GeoCon Dienstplan SQL 2.0

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3 Für Ihren optimalen Personaleinsatz GeoCon Dienstplan SQL 2.0 Die integrationsfähige Dienstplanungssoftware für Krankenhäuser und Träger im Gesundheits- und Pflegebereich

4 Der neue GeoCon Dienstplan SQL Ihre moderne Personalsoftware Originale Abbildung der Struktur für Management und Controlling Einfache und problemlose Einbindung in die moderne IT-Landschaft Ein weiterer wichtiger Aspekt: Individuelle Anpassungen an die konkreten Strukturen von Einrichtungen sind in vollem Umfang möglich. Jeder Anwender erhält von GeoCon genau seinen Dienstplan. Nennen Sie uns Ihre Wünsche und Anforderungen. Unseren Ein weiterer wichtiger Aspekt: Individuelle Anpassungen an die konkreten Strukturen von Einrichtungen sind in vollem Umfang möglich. Jeder Anwender erhält von GeoCon genau seinen Dienstplan. Nennen Sie uns Ihre Wünsche und Anforderungen. Unseren

5 Wir haben den GeoCon Dienstplan SQL auf eine neue Qualitätsstufe gehoben. Die Standardsoftware für die Dienstplanung in Gesundheitseinrichtungen wurde in Bezug auf Bedienkomfort und Anwendungsvielfalt intensiv an die konkreten alltäglichen und zu erwartenden Bedürfnisse von Krankenhäusern und Trägern angepasst. Dabei haben wir Management, IT-Verantwortliche, Anwender und Mitarbeiter gleichermaßen als unsere Zielgruppen verstanden und die unterschiedlichen Bedürfnisse gleichberechtigt in die Programmentwicklung integriert. Über das Ergebnis möchten wir Sie auf den folgenden Seiten in einer komprimierten Übersicht informieren. Detailfragen - zum Beispiel hinsichtlich der Anpassung an individuelle Einrichtungsbedürfnisse - klären wir mit Ihnen gern in einem persönlichen Gespräch. Auf dieser ersten Doppelseite soll Ihnen ein Gesamtüberblick aufzeigen, welche technischen Aspekte, aber natürlich vor allem, welche anwendungsbezogenen Vorteile Ihnen die Arbeit mit dem GeoCon Dienstplan SQL bietet. Ein Plus sei aber schon jetzt genannt: Der GeoCon Dienstplan SQL ist in nahezu jede Verwaltungssoftware integrierbar und erleichtert so Ihre tägliche Arbeit. Rechnergestützte Lösungen komplexer Aufgaben für die Anwender Individuelle Planungssicherheit und fehlerfreie Abrechnungen für die Mitarbeiter Ein weiterer wichtiger Aspekt: Individuelle Anpassungen an die konkreten Strukturen von Einrichtungen sind in vollem Umfang möglich. Jeder Anwender erhält von GeoCon genau seinen Dienstplan. Nennen Sie uns Ihre Wünsche und Anforderungen. Unseren Ein weiterer wichtiger Aspekt: Individuelle Anpassungen an die konkreten Strukturen von Einrichtungen sind in vollem Umfang möglich. Jeder Anwender erhält von GeoCon genau seinen Dienstplan. Nennen Sie uns Ihre Wünsche und Anforderungen. Unseren

6 1. Einstieg Der GeoCon Dienstplan SQL 2.0 ist eine leistungsfähige Software für das moderne Personalmanagement. Als Spezialsoftware für die Dienstplanung sowie die Bewertung und Abrechnung erbrachter Leistungen ergänzt sie vorhandene Verwaltungs- und Informationssysteme nachhaltig. Mit diesen Programmen sind sämtliche GeoCon Produkte leicht kombinierbar und damit hochintegrativ. GeoCon Dienstplan SQL 2.0 orientiert sich am konkreten Arbeitsalltag und unterstützt den Anwender im komplexen Bereich des effektiven Einsatzes des vorhandenen Personals. Von der Stammdatenverwaltung über vielfältigste Facetten der Dienstplangestaltung bis hin zu umfangreichen statistischen Auswertungsmöglichkeiten auf und über verschiedene Ebenen hinweg ist unser Programm ein unverzichtbares Werkzeug Ihrer Arbeit. Selbstverständlich genauso für die angegliederte Zeiterfassung sowie die Lohn- und Gehaltsabrechnung. Die Bewältigung Ihrer Managementaufgaben wird in jedem Fall deutlich erleichtert. Unser besonderes Augenmerk lag unter anderem auf der realistischen Abbildung von Bereitschaftsdiensten. Durch die Darstellung verschiedener Bereitschaftstypen, Aktivzeiten oder Dienst/Bereitschaftskombinationen wird bei dieser komplexen Thematik die real geleistete Arbeitszeit sichtbar und nach verschiedenen Aspekten auswertbar. Auf den folgenden Seiten geben wir Ihnen einen Überblick über das Programm mit seinen wichtigsten Grundfunktionen. Weiter führende Fragen beantworten wir Ihnen gern persönlich. Vielen Dank schon jetzt für Ihr Interesse! 2. Grundeinstellungen Auf den folgenden Seiten geben wir Ihnen einen Überblick über das Programm mit seinen wichtigsten Grundfunktionen. Weiter führende Fragen beantworten wir Ihnen gern persönlich. Vielen Dank schon jetzt für Ihr Interesse! Struktur der Einrichtung Die hierarchische Struktur einer Einrichtung ist mit allen Ebenen realitätsgetreu darstellbar. Die Namen der Bereiche sind als Mandanten innerhalb dieser Ebenen frei wählbar, so dass sich eine analoge Struktur des Trägers bzw. der Einrichtung abbilden lässt. Durch diese Strukturierung können in den einzelnen Einrichtungen oder Abteilungen - z.b. medizinische oder hauswirtschaftliche Abteilungen - unterschiedliche Tarifeinstellungen vorgenommen werden. Auswertungen und Statistiken sind für jede Ebene sowie genauso für und über mehrere Einrichtungen innerhalb eines Trägers möglich. Tarifeinstellungen und Planstufen Hier erfolgt die Vorgabe der gesetzlichen, tariflichen und internen Planvorschriften, wie minimale Ruhezeiten oder die maximale Anzahl fortlaufender Dienste. Geltende Tarifbestimmungen nach AVR, BAT oder TÖVD sind bereits hinterlegt. Sie können für alle Einrichtungen oder Bereiche eines Trägers auch über Landesgrenzen hinweg übernommen werden. Gelten unterschiedliche Bestimmungen in einzelnen Tarifbereichen, sind diese trotzdem problemlos zu definieren. Aber genauso sind hausinterne Regelungen abbildbar, Diese können leicht selbständig eingestellt werden. Spezifische Arbeitszeitvereinbarungen oder -änderungen für einzelne Mitarbeiter sind möglich. Einen besonders wichtigen Aspekt stellt die Berücksichtigung des Urteils des Europäischen Gerichtshofes zur Bewertung von Bereitschaftsdiensten in den Planvorschriften dar. Folgende Festlegungen können weiterhin vorgenommen werden: Vertragliche Soll-Arbeitszeit einer Vollzeitkraft: z.b. 38,5 oder 40 h Sollzeit-Modell: z.b. 5-Tage-Woche oder 6-Tage-Woche Werte für die Mehrarbeit/Überstundenberechnung Berechnungsgrundlagen von Feiertagsausgleich und Vorfeiertagsregelungen Feiertage Bundeseinheitliche Feiertage sind automatisch auf alle Einrichtungen übertragbar, bundeslandspezifische Feiertage sind separat konfigurierbar. Speziell gilt: Auswahl des Landes/Bundeslandes bzw. Kanton (Gesetzliche Feiertage werden automatisch ausgewählt) Auswahl bzw. Abwahl von Feiertagen, die regional unterschiedlich geregelt sind Freie Definition eigener Feiertage Anwendereinstellungen Sämtliche Dienstplanansichten können an die Wünsche und Erfordernisse der Anwender angepasst werden, um eine optimale Darstellung individuell zu ermöglichen, zum Beispiel mehrzeilige Ansichten mit unterschiedlichen Inhalten, die anwenderbezogen aufgerufen werden können.

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8 3. Stammdaten Stammdaten der Mitarbeiter Rahmenplan Diese beinhalten die jeweiligen Personalien, die Grundlagen der Arbeitszeit- und Urlaubsberechnung sowie bei Bedarf Rahmenpläne oder auch betriebsspezifische Zusatzinformationen in frei definierbaren Zusatzfeldern. Stammblatt und Adressdaten Hier werden die persönlichen Daten der Mitarbeiter zusammengefasst. Neben Personalien und Adressdaten können mit frei wählbaren Bezeichnungen Angaben zum Einstellungsverhältnis und zu Funktion sowie Qualifikation hinterlegt werden. Neben allgemein verfügbaren Datenfeldern sind die Mitarbeiterstammdaten um weitere Register und Felder zu erweitern. So z.b. Datumsfelder mit der Vorgabe zur nächsten turnusmäßigen betrieblichen Fortbildungsmaßnahme oder Vorsorgeuntersuchung. Mit Hilfe des Programms lassen sich diese auch überwachen. Arbeitszeit In diesem Register stehen die Berechnungsgrundlagen für die monatliche Soll-Arbeitszeit sowie die Urlaubsberechnung für jeden Mitarbeiter. Festlegung eines eventuell vom Standard-Modell abweichenden Sollzeit-Modells (z.b. 6- statt 5-Tage-Woche) Festlegung einer eventuell vom Standard-Modell abweichenden Urlaubsberechnung (z.b. 5,5- statt 5-Tage- Woche) Festlegung der individuellen Arbeitszeit (z.b. 19,25 h/woche bzw. 50% Vollzeit) Eintrag von Arbeitszeitänderungen (z.b. von 100% auf 75% ab einem bestimmten Zeitpunkt) Der Rahmenplan wird fortlaufend und in beliebiger Länge über mehrere Wochen als Abfolge zu leistender Arbeitsschichten in den Dienstplan übernommen. Im nebenstehenden Beispiel ist ein Drei-Wochen-Rahmenplan für eine Mitarbeiterin mit Wechsel zwischen Früh-, Spätdienst und einer Woche Nachtdienst festgelegt. In den Stammdaten können Standardrahmenpläne definiert und dann den einzelnen Mitarbeitern zugeordnet werden. Dienste Die Dienste werden statt mit einem Kürzel aus zwei Zeichen, aus bis zu drei beliebigen Zeichen definiert. Dies erleichtert die Differenzierung von Ereignissen deutlich. Ein Dienst beinhaltet üblicherweise die Arbeitszeit und die Pausenzeit. Es können aber auch komplexe Dienste benannt werden, bestehend aus einer beliebigen Anzahl von Zeitperioden, die einzeln als Arbeitszeit, Pausenzeit, Bereitschaftszeit oder Rufbereitschaftszeit festgelegt sind. Insbesondere wegen der notwendigen Berücksichtigung von Bereitschaftsdiensten können beliebig viele Zeiträume der realen Arbeit pro Dienst dargestellt werden. Hat z.b. ein Arzt während der Bereitschaft zwischen zwei Diensten vier Aktivzeiten, sind diese abgegrenzt darstellbar und somit auch differenziert abrechenbar. Zusätzlich sind für gleiche Dienstkürzel unterschiedliche Dienstzeiten pro Bereich festlegbar. Somit müssen für weitere Planungseinheiten keine neuen Kürzel erfunden werden. Abwesenheitsgründe Für Abwesenheitsgründe, wie z.b. Urlaub, Krankheit, Fortbildung u.a. können unterschiedliche Abrechnungsgrundlagen hinterlegt werden, die zusätzlich mitarbeiterbezogen modifizierbar sind. Bereitschaften Neben der Bereitschaftszeit werden die Art der Bereitschaft (z.b. Rufbereitschaft), die prozentuale Arbeitszeitanrechnung sowie bei Bedarf ein Häufigkeitszuschlag festgelegt.

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10 4. Dienstplanung Personalbedarf Soll-Dienstplanung Wahlweise ist der Personalbedarf als Anzahl an Mitarbeitern gesamt oder an Vollzeitkräften pro Schicht festzulegen. Dabei kann sowohl der Gesamtbedarf als auch der Bedarf nach einer oder mehreren Qualifikationen vorgeben werden. Die Zahlen richten sich nach den Erfordernissen der Einrichtung und sind Erfahrungswerte. Abweichungen zu eigenen Vorgaben werden in jeder Planungsphase aktuell angezeigt. Ebenfalls möglich ist die Angabe der erforderlichen Mitarbeiterzahl im Tagesverlauf (0:00-24:00 Uhr) - für alle Mitarbeiter gesamt oder qualifikationsbezogen. Im Dienstplan ist eine Tagesgrafik zur Besetzung darstellbar. Dort wird mit einer roten Linie der Tagesbedarf an Mitarbeitern angezeigt. So ist sofort erkennbar, ob dieser unter- oder überschritten wird. Springerfunktion/Schülerverwaltung Wird ein neuer Dienstplan erzeugt, werden alle relevanten Daten automatisch eingefügt, z.b.: Sollstunden der einzelnen Mitarbeiter inkl. Überträge aus dem Vormonat Sollbesetzung nach Anzahl und Qualifikation Bereits eingeplante Urlaubstage Langfristig bekannte Abwesenheitstage (z.b. für Schulungen) Wunschdienste Der weitere Eintrag von Diensten kann auf unterschiedliche Art erfolgen: Manuell, durch anklicken des Dienstkürzels Durch Übertrag des Rahmenplanes (falls vorhanden) in den Soll-Plan Durch automatische Dienstbesetzung - die Dienste werden durch das Programm verteilt durch eine Kombination aus den drei genannten Möglichkeiten Das Programm ermöglicht ebenfalls die Verwaltung und Planung von Springern über die gesamte Einrichtungsstruktur hinweg. Ebenso können Schüler im Voraus für festgelegte Zeiträume in unterschiedlichen Abteilungen ein- bzw. verplant werden. Stundenweise Arbeit in verschiedenen Bereichen Neben der klassischen Springerfunktion, der tageweisen Vertretung bei Engpässen, kann man nun Mitarbeiter am gleichen Tag auf mehreren Bereichen verplanen. So ist im Voraus festzulegen, dass ein MA z.b. 30% seiner Soll-Zeit im Bereich A und 70% in Bereich B arbeitet. Die entsprechenden Arbeitsstunden werden bereichsweise überwacht und, wenn gewünscht, den entsprechenden Kostenstellen zugeordnet. Urlaubs- und Wunschplan Der Urlaubsplan einzelner Mitarbeiter ist innerhalb des Stammblattes, aus dem Wunsch-Plan oder direkt aus dem Dienstplan aufzurufen. Dort ist ebenfalls eine Gesamtübersicht über alle Mitarbeiter angelegt. Urlaubswünsche können im Voraus bzw. während der Planung eingetragen werden. Urlaubsanspruch, Resturlaub etc. werden aktuell angezeigt und verwaltet. Bei Bedarf ist auch die Wunschdienstplanung zu aktivieren. In einer Extra-Ansicht können dann persönliche Wünsche der Mitarbeiter oder auch besonders wichtige Dienste (z.b. Besetzung an Feiertagen) im Voraus eingetragen werden. Unabhängig von der Art der Eintragung sind bis zur Plan-Bestätigung alle Dienste manuell veränderbar. Jede Auswirkung der Änderung auf Besetzungsstärken oder Stundensalden wird sofort angezeigt. Überprüfung des Dienstplans Anzeige der Über- oder Unterschreitung der Anzahl der Mitarbeiter (Werte als Anzahl oder Vollzeitkräfte; gesamt oder pro Diensttyp) Anzeige der Über- oder Unterschreitung der Anzahl der qualifizierten Mitarbeiter (Werte als Anzahl oder Vollzeitkräfte; gesamt oder pro Diensttyp) Anzeige der Über- oder Unterschreitung der Pflegestunden gemäß Pflegebedarf (monatlich, täglich und pro Diensttyp) Anzeige der Tagesbesetzung nach Uhrzeit, Gesamtanzahl und Qualifikation Anzeige der Stundensalden der einzelnen Mitarbeiter Anzeige von Unterschreitung oder Überschreitung des Monatssaldos der Mitarbeiter um einen vorher festgelegten Wert Anzeige von Verstößen gegen die Planvorschriften Nach der Überprüfung wird der Dienstplan bestätigt. Ab sofort ist der Soll-Plan gesperrt und alle weiteren Änderungen erfolgen im Ist-Plan.

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12 4. Dienstplanung Änderungen im laufenden Monat (Ist-Plan) Änderungen im laufenden Monat werden in der Ist-Zeile des bestätigten Dienstplans eingetragen. Um folgende kann es sich dabei handeln: Veränderungen des Pflegebedarfs und damit verbundene Änderung der erforderlichen Pflegestunden. Krankheit und damit verbundene Veränderung. Beim Eintrag der Krankheit zeigt das Programm sofort eine entsprechende Unterbesetzung. Dienständerung aufgrund angefallener Mehrarbeit bzw. Abbummeln. Die Änderungen können folgendermaßen vorgenommen werden: Manuell durch Eintrag einer veränderten Uhrzeit in der Monats- oder Wochenansicht Manuell durch das Verschieben des Balkens in der Tagesgrafik Persönlich durch das Einloggen des Mitarbeiters in seinen persönlichen Dienstplan und eigenständige Korrektur der Zeiten. automatisiert durch die Nutzung eines Zeiterfassungssystems mit Plausibilitätskontrolle. Unabhängig von der Art der Änderung wird deren Auswirkung auf die Besetzung und das Stundensaldo des Mitarbeiters sofort angezeigt. Zwischenplanung Diese ist als fließender Übergang zwischen Soll- und Ist-Planung zu verstehen. Im realen Arbeitsalltag können mehrere Änderungen zwischen der Planungs- und der Ist-Phase auftreten. Mit diesem Programmbestandteil ist jede Modifikation korrekt eintragbar und auch nachvollziehbar darzustellen. Das Warum jeder Änderung wird sichtbar protokolliert und nicht nur die letzte Änderung an sich. Zusätzlich nachvollziehbar wird, wer die Änderung vorgenommen hat. Wahlansichten Für eine bessere Übersicht, und somit zur Arbeitserleichterung, ist jederzeit der Wechsel zwischen mehreren Dienstplanansichten möglich. Neben den Standardansichten, wie Urlaubsplan, Soll-Plan oder Soll- Ist-Vergleich kann jeder Nutzer eigene Ansichten definieren, die seinen Anforderungen und Bedürfnissen entsprechen. In der Monatsansicht, bzw. 4-Wochenansicht stehen folgende Funktionen zur Auswahl: - Anzahl der Zeilen pro Mitarbeiter - Inhalt der einzelnen Zeilen, z.b. Soll-Dienst Ist-Dienst Abwesenheit Bereitschaft Stunden Mehrstunden - Anzahl und Inhalt der Summenspalten z.b.: Soll-Stunden (lfd. Monat) Ist-Stunden (lfd. Monat) Saldo (lfd. Monat) Saldo zum Monatsende Resturlaub zum Monatsende. Die zusammengestellten Ansichten werden gespeichert und sind durch das Anklicken des entsprechend beschrifteten Buttons jederzeit aufzurufen.

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14 5. Abrechnung/Statistik Statistische Auswertungen gewinnen als Instrument zur strategischen Unternehmensplanung zunehmend an Bedeutung. Daher stehen diverse schnelle und komfortable Möglichkeiten zur statistischen Auswertung von Daten zur individuellen Verfügung. Bereits vordefiniert sind: Führung von Arbeitszeitkonten inkl. Jahresarbeitszeitkonten, Stundenzettel für Mitarbeiter Zeitzuschläge Wechselschichtzulagen Überstunden/Mehrarbeitberechnung Ausfallstatistik Fehlzeitenjournal Variable Zuschlagseinstellungen Mandanten übergreifende Statistik Gerade Träger oder Einrichtungen mit verschiedenen Arbeitsbereichen/Mandanten wollen sowohl Gesamtauswertungen für alle Einrichtungen eines Trägers wie auch solche für einzelne, aber mandantenübergreifende Arbeitsbereiche. Das Programm ist in der Lage, jede Statistik auf Stations-, Bereichs-, Klinik- oder Trägerebene zu erstellen. 6. Schnittstellen Zeiterfassung Für die Erfassung der abzurechnenden Ist-Arbeitszeiten stehen zwei Möglichkeiten der Kopplung zwischen dem GeoCon Dienstplan SQL 2.0 mit einer Zeiterfassung zur Verfügung: Offline-Zeiterfassung Weicht die abrechnungsrelevante von der gebuchten Zeit ab, erfolgt die Soll-Ist-Korrektur in drei Schritten: 1. Zeitbuchungen werden laufend automatisch eingelesen und separat gespeichert. 2. Die Korrektur wird für einen definierten Zeitraum (z.b. ein Monat) durch einen verantwortlichen Mitarbeiter vorgenommen. Der Geo- Con Dienstplan SQL 2.0 zeigt alle Abweichungen zwischen Soll- Dienst und gebuchter Zeit außerhalb einer individuell definierbaren Karenzzeit an. Der Mitarbeiter hat u.a. folgende Möglichkeiten, um bei Abweichungen die abrechnungsrelevante Arbeitszeit zu bestimmen: Die laut Zeiterfassung gebuchte Arbeitszeit wird übernommen Relevant ist die geplante Arbeitszeit laut Dienstplan Es wird die manuell korrigierte Arbeitszeit berücksichtigt So können zum Beispiel Fehlbuchungen oder nicht genehmigte Abweichungen frühzeitig erkannt und korrigiert werden. 3. Mit Speichern werden die so bearbeiteten Buchungen in die Ist-Zeile des Dienstplans übertragen. Als Ergebnis steht nun eine bereinigte Ist-Arbeitszeit zur Abrechnung zur Verfügung. Online-Zeiterfassung Hier werden die gebuchten Zeiten direkt in den Ist-Plan übertragen. Dazu stehen Schnittstellen zu allen gängigen Zeiterfassungs-Systemen zur Verfügung, z.b. Kaba-Benzing, Zeus u.a.

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16 6. Schnittstellen Lohnbuchhaltung Systemvoraussetzungen Der GeoCon Dienstplan SQL 2.0 berechnet sämtliche lohnrelevanten Daten der Mitarbeiter, wie z.b. Zeitwerte für die Zuschläge, Wechselschichtzulagen usw. Diese Werte können manuell in die Lohnbuchhaltung übertragen oder durch die Nutzung der vorhanden Schnittstellen direkt in das jeweilige Lohnsystem eingelesen werden. Dadurch sparen Sie nochmals wichtige Zeit und es wird eine weitere mögliche Fehlerquelle (Z.B. Eingabefehler) beseitigt. Workstation GeoCon Dienstplan SQL ist auf jedem PC ab Pentium 600 MHz, mit mindestens 128 MB Hauptspeicher und ca. 100 MB freier Festplattenkapazität lauffähig. Als Betriebssystem empfehlen wir entweder MS Windows 98/XP oder MS Windows NT 4.0 / Windows GeoCon bietet Schnittstellen zu allen gängigen Lohnsystemen, z.b. KIDICAP 2000, Datev u.a. an. Weitere werden kurzfristig ohne Aufpreis zu Verfügung gestellt. Wartung und Schulungen Server PC oder Großrechner (AS 400, HP 9000, VAX etc.) mit 5-50 GB Festplattenkapazität (je nach Datenmenge) und 1 GB RAM wird empfohlen. Als Betriebssystem empfehlen wir MS Windows NT 4.0 / Windows 2000, Unix oder Linux. Der Geocon Dienstplan SQL 2.0 wird ständig inhaltlich weiterentwickelt und an aktuelle gesetzliche Anforderungen sowie Anwenderwünsche angepasst. Die jeweils aktuelle Version der Software wird im Rahmen eines Wartungsvertrages kostenlos geliefert. Datenbank Oracle ab 8.1, MS SQL ab 2000 Folgende Serviceleistungen werden im Rahmen eines Software- Pflegevertrages ebenfalls kostenlos angeboten: aktuelle Updates Hotline (telefonische Beratung) Fernwartung, soweit die Möglichkeiten für den reibungslosen Ablauf bestehen. Mitarbeiterschulungen werden vor Ort oder in unseren Räumen durchgeführt. Ein detaillierter Schulungs- und Einführungsplan wird entsprechend der Größe des Hauses/Trägers individuell erarbeitet. Agenturnachweis

17 GeoCon Software GmbH Rudower Chaussee 29 D Berlin Telefon: Telefax: Internet: 15

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