Lehrgang der Lohn- und Gehaltsabrechnung Lösungen zur 20., überarbeiteten Auflage 2004

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1 Katharina Jenak Lehrgang der Lohn- und Gehaltsabrechnung Lösungen zur 20., überarbeiteten Auflage 2004 Vorwort Groblernziel des Lehrganges der Lohn- und Gehaltsabrechnung ist es, den Lernenden in die Lage zu versetzen, in der betrieblichen Prais Lohn- und Gehaltsabrechnungen zu betreuen oder zu bearbeiten. Dabei bereitet das im Lehrgang anzuwendende manuelle Verfahren den Lernenden auf die Durchführung der Lohn- und Gehaltsabrechnung per EDV vor, die in zunehmendem Maße die sichere Beherrschung lohnsteuer- und sozialversicherungsrechtlicher Bestimmungen voraussetzt. Soweit es lernmethodisch sinnvoll und vertretbar ist, werden im Lehrgang auch bereits Begriffe der EDV-Anwendung benutzt. Der Lehrgang ist in Themenbereiche gegliedert, die der Prais der Lohn- und Gehaltsabrechnung entsprechen. Die Arbeitsblätter zu den einzelnen Themenbereichen enthalten ausführliche Informationen. Soweit erforderlich, werden sie in den Lösungen durch Zusatzinformationen ergänzt. Das vermittelte theoretische Wissen wird in den einzelnen Lernabschnitten durch Einzelübungen vertieft. Außerdem sind zwei Gesamtübungen vorgesehen, in denen das Erlernte im Abrechnungszusammenhang wiederholt wird. 1. Gesamtübung "Lohn- und Gehaltsabrechnung Monat April für 10 Arbeitnehmer" In der ersten Gesamtübung werden Abrechnungen für Zeitlöhner, Angestellte, Monatslöhner, kaufmännisch Auszubildende, Verkäufer im Außendienst, geringfügig Beschäftigte und berufstätige Altersrentner durchgeführt. Diese Gesamtübung enthält die in der Lohn- und Gehaltsabrechnung regelmäßig vorkommenden Vorgänge. Mit den Daten der 10 Arbeitnehmer wird ein kompletter Monatsabschluss mit allen damit verbundenen Arbeiten durchgeführt. Es werden auch die zur Lohn- und Gehaltsabrechnung erforderlichen Meldungen an amtliche Stellen sowie die Buchungsbelege für die Finanzbuchführung erstellt. 2. Gesamtübung "Ein ganzes Jahr für einen Arbeitnehmer" Die zweite Gesamtübung dient der Sicherung von Lerninhalten, die in der ersten Gesamtübung aus lernmethodischen Gründen nicht im Gesamtzusammenhang dargestellt werden konnten. Es handelt sich insbesondere um die Ermittlung und Korrektur von Durchschnittslohnsätzen und die Behandlung sonstiger (einmaliger) Bezüge im Zusammenhang mit Lohnsteuer und Sozialversicherung. Auf der Basis der zu den einzelnen Monaten selbst ermittelten Daten werden die Vorgänge deutlicher, sodass das in den Einzelübungen zu den Themenbereichen erworbene Wissen vertieft und gesichert wird. Arbeitsblätter und Gesamtübungen bilden für den Teilnehmer ein Nachschlagewerk, auf das er in der Prais zurückgreifen kann. Verlaufsplanungen und Lösungen sollen den Lehrgang unterstützen. Das Lösungsblatt zum Lohnjournal der ersten Gesamtübung (Lö 13) kann vom Seminarleiter jedem Teilnehmer zur Verfügung gestellt werden, damit der für die Addition und Abstimmung dieses Journals erforderliche Zeiteinsatz im Unterricht vermieden wird. Die gesetzlichen Vorschriften, die für die Lohn- und Gehaltsabrechnung gelten, werden im Lehrgang im Rahmen des Groblernzieles berücksichtigt. Wenn Teilnehmer für eine ausgeübte oder angestrebte Tätigkeit umfassenderes Wissen benötigen, empfiehlt sich die Teilnahme an entsprechenden Fachseminaren oder das Studium einschlägiger Fachliteratur. Das Verzeichnis Weiterführende Literatur und Praishilfen (siehe Anhang 13 des Lehrgangs) nennt den Lehrstoff ergänzende und vertiefende Werke. Einen Aktualisierungshinweis zum Jahreswechsel 2004/2005 finden Sie ab Januar 2005 unter im Internet.

2 2 Inhaltsverzeichnis Zusatzinformationen zu den Arbeitsblättern Themenbereich 0: Einführung in die Lohn- und Gehaltsabrechnung Rechtsgrundlagen für den Lohnanspruch...5 Sonstige Rechtsnormen für die Lohn- und Gehaltsabrechnung...5 Grundbegriffe der Lohn- und Gehaltsabrechnung...5 Organisatorischer Ablauf der Lohn- und Gehaltsabrechnung...6 Inhalt und Aufgabe des Lohnkontos...6 Themenbereich 1: Die Bruttoabrechnung Die Lohnarten in der Bruttoabrechnung...7 Begriffe der Zeitgliederung, Zeitermittlung...7 Ermitteln von Durchschnittslohnsätzen...8 Korrektur der Durchschnittslohnsätze bei Lohnsatzerhöhungen...10 Themenbereich 2: Lohn-, Kirchensteuer und Solidaritätszuschlag Wichtige Rechtsquellen für die steuerliche Behandlung des Arbeitslohnes Allgemeine Hinweise zu Lohn-, Kirchensteuer und Solidaritätszuschlag Die lohnsteuerliche Behandlung der Lohnarten Lohnsteuerklasse II Ermittlung des Betrages, aus dem Lohnsteuer zu erheben ist Anwendung der Lohnsteuertabellen (ABL 2.4 und 2.6) - Übungen Auswirkung der Progression Auswirkung der Steuerklassenkombination V/III oder IV/IV bei berufstätigen Ehegatten Anwendung der Lohnsteuer-Tagestabelle...13 Anwendung der Lohnsteuer-Jahrestabelle Ermäßigung der Lohnsteuer bei Arbeitslöhnen für mehrere Kalenderjahre Pauschalierung von Lohn-, Kirchensteuer und Solidaritätszuschlag Wertansätze für Sachbezüge Geldwerte Vorteile Anwendung einer besonderen Lohnsteuertabelle mit gekürzter Vorsorgepauschale Themenbereich 3: Die Sozialversicherung Wichtige Rechtsquellen Versicherungssparten Versicherungsträger Beitragserhebung Versicherungspflicht und Beitragsbemessungsgrenzen (BBG) Beitragsgruppenschlüssel Aufbringung der Beiträge Beiträge der freiwillig krankenversicherten Arbeitnehmer in der Kranken- und Pflegeversicherung, Beitragsanteil des Arbeitgebers Abwicklung der Beitragszahlung Ausgleichs- und Umlageverfahren nach dem Lohnfortzahlungsgesetz (LFZG) Beitragspflicht einmalig gezahlter Arbeitsentgelte und ihre zeitliche Zuordnung Teillohnzahlungszeiträume und anteilige Beitragsbemessungsgrenzen... 22

3 3 Zuschuss zum Mutterschaftsgeld Kurzfristige und geringfügig entlohnte Beschäftigungen Besonderheiten bei Teilzeitbeschäftigten auf Basis Besonderheiten bei Arbeitsentgelten zwischen 400 und 800 (Gleitzone) Schüler, Praktikanten und Studenten Themenbereich 4: Sonstige Zuzahlungen, sonstige Abzüge und ausgewählte Themen der LGA Lohnpfändung Direktversicherung in der betrieblichen Altersversorgung Themenbereich 5: Eintritt, Austritt, Jahresabschluss Elektronische Lohnsteuerbescheinigung "electronic tapayer identification number" etin Aushändigung der Lohnsteuerbescheinigung und der Lohnsteuerkarte Datenerfassungs- und -übermittlungsverordnung (DEÜV) Besonderheiten bei geringfügigen Beschäftigungen Zulässigkeit von maschinell verwertbaren Datenträgern Themenbereich 6: Rationalisierung der Lohn- und Gehaltsabrechnung durch moderne Datentechnik26 Themenbereich 7: 1. Gesamtübung Bruttoabrechnung (Themenbereich 1) Zusatzfragen zur Bruttoabrechnung der 1. Gesamtübung Ermittlung von Lohn-, Kirchensteuer und Solidaritätszuschlag (Themenbereich 2) Hinweise zu den einzelnen Abrechnungen Ermitteln von Sozialversicherungsbeiträgen (Themenbereich 3)...30 Hinweise zu den einzelnen Abrechnungen Vermögenswirksame Leistungen, sonstige Zuzahlungen, sonstige Abzüge (Themenbereich 4) Abschlussarbeiten, Zahlungen und Meldungen Erstellen der Lohnsteuer-Anmeldung Beitragsnachweis zur Sozialversicherung Erstellen der Buchungsbelege Themenbereich 8: 2. Gesamtübung Verlaufsplanung zu den Themenbereichen 0: Einführung in die Lohn- und Gehaltsabrechnung... VP 0 1: Die Bruttoabrechnung... VP 1 2: Lohn-, Kirchensteuer und Solidaritätszuschlag... VP 2 3: Die Sozialversicherung... VP 3 4: VWL Sonstige Zuzahlungen, sonstige Abzüge... VP 4 5: Eintritt, Austritt, Jahresabschlussarbeiten... VP 5 6: Rationalisierung der LGA durch moderne Datentechnik... VP 6 7: 1. Gesamtübung LGA Monat April für 10 Arbeitnehmer... VP 7 8: 2. Gesamtübung Das ganze Jahr LGA für einen Arbeitnehmer... VP 8

4 4 Lösungen zu den Arbeitsblättern Lösungen zu Einzelübungen: ABL 1.1, 1.2 und Lö 1 ABL 1.6, 1.8 und Lö 2 ABL Lö 3 ABL 2.4 und Lö 4 ABL Lö 5 ABL Lö 6 ABL Lö 7 ABL 4.2, 5.3 und Lö 8 Lösungen zur 1. Gesamtübung: ABL 7.1.2, 7.2, Lö 9 ABL und Lö 10 ABL bis Lö 11 ABL und Lö 12 Journal zur 1. Gesamtübung... Lö 13 Lösungen zur 2. Gesamtübung: ABL Lö 14 ABL Lö 15 ABL Lö 16 Konto zur 2. Gesamtübung... Lö 17

5 5 Zusatzinformationen zu den Arbeitsblättern Themenbereich 0: Einführung in die Lohn- und Gehaltsabrechnung Rechtsgrundlagen für den Lohnanspruch Die Rechtsgrundlagen für den Lohnanspruch ergeben sich überwiegend aus Arbeitsgesetzen und kollektiven Arbeitsverträgen (Tarifverträgen, Betriebsvereinbarungen). ABL 0.1 vermittelt nur einen Informationsrahmen. In der Prais muss sich der Lohn- und Gehaltsabrechner in jedem Falle an den vertraglichen Gegebenheiten der Firma orientieren. Die Regelungen der Tarifverträge sind nicht einheitlich. Sie müssen aber die Rechtsgrundlagen geltender Gesetze berücksichtigen. Deshalb ist der für die Firma geltende Tarifvertrag zunächst die wichtigste Informationsquelle. Im Übrigen ergibt sich aus den Abrechnungsunterlagen der Firma, wie im einzelnen Fall verfahren wird. Wenn Unklarheiten bestehen, empfehlen sich Rückfragen bei sachkompetenten Stellen (z.b. Steuerberatungsbüro der Firma, Industrie- und Handelskammer, Handwerkskammer, Gewerkschaft). Sonstige Rechtsnormen für die Lohn- und Gehaltsabrechnung Neben den positiven Rechtsnormen spielen auch die allgemeinen Grundsätze, welche Rechtsprechung und Rechtswissenschaft entwickelt haben, als Rechtsquellen eine Rolle. Soweit sich die tatsächliche Übung nach ihnen richtet, werden sie zum Gewohnheitsrecht, so z.b. der von der Rechtsprechung entwickelte Grundsatz der Gleichbehandlung der Arbeitnehmer. Auch die nur betriebliche Übung kann in bestimmten Fällen einen Rechtsanspruch begründen (z.b. bei der mehrmaligen vorbehaltlosen Zahlung einer Weihnachtsgratifikation). Der Arbeitnehmer hat Anspruch auf das bedungene Entgelt. Wie hoch dieses ist, richtet sich in erster Linie nach dem individuellen Arbeitsvertrag zwischen Arbeitnehmer und Arbeitgeber. Der Vertrag muss aber mindestens so viel Lohn bzw. Gehalt vorsehen, wie der maßgebende Tarifvertrag vorschreibt. Für die Hauptleistung des Arbeitgebers, den Grundlohn oder das Grundgehalt, kommen in der Regel nur die genannten Rechtsquellen in Betracht: Einzel- oder Tarifvertrag. Für Nebenleistungen ist darüber hinaus noch eine etwaige Betriebsvereinbarung zu beachten. Sie wird zwischen Arbeitgeber und Betriebsrat abgeschlossen und enthält im Gegensatz zum Tarifvertrag, der überbetrieblichen Charakter hat nur Regelungen für das betreffende Unternehmen selbst. Betriebsvereinbarungen können ähnliche oder gleichartige Tatbestände ordnen wie Tarifverträge, soweit das nicht der Grundsatz verbietet, dass die Tarifautonomie Vorrang hat. Grundbegriffe der Lohn- und Gehaltsabrechnung Die in ABL 0.2 enthaltenen Grundbegriffe orientieren sich an Lernzielen und Lerninhalten des Lehrganges. Die aufgezählten Abrechnungsgruppen sind wichtig für die LGA mit Personalcomputern oder Rechenzentrums-Dienstleistung. Man ordnet ihnen bei dieser Art der Datenverarbeitung Kennziffern zu. An die Kennziffern sind Verarbeitungs- und Auswertungsmöglichkeiten der Daten dieser Abrechnungsgruppen gebunden. Damit wird in der Prais die Anwendung vereinfacht. In der manuellen Abrechnung, die im Lehrgang angewendet wird, werden diese Varianten in Einzel- und Gesamtübungen berücksichtigt. Die Abrechnungsgruppe Heimarbeiter ist in den Gesamtübungen nicht vorgesehen. Die ggf. zu beachtenden Besonderheiten, insbesondere in der Sozialversicherung, sind jedoch in den Einzelübungen enthalten.

6 6 Organisatorischer Ablauf der Lohn- und Gehaltsabrechnung Dem Arbeitnehmer steht (in der Regel laut Tarifvertrag) eine schriftliche monatliche Schlussabrechnung zu, aus der die Zusammensetzung des Entgelts und die Abzüge ersichtlich sind. Der Arbeitgeber benötigt die gleiche Unterlage als Gegenbeweis. Außerdem braucht er Daten für das Buchen der Vorgänge in der Finanzbuchhaltung und um die an Finanzamt und Krankenkassen abzuführenden Beträge ermitteln und nachweisen zu können. Das Finanzamt verlangt den Nachweis, dass Lohn-, Kirchensteuer und Solidaritätszuschlag richtig und ordnungsgemäß ermittelt und abgeführt wurden. Dies wird durch die Lohnsteuer-Außenprüfung kontrolliert. Die Sozialversicherungsträger verlangen sinngemäß den gleichen Nachweis wie das Finanzamt. Sie führen zur Kontrolle Betriebsprüfungen durch. Seit 1999 werden Betriebsprüfungen der Sozialversicherung ausschließlich durch die Prüfdienste der Rentenversicherungsträger durchgeführt. Dabei richtet sich die Zuständigkeit nach der Betriebsnummer des Arbeitgebers, die vom Arbeitsamt vergeben wird. Betriebe mit der Endziffer 0 bis 4 werden von der BfA und Betriebe mit der Endziffer 5 bis 9 von der regionalen LVA geprüft. Um alle diese Anforderungen zu erfüllen, muss man die Lohn- und Gehaltabrechnung organisieren : Man benötigt Vordrucke, einen entsprechend gestalteten Ablauf und Technik, z.b. Handdurchschrift, Buchungsmaschine, EDV mit Bürocomputer oder mit Rechenzentrums-Dienstleistung. Die abzurechnenden bzw. nachzuweisenden Daten bleiben immer die gleichen. Vordruck- und Ablaufgestaltung orientieren sich jedoch an der eingesetzten Technik. Gemeinsamkeiten und Unterschiede werden aus ABL 0.5 und ABL 0.6 deutlich. Gemeinsamkeiten sind die Nachweise, nämlich Abrechnungsstreifen bzw. Lohn- und Gehaltsabrechnung, Lohnliste und Lohnjournal und das Lohnkonto. Auch die Stufen und Vorgänge der Abrechnung und die Beträge und Summen stimmen überein. Die Unterschiede ergeben sich aus der verwendeten Abrechnungstechnik. Da in diesen beiden Arbeitsblättern nur die Organisation des Verfahrens Lohn- und Gehaltsabrechnung dargestellt werden soll, werden die Daten nicht laufend aktualisiert. Die manuelle Abrechnung (ABL 0.5) arbeitet mit dem Durchschreibeverfahren : Lohnkonto, Lohnliste und Abrechnungsstreifen für den Arbeitnehmer werden in einem Arbeitsgang erstellt. Konventionelle Buchungsmaschinen arbeiten ebenso. Der Arbeitnehmer erhält monatlich einen Abrechnungsstreifen. Sein Lohnkonto wird von Monat zu Monat weitergeführt und am Jahresende oder beim Austritt addiert. Aus der Lohnliste ergeben sich nach Addition aus den Beträgen aller Arbeitnehmer die Summen für den gesamten Abrechnungsmonat. Daraus werden Buchungsbeleg, Lohnsteueranmeldung für das Finanzamt und der Beitragsnachweis für die Sozialversicherung erstellt. Alle Beträge müssen errechnet bzw. aus Tabellen ermittelt werden. Der Zeitaufwand für Schreib- und Rechenarbeiten ist erheblich. Tabellenlesefehler sind häufig. In der 1. Gesamtübung wird nur das Lohnjournal verwendet. Die für die Durchführung der Abrechnungen benötigten Daten sind in diesem Lohnjournal vorgegeben. In der 2. Gesamtübung wird nur das Lohnkonto beschriftet. Die Anwendung der kompletten Lineatur mit Durchschrift würde nur zu höherem Zeitaufwand führen. Setzt man (ABL 0.6) Bürocomputer oder Rechenzentrums-Dienstleistung ein, so werden zur laufenden Lohn- und Gehaltsabrechnung nur die von Monat zu Monat wechselnden Zeiten (Stunden) und Beträge zusammengestellt und eingegeben bzw. mit einem Datenerfassungsgerät erfasst. Alle Folgearbeiten übernimmt der Computer bzw. das Rechenzentrum, alle Such-, Schreib- und Rechenarbeiten entfallen. Inhalt und Aufgabe des Lohnkontos Allen Verfahren gemeinsam ist, dass sie bestimmte Daten und Informationen zum einzelnen Arbeitnehmer benötigen, um die Abrechnung überhaupt durchführen zu können. Daraus ergibt sich schon die organisatorische Anforderung nach einer geregelten Aufzeichnung. Sie erfordert das Lohnkonto. Beim manuellen Verfahren trägt man die gesetzlich vorgeschriebenen bzw. organisatorisch benötigten Daten in den Kopf des Lohnkontos ein. Für die Abrechnungen mit EDV werden diese Daten einmalig als Stammdaten erfasst.

7 7 Im Übrigen besteht die gesetzliche Pflicht zur Führung von Lohnkonten ( 41 EStG) und seiner Inhalte ( 4 LStDV). Der Arbeitgeber hat für jeden Arbeitnehmer und für jedes Kalenderjahr ein Lohnkonto zu führen. In das Lohnkonto sind die für den Lohnsteuerabzug erforderlichen Merkmale aus der Lohnsteuerkarte oder aus einer entsprechenden Bescheinigung zu übernehmen. Die Unterlagen der Lohn- und Gehaltsabrechnung sind nach 41 EStG sechs Jahre aufzubewahren. Die Frist beginnt nach der letzten Eintragung. (Durch 147 AO ist eine zehnjährige Aufbewahrungsfrist für Buchungsbelege und bestimmte Geschäftsunterlagen und Aufzeichnungen vorgesehen, sofern nicht in anderen Steuergesetzen kürzere Aufbewahrungsfristen zugelassen sind.) Auch im Rahmen der Sozialversicherung werden inhaltlich Mindestanforderungen an die Führung von Lohnunterlagen gestellt. Sie werden in der Beitragsüberwachungsverordnung ( 2 BÜVO) beschrieben. Im Sozialversicherungsrecht gilt grundsätzlich, dass Lohnunterlagen bis zum Ablauf des auf die letzte Prüfung folgenden Kalenderjahres aufzubewahren sind ( 28 f SGB IV). Prüfungen durch die Sozialversicherung erfolgen mindestens alle vier Jahre ( 28 p SGB IV). Wichtig ist in diesem Zusammenhang auch, dass von den steuerlichen und sozialversicherungsrechtlichen Aufbewahrungspflichten die Frage nach der Verjährung zu unterscheiden ist. Es muss also geprüft werden, wie lange Dokumente aufbewahrt werden sollten, um einen etwaigen Anspruch geltend zu machen oder abzuwehren. Der in ABL 0.7 dargestellte Lohnkontokopf wird zu Übungszwecken mit den Daten des Arbeitnehmers Neumann (in ABL 0.7 vorgegeben) ausgefüllt. Die Vorgaben zeigen, welchen Unterlagen die Daten in der Prais zu entnehmen sind. Themenbereich 1: Die Bruttoabrechnung Die Lohnarten in der Bruttoabrechnung Lohnarten ist ein Sammelbegriff. Er ist bei der Entwicklung von Datenverarbeitungsprogrammen entstanden. Es handelt sich um einen Bequemlichkeitsbegriff, der sich aus der Uneinheitlichkeit der Begriffsverwendung in Steuer-, Sozialversicherungs- und Arbeitsrecht sowie in der betriebswirtschaftlichen Anwendung ergeben hat (Lohn, Entgelt, Vergütung, Bezug, Leistung). Der Begriff Lohnart umfasst praktisch alles, was in der Lohn- und Gehaltsabrechnung außer den gesetzlichen Abzügen (Lohnsteuer, Kirchensteuer, Solidaritätszuschlag, Sozialversicherungsbeiträge) abgerechnet wird. Deshalb enthält das Arbeitsblatt auch solche Lohnarten, die nicht für die Bruttoabrechnung benötigt werden. Darstellung und Behandlung im Zusammenhang wurden jedoch gewählt, damit durch die Zuordnung Bedeutung und Verwendung der Lohnarten erkannt werden. Begriffe der Zeitgliederung, Zeitermittlung Die Begriffe der Zeitgliederung werden in der Bruttoabrechnung in verschiedenen Zusammenhängen benötigt. Das Arbeitsblatt enthält alle erforderlichen Informationen. Die Zeitermittlung bei kleinen Firmen erfolgt häufig nach der Kalenderzeit (Arbeitstage Stunden der Tagesnormalzeit). So wird auch in der 1. Gesamtübung verfahren. Für die Zeitermittlung wird das ABL 1.5 verwendet. Die wöchentliche Arbeitszeit in diesem Kalendarium beträgt 38 Stunden. Tagesnormalzeit montags bis donnerstags je 8 Stunden, freitags 6 Stunden.

8 8 In der Regel erfolgt die Zeitermittlung (Zeitkontrolle) in der Prais mit Hilfe von Geräten. Am bekanntesten ist die Stempeluhr, die in eine Stempelkarte Tagesdatum und die Uhrzeit von Arbeitsbeginn und Arbeitsende und gegebenenfalls auch Arbeitsunterbrechungen, z.b. die Mittagspause, eindruckt. Aus den Daten der Stempelkarte wird für die Lohn- und Gehaltsabrechnung die Tagesarbeitszeit ermittelt. Aus der Tages- bzw. Wochenarbeitszeit ergeben sich gegebenenfalls die zu vergütenden Überstunden. Heute werden zunehmend elektronische Zeitaufzeichnungsgeräte eingesetzt, z.b. Zeitzähluhren. Diese werden zu Arbeitsbeginn ein- und bei Arbeitsende ausgeschaltet. Man verwendet dazu Plastikkarten (wie Scheckkarte), die Stanzungen, Magnetstreifen oder Chips zur Kennzeichnung des Mitarbeiters enthalten. Andere Einrichtungen arbeiten auf der Basis von Personalausweisen, die auch ein Passbild des Arbeitnehmers enthalten können. Diese elektronischen Geräte können mit einem Rechner (Computer) verbunden sein, der täglich oder am Monatsende oder nach Bedarf automatisch einen Zeitbericht erstellt, der die Daten für die Lohn- und Gehaltsabrechnung enthält. Bei entsprechender technischer Ausstattung wird die LGA automatisch durchgeführt. Zur Zeiterfassung mit weitergehender Differenzierung der Daten nach z.b. Projekt- und Auftragsdaten verwendet man auch tragbare elektronische Geräte. Ermitteln von Durchschnittslohnsätzen In ABL 1.7 werden die Ermittlung von Durchschnittslohnsätzen und ihre Korrektur erläutert. Es werden die Rechenansätze für die Durchschnittsbildung dargestellt und berücksichtigungsfähige Lohnarten sowie mögliche Bezugszeiträume genannt. ABL 1.8 enthält Vorgaben zu den Monaten Januar bis Juni, mit denen die Durchschnittslohnsätze in ABL 1.9 ermittelt und korrigiert und in ABL 1.8 wieder zur Bewertung von Sozialzeiten verwendet werden. Sozialzeiten sind Freizeiten, für die der Arbeitnehmer Anspruch auf eine Vergütung hat, ohne dass er eine Arbeitsleistung erbringt. Entsprechende Regelungen enthalten das Entgeltfortzahlungsgesetz (Entgeltzahlung an Feiertagen und Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall) und das Bundesurlaubsgesetz. Die Vergütung dieser Zeiten erfolgt nach dem Lohnausfallprinzip, das besagt, dass der durch die Sozialzeiten entfallende Arbeitslohn mit dem Betrag bezahlt werden soll, den der Arbeitnehmer bekommen würde, wenn er im gleichen Zeitraum gearbeitet hätte. Daraus ergibt sich: Der Stundenansatz orientiert sich an der Normalzeit. Wenn in einer Firma z.b. die Normalzeit am Freitag 6 Stunden beträgt, dann werden für einen auf einen Freitag fallenden Feiertag auch nur 6 Stunden vergütet. Fallen schwankende Bezüge an, dann wird für die Abrechnung der Sozialzeiten ein Durchschnittswert errechnet und angewendet. Die Sozialzeiten werden auf der Basis Normalzeit, multipliziert mit dem ermittelten Durchschnittslohnsatz, abgerechnet. Schwankende Bezüge entstehen, wenn Mehrleistung zusätzlich zur Grundvergütung abgegolten wird, z.b. Zuschläge für Nacht-, Sonn- und Feiertagsarbeit, Prämien, die laufend gezahlt werden, Provisionen, die Mitarbeiter des Vertriebs neben ihrem Fium erhalten. Grundsätzlich ermittelt man Durchschnittswerte aus Betrag dividiert durch Zeit. In der Prais muss sich der Lohn- und Gehaltsabrechner informieren, welche Beträge und welche Zeiten aus welchen Bezugszeiträumen (vorangegangene Monate) in die Durchschnittslohnermittlung einzubeziehen sind. Entsprechende Regelungen sind im Entgeltfortzahlungsgesetz und im Bundesurlaubsgesetz enthalten. Danach sind folgende Vergütungen für Sozialzeiten gesetzlich gesichert:

9 9 - Für Arbeitszeit, die infolge eines gesetzlichen Feiertags ausfällt, ist dem Arbeitnehmer das Entgelt zu zahlen, das er ohne den Arbeitsausfall erhalten hätte. ( 2 EFZG) - Bei Anspruch auf Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall ist dem Arbeitnehmer das ihm für die regelmäßige Arbeitszeit zustehende Arbeitsentgelt (ohne zusätzlich für Überstunden gezahltes Entgelt) fortzuzahlen. Erhält er eine auf das Ergebnis der Arbeit abgestellte Vergütung, so ist der erzielbare Durchschnittsverdienst zugrunde zu legen. ( 4 EFZG) - Ein Anspruch auf Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall entsteht erst nach vierwöchiger ununterbrochener Dauer des Arbeitsverhältnisses. - Das Urlaubsentgelt entspricht dem durchschnittlichen Arbeitsverdienst (ohne zusätzlich für Überstunden gezahlter Verdienst), das der Arbeitnehmer in den letzten dreizehn Wochen vor Urlaubsbeginn erhalten hat. ( 11 BUrlG) In den meisten Fällen gelten jedoch für die Bewertung der Sozialzeiten Festlegungen in Tarifverträgen und Betriebsvereinbarungen: Für mehr als 80% der Beschäftigten ist die Höhe der Entgeltzahlung an Feiertagen, der Entgeltfortzahlung und die Berechnungsgrundlage für das Urlaubsentgelt unter Anwendung von Durchschnittslohnsätzen tarifvertraglich vereinbart. Die gesetzlichen Regelungen greifen nicht in Tarifverträge ein. Die am häufigsten angewendete Durchschnittsbildung ist der Dreimonatsdurchschnitt, der für die Abrechnung der Zeitlöhner-Sozialzeiten benutzt wird. Es gibt jedoch auch Regelungen, nach denen Vormonatsdurchschnitte oder Sechsmonats- oder Jahresdurchschnitte zur Abrechnung der Sozialzeiten zu bilden sind. Der Zeitraum muss jedenfalls groß genug sein, um Schwankungen in den Bezügen auszugleichen. In den Übungen des Lehrgangs wird das Prinzip der Durchschnittslohnbildung vermittelt, indem ein Durchschnittslohnsatz zur Bewertung aller Sozialzeiten unter Beachtung berücksichtigungsfähiger Lohnarten berechnet wird. Dabei werden die zusätzlich für Überstunden gezahlten Entgelte nicht berücksichtigt. Jedoch wird in den Übungen (ABL 1.8 und 1.9 und 2. Gesamtübung) verdeutlicht, wie eine auf das Ergebnis der Arbeit abgestellte Vergütung ( 4 EFZG, entsprechend 11 BUrlG) in die Durchschnittslohnbildung für einen Zeitlöhner einzubeziehen ist. Außerdem wird in der Übung zu ABL 1.8 und 1.9 bei der Durchschnittsermittlung die Feiertagsvergütung im Monat April berücksichtigt und somit erläutert, wie Zuschläge für Arbeiten zur Unzeit (SFN) in den zu bildenden Durchschnittslohn einbezogen werden. In der 1. Gesamtübung wird für die Abrechnung von Urlaubszeiten für Josefine Sauer ein Durchschnittslohnsatz aus den Provisionsbezügen von 6 Monaten ermittelt. Dreimonatsdurchschnittslohnsätze werden für den Zeitlöhner in der 2. Gesamtübung errechnet und verwendet. In der 1. Gesamtübung werden die Dreimonatsdurchschnittslohnsätze für Behr und Nuding aus Gründen der Zeitersparnis vorgegeben. Bei Empfängern von festen Vergütungen (Gehalt, Fium) werden die Grundvergütungen auch während der Sozialzeiten weiterbezahlt. Deshalb dürfen sie nicht in die Durchschnittsermittlung einbezogen werden. Es ist aber darauf zu achten, ob Sozialstunden bei der Divisorbildung gekürzt werden müssen, damit sie den Durchschnitt nicht verfälschen. Wenn man auf Tagesbasis abrechnen will, muss man den Tagesdurchschnitt errechnen. Der Dividend wird wie üblich gebildet, der Divisor aus den Arbeitstagen des Bemessungszeitraumes. Man kann auch einen Arbeitstage-Durchschnitt verwenden, der sich ergibt aus Jahresarbeitstage : 12 Monate. (z.b. ABL 1.5, 252 Arbeitstage : 12 = 21 Arbeitstage je Monat)

10 10 Korrektur der Durchschnittslohnsätze bei Lohnsatzerhöhungen Das Lohnausfallprinzip (... als ob er gearbeitet hätte ) bedingt, dass Durchschnittswerte korrigiert werden müssen, wenn eine Erhöhung des Stundenlohnsatzes erfolgte. Die ursprünglich in die Durchschnittsermittlung einbezogenen Stunden werden unter Anwendung des höheren Lohnsatzes neu bewertet. Daraus ergibt sich der neue Dividend. Der Divisor ändert sich nicht. In der Übung (ABL 1.8 und 1.9) wird mit Dreimonats-Durchschnittslohnsätzen gearbeitet. In ABL 1.8 sind die Monate Januar bis März abgerechnet. Im April fallen Sozialzeiten an. Zu ihrer Bewertung muss aus den Daten der Monate Januar bis März der Durchschnittslohnsatz ermittelt werden. Am wird der Stundenlohnsatz erhöht. Zur Bewertung der Sozialzeiten in den Monaten Mai und Juni müssen deshalb die Durchschnittslohnsätze neu errechnet werden. Die Leistungsprämie wird in diesem Beispiel als Geldwert festgelegt (Januar bis März jeweils 102,00, April 76,50 ) und verändert sich lt. Vereinbarung auch bei einer Lohnerhöhung nicht. Solche Leistungsprämien sind üblich z.b. bei Einhaltung vorgegebener Termine. Da sich der Geldwert der Leistungsprämie lt. Vereinbarung nicht im gleichen Prozentsatz wie der Stundenlohnsatz erhöht, ist er bei der Korrektur der Durchschnittslohnsätze direkt und unverändert in den neuen Dividenden einzubeziehen. In gleicher Weise werden die Durchschnittslohnsätze in der 2. Gesamtübung ermittelt. Themenbereich 2: Lohn-, Kirchensteuer und Solidaritätszuschlag Wichtige Rechtsquellen für die steuerliche Behandlung des Arbeitslohnes Einkommensteuergesetz (EStG), Lohnsteuerdurchführungsverordnung (LStDV), Lohnsteuer-Richtlinien (LStR 2004), Kirchensteuergesetze der Länder, Abgabenordnung (AO), Solidaritätszuschlagsgesetz 1995 Verordnung über den Wert der Sachbezüge in der Sozialversicherung (SachBezV). Sie wird jährlich neu erlassen und gilt auch für die Lohnsteuer. Von Bedeutung ist auch die Rechtsprechung, insbesondere der Finanzgerichte mit dem Bundesfinanzhof (BFH) an der Spitze. Entscheidungen des BFH binden in der Regel die Finanzverwaltung und gehen in die von der Finanzverwaltung aufgestellten Lohnsteuer-Richtlinien ein. Allgemeine Hinweise zu Lohn-, Kirchensteuer und Solidaritätszuschlag Lohnsteuer ist eine Art der Einkommensteuer. Sie ist vom Arbeitgeber einzubehalten und an das Finanzamt (Lohnsteuer-Anmeldung) abzuführen. Der Unterschied zur Einkommensteuer besteht nicht in der Höhe, sondern im Abzugsverfahren an der Quelle. Es sichert den raschen Eingang der Steuer. Die Lohnsteuer ist vom steuerpflichtigen Arbeitslohn ( steuerpflichtiger Verdienst und steuerpflichtiges Brutto meinen das Gleiche) nach Maßgabe der Lohnsteuerkarte, die von den Gemeinden ausgestellt wird, einzubehalten. Die Höhe ergibt sich aus der Lohnsteuertabelle nach der Lohnsteuerklasse. Freibeträge für Kinder werden nur noch bei Ermittlung von Solidaritätszuschlag und Kirchensteuer berücksichtigt. Das Finanzamt überwacht die Einhaltung der Pflichten durch den Arbeitgeber mit Hilfe der Lohnsteuer-Außenprüfung. Zum Solidaritätszuschlag enthält ABL 2.7 ausführliche Informationen.

11 11 Kirchensteuer ist die Steuer, die die Religionsgemeinschaften (Konfessionen) erheben dürfen, sofern sie eine Körperschaft des öffentlichen Rechts darstellen. Die Pflicht wird durch Ländergesetz geregelt, die Höhe durch die Kirchengemeinschaften. Die Beiträge werden von den Angehörigen der Gemeinschaften (Konfessionszugehörigkeit) entrichtet. Wenn Ehegatten nicht der gleichen Konfession angehören, wird die Kirchensteuer je zur Hälfte den Konfessionen zugeteilt. Centbruchteile werden abgerundet. Die Kirchensteuer wird in Prozent von der Lohnsteuer erhoben. Die Beträge sind in die Tabellen eingearbeitet und können dort abgelesen werden. Freibeträge für Kinder sind berücksichtigt. Aus den Informationen in den Lohnsteuertabellen ist auch zu entnehmen, in welchen Bundesländern welcher Prozentsatz anzuwenden ist und ob Mindestbeträge einzubehalten sind. In Baden-Württemberg (Sitz der Übungsfirma des Lehrgangs) beträgt der Kirchensteuersatz 8%. Es wird ein Mindestbetrag von 0,30 erhoben, jedoch nur, wenn für den Arbeitnehmer auch Lohnsteuer zu erheben ist. Die Kirchensteuer wird vom Arbeitgeber zusammen mit der Lohnsteuer ans Finanzamt abgeführt. Die lohnsteuerliche Behandlung der Lohnarten Im ABL 2.1 sind nur die häufiger vorkommenden Bezüge enthalten. Wegen weiterer steuerfreier und steuerpflichtiger Vorgänge siehe Informationen in den Lohnsteuertabellen (beachte Literaturverzeichnis im Anhang des Lehrgangs). Durch das Steueränderungsgesetz 2003 und das Haushaltsbegleitgesetz 2004 werden ab 1. Januar 2004 auch folgende Maßnahmen zum Abbau von Steuervergünstigungen wirksam: - Senkung des Freibetrags für Heirats- und Geburtsbeihilfen von 358 auf 315 (ABL 2.1) - Streichung der Steuerbefreiung für Zuschüsse für Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte mit öffentlichen Verkehrsmitteln (ABL 2.1) - Begrenzung der steuerfreien Zuschläge für Nacht-, Sonn- und Feiertagsarbeit bis zu einem Stundenlohn von 50 (ABL 1.10/ABL 2.1) - Streichung des Haushaltsfreibetrages in Steuerklasse II und Einführung eines Entlastungsbetrags für "echte" Alleinerziehende in Höhe von (ABL 2.2) - Senkung des Arbeitnehmerpauschbetrags von auf 920 (ABL 2.3) - Senkung des Freibetrags für Belegschaftsrabatte sowie für Sachprämien aus Kundenbindungsprogrammen von auf ; Erhöhung des Pauschsteuersatzes auf Sachprämien auf 2,25% (ABL 2.9) - Senkung der Freigrenze für monatliche Sachbezüge 50 auf 44 (ABL 2.9) - Kürzung der Entfernungspauschale für Wege zwischen Wohnung und Arbeitsstätte auf 0,30 /km (ABL 2.9) Lohnsteuerklasse II Mit dem Haushaltsbegleitgesetz 2004 wurde der bisher für Lohnsteuerklasse II gewährte Haushaltsfreibetrag nach 32 Abs. 7 EStG aufgehoben und gleichzeitig ein Entlastungsbetrag für Alleinerziehende (neuer 24b EStG) eingeführt. Voraussetzung für die Gewährung des Entlastungsbetrages für Alleinerziehende in Höhe von 1308 jährlich bzw. 109 monatlich ist, dass - der Steuerpflichtige mit mindestens einem Kind eine Haushaltsgemeinschaft in einer gemeinsamen Hauptwohnung bildet, - das Kind das 18. Lebensjahr noch nicht vollendet hat, - in der Haushaltsgemeinschaft keine andere Person mit Haupt- oder Nebenwohnsitz gemeldet ist (außer Kindern, für die dem Alleinerziehenden ein Kinderfreibetrag oder Kindergeld zusteht).

12 12 Auf den Lohnsteuerkarten für das Jahr 2004 wurde die Steuerklasse II in der Regel bereits vor Verabschiedung des Haushaltsbegleitgesetzes bescheinigt und ist nach der Neuregelung in vielen Fällen unzutreffend. Der Steuerpflichtige ist verpflichtet, die Lohnsteuerklasse bei der Gemeinde oder beim Finanzamt berichtigen zu lassen. Der Arbeitgeber ist nicht verpflichtet, die Richtigkeit der auf der Lohnsteuerkarte ausgewiesenen Lohnsteuerklasse zu überprüfen. Ermittlung des Betrages, aus dem Lohnsteuer zu erheben ist (ABL 2.3) Um das Verfahren bei der Ermittlung des Betrages, aus dem Lohnsteuer zu erheben ist, deutlich zu machen, enthält das Lohnjournal zur 1. Gesamtübung entsprechende Zusatzzeilen sowie Abrechnungsvorgänge mit geldwertem Vorteil, Freibetrag laut Lohnsteuerkarte und Altersentlastungsbetrag. Anwendung der Lohnsteuertabellen (ABL 2.4 und 2.6) Übungen Bis einschließlich 2000 wurden vom Bundesministerium der Finanzen auf der Grundlage der bis dahin im Gesetz verankerten Einkommensteuertabellen amtliche Jahres-, Monats-, Wochen- und Tageslohnsteuertabellen abgeleitet und bekannt gegeben. Im Rahmen des Steuersenkungsgesetzes vom wurde das Einkommensteuergesetz geändert, sodass ab dem Kalenderjahr 2001 die dem Einkommensteuergesetz beigefügten Einkommensteuertabellen und die Veröffentlichung amtlicher Lohnsteuertabellen entfallen. Das Bundesministerium für Finanzen hat sowohl einen Programmablaufplan für die maschinelle Berechnung der Lohnsteuer als auch einen Programmablaufplan für die Herstellung von Lohnsteuertabellen zur manuellen Berechnung der Lohnsteuer aufzustellen. Ab 2004 entfallen die bis dahin im Einkommensteuertarif enthaltenen Tarifstufen. Bei der maschinellen Berechnung ist die zu erhebende Lohnsteuer stets "punktgenau" zu bestimmen. Bei den Lohnsteuertabellen zur manuellen Berechnung beträgt der Lohnstufenabstand in der Jahrestabelle 36 und in der Monatstabelle entsprechend 3. Die für diese Tabellenstufen ausgewiesene Lohnsteuer stimmt mit der für die Obergrenze der Tabellenstufe maschinell berechneten Lohnsteuer überein. Jahres-, Monats-, Wochen- und Tageslohnsteuertabellen sind im Handel erhältlich. ABL 2.4 enthält Übungen zur Anwendung der Monats- und Tagestabelle, ABL 2.6 der Jahrestabelle. Bevor Jahres- und Tagestabelle behandelt werden, sollte die Übung zur Monatstabelle (ABL 2.4) durchgeführt werden. Aus der unterschiedlichen Höhe der Lohnsteuer wird deutlich, dass bei der Steuerbemessung die Steuerkraft und die Steuergerechtigkeit eine Rolle spielen, und dass sich die Kinderfreibeträge auf nur die Höhe der Abzüge für Solidaritätszuschlag und Kirchensteuer auswirken: Alleinverdiener (III) zahlen weniger Lohnsteuer als Alleinstehende (I). Alleinstehende (I) und berufstätige kinderlose Verheiratete (IV) zahlen gleich hohe Lohnsteuer. Arbeitnehmer mit mehreren Arbeitsverhältnissen (VI) zahlen für ihre (weiteren) Arbeitseinkommen die höchste Lohnsteuer.

13 13 Auswirkung der Progression Die Lohnsteuer wird in einem bestimmten Prozentsatz vom steuerpflichtigen Verdienst erhoben. Je höher das Einkommen, desto höher wird der Prozentsatz. Hier wird das Prinzip der Steuerkraft (maschinelle Lohnsteuerberechnung für Steuerklasse IV, Stand 2004) besonders deutlich: Monatsverdienst Lohnsteuer Lohnsteuer 1350,00 85,16 6,30% 1850,00 224,33 12,13% 2350,00 369,83 15,74% 2850,00 531,33 18,64% 3350,00 708,75 21,16% 3850,00 902,08 23,43% Auswirkung der Steuerklassenkombination V/III oder IV/IV bei berufstätigen Ehegatten Die Lohnsteuer berufstätiger Ehegatten ist zunächst eine Steuervorauszahlung, die durch die Abgabe einer Einkommensteuererklärung oder den gemeinsamen Lohnsteuerjahresausgleich korrigiert wird. Die Auswirkung auf die Steuervorauszahlung aus der Steuerklassenkombination wird deutlich aus den nachstehenden Beispielen (maschinelle Lohnsteuerberechnung): Der steuerpflichtige Monatsverdienst beträgt jeweils III/V 19, ,00 = 526,83 12 = 6321,96 IV/IV 224, ,33 = 448,66 12 = 5383,92 Die Jahressteuer der beiden Ehegatten (ermittelt nach der Splittingbesteuerung) beträgt 5384,00. Bei der Kombination IV/IV stimmt die Vorauszahlung damit fast überein, bei der Kombination III/V wurden dagegen 937,96 zu viel vorausbezahlt. Die richtige Vorauszahlung ist immer bei der Steuerklassenkombination IV/IV gegeben. Bei gleich hohem Einkommen der gemeinsam veranlagten Ehegatten wird bei der Kombination V/III zu viel Lohnsteuer vorausgezahlt. Wenn einer der beiden Ehegatten weniger als 40% des Gesamteinkommens verdient, wird bei dieser Kombination zu wenig Lohnsteuer vorausbezahlt. Für die Wahl der Steuerklassen sind die betroffenen Arbeitnehmer zuständig. Bei Rückfragen kann der Lohn- und Gehaltsabrechner nach ihm bekannten Daten Hinweise geben. Bei der Wahl der Steuerklassenkombination sollte man insbesondere beachten, dass Lohnersatzansprüche, z.b. Mutterschaftsgeld, Krankengeld und Arbeitslosengeld, aus dem Nettoarbeitslohn errechnet werden. Anwendung der Lohnsteuer-Tagestabelle Die Lohnsteuer-Tagestabelle ist anzuwenden, wenn der abgerechnete Zeitraum in der Lohnsteuertabelle nicht enthalten ist, z.b. bei Ein- und Austritt eines Arbeitnehmers während eines Abrechnungsmonats. Würde man aus dem entsprechend geringeren Arbeitslohn die Lohnsteuer nach der Monatstabelle ermitteln, dann wäre sie zu niedrig. Der lohnsteuerpflichtige Arbeitslohn des Monats wird deshalb durch die Anzahl der Kalendertage geteilt, für die er bezahlt wird. Das Ergebnis ist der lohnsteuerpflichtige Tagesarbeitslohn. Geteilt wird immer durch 30, auch im Monat Februar. Bevor man die Tagestabelle anwendet, muss man gegebenenfalls Tagesfreibeträge, Tageshinzurechnungsbeträge oder Tagesaltersentlastungsbeträge berücksichtigen. Aus der Tagestabelle ergibt sich die Tageslohnsteuer, die mit der Anzahl der Kalendertage des Lohnzahlungszeitraumes multipliziert wird. Das gilt sinngemäß auch für die Ermittlung von

14 14 Solidaritätszuschlag und Kirchensteuer. Beispiele (maschinelle Lohnsteuerberechnung für Steuerklasse IV) Arbeitslohn für Tage Arbeitslohn für diese Tage 1000, ,00 Arbeitslohn pro Tag 66,67 100,00 Lohnsteuer pro Tag 8,88 19,43 Lohnsteuer Kalendertage 133,20 349,74 Monatsarbeitslohn 2000, ,00 Monatslohnsteuer 266,33 582,83 Tageslohnsteuer ,40 582,90 Lohnsteuer bei Nichtanwendung der Tagestabelle 13,66 128,08 Die beiden Beispiele zeigen, dass die Lohnsteuer bei Anwendung der Tagestabelle gerecht erhoben wird. Anwendung der Lohnsteuer-Jahrestabelle Sonstige Bezüge, das ist nicht laufend gezahlter Arbeitslohn (z.b. Jahresprämien, 13. Monatsgehalt, Weihnachtsgratifikation, Urlaubsgeld), sind durch Ermittlung der sich ergebenden Jahreslohnsteuerbeträge zu versteuern. Die Anwendung der Jahreslohnsteuer soll verhindern, dass von dem sonstigen Bezug zu hohe Lohnsteuer (Wirkung der Progression) einbehalten wird. Die Regelung, wonach sonstige Bezüge bis 150 bei der Lohnsteuerberechnung dem laufenden Arbeitslohn zuzurechnen sind, wurde aufgehoben. Wie sich die Anwendung der Lohnsteuer-Jahrestabelle auswirkt, zeigen nachstehende Beispiele (maschinelle Lohnsteuerberechnung für Steuerklasse IV): Beispiel: 1 2 Laufender Arbeitslohn 1250, ,00 Sonstiger Bezug 1250, ,00 Gesamtarbeitslohn 2500, ,00 LSt ohne Anwendung Jahrestabelle 416,58 765,08 LSt aus laufendem Arbeitslohn 61,58 197,16 LSt für sonstigen Bezug 355,00 567,92 LSt für SB bei Anwendung Jahrestabelle 297,00 478,00 Zu viel erhoben 58,00 89,92 Um die Höhe der Lohnsteuer ermitteln zu können, die auf einen sonstigen Bezug entfällt, muss man zunächst den voraussichtlichen steuerpflichtigen Jahresarbeitslohn (VJAL) errechnen. Der VJAL ist grundsätzlich mit dem Betrag anzusetzen, der sich bei Umrechnung (Hochrechnung) des im Kalenderjahr bereits gezahlten laufenden Arbeitslohnes auf das Gesamtjahr ergibt. Im Kalenderjahr bereits gezahlte sonstige Bezüge sind einzubeziehen. Bei der Errechnung des laufenden Arbeitslohnes für das Restjahr ist von absehbaren Verhältnissen auszugehen. Zukünftige sonstige Bezüge sind nicht einzubeziehen. Freibeträge, Hinzurechnungsbeträge und Altersentlastungsbeträge sind entsprechend zu berücksichtigen. Die für den sonstigen Bezug zu erhebende Lohnsteuer ergibt sich aus der Differenz zwischen Lohnsteuer gemäß VJAL o h n e sonstigen Bezug und Lohnsteuer gemäß VJAL m i t sonstigem Bezug.

15 15 Beachte: Solidaritätszuschlag und Kirchensteuer werden nicht aus der Lohnsteuertabelle ermittelt, sondern in Prozent aus der Lohnsteuer für den sonstigen Bezug errechnet. Beispiel 1 Arbeitnehmer, Steuerklasse IV, Monatsgehalt 1250, maschinelle Lohnsteuerberechnung VJAL ohne sonstigen Bezug 15000,00 Sonstiger Bezug 1250,00 VJAL mit sonstigem Bezug 16250,00 Jahreslohnsteuer aus 16250, ,00 Jahreslohnsteuer aus 15000,00 739,00 Lohnsteuer aus sonstigem Bezug 297,00 Beispiel 2 Arbeitnehmer, Steuerklasse III, Arbeitslohn Januar bis Juni 13483,59, das sich nach absehbaren Verhältnissen nicht verändern wird, manuelle Lohnsteuerberechnung VJAL 13483, ,18 VJAL ohne sonstigen Bezug 26967,18 Sonstiger Bezug (Urlaubsgeld) 471,62 VJAL mit sonstigem Bezug 27438,80 Jahreslohnsteuer aus 27438, ,00 Jahreslohnsteuer aus 26967, ,00 Lohnsteuer aus sonstigem Bezug 94,00 Beachte: Wenn der Arbeitnehmer im Laufe des Jahres in die Firma eingetreten ist, sind bei der Ermittlung des VJAL die in der Lohnsteuerkarte vermerkten "Fremddaten" aus vorangegangenen Arbeitsverhältnissen zu berücksichtigen. Da Arbeitnehmer mit Einführung der elektronischen Lohnsteuerbescheinigung nicht mehr verpflichtet sind, Lohnsteuerbescheinigungen aus vorangegangenen Arbeitsverhältnissen vorzulegen, ist dann der voraussichtliche Jahresarbeitslohn durch eine Hochrechnung des aktuellen Arbeitslohns zu ermitteln und durch Eintragung des Großbuchstaben S im Lohnkonto und in der Lohnsteuerbescheinigung zu kennzeichnen. Ermäßigung der Lohnsteuer bei Arbeitslöhnen für mehrere Kalenderjahre Vergütungen für eine mehrjährige Tätigkeit sind als außerordentliche Einkünfte zu versteuern, wenn sie zu einer Zusammenballung von Einnahmen führen. Im Lohnsteuerabzugsverfahren kann der Arbeitgeber die Zusammenballung von Einnahmen immer voraussetzen, wenn der Arbeitnehmer, der als Arbeitslohn für mehrere Kalenderjahre eine Jubiläumszuwendung erhält, voraussichtlich bis zum Ende des Kalenderjahres nicht aus dem Arbeitsverhältnis ausscheidet. Bei Arbeitslöhnen für mehrere Kalenderjahre ist die Lohnsteuer nach der Fünftelungsregelung zu ermäßigen. Das kann im Einzelfall zu einer höheren Lohnsteuer führen als die übliche Besteuerung als sonstiger Bezug. Der Arbeitgeber hat deshalb eine Vergleichsrechnung ohne Fünftelung durchzuführen und die Fünftelungsregelung nur anzuwenden, wenn sie zu einer niedrigeren Lohnsteuer führt. Sind die Bedingungen erfüllt, muss die Fünftelungsregelung in der Lohn- und Gehaltsabrechnung auf jeden Fall angewendet werden. Als Einzelübung ist in der letzten Position des ABL 2.6 zu einer Jubiläumszuwendung die Lohnsteuer (LSt- Kl. III) sowie der Solidaritätszuschlag und die Kirchensteuer zu bestimmen. Zunächst ist die Lohnsteuer für den sonstigen Bezug nach der Fünftelungsregel zu ermitteln, anschließend in einer Vergleichsrechnung als

16 16 normaler SB. Lohnsteuer, Solidaritätszuschlag und Kirchensteuer sind für den günstigeren Betrag einzubehalten. In diesem Beispiel ergibt der Vergleich, dass die Anwendung der Fünftelungsregel nicht zu einer niedrigeren Lohnsteuer führt. Anders sieht es in diesem Beispiel bei LSt-Kl. I aus: LSt-Klasse I/0, ev, 66 Jahre alt, zum 25-jährigen Arbeitsjubiläum 3500,00 im Juni Voraussichtlicher Jahresarbeitslohn SB VJAL Ermitteln v. LSt/KiSt und SolZ ohne sonstigen Bezug m. SB mit SB ohne SB für SB LSt-pfl. Verdienst Jan. - Juni 2./. Altersentlastungsbetrag 18500, ,00 1/5 = 700, , , , , ,00 LSt , ,00 248, ,00 LSt 7928, , ,00 LSt SolZ KiSt Anwendung der Fünftelungsregel? ja () nein ( ) 1240,00 68,20 99,20 In der 2. Gesamtübung (siehe Themenbereich 8) ist ebenfalls eine Jubiläumszuwendung zu versteuern. Auch dort ergibt die durchzuführende Vergleichsrechnung, dass die Besteuerung als normaler sonstiger Bezug günstiger ist. Pauschalierung von Lohn-, Kirchensteuer und Solidaritätszuschlag Bei der Pauschalierung von Lohn- und Kirchensteuer werden die Steuern vom Arbeitgeber getragen und deshalb nicht vom Arbeitslohn des Arbeitnehmers gekürzt. Arbeitsrechtlich ist es zulässig, dass die pauschalierten Steuerbeträge (z.b. für Fahrtkostenzuschüsse oder für Direktversicherungsbeiträge) vom Arbeitnehmer übernommen werden. Diese vom Arbeitnehmer getragenen Pauschalsteuerbeträge gelten jedoch weiterhin als zugeflossener Arbeitslohn und mindern nicht die steuer- und sozialversicherungsrechtliche Bemessungsgrundlage. Für die Lohnsteuerpauschalierung gelten bestimmte Voraussetzungen, die in ABL 2.8 aufgeführt sind. Zum Solidaritätszuschlag beachte ABL 2.7. Hat der Arbeitgeber für das Arbeitsentgelt aus einer geringfügig entlohnten Beschäftigung den RV- Pauschalbeitrag zu entrichten, kann er ohne Vorlage einer Lohnsteuerkarte die Lohnsteuer (einschließlich Solidaritätszuschlag und Kirchensteuer) mit einer einheitlichen Pauschsteuer in Höhe von 2% des Arbeitsentgelts abgelten. Die einheitliche Pauschsteuer ist an die Bundesknappschaft abzuführen (siehe ABL 3.9, ABL 3.10 und ABL 7.5.5). Für die Lohnsteuerpauschalierung ist die Arbeitsentgeltgrenze arbeitgeberbezogen zu prüfen. Hat der Arbeitgeber für den Arbeitnehmer wegen Zusammenrechnung mehrerer geringfügig entlohnter Beschäftigungen keinen RV-Pauschalbeitrag zu entrichten, kann er ohne Vorlage einer Lohnsteuerkarte die Lohnsteuer mit einem LSt-Pauschalsatz 20% des Arbeitsentgelts berechnen. Der Arbeitgeber kann in Fällen der Lohnsteuerpauschalierung entscheiden, ob die pauschale Kirchensteuer für alle Arbeitnehmer mit einem ermäßigten Steuersatz ermittelt wird (vereinfachtes Verfahren) oder ob nur für jeden kirchensteuerpflichtigen Arbeitnehmer der allgemeine Kirchensteuersatz angesetzt wird (Nachweisverfahren). Die Nichtzugehörigkeit zu einer steuererhebenden Religionsgemeinschaft ist durch eine dem Arbeitgeber vorzulegende Lohnsteuerkarte nachzuweisen. In den Fällen nach 40a EStG ist eine amtliche Erklärung gegenüber dem Betriebsstättenfinanzamt zur Religionszugehörigkeit für die Erhebung der pauschalen Lohnsteuer nach 40a EStG als Beleg zum Lohnkonto aufzubewahren. Die pauschalierte Kirchensteuer wird in Prozent von der Lohnsteuer erhoben, und zwar gemäß dem im jeweiligen Bundesland geltenden Prozentsatz. Sie wird anteilig an die evangelische und die katholische

17 17 Kirchengemeinschaft abgeführt, soweit der Arbeitgeber die Kirchensteuer nicht (durch Individualisierung) der jeweiligen Religionsgemeinschaft zuordnen kann. Die Anteile sind nicht in allen Bundesländern gleich, sondern von den Anteilen der Konfessionszugehörigkeit abhängig. In Baden-Württemberg sind es z.b. 50%:50% ev:rk, in Bayern dagegen 30%:70% ev:rk. Beachte dazu die Erläuterungen zur Kirchensteuer in den Lohnsteuertabellen. Wertansätze für Sachbezüge Geldwerte Vorteile Beachte hierzu ABL 2.9. Sachbezüge im engeren Sinne sind Naturallohn im Gegensatz zu Geldlohn, d.h., ein Teil des Lohnes besteht aus Sachleistungen, wie freie Kost und Unterkunft bzw. Wohnung, Heizung, Beleuchtung, Deputate (Lebensmittel, Holz, Kohle, Haustrunk). Im weiteren Sinne sind es Leistungen des Arbeitgebers, die nicht aus Geld bestehen, aber einen Geldwert darstellen, z.b. unentgeltliche Benutzung eines Firmenfahrzeuges für Privatzwecke, mietfreie Dienstwohnung, mietverbilligte Werkswohnung. Sachbezüge sind regelmäßig steuerpflichtig (und sozialversicherungspflichtig). Deshalb muss man sie dem steuerpflichtigen (sozialversicherungspflichtigen) Verdienst hinzurechnen. Wenn man das nicht berücksichtigen würde, hätte der Empfänger Vorteile gegenüber anderen Steuerzahlern, z.b. durch ein für private Zwecke kostenlos benutztes Firmenfahrzeug, das der nicht begünstigte Arbeitnehmer aus seinem Geldlohn finanzieren muss. Außerdem würden dem Fiskus Steuerausfälle entstehen. In welcher Höhe Beträge bei der Ermittlung des steuerpflichtigen Arbeitslohnes zu berücksichtigen sind, wird durch die einschlägige Gesetzgebung bzw. durch Verwaltungsanweisungen (Steuerrichtlinien) festgelegt. Die Wertansätze sind häufig pauschaliert. Der lohnsteuerpflichtige Verdienst wird in Höhe der Wertansätze erhöht. Die Wertansätze entsprechen in der Regel nicht den tatsächlichen Kosten oder Aufwendungen. An sich sind sie deshalb auch keine Kostenart der Lohn- und Gehaltsabrechnung für die Buchhaltung. Allerdings sind sie in der angesetzten Höhe im Rahmen geltender Gesetze zur Umsatzsteuer heranzuziehen. Die entsprechenden Buchungen werden aber bei manueller Abrechnung in der Regel nicht in der Lohn- und Gehaltsabrechnung vorbereitet, sondern in der Finanzbuchhaltung vorgenommen. Deshalb werden sie in diesem Lehrgang nicht behandelt. Anwendung einer besonderen Lohnsteuertabelle mit gekürzter Vorsorgepauschale Diese Tabelle gilt u.a. für Arbeitnehmer, die Altersruhegeld aus der gesetzlichen Rentenversicherung beziehen und weiter in einem Dienstverhältnis stehen; außerdem für Beamte, weiterbeschäftigte Beamtenpensionäre, Vorstandsmitglieder von Aktiengesellschaften, Geschäftsführer einer GmbH. Die Lohn- und Kirchensteuer zum Abrechnungsfall Bechtel müsste aus dieser Tabelle ermittelt (abgelesen) werden. Im Lehrgang wird aus Vereinfachungsgründen auch für diesen Abrechnungsfall die allgemeine Lohnsteuertabelle benutzt.

18 18 Themenbereich 3: Die Sozialversicherung Wichtige Rechtsquellen Sozialgesetzbuch (insbesondere SGB I, III, IV, V, VI, X und XI), Verordnung über den Wert der Sachbezüge in der Sozialversicherung (SachBezV), die jährlich neu erlassen wird. Für die Rechtsprechung auf dem Gebiet der Sozialversicherung sind vor allem die Sozialgerichte zuständig; in letzter Instanz das Bundessozialgericht. Da sich jedoch mit wenigen Ausnahmen die Frage, ob eine bestimmte Zuwendung an einen Arbeitnehmer sozialversicherungspflichtig ist, nach der lohnsteuerlichen Behandlung richtet, wird über diesen Problemkreis in der Regel durch die Finanzgerichte entschieden. Die anderen Fragen der Sozialversicherung, insbesondere die Entscheidung im Streitfall, ob Versicherungspflicht besteht, fallen in die Zuständigkeit der Sozialgerichtsbarkeit. Zu nachstehenden Erläuterungen beachte auch die Inhalte der ABL 3.1/3.2. Versicherungssparten Die Sozialversicherung ist eine auf der organisierten Selbsthilfe beruhende Kollektivversicherung in Form einer Zwangsversicherung. Sie umfasst Krankenversicherung, Rentenversicherung, Arbeitsförderung und Pflegeversicherung. Zwangsversicherung bedeutet, dass alle Arbeitnehmer grundsätzlich versicherungspflichtig sind. Sie sind vom Arbeitgeber zu Beginn des Arbeitsverhältnisses bei der Sozialversicherung anzumelden. Auch die Unfallversicherung ist ein Zweig der Sozialversicherung. Sie versichert die Arbeitnehmer gegen die wirtschaftlichen Folgen von Arbeitsunfällen und Berufskrankheiten. Träger sind die Berufsgenossenschaften. Die Beiträge werden von den Arbeitgebern geleistet. Da diese Beiträge nicht Bestandteil der Lohn- und Gehaltsabrechnung des einzelnen Arbeitnehmers sind, wird diese Versicherungssparte im Lehrgang nicht behandelt. Versicherungsträger Zur freien Wahl der Krankenkasse beachte Fußnote in ABL 3.1. Träger der Krankenversicherung (KV) sind die gesetzlichen Krankenkassen: Allgemeine Ortskrankenkassen, Ersatzkassen, Innungs- und Betriebskrankenkassen u.a. Krankenkassen bestimmter Versichertengruppen, z.b. für Bergleute, Seeleute und in der Landwirtschaft Tätige. Träger der Rentenversicherung (RV) sind die Landesversicherungsanstalten (LVA) für gewerbliche Arbeitnehmer und die Bundesversicherungsanstalt für Angestellte (BfA) für angestellte Arbeitnehmer. Für bestimmte Berufsgruppen gibt es Sonderanstalten, z.b. Bundesknappschaft für Bergleute und die Seekasse für Seeleute. Träger der Arbeitsförderung (Arbeitslosenversicherung AV) ist die Bundesagentur für Arbeit (BA). Für die Pflegeversicherung (PV) werden bei den Krankenkassen Pflegekassen verwaltet. Beitragserhebung Die Beitragserhebung erfolgt in einem Prozentsatz vom sozialversicherungspflichtigen Arbeitsentgelt, höchstens jedoch von der Beitragsbemessungsgrenze (BBG). In der Regel ist lohnsteuerpflichtiger

19 19 Arbeitslohn auch sozialversicherungspflichtig. Die Beitragssätze für RV, AV und PV sind bundesweit gleich. Sie werden vom Gesetzgeber festgelegt. Die Krankenkassen setzen ihre Beitragssätze zur KV selbst fest. Die Beitragssätze einer Ersatzkasse sind bundesweit gleich, weichen aber von denen anderer Ersatzkassen ab. Die Beitragssätze der Allgemeinen Ortskrankenkassen gelten nur innerhalb ihres Bezirks. Versicherungspflicht und Beitragsbemessungsgrenzen (BBG) Für die Versicherungspflicht in der Kranken- und Pflegeversicherung ist die Jahresarbeitsentgeltgrenze (Versicherungspflichtgrenze) ausschlaggebend. Diese beträgt für das Jahr 2004 bundeseinheitlich /Jahr. Für bereits am privat krankenversicherte Arbeitnehmer gilt für 2004 eine niedrigere Versicherungspflichtgrenze von /Jahr. Die Beitragsbemessungsgrenzen in der Sozialversicherung werden vom Gesetzgeber jährlich neu festgesetzt. Nach dem Beitragssicherungsgesetz gilt im Jahr 2004 der Betrag von /Jahr auch als Beitragsbemessungsgrenze in der Kranken- und Pflegeversicherung. Seit 2001 gibt es für die Kranken- und Pflegeversicherung im gesamten Bundesgebiet nur noch eine einheitliche Beitragsbemessungsgrenze. Für die Rentenversicherung und die Arbeitsförderung beträgt die Beitragsbemessungsgrenze /Jahr bzw. die Beitragsbemessungsgrenze (Ost) /Jahr. Beitragsgruppenschlüssel In den Beitragsgruppen sind bestimmte Gegebenheiten verschlüsselt. In der Krankenversicherung ist es die Höhe des Beitragssatzes und des Leistungsanspruches. In der Rentenversicherung ist es der Versicherungsträger, der die Beiträge erhält (LVA, BfA). Außerdem gibt es noch die halben Beiträge, die dann anzuwenden sind, wenn nur der Arbeitgeberanteil zu einem Versicherungsbeitrag zu erheben ist. Die Beitragssätze der Krankenversicherung sind an die Beitragsgruppen gebunden. Im Regelfall wird der allgemeine Beitragssatz angewendet. Diese Gruppe hat im Krankheitsfall Anspruch auf Fortzahlung des Arbeitsentgeltes für mindestens sechs Wochen. Der gesetzliche Anspruch auf sechswöchige Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall entsteht erst nach vierwöchiger ununterbrochener Dauer des Arbeitsverhältnisses. In dieser Zeit ist für die Bemessung der KV-Beiträge trotzdem der allgemeine Beitragssatz maßgebend. Der erhöhte Beitragssatz ist z.b. bei Aushilfen und Heimarbeitern anzuwenden. Diese Arbeitnehmer haben im Krankheitsfall keinen Anspruch auf Lohnfortzahlung durch den Arbeitgeber, sondern sie erhalten sofort Krankengeld von der Krankenkasse. Der ermäßigte Beitragssatz wird angewendet für berufstätige Empfänger von Altersrente (Bechtel in der 1. Gesamtübung) und Empfänger von Vorruhestandsgeld. In dieser Beitragsgruppe ist nur die medizinische Betreuung versichert, d.h., dieser Personenkreis erhält kein Krankengeld von der Krankenversicherung. Das Vorruhestandsgeld wird auch im Krankheitsfall weitergezahlt, der berufstätige Bezieher von Altersrente hat Anspruch auf Fortzahlung des Arbeitsentgeltes im üblichen Umfang. Für die Beitragsabrechnung und für die Meldungen zur Sozialversicherung werden die Beitragsgruppen entsprechend den Meldevorschriften der Datenerfassungs- und -übermittlungsverordnung (DEÜV) verschlüsselt (Vordruck und weitere Einzelheiten siehe ABL 5.5, 5.6 und 5.7). Seit 1999 gilt ein vierstelliger Beitragsgruppenschlüssel. Die Beitragsgruppen sind dabei so zu verschlüsseln, dass für jeden Beschäftigten in der Reihenfolge KV/RV/AV/PV die jeweils zutreffende Ziffer angegeben wird. Dadurch können die Versicherungsträger erkennen, in welchen Versicherungszweigen für den Arbeitnehmer Versicherungspflicht besteht bzw. Beiträge abzuführen sind.

20 20 Aufbringung der Beiträge Regelfall ist, dass Arbeitnehmer und Arbeitgeber den Gesamtbeitrag zur Sozialversicherung je zur Hälfte tragen. Ausnahmen von der Regel sind Geringverdiener, die im Rahmen betrieblicher Berufsbildung beschäftigt werden, und berufstätige Altersrentner. Beachte dazu die Hinweise in ABL 3.2. Die Geringverdienergrenze beträgt 325. Für berufstätige Altersrentner zahlt der Arbeitgeber zur RV und AV nur seinen Beitragsanteil. Das gilt auch für den Beitrag zur Arbeitslosenversicherung von Arbeitnehmern, die das 65. Lebensjahr vollendet haben und noch berufstätig sind. Der Beitrag zur Krankenversicherung dieser Arbeitnehmer wird jedoch zur Hälfte von Arbeitnehmer und Arbeitgeber getragen. Angestellte, die sich (1968) von der Angestelltenversicherungspflicht befreien ließen und dafür eine befreiende Lebensversicherung abschließen mussten, erhalten vom Arbeitgeber einen (steuerfreien) Anteil bis zur Hälfte der Versicherungsprämie, höchstens jedoch bis zum höchsten RV-Beitrag. Die Pauschalbeiträge für geringfügig entlohnte Beschäftigte zur Kranken- und zur Rentenversicherung hat der Arbeitgeber zu tragen. Sie betragen 11% (KV) bzw. 12% (RV) der gezahlten Arbeitsentgelte. Arbeitnehmer, deren monatliches Arbeitsentgelt regelmäßig zwischen 400,01 und 800,00 liegt, werden bei den Sozialabgaben entlastet (= Gleitzone im Sinne des 20 SGB IV). Die Beiträge werden von einer ermäßigten Bemessungsgrundlage erhoben. Die Beitragserhebung nach einer ermäßigten Bemessungsgrundlage gilt nicht für Personen, die zu ihrer Berufsausbildung beschäftigt sind (z.b. Azubis und Praktikanten). Geringfügig Beschäftigte und Arbeitnehmer, deren Arbeitsentgelt in der Gleitzone liegt, haben die Möglichkeit, in der Rentenversicherung auf die Beitragsfreiheit bzw. -ermäßigung zu verzichten und durch ergänzende Beitragszahlungen volle Leistungsansprüche (z.b. Anspruch auf Rehabilitationsleistungen oder auf Rente wegen verminderter Erwerbsfähigkeit) zu erwerben. Der Arbeitgeber ist verpflichtet, geringfügig entlohnte Arbeitnehmer über die Aufstockungsmöglichkeit zu informieren (z.b. im Nachweis der wesentlichen Arbeitsbedingungen). Der Verzicht kann generell nur für die Zukunft erklärt werden und ist für die Dauer der Beschäftigung bindend. Bei Option zur Versicherungspflicht beträgt die Mindestbeitragsbemessungsgrundlage 155 monatlich, also auch dann, wenn das tatsächliche Einkommen unter dieser Grenze liegt. Beiträge der freiwillig krankenversicherten Arbeitnehmer in der Kranken- und Pflegeversicherung, Beitragsanteil des Arbeitgebers Freiwillig krankenversicherte Arbeitnehmer erhalten vom Arbeitgeber einen (steuerfreien) Anteil zum Krankenversicherungsbeitrag. Als Anteil ist der Betrag zu zahlen, den der Arbeitgeber aufzubringen hätte, wenn der Arbeitnehmer krankenversicherungspflichtig wäre, d.h. die Hälfte des Höchstbeitrags der Krankenkasse gemäß BBG der Krankenversicherung. Der in ABL 3.2 unter 7) aufgeführte Beitragsanteil des Arbeitgebers zur Krankenversicherung von Arbeitnehmern, die freiwillig bei einem privaten Versicherungsunternehmen versichert sind, wird aus den Durchschnittsbeitragssätzen aller gesetzlichen Krankenkassen am 1.1. des Vorjahres errechnet. Die Berechnung des Betrages erfolgt auf der Grundlage der BBG des laufenden Jahres.

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