TRIALOG. Abschied vom Papier. Elektronischer Entgeltnachweis DAS UNTERNEHMERMAGAZIN IHRES STEUERLICHEN BERATERS UND DER DATEV

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1 RISIKOMANAGEMENT Warum auch Chefs kleiner Unternehmen sich gegen Risiken absichern müssen STEUERVORTEIL Wo Unternehmer vom Bürgerentlastungsgesetz konkret profitieren BETRIEBSPRÜFUNG Wozu Sie bei der digitalen Außenprüfung durch den Fiskus verpflichtet sind TRIALOG AUSGABE 4/2009 JANUAR 2010 DAS UNTERNEHMERMAGAZIN IHRES STEUERLICHEN BERATERS UND DER DATEV Elektronischer Entgeltnachweis Abschied vom Papier

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3 EDITORIAL Rallye zum Jahreswechsel Jeder Jahreswechsel bedeutet viel Arbeit im Betrieb. Neben den klassischen Tätigkeiten zum Ende eines Kalenderjahres muss sich der Unternehmer meist auch noch mit zahlreichen Gesetzesänderungen und anderen Neuerungen auseinandersetzen, die oftmals einen großen Mehraufwand verursachen. In diesem Heft stellen wir drei Neuerungen vor. Mit ELENA, dem elektronischen Entgeltnachweis, werden Unternehmer verpflichtet, die Entgeltdaten ihrer Arbeitnehmer an eine zentrale Speicherstelle zu melden. Ziel ist es, Arbeitgeber und Leistungsbehörden von der manuellen Erstellung und Bearbeitung der Nachweise zu entlasten. Unser Beitrag auf Seite 8 erläutert die Hintergründe und Auswirkungen dieses neuen Verfahrens. Erleichterungen soll auch das neue Bürgerentlastungsgesetz bringen (siehe Seite 14). Besonders profitieren werden Privatversicherte, denn sie können ihre Beiträge zur Kranken- und Pflegeversicherung nun besser absetzen. Es verspricht aber noch weitere Verbesserungen, etwa durch die erhöhte Grenze für die Umsatzsteuer zur Umstellung von der Soll- auf die Istversteuerung oder durch die Änderungen bei der Zinsschranke. Wie sich die Neuerungen dieses Gesetzes am besten für das eigene Unternehmen nutzen lassen, weiß Ihr Steuerberater. Mit dem Bürgerentlastungsgesetz verbunden sind einige kleine Wohltaten für Firmenchefs Neuerungen und erweiterte Möglichkeiten bietet Ihnen das neu gestaltete Brutto/Netto-Formular der DATEV. Lesen Sie auf Seite 16, was Sie künftig abbilden können, und fragen Sie auch Ihren Steuerberater nach den neuen Gestaltungsmöglichkeiten. Ihr Redaktionsteam Fragen, Anregungen, Wünsche schreiben Sie uns: Wir freuen uns auf Ihr Feedback! TRIALOG 4/2009 3

4 8 TOPTHEMA Elektronischer Entgeltnachweis 22 IMPULS Chancengleichheit 18 SERVICE & WISSEN Kooperationsmodell 14 IDEE & UNTERNEHMEN Bürgerentlastungsgesetz

5 INHALT DATEV PRODUKT-QUICKFINDER AUSGABE 4/2009 JANUAR 2010 TOPTHEMA 8 ELENA Was mit dem neuen elektronischen Entgeltnachweis auf Sie zukommt und wie Sie sich mit Ihrem Steuerberater darauf vorbereiten IDEE &UNTERNEHMEN 6 KOMPAKT Firmenchefs sollten überprüfen, ob ihre Prozesse den aktuellen Anforderungen des Bundesdatenschutzgesetzes noch entsprechen 11 BETRIEBSPRÜFUNG Diese Zugriffsmöglichkeiten und Zugriffsrechte hat das Finanzamt bei der digitalen Außenprüfung 12 RISIKOMANAGEMENT Weshalb es gefährlich ist, sich als Unternehmer nicht um ein Risikomanagement zu kümmern 14 BÜRGERENTLASTUNGSGESETZ Ein neues Gesetz bringt für Unternehmer und Selbstständige spürbare Erleichterungen SERVICE & WISSEN 16 MELDUNGEN Von Beginn des neuen Jahres an wird die Brutto/Netto-Abrechnung der DATEV noch informativer 18 ARBEITSTEILUNG Wie ein Seniorenheimbetreiber durch eine einheitliche Softwarearchitektur effizienter arbeitet 20 SCHNITTSTELLENMANAGEMENT Warum es wichtig ist, dass die betriebswirtschaftliche Software über möglichst vielseitige Schnittstellen verfügt RUBRIKEN 3 EDITORIAL 22 IMPULS Wieso Unternehmerin Eva Maria Roer einen Wettbewerb für mehr Chancengleichheit ausschreibt 23 PORTAL/IMPRESSUM Sie suchen eine DATEV-Lösung für eine bestimmte Aufgabe in Ihrem Unternehmen? Dann nutzen Sie die Möglichkeit, weitere Informationen zu Software oder Dienstleistung im Heft schnell aufzuspüren. Besprechen Sie mit Ihrem steuerlichen Berater, ob die in TRIALOG vorgestellte Lösung für Sie infrage kommt. Hier einige ausgewählte Angebote: 17 -ARCHIVIERUNG Gesetzliche Vorgaben verlangen, dass Unternehmen alle steuerlich relevanten s archivieren. Das Dokumenten-Managementsystem DATEV DMS classic bietet vielfältige Möglichkeiten zur sicheren Ablage von s und wichtigen Dokumenten. 17 DIALOGSEMINARE ONLINE Gleichgültig, ob es um die wichtigsten gesetzlichen Neuerungen zum Jahreswechsel geht oder um den perfekten Umgang mit der Anwendung DATEV Rechnungswesen compact: DATEV bietet zu den unterschiedlichsten Themen ganzjährig eine große Zahl von online gehaltenen Dialogseminaren an. 18 SPEZIALSOFTWARE Jugendheime, Alten- und Pflegeheime, Betreuungseinrichtungen für Behinderte sowie gemeinnützige Organisationen stellen besondere Ansprüche an Software für die Lohnund Gehaltsabrechnung sowie für die Finanzbuchführung. Ein spezielles Angebot der DATEV deckt diese Bedürfnisse perfekt ab. 17 MELDUNGEN Mit dem Dokumenten- Managementsystem DATEV DMS classic lassen sich steuerrelevante s sicher ablegen und schnell wiederfinden TRIALOG 4/2009 5

6 IDEE &UNTERNEHMEN KOMPAKT Verschärfte Pflichten Mit der Novelle des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG) erlegt der Gesetzgeber den Unternehmen beim Datenschutz neue Pflichten auf. Hier die wichtigsten Änderungen. Was für ein Tempo! Kaum, dass die Novellierung des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG) im Bundesgesetzblatt veröffentlicht war, traten die Änderungen im September 2009 auch schon in Kraft. Aufgrund der Datenschutzskandale in einigen Großunternehmen reagierte der Gesetzgeber teilweise mit Änderungen, die er ohne Übergangsfrist einführt. So gelten für die Beauftragung zur Auftragsdatenverarbeitung nun deutlich höhere vertragliche Anforderungen. Stärker geregelt sind auch die Kontrollpflichten des Auftraggebers gegenüber dem Auftragnehmer. Nicht jeder Auftragnehmer, der durch eine Kanzlei oder ein Unternehmen beauftragt wird, personenbezogene Daten zu verarbeiten, kann anders als die DATEV ein Testat über die Datenschutzkonformität vorweisen. Laut Gesetzesbegründung kann die Bestätigung eines unabhängigen Sachverständigen ein Prozedere sein, auf das der Auftraggeber seine Überzeugung stützt, dass sein Dienstleister geeignete Datenschutzmaßnahmen ergriffen hat. Genügt die Beauftragung und Kontrolle nicht den neuen Anforderungen des Gesetzes, droht ein Bußgeld. Ebenfalls neu ist die Meldepflicht gegenüber den Aufsichtsbehörden und den Betroffenen bei Datenpannen, wenn besonders sensible Daten unrechtmäßig an einen Dritten gelangen und dadurch eine schwerwiegende Beeinträchtigung für die Rechte oder schutzwürdigen Interessen des Betroffenen drohen. Dabei müssen die Verantwortlichen in den Unternehmen zunächst selbst einschätzen, wie gravierend ein Vorfall ist. Verbesserungen bringt die BDSG-Novelle für die Stellung des Datenschutzbeauftragten in den Unternehmen. Sein Kündigungsschutz wird verbessert, und er hat jetzt explizit Anspruch auf Fortbildung. Gute Noten für Deutschland Im internationalen Vergleich ist der Wirtschaftsstandort Deutschland im vergangenen Jahr unternehmensfreundlicher geworden. Dazu beigetragen haben vor allem das Insolvenzrecht sowie das reformierte GmbH-Recht. Dies zeigt die Studie Doing Business, in der die Weltbank die Wirtschaftsbedingungen in 183 Ländern analysiert hat. Mit dem besten Wirtschaftsklima rückt Deutschland in der globalen Rangliste von Platz 27 auf Platz 25 vor. In der EU belegt die Bundesrepublik Platz acht hinter Großbritannien, Irland, Belgien und den vier nordischen Staaten. 28,5 Milliarden Jetzt kurze.de-domains möglich Einstellige oder zweistellige Webadressen wie vw.de und reine Ziffer-Domains wie 456.de lassen sich seit 23. Oktober 2009 bei der Domain-Registrierungsstelle Denic anmelden. Einschränkungen ergeben sich dabei durch das Markenrecht. So darf eine Privatperson beispielsweise nicht die Adresse vw.de besitzen. Interessenten stellen die Anträge für eine Domain bei ihren Internetprovidern, welche die Registrierung bei der Denic vornehmen. Unter Euro haben deutsche Unternehmen trotz der Krise 2008 in Forschung und Entwicklung investiert. Dies ergab eine aktuelle Studie der Strategieberatung Booz & Company. Deutschland bleibt damit der führende Forschungsstandort in Europa. Quelle: Booz& Company kann man bereits im Vorfeld prüfen, ob die Wunschadresse noch frei ist. Auch für die neuen Domain-Namen gilt bei der Anmeldung: Wer zuerst kommt, mahlt zuerst. 6 TRIALOG 4/2009

7 IDEE &UNTERNEHMEN KOMPAKT Mittelstand gibt Gas in der Krise Was tun, wenn der Konjunkturmotor stottert? Kleine und mittlere Unternehmen reagierten auf die Wirtschaftskrise mit verstärkten Innovationsbemühungen. Während 17 Prozent der Großunternehmen mit mehr als Mitarbeitern ihre Innovationsaktivitäten gesteigert haben, waren es im Mittelstand 30 Prozent der Betriebe. Und während nur fünf Prozent der Mittelständler ihr Innovationsengagement reduzierten, schoben bei den großen Unternehmen immerhin 18 Prozent geplante Innovationsprojekte auf die lange Bank. Dies ergab eine Umfrage des Deutschen Industrie- und Handelskammertags in Unternehmen. Wie die Erhebung zeigt, ist einer der Gründe für die höhere Innovationsbereitschaft im Mittelstand die starke Inanspruchnahme des Zentralen Innovationsprogramms Mittelstand (ZIM) mit seinem unbürokratischen Antrags- und Genehmigungsverfahren. der Deutschen sind dafür, einen gesetzlichen Mindest- 71%lohn einzuführen. Topkräfte ködern Wegen schleppender Konjunktur und Kurzarbeit ist es in den letzten Monaten still geworden um das Thema Fachkräftemangel in Deutschland. Dies wird sich nach Ende der Krise schlagartig ändern, wenn Betriebe die eingegangenen Aufträge rasch abarbeiten müssen, so die Autoren des DEKRA Arbeitsmarktreports Im Kampf um die besten Mitarbeiter empfehlen sie Unternehmern, mit Zusatzleistungen potenzielle Topmitarbeiter anzulocken. Leistungen, die nicht als gewöhnliches Arbeitsentgelt vergeben werden, zählen zum geldwerten Vorteil. Dazu zählt das kostenlose Mittagessen in der Firmenkantine ebenso wie die Nutzung eines Firmenwagens. Hoch im Kurs stehen auch Aus- und Weiterbildungsangebote. Ebenfalls ein großer Anreiz für Arbeitnehmer ist eine betriebliche Altersvorsorge (bav). Für die gewährten Vorteile gilt: Sofern sie unter dem Rabattfreibetrag von Euro pro Jahr bleiben, fallen darauf keine Steuern an. Die acht am häufigsten gesuchten Berufe* (alle Angaben in Prozent) Krankenschwester, Krankenpfleger Arzthelfer, Zahnarzthelfer 3,20 4,30 Wachsende Außenstände Im Vergleich zum Vorjahr kommen die Kunden des Mittelstandes aktuell ihren Zahlungsverpflichtungen schleppender nach. Dies ist eine Folge der schlechteren Wirtschaftslage sowie der ungünstigeren Finanzierungskonditionen, teilt der Inkassodienstleister Creditreform nach einer Befragung von mittelständischen Unternehmen mit. Lieferanten und Dienstleister verzeichneten häufiger und mehr Forderungsausfälle als vor der Wirtschaftskrise. Jedes achte Unternehmen (13,2 Prozent) musste Forderungsausfälle von über einem Prozent seines Jahresumsatzes als Verlust ausbuchen (Vorjahr: 9,8 Prozent). Nur noch 39,4 Prozent der Betriebe bewerten die Zahlungsweise ihrer Auftraggeber mit sehr gut oder gut (Vorjahr: 45,9 Prozent). Besonders betroffen sind Branchen, die für Exportwirtschaft und Industrie arbeiten, sowie Dienstleister für gewerbliche Kunden. Telefonverkäufer, Call-Center-Agent 2,75 Elektroniker, Elektromonteur, Elektriker Kundenbetreuer (Endkunden) Maschinenbau-, Fahrzeugbauingenieur Anlagenplaner Elektroingenieur, Ingenieur für Elektrotechnik 2,75 2,56 2,25 2,24 2,17 Quelle: DEKRA Akademie 2009 * Basis: Stellenangebote (2009) TRIALOG 4/2009 7

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9 TOPTHEMA ELENA Elektronischer Entgeltnachweis (ELENA) Abschied vom Papier Vom Jahr 2010 an müssen Unternehmer wichtige Arbeitsdaten ihrer Angestellten via ELENA-Verfahren elektronisch an eine neue Speicherstelle übermitteln. Schon jetzt sollten Firmenchefs mit ihrem Steuerberater sprechen, um von Anfang an auf der sicheren Seite zu sein. Jahr für Jahr stellen Arbeitgeber in Deutschland etwa 60 Millionen Bescheinigungen in Papierform aus. Dies war Anlass für den Gesetzgeber, mit dem 1. Januar 2010 den elektronischen Entgeltnachweis (ELENA) einzuführen. Dieses Verfahren soll in Zukunft das lästige Erstellen diverser Lohnbescheinigungen ersetzen, gleichzeitig soll damit die Qualität der übermittelten Daten steigen. Das bringt aber erst einmal Mehraufwand für die Lohnbüros mit sich. Denn das Gesetz über das Verfahren des elektronischen Entgeltnachweises verpflichtet Unternehmer dazu, die Entgeltdaten ihrer Arbeitnehmer mittels eines multifunktionalen Verdienstdatensatzes vom 1. Januar 2010 an monatlich elektronisch an die zentrale Speicherstelle der Deutschen Rentenversicherung in Würzburg zu melden. Nicht nötig ist diese Meldung für Empfänger von Versorgungsbezügen sowie für geringfügig Beschäftigte in einem Privathaushalt. Den genauen Ablauf können Sie dem nebenstehenden Infokasten entnehmen. Von der Umstellung auf das elektronische Meldeverfahren betroffen sind zunächst fünf Bescheinigungen: drei, die für das Arbeitslosengeld I nötig sind, und die beiden Wohn- und Elterngeldbescheinigungen. Diese fünf Papierdokumente entfallen von 2012 an, die Datenübermittlung Die wichtigsten Bestandteile von ELENA erfolgt jedoch bereits von 2010 an elektronisch. Neben den Entgeltdaten wie Versicherungsnummer, Name, Geburtsdatum, Adresse, Betriebsnummer, Gesamt-, Steuer- und Sozialversicherungsbrutto, Sozialabgaben, Steuern sowie steuerfreie Bezüge sind jedoch auch Daten nötig, die über die Lohnabrechnung hinausgehen. Dazu zählt beispielsweise bei Auszubildenden die Angabe über Beginn und voraussichtliches Ende der Ausbildung. Vom 1. Juli 2010 an ist der Arbeitgeber bei Kündigungen sozialversicherungspflichtig Beschäftigter zudem verpflichtet, Einzelheiten zum Arbeitsverhältnis sowie zur Kündigung nach Würzburg zu melden. Insgesamt eine Menge zusätzlicher Informationen, über die der Lohnabrechner bisher noch nicht verfügt. Was für ein Aufwand! Aus dem bisher Gesagten ergibt sich, dass ELENA die Arbeit in den Lohn- und Personalbüros jedes Unternehmens nachhaltig verändert. Zum einen benötigen die Lohnsachbearbeiter deutlich mehr Informationen als bisher, zum anderen müssen Arbeitgeber dokumentieren, dass sie die Meldungen übermittelt haben. Und anders als beim DEÜV-Verfahren, bei welchem die Meldungen anlassbezogen an- Arbeitgeber: Er erstellt monatlich für jeden Arbeitnehmer den Entgeltdatensatz und übermittelt ihn an die zentrale Speicherstelle in Würzburg. Zentrale Speicherstelle: Sie speichert die Bestandteile des Datensatzes nochmals verschlüsselt. Nur wenn der Arbeitnehmer zustimmt, kann eine berechtigte Behörde die Daten abrufen. Registratur Fachverfahren: Sie pseudonymisiert die Daten. Meldet sich der Arbeitnehmer mit seiner gültigen elektronischen Signaturkarte an, ordnet die Registratur Fachverfahren seiner Signaturkarte die Daten zu und stellt sie befristet der zentralen Speicherstelle für legitimierte Abrufe der Behörden zur Verfügung. Leistungsgewährende Stelle: Um den Antrag des Arbeitnehmers zu bearbeiten, braucht sie die für die Ermittlung des Anspruchs notwendigen Daten. Diese ruft sie bei der zentralen Speicherstelle ab, sofern die Zustimmung des Arbeitnehmers vorliegt. Signaturkarte des Arbeitnehmers: Damit erteilt er der anfragenden Behörde seine Zustimmung für den Abruf der nötigen Entgeltdaten. Auf der Signaturkarte werden keine Daten gespeichert. Weitere Infos im Internet: TRIALOG 4/2009 9

10 TOPTHEMA ELENA So funktioniert das ELENA-Verfahren in der Praxis Arbeitgeber sendet multifunktionalen Datensatz zentrale Speicherstelle fragt Daten des Leistungsberechtigten an leistungsgewährende Stelle sendet Protokollmeldung Registratur Fachverfahren stellt Daten bereit identifiziert Leistungsberechtigten auf Anfrage meldet Leistungsberechtigten an Leistungsberechtigter meldet sich zur Teilnahme an Antragsstelle prüft Signaturkarte beantragt Signaturkarte gibt Signaturkarte aus geht mit Signaturkarte zur leistungsgewährenden Stelle Trustcenter prüft Signaturkarte Quelle: BMWi fallen, sind die ELENA-Meldungen monatlich für alle Arbeitnehmer fällig. Um den lückenlosen Übergang in das papierfreie Bescheinigungswesen zu gewährleisten, müssen Arbeitgeber neben der elektronischen Meldung weiterhin bis Ende 2011 Bescheinigungen auch in Papierform ausstellen. Das bedeutet doppelten Aufwand in den nächsten beiden Jahren im Lohnbüro. Für Unternehmer ist es wichtig, DATEV Services für Unternehmer Ihr Steuerberater steht Ihnen bei der Thematik ELENA mit Rat und Tat zur Seite fragen Sie ihn danach. DATEV unterstützt Sie mit aktualisierter Software und einem umfassenden Informationsangebot. Mehr dazu unter Das Kompaktwissen DAS ELENA-Verfahren Einführung des elektronischen Entgeltnachweises (Art.-Nr ) können Sie unter bestellen. Dort finden Sie auch Seminare zum Jahreswechsel in der Lohnabrechnung, die Ihnen alle erforderlichen Kenntnisse vermitteln. dass sie sich frühzeitig auf diese Veränderung vorbereiten. Auf der sicheren Seite sind Firmenchefs, wenn sie die Lohn- und Gehaltsabrechnung von ihrem Steuerberater machen lassen oder mit ihrem Steuerberater besprechen, welche Schritte sie unternehmen müssen, um den Anforderungen von ELENA gerecht zu werden. Hier ist es insbesondere wichtig, den Informationsfluss zwischen Steuerberater und Mandant zu betrachten, denn dieser muss an den erhöhten Informationsbedarf durch ELENA angepasst werden. Klären Sie mit Ihrem Steuerberater frühzeitig die künftige Zusammenarbeit. Beispielhaft erfolgte dies bei Uschi Seybold. Sie ist die kaufmännische Leiterin im Modehaus Käferlein Nürnberg: Mein Steuerberater hat mich selbst angesprochen und mir erläutert, was mit dem neuen ELENA- Verfahren auf unser Unternehmen zukommt. Außerdem hat er mich zu einer Fortbildungsveranstaltung zum Thema in seiner Kanzlei eingeladen. Müssen Arbeitgeber jetzt auch aktiv werden, ändert sich mit der Einführung von ELENA für die Arbeitnehmer zunächst nichts. Erst mit dem Wegfall der ersten Papierbescheinigungen zu Beginn des Ist durch ihren Steuerberater auf ELENA bereits gut vorbereitet: kaufmännische Leiterin Uschi Seybold Jahres 2012 sind auch die Mitarbeiter von den Neuregelungen betroffen. Von diesem Zeitpunkt an müssen sie nicht mehr den Arbeitgeber einschalten, wenn sie Sozialleistungen beantragen möchten, sondern können die notwendigen Daten durch die zuständigen Behörden direkt bei der zentralen Speicherstelle abrufen lassen. Jeder Mitarbeiter benötigt dann eine eigene Signaturkarte. Anschließend berechnen die Behörden auf Basis der abgerufenen Daten die Leistungen für die Mitarbeiter. Text: Hannah Rauber und Sabine Fischer 10 TRIALOG 4/2009

11 IDEE & UNTERNEHMEN BETRIEBSPRÜFUNG Im Griff des Finanzamts Welche Zugriffsmöglichkeiten hat eigentlich der Prüfer bei einer digitalen Außenprüfung? Teil drei unserer Serie zur Betriebsprüfung gibt Antworten darauf und erläutert, weshalb Sie Ihren Steuerberater rechtzeitig einschalten sollten. Z1 Unmittelbarer Datenzugriff: Beim unmittelbaren Datenzugriff nutzt der Prüfer Ihre Hard- und Software. Er wertet die steuerrelevanten Daten (welche das sind, zeigte der Beitrag in TRIALOG 2/09, Seite 11) selbst aus. Dafür nutzt er die Auswertungsmöglichkeiten Ihrer Systeme. Sie müssen ihm einen eigenen PC zur Verfügung stellen und ihn in die Software einweisen. Auf Ihre Daten Buchführungsdaten, Stammdaten und Verknüpfungen (zum Beispiel zwischen Tabellen einer relationalen Datenbank) darf er nur lesend zugreifen, eigene Prüfroutinen nutzt er nicht. Sie müssen dem Prüfer dazu die entsprechenden Zugangsberechtigungen einrichten. Tun Sie dies in Absprache mit Ihrem Steuerberater, denn der Prüfer darf alle weiteren Daten, auf die er stößt, ebenfalls verwerten. Z2 Mittelbarer Datenzugriff: Ist der Prüfer mit Ihrem Computersystem nicht so vertraut, kann er den mittelbaren Datenzugriff wählen. Dann greift er nicht selbst auf Ihr EDV-System zu, darf aber einen Mitarbeiter anfordern, der das System kennt. Dies kann auch ein Mitarbeiter des Steuerberaters sein. Er muss dem Prüfer alle gewünschten Auswertungen erstellen mit den im System vorhandenen Möglichkeiten. Beim mittelbaren Datenzugriff ist eine Zugangsberechtigung für den Prüfer natürlich nicht nötig. Z3 Datenträgerüberlassung: In Deutschland gibt es mehrere Tausend Programme für das betriebliche Rechnungswesen. Da die Prüfer nicht alle beherrschen können, wählen sie meist den Weg der Datenträgerüberlassung. Dazu müssen Sie dem Prüfer die steuerrelevanten Daten zusammen mit den beschreibenden Daten (Dateistruktur, Datenfelder et cetera), die er für die Auswertung braucht, in maschinell auswertbarer Form auf einem Datenträger (CD, DVD) überlassen. Der Prüfer übernimmt die Daten auf seinen PC, wertet sie mit dem Prüfprogramm IDEA aus und löscht sie danach wieder. Den Datenträger erhalten Sie nach der Prüfung zurück. Korrekter Datenbestand jederzeit: Sie müssen steuerrelevante Daten zehn Jahre lang archivieren und kontrollieren, ob alle Daten vorhanden und gesichert sind. Auch muss deren Lauffähigkeit gewährleistet sein. Sie müssen also zu den Daten die entsprechende Software und sogar Hardware archivieren. Tipp: Sichern Sie Ihre Daten im DATEV-Rechenzentrum. Datenschutz und Datensicherheit sind dann gewährleistet, und bei einem Systemwechsel lassen sich die Daten problemlos wiederherstellen. Außerdem sind die Daten bei dieser Vorgehensweise jederzeit verfügbar und durch Kennwortschutz gesichert. Archiv-DVD: Steht eine Betriebsprüfung an, kann Ihnen Ihr Steuerberater eine Rechnungswesen-Archiv-DVD oder Lohn-Archiv-CD anfertigen, die exakt den zu prüfenden Datenbestand enthält. Daneben ist auf jeder CD oder DVD auch ein Programm, um die Daten in Form der ursprünglichen Auswertung darzustellen und diese nach verschiedenen Kriterien zu durchsuchen. So lassen sich die Daten vor der Prüfung sichten. Der Datenträger enthält auch eine Schnittstelle mit GDPdU-Beschreibung, die den Datenexport ins Prüfprogramm der Finanzbehörde möglich macht. So ist die Archiv-CD/-DVD sowohl beim Direktzugriff als auch bei der Datenträgerüberlassung einzusetzen. Text: Karin Bauerfeind DATEV Umfassende Vorbereitung nötig Sprechen Sie mit Ihrem Steuerberater, ob die Betriebsprüfung in seinen Räumen stattfinden kann. Bei dieser Vorgehensweise steht bei Fragen auch gleich der für Ihr Unternehmen zuständige Mitarbeiter zur Verfügung. Ihr Berater kann Ihnen auch Tipps für die Ablage und Archivierung Ihrer Daten geben. Und er sagt Ihnen, wie Sie unterschiedliche Datenbestände in der Buchhaltung und der Kanzlei vermeiden. Damit die Datenqualität stimmt bevor der Prüfer klingelt! TRIALOG 4/

12 IDEE & UNTERNEHMEN RISIKOMANAGEMENT Risikovorsorge Das Undenkbare planen Unterschiedlichste Risiken sowie ständig zunehmende Anforderungen des Gesetzgebers verlangen nach einem ganzheitlichen Risikomanagement im Unternehmen. Auch kleine Betriebe sind zur Vorsorge verpflichtet. Beste Anlaufstelle hierfür: Steuerberater, Wirtschaftsprüfer und Fachanwalt. Mit Transparenz und Risikoabschätzung kennt sich Oliver Kruse aus. Schließlich ist der heutige Betriebswirtschaftsprofessor an der Dualen Hochschule Baden- Württemberg in Villingen-Schwenningen gelernter Bankkaufmann. Unternehmen, die nach den neuen Regeln des Bilanzmodernisierungsgesetzes (BilMoG) bilanzieren, wissen besser als bisher, welche Werte sie besitzen und welche Risiken sie haben, wirbt er. Gerade beim Lagebericht stellt das Gesetz höhere Anforderungen. Der Lagebericht muss nun darstellen, wie das Risikomanagement funktioniert und wie es kontrolliert wird, erläutert Professor Kruse. Damit trägt das BilMoG den gestiegenen Anforderungen Rechnung. Schon das im Jahr 1998 in Kraft getretene Gesetz zur Kontrolle und Transparenz im Unternehmensbereich (KonTraG) enthält die Forderung, ein Risikomanagementsystem einzuführen. Seit dem Jahr 2008 gilt zudem die Norm DIN ISO Das ist die erste Norm, die sehr klare Vorgaben macht für das Risikomanagement in allen Bereichen des Unternehmens, erklärt Josef Scherer. Er ist Juraprofessor für Risikound Krisenmanagement an der Fachhochschule Deggendorf. Darüber hinaus lassen Gerichte seit Jahren keinen Zweifel aufkommen: Vernachlässigen Unternehmer das Risikomanagement, hat dies haftungsund strafrechtliche Konsequenzen für sie und ihre Mitarbeiter. Der Bundesgerichtshof hat einen Geschäftsführer zu Schadensersatz für einen Zahlungsausfall verurteilt, weil er bei einem Kunden die Bonitätsprüfung unterlassen hat, berichtet Scherer. Auch indirekt Verantwortliche sind in der Pflicht. Bei Versäumnissen haftet also nicht nur der unmittelbar verantwortliche Mitarbeiter, sondern auch der prozessverantwortliche Vorgesetzte den inhaltlich womöglich keine Schuld an einem Risiko oder Fehlverhalten trifft, warnt Scherer. Die Anforderungen an das Compliance-Management sind in den vergangenen Jahren deutlich gestiegen. Das Compliance-Management wacht über die Einhaltung von Gesetzen, Richtlinien und freiwilligen Kodizes. Stetig wächst der rechtliche Vorgabenkatalog für jede Abteilung Einkauf, Vertrieb, Personal oder auch Buchhaltung. Doch gerade Chefs kleiner Betriebe sind sich oft nicht einmal darüber bewusst, dass auch sie all diese Abteilungen in ihrem Unternehmen haben, beobachtet Scherer. Natürlich sind auch sie zu Compliance und Risikomanagement verpflichtet. Wer also noch kein ausgefeiltes Risikomanagement im Unternehmen hat, sollte es unbedingt installieren. Nicht nur, um dem BilMoG zu genügen, sondern weil es zu seinem Besten ist, denn: Je besser ein Unternehmen seine Risiken kennt, desto besser ist es auch in der Lage, potenzielle Schäden zu vermeiden, sagt Roland Franz Erben, Vorstandsvorsitzender der Risk Management Association e.v. in München. Der erste Schritt für ein funktionierendes Risikomanagement ist, dass Unternehmer die für sie bedeutsamen Risiken identifizieren: wirtschaftliche, steuerliche und finanzielle, aber auch politische oder ökologische Risiken. Eben alles, was dem Unternehmen schaden oder seine Existenz gefährden kann. Danach heißt es, die möglichen Schäden zu beziffern. Gerade bei der Bewertung von Folgeschäden ist der Steuerberater ein wichtiger Ansprechpartner. Dann müssen Unternehmer für die verschiedenen Bereiche Schutzvorkehrungen treffen und Maßnahmen für den Ernstfall planen. Eine umfassende Konzeption für das Risikomanagement bietet das sogenannte Enterprise Risk Management (ERM), ein ganzheitlicher Ansatz zur Unternehmenssteuerung. Einerseits sorgt ein ganzheitliches Risikomanagement dafür, dass Unternehmer nur Risiken eingehen, die sie abschätzen können, andererseits können sie damit rascher auf negative Ereignisse reagieren oder diese sogar verhindern. Damit dies funktioniert, sind üblicherweise die be- 12 TRIALOG 4/2009

13 IDEE & UNTERNEHMEN RISIKOMANAGEMENT Wollen Unternehmer ihre Tätigkeit risikogerecht organisieren, müssen sie ihre Mitarbeiter richtig auswählen, instruieren und kontrollieren. Professor Josef Scherer, Fachhochschule Deggendorf trieblichen Abläufe zu verbessern. Sie müssen mit Blick auf die Risiken eben nicht nur effizient und qualitativ hochwertig sein, sondern auch noch rechtssicher. Wollen Unternehmer ihre Tätigkeit risikogerecht organisieren, müssen sie ihre Mitarbeiter richtig auswählen, ausreichend instruieren, aber auch kontrollieren, erinnert Scherer. Ein Beispiel sind die Risiken bei der Zusammenarbeit mit Geschäftspartnern. Hier hapert es oft bereits bei den Geschäftsbedingungen. Die schönsten AGB sind für Unternehmen mit Firmenkunden wertlos, wenn der Kunde ebenfalls AGB benutzt, warnt Jurist Scherer. In 90 Prozent aller Fälle könnten sich Unternehmer nicht auf ihr Vertragswerk verlassen, wenn es zum Rechtsstreit kommt. Nach Scherers Erfahrung schließen Unternehmen mit einem modernen Risikomanagement daher heute lieber Rahmenverträge mit ihren Kunden ab, auch wenn sie dabei vielleicht Abstriche bei den Konditionen machen müssen. Zu einem ausgefeilten Vertragsmanagement gezwungen sieht Joachim Borggräfe zunehmend auch kleine Mittelständler. Wenn sie einen Bankkredit beantragen, verlangt die Bank nicht nur die Steuererklärung, sondern der Unternehmer muss auch die vertraglichen Grundlagen beibringen, erklärt das Mitglied des Steuerausschusses der Bundesrechtsanwaltskammer (BRAK). Wer nicht lückenlos seine Besteuerungsgrundlage insbesondere Verträge mit Kunden dokumentieren kann, riskiere etwa im Falle einer Betriebsprüfung unter gewissen Umständen, dass Einnahmen geschätzt werden oder dass Ausgaben nicht anerkannt werden. Nach Borggräfe genügt es längst nicht mehr, in schriftlichen Verträgen nur finanzielle Dinge zu klären. Ein Vertrag muss etwa auch regeln, wer welche operativen Aufgaben übernimmt oder wie die Qualität kontrolliert wird, sagt er. Als Faustregel gilt: Je enger der Kontakt zur Bank, je öfter grenzüberschreitende Geschäfte gemacht werden auch mit deutschen Töchtern ausländischer Muttergesellschaften und je größer das Unternehmen, desto wichtiger ist das Vertragsmanagement. Wer hierbei sichergehen will, sollte den Rat eines Wirtschaftsanwalts suchen. Text: Midia Nuri DATEV Risikomanagement Unternehmer, die mehr über die Angebote von DATEV zum Thema Risikomanagement wissen möchten, sollten sich an ihren Steuerberater oder Wirtschaftsprüfer wenden. Er kann bei der Einführung eines Risikomanagementsystems helfen und die Bereitstellung entsprechender Software veranlassen. TRIALOG 4/

14 IDEE & UNTERNEHMEN STEUERERLEICHTERUNG Bürgerentlastungsgesetz Willkommene Wohltat In den gegenwärtig wirtschaftlich schwierigen Zeiten können sich Unternehmer und Selbständige über die Erleichterungen freuen, die das neue Bürgerentlastungsgesetz von Januar 2010 an vorsieht. Hier die wichtigsten Änderungen, Ihr Steuerberater kennt die Details. 14 TRIALOG 4/2009

15 IDEE & UNTERNEHMEN STEUERERLEICHTERUNG Meist betrachten Unternehmer wie Privatleute neue Steuergesetze mit großem Argwohn. Schließlich sind Neuregelungen zumeist mit höheren Belastungen für sie verbunden. Da klingt bereits der Name des neuen Gesetzes wie Musik in den Ohren des Steuerzahlers: Bürgerentlastungsgesetz. Vom 1. Januar 2010 an soll dieses Bürgerentlastungsgesetz (Bürger- EntlastG) rund zehn Milliarden Euro zurück in die Taschen der privaten Steuerzahler spülen. Unternehmer profitieren sogar doppelt, da Betriebe zunächst befristet auf zwei Jahre um mehr als drei Milliarden Euro entlastet werden. Einer der zentralen Punkte des Bürgerentlastungsgesetzes ist, dass Privatversicherte ihre Beiträge zur Kranken- und Pflegeversicherung besser absetzen können. Bisher konnten Unternehmer und Selbstständige diese Ausgaben nur bis zur Höhe von Euro beim Finanzamt geltend machen, Arbeitnehmer sogar nur bis Euro. Das betrifft sehr viele Unternehmer, weil die meisten nicht gesetzlich, sondern privat krankenversichert sind, erklärt Rechtsanwalt Carsten Rothbart. Er ist Referent für Steuerrecht beim Deutschen Steuerberaterverband in Berlin. Von der Neuregelung profitieren besonders Unternehmer, die gleichzeitig Familienväter mit mehreren Kindern sind. Oft lagen deren Prämien für die privaten Krankenversicherungen der ganzen Familie über der bisherigen steuerlich absetzbaren Obergrenze von Euro. Von Januar an können die Betroffenen die tatsächlichen Ausgaben für eine Basisversicherung absetzen. Gibt beispielsweise ein Unternehmer jährlich Euro für die Krankenversicherung aus, von denen 200 Euro auf nicht absetzbare Komfortleistungen wie Chefarztbehandlung oder Zweibettzimmer entfallen, zahlt er demnach Euro für die Basiskrankenversicherung und 200 Euro für die Pflegeversicherung. Diese Euro setzt er als Sonderausgaben bei der Einkommensteuererklärung in voller Höhe ab. Voraussetzung ist natürlich, dass das Unternehmen Gewinn macht und der Firmenchef somit seine Sonderausgaben steuermindernd geltend machen kann, sagt Rothbart. Überschreiten die Beiträge zur privaten Krankenversicherung nicht die Marke von Euro, können Unternehmer auch noch andere Vorsorgeaufwendungen geltend machen etwa Prämien für Haftpflicht- oder Unfallversicherungen. Für den typischen Unternehmer mit hohen Ausgaben für die private Krankenversicherung für seine Familie und sich selbst dürfte diese Regelung aber eher ungünstig sein, gibt Carsten Rothbart zu bedenken. Überweist der Firmenchef nämlich bereits mehr als Euro an die private Krankenversicherung und macht dies bei der Einkommensteuererklärung geltend, kann er keine weiteren Versicherungsbeiträge mehr als Sonderausgaben absetzen. Als vorteilhaft kann sich erweisen, dass der Gesetzgeber rückwirkend vom 1. Juli 2009 an die Grenze für die Umsatzsteuer von der Soll- auf die Istversteuerung auf eine halbe Million Euro Jahresumsatz erhöht. Ob eine Umstellung sinnvoll ist, sollte jeder Unternehmer mit seinem Steuerberater erörtern. Von der Umstellung profitieren besonders kleine Betriebe, da sie die Mehrwertsteuer nicht sofort abführen müssen, sobald sie ihre Leistung erbracht haben. Nötig wird dies erst bei einem Umsatz von mehr als Euro. Verbesserungen bringt das Gesetz zudem für Unternehmen, die Verluste einfahren und deshalb hohe Schuldzinsen bezahlen. Nach der Unternehmensteuerreform von 2008 gilt die Zinsschranke; danach sind Zinsen nur bis zu einer Höhe von 30 Prozent des Gewinns vor Zinsen, Steuern und Abschreibungen (EBITDA) als Betriebsausgaben im aktuellen Jahr abzugsfähig. Mit dieser Regelung wollte der Gesetzgeber ursprünglich die grenzüberschreitende Zinsverlagerung eindämmen. Jetzt liegt die Freigrenze, bei der die Zinsschranke nicht greift, statt bei einer Million Euro bei drei Millionen Euro. Dazu kommt eine spürbare Erleichterung bei Unternehmenskäufen. Firmenchefs, die einen anderen Betrieb erwerben, um ihn zu sanieren, ziehen nun daraus einen steuerlichen Vorteil: Die Verluste von gekauften Unternehmen lassen sich mit eigenen Gewinnen verrechnen. Bedingung für die Steuererleichterungen ist allerdings, dass Zahlungsunfähigkeit oder Überschuldung des übernommenen Unternehmens verhindert werden. Außerdem müssen die wesentlichen Betriebsstrukturen erhalten bleiben. Dazu zählen die Arbeitsplätze ebenso wie die Zuführung von Betriebsvermögen. Angesichts der gesetzlichen Neuerungen kommt Christoph Spengel, Betriebswirtschaftsprofessor an der Universität Mannheim und Gastprofessor am Zentrum für Europäische Wirtschaftsforschung (ZEW) in Mannheim, zum Schluss: Die Änderungen in der Unternehmensbesteuerung sind zu begrüßen; sie sind mittelstandsfreundlich und helfen vielen Unternehmen in einer kritischen Phase. Gleichwohl machen sie auch deutlich, dass das Unternehmensteuersystem in Deutschland reformbedürftig bleibt. Text: Pia Weber DATEV Bestens beraten Wie Sie von dem neuen Gesetz profitieren, sollten Sie mit Ihrem Steuerberater besprechen. Er kennt die Details und kann Ihnen verschiedene Gestaltungsmöglichkeiten aufzeigen. TRIALOG 4/

16 SERVICE &WISSEN MELDUNGEN Mehr Infos auf einen Blick Mit der Januar-Abrechnung 2010 ändert sich das Aussehen der Brutto/Netto-Abrechnung der DATEV. Sie bietet dann auch Raum für zusätzliche Informationen an den Arbeitnehmer. Noch informativer wird die Brutto/Netto- Abrechnung ab Januar Sie bietet künftig mehr Raum für individuelle Hinweistexte an den Mitarbeiter und erweiterte Möglichkeiten, Informationen zuzusteuern. Darüber hinaus können Arbeitgeber nun optional ihren Arbeitnehmern die Gesamtkosten, die sich aus der Lohnabrechnung ergeben, auf der Abrechnung andrucken. Somit kann verdeutlicht werden, dass dem Unternehmen neben dem Gehalt noch zusätzliche Kosten entstehen. Auch bei den Sonderabrechnungsformen etwa im Baulohn gibt es erweiterte Möglichkeiten. Für Abrechnungen im öffentlichen Dienst wird es erstmals ein eigenes Formular geben. Und für Unternehmen mit englischsprachigen Lohnempfängern steht ein angepasstes englisches Brutto/Netto-Formular zur Verfügung. Sprechen Sie mit Ihrem steuerlichen Berater über die Gestaltungsmöglichkeiten. Eine detaillierte Information für Ihr Unternehmen und Ihre Lohnempfänger über die Neuheiten bei der Brutto/Netto-Abrechnung finden Sie im Internet unter Mit der neuen Brutto/Netto-Abrechnung der DATEV haben Arbeitgeber ab Januar 2010 noch mehr Möglichkeiten bei der Lohnabrechnung Abschied von Windows 2000 Microsoft wird zum 13. Juli 2010 den Produktlebenszyklus der Windows Betriebssysteme beenden. Auch DATEV wird ab der Programm- DVD 24.0 (Herbst 2010) und der Compact Linie der Jahresversion 2011 Windows 2000 Professional als Arbeitsplatz und Windows 2000 Server als File- und Terminalserver nicht mehr unterstützen. Spätestens mit der Installation einer dieser Programm-DVDs müssen Sie auf ein neueres Betriebssystem umsteigen, da eine Installation auf Systemen mit Windows 2000 dann nicht mehr möglich sein wird. Ausführliche Informationen zum Umstieg auf ein aktuelles Microsoft-Betriebssystem finden Sie im Dokument Abkündigung Windows 2000 der Informations-Datenbank unter Prüfen Sie rechtzeitig mit Ihrem Steuerberater oder einem DATEV- Servicemitarbeiter, welche Maßnahmen Sie treffen müssen. 16 TRIALOG 4/2009

17 SERVICE &WISSEN MELDUNGEN Erfolgsfaktor Nachhaltigkeit Um den ganzheitlichen Ansatz von Nachhaltigkeit zu unterstreichen, setzt DATEV auf eine integrierte Darstellung von Ökonomie, Ökologie und Sozialem. Das zeigt der neue Nachhaltigkeitsbericht 2008/2009. Beispiele sogenannter weicher Erfolgsfaktoren ergänzen die Finanzberichterstattung mit Themen wie Innovation, Ressourceneffizienz und Vereinbarkeit von Beruf und Familie. Sie belegen die Wertsteigerung für Anteilseigner, Kunden und Mitarbeiter. Die Ausrichtung auf Nachhaltigkeit gibt DATEV-Mitgliedern und ihren Mandanten Sicherheit. Mehr im Internet unter nachhaltigkeit, oder fragen Sie Ihren Steuerberater. s clever archivieren Im Zeitalter der elektronischen Post müssen Unternehmer viele s aus rechtlichen Gründen archivieren. Ein softwaregesteuertes System hilft Ihnen dabei. Wie diese s vom Microsoft Exchange Server in das -Archiv übernommen werden, definieren Sie durch Auswahl eines von drei Standard-Archivierungsszenarien oder durch eine Individuallösung. Der Zugriff erfolgt unverändert über die Microsoft-Outlook-Oberfläche. Setzen Sie das Dokumenten-Managementsystem DATEV DMS classic ein, profitieren Sie vom Zusammenspiel beider Lösungen: Die s im -Archiv werden über einen eigenen Regelassistenten dem zugehörigen Korrespondenzpartner im DATEV DMS zugeordnet. Sämtliche s und Dokumente Ihrer Kontakte bilden somit eine digitale Akte. Im -Archiv und in DATEV DMS gibt es im Vergleich mit den Microsoft- Outlook-Funktionen mehr Recherchemöglichkeiten. Mit der optionalen Volltexterkennung (DATEV DMS OCR) lassen sich zudem auch -Anhänge durchsuchen. Besprechen Sie mit Ihrem Steuerberater die Einsatzmöglichkeiten. Weitere Informationen gibt es im Internet unter und in der Informations-Datenbank unter Sie können sich aber auch telefonisch ( ) oder per an uns wenden. Auch elektronische Post sollte ordentlich archiviert werden. Dazu bietet das System DATEV DMS viele praktische Funktionen. Dialogseminare online: Aktuell & effizient Von Dezember 2008 bis Februar 2009 besuchten Teilnehmer aus Unternehmen mindestens eines der beiden Dialogseminare online Rechnungswesen compact und Rechnungswesen Einzelplatz. Gefallen hat ihnen vor allem die neue Form der Weiterbildung, weshalb sich viele Teilnehmer regelmäßige Jahreswechselseminare wünschten. Die DATEV bietet deshalb zum Jahreswechsel 2009/2010 zwei Dialogseminare online speziell für Unternehmen an: Tipps und Tricks zum Jahreswechsel mit DATEV Rechnungswesen compact, Art.-Nr Tipps und Tricks zum Jahreswechsel mit den DATEV-Programmen Rechnungswesen/Rechnungswesen Einzelplatz, Art.-Nr Lernen Sie die wichtigsten Neuerungen zum Jahreswechsel 2010 kennen und deren Umsetzung in den Rechnungswesen-Programmen. Hier ein Auszug unseres Angebots speziell für Neuanwender: Erste Schritte mit DATEV Rechnungswesen compact, Art.-Nr Erste Schritte mit DATEV Rechnungswesen Einzelplatz, Art.-Nr Erste Schritte mit DATEV Unternehmen online, Art.-Nr Bei DATEV Dialogseminare online treffen sich die Teilnehmer mit dem Referenten in einem virtuellen Seminarraum und können jederzeit Fragen stellen. Das spart Reisezeiten und -kosten. Via Beamer und Lautsprecher können mehrere Mitarbeiter teilnehmen. Besprechen Sie mit Ihrem Steuerberater, welches Dialogseminar online für Sie geeignet ist. Weitere Informationen finden Sie unter Die Dialogseminare online der DATEV erfreuen sich wachsender Beliebtheit. Auf vielfachen Wunsch gibt es nun regelmäßige Jahreswechselseminare. Neue Bibliothek des IT-Wissens Die DATEV beteiligt sich als Kompetenzpartner an der Kampagne nextbusiness-it Exzellenz im Mittelstand und bringt ihre Erfahrung und ihr Know-how ein. nextbusiness-it bündelt aktuelles IT-Wissen und bereitet es für Mittelständler verständlich auf. Zehn Leitthemen werden jeweils in einem Kompendium ausführlich erklärt. Zusammen ergeben sie die Bibliothek des modernen IT- Wissens für den Mittelstand. DATEV belegt die Themen Know-how Protection Wie Sie der Datensicherheit umfassend Rechnung tragen (Oktober 2009) sowie Smart Web Wie Sie das Internet zur Beschleunigung der Geschäftsvorgänge nutzen (voraussichtlich März 2010). Unter können registrierte Nutzer die Kompendien kostenfrei abrufen. TRIALOG 4/

18 SERVICE & WISSEN ARBEITSTEILUNG Unternehmenssoftware Perfekte Kooperation Wie eng und wirtschaftlich erfolgreich die Zusammenarbeit zwischen Unternehmen und Steuerberater sein kann, zeigt das Beispiel der Seniorendienstleistungen gemeinnützige GmbH Gersprenz in Reinheim. Eine einheitliche Softwarearchitektur vereinfacht alle Prozesse. Zugegeben, die Betreuung und Pflege alter Menschen ist kein Geschäft wie jedes andere. Sehr wohl vergleichbar sind jedoch die Anforderungen an eine funktionierende Verwaltung. Das weiß auch Hubert Keiber, Geschäftsführer der Seniorendienstleistungs gemeinnützige GmbH Gersprenz im hessischen Reinheim. Er ist verantwortlich für 232 Betreuungsplätze und rund 200 Mitarbeiter, die an vier Standorten arbeiten. Auf Empfehlung des Steuerberaters stellte die Seniorendienstleistungs ggmbh Gersprenz vor zwei Jahren ihre Finanzbuchführung sowie die Lohn- und Gehaltsabrechnung auf DATEV-Lösungen um. Dazu kamen Keibers eigene Erfahrungen: Seit den Achzigerjahren habe ich in verschiedenen Einrichtungen immer wieder mit DATEV gearbeitet die Software war immer zu 100 Prozent zuverlässig. Heute profitieren der Pflegedienstleister und sein Steuerberater in mehreren Punkten von der einheitlichen Programmlösung. Zum einen ist der Datenaustausch wesentlich einfacher, was vor allem im Hinblick auf den Jahresabschluss wichtig ist. Zum anderen können Kanzleimitarbeiter im Krankheits- oder Urlaubsfall jederzeit im Unternehmen aushelfen. Auch die internen Prozesse etwa beim Zusammenspiel von Lohnabrechnung und Finanzbuchführung verlaufen nun besser und damit kostengünstiger. Bei unserer alten Lösung gab es keine Programmverbindungen, sodass die manuelle Übernahme der Daten viel Zeit gekostet hat und darüber hinaus fehlerträchtig war. Nun läuft die Übernahme fast automatisch, lobt Renate Schmidt. Sie arbeitet in der Buchhaltung. Weitere Highlights bei der Programmnutzung sind für sie das elektronische Bankbuchen mit vielen Buchungsvorschlägen sowie die Möglichkeit, Zahlungsaufträge sofort online zu erteilen. Geschäftsführer Hubert Keiber stellte vor zwei Jahren die Finanzbuchführung sowie die Lohn- und Gehaltsabrechnung auf DATEV-Lösungen um und kooperiert eng mit dem Steuerberater Um ein komplexes Unternehmen wie die Seniorendienstleistungs ggmbh Gersprenz beraten zu können, war dem Steuerberater der Aufbau einer aussagekräftigen Kostenrechnung wichtig, wobei die Finanzbuchführung eine zuverlässige Datenbasis liefert. Dank zahlreicher Plausibilitätsprüfungen wie der doppelten Rechnungsnummernprüfung werden fehlerhafte Eingaben schon im Vorfeld vermieden. Die Unternehmenszahlen überprüft der Seniorendienstleister zudem durch monatliche Auswertungen sowohl in der Finanzbuchführung als auch in der Lohnabrechnung. Zahlreiche Statistiken sind bereits als Standard in den Programmen hinterlegt. Dadurch sind sie einfach und zeitsparend zu erstellen, sagt Lohnsachbearbeiter Thomas Weihrauch. So erstellen die beiden Mitarbeiter der Personalabteilung mit DATEV LODAS comfort oder DATEV Personal-Managementsystem classic Personalstandsstatisti- 18 TRIALOG 4/2009

19 SERVICE & WISSEN ARBEITSTEILUNG Auch soziale Institutionen wie Alten- und Pflegeheime müssen bei der Buchführung und der Lohnabrechnung wie konventionelle Unternehmen agieren DATEV Spezielle Lösungen ken sowie Urlaubs- und Fehlzeitenübersichten. Diese Auswertungen haben wesentlich dazu beigetragen, die Überstunden in den Griff zu bekommen. Für das interne Controlling und die Vorbereitung auf die Pflegesatzverhandlungen setzt das Unternehmen neben den Standardauswertungen wie BWA, Gewinn-und- Verlust-Rechnung oder Offene-Posten-Liste auch auf individuelle Auswertungen. Hier arbeitet man intensiv mit einer Kostenträgerrechnung, die es ermöglicht, die Einrichtungen des Unternehmens separat mit ihren Erlösen und Kosten zu analysieren. Die Kosten der zentralen Verwaltung werden mittels eines Umlageschlüssels auf alle Einrichtungen verteilt. Eine integrierte Planungsrechnung ermöglicht, rechtzeitig Abweichungen zu erkennen und gegenzusteuern. Daneben erstellt der Steuerberater einen Kurzbericht, der die wichtigsten Kennzahlen aller Auswertungen quer über die Programme zusammenfasst. Dieser Bericht dient als Dateninformationsquelle und monatlicher Statusreport gegenüber den Gesellschaftern. Wie eng der Kontakt zwischen Geschäftsleitung und Berater ist, zeigt sich auch daran, dass der Steuerberater sogar über ein eigenes Büro bei der Seniorendienstleistungs ggmbh Gersprenz verfügt. Für Geschäftsführer Keiber ein dickes Plus, denn: Ohne seine fundierte Beratung würden wir aus wirtschaftlicher Sicht nicht da stehen, wo wir heute sind. Die räumliche Nähe und die kurzen Wege gehören dabei zu den entscheidenden Erfolgsfaktoren. Text: Christiane Krüger Soziale Einrichtungen stellen besondere Anforderungen an die Software für die Finanzbuchführung oder die Lohn- und Gehaltsabrechnung: Dazu gehören das Rechnungswesen nach Pflege-Buchführungsverordnung (PBV) oder die Abrechnung von Löhnen und Gehältern nach bestimmten Tarifverträgen. In den Softwarelösungen von DATEV sind diese Spezifika berücksichtigt. Lesen Sie mehr dazu unter Für eine professionelle Betreuung alter Menschen in den vier Heimen der Seniorendienstleistungen gemeinnützige GmbH Gersprenz ist eine funktionierende Verwaltung unabdingbar TRIALOG 4/

20 SERVICE & WISSEN SCHNITTSTELLENMANAGEMENT Datenaustausch Perfekt angedockt Für die erfolgreiche Unternehmensführung spielt die richtige betriebswirtschaftliche Software eine große Rolle. Versehen mit den entsprechenden Schnittstellen, funktioniert der schnelle Datenfluss in die unterschiedlichsten Richtungen. Wer bei der Software im Unternehmen auf die richtigen Schnittstellen setzt, spart nicht nur Zeit und Geld, sondern optimiert auch den externen Datenfluss In wirtschaftlich schwierigen Zeiten muss jedes Unternehmen seine Kosten kennen und vor allem darauf achten, seine Finanzen sicher im Griff zu haben. Mit der richtigen betriebswirtschaftlichen Software erhalten die Unternehmer einen schnellen Überblick und können dadurch auch auf veränderte Situationen entsprechend rasch reagieren. Darüber hinaus beschleunigt und vereinfacht das richtige Computerprogramm die Abläufe im Unternehmen. Allerdings ist es für Firmenchefs nicht einfach, aus dem riesigen Marktangebot die passende Lösung auszuwählen. Erschwerend kommt hinzu, dass die Anforderungen jedes Unternehmens an die Software sehr unterschiedlich ausfallen. So muss sie sich für bestimmte Einsatzgebiete eignen und sich leicht bedienen lassen. Häufig muss sie bestimmte Spezialfunktionen bieten, im Falle von betriebswirtschaftlichen Softwarelösungen für Autohäuser beispielsweise ein detailliertes Reporting an den Automobilhersteller. So wichtig wie die Funktionen der Software sind bei der Auswahl auch die Kriterien Updatefähigkeit und Serviceleistungen. Dazu kommt, dass die Lösung nicht nur in eine bereits bestehende Unternehmenssoftwarelandschaft passen muss, sondern auch mit der Software des Steuerberaters kompatibel sein muss. Dies ermöglicht den störungsfreien Datenfluss zwischen Betrieb und Steuerkanzlei. Der zuletzt genannte Punkt ist von besonderer Bedeutung, denn: Liegen die Unternehmensdaten wie Rechnungsdaten elektronisch vor, lassen sie sich beispielsweise auch an die Hausbank schnell weitergeben. Geschieht dies ohne Medienbrüche also die erneute Erfassung der Daten bei einem Systemwechsel, spart der Unternehmer nicht nur Zeit und Kosten, sondern schließt damit auch eine häufige Fehlerquelle durch die manuelle Datenübertragung aus. Um Fehlinvestitionen zu vermeiden, sollten sich Firmenchefs vor der Kaufentscheidung mit ihrem Steuerberater austauschen. Er kennt das Unternehmen und kann wertvolle Tipps geben. Eine große Zahl von Programmen verfügt über eine Schnittstelle zu den DATEV-Anwendungen. Zu finden sind 20 TRIALOG 4/2009

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