Das Unternehmermagazin Ihrer Berater und der DATEV

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1 Das Unternehmermagazin Ihrer Berater und der DATEV 4/2013 OKTOBER PRÄSENTE FÜR KUNDEN Ohne ausführliche Dokumentation droht Ärger mit dem Fiskus CLOUD FÜR MITARBEITER Lohnunterlagen lassen sich künftig schnell via Internet abrufen RISIKO FÜR FIRMENCHEFS Schlecht vorbereitete Selbstanzeigen bringen Unternehmer rasch in große Schwierigkeiten

2 Ich will mich nicht um alles kümmern. Darum habe ich die Lohnabrechnung ausgelagert in die besten Hände. Beim Lohn können Sie sich ganz auf Ihren steuerlichen Berater verlassen. Er erledigt alle Aufgaben absolut sicher und zuverlässig, auch bei kurzfristigen gesetzlichen Änderungen. Mehr Infos bei Ihrem Steuerberater oder unter Tel

3 EDITORIAL INHALT AUSGABE 4/2013 OKTOBER Liebe Leserinnen und Leser, das Titelbild dieser Ausgabe von TRIALOG ist ungewohnt reißerisch. Und auch irgendwie eine Unterstellung. Schließlich bewegen Sie als Unternehmer sich ja nicht ständig hart an der Grenze des Gesetzes. Oder landen bei einem Fehltritt kopfüber im Knast. Eigentlich. Aber je mehr Sie jetzt darüber nachdenken, umso klarer wird Ihnen vermutlich, dass Sie oft eben doch hart an der Grenze des Gesetzes operieren, zumindest an der Grenze des Steuergesetzes. Will man Steuern sparen, ist die Hinterziehung nicht weit. Natürlich unbeabsichtigt. Aber hier ist das Recht in vielen Fällen weder einfach noch eindeutig. Es gibt zahllose Steuervorschriften, noch mehr Anwendungsverordnungen, eine kaum zu überblickende Menge von Urteilen und meistens sogar irgendwelche Ausnahmen. In diesem TRIALOG erfahren Sie mehr über Fallen bei der Vorsteuer, über die Risiken bei Präsenten an Geschäftspartner und über die Tücken der Selbstanzeige, falls Sie einen Fehler in der Buchführung entdecken und korrigieren wollen. So etwas kann unerwartete Probleme verursachen. Sie lassen sich ohne gravierende Folgen nur mithilfe des Steuerberaters lösen. Er kennt die inhaltlichen wie formalen Details bei vielen Themen und steht für Feuerwehreinsätze ebenso bereit wie für eine regelmäßige Diskussion über die weiteren Entwicklungsmöglichkeiten Ihres Unternehmens. Reden Sie mit ihm! Mehr aktuelle Themen finden Sie im Internet. Besuchen Sie uns auf Ihr Redaktionsteam Fragen, Anregungen, Wünsche schreiben Sie uns: Wir freuen uns auf Ihr Feedback! Selbstanzeigen sollten nur mithilfe des Steuerberaters formuliert werden Idee & Unternehmen 04 MELDUNGEN Deutschland liegt bei der SEPA-Umstellung weit zurück, in vielen Betrieben könnte das den Zahlungsverkehr zum Erliegen bringen. 06 SELBSTANZEIGE Wer einen Fehler in der Buchführung entdeckt, sollte ihn nur mithilfe seines Steuerberaters korrigieren, um keinen Fehler zu machen. 10 UMSATZSTEUERNACHSCHAU Die Prüfer kommen immer öfter ins Haus. Wer auf ihren Besuch vorbereitet ist, hat in der Regel nichts zu fürchten. 12 GESCHENKE Kleine Aufmerksamkeiten erhalten die Freundschaft. Aber werden die harten Regeln des Fiskus nicht befolgt, gibt es großen Ärger. 14 SMART GRID Intelligente Netze können den Anstieg der Stromkosten durch die Energiewende dämpfen und Unternehmern sogar beim Sparen helfen. Service & Wissen 16 MELDUNGEN Eine neue Buchreihe informiert über den Einsatz von DATEV-Programmen und die Zusammenarbeit mit dem Steuerberater. 18 SOFTWARE FÜR VEREINE Mit Mittelstand classic pro können Vereine gut ihre Sparten abbilden und Besonderheiten ihrer Rechnungslegung erfüllen. 20 ARBEITNEHMER ONLINE Eine innovative Cloud-Lösung von DATEV ermöglicht es den Beschäftigten, online auf ihre Lohndokumente zuzugreifen. Standards & Rubriken 09 NOTIZBLOCK: E-BILANZ Der Fiskus verlangt künftig die elektronische Übertragung von GuV sowie Bilanz und gibt die Form dafür exakt vor. 22 IMPULS: REGIONALMARKETING Friedrike Strate behauptet sich gegen die Konzerne, weil ihre Brauerei nur im Radius von 120 Kilometern Bier liefert. 23 SERVICE & IMPRESSUM 4/

4 Rubrik Idee & Unternehmen oben&xxxxxxxxxxxx XXXX MELDUNGEN RUBRIK UNTEN Unternehmer müssen den Kurs auf SEPA setzen Wer in seinem Betrieb die Vorbereitungen auf das neue System für den Zahlungsverkehr hinausschiebt, bekommt ab 1. Februar 2014 Probleme beim Geldtransfer. 100 % Quelle: EZB 75 % 50 % 25 % 0 % Der Countdown läuft. Eine Digitaluhr zählt auf der Informationsseite der Deutschen Bundesbank im Internet, die Sekunden bis zum 1. Februar 2014 herunter. Dann muss der Zahlungsverkehr hierzulande auf die Single Euro Payments Area (SEPA) umgestellt sein, das neue, für den gesamten DEUTSCHLAND HINKT HINTERHER Während Finnland komplett umgestellt hat, liegt der Anteil der SEPA-Überweisungen in Deutschland unter zehn Prozent Finnland: 100,00 % Zypern: 71,80 % Spanien: 43,00 % Österreich: 27,30 % Deutschland: 8,72 % Euroraum und weitere Staaten geltende einheitliche System für Lastschriften und Überweisungen. Doch die deutschen Betriebe zögern noch. Während andernorts der Anteil der SEPA-Überweisungen bereits über einem Viertel liegt und Spitzenreiter Finnland sogar komplett umgestellt hat, wirkt die künftige Pflichtübung hierzulande immer noch exotisch: Weniger als zehn Prozent der Überweisungen in Deutschland wurden im Sommer nach Angaben der Europäischen Zentralbank im SEPA-Format ausgeführt. Carl-Ludwig Thiele sieht das mit Besorgnis. Wenn Unternehmen bisher noch nie von SEPA gehört haben, kann es sie Anfang nächsten Jahres kalt erwischen, so der Vorstand der Deutschen Bundesbank. Er warnt vor Liquiditätsengpässen oder Kosten durch fehlerhafte Zahlungsabwicklungen und betont, dass die neuen Regeln pünktlich europaweit eingeführt werden. Bis zum 1. Februar 2014 muss die Umstellung vollzogen sein, sagt er. Dies ist Gesetz und wird auch nicht geändert, es gibt keinen Plan B! Niemand dürfe vergessen, dass von SEPA der gesamte Zahlungsverkehr betroffen ist. Das scheint im Mittelstand noch nicht richtig angekommen zu sein. Eine Studie des Instituts ibi research an der Universität Regensburg GmbH besagt: Kein Jahr vor dem Umstellungsdatum hatte in kleinen Unternehmen jeder zweite Chef allenfalls vage Vorstellungen, was SEPA ist. 62 Prozent sagten, das Thema sei für sie nicht relevant oder bringe nur langfristig Handlungsbedarf. Und 42 Prozent meinten, noch nicht zu wissen, wie sie damit umgehen. Entsprechend wenig kümmern sich zahlreiche Firmenchefs um die organisatorische Vorbereitung des SEPA-Umstiegs. Dabei müssen sie häufig viele Abläufe im Büro auf die neuen Anforderungen abstimmen, und das kostet Zeit. Das Zögern hält Steffen von Blumröder für gefährlich. Kleine und mittlere Betriebe müssten sich nicht nur organisatorisch auf SEPA einstellen, sondern auch mithilfe von Experten ihre IT umstellen sowie umfassende Testläufe einplanen, sagt der Bereichsleiter Banking & Financial Services beim IT-Branchenverband BITKOM. Auch hier laufe vielen Betrieben die Zeit davon: Gute IT-Spezialisten sind zum Jahresende sicher ausgebucht. Antworten auf die wichtigsten Fragen im Zusammenhang mit der SEPA-Umstellung hat DATEV zusammengestellt unter 4/2013

5 Idee & Unternehmen MELDUNGEN Eine Karte kommt an Persönliche Botschaften sind zum Fest gern gesehen. Das geht aus einer Studie des Beratungshauses Lab Company hervor, welche Präsente bei Geschäftskunden besonders viel Anklang finden. Absoluter Spitzenreiter sind dabei persönlich verfasste Karten, über die sich 86 Prozent der Befragten freuen. Wer nicht selbst zum Stift greift und stattdessen lieber eine neutrale Karte mit Unterschrift verschickt, muss damit leben, dass dies nur bei jedem Fünften auf Gegenliebe stößt. Gut kommen auch Spenden für soziale Zwecke an, über die Geschäftspartner am besten in einer handschriftlichen Botschaft informiert werden sollten: Das unterstützen 28 Prozent der Befragten. Wer lieber etwas Handfestes schenkt, sollte sich Gedanken über ein originelles Werbepräsent machen. Darüber würden sich 27 Prozent freuen. Nur jeder Fünfte sagt, dass er am liebsten Wein oder Spirituosen bekommt. Was Sie bei Geschenken steuerlich beachten müssen, lesen Sie auf Seite 12. EIN SPAM-ANTEIL VON 71,2 PROZENT WURDE IM JULI IM WELTWEITEN -VERKEHR REGISTRIERT. Quelle: viruslist.com Schludrigkeit kostet den Job Wer seine Arbeitszeiten nicht sauber aufschreibt, riskiert die Entlassung. Das hat das Landesarbeitsgericht Rheinland-Pfalz (10Sa270/12) entschieden. Zur Begründung erklärte es, ein Mitarbeiter nehme billigend Fehleintragungen in Kauf, wenn er eine Zeitsummenkarte nicht täglich, sondern in längeren Zeitabständen ausfülle. Im konkreten Fall hatte der Beschäftigte auf der Zeitsummenkarte fälschlich vermerkt, an einem Samstag sechs Stunden gearbeitet zu haben. Auch andere Einträge stimmten nicht. Das Argument, die Fehler könnten ebenso auf fehlende Anweisungen, Erinnerungslücken, Manipulationsmöglichkeiten oder Mobbing zurückzuführen sein, ließ das Gericht nicht gelten. Weil in vielen kleinen Betrieben die Arbeitszeit mangels elektronischer Zeiterfassung von den Beschäftigten notiert werde, müsse der Arbeitgeber auf eine korrekte Dokumentation vertrauen können. Dieser Vertrauensvorschuss dürfe auch nicht dadurch missbraucht werden, dass Einträge verspätet vorgenommen würden, da mit zunehmendem Abstand das menschliche Erinnerungsvermögen schwächer werde und die Fehlerwahrscheinlichkeit entsprechend steige. E-Government wird Realität Alte Amtssiegel werden ersetzt, Behördengänge übernimmt jetzt der PC. Dafür soll das neue E-Government-Gesetz sorgen, das die elektronische Kommunikation zwischen Bürgern, Unternehmen und Verwaltung nachhaltig verbessert. Noch ist die Schriftform ein Haupthindernis für Online-Anträge bei Behörden, denn Formulare müssen in der Regel von Hand unterschrieben werden. Zwar ist eine elektronische Unterschrift mit der sogenannten qualifizierten elektronischen Signatur gesetzlich erlaubt, bei den Verbrauchern konnte sie sich aber nie durchsetzen. Nun schafft das E-Government- Gesetz technische Alternativen, betont Professor Dieter Kempf, Präsident des Branchenverbands BITKOM. Bürger können sich so etwa rechtssicher mit dem neuen Personalausweis an Behördenportalen im Internet anmelden. Gemäß dem E-Government-Gesetz muss jede Behörde elektronisch erreichbar sein. Geregelt werden auch die elektronische Aktenführung und das Scannen von Schriftsätzen, wodurch teure Aktenarchive entfallen sollen. Das E-Government-Gesetz kann dabei helfen, den Modernisierungsrückstand der deutschen Verwaltung aufzuholen, ist Kempf sicher. 4/

6 Idee &Unternehmen TOPTHEMA In Kenntnis aller rechtlichen und formalen Aspekte hilft der Steuerberater einem Firmenchef so, dass durch die Selbstanzeige möglichst wenig Ungemach droht

7 Idee &Unternehmen TOPTHEMA SELBSTANZEIGE Gefährlicher Balanceakt Von legaler Steueroptimierung zu strafbarer Hinterziehung ist es ein kleiner Schritt. Schon Minifehler in der Steuererklärung rufen den Fiskus auf den Plan. Eine Selbstanzeige hilft dann nur, wenn die Details akribisch beachtet werden. Text: Sigrun an der Heiden Uli Hoeneß steht immer noch am Pranger. Neun Monate nach seiner Selbstanzeige sorgt die Steueraffäre des Bratwurstproduzenten, der den deutschen Fiskus um Millionen geprellt haben soll, weiter für Schlagzeilen. In den Medien werden öffentliche Verdienste und private Vergehen aufaddiert. Einige Politiker fordern einen anständigen Umgang mit ihm, andere sehen seinen Fall als Beleg dafür, dass die Gesetze verschärft werden müssen. Dabei erschwert die Hysterie um den prominenten Firmenchef und Sportfunktionär den Blick auf ganz praktische Probleme des Steuerrechts, die steuerlichen Grauzonen sowie das Risiko gerade für Unternehmer, durch Fehler in ihren Steuerunterlagen zum Steuersünder zu werden. SCHLUDRIGKEIT WIRD BESTRAFT Das Recht ist brutal, urteilt Professor Wolfgang Joecks, der an der Ernst-Moritz-Arndt Universität Greifswald Wirtschafts- und Steuerstrafrecht lehrt. Wer schludert, macht sich schnell der Steuerhinterziehung schuldig. Er kennt Fälle, in denen die um einen Tag verspätete Abgabe der Umsatzsteuervoranmeldung ein Strafverfahren ins Rollen brachte. Viele Unternehmen melden die Umsatzsteuer etwas verspätet an, weil das die Liquidität schont, weiß der Steuerstrafrechtler. Früher war das für die Finanzämter kein Problem. Heute wertet es der Gesetzgeber als Steuerhinterziehung. Ein Bauunternehmer berichtet von einem weiteren Fallstrick: Uns ist am Jahresende aufgefallen, dass wir nicht alle Umsätze vollständig in den monatlichen Voranmeldungen erfasst hatten. In der Jahreserklärung stimmte alles. Für ihn war der Fall damit erledigt, aber nicht für das Finanzamt. Der Verdacht: Er habe Umsatzsteuerzahlungen verschoben, um sich so einen billigen Kredit vom Fiskus zu besorgen. Der Mittelständler hatte Glück. Weil seine Buchhaltung sauber gearbeitet hatte, stellten die Betriebsprüfer keine weiteren Unregelmäßigkeiten fest. Der Betrieb zahlte die Umsatzsteuer plus 0,5 Prozent Zinsen pro Monat für die Verspätung nach. Früher war das ein unproblematischer Fall der Selbstanzeige, sagt Steuerstrafrechtler Uwe Hellmann. Unternehmer korrigierten die Zahlen und überwiesen die Steuern plus Zinsen ans Finanzamt. Dafür blieben sie straffrei. Heute müssen die Finanzbeamten auch die Steuererklärungen aller nicht verjährten Zeiträume prüfen, betont der Rechtsprofessor, der an der Universität Potsdam lehrt. Damit steigt das Risiko, dass weitere Unregelmäßigkeiten ans Licht kommen und so die Selbstanzeige unwirksam wird (siehe Kasten auf Seite 8). Bislang haben die meisten Unternehmen zwar Glück: Die überlasteten Finanzämter machen in der Regel nur eine Meldung an die Bußgeld- und Strafstellen, wenn weitere Anhaltspunkte auf Steuerhinterziehung hindeuten. Diese Verwaltungspraxis steht aber nicht im Ge- Eine unrichtige Erklärung ist noch keine Steuerhinterziehung. Uwe Hellmann, Professor an der Universität Potsdam setz, und problematisch ist dabei, dass der Bundesgerichtshof hier strenger geurteilt hat, warnt Horst Vinken, Präsident der Bundessteuerberaterkammer in Berlin. ES GIBT KEIN KAVALIERSDELIKT Der Grat zwischen legaler Steueroptimierung, leichtfertiger Steuerverkürzung und strafbarer Steuerhinterziehung ist schmal: Wurde vorsätzlich gehandelt, oder haben Unkenntnis und Fahrlässigkeit zu fehlerhaften Angaben geführt? Eine unrichtige Erklärung ist noch keine Steuerhinterziehung, sondern ein Bußgeldtatbestand, so Professor Hellmann. Wer gutgläubig handelte und Fehler nachträglich feststellt, kann am besten mithilfe des Steuerberaters eine Berichtigung vornehmen und die Steuern plus sechs Prozent Zinsen pro Jahr nachzahlen. Bei größeren Summen verhängt der Fiskus ein Bußgeld, in Abhängigkeit vom Einkommen des Steuerpflichtigen und des verkürzten Steuerbetrags. Es kann bis zu Euro betragen. Strafrechtlich belangt wird allerdings, wer bewusst falsche Angaben gemacht, Belege gefälscht oder steuerpflichtige Um- 4/

8 Idee &Unternehmen TOPTHEMA sätze nicht bucht. Schon kleine Tricks zu ihren Gunsten machen Unternehmer zu Steuersündern. Möglichkeiten dafür gibt es genug. Kaum einer findet etwas dabei, ein paar Kilometer mehr ins Fahrtenbuch zu schreiben und die Geschäftsreise um einen privaten Abstecher zu verlängern. Oder einen Kneipenabend mit Freunden als Arbeitsessen abzurechnen. Oder die Computer der Kinder als Betriebsausgaben zu verbuchen. Oder Verwandte auf der Gehaltsliste zu führen, obwohl die sich in der Firma nur selten blicken lassen. Lang ist die Liste der Steuerdelikte, die viele als Bagatelle sehen. Für den Fiskus sind solche Methoden zur Steuerhinterziehung im kleinen Rahmen aber kein Kavaliersdelikt, selbst minimale Vergehen werden verfolgt. Bei einem Anfangsverdacht werden die Betriebsprüfer losgeschickt. Der Tipp, sich die Geschäftsbücher genauer anzusehen, kommt oft von entlassenen Mitarbeitern, verärgerten Geschäftsfreunden oder betrogenen Ehepartnern. Richtig teuer wird es für Steuersünder, die den Fiskus um über Euro geprellt haben. Horst Vinken, Präsident der Bundessteuerberaterkammer weitere Steuersünden verschweigt, muss mit einer Verurteilung rechnen, wenn die Betriebsprüfer etwas merken. Zwar werden Firmenchefs für kleine Vergehen, die über fünf Jahre zurückliegen, nicht strafrechtlich belangt. Sie müssen aber Steuern plus Hinterziehungszinsen für einen Zeitraum von bis zu zehn Jahren nachzahlen. So werden selbst aus kleinen Steuersünden hohe Beträge. Ein Fall aus der Praxis: Der Unternehmer ließ die Privatautos von Frau und Tochter über die Firma laufen und betrog den Fiskus so um Euro jährlich. Die Sache flog auf. Das Finanzamt forderte die hinterzogenen Steuern der letzten zehn Jahre zurück. Auf einen Schlag musste der Firmenchef Euro plus Zinsen sowie eine saftige Strafe von Euro zahlen. Wer finanziell schlecht dasteht, hat bei solchen Beträgen schnell ein Problem. Und wer gut verdient, muss mit noch heftigeren Summen rechnen: Das Strafmaß orientiert sich am Nettoeinkommen und der Höhe der Steuerschuld. Richtig teuer wird es für Steuersünder, die den Fiskus um über Euro geprellt haben, weiß Horst Vinken. Sie erreichen nur durch einen Zuschlag in Höhe von fünf Prozent der hinterzogenen Steuer die Einstellung des Verfahrens. Wer über Euro Steuern hinterzogen hat, muss mit Haft rechnen, die strafrechtliche Verjährung dehnt sich auf zehn Jahre aus. Ganz düster wird es, wenn über eine Million Euro am Fiskus vorbeigeschleust wurden. Dann soll die Haft nicht mehr zur Bewährung ausgesetzt werden, urteilten die Bundesrichter. NUR TOTALE OFFENHEIT HILFT Angesichts solch drakonischer Strafen ist allen Firmenchefs davon abzuraten, eine Selbstanzeige im Alleingang zu versuchen. Die Finanzbehörden verlangen von ihnen klar aufgeschlüsselte und vollständige Nacherklärungen, auf deren Basis die hinterzogenen Steuern berechnet werden können. Fehlen Belege, sollten Unternehmer mithilfe ihres Steuerberaters großzügig zugunsten des Finanzamts schätzen. Wer zu wenig nacherklärt, riskiert, dass die Selbstanzeige unwirksam wird, warnt Steuerstrafrechtler Joecks. Bereits eine geringfügige Abweichung um mehr als fünf Prozent sei problematisch. STRAFBEFREIENDE SELBSTANZEIGE Setzen Sie kein Schreiben ohne Hilfe von Steuerberater und Rechtsanwalt auf DIE STRAFEN SIND DRAKONISCH Dann bleibt nur straffrei, wer rechtzeitig eine Selbstanzeige stellt, indem er falsche Angaben korrigiert. Ohne fachkundige Hilfe eines Steuerberaters kann die Selbstanzeige aber mehr schaden als nützen: Der Bundesgerichtshof hat es Steuersündern schwerer gemacht, sich Straffreiheit mit einer Steuernachzahlung plus Zinsen zu erkaufen. Viele Unternehmer kennen noch die Zeit, als man wartete, bis der Betriebsprüfer vor der Tür stand, und dann nicht deklarierte Umsätze meldete. Heute droht gleich ein Strafverfahren. Um straffrei auszugehen, müssten Steuerhinterzieher reinen Tisch machen, so die Bundesrichter. Wer Angaben nur teilweise korrigiert und Rechtsrahmen: Das Schwarzgeldbekämpfungsgesetz hat die Voraussetzungen für eine strafbefreiende Selbstanzeige deutlich verschärft. Der Bundesgerichtshof verlangt von Steuersündern zudem, alle hinterzogenen Steuern offenzulegen. Stellen Betriebsprüfer weitere Steuerdelikte fest, ist die Selbstanzeige unwirksam und der Staatsanwalt übernimmt. Beim Aufsetzen einer Selbstanzeige sollten Unternehmer daher unbedingt ihren Steuerberater und gegebenenfalls einen Rechtsanwalt zu Rate ziehen, um keine Fehler zu machen. Durch eine schriftliche Vollmacht kann der Steuerberater mit der Berichtigung der Erklärungen beauftragt werden. Straffrei bleibt, wer Erklärungen einer Steuerart für alle nicht verjährten Zeiträume komplett berichtigt/nachholt; bei fehlenden Belegen hinterzogene Steuern großzügig zu Gunsten des Finanzamts schätzt; die verkürzten Steuern plus 0,5 Prozent Zinsen pro Monat und bei Beträgen über Euro pro Tat einen Zuschlag von fünf Prozent auf die Steuerschuld in der gesetzten Frist bezahlt. Selbstanzeigen greifen nicht nach Bekanntgabe einer Prüfungsanordnung; Erscheinen eines Betriebsprüfers oder der Steuerfahndung; Einleitung eines Straf- oder Bußgeldverfahrens; Entdeckung der Tat. 08 4/2013

9 Standards &Rubriken NOTIZBLOCK E-BILANZ Wie der Fiskus will Unternehmer müssen ihre Bilanz sowie die Gewinn- und Verlustrechnung (GuV) künftig exakt in der vorgegebenen Form elektronisch ans Finanzamt übermitteln. Text: Monika Hofmann Bilanz- und GuV-Daten: Wer bilanziert, muss die Unternehmenszahlen bald elektronisch ans Finanzamt übermitteln. Das gilt für Gewinnund Verlustrechnung (GuV) sowie Handelsbilanz mit Überleitungsrechnung beziehungsweise, falls vorhanden, die Steuerbilanz. Diese Neuregelung läuft unter dem Stichwort E-Bilanz und greift für Geschäftsjahre, die nach dem 31. Dezember 2011 beginnen. Zwar sicherte die Finanzverwaltung den Betrieben zu, nicht zu beanstanden, wenn Daten der Geschäftsjahre zwischen 1. Januar 2012 und 31. Dezember 2012 in Papierform eingereicht werden. Doch für Geschäftsjahre ab 2013 gibt es kein Pardon mehr. Ausnahmen: Inhaber kleiner Betriebe, die freiwillig bilanzieren, sollten gegebenenfalls mit dem Steuerberater klären, ob ein Wechsel zur Einnahmenüberschussrechnung (EÜR) sinnvoll sein kann. Alle anderen bilanzpflichtigen Unternehmen müssen auf die E-Bilanz umstellen unabhängig von Rechtsform und Größe. Befreiungen gibt es nur beim Nachweis unbilliger Härte. Gliederung und Struktur: Die Finanzverwaltung schreibt exakt vor, in welcher Gliederung und Struktur die Unternehmer die Daten liefern müssen. Sie spricht dabei von der Taxonomie, einer Art Liste der Positionen, die elektronisch zu übermitteln sind. Es gibt eine sogenannte Kerntaxonomie, deren Positionen für Betriebe aller Rechtsformen gelten. Firmenchefs müssen nur Positionen ausfüllen, zu denen Geschäftsvorfälle existieren. Dazu kommen Branchentaxonomien und spezifische Taxonomien für Banken und Versicherungen sowie ergänzende Taxonomien, etwa für Wohnungswirtschaft, Verkehr, Landund Forstwirtschaft. Weil das Einfluss auf die Finanzbuchführung hat, sollten Unternehmer die Taxonomien als PDF- oder Excel-Datei herunterladen unter Standard: Auch die Form gibt die Finanzverwaltung genau vor. Zur Übermittlung der Datensätze müssen die Firmen XBRL verwenden, das steht für extensible Business Reporting Language. Mit dieser auf XML basierenden Sprache werden international elektronische Dokumente der Finanzberichterstattung erstellt, etwa Jahresabschlüsse. Daran müssen Unternehmer ihre IT-Systeme anpassen, was angesichts der häufig sehr individuell gestalteten Buchungssysteme schwierig werden kann. Hilfe und Information: Besprechen Sie rechtzeitig mit Ihrem steuerlichen Berater, was Sie im Hinblick auf die E-Bilanz beachten oder jetzt schnellstens noch tun müssen. Die Taxonomie könnte beispielsweise erfordern, dass Sie Ihre Buchführung um bestimmte Positionen ergänzen. Der Steuerberater kennt die Anforderungen der Finanzverwaltung, die für Sie relevant sind. Umfassende Informationen zu diesem Thema finden Sie auch unter Immer mehr Einkommensteuererklärungen kommen auf elektronischem Weg ,55 1,81 4,61 8,2 8,6 12 Seit 2002 ist die Zahl der elektronisch übermittelten Einkommensteuererklärungen langsam, aber stetig gestiegen. Die E-Bilanz dagegen wird auf einen Schlag kommen. Für Geschäftsjahre ab Januar 2013 sind die Bilanz und GuV zwingend elektronisch abzugeben. in Mio. Quelle: Finanzverwaltung 4/

10 Idee &Unternehmen UMSATZSTEUER UMSATZSTEUERNACHSCHAU Immer freundlich bleiben Kontrollmitteilung, hoher Vorsteuerabzug, ungenaue Voranmeldung und schon steht ein Umsatzsteuerprüfer vor der Tür. Am besten hält diesen Stress mit dem Finanzamt aus, wer sich bereits im Vorfeld auf eine solche Situation vorbereitet. Text: Eva-Maria Neuthinger Werner Huber erinnert sich noch gut an den 3. Juli 2012: Unvermittelt standen morgens Mitarbeiter des Finanzamts im Eingang seiner Solemio Service GmbH in Vogtsburg-Achkarren am Kaiserstuhl. Sie kamen zur Umsatzsteuernachschau, sagt der Elektrotechniker, der sich auf Fotovoltaikanlagen spezialisiert hat. Seine Firma stellt Nettorechnungen mit Hinweis auf Paragraph 13 b im Umsatzsteuergesetz aus, die Steuerschuld liegt beim Auftraggeber. In einem Fall hatten Fehler bei unserem Kunden zu einer Kontrollmitteilung geführt, so Huber. Die Beamten wollten prüfen, ob alle Angaben auf seinen Rechnungen stimmen. Die Nachschau endete damit, dass wir Korrekturen vornehmen mussten, sonst war alles in Ordnung, berichtet der Unternehmer erleichtert. CHECKLISTE Das ist bei Kontrollen wichtig 1. Besuchsgrund: Lassen Sie die Prüfer darlegen, aus welchem Anlass und aufgrund welcher rechtlichen Grundlage sie da sind. 2. Besuchszeit: Erlauben Sie den Beamten nur zu den üblichen Geschäftszeiten den Eintritt in die betrieblichen Räume. 3. Beraterhilfe: Informieren Sie sofort Ihren Steuerberater oder Rechtsanwalt, und bitten Sie ihn um Unterstützung. 4. Beweise: Halten Sie Unterlagen bereit, mit denen sich komplexe Sachverhalte klären lassen. Falls Sie beispielsweise eine teure Kamera nur für betriebliche Zwecke nutzen, hilft es, den Ausschluss der privaten Nutzung zu dokumentieren. Das können Sie etwa tun, indem Sie dem Kontrolleur einen Beleg für eine Kamera gleicher Güte in Privatbesitz vorlegen. für nationales und internationales Steuerrecht an der Hochschule Pforzheim. Weil ihren hohen Aufwendungen in der Regel nur vergleichsweise geringe Einnahmen gegenüberstehen, erhalten Jungunternehmer automatisch große Erstattungen. In diesen Fällen gilt es zu ermitteln, ob der Vorsteuerabzug berechtigt ist, betont Bernhard Brehm, Professor für Umsatzsteuer und Verfahrensrecht an der Hochschule für öffentliche Verwaltung und Finanzen Ludwigsburg. Das bedeutet: Die Kontrolleure wollen herausfinden, ob die Firma tatsächlich existiert und die Wirtschaftsgüter betrieblich genutzt werden. Um Zweifel auszuschließen, sollten Existenzgründer deshalb bereits präventiv im Vorfeld erläutern, wofür die Wirtschaftsgüter gebraucht werden. SUCHE NACH UNGEREIMTHEITEN So etwas ist kein Einzelfall und für jeden Firmenchef eine Schreckensvision: Kontrolleure des Finanzamts stehen plötzlich im Büro, durchstöbern alle für die Umsatzsteuer relevanten Dateien, Unterlagen und Geschäftspapiere. Sie wollen klären, ob die Angaben in der Voranmeldung korrekt sind. Bei Ungereimtheiten drohen deutliche Umsatzsteuernachzahlungen. Schlimmstenfalls schließt sich nahtlos ein Steuerstrafverfahren an. Angesichts dieses Risikos sollte jeder Unternehmer sich frühzeitig mit den Details der Nachschau befassen und auf den Fall einer Kontrolle vorbereiten, indem er mit seinem Steuerberater die Rechte und Pflichten sowie die korrekte Verhaltensweise bespricht. Die Finanzbeamten nehmen besonders oft Firmengründer ins Visier, die in der Startphase teure Anschaffungen ausweisen, erklärt Patrick Spohn, Professor Oft geraten Firmengründer ins Visier, die teure Anschaffungen ausweisen. Patrick Spohn, Professor für Steuerrecht in Pforzheim ZUTRITT KAUM ZU VERWEIGERN Oft gibt es eine Nachschau, weil der Leistungsempfänger nach Paragraph 13 b Umsatzsteuergesetz die Umsatzsteuer schuldet. Nach dieser Regelung wird der Empfänger einer Bauleistung zum Umsatzsteuerschuldner, soweit er selbst gewerblich in der Branche tätig ist. Passieren wie bei Solemio Fehler auf der Gegenseite, besuchen die Finanzbeamten beide Parteien. Auch Kontrollmitteilungen anderer Finanzämter lösen oft eine Nachschau aus, weiß Brehm. Sie werden etwa verschickt, falls die reguläre Außenprüfung bei einem Geschäftspartner falsche Angaben offenbart. Außerdem werden die Kontrolleure aufgrund von Auskunftsersuchen anderer Finanzämter oder bei Amtshilfe anderer EU-Mitgliedstaaten losgeschickt. Zu den üblichen Geschäftszeiten können Prüfer jederzeit vor der Tür stehen. Der Unternehmer darf ihnen rein rechtlich zwar zunächst den Zugang verweigern. Praktisch bleibt ihm aber nichts an- 10 4/2013

11 Hatte keine Probleme, weil seine Buchführung so sauber war wie seine Solarpaneele: Unternehmer Werner Huber deres übrig, als sie bei ihrer Arbeit zu unterstützen, sagt Spohn. Sonst setzt er sich dem Verdacht der Steuerhinterziehung aus. Vorzulegen sind alle umsatzsteuerrelevanten Aufzeichnungen, Bücher, Geschäftspapiere, E-Rechnungen und Dateien des laufenden Jahres. Mitnehmen dürfen die Beamten ohne Einwilligung des Firmenchefs aber nichts. Auch die Privatsphäre bleibt gewahrt Zutritt zur Wohnung haben sie nur im Ausnahmefall. Mitarbeiter dürfen sie nur mit Zustimmung des Unternehmers befragen. Er hat das Recht, einen Rechtsanwalt oder Steuerberater hinzuzuziehen. Bereits vor dessen Eintreffen dürfen die Finanzbeamten aber mit der Umsatzsteuernachschau beginnen. UMSATZSTEUERNACHSCHAU Auf diese Punkte achten die Finanzbeamten besonders genau Existenzgründung: Hat ein neues Unternehmen tatsächlich so viele Anschaffungen, dass die geltend gemachten Vorsteuerabzüge gerechtfertigt sind? Einmalig hoher Vorsteuerabzug: Worauf ist ein massiver Ausschlag nach oben zurückzuführen? Regelmäßig hoher Vorsteuerabzug: Warum fallen kontinuierlich so hohe Ausgaben an? Umsatzsteuerfreie Ausfuhren: Gehen tatsächlich so viele Waren in entsprechende Drittländer? Keine Rechnungsstellung: Rechtfertigen die zugrunde liegenden Statistiken oder Auszahlungsprotokolle hohe Überweisungen ohne Rechnung? Zweifelhafte Rechnungen: Existieren die Absender, sind sie unternehmerisch tätig, können sie die in Rechnung gestellten Leistungen überhaupt erbracht haben? Fehler bei der Umsatzsteuer: Lassen sich Fehler durch Kontrollmitteilungen an andere Finanzämter klären, etwa bei Betrieben der Bau- oder Ausbaubranche, die Rechnungen nach Paragraph 13 b Umsatzsteuergesetz erstellen? ANLASS FÜR SONDERPRÜFUNG Sobald der Prüfer in den Unterlagen einen Fehler entdeckt, folgt in den meisten Fällen sofort eine Umsatzsteuersonderprüfung. Zwar müssen die Beamten darauf schriftlich hinweisen, sie können aber nahtlos damit starten, erklärt Professor Brehm. Während Außenprüfungen bis zu vier Wochen vorher angekündigt werden, hat der Firmenchef bei dieser Umsatzsteuersonderprüfung also keine Chance, sich vorzubereiten. Das ist das Ziel: Er soll keine Unterlagen vernichten können. Das Verfahren selbst hat es in sich: Die Kontrolleure nehmen die ganze Buchführung der vergangenen Jahre und alle Rechnungen inklusive der jeweiligen Beträge bis zur Nutzung einzelner Betriebsmittel unter die Lupe. Wenn daraus hohe Nachzahlungen resultieren, unterstellt das Finanzamt schlimmstenfalls Steuerhinterziehung. Auch bei Werner Huber folgte auf die Nachschau eine Außenprüfung. Sie blieb für ihn als korrekten Unternehmer aber weitgehend folgenlos: Trotz der Akribie der Finanzbeamten hatten wir keine hohen Nachzahlungen. 4/

12 Idee &Unternehmen KONTAKTPFLEGE GESCHENKE Komplizierte Spielregeln Bei Präsenten an Geschäftspartner schaut das Finanzamt immer ganz genau hin. Nur wer Höchstgrenzen und Dokumentationspflichten exakt einhält, kann seine Kosten für die kleinen Aufmerksamkeiten steuermindernd absetzen. Begeisterte die Empfänger: das selbst ersonnene Brettspiel Die Agentur, Weihnachtspräsent für Kunden der Fa-Ro Marketing GmbH Im Rahmen bleiben sollen die Kosten auch, damit sie problemlos steuermindernd abgesetzt werden können was nicht automatisch der Fall ist. Viele Unternehmer wissen nämlich nicht, dass für Präsente besondere Regeln gelten. Während andere Werbungskosten, von der Kleinanzeige bis zum repräsentativen Firmenwagen, relativ einfach als Aufwendung geltend gemacht werden können, gibt sich der Fiskus bei Geschenken streng: Nur bis zu 35 Euro pro Empfänger erkennt er im Jahr als gewinnmindernd an. Jeder Cent zu viel führt dazu, dass sämtliche Präsente an diese Person nicht abziehbar sind weder bei den Betriebsausgaben noch bei der Vorsteuer. Außerdem verlangt das Einkommensteuergesetz, dass die Buchhaltung die Ausgaben auf ein separates Konto bucht und eine Liste der Empfänger führt. Text: Angelika Knop Im September startet bei der Fa-Ro Marketing GmbH die Weihnachtsvorbereitung. Dann beginnen die Kreativen der Münchner Full-Service-Agentur, an einem originellen Geschenk für ihre Geschäftspartner zu tüfteln. Wir haben noch nie etwas Fertiges gekauft, so Inhaber Falko von Schweinitz. Denn das Präsent soll ja nicht nur Freude machen, sondern auch zeigen, wie wir ticken. Es gab schon ein literarisches Memory und ein Glossar mit allen wichtigen Werbebegriffen. Begeistert aufgenommen wurde das Spiel Die Agen- tur : Als Vorlage für das Spielbrett dienten die eigenen Büroräume, gewonnen hatte nach Würfeln und Begrifferaten, wer die meisten Grafiker, Konzeptioner und Texter besaß. Trotz hochwertiger Gestaltung und liebevoller Details sind die Kosten für diese kleinen Aufmerksamkeiten immer überschaubar, weil die Präsente im Barterhandel entstehen. Fa-Ro liefert die Idee, Druckerei und Buchbinderei steuern ihre Arbeit bei. So bekommen alle Partner für wenige Euro ein einzigartiges Geschenk für Kunden und Geschäftspartner. AUSNAHMEN FÜR STREUARTIKEL Eine Ausnahme gilt nur für sogenannte Streuwerbeartikel im Wert von bis zu zehn Euro. Wer auf einer Messe also Luftballons oder Kugelschreiber mit seinem Firmenlogo verteilt, muss sich nicht die Namen der Standbesucher aufschreiben. Um sich die Dokumentation zu ersparen, bleiben Unternehmen daher auch bei Weihnachtspräsenten gern unter der Zehn-Euro-Grenze. Viele Finanzämter akzeptieren das. Aber nicht alle. Bei einem praxisnahen Betriebsprüfer haben Sie sicher kein Problem, so Manfred Schlösser vom Promotional Present Service Institute (PSI) in Mainz. Aber es gibt ja auch praxisferne Zeitgenossen. Er erinnert sich an einen 12 4/2013

13 Idee &Unternehmen KONTAKTPFLEGE Falko von Schweinitz, Inhaber der Agentur Fa-Ro Marketing Das Präsent soll nicht nur Freude machen, sondern auch zeigen, wie wir ticken. Fall, in dem das Finanzamt vom Unternehmer die Namen von Leuten erfahren wollte, an die er Schlüsselanhänger mit seinem Firmenlogo verschenkt hatte für den Stückpreis von rund zwei Euro. Wer also auf Nummer sicher gehen will, sollte Präsente unabhängig vom Wert lieber sauber dokumentieren mit Fotos von Artikel, Verpackung und Grußkarte. Es sei denn, sie werden tatsächlich sehr breit gestreut, beispielsweise von einem Promotionteam in der Fußgängerzone. PROBLEME MIT COMPLIANCE Rastal, Spezialist für Glasdesign, -produktion und -dekoration im B2B-Bereich, hat sich auf die Vorgaben eingestellt. Das Unternehmen in Höhr-Grenzhausen bei Konstanz bietet Bestellern auf seiner Webseite einen Rechner, mit dem sie Gefäß, Gravur und Karton so wählen können, dass sie im Kostenrahmen bleiben. Unsere Kunden kennen die Preisgrenzen, sagt die Kommunikationsverantwortliche Sabine Sahm. Was über den steuerlichen Grenzen liegt, wird kaum nachgefragt. Rastal selbst hat früher edle Gläsersets verschenkt. Zum Beispiel herausragendes Design der vergangenen Jahrzehnte neu interpretiert, mit Swarovski-Steinen und dennoch unter der 35-Euro-Grenze. Noch heute sieht Sabine Sahm diese guten Stücke bei Kunden auf dem Schreibtisch. Aber die Verteilung hat man irgendwann gelassen, weil immer mehr Mitarbeiter von Handelsketten oder Brauereien diese Geschenke nicht länger annehmen durften, weil sie sich nicht mit den neuen Compliance-Standards vertragen. Denn auch das sollten Firmenchefs bedenken, die etwas verschenken wollen: Über steuerliche Rahmenbedingungen können sie mit dem Steuerberater reden, um auf der sicheren Seite zu sein. Aber vor allem bei größeren und öffentlichen Kunden sind Präsente unabhängig vom Wert aus grundsätzlichen Erwägungen nicht gern gesehen. Man muss damit rechnen, dass sie zentral eingesammelt und für einen guten Zweck versteigert werden. Auch Fa-Ro Marketing bedenkt nicht mehr alle Geschäftspartner. Die Agentur betreut unter anderem Öffentlichkeitsarbeit und Veranstaltungen für städtische Referate und Firmen, deren Mitarbeiter strengen Anti-Korruptionsregeln unterliegen. Geschenke über 15 Euro sind nicht erlaubt. Und weil der Wert der Fa-Ro-Präsente ja nicht mal eben im Laden verglichen werden kann, gab es dann Verunsicherung und Rückfragen. Ganz einstellen will Falko von Schweinitz die Aktion aber derzeit nicht. Dafür macht es uns und unseren Partnern zu viel Freude. Auch personalisierte Gläser mit dem Firmenlogo oder Verzierungen werden gern als Präsente für Kunden genutzt CHECKLISTE Das müssen Sie über die steuerliche Behandlung von Geschenken wissen 1. Geschäftspartner: Präsente an Betriebsfremde können Firmen nur begrenzt als Ausgabe absetzen. Sie müssen sie auf ein Extrakonto buchen und Listen der Beschenkten führen. Außerdem dürfen sie pro Empfänger und Jahr maximal 35 Euro ausgeben netto bei Vorsteuerabzug, ansonsten brutto. Streuwerbeartikel im Wert von bis zu zehn Euro (netto bei Vorsteuerabzug) sind unbegrenzt absetzbar. Bei diesen Werbemitteln, die etwa auf Messen viele Menschen erreichen und so die Bekanntheit des Unternehmens steigern, müssen die Empfänger nicht notiert werden. Steuern: Wenn der Schenkende keine Pauschalsteuer in Höhe von 30 Prozent plus Soli und Kirchensteuer entrichtet, muss der Beschenkte die Zuwendung versteuern. Die Pauschalierung gilt für alle Geschenke eines Wirtschaftsjahres. 2. Mitarbeiter: Präsente an die eigenen Arbeitnehmer kann das Unternehmen als Betriebsausgabe abziehen. Steuern: Ist ein Geschenk mehr wert als 40 Euro, muss es der Empfänger versteuern. Oder der Arbeitgeber zahlt 25 Prozent Pauschalsteuer. Kompliziert wird es, wenn der Chef die Geschenke beispielsweise bei einer üppigen Feier verteilt. Dann dürfen das Präsent sowie der auf den Mitarbeiter entfallende Anteil der Veranstaltungskosten brutto zusammen nicht mehr als 110 Euro ausmachen, sonst werden Steuern fällig. 3. Gegenleistungen: Geschenke sind Zuwendungen ohne Gegenleistung. Für Werbeprämien, Zugaben, Incentives oder Boni gelten andere oft günstigere Regeln. Es lohnt sich also, mit dem Steuerberater in jedem einzelnen Fall zu prüfen, ob es unbedingt ein Geschenk sein muss. 4/

14 Idee &Unternehmen ENERGIEVERSORGUNG SMART GRID Intelligent vernetzt sparen Unternehmer fürchten steigende Strompreise durch die Energiewende. Dabei könnten sie in Zukunft sogar weniger zahlen, weil intelligente Netze für eine bessere Lastenverteilung und Ausnutzung regenerativer Energiequellen sorgen. Text: Pia Weber Via Smart Grid können etwa Kühlhäuser mit preiswertem Strom versorgt werden Minus 18 Grad für Axel Stahlbuck, Geschäftsführer der Cuxhavener Kühlhaus GmbH, ist das die magische Grenze. Wärmer darf es in seinen Kältekammern nicht sein, damit Kabeljau, Gemüse und Co. frisch bleiben. Aber diesem Mindestwert nähert sich das Thermometer nur selten. Meistens liegt die Temperatur niedriger, so um die 24 Grad unter null. Deutlich weiter herunterkühlen als eigentlich notwendig ist das nicht ein klarer Fall von Geldverschwendung? In anderen Betrieben vielleicht, aber nicht bei der Cuxhavener Kühlhaus GmbH. Ich spare so keine Energie, aber Kosten, sagt Stahlbuck. Für den vermeintlichen Widerspruch hat er eine einfache Erklärung: Die Stromversorgung seiner Kühlhäuser läuft über ein sogenanntes Smart Grid, und der Firmenchef profitiert von den damit verbundenen günstigen Tarifen. Smart Grids und Smart Meter gelten gemeinhin als neue Allzweckwaffe gegen steigende Energiepreise, zunehmende CO 2 -Emissionen und weitere Erderwärmung. Sie sind damit unverzichtbarer Bestandteil der von der Politik ausgerufenen Energiewende. Als Smart Grid bezeichnet man intelligente Energieversorgungsnetze, in denen sich Stromerzeugung und Stromverbrauch optimal steuern lassen. Smart Meter sind intelligente Energiezähler. Sie können Verbrauchsdaten erfassen, speichern sowie kommunizieren und sind die Voraussetzung für eine intelligente Steuerung der Abnahme. Seit 2010 müssen sie in Neubauten installiert werden. Mit ihnen kann der Kunde grafisch dargestellt nachvollziehen, wie viel Strom er tagesaktuell verbraucht. STROM NUTZEN, WENN ER DA IST Smart Meter liefern auch die Basisdaten zur Steuerung der Smart Grids. In denen werden die Zahlen von Erzeugern und Verbrauchern sowie Informationen zum Netzmanagement erfasst. Das Ergebnis sind detaillierte Erkenntnisse über den aktuellen und zu erwartenden Stromverbrauch, die derzeitigen und möglichen Speicherkapazitäten sowie die momentane und künftige Energieerzeugung. Auf Basis dieser Informationen wird nicht nur entschieden, etwa noch ein Kraftwerk anzufahren, weil eine Verbrauchsspitze droht, die nicht anders abzufangen ist. Sie dienen auch dazu, den Strompreis für kurze Zeiträume zu erhöhen oder zu senken. Das soll Kunden animieren, ihren HINTERGRUND Das kennzeichnet Smart Grids Ziel: Der Aufbau intelligenter Netze hat technische, wirtschaftliche und politische Aspekte. In Smart Grids wollen Befürworter den Strom aus regenerativen Energiequellen und Kraft- Wärme-Kopplung effzienter verteilen und speichern. Bis zu 45 Prozent der erneuerbaren Energie ließen sich 2030 sonst nicht nutzen. Herausforderungen: Kritisiert werden Kosten und geplante Datenerfassung. Gesteuert werden Smart Grids über Messsysteme, die Verbrauchswerte der Privatpersonen und Betriebe auswerten. So lassen sich Nutzerprofile erstellen. Der Bundesdatenschutzbeauftragte warnte 2011 vor dem gläsernen Stromkunden wurde bekannt, dass Hacker in den USA ein Unternehmen attackiert hatten, das Software für intelligente Stromnetze entwickelt. Datenschutz: Vom Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) stammt ein Schutzprofil mit Mindestsicherheitsanforderungen. Smart Meter Gateways müssen auf Basis dieses Schutzprofils geprüft werden und erhalten ein Zertifikat als verbindlichen Nachweis über die Erfüllung der Schutzziele. Energiebedarf mit billigem Strom zu stillen, wenn er im Überfluss vorhanden ist und wenig zu verbrauchen, wenn er knapp und damit teuer wird. Nur durch diese Flexibilität der Abnehmer lassen sich regenerative Energien gut nutzen. Denn es ist kaum steuerbar, wann Solarzellen oder Windräder Strom erzeugen. Im Fall der Cuxhavener Kühlhaus GmbH tauscht sich ein Smart Meter via Internet kontinuierlich mit einem sogenannten virtuellen Kraftwerk aus. Das ist ein Zusammenschluss von über 40 Energieerzeugern, unter anderem Windparks, eine Biogasanlage sowie die Solaranlage auf dem Dach eines Erlebnisbads. Das 14 4/2013

15 Idee &Unternehmen ENERGIEVERSORGUNG Gehirn dieses Netzes, die Leitwarte, erfasst die Daten aller Anlagen und managt Handel sowie Versorgung. Liefern die Erzeuger viel Strom, weil die Sonne scheint, erhält zum Beispiel das Kühlhaus den Befehl, seine Temperatur herunterzufahren. Denn durch das spezielle Tarifsystem ist der Strom gerade billig. Steigt der Preis, nimmt das Kühlhaus keinen Strom ab im Extremfall, bis die Temperatur wieder knapp an die minus 18 Grad geklettert ist und gekühlt werden muss. VERBRAUCHSZEITEN ANPASSEN Es geht also bei Smart Grids weniger um das Energiesparen an sich als um die Nutzung des Stroms dann, wenn er vor allem aus regenerativen Quellen wie Wind und Sonne sowieso im Netz ist. So kann öfter auf umweltschädliche und teure Energieerzeugung in konventionellen Kraftwerken verzichtet werden, was auch finanzielle Einsparungen bringt. Die durch die Energiewende befürchtete Explosion der Strompreise bliebe aus. Der Verband der Elektrotechnik Elektronik Informationstechnik (VDE) hat ausgerechnet, dass Deutschland 2010 rund 25 Gigawatt Lastenverschiebungspotenzial besaß. Bis 2030 könnte sich dieser Wert verdoppeln. Noch steht der Umbau der Energieversorgung am Anfang. Die technischen Vor aussetzungen dafür, dass die Industrie möglichst dann Strom verbraucht, wenn Wind und Sonne ihn gerade liefern, sind eher gegeben als entsprechende tarifliche Anreize, meint Matthias Lange, Mitgründer von energy & meteo systems in Oldenburg. Das Unternehmen mit 30 Mitarbeitern bietet unter anderem Software an, um virtuelle Kraftwerke zu betreiben. Nach Langes Ansicht sollten Unternehmer unbedingt prüfen, ob sich energieintensive Prozesse in bestimmte Zeitfenster verschieben lassen. In Recyclinganlagen etwa könnten Altpapierhäcksler zu unterschiedlichen Zeiten laufen. Gärtnereien würden dann profitieren, wenn sie die Nachtbeleuchtung für die Pflanzen irgendwann im Zeitraum zwischen Mitternacht und vier Uhr morgens einschalten, statt immer genau von ein bis drei Uhr. Axel Stahlbuck spart durch die optimale Lastenverteilung sechs bis acht Prozent an Stromkosten. In seinem energieintensiven Geschäft kommt also schnell eine große Summe zusammen. Das gab letztlich den Ausschlag, sich zu beteiligen, denn zunächst war der Unternehmer skeptisch. Immerhin musste er bereit sein, das Energiemanagement seiner Kühlhäuser aus der Hand zu geben und davon hängt letztlich seine Existenz ab. Deshalb hat er sich auch vorbehalten, als letzte Instanz in die Energiesteuerung eingreifen zu können: Falls die Temperatur jemals über minus 18 Grad zu steigen droht, darf er einen Notschalter drücken und damit sofort wieder die Kühlung starten. Auch die Solaranlage auf dem Dach eines Erlebnisbads ist ins Smart Grid integriert CHECKLISTE Diese Datenschutzanforderungen sollten intelligente Systeme erfüllen Die anfallenden Daten sind strikt an einen bestimmten Zweck gebunden. Die personen- und betriebsbezogenen Daten werden nur so weit erfasst, wie es nötig ist. Es wird nach dem Grundsatz der Datensparsamkeit gehandelt, also möglichst wenig erhoben. Die Informationen über die Datenverarbeitungstatbestände sind transparent. Die Datenhoheit, etwa bei Fernmessung und Fernwartung, liegt beim Unternehmer. Die technischen Richtlinien des Bundesamts für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) als verbindliche Standards für technischen Datenschutz und IT-Sicherheit werden eingehalten. Informationen gibt es unter Publikationen Technische Richtlinien tr /

16 Service &Wissen MELDUNGEN Die neue Schriftenreihe der DATEV erklärt anschaulich Programmdetails und gibt Tipps für eine optimale Zusammenarbeit mit dem Steuerberater Top informiert mit den neuen DATEV-Fachpublikationen Die Reihe erläutert kaufmännische Grundlagen, gibt detaillierte Beispiele für den Einsatz der Software und erklärt, wie die Zusammenarbeit mit dem Steuerberater perfekt funktioniert. Grau, teurer Freund, ist alle Theorie und grün des Lebens goldner Baum, lässt Johann Wolfgang von Goethe den Mephisto im Faust sagen. Davon können sich jetzt alle überzeugen, die an Betriebswirtschaft interessiert sind. Eine neue DATEV-Schriftenreihe mit grün-weißem Einband belebt die sonst gräulich-dröge Literaturszene dieser Disziplin. Wer im Buchhandel zum Beispiel etwas zur Finanzbuchführung mit DATEV-Programmen suchte, bekam bislang Informationen verschiedenster Herkunft. Was bei diesen Publikationen meist zu kurz kommt: Die Umsetzung des theo re tischen Wissens in den DATEV-Programmen und die Vorteile der Zusammenarbeit mit dem Steuerberater. Um diese Informationslücken zu schließen, veröffentlicht DATEV eine eigene Fachbuchreihe. Sie bietet umfassende praxisbezogene Informationen und eignet sich für Einsteiger wie für Buchhaltungsprofis eben für alle, die sich mit Buchführung im Unternehmen mit DATEV-Software beschäftigen möchten. Der erste Band, Buchführung im Unternehmen, leitet die Leser Schritt für Schritt durch Bildschirmmasken zum Programm DATEV Mittelstand classic mit Rechnungswesen pro und erläutert die DATEV-Buchungslogik. Dies geschieht anhand ausgewählter Fallbeispiele und DATEV-Buchungssätze mit dem Kontenrahmen SKR 04 mithilfe immer wiederkehrender Buchungsvorfälle wie Kasse, Bankbuchungen oder Rabatte. Bei DATEV bestellbar sind die Printausgabe unter Art.-Nr und das E-Book unter Art.-Nr Im Buchhandel gelten die ISBN (Print) und (E-Book). Der zweite Band, DATEV-BWA Lesen und Verstehen, vertieft die Informationen zum Thema BWA. Er zeigt die Bedeutung betriebswirtschaftlicher Auswertungen und erläutert die Funktion des DATEV- Controllingreports als wichtiges Informations- und Steuerungsinstrument für den Betrieb. Hier erfährt der Leser, was er daraus ablesen und wofür er die Auswertungen gemeinsam mit dem Steuerberater nutzen kann. Bei DATEV bestellbar sind die Printausgabe unter Art.-Nr und das E-Book unter Art.-Nr Im Buchhandel gelten die ISBN (Print) und (E-Book). Weitere Ausgaben, etwa zu den Themen Vereine oder Gehaltsextras statt Lohnerhöhung, werden folgen. Informationen gibt es unter 16 4/2013

17 Service &Wissen MELDUNGEN Schrittweise konsolidieren Gemeinsam diskutieren Eine testierte DATEV- Lösung erleichtert den Gruppenabschluss. Das Programm Konsolidierung hilft beim Erstellen konsolidierter Gruppenabschlüsse auf Jahres-, Quartalssowie Monatsbasis, unabhängig von Kontenrahmen, Zuordnungstabelle oder Gesellschaftsform. Nach dem Import der Abschlussdaten werden die Einzelabschlüsse vereinheitlicht, um eine bessere Vergleichbarkeit zu erreichen, und zu einem Gruppenabschluss zusammengefasst. Dies bietet gegenüber der reinen Kontensummierung den Vorteil, dass sich im Summenbestand die internen Verflechtungen zwischen den Töchtern eliminieren lassen. Abschließend erfolgt die Dokumentation sowohl für das Gesamtergebnis als auch für die Einzelabschlüsse in Berichts- oder Auswertungsform. So lassen sich nicht nur Gruppenabschlüsse sicher erstellen. Außerdem wird die tatsächliche Finanz-, Vermögens- oder Ertragslage ein wichtiger Aspekt beim Bankgespräch und Basis für unternehmerische Entscheidungen korrekt dargestellt. Fragen zu dieser Lösung beantwortet Ihnen Ihr steuerlicher Berater. Weitere Informationen gibt es unter ÜBER UNTERNEHMEN NUTZEN DATEV-SOFTWARE IN IHREN BETRIEBEN. Quelle: DATEV Auf SKR 51 umsteigen Markenübergreifende Buchungspraxis durch Kfz-Branchenlösung Immer mehr Kfz-Hersteller und Importeure nutzen die markenübergreifende Kfz-Branchenlösung SKR 51 für das Rechnungswesen. Ab 2014 ersetzt sie auch die Kontenrahmen von Hyundai und Honda. So lassen sich Mehrmarken- und Mehrfilialbetriebe abbilden. Die Buchungspraxis wird vereinheitlicht, jeder Automarke liegt derselbe Kontenrahmen zugrunde. Über das regelmäßige Reporting erhält die Branche einheitliche Daten, was aussagefähigere Betriebsvergleiche ermöglicht. Eine Kostenrechnung vervollständigt die Lösung. Neben der Finanzbuchführung sind Warenwirtschaft und Dealer-Management- System betroffen, Stichtag zum Umstieg ist der 1. Januar Die Umstellung erfordert also eine frühzeitige Planung. Weitere Informationen finden Sie unter SKR 51 wird der einheitliche Standard im Rechnungswesen der Kfz-Branche DATEV Unternehmer- Club gibt Praxistipps zu aktuellen Themen. Besucher dieser kostenlosen Veranstaltungen erhalten viele Anregungen für den unternehmerischen Alltag. Der Club ist eine Plattform zum Erfahrungsaustausch unter Unternehmern und eine ideale Informationsquelle für IT-Einsteiger ohne Vorkenntnisse. Sie bekommen einen raschen Überblick über aktuelle Themen und Trends: Es geht etwa um moderne Lösungen für das Büro mit erechnungen und PayPal, um Aufgaben und Wirkungsweisen von Proxy, Firewall und Virenscanner, um Tipps zum Umgang mit Cookies und mobilen Endgeräten oder auch um die beste Vorbereitung für den Umstieg auf SEPA. Dazu erhalten die Teilnehmer umfangreiches Begleitmaterial, in dem sie alles nachlesen können. Die Veranstaltungen finden bundesweit jeweils von 15 bis 18 Uhr statt. Im Internet finden Sie alle Veranstaltungstermine und Veranstaltungsorte sowie ein Anmeldeformular unter 4/

18 Service &Wissen ERFAHRUNGSBERICHT MITTELSTAND CLASSIC PRO FÜR VEREINE Auf dem Siegerpodest Jede Branche hat eigene Regeln. Vereine etwa müssen in der Buchführung viele Sparten abbilden und eine besondere Rechnungslegung befolgen. Das betriebswirtschaftliche DATEV-Branchenpaket erfüllt die Anforderungen bis ins Detail. Text: Julia Mattausch Genauso wichtig ist für den Verein jedoch der Breitensport. Kurse und Übungsstunden des Senioren-, Behinderten- und Rehabilitationssports sowie Fitnesskurse komplettieren das breite sportliche Spektrum des SV Halle. Und ein Heidelauf hat daher ebenso seinen Platz im Terminkalender wie die deutschen Nachwuchsmeisterschaften der Ruderer oder die Europäischen Jugendspiele der Schwimmer. Die Mitglieder des Sportvereins Halle e. V. sind stolz auf ihre Erfolge: Wir machen Olympiasieger dieser Slogan schmückt in Weiß auf Grün die Internet- Seite des Traditionsvereins in der größten Stadt Sachsen-Anhalts, dessen Wurzeln bis in die Mitte des 20. Jahrhunderts zurückreichen. Und diese Aussage ist nicht übertrieben: Schon zu DDR-Zeiten sammelten Sportler aus Halle (Saale) mit dem damaligen SC Chemie Halle zahlreiche Medaillen bei Olympischen Spielen sowie bei Welt- und Europameisterschaften, darunter der Doppelolympiasieger Waldemar Cierpinski und Olympiasiegerin Kornelia Ender. Der Verein war damals durch den Spitzen- und Nachwuchsleistungssport geprägt. Aber auch heute noch ist der inzwischen von Ehrenamtlichen geführte und in Sportverein Halle umbenannte Klub regelmäßig auf den Siegertreppchen in aller Welt zu finden. Gut Mitglieder sind in 16 Sportarten aktiv, vom Basketball bis zum Wasserspringen und viele Namen glänzen rund um den Globus, vom Ruderer Thomas Lange über die Leichtathletin Silke Renk-Lange und den Schwimmer Paul Biedermann bis zum Ringer Sven Thiele, um nur einige wenige zu nennen. Seit 1990 gewannen Spitzensportler des SV Halle über 150 Gold-, Silber- oder Bronzemedaillen bei Olympischen Spielen, Welt- und Europameisterschaften. DATEV So ändern sich ab Herbst die Bezeichnungen einiger DATEV-Produkte GUT INDIVIDUELL ANZUPASSEN Die überragenden sportlichen Erfolge und die große Bandbreite an Disziplinen sowie die daraus folgende hohe Mitgliederzahl stellen die Verantwortlichen des Klubs allerdings auch vor große Herausforderungen im Verwaltungsbereich. Hinter den Kulissen sorgen sie dafür, dass die 16 Sparten des Vereins buchhalterisch korrekt abgebildet werden und alle Verantwortlichen immer den Überblick über die Zahlen haben. Eveline Schmidt, die für die Finanzbuchführung zuständig ist, hat sich zusammen mit dem Steuerberater des Vereins für DATEV Mittelstand classic pro mit dem Branchenpaket für Vereine, Stiftungen und ggmbhs entschieden. Es be- Mit Auslieferung der Programm-DVD 7.0 wechseln ab Oktober die Produktnamen der Programme DATEV Mittelstand compact pro und DATEV Mittelstand classic pro. BISHERIGER PRODUKTNAME PRODUKTNAME AB PROGRAMM-DVD 7.0» DATEV Mittelstand compact pro» DATEV Mittelstand Faktura pro» DATEV Mittelstand classic» DATEV Mittelstand Faktura mit Rechnungswesen pro und Rechnungswesen pro» DATEV Mittelstand classic» DATEV Mittelstand Faktura mit Rechnungswesen Einzelplatz pro und Rechnungswesen Einzelplatz pro» DATEV Mittelstand classic» DATEV Mittelstand Faktura mit Rechnungswesen compact pro und Rechnungswesen compact pro 18 4/2013

19 Arbeitet gerne mit der DATEV-Lösung für Vereine: Eveline Schmidt, Ehrenamtliche des SV Halle inhaltet den Kontenrahmen SKR 49. Ich erstelle die Buchführung selbst, unser Steuerberater erledigt für uns den Jahresabschluss sowie die Umsatzsteuererklärung und berät uns zu allen wichtigen Themen, sagt Eveline Schmidt. Die Zusammenarbeit läuft problemlos, weil auch die Kanzlei den Kontenrahmen SKR 49 nutzt, und außerdem kann ich mich auf die gesetzliche Aktualität verlassen. Eine große Stärke von Mittelstand classic pro: Mit dem Branchenpaket für Vereine, Stiftungen und ggmbhs sind in der Kontenklassenaufteilung die typischen Bereiche eines Vereins sehr differenziert abbildbar der ideelle Bereich, die Vermögensverwaltung, der Zweckbetrieb und der wirtschaftliche Geschäftsbetrieb. Aufgrund der Spartenvielzahl wurden bei uns noch zusätzlich einige Konten angepasst, lobt Eveline Schmidt die Flexibilität des Programms. So lassen sich alle Sachverhalte darstellen, und ich kann die Geschäftsvorfälle einfach zuordnen! Durch die große Zahl von Sportarten und Mitgliedern gibt es jeden Monat ein hohes Aufkommen an Bankumsätzen. Die Kontoumsätze werden direkt in DATEV Mittelstand pro verbucht. Das spart Zeit, und es entstehen kaum Erfassungsfehler, so Schmidt. Außerdem benötigt sie ein regelmäßiges Reporting. Eine große Hilfe Die Software konnte gut an unsere Organisationsstruktur angepasst werden. Eveline Schmidt, zuständig für die Finanzbuchführung des SV Halle ist die Kostenrechnung, betont die Vereinsmitarbeiterin. Wir haben für jede Sportart eigene Kostenstellen und können mit der Software die passenden ergänzen oder gegebenenfalls konsolidieren, deshalb sind unsere individuellen Anforderungen nun gut abgebildet. Bei der Analyse der Vereinssparten helfen ihr die Chefübersichten der DATEV Kostenrechnung. Da in den Auswertungen ein Wertenachweis verfügbar ist, kann in jeder Position direkt bis auf den Buchungssatz zugegriffen und bei rückläufigen Entwicklungen notfalls frühzeitig reagiert werden. Für die genaue Analyse wird der Betriebsabrechnungsbogen genutzt, wo sich alle Vergleichszahlen und Abweichungen pro Kostenstelle ablesen lassen. Der Betriebsabrechnungsbogen mit Vorjahresvergleich sowie der dazugehörige Wertenachweis, beispielsweise der Turnabteilung, werden dann dem jeweiligen Abteilungsleiter weitergegeben, der so eine aktuelle Übersicht bekommt und entsprechend reagieren kann. Mit ihrer DATEV- Lösung ist Eveline Schmidt deshalb sehr zufrieden: Die Software konnte gut an unsere Organisationsstruktur angepasst werden, und auch die Umstellung vom Vorsystem war kein Problem. DATEV Passende Lösung für Vereine Fragen Sie Ihren steuerlichen Berater nach den passenden Angeboten, oder informieren Sie sich vorab im Internet. Wie Sie den SKR 49 nutzen können und welche weiteren Branchenlösungen DATEV bietet, lesen Sie unter 4/

20 Service &Wissen TUTORIAL Via DATEV Arbeitnehmer online können Beschäftigte ihre Lohn- und Gehaltsdokumente aus der Cloud abrufen DATEV ARBEITNEHMER ONLINE Jedem seine eigene Wolke Über eine innovative Cloud-Lösung erhalten Mitarbeiter auf digitalem Weg ihre Lohn- und Gehaltsdokumente, etwa Brutto/Netto-Abrechnung oder Lohnsteuerbescheinigung. Für die nötige Sicherheit sorgt dabei der neue Personalausweis. Text: Christiane Schneider Einmal im Monat geht es in jedem Betrieb rund wenn es die neuen Lohn- und Gehaltsabrechnungen gibt. Früher wurden den Beschäftigten dafür noch kleine braune Umschläge persönlich in die Hand gedrückt, heute lassen sich diese Dokumente auf digitalem Weg zur Verfügung stellen. Weil die Brutto/Netto-Abrechnung, die Lohnsteuerbescheinigung und der Sozialversicherungsnachweis stets im sicheren DATEV-Rechenzentrum bereitstehen, können die Arbeitnehmer jederzeit und von überall darauf zugreifen vorausgesetzt, DATEV Arbeitnehmer online ist freigeschaltet worden. Diese Lösung ist aber mehr als nur ein Instrument, mit dem die Beschäftigten Zugang zu ihren Unterlagen erhalten. Wer Arbeitnehmer online nutzt, reduziert auch den Arbeitsaufwand in seinem Unternehmen. Er muss sich keine Gedanken über Postlaufzeiten machen. Und er kann seinen Mitarbeitern mit den Monatsabrechnungen auch gleich noch aktuelle Hinweise rund um Lohn und Gehalt zukommen lassen, beispielsweise zur Reisekostenabrechnung oder zu gesetzlichen Änderungen. Außerdem ist ein weiterer Aspekt wichtig: Zukunftsorientierte Arbeitgeber leisten mit dem Einsatz dieser neuen Cloud-Lösung einen Beitrag für die Umwelt, denn sie reduzieren ihren Papierverbrauch deutlich. 20 4/2013

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