E-Procurement Meilenstein oder Luftnummer?

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1 Communications World Medien GmbH 05 E-Procurement Meilenstein oder Luftnummer? Dietmar Temps und Dr. Kai Hudetz 100E-Procurement aktueller Stand Formen des E-Procurement Chancen und Risiken des E-Procurement Ausblick: wie wird sich E-Procurement künftig entwickeln? 15 Dr. Kai Hudetz studierte an der Universität Karlsruhe Wirtschaftsingenieurwesen. Nach mehrjährigen Tätigkeiten während des Studiums bei der Siemens AG, München und dem Fraunhofer Institut für Systemtechnik und Innovationsforschung, Karlsruhe war er von 1996 bis 2000 wissenschaftlicher Mitarbeiter am Institut für Handelsforschung an der Universität zu Köln (IfH). Seit seiner Promotion im Juli 2000 leitet er dort den Bereich des E-Commerce-Center Handel. Seit November 2000 ist er zudem als Privatdozent für Elektronische Marktplätze an der Berufsakademie Heidenheim tätig. Dietmar Temps, Dipl.-Ing., Communications World Medien GmbH begann seine berufliche Laufbahn mit einer Fotografenlehre in Würzburg, der eine mehrjährige Fotoassistenz folgte. Von 1992 bis 1997 studierte er Medientechnik an der Fachhochschule Köln. Seine Diplomarbeit basierte auf einem konkreten Praxisprojekt, bei dem er ein interaktives Präsentationsprogramm mit integrierter Datenbank für das Architekturbüro Gatermann + Schossig, Köln, programmierte. Nach seinem Abschluss als Diplom-Ingenieur Medientechnik (FH) 1997 arbeitet er zunächst als Web-Programmierer bei der Internet Online AG, Köln, bevor er zu Communications World Medien GmbH, Pulheim, wechselte. Seit März 2000 ist er dort als technischer Leiter für den innovativen Bereich E-Business verantwortlich.

2 E-Procurement aktueller Stand 02 Bis vor kurzem wurde beim E-Commerce hauptsächlich über die Chance diskutiert, Produkte und Dienstleistungen über das Internet an Endkunden zu vertreiben. Seitdem die allgemeine E-Commerce-Euphorie im Frühjahr 2000 durch dramatische Kursverluste der börsennotierten Internet-Startups am Neuen Markt jäh beendet wurde, tritt die elektronische Beschaffung, Electronic Procurement bzw. E-Procurement genannt, immer stärker in den Vordergrund. Nach einer Studie der KPMG setzten im Jahr 2000 bereits 38 % der deutschen Unternehmen das Internet für die Beschaffung ein. Bis zum Jahr 2003 soll dieser Anteil auf 85 % ansteigen. Insbesondere beim Mittelstand herrscht jedoch eine große Unsicherheit. Welche Möglichkeiten bietet mir E-Procurement? Welche Investitionen sind nötig? Welche Produkte kann ich elektronisch beschaffen? Welche Risiken muss ich beachten? Wie wird sich E-Procurement künftig entwickeln? Diese und andere Fragen werden im Folgenden erörtert. Zunächst wird dabei der aktuelle Stand des E-Procurement, insbesondere bei deutschen Unternehmen skizziert. Im zweiten Kapitel werden die unterschiedlichen Formen der elektronischen Beschaffung dargestellt. Es folgt eine Analyse der Chancen und Risiken, die E-Procurement für das einzelne Unternehmen mit sich bringt. Abschließend wird prognostiziert, wie sich E-Procurement künftig entwickeln wird. 100E-Procurement aktueller Stand Bereits lange vor der kommerziellen Nutzung des Internets wurde der elektronische Datenaustausch zwischen Unternehmen und Lieferanten unter dem Schlagwort Electronic Data Interchange intensiv diskutiert. Über spezielle Datenleitungen und mit klar definierten Standards, zumeist auf der Basis von EDIFACT, werden dabei Bestell- und Lieferinformationen übermittelt. Als besonders großes Hemmnis erweist sich der hohe Aufwand solcher EDI-Lösungen, sodass der Verbreitungsgrad trotz intensiver Bemühungen zahlreicher Organisationen relativ gering ist. Im Wesentlichen wird EDI von Großunternehmen eingesetzt. Diese realisieren hierüber allerdings hohe Umsätze. Die Boston Consulting Group schätzt, dass in diesem Jahr in Deutschland Umsätze von etwa 128 Mrd. Euro über EDI abgewickelt werden. Dies entspricht in etwa 4,5 % der gesamten Umsätze zwischen Unternehmen bzw. 57% der E-Commerce-Umsätze im Business-to-Business-Bereich (B2B). Wenngleich das Internet neue, weitaus kostengünstigere Möglichkeiten für E-Procurement eröffnet, so kann man bislang noch nicht von einem Durchbruch sprechen. Nach einer Untersuchung von Andersen Consulting nutzen bislang nur 20% der deutschen Unternehmen E-Procurement-Systeme. Dies deckt sich mit den Erkenntnissen der KPMG, wonach der eigentliche Bestell- und Bezahlungsvorgang in den wenigsten Unternehmen bereits elektronisch abgewickelt wird. Weiterhin werden Bestellungen in Deutschland im Wesentlichen per Fax abgewickelt, wie Abbildung 1 verdeutlicht. Vor allem Güter mit niedrigem Informations- und Erklärungsbedarf, hohem Standardisierungsgrad und geringen logistischen Anforderungen sind für E-Procurement geeignet.

3 E-Procurement aktueller Stand 03 Abbildung 1: Bestellungen im Business-to- Business-Bereich 3 % Post 7% Internet 1% Besuche 1% Telefon 10% Fax 78% Quelle: TNS EMNID 2001 Umsätze werden zur Zeit vor allem bei indirekten Gütern wie EDV-Bedarf oder Büromaterial realisiert. Im besonderen Fokus stehen dabei die sogenannten C-Güter. Auf diese niedrigpreisigen Standardprodukte entfallen zwar nur 5% des Beschaffungsvolumens, aber 60 % der Bestellvorgänge, 75 % der Lieferanten und 85 % der beschafften Artikel. Hier besteht ein erhebliches Kostensenkungspotenzial. Untersuchungen zeigen, dass ein traditioneller Bestellvorgang für indirekte Güter dem Betrieb Kosten bis zu 800 DM verursacht. Durch E-Procurement kann der Bestellvorgang erheblich vereinfacht werden, sodass die Prozesskosten nach verschiedenen Studien um bis zu 80 % reduziert werden können. Die eigentlichen Geschäftsprozesse bleiben beim E-Procurement mit C-Gütern zumeist unberührt. Die Umstellung der entsprechenden Beschaffungsvorgänge ist daher weniger problematisch als bei anderen Artikeln. Abbildung 2: C-Güter im Fokus des E-Procurement Hoch Volumen Aktueller Fokus C-Güter Ca. 80% des Volumens, ca. 20% des Wertes EDV, Bürobedarf und Dienstleistungen Produktions- bzw. Kerngeschäftsabläufe unberührt Niedrig Niedrig Hoch Wert bzw. Risiko Quelle: In Anlehnung an OBI Library Open Buying on the Internet: A Standard for Business-to-Business Internet Commerce

4 Formen des E-Procurement 04 Wenngleich der eigentliche Bestellvorgang bei den meisten Produkten zumeist über andere Medien abgewickelt wird, so spielt das Internet bei der Verkaufsanbahnung bereits heute eine bedeutende Rolle. Zwar erfolgte nur jede einhundertste Bestellung über das Internet, nach einer Studie von Comcult wurde dieses Medium jedoch bei 76,0 % der Firmenbestellungen zur Kaufvorbereitung genutzt. Das Internet spielt inzwischen eine zentrale Rolle bei der Analyse des Beschaffungsmarktes. Es bietet dem Unternehmen wichtige Informationen über potenzielle Lieferanten und relevante Produkte. Die Recherche ist zumeist schnell und kostengünstig. Über die Hälfte der deutschen Großunternehmen nutzt nach einer Studie der KPMG das Internet nicht nur zur Informationsrecherche, sondern auch zur Lieferantenauswahl, teilweise auch mittels Ausschreibungen. Für Lieferanten von großen Unternehmen wird die Beteiligung an E-Procurement-Lösungen mehr und mehr zur Pflicht. Es bleibt festzuhalten, dass sich E-Procurement in deutschen Unternehmen zumeist noch im Anfangsstadium befindet. Dies gilt auch für andere europäische Staaten. Das Medium Internet wird zwar inzwischen intensiv für die Information und die Vorauswahl von Lieferanten genutzt, die Geschäftsabschlüsse werden jedoch weiterhin offline getätigt. In den Vereinigten Staaten ist die Entwicklung bereits weiter fortgeschritten. Nach einer Studie von American Express nutzen inzwischen 40 % der mittelständischen US-Unternehmen die Möglichkeit, über Online-Kanäle einzukaufen. 200Formen des E-Procurement E-Procurement weist wie die traditionelle Beschaffung auch viele Facetten auf. Es beschränkt sich dabei nicht auf die tatsächliche Beschaffungsabwicklung, sondern bezieht auch die vorhergehenden Schritte wie Situations-, Bedarfs-, Beschaffungsmarkt- und Lieferantenanalyse als auch Lieferantenauswahl und -verhandlung mit ein. Für eine nähere Betrachtung müssen unterschiedliche Grundformen unterschieden werden, da sich diese sowohl im Hinblick auf die notwendigen Voraussetzungen des eigenen Unternehmens als auch in Bezug auf die Optimierungsmöglichkeiten des elektronischen Einkaufs erheblich unterscheiden. Eine wesentliche Unterscheidung kann nach der Anzahl der Nachfrager und Lieferanten vorgenommen werden, wie sie in Tabelle 1 dargestellt ist. Anzahl Anbieter einer Anzahl Nachfrager mehrere Tabelle 1: Formen des E-Procurement einer mehrere One-to-One-Beziehung Einkaufsplattform (One-to-Many) Online-Shop (One-to-Many) Elektronischer Marktplatz (Many-to-Many)

5 Formen des E-Procurement One-to-One-Beziehungen Viele Geschäftsbeziehungen basieren auf langjährigen Kontakten, umfangreichen Erfahrungen und aufeinander abgestimmten Geschäftsprozessen. Solche Beziehungen werden auch durch die neuen Möglichkeiten des E-Procurement nicht in Frage gestellt. Sie können jedoch durch die Nutzung neuer Technologien weiter optimiert werden. In der Vergangenheit erfolgte dies durch Datenübertragungen im Bereich des Bestell- und Lagerwesens über eigene Datenleitungen, normierte Schnittstellen und vorher definierte Datenstrukturen, zumeist auf der Basis von EDIFACT (Electronic Data Interchange For Administration, Commerce and Transport). Durch EDI ist eine Vereinfachung der Beschaffungsvorgänge bis hin zur vollständigen Automatisierung der Bestellprozesse beim Erreichen vorher definierter Mindestmengen möglich. Dadurch können Prozesse erheblich beschleunigt und Kosten reduziert werden. Mit EDI sind jedoch bei allen Vorzügen einige erhebliche Nachteile verbunden. Es sind nur standardisierte datenorientierte Transaktionen möglich, unstrukturierte oder grafische Daten können nicht ausgetauscht werden. Die Kosten für Hard- und Software, Beratung und Implementierung und organisatorische Anpassungen sind hoch. Der Zeitaufwand für Absprachen und insbesondere die Implementierung ist groß. Die Systeme sind sehr komplex. Insbesondere aufgrund des hohen programmiertechnischen Aufwands und der damit verbundenen Kosten hat sich diese Form der elektronischen Datenverarbeitung zumeist nur bei Großunternehmen und den von ihnen abhängigen Lieferanten, vor allem im Automobilsektor durchgesetzt. Sogenannte Web-EDI-Lösungen sollen nun die Vorteile von EDI mit denen des Internets verknüpfen und durch geringere Kosten auch für den Mittelstand lukrativ werden. Der Web-EDI-Anwender ist nicht mehr gezwungen, eine spezielle Infrastruktur für seine Geschäftspartner aufzubauen, sondern kann einen Internetanschluss voraussetzen. Mittels Web-EDI können die verschiedenen EDI-Partner ihre Daten auf einfache Weise übertragen. Durch neue Standards auf der Basis von XML wird es zudem möglich, auch Grafiken zu übertragen. Ein wesentlicher Nachteil besteht jedoch darin, dass die Kosten für das implementierte System bei der Auflösung einer Geschäftsbeziehung sogenannte Sunk-Costs darstellen, da es nicht mehr weiterverwendet werden kann. Da bei einem Wechsel der Lieferantenbeziehung zudem eine erneute Einigung auf einen einheitlichen Standard erfolgen müsste, wird auch Web-EDI nur in wenigen, dauerhaft angelegten Kunden-Lieferanten-Beziehungen zum Einsatz kommen. Diese können jedoch zu langfristigen strategischen Allianzen ausgebaut werden, die durch die optimale Abstimmung der Geschäftsprozesse beiden Geschäftspartnern Vorteile bieten Online-Shop Beim Online-Shop handelt es sich um eine anbieterdominierte Plattform, die daher auch als Sell-Site-Lösung bezeichnet wird. Der Shopbetreiber ist für die Gestaltung der

6 Formen des E-Procurement 06 Schnittstellen verantwortlich. Zur strukturierten Präsentation der Produkte werden zumeist Katalogsysteme eingesetzt. Es handelt sich dabei um Datenbanken mit umfangreichen Suchfunktionen, in denen Artikel im Regelfall hierarchisch hinterlegt sind. Im Regelfall werden zahlreiche Produktinformationen angeboten, welche die Kaufentscheidung erleichtern sollen. Gute Online-Shops ermöglichen den Kunden einen Einblick über Verfügbarkeit und Liefertermin der jeweiligen Artikel. Die Produktauswahl durch den Einkäufer erfolgt manuell. Um Bestellvorgänge zu erleichtern, bieten zahlreiche Online- Shops die Möglichkeit eines personalisierten Zugangs an. Kunden erhalten dabei einen eindeutigen Namen und ein Benutzerkennwort, unter dem sie sich im Shop anmelden können. Unter diesem Namen werden die entsprechenden Daten wie Zahlungs- und Lieferadresse, gewünschtes Zahlungsverfahren etc. gespeichert. Dem Nachfrager werden häufig interessante Zusatzleistungen wie Bestellungsbestätigung per oder Online- Verfolgung des Bestellstatus angeboten. Teilweise besteht auch die Möglichkeit, auf frühere Bestelllisten zurückzugreifen. Dadurch können sich wiederholende Routinekäufe vereinfacht werden. Bei Online-Shops werden zumeist nur die Geschäftsprozesse des Anbieters automatisiert. Für Nachfrager ist die Verbindung des eigenen ERP-Systems (Enterprise Ressource Planning System: Softwarelösungen, mit denen die Prozesse in den Bereichen Produktion, Vertrieb, Logistik, Finanzen, Personal etc. gesteuert und ausgewertet werden können, bspw. auf Basis von SAP R/3) mit dem des Lieferanten zumeist sehr aufwändig. Unterbleibt diese jedoch, so sind die Einsparpotenziale relativ gering. Der finanzielle Vorteil einer E-Procurementlösung über Online-Shops liegt damit weniger in der eigentlichen Abwicklung als vielmehr in der Möglichkeit, über das Internet neue (kostengünstigere) Produkte und/oder Lieferanten zu finden. Diese Alternative bietet dem Einkäufer zumeist zwar nur eine geringe Kostenersparnis, aber dafür eine Beschleunigung des Beschaffungsvorgangs und eine bessere Informationsversorgung Einkaufsplattformen Zahlreiche Großunternehmen wie bspw. Bayer, BMW oder Henkel haben bereits eigene Einkaufsplattformen (auch Buy-Site-Lösungen genannt) eingerichtet, auf denen ihre jeweiligen Lieferanten eingebunden werden. Solche Plattformen werden teilweise auch als private Marktplätze bezeichnet. Im Gegensatz zu den Online-Shops sind diese Plattformen nachfragerorientiert. Ihre primäre Zielsetzung besteht darin, den Einkauf des jeweiligen Unternehmens zu optimieren. Die Lieferanten des Nachfragers müssen dabei ihre Systeme auf die technischen Gegebenheiten der Einkaufsplattform anpassen. Eine solche Lösung setzt daher eine gewisse Marktmacht auf Seiten des Nachfragers voraus, da die Beteiligung an einer solchen Plattform für die Lieferanten mit zwei wesentlichen Problemen verbunden ist. Zum einen wird der Preiswettbewerb durch die hohe Preistransparenz und die angebotenen Preisbildungsverfahren erheblich erhöht. Der Nachfrager kann die Preise einfach und schnell vergleichen und die Anbieter durch Ausschreibungen in Form von Auktionen dazu bewegen, sich gegenseitig zu unterbieten.

7 Formen des E-Procurement 07 Zum anderen muss der Lieferant sein System an dass der Einkaufsplattform anpassen und die entsprechenden Kosten tragen. Für den Nachfrager bieten die Einkaufsplattformen jedoch große Vorteile, da hierdurch sowohl die Einkaufskosten (durch umfassende Preisvergleiche) als auch die Prozesskosten (durch eine optimale Anbindung der Plattform an das eigene ERP-System) erheblich reduziert werden können. Nach einer Studie von Goldmann Sachs lassen sich so die Beschaffungsprozesskosten um 10 % bis 25 % senken. Zudem werden die Beschaffungsvorgänge beschleunigt. IBM geht davon aus, dass im Jahr 2003 etwa 1500 Großunternehmen eigene elektronische Einkaufsplattformen realisiert haben werden Elektronische Marktplätze Auf elektronischen Marktplätzen (EM) im engeren Sinne treffen mehrere Anbieter auf mehrere Nachfrager. Die Marktplätze unterscheiden sich grundlegend in ihrer Konzeption. Das angebotene Sortiment stellt das vermutlich bedeutendste Unterscheidungsmerkmal dar. Auf horizontalen EM wird ein branchenübergreifendes, breites Sortiment vertrieben. Neben den Plattformen der Online-Auktionshäuser wie Ebay oder Ricardo zählen hierzu beispielsweise auch der elektronische Marktplatz der Telekom T-Mart, auf dem überwiegend C-Güter gehandelt werden, oder Surplex.com. Auf dieser Plattform werden Gebrauchtmaschinen verschiedenster Branchen angeboten. Auf den vertikalen elektronischen Marktplätzen wird ein branchenspezifisches Sortiment gebündelt. Solche EM mit großer Sortimentstiefe finden sich inzwischen in zahlreichen Branchen. Den größten vertikalen Marktplatz COVISINT errichteten Ford, General Motors und DaimlerChrysler zusammen mit den Technologiepartnern Oracle und Commerce One bereits im Februar Renault/Nissan schlossen sich später an. Nach Anfangsschwierigkeiten wickeln diese Automobilhersteller inzwischen Beschaffungen in Milliardenhöhe über COVISINT ab. Zahlreiche vertikale Marktplätze gibt es auch in den Branchen Chemie und Stahl. Auf solchen Märkten werden, im Gegensatz zu den horizontalen Plattformen, zumeist direkte Güter nachgefragt. In den Branchen mit einer niedrigen Transparenz des Beschaffungsmarktes sind elektronische Marktplätze für den Einkauf besonders hilfreich, da sie für die gewünschte Transparenz sorgen können. Wie Abbildung 3 zeigt, stellen nach einer Studie von Forrester Research knapp 80 % der elektronischen B2B-Marktplätze im deutschsprachigen Raum vertikale Lösungen dar. Bei den angebotenen Transaktionsmechanismen bestehen zwischen den einzelnen Marktplätzen erhebliche Unterschiede. So dienen sogenannte Schwarze Bretter nur der Verkaufsanbahnung, da eine Onlinebestellung der Produkte nicht möglich ist. Der Preisfindungsprozess findet ohne aktive Beteiligung des virtuellen Marktplatzes statt. Der Vorteil solcher Lösungen besteht daher nicht in der Reduktion der Transaktionskosten, sondern vielmehr in der übersichtlichen Präsentation relevanter Produkte. Bei Angeboten in Form eines Kataloges werden zumeist Festpreise vorgegeben. Bei Auktionen werden Güter oder Dienstleistungen versteigert. Der Preisfindungsprozess ist dabei dynamisch. Bei Börsen findet er sogar in Echtzeit statt. Kauf- und Verkaufsangebote werden dabei permanent abgeglichen.

8 Chancen und Risiken des E-Procurement 08 Horizontaler MP Dienstleistungen Chemie und Gesundheitswesen Transport Industrielle Anlagen Baugewerbe IT und Telekommunikation Handel Gaststättengewerbe Nahrungsmittel Druck und Papier Textil und Bekleidung Andere Branchen Quelle: Forrester Research Abbildung 3: Anzahl der B2B-Marktplätze im deutschsprachigen Raum nach Branchen Neben Basisinformationen über die angebotenen Produkte bieten viele elektronische Marktplätze umfangreiche Zusatzinformationen wie Branchennews, Analysen oder Firmenprofile und ergänzende Dienstleistungen an. Besonders bedeutend sind dabei Finanzdienstleistungen wie Bonitätsmanagement oder Übernahme der Inkassofunktion, welche die Sicherheit der Zahlungsabwicklung garantieren sollen und Logistikdienstleistungen, um einen schnellen und unkomplizierten Transport der Ware zum Einkäufer zu ermöglichen. Zur Realisierung dieser Angebote arbeiten die Marktplatzbetreiber häufig mit Banken, Versicherungen und/oder Transportunternehmen zusammen. 300Chancen und Risiken des E-Procurement Bei der Analyse der E-Procurement-Optionen stehen die erwarteten oder tatsächlichen Kostensenkungen in der Beschaffung zumeist im Vordergrund. E-Procurement weist jedoch zahlreiche weitere Vorteile auf, die nicht unbeachtet bleiben sollten. Auf der anderen Seite bringt diese Beschaffungsmöglichkeit auch Risiken mit sich, die vor einer entsprechenden Entscheidung in jedem Falle berücksichtigt werden müssen Chancen des E-Procurement Durch E-Procurement kann die Beschaffung in dreierlei Hinsicht optimiert werden. So besteht nicht nur die Möglichkeit, Kosten zu senken, sondern auch die Chance, den Beschaffungsvorgang zu beschleunigen und die Beschaffungsqualität zu verbessern. Die Unternehmensberatung Andersen Consulting befragte Entscheidungsträger in Unter-

9 Chancen und Risiken des E-Procurement 09 nehmen, die bereits E-Procurement betreiben, über die bereits realisierten und die künftig erwarteten Vorzüge der elektronischen Beschaffung. Abbildung 4: Nutzungspotenziale von E-Procurementlösungen Reduktion der Durchlaufzeit Reduktion der Einstandspreise Reduktion der Anzahl der Lieferanten 3,7 11,7 14,3 24,8 34,4 44,8 heute zukünftig Reduktion der Transaktionskosten Reduktion der Fehlbestellungen Reduktion der redundanten Einkaufsprozesse Entlastung des Einkaufs von operativen Aufgaben 17,4 17,0 25,2 18,0 21,0 31,5 32,0 36,0 Neue Lieferanten/ breitere Angebotsbasis 8,0 28,0 Quelle: Andersen Consulting Die angesichts der öffentlichen Diskussion naheliegende Vermutung, dass Kostenreduktionen automatisch mit E-Procurementlösungen einhergehen, werden durch diese Studie nicht bestätigt. Häufig wird über die durchschnittliche Reduktion der Beschaffungskosten durch E-Procurement gesprochen, wobei zumeist Zahlen zwischen 5 % und 25 % dieser Kosten genannt werden. Der Durchschnittswert ist jedoch nur wenig aussagekräftig, da die konkreten Einsparmöglichkeiten zwischen den verschiedenen Branchen und unterschiedlichen Produkten stark variieren. Wie Abbildung 5 zeigt, setzt sich die mögliche Kostensenkung aus mehreren Faktoren zusammen. Abbildung 5: Einsparpotenziale durch E-Procurement 32 % 6% 33 % Senkung der Einkaufspreise Geschäftsanbahnung Quelle: Deloitte Consulting % Senkung der Prozesskosten Andere

10 Chancen und Risiken des E-Procurement 10 Die Ergebnisse machen deutlich, dass niedrigere Einkaufspreise, gesenkte Kosten bei der Vertragserfüllung und geringere Prozesskosten jeweils rund ein Drittel des gesamten Einsparpotenziales ausmachen. Das Internet ermöglicht bei der Beschaffung umfangreiche Preisvergleiche, sodass die Einstandspreise häufig gesenkt werden können. Der genaue Wert differiert jedoch bei verschiedenen Produkten erheblich. So konnten die Einkaufspreise durch E-Procurement nach einer Untersuchung von Bain & Company bei Hydraulikgeräten um 6 % reduziert werden, bei Platinen hingegen um 30%. Die konkrete Realisierung der Einsparmöglichkeiten stellt sich jedoch häufig schwierig dar. So verzeichneten nur 3,7 % der Befragten der in Abbildung 4 dargestellten Studie bislang deutliche Kosteneinsparungen. Bereits im Vorfeld einer Bestellung können durch E-Procurement Kosten im erheblichen Umfang reduziert werden (in der Grafik Kosten der Vertragserfüllung genannt). Die Suche nach Produkten und Lieferanten über das Internet ist zumeist schnell und kostengünstig. Papier-, Porto- und Telefonkosten können dadurch gesenkt werden. Der Personalaufwand wird auch durch ein vereinfachtes Genehmigungsverfahren bei Online-Bestellungen reduziert. Die Prozesskosten der Beschaffung können durch E-Procurement ebenfalls erheblich reduziert werden. Studien gehen davon aus, dass diese Kosten bei C-Artikeln um bis zu 80 % 1 Tag 2 Tage 2 Tage 3 Tage 1 Tag Klassische Beschaffung Badarfsart und -menge festlegen, Bedarfsmeldung ausfüllen Genehmigung Controlling Zentraleinkauf archiviert Kataloge, vergleicht Preise, wählt Lieferquelle Bestellung Genehmigung Abteilungsleiter Bestellbestätigung vom Zentraleinkauf S 9 Tage Elektronische Beschaffung Bedarfsart und -menge Preisvergleich/ Verfügbarkeitsscheck Lieferantenquellenwahl Genehmigungsworkflow abhängig vom Warenwert Automatische Bestellauslösung beim Erhalten der Genehmigung Bestätigung per S 1,5 Tage 83 % 1 Tag 0,5 Tage 0 Tage Abbildung 6: Beispiel einer Beschaffungsprozessoptimierung durch E-Procurement Quelle: KPMG-Consulting 1999

11 Chancen und Risiken des E-Procurement 11 verringert werden können. Durch die Bestandsoptimierung ist eine Reduktion der Lagerkosten möglich. Das Marktforschungsinstitut Aberdeen Group geht davon aus, dass durch E-Procurement 25 % bis 50% der Lagerkosten eingespart werden können. Auch im Bereich der Logistik und der Zahlungsabwicklung können bei der elektronischen Beschaffung Kosten gesenkt werden. Immerhin 17,4 % der Befragten aus der Studie von Andersen Consulting haben bereits die Transaktionskosten senken können, jedes dritte Unternehmen geht davon aus, dass dies künftig der Fall sein wird. Neben niedrigeren Kosten spielt die Beschleunigung des Beschaffungsvorgangs beim E-Procurement eine herausragende Bedeutung. Die Ergebnisse der Andersen-Studie zeigen, dass jedes dritte Unternehmen dies bereits realisiert hat und jedes Zweite dies für die Zukunft erwartet. Wie Abbildung 6 verdeutlicht, kann die Dauer des kompletten Beschaffungsvorgangs teilweise um über 80 % reduziert werden. E-Procurement erlaubt eine erhebliche Reduktion des administrativen Aufwands. Neben der beschleunigten Bestellabwicklung stellen die verminderten Durchlauf- und Lieferzeiten einen weiteren Vorteil des E-Procurement dar. Insbesondere bei zeitkritischen Bestellungen kann der Einkäufer auf einfache Art und Weise die Lieferquelle mit der kürzesten Lieferfrist auswählen. Beim E-Procurement wird zudem die Abwicklung von zeitaufwändigen Formalitäten mit Behörden wie beispielsweise dem Zoll erleichtert. Ein weiterer wesentlicher Vorteil des E-Procurements besteht in der Verbesserung der Beschaffungsqualität. Bei der elektronischen Beschaffung stehen den Entscheidungsträgern im Einkauf mehr Informationen mit einer höheren Qualität zur Verfügung. Aufgrund der erhöhten Markttransparenz verbessert sich die Entscheidungsgrundlage. Fehlbestellungen und redundante Einkaufsprozesse können leichter vermieden werden. E-Procurement kann sich zudem durch eine Erhöhung der Termingenauigkeit und eine Reduzierung der Erfassungsfehler positiv auf die Qualität des Beschaffungsprozesses auswirken. Insbesondere die Beschaffung von C-Artikeln kann weitestgehend automatisiert werden. Damit wird der Einkauf von operativen Aufgaben entlastet. Dies ist in bereits jedem fünften von Andersen Consulting befragten Unternehmen Realität, in jedem Dritten soll es künftig ermöglicht werden. Auch die anderen erwähnten Qualitätsverbesserungen werden bereits in zahlreichen Fällen realisiert Risiken des E-Procurement Den umfangreichen Vorteilen des E-Procurements stehen jedoch auch einige Nachteile gegenüber, die bislang vor allem in kleineren und mittleren Unternehmen den Einsatz von E-Procurement be- oder verhindert haben. In erster Linie bremst die Angst vor Fehlinvestitionen das Engagement der Unternehmen bei der elektronischen Beschaffung. Wie bereits dargelegt wurde, kommen die großen Potenziale des E-Procurement nur bei einer Anbindung des eigenen ERP-Systems an die elektronische Beschaffungsplattform voll zum Tragen. Für Unternehmen, die bereits andere Beschaffungssysteme beispiels-

12 Chancen und Risiken des E-Procurement 12 weise auf der Basis von EDI einsetzen, stellen die bisherigen Investitionen Sunk-Costs dar. Aber auch für andere Unternehmungen besteht bei der Anbindung an einen einzelnen Lieferanten oder einen elektronischen Marktplatz stets die Gefahr des Lock-In: durch die spezifischen Investitionen in die technische Umsetzung wird der Wechsel zu einer anderen Beschaffungslösung erschwert oder sogar verhindert. Als zweites wichtiges Risiko ist die Gefahr der Abhängigkeit vom ausgewählten elektronischen Marktplatz zu sehen. Da der Nachfrager häufig die Plattform nur sehr schwer wechseln kann, ist er möglichen Problemen zumeist relativ hilflos ausgesetzt. Diese Schwierigkeiten können sich beispielsweise darin äußern, dass Anbieter ihre Marktmacht nutzen und ihre Waren zu für sie vorteilhaften Konditionen auf den Marktplatz einstellen, die der Nachfrager dann akzeptieren muss. Zum anderen kann der Nachfrager nicht entsprechend reagieren, wenn sich der Marktplatz nicht nach seinen Vorstellungen entwickelt, d. h. wenn das Angebot zurückgeht oder sich die Qualität der angebotenen Funktionen verschlechtert. Diese erheblichen Risiken machen deutlich, dass eine Investition in Bezug auf E-Procurement zuvor sorgfältig geprüft werden sollte. Da dabei zumeist keine kurzfristigen Lösungen angestrebt werden, muss nicht nur die aktuelle Situation analysiert, sondern auch die künftige Entwicklung antizipiert werden. Für die strategische Planung sollte eine solide Informationsbasis geschaffen werden. Dabei müssen auch IT-Spezialkenntnisse erworben werden. Das Unternehmen muss sich zudem darüber im klaren sein, dass mit der Umstellung von Teilen der Beschaffung auch personelle und organisatorische Veränderungen einhergehen können. Von besonderer Bedeutung ist das Internet-Knowhow der entsprechenden Mitarbeiter. Nur wenn diese die neuen Möglichkeiten auch optimal ausnutzen können, kann sich der gewünschte Erfolg einstellen E-Procurement: Chance oder Risiko? Stellt E-Procurement für ein Unternehmen nun eher eine Chance oder ein Risiko dar? Diese Frage lässt sich nicht pauschal beantworten, da dabei jeweils die spezifische Situation des Unternehmens berücksichtigt werden muss. Dabei sind eine Fülle von Faktoren zu beachten wie beispielsweise Art und Umfang bisheriger Lieferantenbeziehungen, die technologischen Voraussetzungen, die finanziellen Investitionsmöglichkeiten und Art und Anzahl der zu beschaffenden Artikel. Wie die Tabellen 2 und 3 verdeutlichen, weisen die unterschiedlichen Arten des E-Procurement zudem unterschiedliche Chancen und Risiken auf. Jede Unternehmung muss daher die Alternative(n) auswählen, die in der spezifischen Situation angebracht erscheinen.

13 Chancen und Risiken des E-Procurement 13 Tabelle 2: Chancen des E-Procurements Formen des E-Procurements One-to-One- Beziehungen Online-Shops Einkaufsplattformen Elektronische Marktplätze Kostensenkung + + (mit ERP-Anbindung) 0 (ohne ERP-Anbindung) (Börsen, Auktionen) + (Kataloge) 0 (schwarze Bretter) ++ sehr hohes, + hohes, 0 mittleres Potenzial Zeitreduktion ++ Chancen + (mit ERP-Anbindung) 0 (ohne ERP-Anbindung) ++ + (Börsen, Auktionen, Kataloge) 0 (Schwarze Bretter) Qualitätsverbesserung ++ + (mit ERP-Anbindung) 0 (ohne ERP-Anbindung) ++ + (Börsen, Auktionen, Kataloge) 0 (schwarze Bretter) Wie Tabelle 2 zeigt, bestehen zwischen den Chancen große Zusammenhänge. Diejenigen Lösungen, welche die Kosten erheblich senken können, sind zumeist auch geeignet, die Beschaffungsprozesse besser und schneller abzuwickeln. Ähnliches gilt analog für die Risiken des E-Procurement, wie sie in Tabelle 3 zusammengefasst sind. Bei den Gefahren wird zwischen dem beschriebenen finanziellen Risiko und der Gefahr der Abhängigkeit von einer solchen Lösung unterschieden. Zusätzlich wird die Unsicherheit der entstehenden Beziehung betrachtet, um der langfristigen Perspektive von E-Procurement-Lösungen gerecht zu werden. Wie ein Vergleich der beiden Tabellen zeigt, weisen diejenigen Möglichkeiten mit dem höchsten Nutzungspotenzial auch die größten Risken auf. Tabelle 3: Risiken des E-Procurements Formen des E-Procurement One-to-One- Beziehungen Online-Shops Einkaufsplattformen Elektronische Marktplätze Investitionsvolumen (mit ERP-Anbindung) (ohneerp-anbindung) (Börsen, Auktionen, Kataloge) (schwarze Bretter) Abhängigkeit ++ Risiken ++ (mit ERP-Anbindung) (ohneerp-anbindung) ++ (Börsen, Auktionen, Kataloge) (schwarze Bretter) ++ sehr hohes, + hohes, 0 mittleres, geringes, sehr geringes Risiko unsichere Entwicklung + + (mit ERP-Anbindung) (ohne ERP-Anbindung) ++ (Börsen, Auktionen, Kataloge) (schwarze Bretter) E-Procurement bietet bei One-to-One-Beziehungen umfangreiche Vorteile. Die Beschaffungsvorgänge werden mit dem Lieferanten optimal abgestimmt. Die Prozesse können daher sehr viel schneller, besser und auch kostengünstiger abgewickelt werden. Die elek-

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