Benutzerhandbuch. Sage Lohnbüro. Sage Software GmbH 2006

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1 Benutzerhandbuch Sage Lohnbüro Sage Software GmbH 2006

2 Die lohnsteuerrechtlichen, sozialversicherungsrechtlichen und sonstigen Hinweise, welche in diesem Handbuch gegeben werden, stellen keine Form der Beratung dar, sondern sollen zur praktischen Illustration der Programmanwendung dienen. Für die ordnungsgemäße Einhaltung aller gesetzlichen Vorschriften ist jeder Nutzer des Systems selbst verantwortlich. Der Leistungsumfang kann je nach eingesetzter Produktvariante von den hier beschriebenen Funktionalitäten abweichen. Alle Angaben ohne Gewähr. Für Fehler, insbesondere Druck- und Satzfehler, wird keine Haftung übernommen. Die Beschreibungen in diesem Handbuch stellen ausdrücklich keine zugesicherte Eigenschaft im Rechtssinne dar.

3 Inhalt 1 Die Installation Systemanforderungen Überprüfung der Administratorrechte Ablauf der Installation Standardinstallation Benutzerdefinierte Installation Auswahl Auswahl der Produkte und Speicherort der Programmdateien Installation der MS Access Runtime Auswahl des Datenbank- Verzeichnisses Kopiervorgang Erster Programmstart Registrierung Updateinstallation Was geschieht bei der Updateinstallation? Zeitpunkt der Updateinstallation Durchführen der Updateinstallation Lizenz, Update und Hotline Eingabe mandantenbezogener Daten Controlcenter Allgemeines zum Controlcenter Ansichten im Controlcenter Bedienung des Controlcenters Aufbau eines Formulars Die Neuanlage von Datensätzen Symbolleisten Allgemeines zu Symbolleisten Symbolleiste Programm Symbolleiste Datenstamm Symbolleiste Berichte 12 2 Die erste Abrechnung Arbeitsablauf einer Abrechung Worauf Sie bei der ersten Abrechnung achten müssen Unbedingt erforderliche Daten Der Assistent zur ersten Abrechnung Wobei und wie unterstützt Sie der Assistent? Ein und Ausblenden des Assistenten Wenn Sie den Assistenten nicht nutzen möchten Assistent: Mandanten anlegen Assistent: Krankenkasse anlegen Assistent: Arbeitnehmer anlegen Assistent: Eingabe der Löhne Assistent: Nettolohnberechnung Assistent: Lohnschein Abrechnungsassistent Funktionsumfang des Abrechnungsassistenten Start des Abrechnungsassistenten Abarbeitung der Teilschritte mit dem Abrechnungsassistenten 15 3 Details zur Entgeltabrechnung Erfassung von Lohndaten Allgemeiner Ablauf der Erfassung von Bruttolohndaten Individuelle Hinterlegung von Bankabzügen Individuelle Hinterlegung von festen Be- und Abzügen 17 Inhalt iii

4 3.1.4 Übernahme der festen Be- und Abzüge in die Erfassung Hinweise zur Erfassung Erfassung von Fehlzeiten Erfassung von Durchschnittswerten Übersicht in der Bruttolohnerfassung Erfassung und Zahlung von Abschlägen Bruttolohnimport Durchführen der Nettolohnberechnung Testabrechnung Nettolohnberechnung Details zum Zahlungsverkehr Funktionsweise des Zahlungsverkehrs Erstellen von Überweisungen Vorgehensweise bei Barauszahlungen Erstellung von Schecks Details zum Abschluss des Abrechnungsmonats Was geschieht bei der Monatsübernahme? Automatische Datensicherung bei Monatswechsel Wiederherstellen der gesicherten Datei Durchführung der Monatsübernahme "Monatsübernahme nicht möglich" Details zur Berechnung der Sozialversicherungsbeiträge Beitragssätze und Krankenkassen Pflege der Krankenkassenbeitragssätze SV-relevante Einstellungen beim Mandanten SV-relevante Einstellungen beim Arbeitnehmer Vorgezogene Fälligkeit der Sozialversicherungsbeiträge Erstellen der Beitragsnachweise pro Betriebsstätte Erstellung des Einzelnachweis SV Zusätzlicher Arbeitnehmerbeitrag in der Krankenversicherung Berechnung des erhöhten Pflegeversicherungsbeitrags für Kinderlose Abrechnung von Umlage Einstellungen zur Berechnung und Abführung von Umlage Lohnfortzahlung im Krankheitsfall Lohnfortzahlung bei Mutterschaft Abrechnung von mehrfach Beschäftigten Abrechnung freiwillig versicherter Arbeitnehmer Freiwillig Versicherte mit Entgelt aus anderen Beschäftigungen Einstellung für privat krankenversicherte Arbeitnehmer Papiermeldungen an die Krankenkassen Allgemeines zur Papiermeldungen Blanko-Meldungsformular Meldungen nach DEÜV Überblick zur Erstellung der DEÜV-Meldungen DEÜV-Assistent Eine Meldung für mehrere Mandanten Mögliche Arten von Meldungen Anlage der DEÜV-Annahmestellen Einstellung im Krankenkassenstamm DEÜV-relevante Einstellungen im Arbeitnehmerstamm Verwendung von dakota Berechnung und Abführung der Lohnsteuer Lohnsteueranmeldung Lohnsteueranmeldungen mit ELSTER übertragen Kirchensteuererhebung Lohnsteuerpauschalierung - Kirchensteuerpauschalierung Lohnsteuerjahresausgleich Die elektronische Lohnsteuerbescheinigung Hochrechnung von Vorarbeitgeberwerten bei Besteuerung von sonstigen Bezügen Lohnsteuerermittlung nach der Fünftelregelung Korrektur/ Rückblick Allgemeines zur Korrektur Rückblick auf vorherige Abrechnungsperioden Durchführung einer Korrektur Abschluss Korrektur/ Rückblick Dokumentation von Korrekturen Eintritt eines neuen Mitarbeiters Anlegen eines neuen Datensatzes für den Arbeitnehmer 82 Inhalt iv

5 Erfassen der Steuerdaten des neuen Mitarbeiters Erfassung der Sozialversicherungsdaten des neuen Mitarbeiters Austritt eines Mitarbeiters Einstellungen in den Stammdaten des ausscheidenden Mitarbeiters Auszuführende Arbeiten bei Ausscheiden des Mitarbeiters Unterbrechung der Beschäftigung Erfassung einer Unterbrechung Eingabe der Unterbrechung im Formular Arbeitnehmer Eingabe der Unterbrechung in der Fehlzeitenerfassung Abrechnung einer Unterbrechung Dokumentation einer Unterbrechung Unterbrechung wegen Mutterschaft Einstellung von Arbeitnehmern mit verlängerter Elternzeit Unterbrechungsgründe und deren SV-rechtliche Auswirkungen Abrechnung von geringfügig Beschäftigten Gesetzliche Grundlagen Einstellungen zur Abrechnung geringfügig Beschäftigter Abrechnung von kurzfristig Beschäftigten Abrechnung von Mitarbeitern in der Gleitzone Gesetzliche Rahmenbedingungen Einstellungen für die Gleitzonenberechnung Kurzarbeit (KuG) Abrechnung von Kurzarbeitergeld bei Gehaltsempfängern Kurzarbeitergeld bei Lohnempfängern Erfassungsbeispiel: Die Abrechnung nach Doppelbesteuerungsabkommen Gesetzlicher Hintergrund für die Abrechnung von Grenzgängern Einstellungen für Grenzgänger Besondere Doppelbesteuerungsabkommen mit Belgien und der Schweiz Die Abrechnung der Altersteilzeit Der Begriff Altersteilzeit ATZ - Abrechnung beim Arbeitsamt ATZ - Wichtige Begriffe und Zahlen Einstellungen für die Abrechnung von Altersteilzeit Führung von Wertguthaben Allgemeines Aufbau von Wertguthaben/Bilden von SV-Luft Bilden von SV-Luft aus laufendem Arbeitsentgelt Bilden von SV-Luft aus einmalig gezahltem Arbeitsentgelt Zusätzliche Dokumentation Betrachtungen im Alternativ-Modell Betrachtung der Freistellungsphase Betrachtungen des Störfalls Einstellungen für die Führung von Wertguthaben Die Behandlung von Lohnpfändungen Rechtliche Rahmenbedingungen Unpfändbare Bezüge Pfändungsfreigrenzen/ Pfändungstabellen Pfändung: Einstellungen beim Arbeitnehmer Pfändung: Einstellungen im Formular Lohnarten Berechnung der Pfändung Darlehensverwaltung Einstellungen in den Lohnarten Einstellungen beim Arbeitnehmer Formen der Rückzahlung Einbehaltung der Darlehensrückzahlung Abrechnung von behinderten Arbeitnehmern Personengruppenschlüssel Tätigkeitsschlüssel Beitragsgruppenschlüssel/ SV-Schlüssel Berechnung der Sozialversicherungsbeiträge Vorgezogene Abrechnung Mehrere Abrechnungen für einen Arbeitnehmer Abrechnung von Praktikanten Gesetzliche Grundlagen Praktikum vorgeschrieben, vor dem Studium Praktikum nicht vorgeschrieben, vor dem Studium 115 Inhalt v

6 Praktikum vorgeschrieben, während des Studiums Praktikum nicht vorgeschrieben, während des Studiums Praktikum nicht vorgeschrieben, nach dem Studium Praktikum vorgeschrieben, nach dem Studium Einstellungen für die Abrechnung von Praktikanten Praktikanten ohne Entgelt Beitragsberechnung für Rentner Sozialversicherungspflicht der Rentner Beitragssätze in der KVdR Einstellungen für die Abrechnung von Rentnern Abrechnung von Versorgungsbezugsempfängern Daten für die Berufsgenossenschaft Hintergrund Vorgehensweise bei der Einrichtung Berufsgenossenschaft anlegen, Tarifstellen mit Gefahrenklassen eintragen Unternehmenszweig beim Arbeitnehmer zuordnen Berechnung der Stunden Berücksichtigung der Lohnarten für die Berufsgenossenschaft festlegen Einstellungen bei Lohnarten von Gehaltsempfängern Einstellungen bei Lohnarten von Lohnempfängern BG-Liste aufrufen Lohnnachweis Berufsgenossenschaft Berechnung der Arbeitsstunden für die Berufsgenossenschaft Abrechnung von Sonn-, Feiertags- und Nachtzuschlägen Grundlagen der Berechnung Die Berechnung des Grundlohns Abrechnung der betrieblichen Altersvorsorge Ablauf der Einrichtung der betrieblichen Altersvorsorge Einstellungen in den Konstanten Einstellungen beim Mandant Steuer- und SV-Pflicht der Beiträge zur betrieblichen Altersvorsorge Anlegen eines Altersvorsorgevertrags beim Arbeitnehmer Löschen von Verträgen im Formular Arbeitnehmer Rangfolge von Altersvorsorgeverträgen Änderungen von bestehenden Verträgen Abrechnung der betrieblichen Altersvorsorge Daten für die Finanzbuchhaltung Zahlungsverkehr Verdienstabrechnung Auswertungen für die Abrechnung Verdienstabrechnungen Lohntaschen Weitere Auswertungen Finanzbuchhaltung und Kostenrechnung Theoretische Grundlagen Praktische Hinweise Kontenmodifikation nach Abrechnungskreisen Fibu-Differenzen Überblick ohne langes Blättern Abgleich Fibujournal und Lohnjournal Praktische Umsetzung der Kostenrechnung Schnittstellenbeschreibung zur Finanzbuchhaltung Auswertungen zur Kostenrechnung Datenstammdruck: Kostenträger/ Kostenstellen Kostenträger nach Lohnart Auswertung nach Kostenträger je Arbeitnehmer Auswertung nach Arbeitnehmer je Kostenträger Kostenstellen nach Lohnart Auswertung nach Kostenstelle je Arbeitnehmer Auswertung nach Arbeitnehmer je Kostenstelle Lohnartenliste je Kostenstelle, kumuliert Lohnartenliste je Kostenstelle, mit Statistik Fibu Buchungsbeleg/ Journalausdruck Fibu Buchungsbeleg pro Arbeitnehmer Zusammengefasster Fibu Buchungsbeleg 124 Inhalt vi

7 Fibu-Übergabedatei und Buchungsjournal Tipps & Tricks zur Finanzbuchhaltung Urlaubs- und Fehlzeitenverwaltung Allgemeines Einstellungen von Zeitarten Allgemeines zu den Zeitarten Übernahme der mitgelieferten Standardzeitarten Erzeugung einer Unterbrechung Definition von Gruppen Wozu dienen Gruppen? Gruppendefinition Planung von Urlaub Wo finden Sie das Planungsformular? Auswahl der Gruppe für die Planung Die Arbeitnehmersuche für die Planung Arbeitsschritte für die Erfassung einer Planung Auswahl mehrerer Arbeitnehmer für die Planung Erfassen der Zeitarten in der Fehlzeitenplanung Unterschreiten der Mindestbesetzung einer Gruppe Anlegen einer Urlaubssperre Die Fehlzeitenerfassung Wo finden Sie die Fehlzeitenerfassung? Erfassung von Fehlzeiten in der Kalenderansicht Erfassung von Fehlzeiten in der Listenansicht Erfassung von Abwesenheiten wegen ein und derselben Krankheit Übernahme der Fehlzeiten in die Bruttolohnerfassung Auswertungen zur Fehlzeitenverwaltung Fehlzeiten/ Speicher Jahresübersichten Monatsübersichten Weitere Auswertungen Auswertungen Allgemeines Speicherkonto Speicherübersicht Durchschnittsübersicht Speicherübersichten Personalkostenabrechnung Bescheinigungswesen Funktionsweise des Bescheinigungswesens Welche Lohnarten werden bescheinigt? Zuordnung der Lohnarten zu den Bescheinigungen Bedingungen zum Ausdruck der Bescheinigungen: Extras Wiedervorlagen Wiedervorlagen anzeigen Wiedervorlageliste Brutto-/ Nettolohnhochrechnung Archivierte Berichte Allgemeines zur Berichtsarchivierung Einstellungen zur Berichtsarchivierung Import / Export Vorversion Der Export-Assistent Allgemeines zum Exportassistent Auswahl der Feldelemente Eingabe der Kriterien Einstellungen für die Ausgabe Beschreibung der Formulare und Felder Die Datenstamm- Kategorien 124 Inhalt vii

8 9.2 Datenstamm: Mandant Mandant: Firma Mandant: Finanzbuchhaltung Mandant: Berufsgenossenschaft Mandant: Konfiguration Datenstamm: Krankenkasse Krankenkasse: Anschrift Krankenkasse: Bankverbindung Datenstamm: Arbeitnehmer Die Schaltflächen im Formular Arbeitnehmer Arbeitnehmer: Person Arbeitnehmer: Steuer / SV Arbeitnehmer: Extras Arbeitnehmer: Vortrag Datenstamm: Lohnart Allgemeines zum Formular Lohnarten Lohnart: Einordnung Lohnart: Faktoren Lohnart: Rewe Lohnart: Besonderes Lohnart: Speicher Datenstamm: Fehlzeiten Fehlzeiten: Gruppendefinition Fehlzeiten: Andere Gruppen Fehlzeiten: Zeitarten Datenstamm: Vorgaben Vorgaben: Konstanten: Beitragssätze SV Vorgaben: Konstanten: Bundesländer Vorgaben: Konstanten: Vorgaben Vorgaben: Konstanten: DBA Arbeitszeittabellen Funktion der Arbeitszeittabellen Arbeitszeittabellen: Wochenarbeitszeit Arbeitszeittabellen: Monatsarbeitszeit Das Formular Erfassung Die Schaltfläche Optionen im Formular <Erfassung> Bruttolohnerfassung: Einzelerfassung Bruttolohnerfassung: Chaoserfassung Bruttolohnerfassung: Stundenkalendarium Bruttolohnerfassung: Urlaubsübersicht Nettolohnanzeige Nettolohnansicht: Arbeitnehmer Nettolohnansicht: KUG/WAG Nettolohnansicht: Arbeitgeber Nettolohnansicht: Nicht abgerechnete Arbeitnehmer Formular Zahlungsverkehr Zahlungsverkehr: Überweisungen Zahlungsverkehr: Barauszahlungen Zahlungsverkehr: Scheckausstellungen Zahlungsverkehr: Lastschriften Abrechnungsinformation Allgemeines zur Abrechnungsinformation Abrechnungsinformation: Abrechnung Abrechnungsinformation: Lohnkonten Abrechnungsinformation: Kostenstellen Abrechnungsinformation: Kostenträger Abrechnungsinformation: Meldungen Optionen Optionen: Allgemein Optionen: Tastaturverhalten Optionen: Netzwerk Optionen: Weitere Optionen: Dokumente Index 124 Inhalt viii

9 1 Die Installation 1.1 Systemanforderungen Mindestanforderung Empfehlung Prozessor: Pentium III 933 MHz PIV 2,0 GHz RAM: 256 MB 512 MB Betriebsystem: Windows 2000 SP4 Windows XP Professional Windows 2003 Office: Office 2000 oder höher Office 2000 Freier Festplattenspeicher: mind. 400 MB Plus Archivierung Speicherhistorie 3 Jahre bei 100 Mitarbeitern = MB pro Jahr Windows XP Professional 800 MB Bildschirmauflösung: 1024 x x 768 Weiteres: Maus oder vergleichbares Gerät CD-Laufwerk VGA-Grafikkarte Internetverbindung Diese Angaben gelten für die Abrechnung von 50 Arbeitnehmern. 1.2 Überprüfung der Administratorrechte SVGA oder höher Bevor Sie das Personalabrechnungssystem installieren, stellen Sie sicher, dass Sie auf Ihrem Computer über lokale Administratorrechte verfügen. Die gelieferte CD ist mit einer Autostartfunktion für das Setup-Programm versehen, d.h. nach dem Einlegen der CD wird das Setup-Programm automatisch aufgerufen. Wenn man das Betriebssystem Windows 98 verwendet, muss die Installation über Setup.exe gestartet werden, das heißt, Sie klicken im Explorer die Datei setup.exe doppelt an oder geben unter dem Menüpunkt <Start: Ausführen> die Zeile D:\setup.exe bzw. E:\setup.exe> ein. 1.3 Ablauf der Installation Bei der Erstinstallation des Lohnprogramms installiert sich DCOM & MDAC 2.5, automatisch, wenn es noch nicht im Betriebssystem enthalten ist. MDAC enthält die betriebssystemspezifischen Datenzugriffskomponenten. DCOM aktualisiert für Win 98 die Programmierschnittstelle COM (Component Objekt Modell). Ein Assistent begleitet Sie auf dem Weg der Installation. Klicken Sie auf <Weiter>. Die Installation 1

10 1.4 Standardinstallation Wenn Sie die üblichen Programmbausteine installieren und die vorgegebenen Installationsverzeichnisse benutzen möchten, empfehlen wir die Ausführung der Standardinstallation. Klicken Sie auf <Weiter>. Klicken Sie auf <Weiter> und die Installation wird gestartet. Ein letzter Klick auf <Weiter> und Sie können mit Ihrer neuen Programmversion arbeiten. Die Installation 2

11 1.5 Benutzerdefinierte Installation Auswahl Markieren Sie das Feld <Benutzerdefiniert> Auswahl der Produkte und Speicherort der Programmdateien Im nächsten Schritt entscheiden Sie, wo die Programmdateien gespeichert werden sollen. Prüfen Sie, ob der verfügbare Speicherplatz ausreicht, um die Software zu installieren. Wenn Sie einen anderen Installationsordner auswählen möchten, klicken Sie auf die Schaltfläche <Durchsuchen>. Wählen Sie den gewünschten Ordner aus. Sie können auch ein Verzeichnis als Installationsordner festlegen, das bislang noch nicht existiert, indem Sie einfach den gewünschten Namen des Verzeichnisses eingeben, z.b. D:\Programme\Lohn. Die Programmdateien werden dann in den hier angegebenen Ordner abgelegt und nicht in das Standardverzeichnis C:\Programme\ Installation der MS Access Runtime Für die Lauffähigkeit der personalwirtschaftlichen Software ist das Vorhandensein von MS Access 97 beziehungsweise der Runtime von Access 97 auf dem Arbeitsplatz notwendig. Daher wird die Runtime im Installationspaket mit zur Verfügung gestellt. Die Installationsroutine der personalwirtschaftlichen Software überprüft im Laufe des Setups, ob die Die Installation 3

12 Komponente bereits auf dem Computer installiert ist. Ist dies nicht der Fall, erfolgt eine automatische Installation. Wenn kein Access 97 (z.b. als Vollversion im Office 97) enthalten ist, dann setzen Sie in jedem Fall einen Haken im Feld <Datenbank- Runtime>. Das Verzeichnis für die Programmdateien wird standardmäßig unter C:\ Programme gelegt, durch Klicken auf die Schaltfläche <Durchsuchen> können Sie jedoch auch einen anderen Pfad einstellen. Vergewissern Sie sich, dass auf Ihrer Festplatte genügend Speicherplatz zur Verfügung steht, um die Installation erfolgreich auszuführen. Klicken Sie nach Beendigung der Produktauswahl auf <Weiter> Auswahl des Datenbank- Verzeichnisses Geben Sie hier Ihren Zielordner für die Datenbank ein. Klicken Sie auf <Durchsuchen>, um den Ordner auszuwählen, in dem die Datenbank gespeichert werden sollen Kopiervorgang Mit Hilfe dieses Fensters können Sie die getroffenen Einstellungen noch einmal komplett überprüfen, bevor der Kopiervorgang der Programmdateien einsetzt. Klicken Sie auf <Weiter>. Die Installation des Programms wird durchgeführt. Für die Fertigstellung Ihrer Setupinstallation klicken Sie auf <Fertigstellen>. Es ist unbedingt notwendig, den Computer nach der Installation von MS Access erneut zu starten, damit die notwendigen Registrierungen vorgenommen werden können. Nun werden Ihnen die wichtigsten Informationen für den Start Ihres Lohnprogramms angezeigt. Die Installation 4

13 1.6 Erster Programmstart Nachdem die Installation abgeschlossen wurde, können Sie über <Start: Programme> Ihr neu installiertes Personalabrechnungssystem öffnen. 1.7 Registrierung Nach der Erstinstallation ist es notwendig, Ihr Produkt zu registrieren. Unmittelbar nach der Installation werden Sie beim Start darauf hingewiesen, dass es sich nicht um eine registrierte Version handelt. Klicken Sie <JA>, um sich zu registrieren. Es erscheint ein entsprechendes Fenster. Tragen Sie hier die abgefragten Daten ein. Senden Sie Ihre Registrierungsanfrage per Mail ab. Sie erhalten den Registrierungsschlüssel zugesandt. Dieser Schlüssel wird unter dem Menüpunkt <?: Lizenzcode> eingegeben. In das sich öffnende Feld geben Sie bitte Ihren Registrierungsschlüssel ein. Die Installation 5

14 Sie erhalten eine Erfolgsmeldung. Bestätigen Sie mit OK. Im Programminfo-Fenster wird angezeigt, für welchen Anwender die Lizenzierung erfolgt ist. Wenn Sie die Professional-Version erworben haben, werden deren Funktionalitäten erst nach dem Neustart des Programms aktiviert. Schließen Sie also nach der Eingabe des Registrierungsschlüssels kurz das Programm und starten Sie es wieder. 1.8 Updateinstallation Was geschieht bei der Updateinstallation? Die Updateinstallation sorgt für eine allgemeine Aktualisierung der Programmdateien. Damit werden Ihnen neue Funktionalitäten oder Programmänderungen zur Verfügung gestellt. Zusätzlich wird eine neue leere Datenbank angelegt, um Ihre Personaldaten in eine Form zu bringen, die zu den neuen Programmdateien passt. Wenn Sie die Standardeinstellungen beibehalten, wird diese leere Datenbank in das gleiche Verzeichnis wie die alte Datenbank gelegt. Beim ersten Öffnen des Programms nach der Updateinstallation werden die Daten aus der alten Datenbank in die neue Datenbank importiert Zeitpunkt der Updateinstallation Achten Sie darauf, dass Sie sich bei Einspielung des Updates im aktuellen Abrechnungsmonat befinden und nicht in der Korrektur. Wenn Sie einen Monat bereits komplett abgerechnet haben, führen Sie bitte vor der Installation eine Monatsübernahme durch. Eine Einspielung sollte immer direkt nach einer durchgeführten Monatsübernahme erfolgen Durchführen der Updateinstallation Legen Sie die CD in Ihr Laufwerk. Wenn Sie das Betriebssystem Windows 98 verwenden, muss die Updateinstallation über Setup.exe gestartet werden, das heißt Sie klicken im Explorer die Datei setup.exe doppelt an oder geben unter dem Menüpunkt Start Ausführen die Zeile D:\setup.exe bzw. E:\setup.exe ein. Nun öffnet sich ein Fenster mit der Aufschrift Willkommen! Klicken Sie auf [Weiter]. Es öffnet sich ein Fenster, in dem Sie jeweils den Pfad der Programmdateien, AddIns und der Datenbank angeben müssen. Alle Eintragungen sollten bereits vorgegeben sein, so dass Sie diese einfach mit [Weiter] bestätigen können. Es werden immer die Pfade standardmäßig angegeben, die bei der vorherigen Installation benutzt wurden. Um Änderungen an den Pfaden vorzunehmen, müssen Sie jeweils in den Zeilen auf Durchsuchen.. klicken und dann können Sie die richtigen Pfade auswählen. Die Installation wird nun gestartet. Bestätigen Sie alle weiteren Meldungen mit [Weiter] oder [Beenden]. Die Meldung zum Neustart des Rechners bestätigen Sie bitte mit OK. Das Setup ist nun beendet und der Rechner wird neu gestartet. Starten Sie nach dem Neustart des Computers das Personalabrechnungssystem. Sie erhalten nun eine Meldung mit der Frage nach dem Import der Daten aus der Vorversion. Bestätigen Sie mit <Ja>. Die Installation 6

15 Ein Botschaft informiert Sie über den erfolgreichen Import der Daten. Klicken Sie bitte auf <OK>. Nach dem Import der Daten erscheint das Protokoll über die Konstantenänderungen. ACHTUNG! Für Anwender, die an mehr als einem Rechner arbeiten! Der Import der Daten muss nur an einem Rechner durchgeführt werden. Bei allen anderen Rechnern werden die Daten nach dem Setup nur eingebunden und sind somit beim ersten Start zum Arbeiten bereit. 1.9 Lizenz, Update und Hotline Die gültigen Lizenzbedingungen entnehmen Sie bitte dem beiliegenden Lizenzvertrag. Zu den Bedingungen des Update-Service sowie zu den Lizenzen fragen Sie bitte Ihren Fachhändler oder unsere Lizenzabteilung. Dieses Handbuch bzw. die Online-Hilfe (Aufruf über die Taste F1 bzw. den Menüpunkt?/Inhalt) stehen Ihnen ebenso wie unsere Hotline zur Problembehebung zur Verfügung Eingabe mandantenbezogener Daten Grundsätzlich ist zu einem Zeitpunkt ein Mandant aktuell, d.h. alle Aktionen, die Sie durchführen (Datenstamm bearbeiten, Nettolohn berechnen oder Listen ausgeben) beziehen sich auf diesen Mandanten. Da die vorhandene Software grundsätzlich mandantenfähig ist, gibt es die Möglichkeit, den gerade aktuellen Mandanten zu wechseln. Der standardmäßig hinterlegte Testmandant mit der Mandantennummer 0 kann als Beispiel zum Nachschlagen in Stamm-, Brutto- und Nettolohndaten, zum Proberechnen und Probeausdruck benutzt werden. Da keine Datensätze diesem Testmandanten hinzugefügt bzw. die Namen der Arbeitnehmer nicht verändert werden können, ist er für eine gültige Lohnabrechnung nicht verwendbar. Der Mandantenwechsel erfolgt über die Auswahlliste in der Symbolleiste <Programm>: Neben dieser Möglichkeit wird der Mandantenwechsel über ein Dialogfeld gesteuert, welches wie folgt aufgerufen werden kann: Menüpunkt <Datenstamm: Aktuellen Mandant wählen... > Klick auf den Schalter in der Symbolleiste Klick auf Schalter [Aktuell] in der rechten unteren Ecke des Formulars Mandant Wird vorwiegend ein Mandant bearbeitet, so kann dieser unter <Extras: Optionen> als <Initial aktueller Mandant> eingestellt werden. Nach jedem Programmstart ist dieser Mandant automatisch als aktueller Mandant eingestellt. Um den gerade bearbeiteten Mandanten als aktuellen Mandanten festzulegen, klicken Sie im Formular <Mandant> auf die Schaltfläche <Optionen> und wählen hier den Eintrag <als aktuellen Mandanten setzen> Controlcenter Allgemeines zum Controlcenter Das Controlcenter des Lohnbüros besteht aus der Symbolleiste am linken Rand und dem Menübaum rechts daneben. Über diesen Menübaum können alle Formulare, Berichte und Menüpunkte aufgerufen werden. Die Installation 7

16 Im Menübaum finden Sie die folgenden Symbole für Ordner und Funktionen: Ordner Hinter diesem Symbol verbergen sich die einzelnen Menüpunkte oder weitere Ordner. Durch Doppelklick auf den Ordner oder durch einfachen Klick auf das Pluszeichen werden die untergeordneten Menüeinträge angezeigt. Karteikarten Führen Sie zu Formularen (siehe nächster Abschnitt) und zu Menüpunkten für die Erfassung von Stamm- und Bewegungsdaten. Um das Formular zu öffnen oder den Menüpunkt auszuführen, klicken sie bitte doppelt auf die Karteikarte. Drucker Über das Druckersymbol rufen Sie Berichte und Auswertungen auf. Klicken Sie doppelt auf das Symbol, um den Bericht zu erstellen Ansichten im Controlcenter Klicken Sie mit der rechten Maustaste in das Controlcenter. Wählen Sie im Kontextmenü den Punkt <Ansicht>, um die Bedienoberfläche an Ihre Wünsche anzupassen: Die Einstellungen Verschiebbar und Verankert sind nur alternativ möglich. Verschiebbar: Die Breite der Leisten und die Position des Controlcenters kann durch Verschieben mit der Maus verändert werden. Verankert: Lediglich die Breite der Leisten innerhalb des Controlcenters kann geändert werden, die Breite des gesamten Controlcenters ist jedoch feststehend. Auch das Verschieben auf dem Bildschirm ist nicht möglich. Die Ansichten Klassisch und modern sind nur alternativ möglich. Moderne Strukturansicht: Klassische Strukturansicht: Die Ordner, welche weitere Unterpunkte aufweisen, sind mit einem Pluszeichen gekennzeichnet. Klicken Sie hierauf, um die untergeordneten Punkte anzuzeigen. Komplett geöffnete Ordner weisen hingegen ein Minuszeichen auf. Wenn Sie hierauf klicken, wird der Ordner wieder zusammengeführt. Die Installation 8

17 Die Einstellungen integrierte Strukturansicht und Outlook-Leiste sind nur alternativ möglich. Integrierte Strukturansicht: Die komplette Menüstruktur des Lohnbüros wird untereinander dargestellt. Outlook-Leiste: Neben der Menüstruktur befindet sich eine zusätzliche Leiste mit den Symbolen für den Datenstamm Mandant, Arbeitnehmer, Lohnarten, Krankenkassen und Konstanten sowie den Assistenten zur ersten Abrechnung. Durch einfaches Klicken auf diese Symbole werden die jeweiligen Formulare geöffnet Bedienung des Controlcenters 1.12 Aufbau eines Formulars Durch Klicken auf Ordner oder die kleinen Plus-Zeichen vor den Verzweigungen können Sie die verschiedenen Menüpunkte öffnen. Um die Formulare zu öffnen und um die Menüpunkte auszuführen, klicken Sie bitte doppelt auf den gewünschten Eintrag. Wenn eine Verzweigung geöffnet ist, können Sie durch Klicken auf das kleine Minus-Zeichen die Verzweigung wieder schließen. Um alle Verzweigungen auf einmal zu schließen, steht im Kontextmenü die Funktion <Baum zusammenführen> bereit. Klicken Sie mit der rechten Maustaste in die Baumstruktur. Markieren Sie den Eintrag <Baum zusammenführen> mit der Maus und alle Verzweigungen werden wieder zusammengefasst, so dass sich wieder das ursprüngliche Bild ergibt. Der grundlegende Aufbau der Datenstämme und Masken zur Lohnberechnung besteht aus Formularen, Registern und Seiten. Als Formular werden die kompletten Masken (z.b. Mandant) bezeichnet. Zu jedem Formular gibt es verschiedene Register (z.b. Firma, Finanzbuchhaltung, Berufsgenossenschaft). Die Register sind ggf. wiederum in Seiten untergliedert (z.b. Anschrift, Bank usw.), wobei sich die Seiten jeweils auf das aktuelle Register beziehen. Auf den Seiten werden die Daten dann in unterschiedlichen Formen von Eingabefeldern dargestellt. Im folgenden wird für den Bezug auf Formulare, Register, Seiten und Eingabefelder diese einfache Darstellung verwendet: <Name des Formulars> : <Name des Registers> : <Name der Seite> : <Feldname> Beispiele: Formular Arbeitnehmer Register Arbeitnehmer: Person Seite Arbeitnehmer: Person: Anschrift Feld Arbeitnehmer: Person: Anschrift: Name Die Installation 9

18 Sämtliche Formulare werden über das Menü <Datenstamm> in der Menüleiste oder die verfügbaren Symbolschaltflächen geöffnet. Der Wechsel von Registern bzw. Seiten innerhalb der Formulare kann durch Anklicken der jeweiligen Bezeichnung mit der Maus erfolgen. Das Bewegen innerhalb eines Formulars geschieht ebenfalls durch Mausklick in das entsprechende Feld, durch die Tabulator- bzw. durch die Bewegungstasten. Datumseingaben können mit dem Komma auf der numerischen Tastatur eingegeben werden. Datensätze können mit Hilfe der so genannten Navigationsschaltflächen oder den Schaltflächen der Symbolleisten durchblättert oder über die Auswahlliste direkt gewählt werden Die Neuanlage von Datensätzen Für die Neuanlage eines Datensatzes (z.b. Mandant, Arbeitnehmer, Krankenkassen usw.) ist auf verschiedene Art und Weise möglich: Über die Schaltfläche in der Symbolleiste Über die Schaltfläche im Datensatznavigator Über die Schaltfläche <Neu>, die sich in den meisten Formularen befindet Eine weitere Möglichkeit der Datensatzneuanlage besteht im Duplizieren von Datensätzen. Dabei wird ein bestehender Datensatz (ein Arbeitnehmer, eine Lohnart) unter einen neuen Nummer angelegt. Auf diese Weise können einmalig getätigte Dateneingaben wiederholt genutzt werden Symbolleisten Allgemeines zu Symbolleisten Die am häufigsten genutzten Aktionen sind in den jeweils kontextbezogenen Symbolleisten zusammengefasst. Eine Kurzinformation erscheint, wenn Sie mit der Maus auf die gewünschte Schaltfläche zeigen. Sollte eine Symbolleiste momentan nicht angezeigt sein, so kann sie durch Auswahl im Menü <Extras: Symbolleisten> eingeblendet werden Symbolleiste Programm Folgende Schaltflächen sind verfügbar: Formular Mandant Formular Arbeitnehmer Formular Lohnart Die Installation 10

19 Formular Bruttolohnerfassung. Nettolohnberechnung Lohnscheine Formular Zahlungsverkehr Auswahl des Mandanten Export-Assistenten - Eigene Abfragen Formular Optionen Programm-Info Symbolleiste Datenstamm Folgende Schaltflächen stehen zur Verfügung: Geht zu einem neuen Datensatz. Um z.b. einen neuen Arbeitnehmer anzulegen, klicken Sie auf diese Schaltfläche. Löscht den gerade bearbeiteten Datensatz. Wenn Sie die Sicherheitsabfrage mit Ja beantworten, können die Daten nicht mehr wiederhergestellt werden. Löscht das Markierte und kopiert es in die Zwischenablage (Ausschneiden). Kopiert das Markierte in die Zwischenablage. Fügt den Inhalt der Zwischenablage an die aktuelle Cursorposition ein. Geht zum ersten Datensatz. Geht zum vorherigen Datensatz. Geht zum nächsten Datensatz. Geht zum letzten Datensatz. Dialogfenster Suchen: Geben Sie den zu suchenden Text ein und wählen aus der Auswahlliste Vergleichen die Möglichkeit Ganzes Feld, um nach dem exakten Wert zu suchen bzw. Teil oder Anfang des Feldinhaltes, wenn der eingegebene Text nur ein Teil des wirklichen Feldinhaltes ist bzw. am Anfang des Feldinhaltes stehen soll. Soll sich die Suche nur auf das Feld, in dem der Cursor steht, beschränken, markieren Sie den Schalter aktuelles Feld. Weitersuchen des im Dialogfeld Suchen zuvor angegebenen Textes. Macht die gesamten Änderungen am aktuellen Datensatz rückgängig. Entspricht zweimaligen Drücken von Taste ESC. Macht die letzte Änderung im aktuellen Eingabefeld rückgängig. Mit der Taste ESC erzielen Sie dieselbe Wirkung. Führt eine aufsteigende und absteigende Sortierung der Daten durch Auswahlbasierter Filter Formularbasierter Filter Filter/Sortierung anwenden Die Installation 11

20 Verwandelt den Mauszeiger in das abgebildete Symbol und gibt durch Klicken auf einen beliebigen Bildschirmbereich die dafür verfügbare Hilfe an. Mit der Taste F1 können Sie zum aktuellen Eingabefeld eine kontextbezogene Hilfe erhalten Symbolleiste Berichte Folgende Schaltflächen sind verfügbar: Dialogfenster Drucken. Dialogfenster Seite einrichten Drucken Vergrößerungsfaktor für die Anzeige der Liste Zoom Anzahl von Seiten in der Seitenansicht Übergabe zur Weiterverarbeitung in externe Programme Dokument schließen 2 Die erste Abrechnung 2.1 Arbeitsablauf einer Abrechung Die erste Abrechnung 12

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