nicht öffentlich Kenntnisnahme Verwaltungsausschuss öffentlich Beschluss

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1 Vorlage 062/2016 Zentrale Dienste Geschäftszeichen: Ältestenrat nicht öffentlich Kenntnisnahme Verwaltungsausschuss öffentlich Beschluss Thema Zielvereinbarung im Rahmen des "Programms familienbewusst und demografieorientiert" Beschlussantrag 1. Der Gemeinderat nimmt die Zielvereinbarung (siehe Anlage) zur Kenntnis 2. Die Finanzierung der Maßnahmen i.h.v. insgesamt erfolgt über das Produktsachkonto , Städtische Weiterbildung, im Rahmen des Nachtragshaushaltsplanes Bolay Oberbürgermeister gez. Lechner Erster Bürgermeister

2 - 2 - Erläuterungen Der demografische Wandel und aktuelle Entwicklungen auf dem Arbeitsmarkt stellen die Stadt Ostfildern als Arbeitgeber vor neue Herausforderungen. Es stellen sich Fragen, wie z.b. das Wissen der Beschäftigten beim Eintritt in den Ruhestand besser gesichert werden kann, neue Fachkräfte gewonnen werden können, die Leistungsfähigkeit der Mitarbeiter erhalten bleibt oder die Vereinbarkeit von Beruf und Familie bzw. Pflege von Angehörigen besser gelingen kann. Deshalb hat sich die Stadtverwaltung Ostfildern beim Kompetenzzentrum Arbeit und Diversität der Familienforschung im Statistischen Landesamt Baden-Württemberg erfolgreich um die Teilnahme am Programm familienbewusst und demografieorientiert beworben. Am 17. September 2015 unterzeichnete OB Bolay im Rahmen der Fachbereichs-Klausurtagung eine entsprechende Rahmenvereinbarung über die Zusammenarbeit mit dem Kompetenzzentrum. Die Unterstützung durch das Kompetenzzentrum ist für die Stadtverwaltung kostenlos. Ablauf des Projekts: Nachdem die relevanten Daten erhoben, die Ausgangssituation ermittelt und die Mitarbeiterbefragung Projekt Erfolgsfaktor Familie speziell ausgewertet wurde, wurden die Fachbereichs- und Abteilungsleitungen im Rahmen eines Workshops beteiligt. Aufgrund dieser Daten hat dann eine Projektgruppe eine Zielvereinbarung ausgearbeitet, die mit der Verwaltungsführung abgestimmt wurde. Die Umsetzungsphase ist bis Mitte 2017 vorgesehen. Die Projektgruppe repräsentierte die unterschiedlichen Berufs- und Altersgruppen, Hierarchieebenen sowie Fachbereiche und Einrichtungen und befasste sich mit den folgenden Handlungsfeldern: Führung, Arbeit und Arbeitsorganisation, Personalentwicklung, Gesundheitsmanagement, Services, Kommunikation (siehe Anlage). Finanzielle Auswirkungen Produkt- / Auftragssachkonto: Produktsachkonto Städtische Weiterbildung Die erforderlichen Haushaltsmittel von sollen komplett im Nachtragshaushalt 2016 eingestellt werden, um eine Gesamtfinanzierung des Projekts sicherzustellen. Im Ergebnishaushalt gibt es im Gegensatz zu investiven Maßnahmen nicht die Möglichkeit, Verpflichtungsermächtigungen zu Lasten von Folgejahren zu veranschlagen. Die zum Jahresende 2016 verbleibenden Restmittel müssen bei diesem Verfahren per Ermächtigungsrest in das Jahr 2017 übertragen werden. Einmalig 2016 Einmalig 2017 Kostenart bzw. Investition Programmkosten 2016 familienbewusst und demografieorientiert Programmkosten 2017 familienbewusst und demografieorientiert Einzahlungen/ Erträge in Auszahlungen/ Aufwendungen in ca ca

3 - 3 - Finanzierung durch Haushaltsmittel Überplanmäßige Auszahlungen Deckung über- und außerplanmäßiger Auszahlungen Ermächtigungsrest Außerplanmäßige Auszahlungen

4 ZIELVEREINBARUNG DER STADT OSTFILDERN IM RAHMEN DES PROGRAMMS FAMILIENBEWUSST & DEMOGRAFIEORIENTIERT DES KOMPETENZZENTRUMS ARBEIT DIVERSITÄT BADEN-WÜRTTEMBERG Ziel des Programms familienbewusst & demografieorientiert ist es, das Familienbewusstsein und das Demografiemanagement der Stadt Ostfildern weiterzuentwickeln und der Ausgangssituation angemessene Handlungsansätze zu erarbeiten. Die konkrete Umsetzung soll nach Beschluss durch die Hausspitze auf Grundlage der im Folgenden ausgeführten 10 Zielsetzungen und 11 Maßnahmen in sechs Handlungsfeldern ab Frühjahr 2016 erfolgen. Nach Beschluss der Zielvereinbarung durch die Hausspitze erhält die Stadt Ostfildern die Erlaubnis zur Verwendung des Programm-Logos familienbewusst & demografieorientiert. Im Frühjahr 2017 wird unterstützt durch das Kompetenzzentrum Arbeit Diversität Baden- Württemberg Zwischenbilanz zum Stand des Prozesses gezogen.

5 HANDLUNGSFELD 1: FÜHRUNG & ORGANISATIONSKULTUR Ziel 1.1 Führungskultur weiterentwickeln Maßnahme Ansprechbarkeit von Führungskräften verbessern 1. Auftrag Verwaltungsführung erneuern im Rahmen der Workshops 2. Sensibilisierung Führungskräfte für verbindliche Aufgabe Ansprechbarkeit, Fürsorgepflicht, Lotsenfunktion (siehe Führungsleitlinien) - Workshop auf Fachbereichsebene verpflichtend (beispielhafter Prozess Fachbereich 2) - im Rahmen der Regelfortbildungen städtische Weiterbildung, Themenblock Führung 1-2 Fortbildungen jährlich, verpflichtend & verlässlich für jede Führungskraft (Ansprechbarkeit als erster Baustein in Reihe, weitere Themen/Inhalte: wertschätzender Umgang mit Mitarbeiter/innen, Umgang mit Überlastungssituationen) spezielle Angebote für unterschiedliche Entwicklungsstufen) 3. Ansprechbarkeit im Auftaktgespräch LOB als Thema institutionalisieren: Protokollbogen zum Auftaktgespräch um Stichwort Ansprechbarkeit ergänzen 4. Nächste Runde Führungsdialog 2017 Bewertungskriterium Ansprechbarkeit familienbewusst und demografieorientiert Alle Führungskräfte 1. / Euro für Workshops Fachbereiche jährlich Euro für Führungsbudget jährlich Städtische Weiterbildung 3. / 4. / 1. Verwaltungsführung 2. - Fachbereichsleitungen mit externer Moderation - Zentrale Dienste 3. AG LOB 4. Zentrale Dienste 2

6 Umsetzungszeitraum 1. Anfang Oktober HJ 2016 Kommunikation Ziel 1.2 Maßnahme FBK mit Rückmeldung zum Vollzug in FBK, Personalversammlung, Intranet, Rathaus intern Organisationskultur weiterentwickeln Sensibilisierung von Führungskräften und Mitarbeiter/innen für die strategische Bedeutung guter Vereinbarkeit von Beruf und Familie 1. Auftrag Verwaltungsführung erneuern: Mitarbeiter/innen und Führungskräfte kontinuierlich sensibilisieren. Wichtiges Thema: zentrale Rolle von sozialer Kompetenz und Empathie-Fähigkeit von Führungskräften 2. Fortbildungen und Seminare für alle Führungsebenen planen (z.b. Thema Überlastung, Vereinbarkeit Pflege & Beruf...) (siehe Maßnahme 1.1.1) 3. Niedrigschwellig Anlaufstelle zum Thema Überlastungen sichtbar machen und konkrete Handlungsoptionen aufzeigen Alle Mitarbeiter/innen 1. / 2. siehe Maßnahme Euro 1. Verwaltungsführung 2. und 3. Zentrale Dienste Umsetzungszeitraum ab sofort, verpflichtend ab Programm HJ 2016 Kommunikation FBK mit Rückmeldung zum Vollzug in FBK, Personalversammlung, Intranet, Rathaus intern 3

7 HANDLUNGSFELD 2: KOMMUNIKATION Ziel 2.1 Interne Kommunikation verbessern Maßnahme Informationsmittel und -wege optimieren - Infomittel und -wege prüfen zu wichtigsten Schwerpunktthemen anhand der Ergebnisse der MA-Befragung (z.b. Vereinbarkeit von Beruf und Pflege, Schwangerschaft, Arbeitszeitmodelle) - Leitfaden zu unterschiedlichen Lebenslagen zusammenzustellen (Pflege, Schwangerschaft, psychische Belastungen : Basis-Informationen und konkrete interne Ansprechpartner/innen benennen (siehe Maßnahme 2.1.3) und im Intranet - Rubrik Lebenslagen - mit Zusatzinfos für Führungskräfte - für alle zur Verfügung stellen und laufend aktualisieren Führungskräfte, alle Mitarbeiter/innen Personalressourcen Zentrale Dienste Umsetzungszeitraum bis 1. Quartal 2017 Kommunikation Maßnahme Personalversammlung November 2016 und 2017, Rathaus intern, Fachbereich-Workshops 2017 Interne Ansprechpartner/innen Vereinbarkeit benennen; 1. Konzept Ansprechpartner/innen entwickeln (Wer? Welche Themen? Zuständigkeiten?, ggf. externe Unterstützung nötig?) Informationen über Informationsverhalten aus MA-Befragung nutzen 2. Ansprechpartner/innen instruieren und installieren (bekannt machen, in Leitfaden aufnehmen (siehe Maßnahme 2.1.2) 3. Nach angemessenem Zeitraum Zwischenbilanz zur Nutzung ziehen (1. Halbjahr 2018) Alle Mitarbeiter/innen Personalressourcen Zentrale Dienste Umsetzungszeitraum Bis 1. Quartal 2017 Kommunikation / 4

8 HANDLUNGSFELD 3: DIVERSITY Ziel Maßnahme Umsetzungszeitraum Kommunikation 5

9 HANDLUNGSFELD 4: ARBEITSZEIT & ARBEITSORGANISATION Ziel 4.1 Zusammenarbeit in flexiblen Teams (Teilzeit, Homeoffice, Telearbeit) weiter verbessern Maßnahme Erfahrungsaustausch zur derzeitigen Umsetzungspraxis durchführen 1. Erfahrungen von Mitarbeiter/innen und Führungskräfte in flexiblen Teams (Teilzeit, Homeoffice, Telearbeit) im Rahmen separater Workshops zusammentragen, Format: jeweils ½ Tag, Themen: techn. Voraussetzungen, Zusammenarbeit im Team, Ergebnisqualität, Möglichkeit zur Weiterentwicklung der Rahmenbedingungen 2. Erfahrungen in laufenden Prozess zur Überarbeitung in den maßgebenden DVs (flexible Arbeitszeit, Telearbeit) aufnehmen, ggf. DVs zusammenlegen, ggf. Telearbeitskapazitäten erweitern 3. Ggf. weitere Maßnahmen aus Erfahrungsaustausch ableiten und umsetzen, z.b. Maßnahmen zur Verbesserung der Zusammenarbeit in flexiblen Teams Merkposten: Raumnutzungsplanung Mitarbeiter/innen in Telearbeit, alle Mitarbeiter/innen Personalressourcen Zentrale Dienste, Personalrat Umsetzungszeitraum 1. 2 HJ anschließend 3. s.o. Kommunikation / 6

10 Ziel 4.2 Bestehende Möglichkeiten zur flexiblen Gestaltung von Arbeitszeiten noch besser ausschöpfen Maßnahme Geeignete Maßnahme erarbeiten Ideen werden im Rahmen des Prozesses zur Überarbeitung der DV flexibles Arbeiten aufgenommen (siehe Maßnahme 4.1.1) Erfahrungsaustausch insb. im Hinblick auf Bereiche, die davon derzeit noch nicht Gebrauch machen können Mitarbeiter/innen in Telearbeit, alle Mitarbeiter/innen Personalressourcen Zentrale Dienste, Personalrat Umsetzungszeitraum siehe Maßnahme Kommunikation / Ziel 4.3 Vereinbarkeit von Beruf und Familie für Führungskräfte stärken Maßnahme Bestandsaufnahme und Bekanntmachen des bestehenden Angebots 1. Bestandsaufnahme zu Möglichkeiten im Haus erstellen (z.b. Telearbeit, Führen in Teilzeit, Sharing, Homeoffice) 2. Ergebnis Bestandsaufnahme + Bekenntnis der Verwaltungsführung zu Optionen + Erfahrungsberichte aus dem Haus veröffentlichen (Nachwuchs-)Führungskräfte Personalressourcen Umsetzungszeitraum 2. HJ 2016 Kommunikation Zentrale Dienste, Personalrat FBK, Rathaus intern, Personalversammlung, Intranet 7

11 HANDLUNGSFELD 5: PERSONALENTWICKLUNG Ziel 5.1 Arbeitsverdichtung besser regulieren Maßnahme Auftrag Verwaltungsführung erneuern Bei Aktualisierung der DV flexibles Arbeiten: laufendes System (Ampel) kommunizieren und Auftrag an Führungskräfte erneuern: - Relevanzbegründung - Permanenter Dialog zwischen Führungskraft und Mitarbeiter/innen (mögliche Instrumente: Zielvereinbarung, LOB) - Arbeitsabläufe weiter optimieren - Prioritäten setzen wo möglich - Aufgabenkritik - Personalbedarfsberechnung (erneut) vornehmen ggf. Personalressourcen aufstocken Alle Führungskräfte, alle Mitarbeiter/innen Personalressourcen Umsetzungszeitraum 2. HJ 2016 Kommunikation / Verwaltungsführung, FBK, Personalrat Ziel 5.2 Maßnahme Wiedereinstiegsmanagement bei familiären Auszeiten weiter entwickeln Prozess im Haus prüfen und weiter entwickeln 1. Datengrundlage schaffen (insb. Dauer und Rückkehrquote) 2. Prozess stärker vereinheitlichen, vorhandene Angebote bündeln (Angebote und Stationen im Prozess berücksichtigen: Gespräch zu Ausstieg, Kontakthalten während Auszeit, Begleitung Wiedereinstieg) 3. Spezifische Fortbildungsangebote für Personen in familiärer Auszeit 4. Jährliches Beurlaubten-Treffen mit Kinderbetreuung initiieren Alle Führungskräfte Euro für Seminare Euro für Beurlaubten-Treffen 8

12 Zentrale Dienste, Personalrat, Fachbereichsleitungen Umsetzungszeitraum 2017 Kommunikation Persönliche Einladung 9

13 HANDLUNGSFELD 6: GESUNDHEITSMANAGEMENT Ziel 6.1 Angebote zum Gesundheitsmanagement weiterentwickeln Maßnahme Pilot-Projekt Gesundheitsmanagement im Erzieher/innenbereich entwickeln und umsetzen 1. Konzeption liegt vor und wird zur Entscheidung vorgelegt. 2. Konzept wird mit Fachbereich und Personalrat abgestimmt 3. Ggf. wird Pilotprojekt nach Evaluierung auf andere Bereiche übertragen Mitarbeiter/innen in Kindertageseinrichtungen 2016: Euro / 2017: Euro Zentrale Dienste Umsetzungszeitraum ab Q2/2016 Kommunikation Rathaus intern, FBK 10

14 HANDLUNGSFELD 7: SERVICES Ziel 7.1 Bestehendes Service-Portfolio für Mitarbeiter/innen für bessere Vereinbarkeit von Beruf & Familie prüfen und weiter optimieren Maßnahme Unterstützungsangebote für Mitarbeiter/innen mit pflegebedürftigen Angehörigen prüfen und ggf. entwickeln 1. Auftrag der Verwaltungsführung an Führungskräfte erneuern (siehe Maßnahme 1.1.1) 2. Thema in Leitfaden integrieren (siehe Maßnahme 2.1.2) Mitarbeiter/innen mit pflegebedürftigen Angehörigen 1. Personalressourcen 2. Personalressourcen Zentrale Dienste, Fachbereich 2 Umsetzungszeitraum 1. Siehe Maßnahme Siehe Maßnahme Kommunikation / 11

15 IHRE ANSPRECHPARTNERINNEN IM KOMPETENZZENTRUM ARBEIT DIVERSITÄT BADEN-WÜRTTEMBERG Christine Ehrhardt Tel.: 0711/ Sabrina Stula Tel.: 0711/ Das Kompetenzzentrum Arbeit Diversität Baden-Württemberg der FamilienForschung Baden-Württemberg informiert, berät und qualifiziert seit 2008 bei der familienbewussten und demografieorientierten Organisationsentwicklung und ist Ansprechpartner für alle Arbeitgeber im Land. Zugeschnitten auf die Situation im jeweiligen Betrieb von ersten Ideen bis zur Umsetzung konkreter Maßnahmen. Das Kompetenzzentrum arbeitet im Auftrag des Ministeriums für Arbeit und Sozialordnung, Familie, Frauen und Senioren Baden-Württemberg und bietet Beratung und Prozessbegleitung, Qualifizierung für Führungs- und Fachkräfte, Verfahren zur Mitarbeiterbeteiligung, regionale und überregionale Vernetzung, Konferenzen, Tagungen sowie Öffentlichkeitsarbeit und das Internetportal 12