen kommunalen Fachanwendungen legen. Der kostengünstige Betrieb unserer Fachanwendungen in kommunalen Rechenzentren rückt dabei zusätzlich in den Mittelpunkt, kündigt Pelzner an. GI gründet Fachgruppe Entertainment Computing Entertainment Computing hat in den letzten Jahren innerhalb der Informatik stark an Bedeutung zugenommen. Nicht allein im Bereich digitaler Spielentwicklung sondern auch bei den Serious Games. Hierbei geht es um Spiele mit ernsthaften Kontext etwa als Hilfsmittel bei der motorischen Bewegungsarbeit mit Parkinsonpatienten oder anderen gesundheitlichen Handicaps. Auf diesen Trend hat die Gesellschaft für Informatik (GI e.v.) mit der Gründung einer eigenen Fachgruppe Entertainment Computing reagiert. Deren erste Sprecher und Mitorganisatoren sind Professor Rainer Malaka vom Technologiezentrum Informatik und Informationstechnik (TZI) der Universität Bremen und Dr. Stefan Göbel von der TU Darmstadt. Entertainment Computing gewinnt immer mehr öffentliche Sichtbarkeit. Die neue Fachgruppe ist ein Zeichen der Wertschätzung des Themas innerhalb der Gesellschaft für Informatik, erklärt Malaka. Entertainment Computing umfasst computergestützte interaktive Medien, die einen unterhaltenden oder spielerischen Charakter haben. Dazu gehören etwa die Bereiche digitale Spiele, Edutainment, interaktives Storytelling, digitale Performances und Serious Games. Die Fachgruppe will die Aktivitäten im Bereich Entertainment Computing bündeln und einen organisatorischen Rahmen für schon laufende Aktivitäten bieten. Link: Intern Nr

13 reklame KARRIERE Karriere in der Public Sector IT Besuchen Sie das Karriereportal von Vitako! Stellenmarkt Ausbildungsführer Studienführer Unter Schulabsolventen, Berufseinsteigern und IT-Fachkräften sind die vielfältigen und attraktiven Aus bildungs-, Qualifizierungs- und Stellenangebote in der Public Sector IT oftmals wenig bekannt. Das Karriereportal von Vitako umfasst alle Bereiche: Ein Studienführer präsentiert die relevanten Studiengänge an privaten und öffentlichen Hochschulen. Unser Ausbildungsführer zeigt die Ausbildungsmöglichkeiten bei öffentlichen IT-Dienstleistern. Der Vitako-Stellenmarkt listet viele interessante NEU Hochschulen und Stellenangebote Fachhochschulen können ihre Studienange- bei Vitako-Mitgliedern auf. bote selbst eintragen! Bundes-Arbeitsgemeinschaft der Kommunalen IT-Dienstleister e.v. Vitako Karriere Anzeige_A4_+3.indd :40:59 Intern Nr

14 aus der branche Parkausweise selbst gemacht Beispielhafte E-Government-Anwendungen in Gelsenkirchen In der Stadt Gelsenkirchen werden zurzeit rund Bewohnerparkausweise mit einer Laufzeit zwischen sechs und 24 Monaten ausgestellt. Circa 99 Prozent hiervon sind in einem der vier Gelsenkirchener Bürgercenter beantragt worden, was sowohl für die Bürgerinnen und Bürger als auch für die Verwaltung ein arbeitsaufwändiger Prozess war. Dies veranlasste die Gelsenkirchener Kommunale Datenzentrale Emscher- Lippe (gkd-el), nach einem schlankeren Prozess zu suchen getreu dem E-Government-Motto: Die Daten sollen laufen und nicht die Bürger. Die Lösung fand man in der Anwendung Bewohnerparken online des kommunalen Partners regio it, der gemeinsam mit gkd-el eine für Gelsenkirchen zugeschnittene Anpassung seiner Lösung entwickelt hat. Seit etwa einem Jahr ist nunmehr möglich, die ganzheitliche Abwicklung und Prozessunterstützung über das Internet von der Antragstellung bis zum Selbstausdruck des Parkausweises vorzunehmen. Über einen Webservice wird im Hintergrund geprüft, ob die Antragstellung zulässig ist, wobei die Daten in Echtzeit mit der Einwohner- und Kfz-Datenbank abgeglichen werden. Sind alle Voraussetzungen für einen Bewohnerparkausweis erfüllt, wird über ein E-Payment- Modul online die Gebühr bezahlt, und anschließend erhält der Bürger über die print-at-home-funktion den gewünschten Parkausweis als PDF-Dokument, das zur Vermeidung von Missbrauch mit fälschungshemmenden Merkmalen ausgestattet ist. Auf dem Parkausweis wird ein QR- Code mit aufgedruckt, der den kommunalen Ordnungsdienst in die Lage versetzt, mit Hilfe seiner Lesegeräte im Verdachtsfall zu überprüfen, ob für das Fahrzeug auch tatsächlich eine gültige Bewohnerparkberechtigung erteilt wurde. In einer nächsten Ausbaustufe ist noch die Integration der Erstellung von Parkausweisen für Menschen mit Behinderung vorgesehen, was momentan Mit dem von der regio it entwickelten Verfahren Bewohnerparken online, das gkd-el im Rahmen des KDN-Leistungsaustausches seit Oktober 2013 einsetzt, hat die Stadt Gelsenkirchen einen beispielhaften E-Government-Prozess realisiert. Und er funktioniert bestens! noch mittels eines separaten Fachverfahrens (ALVA 9) abgewickelt wird. Der Prozess des Bewohnerparkens online läuft im Regelfall vollständig automatisiert und ohne jeglichen Eingriff eines Sachbearbeiters, was diese natürlich in erheblichem Umfang entlastet und ihnen mehr Raum für die Bearbeitung komplexerer Problemstellungen bietet. Der Bürger auf der anderen Seite spart Zeit und Aufwand. Dadurch ist Bewohnerparken online ein zwar kleines Verfahren, das aber die Anforderungen an das E-Government nämlich eine Win-Win-Situation für alle zu erzeugen beispielhaft umgesetzt. Rund ein Jahr nach der Einführung des Angebots werden bereits rund 10 Prozent aller Anträge online durch die Bürger selbst abgewickelt. Schnell GE-meldet Welche Kommune kennt das nicht: Bürgerinnen und Bürger meckern über Müllablagerungen, defekte Straßenbeleuchtung, verschmutzte Schilder, herrenlose Autowracks und vieles mehr aber sie scheuen den Aufwand, den entdeckten Mangel auch ihrer Verwaltung telefonisch oder gar persönlich mitzuteilen. Mit der Folge, dass über das Nichtstun der Verwaltung weiter geklagt wird. Dem hat die Stadt Gelsenkirchen auf Initiative von Oberbürgermeister Frank Baranowski abgeholfen: Von gkd-el wurde mit GE-meldet eine Smartphone-App (und Web-Applikation) eingeführt, über die die Bürger schnell, einfach und präzise einen entdeckten Mangel an die Stadtverwaltung melden können. Die von der werdenktwas GmbH aus Darmstadt entwickelte App wurde gemeinsam mit gkd-el für die Anforderungen in Gelsenkirchen angepasst und vor gut einem Jahr der Öffentlichkeit vorgestellt. Im ersten Jahr des Einsatzes wurden etwa Meldungen über die App abgegeben, mit Foto und automatisch erfasster GPS-Koordinate, so dass langwieriges Beschreiben des Standorts überflüssig wird. Der Gelsenkirchener IT-Dienstleister gkd-el hat dann weitere Prozessschritte wie Freigabe zur Bearbeitung, automatisierte Weiterleitung an die inhaltlich zuständigen Stellen sowie die kartografische Darstellung der Meldung auf der städtischen Homepage implementiert. Die Meldung und die Bearbeitungshinweise durch die Verwaltung werden öffentlich dargestellt, so dass einerseits der Meldende jederzeit den Bearbeitungsstand seiner Meldung sehen kann und andere Bürger, die vielleicht den gleichen Mangel entdeckt haben, erkennen gleichzeitig, dass dieser schon bearbeitet wird. Auf diese Weise lassen sich aufwändige Mehrfachmeldungen vermeiden. Intern Nr

15 aus der branche Um die Kommunikation für die Bürgerinnen und Bürger mit ihrer Stadt noch einfacher zu gestalten, hat die gkd-el die von der werdenktwas GmbH entwickelte App Mängelmelder übernommen und für die Anwendung in Gelsenkirchen angepasst. Eine solche App steht und fällt natürlich mit der Geschwindigkeit, in der die gemeldeten Mängel bearbeitet und beseitigt werden. Da dies, durch den automatischen Workflow unterstützt, in Gelsenkirchen innerhalb kürzester Zeit erfolgt, ist diese kleine E-Government- Anwendung äußerst gut angesehen und trägt zur Bürgerzufriedenheit in der Stadt bei. Bürgerideen gefragt 2014 hat die Stadt Gelsenkirchen den ersten Bürgerhaushalt auf den Weg gebracht. Seit September läuft die letzte Phase dieses Prozesses, die Beratung der ausgewählten Vorschläge durch die politischen Gremien. Vorangegangen waren erfolgreiche Phasen der Partizipation der Bürgerinnen und Bürger. Rund 500 Vorschläge erreichten die Verwaltung, Bewertungen und über Kommentare zeugen von einem gelungenen Start. Die technische Basis für den Bürgerhaushalt ist die an Gelsenkirchener Anforderungen angepasste Beteiligungsplattform des Münsteraner IT-Dienstleisters Citeq, auf die online zugegriffen wird; gkd-el schuf eine Schnittstelle zur lokalen EWO-Datenbank (da zwar jeder Vorschläge unterbreiten durfte, eine Bewertung und Kommentierung der Vorschläge aber Gelsenkirchener Einwohnern vorbehalten bleiben sollte) und realisierte die vollständige Einbindung in die städtische Webpräsenz. Nach der Aufstellung einer Bestenliste (sie umfasst die 100 Vorschläge, die im Saldo die meisten positiven Bewertungen durch die Bürgerschaft erhielten) wurden diese von der Verwaltung geprüft, kommentiert und der Politik zur Beratung und Beschlussfassung im Rahmen der Haushaltsberatungen übergeben. Schon vor Abschluss des Prozesses lässt sich für Gelsenkirchen konstatieren, dass dieser erste Bürgerhaushalt der fast vollständig online durchgeführt wurde ein unerwartet großer Erfolg war und sicherlich in den Folgejahren wiederholt durchgeführt werden wird. Prozessoptimierung intern Zwar ohne Außenwirkung, dennoch aber nicht ohne signifikante Einspareffekte ist ein weiteres, von gkd-el selbst entwickeltes kleines E-Government-Verfahren, das die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Stadt Gelsenkirchen seit Anfang des Jahres nutzen. Die bislang zum Monatsende gedruckten und per Hauspost in alle Dienststellen verteilten Entgeltnachweise in Papierform gehören der Vergangenheit an: Entgeltnachweise, Lohnsteuerbescheinigungen, Sozialversicherungsbescheinigungen etcetera werden als PDF-Dokumente in einem Archivsystem zur Verfügung gestellt und können von den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern angesehen, heruntergeladen und nur noch bei Bedarf ausgedruckt werden. Um diese sensiblen Daten adäquat zu schützen, wurden neben dem verschlüsselten Transfer zwei Sicherheitsabfragen eingeführt, die jeweils gegen die Angaben in der AD und in dem seit 2005 eingesetzten SAP-Personalwirtschaftsmodul HCM geprüft werden. Die Vorteile für die Dienstkräfte: Ein modifizierter Gehaltsnachweis, der nachvollziehbar ist (gleichzeitig aber auch den Anforderungen der Entgeltbescheinigungsverordnung genügt), das zeitlich vorgezogene Einstellen in den Account und die ständige Verfügbarkeit auch alter Nachweise über das revisionssichere Archivsystem EASY-Archiv, welches im Rahmen des Projektes an SAP-HCM angebunden wurde. Da bislang alle Personen, die ihre Abrechnung von der Stadt Gelsenkirchen beziehen, über einen personalisierten städtischen Account verfügten, wurde parallel ein Self-Service zum Accountmanagement eingeführt. Im Bedarfsfall kann der Account nun selbst online erstellt werden (analog des gemeinhin bekannten Registrierungsprozesses im Internet) vorausgesetzt, die Dienstkraft wird tatsächlich, natürlich mittels einer automatischen Prüfung, als Mitarbeiter der Stadt Gelsenkirchen identifiziert und verfügt über gültige Kontaktdaten. Autor: Peter Hauptmanns, Betriebsleiter gkd-el vitako_itkalender Anzeige 210x74.indd :34:20 Intern Nr

16 aus der branche Online Autos abmelden ikfz: Ab Januar 2015 startet internetbasiertes KFZ-Verfahren Ab dem 1. Januar 2015 können Fahrzeuge im Rahmen eines internetbasierten Verfahrens elektronisch außer Betrieb gesetzt werden. Für Fahrzeughalter, die ihr Auto abmelden möchten, entfällt somit der Weg zur Zulassungsbehörde, wenn sie den Prozess über das Internet erledigen können. Ab 2016 sollen weitere Vorgänge rund um die Zulassung folgen. Dieser Regelung ging ein ikfz -Grobkonzept des Bundesministeriums für Verkehr und digitale Infrastruktur (BMVI) vom September 2013 voraus. Es sah als Kernelement künftiger internetbasierter Kfz-Zulassungsprozesse ein zentrales ikfz-portal beim Kraftfahrt-Bundesamt (KBA) vor. Nach diversen Diskussionen zwischen BMVI, KBA, Kommunale Spitzenverbände und Vitako-Fachleuten wurde der zentrale Lösungsansatz um einen dezentralen, kommunalen Aspekt erweitert. In der ersten Stufe werden KBA und auch viele kommunale Dienstleister nun einen Zugang realisieren. Alle Folgestufen, so Verkehrsminister Dobrindt, werden ausschließlich über den dezentralen Ansatz erfolgen. Die KDN als Dachverband von Kommunen, Kreisen und kommunalen IT-Dienstleistern hat sich der Thematik angenommen und bietet durch das Kommunale Rechenzentrum Minden-Ravensberg/ Lippe (krz) und regio it allen nordrhein-westfälischen Zulassungsstellen eine Zugangsmöglichkeit für die unterschiedlichen Stufen an. Wir möchten hier den Prozess des Abmeldens und Außerbetriebsetzens eines Kraftfahrzeuges dokumentieren. Wer macht was bei der internetbasierten Außerbetriebsetzung? Die Außerbetriebsetzung soll als erster Vorgang (Stufe 1) ergänzend zum bestehenden analogen Verfahren mit Unterstützung des Internets medienbruchfrei und ohne Gang zur Zulassungsbehörde abgewickelt werden. Bei der Antragstellung für eine Außerbetriebsetzung eines Fahrzeugs im Internet sind Angaben zum Halter und zum Fahrzeug elektronisch zu hinterlegen. Die Antragstellung durch Bürgerinnen, Bürger oder Unternehmen erfolgt entweder über das zentrale i-kfz-portal des Kraftfahrt-Bundesamtes oder über dezentrale Portale der Zulassungsbehörden. Die Durchführung der Außerbetriebsetzung an sich, das heißt die Prüfung der Daten sowie die Bescheidung und Bekanntgabe des Verwaltungsaktes an den Halter, erfolgt durch die zuständige Zulassungsbehörde. Welche Komponenten werden für die internetbasierte Außerbetriebsetzung eines Fahrzeugs benötigt? Neue Stempelplakette und neue ZB I (Zulassungsbescheinigung 1) beziehungsweise Fahrzeugschein Mit Änderung der Fahrzeugszulassungsverordnung (FZV) vom werden zum 1. Januar 2015 neue Stempelplaketten für die Kennzeichenschilder und ein neuer Fahrzeugschein mit jeweils verdeckten Sicherheitscodes eingeführt. Als erster Schritt muss als sichtbarer Beleg der Entstempelung der Sicherheitscode auf dem Kennzeichen freigekratzt werden. Durch ihn kann der Bezug zum ordnungsgemäß zugelassenen Fahrzeug hergestellt werden. Dies geschieht durch Eingabe der freigelegten Codes online beziehungsweise durch Eintragen des Codes auf dem Fahrzeugschein. Zusätzlich sind auf den Stempelplaketten und auf der ZB 1 Druckstücknummern aufgebracht, die der Zulassungsbehörde eine Zuordnung des verdeckten Sicherheitscodes ermöglichen. Zudem kann bei der Zulassungsbehörde über die eindeutige Druckstücknummer eine Verwaltung der Stempelplaketten in den eingesetzten Verfahren (etwa OK.Vorfahrt der AKDB) erfolgen. Online-Ausweisfunktion Die sichere Personenidentifizierung im i-kfz-portal erfolgt für natürliche Personen mit der Online-Ausweisfunktion des neuen Personalausweises (npa) oder des elektronischen Aufenthaltstitels (eat) und der Ausweis-App. Großkunden, die größere Fallzahlen generieren, werden über eine Zulassung zum Verfahren identifiziert und erhalten eine Benutzerkennung. Wie sieht die Lösung des krz aus? Für die Einbindung des Abmeldeprozesses setzt das krz die Lösung der AKDB. Sie kann in den eigenen kommunalen Web-Auftritt integriert werden und verfügt über offenen Schnittstellen zur Einbin- Intern Nr

17 aus der branche dung von Fremdverfahren. Die Portaltechnik des bayrischen IT-Dienstleisters ist seit Jahren bei mehr als 200 Kommunen erfolgreich im Einsatz. Die erste und die weiteren Stufen des i-kfz werden in dieses Portal vom krz integriert. Wie groß wird die Nutzung sein? Nach Prüfung der Voraussetzungen wird klar, dass am Anfang nur eine kleine Anzahl von Vorgängen verarbeitet werden müssen, aber der Prozess bildet den Einstieg in die Online-Aktivitäten für den Bürger und ist so ein wichtiger Baustein für das jeweilige Bürgerportal der Kommune. Gerade im Hinblick darauf sollte ein System verwendet werden, welches sich schnell und unkompliziert um andere Dienste erweitern lässt. Die Lösung der AKDB hat sich aufgrund der Wartungsfreundlichkeit gerade für kleinere und mittelgroße Behörden dahingehend bewährt. Die AKDB stellt den Verbandskunden des krz einen Zugriff auf die Testumgebung des KBA zur Verfügung. Hierdurch sollen auch die Zulassungsstellen in Nordrhein-Westfalen an der Entwicklung integriert werden. Autor: Frank Sommer, krz Zone Talk KDRS/RZRS fördert innovative App-Entwicklung Die Entwicklung von innovativen Apps für Smartphones gewinnt für KDRS eine immer größere Bedeutung. Städte und Gemeinden können Apps als Service für ihre Bürger und Besucher bereitstellen. So werden bereits Apps eingesetzt, mit denen Bürger Schäden melden oder sich an Umfragen beteiligen können. Die Abteilungen KDRS Solutions und KDRS kreativ bieten ihren Kunden sämtliche Dienstleistungen rund um das Internet und die mobile IT an. Um die Entwicklung neuer Apps zu unterstützen und einen Finger am Puls der Zeit zu haben, unterstützt KDRS seit 2014 den BW Goes Mobile-Award. Der Preis wird von der Medien- und Filmgesellschaft Baden Württemberg (MFG) ausgeschrieben. Unter dem Motto BW Goes Mobile unterstützt die MFG Studierende und Start-ups aus Baden- Württemberg bei der Umsetzung ihrer mobilen Ideen. In vier Kategorien können die Teilnehmer ihre Projektideen einreichen, die von einer Fachjury bewertet werden. Als Mentor in der Kategorie Public Sector goes mobile fördert KDRS/ RZRS 2014 den diesjährigen Gewinner ZoneTalk. am puls der zeit Mit der Applikation ZoneTalk und den Mini-Sendern - den ibeacons - können Passanten Tipps für Touristen hinterlassen, Stadtverwaltungen Bürger auf wichtige Neuigkeiten hinweisen oder Händler Kunden im Vorbeigehen Einkaufstipps zusenden. ZoneTalk ist eine offene Plattform, die der Kreativität der Benutzer freien Lauf lässt. Während der sechsmonatigen Realisierungsphase wird ZoneTalk intensiv von KDRS unterstützt und profitiert von den Erfahrungen, die die KDRS-Mitarbeiter bei der Umsetzung mobiler Projekte gesammelt haben. Der beste Prototyp wird im Herbst 2014 bei der feierlichen Abschlussveranstaltung ausgezeichnet. Autorin: Julia Dahms, KDRS Intern Nr

18 aus der branche Level 4 Dataport: Neues Twin Datacenter ist TÜV-geprüft Als deutschlandweit zweites Rechenzentrum zeichnete der TÜViT das Twin Datacenter in Hamburg und Norderstedt mit dem Level 4-Sicherheitszertifikat aus. Größter Nutzer der Kapazitäten des Twin Datacenter ist Dataport. Geprüft wurde die komplette Infrastruktur mit Brand- und Einbruchschutz, Energie- und Notstromversorgung sowie Wartungs- und Funktionsprozessen. Die Stadtwerke Norderstedt und die akquinet AG haben die modernen Rechenzentren zwischen 2011 und 2013 erbaut. Beide betreibt akquinet als Integrationsbetriebe. In den neuen Rechenzentren verarbeitet Dataport sensible Daten wie zum Beispiel die Meldedaten von Bürgerinnen und Bürgern. Darüber hinaus sollen im Twin Datacenter bis 2015 rund 600 Verfahren produktiv sein. Dataport verarbeitet Daten für die öffentlichen Verwaltungen von sechs Trägerländern und Kommunen, darunter sensible Daten wie zum Beispiel Meldedaten. Entsprechend hoch sind unsere Anforderungen an IT-Sicherheit und Datenschutz. Die TÜV-Zertifizierung ergänzt das vor kurzem erhaltene Zertifikat nach Grundschutz des Bundesamtes für Sicherheit in der Informationstechnik, das, einzigartig in der Tiefe, auch Infrastrukturen und Rechenzentrumsdienste umfasst. Beide Zertifikate, die Zertifizierung nach dem nationalen Standard für IT-Sicherheit und das TÜV-Zertifikat, bestätigen uns ein Maximum an Sicherheit und Vertraulichkeit der Daten in unseren neuen RZ-Infrastrukturen, sagte Dr. Johann Bizer, Vorstandsvorsitzender Dataport, zur Nutzung des Twin Datacenter. höchste zertifizierung Die neuen Rechenzentren wurden einzeln mit dem Zertifikat TÜViT Level 3 Extended und gemeinsam als Twin Data Center mit gegenseitigem Backup-System sogar mit Level 4, dem höchstmöglichen Zertifizierungslevel des TÜViT, ausgezeichnet. Der TÜV prüfte hierfür unter anderem bauliche Gegebenheiten wie eigene Brandabschnitte, Sicherheitssysteme wie Zugangskontrollanlagen und Einbruchschutz oder die Energieversorgung inklusive einer Notstromversorgung der IT und der Sicherheitssysteme. Ebenfalls geprüft wurden Prozesse wie regelmäßige Funktionstests und Wartungsabläufe. Damit stößt das Twin Data Center in eine neue Dimension von Rechenzentrums- Dienstleistungen vor. Für die Rechenzentren erhielt Dataport erst im Mai auch das Zertifikat nach BSI-Grundschutz, dem vom IT-Planungsrat vorgegebenen Sicherheitsstandard des Bundesamtes für Sicherheit in der Informationstechnik. Bundesweit einzigartig ist die Tiefe der Zertifizierung: Sie umfasst neben der Gebäudeinfrastruktur auch Netze, Rechenzentrumsdienste und Dienste für den Betrieb von Kundenverfahren. Autorin: Britta Heinrich, Dataport IT-Betreuung für Schulen regio it im Kreis Gütersloh vor Ort Eine ganzheitliche Betreuung der IT-Landschaft für Schulen wird immer komplexer. Das steigende Auftragsvolumen bedingt durch die ständige Weiterentwicklung von Produkten und Lösungen trägt hierzu maßgeblich bei. Es gilt, die Anwendungen nicht nur zu initiieren, sondern auch eine regelmäßige zu aktualisieren. Daher entschließen sich zunehmend mehr Städte und Gemeinden, die Betreuung der komplexen IT-Landschaft in die Hände eines externen Dienstleisters zu legen so auch die Stadt Rheda-Wiedebrück und die Gemeinde Langenberg, sagt Willi Poschen, Centerleiter E-School bei der regio it. In einem Auswahlverfahren wurde ein IT-Dienstleister gesucht, welcher den Schulen in den beiden Kommunen eine bestmögliche Betreuung gewährleisten kann. Hier konnte die regio it mit ihrem Know-how und ihren langjährigen Erfahrungen im Schulbereich überzeugen. Das Vertrauen der Kunden in die regio it lässt sich an den aktuellen Zahlen ablesen: Als einer der größten IT-Dienstleister in Nordrhein-Westfalen betreut sie derzeit 145 Schulen aller Schulformen mit rund Clients und das auch weit über die Grenzen der Städteregion Aachen hinaus. Den Schulen in Rheda-Wiedenbrück und Langenberg wird nunmehr eine projektbezogene IT-Beratung, Integration, IT-Infrastruktur und zukünftig auch ein Full-Service geboten, sagt Poschen. Hierzu zählt nicht nur die Auswahl und die Ausstattung mit geeigneter Hard- und Software für eine Neustrukturierung der IT-Landschaft, sondern auch der technische Support. Zudem wurden bereits Maßnahmen, die eine Umstellung auf Windows 7 sowie die Einführung von pädagogischen Oberflächen mit entsprechenden Servern ermöglichen, präsentiert. Sogar der Austausch und die Verlegung neuer Netzwerkleitungen sowie die Einrichtung sicherer Client-Server- Infrastrukturen wurden in das Konzept einbezogen. AUtorin: Birgit Becker, regio it Intern Nr

19 aus der branche Ein Schritt weiter E- Rechnungseingang im krz Die im Mai dieses Jahres in Kraft getretene Europäische Richtlinie über die E-Rechnung verpflichtet alle Verwaltungen dazu, bei öffentlichen Aufträgen elektronische Rechnungen verarbeiten zu können. Die Umsetzungsfrist ist relativ kurz; es bleiben rund 54 Monate bis zum Echtbetrieb. Die Vorgabe hat zum Ziel, Chancen mit der Einführung der E-Rechnung aufzuzeigen und trägt durch Überprüfung und Optimierung der Prozesse damit wesentlich zur Effizienz- und Effektivitätssteigerung bei. Denn sich darauf zu beschränken, die elektronisch eingegangenen Rechnungen auszudrucken, und dann weiterzumachen wie bisher, ist alles andere als effektiv. Das Kommunale Rechenzentrum Minden-Ravensberg/ Lippe (krz) hat für seine Mitgliedskommunen eine grundlegende Überarbeitung der Abläufe im Rechnungswesen schon im Zuge der Umstellung auf das Neue Kommunale Finanzmanagement (NKF) vorgenommen, und ist so optimal auf die Durchsetzung der Richtlinie vorbereitet. Der Lemgoer IT-Dienstleister bietet seinen Kunden seit 9 Jahren ein Elektronisches Workflowsystem inklusive Archivierung. Mit OpenText BPM für die Workflows und Ceyoniq Technology nscale für die Archivierung hat es damit leistungsstarke Komponenten im Einsatz. Seit 2006 läuft die Rechnungsbearbeitung in den Mitgliederkommunen elektronisch und fließt gleichzeitig in eine revisionssichere elektronische Archivierung sowie seit 2007 über eine Buchungsschnittstelle in das Finanzwesen KIRP ein. E-Invoicing erfolgreich Auch den für die Zukunft verbindlichen elektronischen Rechnungseingang setzt der Lemgoer IT-Dienstleister bereits seit 2010 mit dem Pilotkunden Stadt Herford ein. Hier bot anfangs der Sparkassenrechnungsservice eine gute Ergänzung zur Rechnungsbearbeitung. Ab 2013 wurde das System mit dem E-Invoicing- Dienstleister Crossinx fortgeführt. Die Stadt Herford erhält und bearbeitet damit seine Rechnungen erstmals ohne Medienbruch. Dafür wird die virtuellen Poststelle VPS eingesetzt, die eine ideale Ergänzung und Ausnutzung der bestehenden Infrastruktur darstellt. Neben der Stadt Herford hat die Gemeinde Kirchlengern frühzeitig das Potential des elektronischen Rechnungseingangs erkannt und nutzt das Angebot. Der Ablauf der elektronischen Bearbeitung vom Eingang der Rechnung bis zur Zahlung wird im obigen Schaubild erläutert. Für beide Seiten ergeben sich daraus mehrere Vorteile: Der Lieferant hat keine Druck- und Portokosten und verliert keine Zeit zwischen Rechnungsversand und Rechnungseingang. Für den Kunden, also in diesem Falle die Kommune, entfällt der Scan- und Importprozess und die virtuelle Poststelle wird ausgelastet. Sowohl Lieferanten als auch Verwaltungen ersparen sich somit Personalaufwände durch schlankere und schnellere Abläufe und Prozesse. virtuelle poststelle Der Einsatz der krz-lösung beinhaltet eine Realisierung über die virtuelle Poststelle (VPS). In Verbindung mit Crossinx, deren Bereitstellung beziehungsweise Umwandlung in die richtigen Formate für die Empfänger einen geringen Entwicklungsaufwand umfasst, können die Rechnungen mit den zugrundeliegenden Daten unmittelbar in elektronischer Form weiterverarbeitet werden. Durch die Nutzung der vorhandener Infrastruktur ist keine weitere Absprache mit den externen Dienstleistern erforderlich. Darüber hinaus genügt die Datenübertragung per verschlüsseltem Mailversand höchsten Sicherheitsstandards. Die Vorteile der elektronische Rechnungsbearbeitung lassen sich für die Kommunen des krz wie folgt zusammenfassen: Sie ersetzen nicht nur das Papierarchiv circa 5,7 Mio. Blatt Papier, also Pakete Kopierpapier werden in den Verwaltungen eingespart. Darüber hinaus hat eine Untersuchung der Fachhochschule für öffentliche Verwaltung NRW 2012 belegt, dass auf diese Weise auch die Prozesse beschleunigt werden. Der Zeitaufwand in der analysierten Kommune sank um 25 Prozent auf 13 Minuten pro Rechnung und verringerte dadurch die Prozesskosten für Bearbeitung und Recherche erheblich. So lassen sich letztendlich durch die E-Rechnung mit geringem Anpassungsaufwand bei Lieferanten medienbruchfreie Abläufe über die Verwaltungsgrenzen hinweg und dadurch weitere Optimierung der Prozesse in der Verwaltung insgesamt erreichen. Die vom krz eingesetzte Crossinx-Komponente ergänzt dabei perfekt den vorhandenen Workflow und generiert sofort Mehrwerte. Das Format ZUGFeRD von Crossinx erweist sich dabei als ideales Austauschformat. Und die krz Kunden sind schon jetzt für die Zukunft vorbereitet. Den Optimierungseffekt der elektronischen Rechnungsverarbeitung verdeutlich ein Zitat der Beauftragten der Bundesregierung für Informationstechnik, Cornelia Rogall-Grothe: Die elektronische Rechnungsstellung wird allerdings nur dann nachhaltig Erfolge zeitigen, wenn sich alle Beteiligten auf rechtliche, semantische, organisatorische und technische Standards verständigen. Denn Interoperabilität also die Schaffung durchgängiger, medienbruchfreier Prozesswelten ist letztendlich das Ziel aller E-Government-Maßnahmen. Autorin: Bettina Hoven, krz Intern Nr

20 aus der branche Little Bird AKDB: Elternportal in Erding erfolgreich gestartet Seit Anfang September setzt die oberbayerische Stadt Erding bei der Vergabe ihrer Kinderbetreuungsangebote auf das neue interaktive Elternportal Little Bird, dessen Vertrieb und Hosting die AKDB übernommen hat. Nach kostenfreier Registrierung und Anmeldung können unter die gewünschten Plätze dann auch direkt online angefragt werden. Erdings Oberbürgermeister Max Gotz war sich bei der Präsentation sicher, dass dieses Angebot das Anmeldeverfahren deutlich einfacher machen werde. Erding ist die erste Kommune in Bayern, die das Online-Verfahren einführt. Little Bird soll den Eltern die Suche nach Betreuungsplätzen erleichtern und zugleich den Bedarf für eine nachhaltige Planung frühzeitig erfassen. Das Portal ist auch als Suchmaschine nutzbar, die Informationen über Öffnungszeiten, Ansprechpartner und pädagogische Ausrichtung der Kita zur Verfügung stellt. Nach der kostenfreien Registrierung kann man Platzanfragen an die gewünschten Einrichtungen stellen auch an mehrere parallel. Hierfür brauchen die Eltern Daten wie Adresse, Beruf und Konfession nur einmal anzugeben. Das aufwändige Ausfüllen von Formularen entfällt, ebenso das Aufsuchen einzelner Einrichtungen. Wir möchten Eltern entlasten und gleichzeitig für Einrichtungen und Kommunen das gesamte Spektrum der Vergabe von Plätzen und der Verwaltung von Verträgen und Bescheiden abbilden, erklärte Little-Bird-Geschäftsführerin Anke Odrig. Der Platz wird letztlich aber nicht online gebucht, sondern lediglich der Wunsch nach Betreuung in einer bestimmten Einrichtung erfasst. Zum Kennenlernen von Eltern und Anbieter ist ein persönliches Gespräch nach wie vor unerlässlich. Erst dann entscheidet die Einrichtung, ob sie, abhängig von freien Kapazitäten, einen Platz anbietet. Darüber hinaus kann man sein Kind auch weiterhin persönlich anmelden. Die Einrichtung übernimmt dann die Eingabe der Beim Start von Little Bird in Erding: Katrin Sievert, Oberbürgermeister Max Gotz, Alois Gabauer und Kindergarten-Leiterin Christina Nuspl, Georg Göbl (AKDB) und Little Bird-Geschäftsführerin Anke Odrig (von links). (Bildquelle: Presseamt der Stadt Erding) Daten ins System. Durch das Elternportal werden sämtliche Betreuungsanbieter miteinander vernetzt. Eltern haben die Möglichkeit, ihre konkrete Betreuungsanfrage parallel bei mehreren Anbietern zu stellen das System erkennt trotzdem, dass es sich um dasselbe Kind handelt. Die kommunalen Bedarfsstatistiken sind dadurch stets auf dem aktuellsten Stand. Die jährlichen Abgleichgespräche seitens der Stadt mit den einzelnen Einrichtungen entfallen. Sobald ein Kind einen Betreuungsplatz erhält, erfahren auch die anderen angefragten Einrichtungen davon. Mehrfache Platzvergaben, die in vielen Kommunen ein Problem darstellen, werden auf diese Weise konsequent vermieden. Chancengleichheit und Planungssicherheit Mit dem Portal soll kein Wettbewerb unter den Einrichtungen entstehen, sondern Chancengleichheit geschaffen und die Möglichkeit gegeben werden, frühzeitig einen Platz zu buchen. Das schafft Planungssicherheit für alle Beteiligten und macht den gesamten Vergabeprozess wesentlich überschaubarer, betonte Georg Göbl, Leiter der AKDB- Geschäftsstelle Oberbayern. Die AKDB übernimmt Vertrieb und Hosting für die bayerischen Kommunen und ist damit erster Ansprechpartner für alle bayerischen Kunden. Für die Verwaltung der Betreuungsplätze nutzen die Kunden der AKDB bereits seit Jahren die Software adebiskita. Insgesamt arbeiten in Bayern rund Kitas mit diesem Verwaltungsprogramm. Little Bird wird zukünftig durch eine Schnittstelle ganz einfach in die bestehende Verwaltungsstruktur integriert. Nach dem Start in Bayern arbeiten nun rund 300 kommunale, konfessionelle und freie Träger in acht Bundesländern mit Little Bird: Baden-Württemberg, Bayern, Hessen, Niedersachsen, Nordrhein-Westfalen, Sachsen, Sachsen-Anhalt und Schleswig-Holstein. Damit ist der kleine Vogel für rund Betreuungsanbieter im gesamten Bundesgebiet im Einsatz. Autor: Andreas Huber, AKDB Intern Nr

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