Wilken. die elektronische und katalogbasierte Warenbeschaffung via internet. organisiert und verschlankt Einkaufsprozesse. schafft transparenz.

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1 Wilken SMART E-PROCUREMENT die elektronische und katalogbasierte Warenbeschaffung via internet. organisiert und verschlankt Einkaufsprozesse. schafft transparenz. Wilken Unternehmensgruppe EPC September 2013 V1.2

2 Wilken Smart E-Procurement Damit realistische Einsparpotenziale der elektronischen Beschaffung auch in Ihrem Unternehmen vollumfänglich wirken können. Wenn Sie Spitzenleistung suchen, setzen Sie auf Menschen, die sich für Sie engagieren und professionell handeln.

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4 das SmarT E-Procurement in der Anwendung Auswirkung und Nutzen Für Unternehmen 46,9 % Senkung der Prozesskosten 54,8 % Erhöhung der Prozesstransparenz und Compliance 47,3 % Reduktion der Durchlaufszeit / Wiederbeschaffungszeit 42,1 % Stärkere Standardisierung Quelle: BME - Stimmungsbarometer 2012 Stand der Nutzung und Trends (n=233 Unternehmen) Wilken Unternehmensgruppe EPC September 2013 V1.2

5 EINSPARPOTENZIAL Der Druck zu Einsparungen nimmt von Jahr zu Jahr zu. In den meisten Unternehmen sind jedoch die Sparpotenziale in Produktion und Vertrieb weitestgehend ausgeschöpft. Demgegenüber bietet der Einkauf noch erhebliches Potenzial, durch den Einsatz von E-Procurement-Lösungen Prozesskosten zu senken. TRADITIONELLER EINKAUF Kostenintensiv Fehleranfällig Organisatorisch und zeitlich aufwändig Unkontrollierbar AUFGABE BESTELLUNG AUSFÜLLEN BESTELLUNG GENEHMIGEN, WEITERLEITEN DATEN IM EINKAUF PRÜFEN BESTELLUNG IN EDV ANLEGEN BESTELLUNG AN LIEFERANTEN ÜBERMITTELN E-PROCUREMENT Prozesskosteneinsparung Papierlos und webbasiert Intuitive Handhabung Transparent Workflowgesteuerter Genehmigungsprozess In Ihre Systemlandschaft integriert Gerade für mittelständische Unternehmen sind die Investition und der Aufwand bei der Einführung einer Beschaffungslösung von entscheidender Bedeutung. Ein Schwerpunkt unserer Leistungen liegt deshalb darin, die Einsparpotenziale der elektronischen Beschaffung in vollem Umfang für den Mittelstand nutzbar zu machen. ZEITAUFWAND CA. 105 MIN PROZESSKOSTEN CA. 129 EURO MANUELLE AUFTRAGSVERFOLGUNG WARENEINGANG WARE PRÜFEN UND VERTEILEN RECHNUNGSVERARBEITUNG ZAHLUNGSFREIGABE ZEITaUFWAND CA. 36 MIN PROZESSKOSTEN CA. 45 EURO Die dezentrale Bestellmöglichkeit von jedem PC-Arbeitsplatz aus entlastet die Einkaufsabteilung von Routineaufgaben. Ein vordefinierter Bestellrahmen bietet Verhandlungsspielraum bei Lieferanten durch beispielsweise höhere, weil konzentrierte Abnahmemengen. Der transparente und vereinfachte Beschaffungsprozess verzichtet auf komplizierte und zeitaufwändige Genehmigungsanforderungen. Die vollständige Integration des Smart E-Procurements in Ihre bereits bestehende Systemlandschaft vermeidet Medienbrüche und sorgt damit für Qualitätsverbesserung und Organisationsoptimierung.

6 Smart E-Procurement von Wilken Die schlanke Lösung für effizienten Einkauf Die elektronische und katalogbasierte Warenbeschaffung via Internet. Organisiert und verschlankt Einkaufsprozesse. Schafft Transparenz. Sichert Qualität und kontrolliert die Budgets. Transparenz und Usability Einfache und intuitive Handhabung Prozessorientierte Benutzerführung: auch Gelegenheits-User finden sich schnell zurecht Interaktiver Warenkorb Fast-Order-Funktion Transparenz im gesamten Beschaffungsprozess Übersichtliche Auswertungen aller Beschaffungsprozesse auf Knopfdruck Systemunabhängiger Genehmigungsprozess (via oder Smartphone) Organisations-optimierung Web- und rollenbasierter Zugang weltweit Verschlankung der Systemlandschaft durch webbasierte Nutzung Prozessoptimierung durch mehrstufigen und workflowgesteuerten Genehmigungsprozess Entlastung des Einkaufs im operativen Geschäft Synergieeffekte durch Integration in die Wilken CS/2 Produktfamilie Qualitätssicherung Standardisierung des Portfolios durch eine automatisierte Lieferantenintegration Controlling durch vorgelagerte Haushaltsüberwachung und Budgetprüfung Optimierung der Lieferantenbeziehung Revisionssicherheit Individuelle Anpassung an die Corporate Identity Smart E-Procurement erfolgt über gesicherte Zugänge, die für Dritte nicht zugänglich sind Kosteneinsparung Prozesskostensenkung im Bedarfswesen im Vergleich zum traditionellen Einkauf Bessere Einkaufskonditionen beim Lieferanten durch elektronischen Bestellprozess (= Prozesskostensenkung auch auf Lieferantenseite) Materialeinsparung durch papierlosen Beschaffungs- und Genehmigungsprozess Wilken Unternehmensgruppe EPC September 2013 V1.2

7 Smart E-Procurement von Wilken Welche LöSUNG IST FÜR SIE DIE BESTE? Das Wilken Smart E-Procurement ist vielseitig einsetzbar und in unterschiedliche ERP-Lösungen und Module integrierbar. Mitarbeiter Smart Business ERP Module Partner bedarf E-Procurement sonstige Wilken Entire Einkauf Lager Vertrieb RePRÜ MAwi Lieferant wilken controlling Anbu Budget REWE Interner Verkauf Auf der folgenden Doppelseite werden vier beispielhafte Standardszenarien dargestellt, die den Einsatz des Smart E-Procurements in Verbindung mit dem Wilken ERP zeigen. In der Praxis finden sich oft Mischszenarien. 1. Smart E-Procurement als Stand-Alone Module: Smart E-Procurement 2. Smart E-Procurement ohne eigenes Lager Module: Smart E-Procurement, Einkauf, RePrü, ReWe, Budget 3. Smart E-Procurement mit eigenem Lager Module: Smart E-Procurement, Lager, Einkauf, RePrü, ReWe, Budget 4. Smart E-Procurement mit eigenem Lager und interner Rechnungsstellung Module: Smart E-Procurement, Lager, Vertrieb, Einkauf, RePrü, ReWe, Budget

8 Smart E-Procurement von Wilken Welche LöSUNG IST FÜR SIE DIE BESTE? 1. als Stand-Alone Das Smart E-Procurement kann je nach Bedarf als Stand-Alone oder in Verbindung mit einem beliebigen ERP eingesetzt werden. Im Stand-Alone wird auch die Bestellgenerierung im Smart E-Procurement abgewickelt. Weiterhin kann ein virtuelles Lager (Handlager oder Sichtlager), sowie ein einfaches Budgetmanagement (individuelle Budgets für Personengruppen) eingerichtet werden. Mitarbeiter (Anforderer) Vorgesetzter (Genehmiger) Interner Verkauf Eigenes Lager Zentra Einkäu BANF GEnehmigung Verkaufsauftrag Lager Prüfung beste Webbasierte und dezentrale Bedarfserfassung mit rollenbasiertem Zugang zum Smart E-Procurement. Optional: Budget- und Lagerprüfung Fachliche und finanzielle Genehmigung (auch via und mobil möglich) durch vordefinierte Genehmigerrollen Optional: Budgetreservierung Aus jedem genehmigten Bedarf wird ein Verkaufsauftrag erzeugt. Lagerist bekommt nur die als Lagerteil gekennzeichneten Artikel. Auslieferung an Anforderer, ggf. Bestellauftrag an Einkauf. Der Einkäufer b automatisiert de migten Bedarf u Bestellung durc Optional: Lagerprüfung un Buchung im Bu 4. mit eigenem Lager und interner Rechnungsstellung Das Smart E-Procurement unterstützt im Zusammenspiel mit dem Wilken ERP auch komplexe Beschaffungsvorgänge in einem Unternehmensverbund. Aus jedem Bedarf wird ein Verkaufsauftrag erzeugt, welcher dann wahlweise aus dem Lager, oder über eine Neubestellung gedeckt wird. In beiden Fällen wird eine interne Rechnung erstellt. 3. mit eig Durch die Anbind genehmigten Bed nicht ausreichend Wilken Unternehmensgruppe EPC September 2013 V1.2

9 2. ohne eigenes Lager In diesem Szenario wird das Smart E-Procurement an das Wilken ERP angebunden. Hierbei wird aus jedem genehmigten Bedarf eine Bestellung ausgelöst, da es kein Lager gibt. Optional wird der Bestellprozess durch das Budgetmanagement Modul des Wilken ERP begleitet. ler fer Lieferant (extern) Warenannahme Rechnungsprüfung Buchhaltung/ Controlling llung Lieferung WE Buchung REchnungs- Prüfung Finance Controlling ekommt n genehnd führt die h. d Istdget Lieferant nimmt Bestellung an (elektronisch per oder per Fax), liefert die Ware aus und stellt eine Rechnung aus Die Ware wird angekommen und im Smart E-Procurement eingebucht. Optional: Aktualisierung des Lagerbestandes Die eingegangene Rechnung wird überprüft. Abgleich Bestellung, Lieferung und Rechnung Optional: Obligoprüfung Bezahlung, Buchhaltung und Controlling im hausinternen System enem Lager ung an das ERP Lager Modul wird stets versucht, einen arf zunächst über das Lager zu bedienen. Ist der Lagerbestand, dann kommt es zur Auslösung einer Bestellung.

10 das SmarT E-Procurement in der Anwendung Auswirkung und Nutzen Für Unternehmen 47,3 % Erhöhung der Prozessstabilität 30,1 % Erhöhung der Lieferantenzulässigkeit 36,6 % Reduktion der Lieferantenanzahl 20 % Senkung von Einstandspreisen Quelle: BME - Stimmungsbarometer 2012 Stand der Nutzung und Trends (n=233 Unternehmen) Wilken Unternehmensgruppe EPC September 2013 V1.2

11 Smart E-Procurement von Wilken Die schlanke Lösung für effizienten Einkauf Mit dem Smart E-Procurement stellt Wilken eine Software-Lösung bereit, die auch als Ergänzung zur Wilken Materialwirtschaft fungiert. Im Ergebnis bietet Ihnen Wilken mehrere Lösungen für die elektronische Warenbeschaffung via Internet an. SMART E-PROCUREMENT DIE SCHLANKE LÖSUNG Der gesamte Einkaufsprozess, von der Anforderung über die Freigabe bis zur Bestellung und Verbuchung des Wareneingangs wird im Smart E-Procurement abgewickelt. Inklusive virtuellem Lager und schlankem Budgetmanagement. Damit nutzen Sie gezielt alle Funktionen, die Sie benötigen und können gleichzeitig auf zahlreiche für Sie unrelevante Funktionen komplexer Lösungen verzichten. Rollenbasiert Mehrstufiger Genehmigungsworkflow Management von Katalogen Elektronischer Laufzettel (Antragswesen) Sichtlager und Budgetmanagement Benutzerabhängige Standardreports SMART E-PROCUREMENT DIE TOP ERGÄNZUNG ZUR WILKEN CS/2 BESCHAFFUNG Unterschiedliche Beschaffungsprozesse und organisatorische Gegebenheiten erfordern unterschiedliche Lösungen. Wilken legt zur optimalen Unterstützung der Kunden größten Wert darauf, Smart E-Procurement in die diversen ERP-Lösungen mit bestmöglichem Ergebnis zu integrieren. Beispielsweise wird durch die Anbindung des CS/2 Moduls Lager zunächst stets geprüft, ob ein genehmigter Bedarf über das Lager bedient werden kann. Nur wenn der Lagerbestand nicht ausreichend ist, kommt es zu einer Auslösung der Bestellung. Erweiterter Funktionsumfang für einen durchgängigen Einkaufsprozess Vollautomatisierte Abwicklung nachgelagerter Prozesse Nahtlose Anbindung an Ihre Finanzbuchhaltung VOLLINTEGRATION SMART E-PROCUREMENT IN DER WILKEN WELT In diesem, auf Ihren Bedarf exakt zugeschnittenen Produktbundle, unterstützt das Smart E-Procurement auch komplexe Beschaffungsvorgänge bis hin zu einer Komplettlösung für eine komfortable unternehmensübergreifende elektronische Beschaffung. Die Bedarfserfassung erfolgt, wie in den ersten beiden Lösungen, im leicht zu bedienenden Smart E-Procurement. Ab dem Zeitpunkt der Bestellung werden die Daten ohne Medienbruch an die entsprechenden Module weitergeleitet. Komplizierte Verknüpfungen und Übergabeprozesse der Einkaufsabwicklung werden vollautomatisch in den umfangreicheren Modulen Lager, Vertrieb, elektronische Rechnungserfassung und Rechnungsprüfung sowie in den Modulen Controlling, Anlagenbuchhaltung und Budget verarbeitet und verbucht.

12 Seit 1977 entwickelt Wilken eigene ERP-Standard- Softwarelösungen. Mit mehr als 460 Mitarbeitern an fünf Standorten in Deutschland und der Schweiz hat sich die Unternehmensgruppe als unabhängiger Hersteller, Anbieter und Integrator von Anwendungen für das Finanz- und Rechnungswesen, die Materialwirtschaft sowie die Unternehmenssteuerung etabliert. Zusätzlich werden Wilken Branchenlösungen in der Energie-, Finanz- & Versicherungs-, Sozial- und Tourismuswirtschaft eingesetzt. Zur Unternehmensgruppe gehören neben der Wilken GmbH (Ulm) die Wilken AG (Freidorf, Schweiz), die Wilken Neutrasoft GmbH (Greven), die Wilken Entire GmbH (Ulm), die Wilken Rechenzentrum GmbH (Ulm), Wilken Ciwi GmbH (Ulm), die Wilken Informationsmanagement GmbH (München) sowie die Wilken Prozessmanagement GmbH (Ulm, Greven, Sieksdorf). Die Unternehmensgruppe erzielte 2012 einen Umsatz von über 51 Millionen Euro im Jahr. Unser Vorgehensmodell? Zuerst Ein persönlicher Termin. Damit Sie uns Kennenlernen. Und schauen ob es Passt. Wilken GmbH Hörvelsinger Weg Ulm Telefon Telefax Wilken Rechenzentrum GmbH Hörvelsinger Weg Ulm Telefon Telefax Wilken AG Herrenwiese Freidorf/TG Telefon Telefax Wilken Neutrasoft GmbH Hansaring Greven Telefon Telefax Wilken Informationsmanagement GmbH Balanstraße München Telefon Telefax Wilken Ciwi GmbH Hörvelsinger Weg Ulm Telefon Telefax Wilken Entire GmbH Hörvelsinger Weg Ulm Telefon Telefax Wilken Prozessmanagement GmbH Hörvelsinger Weg Ulm Telefon Telefax Weitere Niederlassungen in Greven und Sierksdorf Wilken Unternehmensgruppe EPC September 2013 V1.2 Technische Änderungen und Irrtümer vorbehalten.

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