Titel des Interviews: Studie "Planungswerkzeuge im Vergleich" des BARC. Funktion im Unternehmen: Geschäftsführer Business Application Research Center

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1 E-Interview Titel des Interviews: Studie "Planungswerkzeuge im Vergleich" des BARC Name: Carsten Bange Funktion im Unternehmen: Geschäftsführer Business Application Research Center Organisation / Unternehmen: Universität Würzburg/Lehrstuhl Wirtschaftsinformatik Kurzeinführung in das Titel-Thema: Nach Data Warehouse-, Data Mining- und OLAP-Systemen hat das BARC (Business Application Research Center) in seiner neuesten Studie 14 mehrplatzfähige Planungswerkzeuge getestet. Einer der Autoren, der wissenschaftliche Moderator unseres Competence Centers Business Intelligence Systeme Carsten Bange, beantwortet Fragen zu dieser Studie sowie zu Planungswerkzeugen im Allgemeinen. Sehr geehrter Herr Bange, Welche Funktionen kennzeichnen Planungswerkzeuge bzw. welche Funktionen sind nach Ihrer Einschätzung besonders wichtig? Wie sehen die Einsatzfelder dieser Werkzeuge aus? Was können Unternehmen vom Einsatz von Planungswerkzeugen erwarten und mit welchen Kosten müssen sie rechnen? Planungswerkzeuge können Unternehmen bzw. die Planer in Unternehmen sowohl in der Prozessabwicklung der Planung als auch der operativen Erzeugung von

2 Planzahlen besonders gut unterstützen. Hinsichtlich der Prozessabwicklung sind insbesondere die automatische Integration von Teilplänen, die web-basierte Eingabemöglichkeit von Planzahlen oder die Terminkontrolle sehr hilfreich. Weiterhin können schnell Szenarien gebildet und Simulationen durchgeführt werden. Der zweite Aspekt die werkzeugunterstützte Erzeugung von Planzahlen betrifft Kopiermöglichkeiten von Daten in neue Planungseinheiten, die Aggregation von Detaildaten bei der Bottom-Up Planung oder umgekehrt ein Herunterbrechen von Zahlen nach definierten Vorgaben auf Detailebenen bzw. Zeiteinheiten in der Top- Down Planung. Planungswerkzeuge ermöglichen dezentralen Planern eine schnellere und effizientere Eingabemöglichkeit von Planzahlen und befreien den Zentral-Planer von der zeitraubenden Integration von verschiedensten Excel-Tabellen oder anderen Zahlensammlungen. Aus meiner Erfahrung wird hier die meiste Zeit mit dem Zusammensammeln und -kopieren von Zahlen verbracht statt die wertvolle Arbeitszeit mit der eigentlichen Tätigkeit, nämlich dem Planen, zu verbringen. Die Investition in solch ein Planungssysteme besteht primär aus Softwarelizenzkosten sowie Einführungskosten bestehend aus Beratung, Anpassung und Schulung. Je nach Anforderungen und Größe des Systems kann eine Planungslösung von wenigen tausend Mark bis hin zu mehreren hunderttausend Mark kosten. In welcher Beziehung stehen Planungswerkzeuge zu den anderen grundlegenden Werkzeugen im Bereich Business Intelligence? Inwieweit bestehen Schnittstellen oder funktionale Überschneidungen? Planungswerkzeuge konzentrieren sich auf die spezielle Aufgabe der Unterstützung des Planungsprozesses. Hier werden Soll-Werte für die Unternehmenssteuerung erzeugt und bestimmte Auswertungsmöglichkeiten für den Soll-Ist-Vergleich angeboten. Andere Business Intelligence Werkzeuge wie Query & Reporting oder OLAP-Analyse-Frontends konzentrieren sich dagegen auf die Darstellung, Verbreitung und Visualisierung von Werten, die als Ist-Werte aus den Transaktionssystemen des Unternehmens gewonnen werden.

3 Neben der Erzeugung von Planzahlen werden in Planungswerkzeugen aber in der Regel auch Ist-Zahlen als Vorlage oder für eine Abweichungsanalyse benötigt. Hier beginnen die Überschneidungen zwischen den Werkzeugen. Generell lässt sich der Markttrend feststellen, dass klassische Werkzeuge für Reporting und Analyse auch Planungsfunktionen mit aufnehmen, während Planungswerkzeuge auch beim Reporting und in Auswertungsfunktionen stärker werden. Langfristig werden diese Bereiche weiter miteinander verschwimmen. Wovon hängt die Eignung einzelner Tools für ein Unternehmen besonders ab? Welche Systeme sind nach Ihrer Untersuchung für verschiedene Unternehmenskategorien besonders geeignet? Wie ist bei der Auswahl nach Ihrer Einschätzung vorzugehen? Grundsätzlich sollte ein Unternehmen klären, wie viele und welche Personen ein Planungssystem betreiben und bedienen sollen und welches Budget für die Neueinführung einer Software zur Verfügung steht. Aus dem organisatorischen Aufbau der Planung des Unternehmens sowie den spezifischen Anforderungen hinsichtlich der abzubildenden Funktionen lassen sich wichtige Anforderungen ableiten, die das Softwarewerkzeug erfüllen muss. Bei der Auswahl sollten Unternehmen zuerst ihre individuellen Anforderungen an ein unterstützendes Werkzeug erfassen, wobei teilweise eine kritische Betrachtung des aktuellen Planungsprozesses sinnvoll sein kann. Die BARC-Studie liefert einen umfassenden Kriterienkatalog, aus dem sich jedes Unternehmen die für das konkrete Problem wichtigen heraussuchen und individuell ergänzen kann. In einem weiteren Schritt gilt es dann die Anforderungen mit den Möglichkeiten der Werkzeuge abzugleichen. Nach welchen Gesichtspunkten haben Sie die der Studie zugrundliegenden Anwendungsszenarien ausgewählt?

4 Die Anwendungsszenarien zeigen über exemplarische Anforderungsprofile Schwerpunkte einzelner Werkzeuge auf. Es wurden hierfür technische und fachliche Anforderungen kombiniert. Die Szenarien können für Unternehmen einen ersten Einstieg in die Produktauswahl geben, ersetzen kann es die individuelle Erfassung und Gewichtung von Anforderungskriterien allerdings nicht. Nach Ihrer Studie vermag keines der getesteten Planungswerkzeuge in allen Testkriterien völlig zu überzeugen, manche erhielten sogar in einzelnen Kategorien 0 Punkte. Wie ist vor diesem Hintergrund das Urteil "besonders empfehlenswert" zu bewerten? Die eierlegende Wollmilchsau findet sich auch unter den Planungswerkzeugen nicht. Jedes Werkzeug hat Bereiche, in denen es besonders gut ist und andere Bereiche, die es weniger oder gar nicht abdeckt und für den speziellen Fokus des Produktes vielleicht auch gar nicht abdecken muss. Einige Anbieter legen besonderes Gewicht auf die Finanzplanung, andere sind bei Vertriebs-, Personal- oder Investitionsplanung stärker. 0 Punkte heißt in diesem Zusammenhang dann auch nicht, dass das Werkzeug schlecht ist, sondern dass lediglich die gerade bewertete Funktion nicht unterstützt wird. Ob dies für die konkrete Produktauswahl relevant ist, kann ein Unternehmen nur anhand seines eigenen Anforderungsprofils bestimmen. Wir küren auch keinen Testsieger, da jedes Unternehmen individuelle Anforderungen an seine Planung stellt und erst die individuelle Gewichtung seiner Kriterien zu einer Rangfolge der Produkte führen kann. Ein reines Zusammenzählen der Punkte führt hier nicht zum Ergebnis. Ist es bei den von Ihnen getesteten Planungswerkzeuge möglich, einzelne Komponenten zu erwerben? Könnte man die besten Komponenten aus mehreren

5 Werkzeugen nach dem Best-of-breed-Ansatz verbinden? Wäre dies unter Kostenund Integrationsaspekten sinnvoll? In der Regel handelt es sich hinsichtlich der Grundfunktionalität der Planung um geschlossene Lösungen. Lediglich innerhalb der Lösungen können teilweise einzelne Module für besondere Aufgaben ausgewählt werden. Eine Zusammenstellung von einzelnen Komponenten mehrerer Hersteller ist in der Regel allerdings ausgeschlossen. Worin besteht Ihrer Ansicht nach die wesentlichen Neuerungen bei den gegenwärtig angebotenen Planungswerkzeugen? Wo sehen Sie den wesentlichen Bedarf für zukünftige Weiterentwicklungen bei Planungswerkzeugen? Wesentliche Neuerungen ergeben sich aus dem Einsatz von Internet-Technologie und multidimensionalen Datenbanken. Hier sind andere Business Intelligence Werkzeuge schon weiter und zeigen den Weg für die Integration von Planungsfunktionen auf. Eine weitere sinnvolle Entwicklung ist das steigende Angebot vordefinierter Lösungen für bestimmte Branchen oder betriebswirtschaftlichen Aufgaben. Die Implementierungszeiten können so bei Standardanforderungen gesenkt werden. Weiterentwicklungspotenzial gibt es weiterhin bei der Unterstützung von Web- Technologien, der Unterstützung von dezentralen Planungsprozessen sowie dem Angebot an analytischen Komponenten. Worin könnten Gründe dafür liegen, daß Unternehmen sich beim Einsatz von Planungswerkzeugen eher noch zurückhalten? Welche erfolgreichen Anwendungsbeispiele kennen Sie?

6 Planungswerkzeuge an sich sind in der Gestalt von Papier und Bleistift oder Microsoft Excel ja eigentlich bereits in jedem Unternehmen vorhanden. Die Spezialsoftware ermöglicht bei wachsenden Anforderungen an die Unternehmensplanung hinsichtlich Geschwindigkeit, Genauigkeit oder Anzahl zu planender Parameter eine qualitative Steigerung der Ergebnisse bei gleichzeitiger operativer Entlastung der Planer. So können beispielsweise bei einem deutschen Automobilkonzern weltweit alle Vertriebseinheiten Volumen-Planzahlen einsehen, generieren und mit den Zentralplanern in der Konzernzentrale abstimmen. Aus den geplanten Stückzahlen werden dann die Fertigungspläne abgeleitet. Planungswerkzeuge unterstützen diesen Prozess so gut, dass in sehr kurzen Zyklen geplant werden kann und die Plangenauigkeit extrem hoch ist. Glauben Sie, daß sich Planungswerkzeuge auf Dauer als eigenständige dritte Klasse von BI-Analysewerkzeugen neben Data Mining und OLAP etablieren können? Die bereits besprochene Integration von Planungsfunktionen in OLAP-Werkzeuge und umgekehrt führt zu einer geringeren Trennschärfe der Sektoren. Durch die speziellen Anforderungen an eine Unterstützung der Unternehmensplanung wird es meiner Meinung nach aber noch länger Spezialwerkzeuge in einer eigenen Klasse geben. Vielen Dank für das Interview, Herr Bange!

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