Informationen über den Auszahlungsantrag. Gesamtprinzipien

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1 Informationen über den Auszahlungsantrag Gesamtprinzipien Vorraussetzungen Der Projektträger und seine Kofinanzierungspartner finanzieren das Projekt vor. Die Auszahlung der Gemeinschaftsmittel erfolgt nach Maßgabe der gegenüber dem Landratsamt Breisgau-Hochschwarzwald nachgewiesenen tatsächlich getätigten Ausgaben. Auszahlungen können erst dann vorgenommen werden, wenn die Einzelfinanzvereinbarung unterzeichnet ist. Vorgehensweise Der Projektträger reicht mindestens ein Mal pro Quartal spätestens zum 31. Januar, 30. April, 30. Juli und 30. November jeden Jahres seine Ausgaben beim Landratsamt Breisgau-Hochschwarzwald ein. Der EFRE-Fördermittelbetrag wird ausgehend von den tatsächlichen getätigten förderfähigen Ausgaben berechnet, die vom Landratsamt Breisgau-Hochschwarzwald als mit den EU- Bestimmungen übereinstimmend anerkannt wurden. Die Gesamtsumme der ausgezahlten Fördermittel darf in keinem Fall 50% der tatsächlich getätigten Ausgaben überschreiten. Auch wenn die tatsächlichen Ausgaben die Kosten laut Kostenplan übersteigen, können nicht mehr Fördermittel ausgezahlt werden als zum Zeitpunkt der Projektgenehmigung angesetzt waren. Inhalt des Auszahlungsantrags Der Auszahlungsantrag muss folgende Dokumente enthalten: - Übersichtstabellen, - nach Ausgabeposten chronologisch geordnete und fortlaufend nummerierte Kopien der Ausgabenbelege.

2 Ausgabenbelege Grundsätzlich sind die tatsächlich getätigten Zahlungen durch Kopien von Originalrechnungen oder gleichwertige Buchungsbelege nach zu weisen, die sämtliche der nachfolgenden Informationen enthalten: - Datum der Erstellung des Dokuments, - Name des Projektpartners, der die Ausgabe tätigt, - Name des Zahlungsempfängers, - Verwendungszweck / Gegenstand der Zahlung (wenn der Verwendungszweck / der Gegenstand der Zahlung nicht aussagekräftig ist, ist dieser auf der Rechnung oder einem gesonderten Dokument genauer zu erläutern), - Datum der Zahlung (d.h. des Zahlungsausgangs beim Projektpartner, der die Ausgabe tätigt), Zusätzlich müssen die Originalbelege (Originalrechnungen oder gleichwertige Buchungsbelege) den Projekttitel und die Verbindung zwischen Ausgabe und Projekt aufweisen. Kassenbelege (nur bis maximal 100 ) können als gleichwertige Buchungsbelege anerkannt werden, wenn sie das Datum Erstellung des Dokuments und den Verwendungszweck aufweisen. Ausgaben sind nur förderfähig, insofern ein Nachweis darüber vorgelegt wird, dass die Ausgabe tatsächlich getätigt wurde. Dieser Nachweis kann mittels der Gegenzeichnung durch einen unabhängigen Wirtschaftsprüfer (bei öffentlichen Einrichtungen, der öffentliche Rechungsführer) oder die Vorlage von Kontoauszügen erfolgen. Die Grundsätze der Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit sind stets zu beachten. Personalkosten - Arbeitsvertrag des Arbeitnehmers oder gleichwertige Unterlagen (z. B. Ernennungsurkunde), - Belegmäßiger Nachweis der Personalkosten (Lohn- oder Gehaltszettel, Rechnungslegungsliste etc.) unter Nennung der verschiedenen Arbeitgeber- und Arbeitnehmeranteile. Für Personen, die nicht ausschließlich im Rahmen des Projektes tätig sind: - ein vom betroffenen Arbeitnehmer und seinem Vorgesetzten unterzeichneter Nachweis über die erbrachten Arbeitsstunden und Arbeiten im Rahmen des Projektes unter Nennung der entstandenen Arbeitskosten für jeden betroffenen Arbeitnehmer, - eine nominative Freistellungsverfügung des Arbeitgebers für alle im Rahmen des Projektes tätigen Personen (ggf. in Listenform).

3 Ehrenamtliche Arbeit - vom Leiter der jeweiligen Strukturen unterzeichneter Nachweis über die im Rahmen des Projektes erbrachte ehrenamtliche Arbeit, - Stundenaufschrieb. Reisekosten Fahrten mit Dienstfahrzeugen Vom Begünstigten unterzeichnete Aufstellung mit den folgenden Angaben: - Gegenstand der Dienstfahrten unter Nennung des Bezugs zum Projekt - Ggf. Steuerklasse nach Hubraum / Motorleistung - Zurückgelegte Wegstrecke (KM) - Angewandte Erstattungspauschale - Kosten für die Dienstfahrt unter Anwendung der Erstattungpauschale - spezifische Grundlage der angewandten Erstattungspauschalen für den betroffenen Projektpartner bzw. allgemeingültige Grundlage. Fahrten mit Dienstfahrten zugelassenen Privatfahrzeugen - Tabelle wie oben - Kopie er Fahrzeugpapiere mit Angabe zur Steuerklasse nach Hubraum / Motorleistung - Zusätzlich Fahrtkostenabrechnung der begünstigten Stelle einschließlich Nennung des erstatteten Betrags - Spezifische Grundlage der angewandten Erstattungspauschale für den betroffenen Projektpartner bzw. allgemeingültige Grundlage. Autobahngebühren - Belege über die entrichteten Gebühren Parkgebühren - Beleg über die entrichteten Gebühren Taxifahrten - Beleg / Vermerk, der den Projektbezug und die Notwendigkeit der Nutzung dieser Beförderungsart nachweist Hinweis: Ausgaben für diese Beförderungsart können nur ausnahmsweise berücksichtigt werden. Bahnreisen - Fahrschein, soweit möglich entwertet (soweit möglich) entsprechend den Anforderungen

4 Hinweis: Grundsätzlich werden Ausgaben für Bahnreisen maximal in Höhe des Trifs eines Fahrscheins 2. Klasse berücksichtig. Abweichungen hiervon sind zu begründen. Reisen mit sonstigen öffentlichen Verkehrsmitteln - Fahrschein, soweit möglich entwertet - Beleg über die Kosten des Fahrscheins, wenn diese nicht auf dem Fahrschein enthalten sind Flugreisen - Flugticket Hinweis: Ausgaben für Flugreisen werden maximal in Höhe des Tarifs eines Flugs in der Economy Class berücksichtigt. Abweichungen hiervon sind zu begründen. Übernachtungskosten - Nachweis mit Nennung des Namens der betroffenen Person, der Dauer der Dienstoder Geschäftsreisen und dem Projektbezug Bewirtungskosten Bewirtungskosten, die vom Projektpartner in realer Höhe getragen werden - Bei Bewirtung mehrerer Personen: Aufstellung der bewirteten Personen Hinweis: Ausgaben für Bewirtungskosten sind grundsätzlich auf 30 Euro je Person und Bewirtung begrenzt. Abweichungen hievon sind zu begründen. Bewirtungskosten, die vom Projektpartner in Höhe eines festgelegten Satzes getragen werden - angewandter Satz (für öffentliche Einrichtungen kommt der übliche Satz der jeweiligen Einrichtung zur Anwendung) - Erstattungsnachweis der jeweiligen Einrichtung Druck- und Layoutkosten - Originalexemplar des gedruckten Objektes, bei digitalen Medien eine CD/DVD mit den Dateien und/oder Screenshots

5 Erwerb von gebrauchtem Material - Nachweis der Kosten für den Erweb neuwertigen Materials von 2 Anbietern Finanztransaktionskosten - Kopie des Kontoauszugs, aus dem die Höhe der Finanztransaktionskosten ersichtlich wird, auf die sich die Transnationale Finanztransaktion bezieht Kontoführungsgebühren - Nachweis zur Kontoeröffnung (einmalig vorzulegen) - Kopie des Kontoauszugs, aus dem die Höhe der Gebühren für die Kontoeröffnung oder die Kontoführung ersichtlich wird Preisgelder / Sachpreise - Dokument bzgl. der Anerkennung des Preisgeldes - Kopie des Kontoauszugs, aus dem die Zahlung de Preisgeldes / Sachpreises ersichtlich wird Rahmenprogramm bei Veranstaltungen, Dekorationskosten - Nachweis bzgl. der Notwendigkeit der Maßnahme und der diesbezüglichen Ausgaben für die Projektumsetzung Externe Dienstleistungen bzw. Vertrag bzgl. des Unterauftrags - Übersicht der erbrachten Dienstleistungen /Nachweis des Projektbezugs) - Bei Ankauf von Materialien durch des Dienstleister, die entsprechenden Rechnungsbelege Hinweis: Unteraufträge, die die Kosten der Durchführung der Operation erhöhen, ohne für die Maßnahme eine anteilsmäßig Wertschöpfung mit sich zu bringen, sind nicht förderfähig. Gleiches gilt für externe Dienstleitungen, in denen die Zahlung als Prozentsatz der Gesamtkosten des Projektes festgelegt ist. Die externen Dienstleister haben sich bei allen Unteraufträgen zu verpflichten, den Prüf- und Kontrollstellen alle erforderlichen Informationen über die als Unteraufträge vergebenen Tätigkeiten zu liefern.

6 Hinweis: Falls die veranschlagten Kosten für die externe Dienstleistung die tatsächlichen Kosten nicht abdecken, muss der Projektträger den Fehlbetrag ausgleichen. Hinweis: Künstlerhonorare sind im Allgemeinen von der gemeinschaftlichen Förderung ausgenommen. Betriebskosten (Telefon, Fax, Portokosten, ) Indirekte Kosten wie z. B. Betriebskosten von Einrichtungen, die sich an einem Kleinprojekt beteiligen, sind nicht förderfähig, auch nicht anteilsmäßig.! öffentliches Auftragswesen! Die Projektpartner bleiben auch im Rahmen der Umsetzung ihres aus Programmmitteln geförderten Projektes den geltenden nationalen und Gemeinschaftsvorschriften hinsichtlich des öffentlichen Auftragswesens unterworfen. Die grundlegenden Prinzipien sind: - Freier Zugang zum Vergabeverfahren und den diesbezüglichen Informationen - Gleichbehandlung der Bieter - Transparenz des Vergabeverfahrens - Projektbezug - Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit Die Regelungen betreffen Einrichtungen des öffentlichen Rechts sowie ggf. Vereine und andere privatrechtliche Einrichtungen, die im Auftrag einer öffentlichen Einrichtung handeln. Für alle Ausgaben oberhalb von (netto) gelten folgende Anforderungen: - Einholung von mindestens drei Vergleichsangeboten (möglichst grenzüberschreitend) - Veröffentlichung der Ausschreibung zumindest mittels Einstellung ins Internet => Für Ausgaben unterhalb dieses Wertes wird ebenfalls dringend empfohlen, Vergleichsangebote einzuholen und dies zu dokumentieren. Die nationalen Bestimmungen sind unbedingt zu beachten. Für alle Ausgaben oberhalb von (netto) sind folgende Unterlagen einzureichen: - Nachweis über Bekanntmachung - Eingegangene Angebote (in Kopie) - Nachvollziehbare Gründe für die Auswahl des Angebots Hinweis: Ausgehandelte Preisnachlässe sind anzugeben und auf den entsprechenden Rechnungen ersichtlich zu machen. Hinweis: Für Ausgaben unterhalb dieses Wertes wird ebenfalls dringend empfohlen, die eingegangen Angebote zu dokumentieren. Die nationale Bestimmungen sind unbedingt zu beachten.

7 ! Situation bzgl. der Mehrwertsteuer! Spätestens bei der Abgabe des ersten Auszahlungsantrages müssen alle Projektpartner, die Ausgaben tätigen, eine von den zuständigen Stellen erstellen Bescheinigung bzgl. Der für die geltenden Regelungen zur Mehrwertsteuer vorgelegen. Diese belegt die im Landratsamt Breisgau- Hochschwarzwald Antrag gemachten Angabe zur Mehrwertsteuer (Punkt 7). Folgende Unterlagen sind als Beleg einzureichen: Für französische Projektpartner: - öffentliche Einrichtungen: Nachweis durch den comptable public - private Einrichtungen : Nachweis der Finanzbehörden Für deutsche Projektpartner: - öffentliche Einrichtungen: Nachweis durch den Kämmerer, das Haushaltreferat usw. - private Einrichtungen : Nachweis der Finanzbehörden

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