EZbooking. Sieben Vorteile von EZbooking. EZbooking ist ein Tool, welches Ihnen hilft alle Ihre buchbaren Angelegenheiten und Objekte zu organisieren!

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1 EZbooking EZbooking ist ein Tool, welches Ihnen hilft alle Ihre buchbaren Angelegenheiten und Objekte zu organisieren! Wenn Sie all Ihre Buchungsinformationen in EZbooking sammeln, kann es nicht mehr zu Doppelbuchungen oder zu unzugänglichen Buchungslisten kommen. Artologik EZbooking ist ein cleveres Programm, wel ches sowohl externe als auch interne Buchungen in einem Sytem handhabt. Da EZbooking webbasiert ist, wird das gesamte Programm mit einem Browser (z.b. Internet Explorer) über das Internet, bzw. nur über Ihr lokales Netzwerk, gemanaged. Auf diesem Weg muss das Programm nur einmal auf einem Server installiert werden und ist dann von jedem Computer mit Internet verbindung zugänglich und die aktuellsten Informationen stehen jedem direkt zur Verfügung. Haben Sie vergessen die Sauna zu buchen, bevor Sie nach Hause gegangen sind? Kein Problem! Solange Sie einen Computer mit Internetzugang haben, können Sie jederzeit von überall buchen. Alle Informationen in EZbooking sind leicht zugänglich für Gehaltsabrechnungen oder an dere Berichte. Alle Berichte werden mit nur wenigen Klicks generiert und die Gehaltsabrechnungen können nach Bedarf angepasst werden. Häufiger gebuchte Objekte müssen vielleicht durchgechecked und der Firmenwagen gewartet werden? Der Bericht pro Objekt zeigt Ihnen die Anzahl der Buchungen pro Objekt innerhalb einer bestimmten Zeitperiode an. Außerdem macht es EZbooking so einfach, wiederkehrende Buchungen zu registrieren. Anstatt jede Buchung einzeln Woche um Woche hinzufügen zu müssen, machen Sie eine Buchung für den Zeitraum. EZbooking macht Organisation einfach! Sieben Vorteile von EZbooking Einfach zu erlernen, einfach zu handhaben! Einfach zugänglich von überall! Sobald das Programm auf einem Server installiert ist, buchen Sie das Apartment in London von Ihrem Homeoffice aus und senden eine Anfrage bezüglich Handtüchern und Bettwäsche an den Objektmanager. Alle Buchungen und die Verwaltung der buchbaren Objekte in einem System! Keine doppelten oder falschen Buchungen mehr, die Unordnung verursachen. Zugangsregulierung: Erlauben Sie allen Benutzern, das gleiche System zu nutzen, wobei jeder nur Zugang zu den Objekten hat, die seine Belange betreffen. Wiederkehrende Buchungen innerhalb eines bestimmten Zeitraums mit nur wenigen Klicks Gehaltsabrechnngen direkt von den Berichten Verschiedene Berichte mit Tabellen für Objekte, Buchungen, Benutzer und Organisationen

2 Wie bucht man in EZbooking? Es gibt drei Wege in EZbooking zu buchen. Entweder über den Monatskalender, den Wochenkalender oder über die Suche eines verfüg baren Objekts. Angezeigte Objekte können für unterschiedliche Benutzer verschieden sein. Das ist abhängig von den verschie denen Zugangslevels und von der Organisation, der sie angehören. Der Monats- und Wochenkalender Der Kalender kann in zwei verschiedenen Modi angezeigt werden, monatlich oder wöchentlich. Der Monatskalender zeigt alle Buchungen für ein bestimmtes Objekt, welches in der Auswahlliste festgelegt wird, an. Aktuelle Buchungen und verfügbare Buchungszeiten werden für jedes Objekt angezeigt. Buchungen über die Kalender Der Wochenkalender zeigt alle Objekte einer Kategorie für eine bestimmte Woche an. Sie wählen den Monat/die Woche, die Kategorie und das Objekt, welches sie buchen möch ten aus und klicken einfach auf den Tag, an dem Sie dieses buchen möchten. Um eine Buchung vorzunehmen, legen Sie den Zeit rahmen und andere relevante Buchungsinformationen in dem Buchungsfenster fest und speichern. Wenn Sie eine Buchung be arbeiten möchten, können Sie entweder den Buchungslink im Kalender anklicken oder Meine Reservierungen im Hauptmenü. Somit brauchen Sie nicht erst den richtigen Tag im Kalender zu finden, um die Buchung zu bearbeiten. Das ist sehr hilfreich, wenn Sie verschiedene Buchungen oder Buchungen weit im Voraus bearbeiten möchten. Suche nach verfügbaren Objekten Klicken Sie den Link Objekte suchen um Ihre Kriterien, wie beispielsweise Datum, Personenanzahl und Kategorie festzulegen. Wenn Sie Suche klicken, wird eine Liste der verfügbaren Objekte angezeigt. Durch einen Klick auf den Namen wählen Sie das passendste Objekt aus. Wiederkehrende Buchungen Eine wiederkehrende Buchung über die Menüoption Wiederkehrende Buchungen ist genauso einfach zu registrieren wie eine Einzelbuchung. Legen Sie in Wieder keh rende Buchungen Datum, Zeit und das zu treffende Objekt fest. Alles was Sie dann zu tun haben, ist auszuwählen, an welchen Tagen der Woche die Buchung wiederkehren soll. Registrieren Sie Buchungen für andere Benutzer Der Verwalter ist dazu in der Lage Buchungen im Namen eines anderen Be nutzers zu registrieren. Verwalter haben eine Option namens Reservierung vornehmen für in dem Buchungsfenster. Hier legen sie den Namen der für die Buchung verantwort lichen Person fest. Auf diesem Weg, wird die Statistik trotzdem genau bleiben, auch wenn jemand anderes die Buchung gemacht hat. Flussdiagramm = Zusatzfunktionen, als Plug-In erhältlich

3 Zugangsregulierung Es gibt drei Wege in EZbooking den Zugang zu regulieren. Erstens, alle Benutzer werden auf einer Skala zwischen 1 und 9 eingeordnet, wobei 1 der niedrigste und 9 der höchste Zugang ist. Level 9 bevollmächtigt den Benutzer alle Objekte zu sehen und zu buchen. In der Objektverwaltung können Sie auswählen, ob bestimmte Objekte auch für Benutzer sichtbar sein sollen, denen es nicht erlaubt ist, diese zu buchen. Es gibt noch ein zusätzliches Level: Verwalter. Der Verwalter darf alle Objekte buchen, alle Ein stellungen ändern und alle eingegebenen Informationen sehen und bearbeiten. Der Ver walter entscheidet über das Zugangslevel der Benutzer. Das Zugangslevel kann jederzeit angepasst werden. Organisationsgruppen Der Zugangsreglierung kann ein zusätzliches Aus maß gegeben werden, indem Organi sationsgruppen eingerichtet werden. Die Ob jekte sind dann mit Organisationen verbunden und die Organisationsbenutzer haben nur Zugang zu den Objekten, die mit ihrer Organisation verbunden sind. Eine Organisation kann das gesamte Unternehmen oder beispielsweise eine Abteilung innerhalb eines Unternehmens sein oder an dere Gruppen, die Sie erstellen, um die Zu gangs verwaltung zu erleichtern. Organisationsverwalter Wenn Sie Organsationsgruppen verwenden, so kann ein Benutzer dieser Organisation als Or ga nisationsverwalter bestimmt werden. Der Organisationsverwalter kann sowohl alle Ob jekte buchen, als auch Benutzer und Objektinformationen, die mit seiner Organisation ver bunden sind, bearbeiten, löschen und hin zu fügen. Der Organisationsverwalter kann auch neue buchbare Objekte für seine Organisation eingeben. Informationen eingeben Wenn Sie verschiedene Kategorien einrichten, so haben Sie eine bessere Struktur und einen besseren Überblick über die Objekte. Auch wenn Sie nur mit einer kleinen Anzahl von Ob jekten anfangen, ist eine gute Struktur von großer Hilfe. Eine Kategorie kann mehr sein als nur ein be stimmter Waren- oder Objekttyp. Es kann genauso eine Einheit, wie beispielsweise ein Ei gen tum, und die Objekte dieser Kategorie können buchbare Elemente diese Besitzes sein. Es liegt bei Ihnen, zu entscheiden, was eine Kate gorie sein soll. Es sollte den Buchungsprozess so einfach wie möglich gestalten. Objekte Es gibt nur vier obligatorische Felder, wenn Sie Objekte in EZbooking registrieren, aber die Objektbeschreibung kann so detailliert sein, wie Sie möchten. Die Informationen, die stets an gegeben werden müssen sind: Name, Kate gorie, Zugangslevel und ob das Objekt für Be nutzer sichtbar sein soll, die nicht bevoll mäch tigt sind, dieses zu buchen. Adresse, Kontaktperson, Mietpreis, Bilder und Objektbe schrei bung sind optional einzugeben. Die -Adresse der Person, die für dieses Objekt ver antwortlich ist, kann angegeben werden, so dass es möglich ist, direkt vom Buchungs fenster eine zu senden. Organisationen Der Name ist das einzige verpflichtende Detail, welches Sie beim Anlegen einer neuen Person angeben müssen. Eine Organisation kann beispielsweise Personal sein, welches an einem bestimmten Objekt arbeitet; oder Praktikanten, die zu ihrer eigenen Organisation gehören sollen. Alles was in solchen Situationen gebraucht wird, ist ein passender Name. Wie auch immer, für die Verwaltung eines Unternehmens mit fünf Tochterunternehmen, von denen jede 10 Ab teilungen hat, können Informationen wie Telefonnummer und Adresse nützlich sein. Benutzer Hier legen Sie einen Benutzernamen, Passwort und Zugangslevel zum System an. Ein Benutzer muss nicht zwingend eine bestimmte Person sein; es kann genauso eine anonyme Rolle sein, die für Buchungen genutzt wird. Die anonyme Rolle kann von verschiedenen Leuten der gleichen Ergebniseinheit mit gleichem Zugangslevel genutzt werden.

4 Berichte und Berichtsdetails Alle Informationen, die in EZbooking bezüglich der Verwendung Ihrer Objekte gesammelt werden, können in Berichten zusammengestellt werden. Das bedeutet Sie haben nahezu unbegrenzte Möglickeiten beim Erstellen zahlreicher Statistiken. Wer benutzt den Firmenwagen am häufigsten? Gibt es genügend Nachfrage, um einen wei teren zu kaufen? In welchen Monaten ist die Anzahl der Buchungen am größten? Um das meiste aus EZbooking rauszuholen, ist es eine gute Idee vor dem Gebrauch der Software darüber nachzudenken, welche Details für wen nützlich sein könnten und wie die Arbeit am besten strukturiert wird, um die genausten und detailliertesten Informationen zu erhalten. Erstellen Sie Berichte über Benutzer, Objekte und Organisationen, und erstellen Sie selbstdefinierte Rechnungsunterlagen für den internen oder externen Gebrauch und exportieren Sie diese als Textdateien für den späteren Import in Ihr Buchhaltungssystem. Erhalten Sie Berichte pro Objekt, pro Benutzer und pro Organisation, die entweder als detaillierte Liste oder in Grafiken präsentiert werden. Einzeldarstellung der Programmfunktionen Buchungen direkt vom Monatskalender Buchungen direkt vom Wochenkalender Suchen Sie passende verfügbare Ob jekte an für Objekte verant wortliche Person Wiederkehrende Buchungen während einer festzulegenden Zeitperiode Wöchentlich wiederkehrende Buchungen an einem bestimmten Tag/bestimmten Tagen wiederkehrende Buchungen im 2-wöchigen Rhythmus an einem bestimmten Tag/ bestimmten Tagen Möglichkeit für andere Benutzer zu buchen Mehrsprachig: Schwedisch, Englisch, Französisch und Deutsch Selbstdefinierbare Felder im Buchungs fenster Bestimmung des letzten Tages an dem gebucht werden darf Bestimmung des letzten Tages an dem eine Buchung rückgängig gemacht werden darf Selbstdefinierbare Zeitintervalle im Buchungsfenster Preisangabe pro Tag, halber Tag und pro Stunde Importieren des Benutzerverzeichnisses Aktivieren/Inaktivieren von Benutzern Aktivieren/Inaktivieren von Organisationen Wochenendverwaltung Objektverwaltung Kategorieverwaltung Zugangsrechte für Benutzer Zugangsrechte für Organisationen Wahl der Informationen, die im Kalender sichtbar sein sollen Sehen und verwalten von meine Buchungen Alle Berichte für eine selbstdefinierte Zeitperiode Alle Berichte mit ausgewählten Informationen Bericht pro gebuchtes Objekt Bericht pro Benutzer Bericht pro Organisation Rechnungsdetails für Kategorie, Objekt, Organisation und Benutzer mit ausgewählten Informationen»EZbooking brachte uns Einfachheit, Konstanz und Effizienz - sowohl für den Benutzer als auch für den Administrator.«Håkan Westerberg SEB Web Content Management Skandinaviska Enskilda Banken AB

5 Extra Plug-In Funktionen Wir haben Zusatzfunktionen entwickelt, damit Sie EZbooking noch besser an Ihre Bedürfnisse anpassen können. Diese Funk tionen sind als Plug-Ins verfügbar, wodurch diese schnell und einfach zu installieren sind. Ergänzen Sie Ihr EZbooking mit den Funktionen, die Ihren speziellen Umgang mit Buchungen verbessern. EZ-LDAP - Benutzerverwaltung Die Verwaltung und Bearbeitung von Be nutzern ist durch den Gebrauch unserer LDAP Verbindung vereinfacht. Mit EZ-LDAP kann ein Benutzerumfeld mit einem single-sign-on geschaffen werden! Eine Verbindung zu dem Adressenverzeichnis (Active Directory) bedeutet, dass eine redundante Verwaltung vermieden werden kann und dass Benutzerinformationen automatisch vom Verzeichnis aktualisiert werden. Wann immer Informationen in EZbooking, oder einem anderen Programm, welches das selbe Verzeichnis benutzt, bearbeitet oder hinzugefügt werden, so werden diese Informationen automatisch überall aktualisiert. EZ-Visit - Besucherregistrierung Erweitern Sie EZbooking mit unserer Be sucherregistrierungs-funktion. Mit EZ-Visit können Sie Besucher entweder einzeln oder im Zusammenhang mit einer Buchung registrieren. Durch das Registrieren von Be suchern in EZ-Visit weiß das Empfangs personal genau, wer kommen wird und kann auch direkt aus dem Programm Na mensschilder auf einem Etikettendrucker ausdrucken. Unerwartete Besucher kön nen auch ganz einfach direkt bei ihrer An kunft registriert werden und Etiketten kön nen auf Wunsch gedruckt werden. EZ-Equip - Zubehör registrieren Sie wollten schon immer die Möglichkeit haben einen, mit Beamer und Laptop ausgestatteten, Konferenzraum zu buchen? Machen Sie es möglich, mit EZ-Equip! Objekte mit Zubehör und Zusatzausstattung zu verwalten wird übersichtlich und einfach, dank dem EZ-Equip Plug-in. Alle Benutzer die ein Objekt buchen möchten, sehen welches Zubehör sie mit buchen können. So kann jedes, in EZbooking registrierte, Objekt mit vorhandenem Zubehör gebucht werden. Verbessern Sie die Auslastung des verfügbaren Zubehörs! EZ-Order - Bestellungserfassung Kaffee und Kuchen für das Nachmittags meeting oder Handtücher und Perrier für die Abendsauna? Benutzen Sie EZ-Order, um Bestellungen separat oder im Zusammenhang mit Ihren Buchungen aufzugeben. Ihre Lieferanten benutzen ihren eigenen Benutzernamen und Passwort, um Ihre Bestellungen im Programm zu sehen. Dadurch ist EZ-Order sowohl für interne, als auch externe Bestellungen geeignet. Alles was Sie brauchen ist das Einverständnis Ihrer Lieferanten, einen Computer mit Internetver bindung und einen Browser. Sie können separat oder im Rahmen einer Reservierung Bestellungen aufgeben.

6 Allgemeine Programminformation, Preise usw. Technische Anforderungen Sämtliche Artologikprogramme wurden für Windows entwickelt, können aber für alle anderen Betriebssysteme angepasst werden. Installation Der Webserver muss folgende Bedingungen erfüllen: Server: Windows 2000/Windows 2003 Webserverprogramm: IIS 4 (oder höher), Apache Freier Speicherplatz 100 MB Kompatible Datenbanken sind MS Access und MS SQL Server Miete Sie können das Programm auch bei uns mieten und uns die Verantwortung für den Betrieb des Programms übertragen. Die kürzeste Mietdauer beträgt 6 Monate. Programmumfang Das Programm von Artologik gibt es mit unterschiedlichen Programmumfängen. Welcher Programmumfang für Sie am sinnvollsten ist, ist von der Anzahl der aktiven Benutzer und Objekte, die Sie im System registrieren möchten, abhängig. Wir helfen Ihnen gerne, den für Sie passenden Programmumfang zu bestimmen. Freeware: Artologik EZbooking ist auch als Freeware erhältlich. Die Kapazität ist auf 5 Objekte/20 aktive Benutzer begrenzt. Wir empfehlen hierfür MS Access als Datenbankprogramm. Light: Sie können bis zu 10 Objekte/25 aktive Benutzer zu registrieren. Wir empfehlen hierfür MS Access als Datenbankprogramm. Standard: Es können bis zu 20 Objekte/50 aktive Benutzer registriert werden. Wir empfehlen hierfür MS Access und MS SQL Server als Datenbankprogramme. Enterprise: Arbeiten Sie mit bis zu 50 Objekten/200 aktiven Benutzern. Wir empfehlen hierfür MS SQL Server als Datenbankprogramm. Global: Hier können Sie eine unbegrenzte Anzahl von Benutzern und Objekten registrieren. EZbooking wurde mit folgenden Datenbankprogrammen getestet: MS Access, MS SQL Server und Oracle, und wird für Postgre SQL vorbereitet. Preise EZbooking Light: 500 Standard: Enterprise: Global: Zusatzfunktionen/Plug-Ins EZ-Equip Global: EZ-LDAP Global: EZ-Order Global: EZ-Visit Global: Servicevertrag pro Jahr Light: 150 Standard: 300 Enterprise: 450 Global: 900 Kosten für die Miete Die Einrichtungskosten für EZbooking betragen 180. Die monatlichen Mietkosten für EZbooking, inklusive kostenlosem Telefonsupport und Updates, betragen: Mietkosten Light: 80 Standard: 120 Enterprise: 170 Global: 280 Alle Preise sind exkl. MwSt. Bei internationalen Geschäften wird keine MwSt. berechnet. Eventuelle Preisänderungen behalten wir uns vor. Alle aktuellen Preise für unsere Produkte und Service sind verfügbar unter Support und Garantie Auch wenn alle Produkte von Artologik einfach zu bedienen sind, können doch manchmal Fragen auftreten. Wenn Sie in Bezug auf Ihr Programm auf Probleme stoßen sollten, können Sie in unserem webbasierten HelpDesk unter unter FAQ Hilfe finden. Wenn Sie sich für den Erwerb eines Artologikprogramms entschließen, haben Sie, vom Rechnungsdatum an gerechnet, immer 12 Monate Garantie auf das Programm und die versprochenen Programmfunktionen. Diese Garantie beinhaltet, dass Sie bei Programmfehlern Hilfe erhalten. Darüber hinaus können Sie einen Servicevertrag abschließen, der sowohl Support als auch Upgrade des Programms beinhaltet. Der Servicevertrag läuft für jeweils ein Jahr. Servicevertrag Kostenlose Hilfe durch unseren HelpDesk innerhalb von 24 Stunden (ein Werktag) Kostenloser Telefonsupport Erweiterungsgarantie (Wenn Sie zu einer größeren Edition des Programms übergehen, bezahlen Sie für die Lizenz nur den Differenzbetrag.) Kostenlose Updates (Sie erhalten die neue Version unserer Software nach der Veröffentlichung - ohne Zusatzkosten.) Funktionalitätsgarantie auf die versprochenen Programmfunktionen Möchten Sie weitere Informationen? Möchten Sie das Programm selbst testen, um sich ein besseres Bild zu machen? Dann nehmen Sie bitte Kontakt zu uns auf. Wir richten für Sie eine eigene Testseite ein, über die Sie die Produkte innerhalb Ihrer Organisation testen können. Weitere Informationen zu Artologik finden Sie auf der Webseite com. Dort können Sie Demoversionen auch direkt testen. Selbstverständlich können Sie uns auch anrufen oder uns ein Fax oder eine direkt an Artisan Global Software schicken. Das Einfache ist das Smarte Verwaltungsprogramme direkt in Ihrem Webbrowser Artisan Global Software, Vidéum, SE Växjö, Sweden Tel: Fax: Internet: Vertriebstelefon: Deutschland: Frankreich:

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