BA CoP Roundtable vom "Agilität und Digitale Revolution bei Digitec Galaxus

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1 BA CoP Roundtable vom "Agilität und Digitale Revolution bei Digitec Galaxus

2 Galaxus am Rainer Grau, Head of Business Development Digitec Galaxus AG, zeigte in einem inspirierenden Referat auf, wie selbst bei einem Unternehmen mit 650 Mitarbeitern Innovation, Kundenorientierung und Time to Market gelebt werden und die Organisation schlank bleibt. Innovation Process Im Rahmen des Innovationsprozesses fliessen nebst Initiativen aus der Geschäftsleitung viele Ideen aus jeder Abteilung ein. Jeder Mitarbeiter hat so die Möglichkeit, sich einzubringen und trägt direkt zur Innovationskraft des Unternehmens bei. Die Initiativen und Ideen werden anhand von Kanban Boards entwickelt. Ein One-Pager ist Basis für die Prüfung. Das Innovation Board tagt monatlich, aktualisiert die Wertanalyse und priorisiert die Themen. Dabei geht es weniger um die Frage was umgesetzt, sondern vielmehr was gezielt weggelassen wird. Die Herausforderung ist gemäss Rainer Grau, die Fokussierung. Unterstützt eine Idee die strategischen Ziele, wird sie durch Projektleiter (ja die gibt es nach wie vor) sowie durch Business Analysten aus einem der vier Scrum Teams konkretisiert. Ist eine Idee gereift, kann sie dem Portfolio Management vorgestellt werden.

3 Lean Portfolio Management Monatlich priorisiert das Portfolio Management Gremium die ausgereiften Themen Das Portfolio Management stellt dabei klare Anforderungen an die Grösse einer Initiative: Initiativen dürfen eine Durchlaufzeit von zwei bis maximal fünf Monaten haben. 60% der Entwicklungskapazität werden pro Sprint für strategische Vorhaben (Initiativen) eingesetzt, 20% für kleine schnelle Change Requests aus den Abteilungen und 20% stehen der Entwicklung als Slack Time zur freien Verfügung. Um die Organisation nicht zu überlasten, limitiert Digitec Galaxus den Work in Progress bewusst. Aufgrund der kurzen Durchlaufzeit von Initiativen, ist Digitec Galaxus in der Lage, schnell auf Marktveränderungen zu reagieren. Kein Monsterprojekt darf das Unternehmen blockieren. Die Organisation hat sich über die letzten 15 Monate gut auf dieses System eingespielt. Zu Beginn wurden, gemäss Rainer Grau, noch viel zu grosse Initiativen eingereicht. Mittlerweile entsprechen sie jedoch der idealen, schlanken Grösse. Kultur Besonders beeindruckt hat die Zuhörer den Umgang mit Beyond Budgeting Konzepten und Deadlines. Gemäss Rainer Grau geht es nicht um Kosten sondern um Werte und es gibt nur wenige Projekte welche wirklich einen fixen Endtermin haben, wie z.b. regulatorische Vorgaben. Alle anderen Termine wählt das Unternehmen selber und konzentriert sich auf Kundennutzen und Geschwindigkeit um Wettbewerbsvorteile zu erzielen. Derzeit liegt man im Vergleich mit ähnlichen Unternehmen bei Faktor Vier!

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6 Agilität und Digitale Revolution Fast is the new big

7 Setting the stage Digitec Galaxus AG Challenges in short

8 digitec.ch and galaxus.ch Slide 8

9 The organization behind Product Management Retail Customer Service Online-shop systems Logistics Return Management Supplier ERP System physical flow of products erp system Business Development engineering system Accounting Customer Engineering HR Slide 9

10 Demand versus Capacity Product Management Logistics Retail Business Development Supplier Return Management Engineering Accounting Customer Service HR Slide 10

11 Impression about the Digitec Galaxus way and some instruments we use on that road

12 Innovation: A maturation process Department A ideas Department C Department B Management and senior staff Team / System A Team / System B epics initiatives Team / System C user stories Themes Initiatives Epics User Stories Innovation process Lean PPM process maturity NOT time!! Definition of Done Definition(s) of Ready Definition of Done Slide 12

13 one per department the single and unique one Overall Kanban Model Slide 13

14 Department s innovation board Slide 14

15 Department s innovation board Slide 15

16 Company-wide strategic roadmap Slide 16

17 Communication channels Roadmap Departments Executive and strategy team Logistics themes, initiatives Themes Kanban Online-Shop ideas Initiatives Retail Kanban Epics Kanban fastlane issues User Stories Innovation process Lean PPM process Slide 17

18 Instruments: Lean PPM sticky notes Themes Roadmap Strategic Alignment 3 months Jira & Confluence, Signavio Initiatives Epics User Stories Feedback 4 weeks 2 weeks daily Kanban Board Kanban Board Scrum Board Schleifen Prioritization; demandcapacity pull system Decomposition of business needs to a network of user stories and tasks A pretty plain Scrum implementation with a set of dev-teams Tasks White Wall (no files, no shares) Daily feedback and Kaizen sticky notes Slide 18

19 Company-wide portfolio Slide 19

20 Release Planning on team level per team planning part team synchronization part Slide 20

21 Monitoring of Capacity Consumption Slide 21

22 Team mindset and spirit Slide 22

23 Recommended Reading More details about Lean Digitec Galaxus in my blog My favorite reading and background in this context (excerpt) The Principles of Product Development Flow; Donald G. Reinersten; Celeritas Publishing; (29. May 2009); ISBN-13: Beyond Budgeting; Jeremy Hope, Robin Fraser, Charles T. Horngren; Harvard Business Review Press (1. Mar 2003); ISBN-13: User Story Mapping; Jeff Patton; O'Reilly Media; ISBN-13: Agile Software Requirements; Dean Leffingwell; Addison-Wesley Professional; ISBN-13: Management 3.0; Jurgen Appelo; Addison Wesley; (28. Dec2010); ISBN-13: The Lean Startup; Portfolio Penguin; Eric Ries; Trade Paperback (6. Oct 2011); ISBN-13: Leading Change; John P. Kotter; Harvard Business Review Press; (13. Nov 2012); ISBN-13: and many more More about my person: Slide 23

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