Einmalzahlungen korrekt abrechnen

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1 ISP NEWS 4/12 Informationen für die Lohnabrechnungspraxis Ausgabe Oktober 2012 Einmalzahlungen korrekt abrechnen Weihnachten steht wieder einmal vor der Tür und damit auch in manchen Betrieben die Auszahlung von Weihnachtsgeld. Wie Sie diese Einmalzahlungen korrekt abrechnen lesen Sie in dieser Ausgabe der ISP News. Weitere Themen in dieser Ausgabe: Jahresarbeitsentgelt Berechnung Fehlzeiten in der Personalabrechnung Mitgliedsnummern der Unfallversicherungsträger Mehrfachbeschäftigte Arbeitnehmer bei Überschreitung der Beitragsbemessungsgrenzen PLUS: Neue Urteile aus dem Arbeitsrecht Newstelegramm Termine und Fakten

2 Editorial Vorwort Sehr geehrte Leserinnen, sehr geehrte Leser, auch dieses Jahr neigt sich allmählich wieder dem Ende zu. Im letzten Quartal des Jahres werden traditionell neue Gesetzesvorhaben für den Jahreswechsel vorbereitet. Das Jahr 2013 wird sicherlich von der Umstellung der altbekannten Steuerkarte auf die elektronischen ELStAM geprägt sein. Auch Neuregelungen für geringfügig Beschäftigte und Arbeitnehmer in der sogenannten Gleitzone oder besser ausgedrückt Einstiegszone in die sozialversicherungspflichtige Beschäftigung stehen auf der Agenda zum Jahresstart Steuerkarte adé. Erstmals werden im elektronischen Verfahren (ELSTER Lohn II) dann die Steuereckdaten von einem zentralen Rechner der Steuerverwaltung direkt ins Abrechnungsprogramm geholt. Dazu wird es in 2013 eine Übergangszeit geben, in welcher Papierverfahren und elektronische Verfahren parallel bestehen. Lohnabzug wird technisch diese Möglichkeiten zur Verfügung stellen. Die Vorbereitungen dazu laufen auf Hochtouren. Umfangreiche Informationen zum Verfahren werden dann in der ersten Ausgabe der ISP News für 2013 enthalten sein. In Vorbereitung ist darüber hinaus auch ein Informations Faltblatt mit relevanten Änderungen und Fragestellungen für Ihre Beschäftigten, das wir allen ISP News Abonnenten in 2013 kostenlos als Vorlage zur Verfügung stellen werden, um dieses dann z.b. zusammen mit der Gehaltsabrechnung an zu verteilen. Sie sehen, es bleibt spannend und interessant. Wir wünschen Ihnen an dieser Stelle eine schöne Herbstzeit und eine interessante Lektüre. Martin Friedhoff Marc Wehrstedt Seite 2

3 Inhalt In dieser Ausgabe: Berechnung des Jahresarbeitsentgelts wird immer wichtiger Insbesondere zum Jahreswechsel ist das Überschreiten der JAE Grenze für die Prüfung der Krankenversicherungspflicht notwendig Fehlzeiten in der Personalabrechnung Mögliche Auswirkungen auf die Beitragsberechnung und das Meldeverfahren ELSTER Lohn II läuft langsam an Ablösung von der Steuerkarte auf Pappe Reform der Midi /Mini Jobs Erhöhung der Entgeltgrenzen und Rentenversicherungspflicht geplant Mitgliedsnummern der Unfallversicherungsträger Eine scharfe Prüfung steht an Qualifizierter Meldedialog Rückmeldungen der Krankenkassen Ausweitung in 2013 steht an Neues Transplantationsgesetz Was gilt für die Entgeltfortzahlung? Einmalzahlungen korrekt abrechnen Alle Jahre wieder: Was ist zu beachten? Mehrfachbeschäftigte Arbeitnehmer bei Überschreitung der Beitragsbemessungsgrenzen Rückmeldungen der Krankenkassen liefern Berechnungsgrundlagen Minijobs auf Abruf Ab zweitem entgeltlosen Monat soll Abmeldung erfolgen Neue Urteile FAQs Ihre Fragen, Unsere Antworten Nachrichtentelegramm Termine und Fakten Seite Seite

4 Betriebliche Praxis Berechnung des Jahresarbeitsentgelts wird immer wichtiger Die Berechnung des regelmäßigen Jahresarbeitsentgelts bekommt immer größere Bedeutung in der Lohnabrechnung. Sie sollten sie dem Grunde nach bei allen neuen Beschäftigungsverhältnissen, bei Änderungen in einem bestehenden Beschäftigungsverhältnis und zum Jahreswechsel vornehmen. Die Ermittlung des regelmäßigen Entgelts gibt Ihnen Auskunft über die versicherungsrechtliche Beurteilung des Arbeitnehmers. Hierbei können unter anderen folgende Fallkonstellationen für die Sozialversicherung entstehen: Geringfügig entlohnt Beschäftigter bei einem regelmäßigen Entgelt von nicht mehr als 400 Euro im Monat Gleitzonen Arbeitnehmer bei einem regelmäßigen Entgelt von 400,01 Euro bis 800,00 Euro im Monat Sozialversicherungspflichtige Arbeitnehmer ab 400 Euro monatlich Kranken und pflegeversicherungsfreie Arbeitnehmer ab 4.237,50 Euro monatlich ( Euro jährlich bzw Euro für 2013) Beim regelmäßigen Entgelt handelt es sich im Grunde um das durchschnittliche Arbeitsentgelt des Arbeitnehmers. Zum regelmäßigen Jahresarbeitsentgelt gehören das laufend gezahlte Arbeitsentgelt und einmalig gezahlte Bezüge. Wenn ein Arbeitnehmer nebeneinander mehrere Beschäftigungen ausübt, sind für die Feststellung des regelmäßigen Jahresarbeitsentgelts (JAE) die Arbeitsentgelte aus allen Beschäftigungen zusammenzurechnen. Zum regelmäßigen Jahresarbeitsentgelt zählen alle Arten von Arbeitsentgelt. Es kommt nicht darauf an, ob ein Rechtsanspruch darauf besteht oder auf welcher Grundlage das Arbeitsentgelt gezahlt wird. Alle Zahlungen, die beitragsfrei gezahlt werden, gehören jedoch nicht dazu. Vergütungen für Überstunden gehören nicht zum regelmäßigen Jahresarbeitsentgelt und sind daher bei der Berechnung außer Betracht zu lassen. Schließlich nehmen Sie die Beurteilung vorausschauend vor, sodass Sie von künftigen Überstundenvergütungen zum Beurteilungszeitpunkt noch nichts wissen können. Feste Pauschbeträge als Abgeltung für Überstunden, die regelmäßig zum laufenden Arbeitsentgelt gezahlt werden, müssen aber zum regelmäßigen JAE dazugerechnet werden. Beispiel : Ein Arbeitnehmer verdient monatlich Euro. Daneben erhält er im November ein Weihnachtsgeld von Euro und einen Fahrtkostenzuschuss von 30 Euro im Monat (pauschal versteuert und beitragsfrei). Ermittlung des regelmäßigen JAE: Gehalt: 12 x Euro = Weihnachtsgeld: 1 x Euro = Fahrtkostenzuschuss: k Euro Euro eine Anrechnung Insgesamt erzielt der Arbeitnehmer Euro : 12 = regelmäßiges Entgelt im Monat. Der Fahrtkostenzuschuss bleibt außen vor, da dieser beitragsfrei ist. Der Arbeitnehmer ist sozialversicherungspflichtig in allen Zweigen. Seite 4

5 Betriebliche Praxis Berechnung des Jahresarbeitsentgelts wird immer wichtiger Besonderheit bei JAE Übergrenzern Für höherverdienende Arbeitnehmer besteht die Möglichkeit sich ab einem bestimmten Verdienst nämlich oberhalb der JAE Grenze von der Kranken und Pflegeversicherungspflicht befreien zu lassen. Die Arbeitnehmer haben dann die Wahl sich freiwillig in der Gesetzlichen Krankenversicherung zu versichern oder zu einem Privaten Krankenversicherungsunternehmen (PKV) zu wechseln. Arbeitnehmer, deren regelmäßiges Arbeitsentgelt diesen Grenzwert überschreitet, sind krankenversicherungsfrei. Nachdem es in den Jahren 2007 bis 2010 eine 3 Jahres Hürde gab, um krankenversicherungsfrei zu sein, ist diese bereits seit 2011 wieder aufgehoben. Es gilt bei Überschreiten der Versicherungspflichtgrenze nun wieder die vorhergehende Regelung. Diese besagt, dass ein Arbeitnehmer zum kommenden Jahreswechsel krankenversicherungsfrei ist, wenn er die JAE Grenze des aktuellen Jahres überschreitet und voraussichtlich die JAE Grenze des kommenden Jahres ebenfalls überschreitet. Dafür müssen Sie für das kommende Kalenderjahr eine vorausschauende Betrachtung vornehmen. Beispiel : Ein Arbeitnehmer hatte von Januar bis Juni 2012 ein Monatsgehalt Euro, seit Juli bekommt er monatlich Euro. Daneben erhält er ein festes Weihnachtsgeld von Euro. Sein Jahresarbeitsentgelt 2012 beträgt: 6 Monate Euro = Euro 6 Monate Euro = Euro Weihnachtsgeld = Insgesamt = Euro Euro (damit liegt er über der JAE Grenze von Euro) Das voraussichtliche JAE für 2013 beträgt: 12 Monate x Euro = Euro Weihnachtsgeld = Insgesamt Euro = Euro (damit liegt er über der JAE Grenze von Euro) Der Arbeitnehmer ist ab krankenversicherungsfrei. Auch bei schwankendem Arbeitsentgelt ist für eine vorausschauende Betrachtung eine gewissenhafte Schätzung des zu erwartenden Arbeitsentgelts vorzunehmen. Für einen Stundenlohnempfänger können Sie das monatliche Entgelt nach folgender Formel ermitteln: Stundenlohn x individuelle wöchentliche Arbeitszeit x 13 Wochen / 3 Monate Übrigens: Zuschläge, die mit Rücksicht auf den Familienstand gezahlt werden, bleiben unberücksichtigt, wenn es sich um die Ermittlung des regelmäßigen JAE handelt, um festzustellen, ob Versicherungsfreiheit zur Kranken und Pflegeversicherung besteht. Diese Arbeitnehmer werden häufig auch als JAE Übergrenzer bezeichnet. Seite 5

6 Betriebliche Praxis Berechnung des Jahresarbeitsentgelts wird immer wichtiger Neue Arbeitnehmer können sofort krankenversicherungsfrei sein Bei Neueinstellungen ist die Überprüfung der Entgelthöhe aus den Vorjahren nicht (mehr) erforderlich. Wenn der Arbeitnehmer bei der Einstellung ein Entgelt oberhalb der Versicherungspflichtgrenze erzielt, besteht von Beginn an keine Krankenversicherungs und Pflegeversicherungspflicht. Das gilt ebenfalls für Berufseinsteiger, die gleich zu Beginn ihres Arbeitslebens sehr viel verdienen. Sie können sich von Anfang an zwischen gesetzlicher Krankenversicherung und privater Krankenversicherung entscheiden. Wissenswertes zu den Jahresarbeitsentgeltgrenzen Die JAE Grenze wird jährlich neu festgesetzt. Seit dem Jahr 2003 gibt es zwei unterschiedliche JAE Grenzen. Die besondere JAE Grenze gilt für Arbeitnehmer, die am wegen Überschreitens der Versicherungspflichtgrenze (JAE Grenze) versicherungsfrei und zu diesem Zeitpunkt mit einer privaten Krankenkostenvollversicherung abgesichert waren. Diese Grenze bleibt für den Beschäftigten auch dann gültig, wenn er den Arbeitgeber wechselt, zeitweise gar nicht versichert ist oder zwischenzeitlich krankenversicherungspflichtig werden sollte. Der Grund für diese Sonderregelung ist die überproportional starke Anhebung der JAE Grenze zum Es sollte der Übergang zur privaten Krankenversicherung erschwert werden. Den zu diesem Zeitpunkt schon privat krankenversicherten Personen gewährt man einen Bestandsschutz durch die besondere Jahresarbeitsentgeltgrenze. Die allgemeine JAE Grenze gilt für alle gesetzlich versicherten oder freiwillig in der gesetzlichen Krankenversicherung versicherten Arbeitnehmer, die die bisherige JAE Grenze überschritten haben. Privatversicherte Arbeitnehmer, die durch Erhöhung der JAE Grenze wieder versicherungspflichtig werden, können einen Antrag auf Befreiung von der Versicherungspflicht in der gesetzlichen Krankenversicherung stellen. Diese Entgeltarten gehören zum regelmäßigen Arbeitsentgelt: Seite 6

7 Betriebliche Praxis Berechnung des Jahresarbeitsentgelts wird immer wichtiger Das gilt bei Mehrfachbeschäftigten Bei Arbeitnehmern mit mehren Beschäftigungen gilt, dass diese grds. für die JAE Berechnung zu addieren sind. Dies gilt jedoch nicht für eine versicherungspflichtige Hauptbeschäftigung neben der eine (zeitlich zuerst aufgenommene) geringfügig entlohnte Beschäftigung ausgeübt wird. Diese sind nicht zusammenzurechnen. Damit zählt das Entgelt aus der ersten geringfügig entlohnten Beschäftigung nicht zum regelmäßigen JAE. Jede weitere geringfügig entlohnte Beschäftigung wird mit einer mehr als geringfügigen versicherungspflichtigen Beschäftigung zusammengerechnet. Ein Überschreiten der JAE Grenze kann damit auch durch Zusammenrechnung einer nicht geringfügigen versicherungspflichtigen Hauptbeschäftigung mit einer bei einem anderen Arbeitgeber ausgeübten zweiten oder weiteren für sich gesehen geringfügig entlohnten und damit versicherungspflichtigen Beschäftigung eintreten. Minijobber noch bis 400 Euro Liegt das regelmäßige monatliche Arbeitsentgelt bei nicht mehr als 400 Euro, so kommt ebenfalls die Versicherungsfreiheit jedoch in allen Zweigen zum Tragen. In diesem Fall handelt es sich nämlich um eine geringfügig entlohnte und damit versicherungsfreie Beschäftigung. Ab 2013 ist geplant die Minijob Grenze auf 450 Euro anzuheben. Dazu laufen momentan noch die parlamentarischen Verfahren. Eine Entscheidung ist hier frühestens Ende November zu erwarten. Gleitzone Das regelmäßige Entgelt spielt auch im Bereich von 400,01 Euro bis 800 Euro eine Rolle. Liegt das regelmäßige Entgelt eines Arbeitnehmers nämlich in diesem Bereich, so handelt es sich um eine Gleitzonenbeschäftigung mit einer besonderen Beitragsberechnung. Sollte es 2013 zu der Anhebung der Minijobgrenze kommen, so soll sich auch der Gleitzonenbereich um 50 Euro nach oben verschieben auf dann 450,01 Euro bis 850 Euro. Seite 7

8 Betriebliche Praxis Fehlzeiten in der Personalabrechnung Die Hinterlegung und Pflege der Fehlzeiten ist für die Personalabrechnung immens wichtig. So werden je nach Fehlzeitengrund und Dauer der Fehlzeit maschinell die SV Tage errechnet und das Meldeverfahren gesteuert. Wir wollen an dieser Stelle einmal die verwendeten Abwesenheitsgründe aus dem Fehlzeitenkatalog für Sie beleuchten. Bedeutung von Fehlzeiten Während für die Berechnung der Lohnsteuer grundsätzlich auf die Dauer des Beschäftigungsverhältnisses abgestellt wird, ist in der Sozialversicherung die Beitragsberechnung abhängig von der Anzahl der Sozialversicherungstage (SV Tage). Diese betragen für einen vollen Monat immer 30 Tage und für angebrochene Monate die entsprechende genaue Anzahl der Tage des jeweiligen Abrechnungszeitraums. Und genau hier kommt die Bedeutung von Fehlzeiten zum Tragen. Viele Fehlzeiten sind nämlich beitragsfrei, so dass für die jeweilige Dauer keine SV Tage angesetzt werden dürfen. Darüber hinaus ist je nach Fehlzeitgrund und Dauer dieser Fehlzeit ggf. auch im Meldeverfahren eine DEÜV Meldung abzusetzen. Im maschinellen Meldeverfahren werden diese automatisch von Lohnabzug erzeugt und natürlich auch die SV Tage entsprechend berücksichtigt. Voraussetzung ist allerdings, dass die Fehlzeiten gewissenhaft im Personalstamm gepflegt werden. Die Fehlzeiten legen Sie mit Beginn und Ende sowie dem jeweiligen Grund in den Abwesenheiten des jeweiligen Arbeitnehmers an. Lohnabzug kennt für jeden Abwesenheitsgrund die damit verbundenen Besonderheiten in der Beitragsberechnung und im Meldeverfahren. Handelt es sich bei dem ausgewählten Grund um Krankengeld, Krankengeld in Höhe (Saison )KUG, Kinderkrankengeld, privat Krankenversicherte mit und ohne Krankentagegeld, Verletztengeldbezug, Übergangsgeldbezug, Versorgungskrankengeld, Elternzeit (Erziehungsgeldbezug) oder Elternzeit wird ein zusätzliches Checkfeld zur Eingabe freigeschaltet: "Es werden Arbeitgeberleistungen von mehr als 50 Euro während des Bezuges dieser Leistung gezahlt". Dieses markieren Sie bitte nur dann, wenn Sie innerhalb dieser Fehlzeiten Arbeitgeberleistungen (z.b. Vermögenswirksame Leistungen, Kontoführungsgebühren, Krankengeldzuschüsse oder Sachbezüge wie Firmenwagen etc.) weiterzahlen, die insgesamt 50 Euro monatlich übersteigen. Sofern dies der Fall ist, sind für eine korrekte Abrechnung weitere Angaben zum Vergleichs Netto und der Höhe der jeweiligen Sozialleistung zu hinterlegen. Handelt es sich bei dem ausgewählten Grund um eine Urlaubszeit, so können Sie halbe Urlaubstage für den ersten und letzten Tag des Urlaubs hinterlegen, indem Sie die Felder halber Tag unterhalb des Unterbrechungsbeginns bzw. endes markieren. Bei sozialversicherungsrechtlich relevanten Fehlzeiten besteht diese Möglichkeit nicht. Das Feld Anzahl U wird programmseitig gefüllt, kann aber von Ihnen überschrieben werden. Der Großbuchstabe U ist in all den Fällen im Lohnkonto einzutragen, in denen das Beschäftigungsverhältnis zwar weiterbesteht, der Anspruch auf Arbeitslohn aber für mindestens fünf aufeinander folgende Arbeitstage im Wesentlichen weggefallen ist (U steht für Unterbrechung). Als wesentlich in diesem Sinne sind immer die Grundbezüge des Arbeitnehmers anzusehen. Von einem wesentlichen Wegfall des Arbeitslohns ist somit immer dann auszugehen, wenn der Arbeitgeber während der Unterbrechung lediglich die vermögenswirksamen Leistungen weiterzahlt, aber das Gehalt (Hauptleistung) nicht. Die Eintragungen aus dem Feld werden in die entsprechende Spalte der Lohnsteuerbescheinigung und des Lohnkontos übernommen. Seite 8

9 Betriebliche Praxis Fehlzeiten in der Personalabrechnung Um Ihnen die Bedeutung der einzelnen Fehlzeiten einmal näher zu bringen, haben wir im Folgenden die im Programm verwendeten Fehlzeitengründe hinsichtlich der Berücksichtigung bei der Ermittlung von SV Tagen sowie der Auswirkungen im maschinellen Meldeverfahren zusammengestellt. Seite 9

10 Betriebliche Praxis Fehlzeiten in der Personalabrechnung Seite 10

11 Betriebliche Praxis Fehlzeiten in der Personalabrechnung Seite 11

12 Betriebliche Praxis ELSTER Lohn II läuft langsam an Eigentlich wollte die Finanzverwaltung seit Jahren auch den Abruf der Lohnsteuerabzugsmerkmale elektronisch bereitstellen. Ab 2013 soll es nun tatsächlich soweit sein. Allerdings wird es dafür eine großzügige Übergangsregelung geben, sodass es keinen einzelnen Stichtag für alle Betriebe zum Abruf der Steuerdaten geben wird. Vielmehr haben Sie einen großzügigen Übergangszeitraum. Nachdem das Elster Lohn II Verfahren im vergangenen Jahr kurz vor der Einführung noch gestoppt wurde, soll es nun soweit sein. Die Probleme in der Datenqualität sollen mittlerweile behoben sein, sodass die Betriebe nun mit gutem Gewissen die Daten abrufen können. Trotzdem sollten Sie als Betrieb diese Daten genau beim erstmaligen Abruf prüfen, denn in einem Entwurf eines Startschreibens zum Elster Lohn II Verfahren wird ganz offensiv angeführt wie bei Fehlern zu verfahren ist. Elektronisches Verfahren ab 2013 Ab sollen die Daten für den Steuerdatenabruf seitens der Finanzverwaltung auf deren Servern zur Verfügung stehen. Der Abruf der ELStAM Daten muss nicht ab Januar durch Sie als Betrieb erfolgen. Vielmehr kann parallel zum elektronischen Verfahren weiterhin das Papierverfahren genutzt werden. Übergangszeitraum 2013 Der erstmalige Abruf der ELStAM Daten durch den Betrieb soll im Laufe des Jahres 2013 erfolgen. Nach dem erstmaligem Abruf können Sie aber immer noch wieder für eine bestimmte Zeit auf das Papierverfahren wechseln, z. B. wenn die gelieferten Daten fehlerhaft oder nicht plausibel sind. Sie brauchen nicht mit allen Beschäftigten gleichzeitig den Abruf beginnen, sondern können in Lohnabzug auch nur mit einzelnen Arbeitnehmern den Abruf starten. Die anderen Arbeitnehmer rechnen Sie dann weiterhin im "Papierverfahren" ab. Dadurch haben Sie beispielsweise die Möglichkeit nach und nach Ihren Betrieb auf das ELStAM Verfahren umzustellen, ohne Sie gleich für alle Arbeitnehmer die Steuerdaten prüfen zu müssen. Ferner besteht so auch die Möglichkeit für Sie "Pseudo Arbeitnehmer", die Sie im Laufe der Jahre zu Testzwecken oder für bestimmte Abrechnungskonstellationen angelegt haben, außerhalb des Elster Lohn II Verfahrens abzurechnen. Die abgerechneten Daten sollten Sie unbedingt kontrollieren und auch Ihre Arbeitnehmer dahingehend sensibilisieren. Denn als Grund für die Verschiebung des Verfahrens Ende 2011 wurde die immens schlechte Datenqualität angeführt. Ob diese sich mittlerweile entscheiden verbessert hat, bleibt sicher abzuwarten. Sind die Daten fehlerhaft, kann dies zu ärgerlichen Korrekturen und Diskussionen mit Ihren Arbeitnehmern führen. Daher sollten Sie hier lieber einmal zu viel hinsehen. Falsche ELStAM Daten sind zu korrigieren Stellt sich beim erstmaligen Abruf der ELStAM Daten heraus, dass die abgerufenen Daten fehlerhaft sind, so können Sie weiterhin die Lohnsteuerkarte 2010 verwenden. Ebenso können Sie natürlich auch eine ausgestellte Ersatzbescheinigung der Jahre 2011 bis 2013 verwenden, wenn diese Ihnen vom Arbeitnehmer vorgelegt wird. Im Fehlerfall können Sie für einen Zeitraum von sechs Monaten diese Daten aus dem Papierverfahren noch weiter verwenden. Ihre Arbeitnehmer sollten in diesem Fall aber unbedingt zum Finanzamt gehen und die ELStAM Daten korrigieren lassen. Denn wenn keine Korrektur der ELStAM Daten erfolgt, wird zu einem späteren Zeitpunkt mit falschen Daten gerechnet. Freibeträge 2013 jetzt beantragen Ihre Arbeitnehmer, die Freibeträge nutzen, sollten bis 30. November 2012 die Freibeträge in den ELStAM Daten bzw. einer Ersatzbescheinigung für 2013 eintragen lassen. Anträge zur Berücksichtigung eines Freibetrags (z. B. für Fahrten zwischen Wohnung und regelmäßiger Arbeitsstätte) müssen durch Ihre Arbeitnehmer ab Oktober 2012 beim zuständigen Finanzamt neu gestellt werden. Allerdings behalten Pauschbeträge für behinderte Menschen und Hinterbliebene, die bereits über das Jahr 2012 hinaus gewährt wurden, ihre Gültigkeit. Bedingt durch den Systemwechsel von Papier zum elektronischen Verfahren wurde ein vereinfachter Antrag auf Lohnsteuerermäßigung seitens der Finanzverwaltung zur Verfügung gestellt. Seite 12

13 Betriebliche Praxis Reform der Mini /Midi Jobs Ein Reformgesetz zu Änderungen im Bereich der geringfügig Beschäftigten befindet sich zur Zeit im Gesetzgebungsverfahren. Neben der Anhebung der monatlichen Geringfügigkeitsgrenzen von 400,00 auf 450,00 Euro und einer entsprechenden Anhebung der Grenzwerte für die Gleitzonenregelung (450,01 850,00 Euro) soll auch eine grundsätzliche Rentenversicherungspflicht für geringfügig Beschäftigte eingeführt werden. Reform der Mini Jobs Die Entgeltgrenze für die Sozialversicherungsfreiheit von geringfügig beschäftigten Arbeitnehmern soll zum Jahresbeginn 2013 auf 450,00 Euro angehoben werden. Hier geht es jedoch nicht lediglich um die Anhebung eines Grenzwertes. Damit verbunden werden auch wieder umfangreiche Übergangsregelungen für diejenigen Bestands Arbeitnehmer, die nach derzeitigem Recht anders beurteilt werden. Für Minijobber gibt es derzeitig die Option, auf die Rentenversicherungsfreiheit zu verzichten und die RV Beiträge von 15 % auf den vollen RV Satz aufzustocken (Opt in). Diese Option soll mit dieser Reform umgekehrt werden (Opt out). Das heißt, der geringfügig Beschäftigte ist erst einmal grundsätzlich rentenversicherungspflichtig und kann durch Erklärung gegenüber seinem Arbeitgeber auf die Rentenversicherungspflicht verzichten. Auch hier werden wieder Übergangsregelungen die Rechtsänderung begleiten. Reform der Midi Jobs Beschäftigte, die regelmäßig zwischen 400,01 und 800,00 Euro verdienen, zählen zu den Arbeitnehmern in der Gleitzone, auch Midijobs genannt. Bedingt durch die Anhebung des Grenzwertes bei den Minijobs soll auch diese Grenze angehoben werden. Ab 2013 sind dann alle Beschäftigte, die regelmäßig zwischen 450,01 und 850,00 Euro verdienen, im Rahmen der Gleitzone abzurechnen. Auch hier gibt es wieder einen Personenkreis, der durch die Neuregelung von der Gleitzone eingeholt wird. Daneben wird eine Änderung der Gleitzonenformel infolge der Neuregelungen kommen. Übergangsregelungen und Befreiungsmöglichkeiten werden auch hier zu berücksichtigen sein. Ausblick Sie sehen, jede Menge Änderungen und Fragezeichen, die sich mit dieser Reform verbinden und direkte Auswirkung auf die Abrechnungspraxis haben. Zum Zeitpunkt der Drucklegung muss der Bundesrat noch darüber entscheiden und das Gesetz noch in diesem Jahr verkündet werden, damit es wie geplant am 1. Januar 2013 in Kraft treten kann. Auszuschließen ist es jedoch nicht, dass das Gesetz nicht alle Hürden nehmen kann und gegebenenfalls noch modifiziert und erst später verabschiedet und in Kraft treten kann. Eine vorstellbare Option wäre auch ein Inkrafttreten zum 1. April Wir werden Sie auf dem Laufenden halten. Selbstverständlich wird auf dieses Thema auch in unseren Seminaren zu den Rechtsänderungen zum Jahreswechsel eingegangen. Seite 13

14 Lohnabzug Praxis Mitgliedsnummern der Unfallversicherungsträger Die Daten zur Unfallversicherung melden Sie weitgehend automatisch mit jeder Entgeltmeldung an die Einzugsstelle. Seit Einführung des Verfahrens zeigt sich immer deutlicher, dass es grobe Konstruktionsfehler enthält, die bis heute immer wieder ausgebessert werden müssen. UV Mitgliedsnummernprüfung als neuester Streich Nachdem die Unfallversicherungsdaten immer wieder zu Ärgernis und Verwirrung in der Lohnabrechnung beigetragen haben, droht nun neues Ungemach. Zum soll eine neue Mitgliedsnummernprüfung bei den Datenannahmestellen der Krankenkassen installiert werden. Diese wird alle Ihre eingehenden Entgeltmeldungen ab diesem Zeitpunkt dahingehend überprüfen, ob die übermittelte Mitgliedsnummer korrekt ist. Ist die Mitgliedsnummer falsch, z. B. enthält einen Zahlendreher, dann wird die komplette Datenlieferung abgewiesen. Die Meldungen müssen dann neu erstellt und nochmals versendet werden. So prüfen Sie Ihre Mitgliedsnummer Damit zum Jahreswechsel nicht alle Ihre Jahresmeldungen abgewiesen werden, gehen Sie bitte folgendermaßen vor: 1. Prüfung der Mitgliedsnummer Zunächst sollten Sie die aktuelle Mitgliedsnummer herausfinden. Hier bieten sich die aktuellen Schreiben der Unfallversicherungsträger an. Allerdings geht aus diesen nicht immer eindeutig hervor, welche Nummer Sie in den DEÜV Meldungen verwenden müssen. Deshalb finden Sie in der aktuellen Fassung von Lohnabzug unter Firmendaten Betriebliche Grunddaten Berufsgenossenschaft unter der Drucken Lasche einen neuen Bericht Anfrage Mitgliedsnummer bei der BG. Diese Faxvorlage können Sie einfach an Ihren Unfallversicherungsträger senden, damit dieser Ihnen ggf. Abweichungen mitteilt. Seite 14

15 Lohnabzug Praxis Mitgliedsnummern der Unfallversicherungsträger 2. Prüfung im Programm Unter Firmendaten Betriebliche Grunddaten auf der Karteikarte "Berufsgenossenschaft" können Sie die Mitgliedsnummer bzw. ggf. mehrere Mitgliedsnummern hinterlegen. Prüfen Sie hier unbedingt, ob Sie hier die aktuelle Mitgliedsnummer erfasst haben. Sofern Sie hier nicht die aktuelle Mitgliedsnummer Ihres Betriebes hinterlegt haben, ändern Sie diese umgehend. Wichtiger Hinweis Sorgen Sie dafür, dass die Eingabe der aktuellen Mitgliedsnummer unbedingt noch vor der Abrechnung Dezember 2012 erfolgt, um Abweisungen der DEÜV Meldungen insbesondere der Jahresmeldungen 2012 zu verhindern. 3. Prüfung der Mitgliedsnummern bei den Arbeitnehmern Um die richtige Mitgliedsnummer bei Ihren Arbeitnehmern zu überprüfen, schauen Sie unter Personaldaten Steuer und Sozialvers. auf der Karteikarte Beschäftigung im Bereich der GTST nach. Hier finden Sie die Mitgliedsnummer, die dem einzelnen Arbeitnehmer zugeordnet ist, sofern Sie im Firmenstamm mehrere Mitgliedsnummern hinterlegt haben. Seite 15

16 Lohnabzug Praxis Qualifizierter Meldedialog Rückmeldungen der Krankenkassen Für alle mehrfach sozialversicherungspflichtig Beschäftigte erstellen die Betriebe monatliche Meldungen an die Krankenkassen (sog. Monatsmeldungen). Hiermit werden insbesondere die beitragspflichtigen Arbeitsentgelte übermittelt. Diese Meldungen versetzen die Krankenkassen in die Lage, allen beteiligten Arbeitgebern in Form von elektronischen Rückmeldungen weitere Informationen zur Fortdauer der Meldepflicht oder auch zur Höhe des zu berücksichtigenden Gesamtentgelts bei mehrfachbeschäftigten Gleitzonenarbeitnehmern mitzuteilen. Ab 2013 werden für die Rückmeldungen auch alle Arbeitnehmer einbezogen, deren Entgelte durch die Zusammenrechnung aller Beschäftigungen eine oder mehrere Beitragsbemessungsgrenzen übersteigen. Rückmeldungen in 2012 Bereits in diesem Jahr erhalten Betriebe Rückmeldungen der Krankenkassen, die sich auf den Mehrfachbezug von sozialversicherungspflichtigem Entgelt beziehen. Stellt die Krankenkasse diesen Umstand fest, dann erhalten die betroffenen Unternehmen eine elektronische Rückmeldung über den Beginn der Abgabepflicht von Monatsmeldungen. Das gilt natürlich auch in den Fällen, in denen festgestellt wird, dass eine Mehrfachbeschäftigung nicht mehr vorliegt. Hier meldet die Krankenkasse gegebenenfalls das Ende der Abgabepflicht von Monatsmeldungen. Für den Ausnahmefall, dass bei einer Zusammenrechnung zweier sozialversicherungspflichtiger Beschäftigungen, das Gesamtentgelt innerhalb der Gleitzone liegt, erhalten die beteiligten Betriebe auch eine Rückmeldung über die Höhe des jeweils zu berücksichtigenden Gesamtentgelts für die Gleitzonenberechnung. Diese Rückmeldungen sollen automatisch in die Personalabrechnung übernommen werden. Mit der aktuellen Version von Lohnabzug wird automatisch beim Programmstart auf den Servern der Krankenkassen nach Rückmeldungen für Ihren Betrieb gesucht. Sofern auf dem Kommunikationsserver eine Rückmeldung für einen oder mehrere Ihrer Beschäftigten vorliegt, werden diese automatisch in Lohnabzug übernommen und verarbeitet. Je nach Meldezeitraum kann die Übernahme auch eine rückwirkende Aufrollung zur Folge haben. Die Rückmeldungen und auch eine Dokumentation finden Sie im Bereich Meldungen/Rückmeldungen: Seite 16

17 Lohnabzug Praxis Qualifizierter Meldedialog Rückmeldungen der Krankenkassen Hier werden alle Rückmeldungen für einen bestimmten Arbeitnehmer oder wahlweise für alle Arbeitnehmer in einem bestimmten Abrechnungszeitraum aufgelistet. DBMM steht hier für eine Rückmeldung bezüglich der Abgabepflicht von Monatsmeldungen. DBGZ steht für Rückmeldungen bezüglich des maßgeblichen Gesamtentgelts aus allen Beschäftigungen, welches für die Gleitzonenberechnung verwendet werden muss. Diese Rückmeldungen weisen neben dem Meldezeitraum auch aus, ob es sich um den Beginn (RM 10), um das Ende (RM 30) oder auch um die Rückmeldung eines Beginns und Endes (RM 40) dieser Meldung im Zusammenhang mit einer Mehrfachbeschäftigung handelt. Über die Lasche Drucken erhält man eine Vorschau oder den Ausdruck aller zuvor markierten Rückmeldungen. Diese Inhalte werden auch automatisch als Anlage zum Lohnkonto ausgegeben. Rückmeldungen in 2013 Die praktische Auswirkung der Rückmeldungen dürfte im kommenden Jahr sicherlich steigen, denn dann werden monatlich auch Rückmeldungen von den Krankenkassen geliefert, die sich auf die Überschreitung von Beitragsbemessungsgrenzen beziehen. Dieser Datenbaustein (DBBG) wird dann genauso automatisch in Lohnabzug übernommen und verarbeitet, wie es jetzt schon bei den oben genannten Anlässen erfolgt, sodass sich hier beim Verfahren nichts ändern wird. Im Ergebnis kann jedoch hier eine Neuberechnung Ihrer Übergrenzer Abrechnung erforderlich werden, denn die Beitragsberechnungsgrundlagen verschieben sich in der Regel rückwirkend durch die Rückmeldung der jeweiligen Krankenkasse. Seite 17

18 Betriebliche Lohnabzug Praxis Neues Transplantationsgesetz regelt Entgeltfortzahlung bei Lebendspendern Bislang galten die Regelungen zu den Entgeltfortzahlungsansprüchen nicht für Ihre Arbeitnehmer, wenn Sie eine Lebendorganspende gegeben haben. Doch dies hat sich seit mit dem "Gesetz zur Änderung des Transplantationsgesetzes" geändert. Nun haben Ihre Arbeitnehmer bei Arbeitsunfähigkeit aufgrund einer Lebendspende einen Entgeltfortzahlungsanspruch von bis zu 6 Wochen. Der Grundsatz, dass bei einer unverschuldeten Arbeitsunfähigkeit der Arbeitnehmer Entgeltfortzahlung und Sie als Arbeitgeber die Aufwendungen aus der Umlagekasse U1 erstattet bekommen galt bislang nicht für Organspender. Doch nun erhalten auch "Lebendspender" das Entgelt weitergezahlt. Seit gibt es eine entsprechende Vorschrift. Danach leisten Sie als Arbeitgeber Entgeltfortzahlung, wenn Ihr Arbeitnehmer aufgrund einer Organspende im Sinne des Transplantationsgesetzes nicht in der Lage ist, seine Arbeitsleistung zu erbringen. Die Regelungen zur Entgeltfortzahlungsverpflichtung an Feiertagen gelten auch für diese Fälle. Auch die Vorerkrankungszeiten berücksichtigen Sie bei Organspenden, wenn diese auf der (geplanten) Organspende beruhen. Setzen Sie sich dazu mit der Krankenkasse des Arbeitnehmers in Verbindung. Hierzu erarbeiten die Krankenkassen derzeit ein Verfahren, um hier einheitlich vorzugehen. Sobald sich die Kassenverbände auf ein einheitliches Vorgehen verständigt haben, informieren wir Sie darüber. Sie erhalten 100% Erstattung Anders als bei normalen Krankheitsfällen erhalten Sie die Erstattung Ihrer Arbeitgeberaufwendungen nicht durch die Umlagekasse U1 im Rahmen des Aufwendungsausgleichgesetzes (AAG), sondern direkt von der Krankenkasse des Organempfängers. Sie müssen dafür einen Antrag bei dessen Krankenkasse stellen. Hier ist besonders positiv zu bewerten, dass Sie bei Organspenden nicht nur die kompletten Entgeltfortzahlungsleistungen zu 100% erhalten, sondern auch die Arbeitgeberbeiträge zur Sozialversicherung von der Krankenkasse erstattet bekommen. Dieser Erstattungsanspruch gilt auch gegenüber eines privaten Krankenversicherungsunternehmens oder einer anderen Krankenabsicherung, z.b. des Bundes. Informationen muss Arbeitnehmer liefern Da Sie als Arbeitgeber von einer Organspende im Zweifel nichts erfahren, ist Ihr Arbeitnehmer verpflichtet, Sie mit allen notwendigen Informationen zu versorgen. Ihr Arbeitnehmer muss Ihnen also die Krankenkasse des Organempfängers mitteilen, damit Sie die Erstattungen beantragen können. Da Organspenden nur innerhalb der Familie oder an Personen, zu denen ein besonderes Vertrauensverhältnis besteht, erfolgen dürfen, werden diese Informationen beim Arbeitnehmer vorliegen bzw. problemlos in Erfahrung gebracht werden können. Seite 18

19 Lohnabzug Praxis Einmalzahlungen korrekt abrechnen Das letzte Quartal im Jahr ist der Zeitraum, in dem statistisch die Betriebe die meisten Sonderzahlungen an ihre Beschäftigten auszahlen. Insbesondere Weihnachtsgelder, Jahresabschlusszahlungen oder Tantiemen werden dann über die Gehaltsabrechnungen zusammen mit dem laufenden Entgelt an die Beschäftigten ausbezahlt. Gerade die Abrechnung von Sonderzahlungen stellt die Personalabrechner immer wieder vor eine Herausforderung, denn hier sind zahlreiche Besonderheiten zu beachten. Begriff von Einmalzahlungen In der Sozialversicherung werden Einmalzahlungen oft auch als einmalige Zuwendungen bezeichnet. Die Bezeichnung wird zur Abgrenzung zum laufenden Arbeitslohn verwendet. Der Begriff Einmalige Zuwendungen entspricht weitgehend dem lohnsteuerlichen Begriff Sonstige Bezüge. In erster Linie fallen hierunter Weihnachtsgelder, Urlaubsgelder, Urlaubsabgeltungen, Gewinnbeteiligungen, Tantiemen, Gratifikationen und weitere Sonderzahlungen. Einmalige Zuwendungen in der Sozialversicherung Für einmalige Zuwendungen ist eine besondere Beitragsberechnung nur dann vorzunehmen, wenn das einmalig gezahlte Arbeitsentgelt zusammen mit dem laufenden Arbeitsentgelt die für den Lohnabrechnungszeitraum maßgebenden Beitragsbemessungsgrenzen übersteigt. Ist dies nicht der Fall, sind die Beiträge wie bei jeder anderen Beitragsberechnung auch aus dem Gesamtentgelt für den Lohnabrechnungszeitraum zu ermitteln. Eine besondere Beitragsberechnung erübrigt sich auch in den Fällen, in denen der laufende Monatslohn stets die Beitragsbemessungsgrenze in der Rentenversicherung in Höhe von Euro monatlich (in den neuen Bundesländern Euro) übersteigt. Da die Beitragsbemessungsgrenzen in diesen Fällen bereits durch den laufenden Arbeitslohn voll ausgeschöpft werden, bleiben einmalige Zuwendungen in vollem Umfang beitragsfrei. Besondere Beitragsberechnung für einmalige Zuwendungen Wird durch die Zahlung einer einmaligen Zuwendung die für den Lohnzahlungszeitraum maßgebende Beitragsbemessungsgrenze überschritten, so wird die Beitragsberechnung für einmalige Zuwendungen wie folgt durchgeführt: Es wird der Anteil der Jahresbeitragsbemessungsgrenze ermittelt, der der Dauer aller Beschäftigungsverhältnisse bei demselben Arbeitgeber im laufenden Kalenderjahr bis zum Ablauf des Lohnzahlungszeitraums entspricht, in dem die einmalige Zuwendung gezahlt wird. Das bedeutet, dass alle mit Beiträgen belegten Beschäftigungszeiten bei diesem Arbeitgeber zu ermitteln sind. Dabei bleiben beitragsfreie Zeiten außer Betracht (z. B. Zeiten des Bezugs von Kranken oder Mutterschaftsgeld). Dem so ermittelten Anteil an der Jahresbeitragsbemessungsgrenze wird das gesamte auf diese Beschäftigungszeit entfallende beitragspflichtige Arbeitsentgelt gegenübergestellt (einschließlich des Entgelts im Zuflussmonat oder weiterer bereits verbeitragter Einmalzahlungen). Diese Berechnung ist übrigens für jeden Versicherungszweig einzeln vorzunehmen. Ergibt dieser Vergleich, dass die anteilige Jahresbeitragsbemessungsgrenze nicht erreicht ist, wird die einmalige Zuwendung bis zum Differenzbetrag, maximal natürlich in Höhe der Einmalzahlung selbst, der Beitragspflicht unterworfen. Seite 19

20 Lohnabzug Praxis Einmalzahlungen korrekt abrechnen Beispiel : Ein Arbeitnehmer ist seit Jahren bei seinem Arbeitgeber beschäftigt. Im November 2012 erhält er eine Tantieme in Höhe von Euro. Bisher hat er folgende beitragspflichtige Entgelte erzielt: Januar bis November jeweils Euro. Lösung: Da im November, dem Monat der Auszahlung der Tantieme, das monatliche Entgelt zusammen mit der Einmalzahlung (3.700 EUR EUR = EUR) die monatliche BBG in der Kranken und Pflegeversicherung (KV/ PV) in Höhe von EUR überschreitet, ist eine Vergleichsberechnung für 330 SV Tage durchzuführen. Anteilige Jahres BBG ( : 360 x 330) Bisher beitragspflichtig (3.700 x 11) Maximal beitragspflichtiger Teil der EZ EUR EUR EUR Von der Tantieme (2.000 EUR) sind im November EUR beitragspflichtig zur KV und PV. In der Renten und Arbeitslosenversicherung ist die Tantieme in voller Höhe beitragspflichtig, da hier höhere Beitragsbemessungsgrenzen gelten. Sonstige Bezüge in der steuerrechtliche Betrachtung Die Einbehaltung von Lohnsteuer bei Sonstigen Bezüge richtet sich nach dem Zeitpunkt, zu dem der Sonstige Bezug zufließt. Deshalb werden Bezüge auch nach denjenigen Besteuerungsmerkmalen besteuert, die im Zeitpunkt der Zahlung des Sonstigen Bezugs gelten. Zum Beispiel die Steuerklasse oder ein bestimmter Freibetrag (Zuflussprinzip). Während die Lohnsteuer für den laufenden Monatslohn nach der Monatslohnsteuertabelle berechnet wird, würde dieses Verfahren bei Sonstigen Bezügen zu einer überhöhten Lohnsteuer führen. Bei der Ermittlung der auf die Sonstigen Bezüge entfallenden Lohnsteuer wird deshalb vom voraussichtlichen Jahresarbeitslohn ausgegangen und unter Anwendung der Jahreslohnsteuertabelle die Lohnsteuer errechnet. Ziel der Besteuerung Sonstiger Bezüge nach der Jahreslohnsteuertabelle ist es, für diesen bereits im Zeitpunkt des Zufließens diejenige Lohnsteuer zu erheben, die entsprechend dem Charakter der Lohnsteuer als Jahressteuer auf den gesamten im Kalenderjahr bezogenen Arbeitslohn einschließlich des Sonstigen Bezuges entfällt. Dieses Ziel kann jedoch nur dann erreicht werden, wenn der voraussichtliche Jahresarbeitslohn dem endgültig zufließenden Jahresarbeitslohn sehr nahe kommt. Zur Ermittlung des voraussichtlichen Jahresarbeitslohnes müssen deshalb die im laufenden Kalenderjahr künftig noch zu erwartenden Bezüge möglichst genau geschätzt werden. Abrechnung von Einmalzahlungen in Lohnabzug Sofern Einmalzahlungen vertraglich oder betriebsüblich immer zum selben Zeitpunkt gezahlt werden, bietet es sich an, diese direkt in den Personalstammdaten zu erfassen. So kann die Auszahlung später nicht vergessen werden. Seite 20

Beiträge aus Einmalzahlungen

Beiträge aus Einmalzahlungen TK-Firmenkundenservice 0800-285 85 87 60 Mo. bis Do. 7 bis 18 Uhr und Fr. 7 bis 16 Uhr (gebührenfrei innerhalb Deutschlands) Fax 040-85 50 60 56 66 www.firmenkunden.tk.de E-Mail: firmenkunden@tk.de Techniker

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