POOL4TOOL eprocurement

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1 POOL4TOOL eprocurement eprocurement Katalogmanagement ecatalog Bestellanforderung BANF Freitextbestellung Lieferantenintegration Procure-to-Pay Katalogimport Genehmigungsworkflow Online Clearing eclass Verifizierung Elektronische Signatur Wareneingang BMECat 1.2 Desktop Purchasing System Katalogpflege Lieferantenanbindung Budgetprüfung C-Teile Dienstleistungsbestellung Kontierung

2 eprocurement mit POOL4TOOL POOL4TOOL bietet Ihnen zahlreiche Prozessvarianten, um Ihr C-Teile-Management und Ihren Dienstleistungseinkauf zu automatisieren und damit Ihre Prozesskosten nachhaltig zu reduzieren. Das eprocurement-portfolio umfasst flexible Lösungen von der Bedarfsanforderung (BANF) bis zur Rechnungsintegration (Procure-to-Pay). Mit POOL4TOOL beschaffen Sie alle Bedarfe aus einem Katalog (Warenkorb), einer Bestellanforderung (BANF) oder einer Freitextbestellung komplett automatisiert und verbuchen den Wareneingang sowie die Rechnung direkt im ERP-System. Individuell konfigurierbare Workflows steuern dabei die Kontierung, die Budgetprüfung sowie alle erforderlichen Genehmigungsprozesse. Das Ergebnis ist ein 100% transparenter Spend, den Sie mit dem POOL4TOOL Spend Management intuitiv analysieren können. Was uns unterscheidet Ganzheitlichkeit: Die Module für das eprocurement sind feste Bestandteile des umfassenden POOL4TOOL-Portfolios. Durch die Verknüpfung mit vor- bzw. nachgelagerten Modulen können Sie Ihre Prozesse in Einkauf, Logistik, Qualitätsmanagement und Entwicklung in einer Lösung optimieren. Individuelle Prozesse: Da Sie auch individuelle Prozesse flexibel abbilden können, erreichen Sie mit POOL4TOOL ein Maximum an Akzeptanz im Unternehmen und eine hohe Prozesseffizienz. Mithilfe frei konfigurierbarer Workflows ohne eigene Softwareentwicklung können Sie abteilungsübergreifende Prozesse ohne Medienbruch abbilden. Freigabe- und Genehmigungs-Workflows: Über das POOL4TOOL Berechtigungskonzept legen Sie die Bestell- und Budgetgrenzen pro Mitarbeiter, Kostenstelle oder Organisationseinheit sowie die zuständigen Stellen für die Freigabe fest. Genehmigungspflichtige Bestellungen werden den unterschriftsberechtigten Personen workflow-gesteuert übermittelt. Alle sonstigen Bestellungen gehen direkt an den Lieferanten. Lieferantenanbindung und Online-Clearing: Lieferanten werden üblicherweise über POOL4TOOL direkt angebunden. Der Lieferant erhält die Bestellungen dann auf Wunsch in einem elektronischen Format, um sie automatisiert in seinem ERP-System zu verbuchen. Die Abstimmung mit Ihren Lieferanten erfolgt über ein integriertes Clearing Center. Fehllieferungen oder Mengenabweichungen können ohne zeitaufwändigen -Verkehr direkt online geklärt werden, um den Abstimmungsaufwand so gering wie möglich zu halten. Signatur & Verifizierung: Mit POOL4TOOL können Sie auch digitale Signaturen in die mit den Lieferanten ausgetauschten Dokumente integrieren. ERP-Integration: Mit unserem eigenen SAP Competence Center, der SAP ISV-Partnerschaft und zertifizierten Schnittstellen grenzen wir uns entscheidend vom Mitbewerb ab. Alle Module von POOL4TOOL sind vollständig in SAP, aber auch andere ERP-Systeme (z.b. Baan, Navision, Infor) integrierbar. Hohe Marktdurchdringung: Aufgrund der hohen Kundenzahl und deren intensiver Nutzung von POOL4TOOL sind bereits über Lieferanten aus unterschiedlichen Branchen angebunden. Dadurch reduzieren Sie Ihren Aufwand beim Lieferanten-Rollout, vor allem bei global agierenden Einkaufsorganisationen. Kalkulierbare Kosten: Die Nutzung von POOL4TOOL erfolgt über fixe monatliche Nutzungsgebühren, die üblicherweise unabhängig vom Transaktionsvolumen und/oder der Anzahl der angebundenen Lieferanten berechnet werden. Für die Anbindung Ihrer Lieferanten fallen keine zusätzlichen Lizenz-, Wartungs- und Transaktionskosten an. Dies ist Voraussetzung, um den ROI vor Projektstart exakt ermitteln zu können. RFX SRM Mehr zu diesen Themen finden Sie in unseren Broschüren Regelkreis Lieferantenmanagement und Strategischer Einkauf.

3 Ein Standard für individuelle Prozesse Theoretisch stehen die Begriffe Standard und individuell im Widerspruch mit POOL4TOOL werden Sie jedoch in einer Lösung vereint. Führende Unternehmen aus unterschiedlichen Branchen haben oft sehr spezielle Abläufe, die mit ein Bestandteil ihres Erfolges sind. Eine unserer Kernkompetenzen ist es, diese individuellen Anforderungen in einer Standardlösung abzubilden und Best Practice- Ansätze in den Projekten umzusetzen, um jedem Unternehmen einen Mehrwert bieten zu können. Workflow-gesteuerte Abläufe als Schlüssel zum Erfolg Workflow-Design: In der Vergangenheit wurde die Erstellung von Workflows mit hohen Kosten assoziiert, da Workflows starr und nur mithilfe entsprechender Programmierungen im System abgebildet wurden. Wir sind hier einen anderen Weg gegangen: Anstelle der eigenen Programmierung von Workflows haben wir eine Workflow-Engine entwickelt. Das bedeutet, dass Sie frei konfigurierbare Screens und Prozesse regelbasiert abbilden können. Dieses Customizing kann auch durch die Fachabteilung erfolgen, sodass Sie vor allem die laufenden Kosten für Workflow-Anpassungen sehr gering halten. Durchlaufzeiten: Mithilfe der Workflows binden Sie nicht nur alle relevanten Personen automatisch in den Informations- oder Genehmigungsprozess ein, sondern reduzieren auch die Durchlaufzeiten. Mit wöchentlichen Status- s zu den durchschnittlichen Bearbeitungszeiten pro Workflow-Schritt identifizieren Sie Engpässe in der Organisation. Sourcing-Integration: Über frei definierbare Mappings können Sie relevante Informationen aus dem BANF- Workflow in eine Ausschreibung übernehmen. Die Daten des besten Anbieters werden nach der Lieferantenauswahl automatisch wieder an den Workflow übergeben und stehen allen Beteiligten transparent zur Verfügung. Strategische Unterstützung: Mit maßgeschneiderten Workshops, die in Zusammenarbeit mit Hochschulen entwickelt wurden, bieten wir Ihnen die optimale Unterstützung im Vorfeld der Implementierung einer eprocurement-lösung. Dazu zählt unter anderem die ROI-Nutzwertanalyse. RFX SRM

4 Ihr Mehrwert im Katalogmanagement (ecatalog) Im Bereich der klassischen Katalogbeschaffung (C-Teile-Management) erhalten Sie mit POOL4TOOL eine leistungsstarke Lösung. Der Automatisierungsgrad in der Lieferantenintegration ist überdurchschnittlich hoch, wozu auch die Zusammenarbeit mit dem eprocurement-spezialisten wallmedien AG beiträgt. Die intuitive Bedienung führt zu einer hohen Akzeptanz durch die Anwender und damit zu einem hohen Nutzungsgrad. Zusätzlich trägt die einfache Aktualisierung der Katalogdaten im Normalfall durch die Lieferanten per Self-Service zu einem besonders kostengünstigen Betrieb bei. Falls die Lieferantenanbindung mit dem POOL4TOOL Purchase Order Management erfolgt, können auch alle anderen Bestellungen aus dem ERP-System automatisiert an die Lieferanten übertragen werden. ERP-System Bestellverwaltung, Kontierungsdaten, Rahmenverträge eprocurement Genehmigungsworkflow Purchase Order Management Bilden Sie die Hierarchien auf Basis von Wertgrenzen und Budgets ab, die sich auf beliebige Kontierungselemente beziehen. Die BANF wird über das POOL4TOOL Purchase Order Management (POM) abgearbeitet. Dabei unterstützen wir Ihre Bestell-/Auftragsbestätigungsprozesse nicht nur für C-Teile. Warenkorb ecatalog High-Speed Artikelsuche, Multi-Lieferantenkataloge BANF POOL4TOOL beinhaltet vorkonfigurierte Workflows für Freitext-, Dienstleitungs- und rahmenvertragsbasierte Bestellanforderungen. Clearing Center Catscout OCI-Hub Die Abstimmung mit den Lieferanten erfolgt über das integrierte Clearing Center. So klären Sie Fehllieferungen oder Unklarheiten online ohne zusätzliche Arbeitsschritte. Kataloge können automatisch oder mit entsprechender Unterstützung ( Managed Service ) importiert werden. Mit dem automatischen Katalogimport kann der Lieferant seine Kataloge selbst überprüfen ( Self-Service). So reduzieren Sie Ihren Aufwand auf die Freigabe der geänderten Daten. Als Alternative zum Katalogimport können Sie auch beliebig viele Webshops Ihrer Lieferanten über den OCI- Hub anbinden ( Punch Out- Katalog ). Auf diese Weise eliminieren Sie den Aufwand für die Katalogaktualisierung komplett. Lieferantenkatalog WebEDI / EDI Datenanlieferung in verschiedenen Formaten, z.b. BMECat oder Excel. Auf Wunsch binden wir auch Ihre Lieferanten per WebEDI oder EDI an Ihre Prozesse an. Dies kann wahlweise mit bzw. ohne ERP-Integration beim Lieferanten erfolgen. RFX Mehr zu diesen Themen finden Sie in in unseren Broschüren Supply Chain Management und Strategischer Einkauf.

5 Ihr Mehrwert im Bedarfsanforderungsprozess Mit POOL4TOOL unterstützen Sie alle Schritte von der Erstellung einer Bestellanforderung (BANF) bis zur Verbuchung der Rechnung im ERP-System mit einem durchgängigen Workflow (Procure-to-Pay). Einkauf, Technische Entwicklung, Qualität, Logistik und Finanzbuchhaltung arbeiten eng zusammen und reduzieren den Kommunikations- und Abstimmungsaufwand erheblich. Die hohe Transparenz zeigt Schwachstellen im Prozess auf, die Sie frühzeitig eskalieren können. POOL4TOOL deckt unterschiedliche Varianten von Bedarfsanforderungsprozessen ab: klassische Einmalbedarfe, Dienstleistungsbestellungen sowie rahmenvertragsbasierte Bedarfe. Sie können optional auf Kataloge, Leistungsverzeichnisse und Rahmenverträge in einer einzigen Suchanfrage zugreifen, wobei der nachfolgende Workflow je nach Kontierung und Organisationseinheit individuell gestaltet werden kann. BANF Freigabe u. Genehmigung Bedarfsträger Genehmiger Entfall des Maverick Buyings : In POOL- 4TOOL können alle Bedarfsträger ihre Bedarfe dezentral erfassen und Spezifikationen bzw. Zeichnungen beilegen. So vermeiden Sie, dass Bedarfe ohne Einbindung des Einkaufs bestellt werden und machen das gesamte Einkaufsvolumen transparent. Artikelauswahl im Katalog Sourcing Committee Die in POOL4TOOL erstellte BANF wird in einen automatisierten Genehmigungsworkflow eingeleitet. Nach einer entsprechenden Klärung, Kontierung und Genehmigung wird die Bestellung im ERP-System angelegt bzw. direkt an den Lieferanten übertragen. Ebenso können Sie die Freigabe der Lieferantenangebote über einen Workflow steuern. Sourcing Committee Wareneingang Workflow abgeschlossen Einkauf Automatisierter Prozess Anfrageerstellung od. Zuordnung Rahmenvertrag Artikelauswahl im Katalog Integration esourcing Lieferantenauswahl und Preisdef. POM Purchase Order Management Wareneingang u. Rechnungspr. Wareneingang Lieferant Buchhaltung Über einen Workflow erhält der Einkäufer die BANF inklusive der vollständigen Spezifikation, die bei Bedarf bereits Qualitäts-, Verpackungs- und Logistikinformationen enthält. Bestehende Rahmenverträge werden automatisiert geprüft. Bei Übereinstimmung kann über das POOL4TOOL POM sofort eine Bestellung erstellt werden. So stellen Sie die volle Ausschöpfung von Rahmenverträgen ohne Zusatzaufwand sicher. Die Bedarfe aller weiteren Teile oder Dienstleistungen werden in das esourcing übergeben und entsprechend der übermittelten Spezifikation sofort bei relevanten Lieferanten angefragt. RFX Angebotserstellung optionale Bestelldatenprüfung Lieferavis Auftragsbest. Mit der automatischen Erfassung, Prüfung und Verbuchung des Wareneingangs bzw. der elektronischen Rechnung im ERP-System ist der Prozess abgeschlossen. Rechnungsprüfung Fakturierung

6 Technische Features POOL4TOOL bietet Ihnen in jedem Modul zahlreiche Features und Funktionalitäten, um Ihren Einkauf durchgängig elektronisch zu unterstützen und die Effizienz zu erhöhen. Dazu setzen wir auf eine bidirektionale SAP-Integration, einen automatisierten Datentransfer zwischen den Systemen sowie auf workflow-gesteuerte Prozesse. Die eprocurement-lösungen von POOL4TOOL stehen Ihnen in zwei Varianten zur Verfügung: als komplett ERP-integrierte eprocurement-lösung bzw. als reine Beschaffungslösung ohne ERP-Integration. Beide Varianten bieten wir als SaaS-Lösung (Software as a Service) an. POOL4TOOL ecatalog (Katalogmanagement) POOL4TOOL ecatalog ist in POOL4TOOL eprocurement integriert, kann auch aber auch mit anderen eprocurement- Systemen, wie z.b. SAP EBP, betrieben werden. Sie können sowohl Punch Out-Kataloge einbinden als auch die Kataloge durch die Lieferanten selbst verwalten lassen. Kataloganforderungen werden direkt als Bestellanforderung (BANF) abgearbeitet. Die Highligths: High-Speed Artikelsuche: Durchsuchen Sie beliebige Kataloge parallel und vergleichen Sie Artikel katalogübergreifend. Freitextbestellungen: Beschaffen Sie Artikel mit abweichenden Spezifikationen bei bestehenden Lieferanten. Materialnummer: Binden Sie bestandsgeführte Materialien aus dem ERP-System über einen Katalog ein. Simulationen: Prüfen Sie die Auswirkungen von Preis- und Sortimentsänderungen auf Basis bisheriger Verbräuche. Staging: Kontrollieren Sie Preisänderungen des Lieferanten und geben Sie diese einfach online frei. Look & Feel: Konfigurieren Sie POOL4TOOL nach Ihren Anforderungen und passen Sie alle Einstellungen an. Anbindung an SAP EPB: Binden Sie POOL4TOOL über die OCI-Schnittstelle einfach als Punch Out-Katalog in SAP ein. POOL4TOOL Bestellanforderung (BANF) Mit der POOL4TOOL BANF können Sie jeden Bedarf dezentral und an beliebigen Arbeitsplätzen erfassen, auch wenn der User über keinen eigenen ERP-Zugang verfügt. Auf Basis eines durchgängigen, flexibel konfigurierbaren Workflows wird der gesamte BANF-Prozess über die Ausschreibung bis zur Verbuchung der Rechnung im ERP-System abgewickelt. Die Highligths: Flexible Prozessgestaltung: Definieren Sie alle Masken, Felder und Regeln der BANF- und Genehmigungs-Workflows auch ohne Programmierkenntnisse selbst und passen Sie diese einfach an laufende Änderungen an. Rahmenverträge: Nutzen Sie Rahmenverträge über die Zuordnung der Bestellanforderungen optimal aus. Kontierung: Leiten Sie Kontierungselemente aus Ihrer Organisationsstruktur oder der Materialgruppe automatisch ab. Analyse des Einkaufsvolumens: Kategorisieren Sie Bestellanforderungen für ein aussagekräftiges Spend Management. Eingangsrechnung: Erweitern Sie den BANF-Prozess um die automatische Erfassung und Prüfung der Eingangsrechnung und verbuchen Sie diese im ERP-System. Signatur und Verifizierung: Integrieren Sie digitale Signaturen in die mit den Lieferanten ausgetauschten Dokumente.

7 Best Practice im eprocurement Mit seinen vielfältigen Funktionalitäten unterstützt POOL4TOOL jene Best Practice-Prozesse, die Einkäufer mit mehrjähriger eprocurement-erfahrung für die Beschaffung von C-Teilen etabliert haben. Auf diese Weise werden die Komplexität sowie die Prozesskosten nachhaltig verringert. Kein Papier: Bei der klassischen Bestellübermittlung per Fax oder Post sind lange Übermittlungszeiten, mehrmalige Abstimmungen zwischen Einkäufern und Lieferanten zur Klärung von Spezifikationen oder lange Bestellrhythmen oftmals die Norm. Elektronische Lösungen mit ERP-Integration automatisieren die Prozesse und reduzieren so die früheren Schwachstellen im Bestellwesen. Kein Genehmigungsprozess: Im Regelfall durchlaufen angeforderte Bedarfe einen mehrstufigen Genehmigungsprozess, der in 99% der Fälle positiv abgeschlossen wird. In der Praxis hat sich gezeigt, dass der Aufwand für Genehmigungen in keiner Relation zu möglichen Überschreitungen des Budgets steht und daher eliminiert werden kann. Besonders Unternehmen mit mehrjähriger eprocurement-erfahrung gehen zunehmend dazu über, elektronische Kontierungsregeln mit entsprechenden Plausibilitätsprüfungen im eprocurement-system zu hinterlegen und den Genehmigungsprozess durch ein Controlling am Monatsende abzulösen. Kein Katalogimport: Eine der größten Herausforderungen im Rahmen von eprocurement-projekten ist die Integration der Produktkataloge mehrerer Lieferanten mit einer enormen Anzahl an Einzelteilen auf eine zentrale Plattform. Wenn die Lieferanten im Self-Service ihre Kataloge selbst prüfen und aktualisieren, reduziert sich der Aufwand für den Einkäufer auf die Freigabe der geänderten Daten. Alternativ kann der Webshop eines Lieferanten angebunden werden, sodass sämtliche Aufwände für die Katalogaktualisierung komplett entfallen Preisänderungen können dann aber nicht mehr im Vorfeld freigegeben werden. Keine Wareneingangsbuchung: 99% der vom Lieferanten avisierten Ware kommt beim Bedarfsträger in der richtigen Menge an. Das Lieferavis des Lieferanten kann die manuelle Wareneingangsbuchung daher komplett ersetzen. Eventuelle Differenzen werden online geklärt. Keine Rechnungseingangsbuchung: Der Rechnungseingangsprozess wird durch ein Gutschriftenverfahren ersetzt, das auch bei nachgelagerten Abteilungen wie der Finanzbuchhaltung zu entsprechenden Prozesskosteneinsparungen führt. Lesen Sie mehr auf

8 Unsere Kernkompetenzen im Kurzprofil Die POOL4TOOL AG ist auf Beratungs- und Entwicklungsleistungen im ebusiness- und SAP-Umfeld spezialisiert. POOL4TOOL ist ein bereichsübergreifendes Web 2.0-basiertes Lieferantenportal zur Anbindung von Geschäftspartnern entlang der gesamten Wertschöpfungskette. Das Portfolio von POOL4TOOL ist modular aufgebaut und umfasst Lösungen für über 40 Prozesse im Einkauf, Lieferantenmanagement (SRM), Supply Chain Management (), Collaboration, Qualitätsmanagement und Vertrieb. Unsere Erfahrung ist Ihre Sicherheit. Als eigentümergeführtes Unternehmen verfolgen wir mit einem langjährigen Kernteam konsequent unsere Vision, die weltweit führende Lösung für strategisches und operatives Lieferantenmanagement zu sein, sowie langfristig ausgerichtete, strategische Ziele. Mit unserer ausgeprägten Innovationskraft setzen wir stets neue Trends am SRM-Markt (Supplier Relationship Management) und treiben die Prozessoptimierung im Einkauf mit flexiblen Lösungen voran. Flache Hierarchiestrukturen und kurze Entscheidungswege helfen uns dabei, eine hohe Flexibilität und Dynamik im Unternehmen zu bewahren. Im Rahmen unserer Projekte stellen wir Ihnen nicht nur die Software zur Optimierung Ihrer Prozesse zur Verfügung. Vielmehr bringen wir unsere bewährte Methodik sowie unsere langjährige Expertise aus über 150 Projekten mit Marktführern verschiedenster Branchen in die Neugestaltung Ihrer Prozesse mit ein. Mit definierten Dienstleistungen stellen wir die professionelle Projektrealisierung sowie die erfolgreiche Einführung und Nutzung von POOL4TOOL in Ihrem Unternehmen sicher. Unser Unternehmen und die Produkte sind nach offiziellen Standards zertifiziert (ISO 27001, SAP ISV-Partner) und wurden mehrfach international ausgezeichnet, u.a. mit dem Best Practice-Award der e_procure & supply und durch den BMÖ (Bundesverband Materialwirtschaft, Einkauf und Logistik in Österreich). POOL4TOOL zählte wiederholt zu den Supply & Demand Chain Executive Top 100-Lösungsanbietern weltweit und ist im Gartner Magic Quadrant for Sourcing Application Suites 2010 positioniert. POOL4TOOL AG Altmannsdorfer Straße 91/19 A-1120 Wien, Österreich Tel: Stuttgart Frankfurt München Singapur Detroit

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