Einsatzpotenziale und Auswirkungen von E-Procurement-Lösungen

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1 Kilian Eyholzer Einsatzpotenziale und Auswirkungen von E-Procurement-Lösungen Eine Analyse des Entwicklungsstands in Schweizer Grossunternehmen

2 Inauguraldissertation zur Erlangung der Würde eines Doctor rerum oeconomicarum der Wirtschafts- und Sozialwissenschaftlichen Fakultät der Universtität Bern. Die Fakultät hat diese Arbeit am 21. März 2002 auf Antrag der beiden Gutachter, Prof. Dr. Joachim Griese und Prof. Dr. Walter Brenner, als Dissertation angenommen, ohne damit zu den darin ausgesprochenen Auffassungen Stellung nehmen zu wollen. Angaben zum Autor: Dr. Kilian Eyholzer, Jahrgang 1974, studierte von Betriebswirtschaft an der Universität Bern. Von war er wissenschaftlicher Mitarbeiter bei Prof. Dr. Joachim Griese am Institut für Wirtschaftsinformatik der Universität Bern, Abteilung für Informationsmanagement, mit Promotion zum Dr. rer. oec. im März Parallel zu dieser Tätigkeit amtete Eyholzer von 1999 bis 2001 als Geschäftsführer des Technologiezentrums Wirtschaftsinformatik (TEWI) in Brig und Bern. Seit März 2002 ist der Autor als Consultant in der IT- und E-Business-Beratung tätig.

3 v Vorwort Zu Beginn meines Doktoratstudiums Anfang 1999 herrschte eine grosse Euphorie im Bereich des E-Business; insbesondere das Thema E-Procurement war in kurzer Zeit in aller Leute Munde, da sich Softwareanbieter, aber auch Beratungs- und Investmentbankingfirmen, mit Prognosen und Versprechungen bezüglich der enormen Potenziale dieser neuen Anwendung gegenseitig geradezu übertrafen. Mit grosser Motivation begann ich darauf, mich dem Themengebiet der internetbasierten Beschaffung zu widmen. Es zeigte sich rasch, dass nur wenige systematisch erarbeitete Konzepte bzw. wissenschaftliche Arbeiten zu dieser Thematik vorhanden waren und dass sich viele Unternehmen zwar einiges von der Einführung einer E-Procurement-Lösung versprachen, dass aber auch eine grosse Unsicherheit bezüglich der effektiven Potenziale, der Auswahl der besten Lösung und der Vorgehensweise bei der Implementierung vorherrschte. Eine neutrale, systematische Analyse der Möglichkeiten und Potenziale von E-Procurement-Lösungen soll deshalb einerseits Antworten auf die Fragen von Unternehmen geben, die sich mit der Einführung eines solchen Systems befassen, andererseits jedoch das Phänomen E-Procurement auch unter einem wissenschaftlichen Aspekt betrachten und damit einen Beitrag zur Erweiterung und Verdichtung der mengenmässig heute noch überschaubaren Forschungsergebnisse zur Thematik der internetbasierten Beschaffung leisten. An dieser Stelle danke ich ganz herzlich Herrn Prof. Dr. Joachim Griese, meinem Doktorvater, für die vorbildliche Betreuung sowie Herrn Prof. Dr. Walter Brenner von der Universität St. Gallen, welcher freundlicherweise das Amt des Zweitgutachters übernommen hat. Weiter gilt mein Dank meinen Assistentenkollegen für das angenehme Arbeitsklima sowie die zahlreichen nützlichen Diskussionen und Anregungen. Besonders erwähnen möchte ich Herrn Dr. Daniel Hunziker, dessen fachliches, methodisches und computertechnisches Know-how sowohl für unsere gemeinsamen Publikationen wie auch für die vorliegende Dissertation sehr hilfreich war. Nicht zu vergessen sind die wissenschaftlichen Hilfskräfte des Instituts für Wirtschaftsinformatik (Stefania Biondo, Michael Fux, Michel Henzi, Raphael Jossen, Martin Schmid, Axel Volz, Jan-Oliver Volz, Matthias Walker), welche mich in der Durchführung der empirischen Studien, in praxis- und forschungsorientierten Institutsprojekten und nicht zuletzt auch durch Literaturrecherchen und Korrekturarbeiten unterstützt haben. Auch ihnen möchte ich herzlich für die stets gute Zusammenarbeit danken. Die vorliegende Arbeit weist einen relativ hohen Praxisbezug auf, da ermittelt werden soll, wie stark das Phänomen E-Procurement in Schweizer Unternehmen verbreitet ist und welches die Erfahrungen der Firmen sind, die bereits internetbasierte Beschaffungslösungen einsetzen. Darum sei an dieser Stelle insbesondere auch allen Firmen und Praxispartnern gedankt, welche sich an den quantitativen und qualitativen Studien beteiligt und dadurch zum Gelingen dieser Arbeit entscheidend beigetragen haben.

4 vi Schliesslich danke ich meinen Eltern für die moralische und finanzielle Unterstützung in den vergangenen Jahren, meinen Geschwistern Pascal und Fabienne für unser freundschaftliches Verhältnis und die zahlreichen anregenden Gespräche sowie last but not least meiner Partnerin Sibylle, die mir während des Verfassens dieser Arbeit stets mit grossem Verständnis zur Seite stand. Ihr möchte ich daher diese Arbeit widmen. Es soll hier noch darauf hingewiesen werden, dass die Arbeit nach den Grundsätzen der neuen deutschen Rechtschreibung verfasst wurde und dass aus Gründen der Einfachheit sämtliche geschlechtsspezifischen Bezeichnungen immer beide Geschlechter meinen, sofern das Geschlecht einer Person nicht bekannt ist. Bern, im Juni 2002 Kilian Eyholzer Mit bestem Dank an ESPRiT Consulting für die freundliche Unterstützung!

5 vii Inhaltsübersicht 1 Einleitung Ausgangslage Stand der Forschung Zielsetzung und Abgrenzung Methodisches Vorgehen Aufbau der Arbeit Grundlagen der Beschaffung Begriffliche Abgrenzungen Objekte der Beschaffung Strategische und operative Aufgaben der Beschaffung Rahmenbedingungen der Beschaffung Ansatz zur Neuausrichtung der Beschaffung Einsatzmöglichkeiten des Internets in der Beschaffung Transaktionskostentheorie als theoretische Grundlage Interorganisationssysteme Besonderheiten und Potenziale des Mediums Internet Grundformen des B2B-E-Commerce Die Besonderheiten von Direct-Purchasing-Systemen Entwicklung der Forschungshypothesen Vorgehen Einflussfaktoren der Einführung eines DPS Einführung und Nutzung eines DPS Interne Auswirkungen eines DPS Externe Auswirkungen eines DPS Erreichbarkeit langfristiger Wettbewerbsvorteile durch DPS Übersicht der Forschungshypothesen Quantitative Untersuchung Zielsetzung Studiendesign Datenauswertung Generelle Nutzung des Internets in der Beschaffung Nutzung des Internets für Online-Transaktionen Barrieren der Internetnutzung in der Beschaffung Signifikanztests Qualitative Untersuchung Zielsetzung Studiendesign

6 viii 6.3 Fallstudie SAirGroup Fallstudie Swisscom Fallstudie Ascom Fallstudie Novartis Fallstudie Cerberus Fallstudie UBS Gesamtbetrachtung der Fallstudien Schlussfolgerungen und Ausblick Beurteilung der Erkenntnisse anhand der Forschungsfragen Erfolgsfaktoren und Gestaltungsempfehlungen Ausblick Referenzen Anhang A : Vergleich der DPS der drei wichtigsten Anbieter Anhang B : Fragebogen der quantitativen Studie Anhang C : Interviewleitfaden Anhang D : Übersicht aller Praxiskontakte

7 ix Inhaltsverzeichnis Vorwort...v Inhaltsübersicht...vii Inhaltsverzeichnis...ix Abbildungsverzeichnis...xiv Tabellenverzeichnis...xvi Abkürzungsverzeichnis...xvii 1 Einleitung Ausgangslage Stand der Forschung Zielsetzung und Abgrenzung Methodisches Vorgehen Ansatz der Arbeit Auswahl der Methoden Forschungsphasen Aufbau der Arbeit Grundlagen der Beschaffung Begriffliche Abgrenzungen Objekte der Beschaffung Strategische und operative Aufgaben der Beschaffung Rahmenbedingungen der Beschaffung Einleitung Unternehmensexterne Rahmenbedingungen Umweltfaktoren (Makroumwelt) Anspruchsgruppen im marktlichen Umfeld (Mikroumwelt) Unternehmensinterne Rahmenbedingungen Beschaffungsinterne Rahmenbedingungen Strategie Prozesse Struktur Individuen und Rollen Informationstechnologie Ansatz zur Neuausrichtung der Beschaffung Das Konzept des Business Process Redesign Die Grundidee des Business Process Redesign (BPR) Die Rolle der Informationstechnologie Erweiterung des BPR: Business Network Redesign Relevanz des BPR-Ansatzes Die Beschaffungsfunktion der Zukunft Wertschöpfungsorientierung Prozessorientierung Marktorientierung...49

8 x 3 Einsatzmöglichkeiten des Internets in der Beschaffung Transaktionskostentheorie als theoretische Grundlage Transaktionskostentheorie als Teil der Neuen Institutionenökonomik Die Markttransaktion Grundformen der Koordination Interorganisationssysteme Grundlagen EDI Besonderheiten und Potenziale des Mediums Internet Relevante Begriffe Entwicklung und Anwendungen des Internets E-Business, E-Commerce, E-Procurement Unterstützung der Transaktionsphasen durch das Internet Grundformen des B2B-E-Commerce Arten von Beziehungen Katalogmodelle Die Bedeutung elektronischer Kataloge Sell-Side-Lösung Buy-Side-Lösung Elektronischer Marktplatz Eingrenzung der Betrachtung Die Besonderheiten von Direct-Purchasing-Systemen Übersicht Katalogmanagement Unterstützung des Auswahl- und Bestellprozesses Systemadministration und Monitoring Systemintegration Entwicklung der Forschungshypothesen Vorgehen Einflussfaktoren der Einführung eines DPS Überblick zu bestehenden Forschungsansätzen Interne Einflussfaktoren Externe Einflussfaktoren Einführung und Nutzung eines DPS Interne Auswirkungen eines DPS Intangible interne Auswirkungen Tangible interne Auswirkungen Externe Auswirkungen eines DPS Intangible externe Auswirkungen Intensivierung der Beziehungen zu Lieferanten Widerstände von Seiten der Lieferanten Tangible externe Auswirkungen Erreichbarkeit langfristiger Wettbewerbsvorteile durch DPS Übersicht der Forschungshypothesen...117

9 xi 5 Quantitative Untersuchung Zielsetzung Studiendesign Datenauswertung Generelle Nutzung des Internets in der Beschaffung Nutzergruppen Einsatzfelder und Bedeutung des Internets Nutzung des Internets für Online-Transaktionen Art der eingekauften Güter und Dienstleistungen Art des Online-Einkaufs Online-Einkaufsvolumen Nutzen des Online-Einkaufs Barrieren der Internetnutzung in der Beschaffung Signifikanztests Dateninterpretation Forschungsfrage 1: Einflussfaktoren der Einführung eines DPS Forschungsfrage 2: Einführung und Nutzung eines DPS Forschungsfrage 3: Auswirkungen eines DPS Zusammenfassung der Hypothesen Qualitative Untersuchung Zielsetzung Studiendesign Methodik Untersuchungseinheiten Zuordnung und Interpretation der Daten Fallstudie SAirGroup Ausgangslage Generelle Angaben zum Unternehmen Interne Einflussfaktoren der Einführung des DPS Externe Einflussfaktoren der Einführung des DPS Einführung und Nutzung Zielsetzungen Implementierung Funktionalitäten Auswirkungen des DPS Interne Auswirkungen Externe Auswirkungen Wettbewerbsvorteile Weiterentwicklung Fallstudie Swisscom Ausgangslage Generelle Angaben zum Unternehmen Interne Einflussfaktoren der Einführung des DPS Externe Einflussfaktoren der Einführung des DPS Einführung und Nutzung...164

10 xii Zielsetzungen Implementierung Funktionalitäten Auswirkungen des DPS Interne Auswirkungen Externe Auswirkungen Wettbewerbsvorteile Weiterentwicklung Fallstudie Ascom Ausgangslage Generelle Angaben zum Unternehmen Interne Einflussfaktoren der Einführung des DPS Externe Einflussfaktoren der Einführung des DPS Einführung und Nutzung Zielsetzungen Implementierung Funktionalitäten Auswirkungen des DPS Interne Auswirkungen Externe Auswirkungen Wettbewerbsvorteile Weiterentwicklung Fallstudie Novartis Ausgangslage Generelle Angaben zum Unternehmen Interne Einflussfaktoren der Einführung des DPS Externe Einflussfaktoren der Einführung des DPS Einführung und Nutzung Zielsetzungen Implementierung Funktionalitäten Auswirkungen des DPS Interne Auswirkungen Externe Auswirkungen Wettbewerbsvorteile Weiterentwicklung Fallstudie Cerberus Ausgangslage Generelle Angaben Interne Einflussfaktoren der Einführung des DPS Externe Einflussfaktoren der Einführung des DPS Einführung und Nutzung Zielsetzungen Implementierung Funktionalitäten Auswirkungen des DPS...198

11 xiii Interne Auswirkungen Externe Auswirkungen Wettbewerbsvorteile Weiterentwicklung Fallstudie UBS Ausgangslage Generelle Angaben zum Unternehmen Interne Einflussfaktoren der Einführung des DPS Externe Einflussfaktoren der Einführung des DPS Einführung und Nutzung Zielsetzungen Implementierung Funktionalitäten Auswirkungen des DPS Interne Auswirkungen Externe Auswirkungen Wettbewerbsvorteile Weiterentwicklung Gesamtbetrachtung der Fallstudien Zusammenfassung der Hypothesen Einflussfaktoren der Einführung eines DPS Einführung und Nutzung eines DPS Auswirkungen eines DPS Erreichbarkeit langfristiger Wettbewerbsvorteile durch DPS Weitere Erkenntnisse Schlussfolgerungen und Ausblick Beurteilung der Erkenntnisse anhand der Forschungsfragen Erkenntnisse zu Forschungsfrage Erkenntnisse zu Forschungsfrage Erkenntnisse zu Forschungsfrage Erkenntnisse zu Forschungsfrage Zusammenfassung der ermittelten Erkenntnisse Grenzen der vorliegenden Arbeit Erfolgsfaktoren und Gestaltungsempfehlungen Ausblick Referenzen Anhang A : Vergleich der DPS der drei wichtigsten Anbieter Anhang B : Fragebogen der quantitativen Studie Anhang C : Interviewleitfaden Anhang D : Übersicht aller Praxiskontakte...287

12 xiv Abbildungsverzeichnis Abbildung 1-1: Forschungsplan...11 Abbildung 1-2: Aufbau der Arbeit...14 Abbildung 2-1: Abgrenzung der Begriffe Abbildung 2-2: Klassifikation materieller und immaterieller Güter...17 Abbildung 2-3: ABC-Analyse...19 Abbildung 2-4: Produkte- und Lieferantenportfolio Abbildung 2-5: Phasen der Beschaffung...21 Abbildung 2-6: Das MIT90s-Framework Abbildung 2-7: Erweitertes Grundmodell der analytischen Variante des Situativen Ansatzes Abbildung 2-8: Externe und interne Rahmenbedingungen der Beschaffung...26 Abbildung 2-9: Probleme in der Beschaffung in Schweizer Grossunternehmen...31 Abbildung 2-10: Typischer Beschaffungsprozess...33 Abbildung 2-11: Alternative Ansätze des BPR...42 Abbildung 2-12: Traditionelle Beschaffung vs. Strategisches Supply Management...44 Abbildung 3-1: Grundformen des B2B-E-Commerce Abbildung 3-2: Grundprinzip einer Sell-Side-Lösung...70 Abbildung 3-3: Grundprinzip einer Buy-Side-Lösung Abbildung 3-4: Grundprinzip elektronischer Marktplätze...73 Abbildung 3-5: Schematische Darstellung der Basisfunktionalitäten eines DPS Abbildung 4-1: Aufbau von Kapitel Abbildung 4-2: Das Markt-Hierarchie-Kontinuum Abbildung 4-3: Netzwerkstrategische Gestaltungsoptionen Abbildung 4-4: Das Wettbewerbskräftemodell Porters Abbildung 4-5: Generische Wettbewerbsstrategien nach Porter Abbildung 4-6: Übersicht der Forschungshypothesen Abbildung 5-1: Antwortende Unternehmen nach Nutzergruppen Abbildung 5-2: Vergleich der Nutzerklassen Abbildung 5-3: Interneteinsatz in der Beschaffung nach Sektoren Abbildung 5-4: Unterstützung der Beschaffungsabläufe durch Technologien Abbildung 5-5: Bedeutung des Internets sowie elektronischer Marktplätze Abbildung 5-6: Bedeutung von Online-Ausschreibungen und Online-Auktionen Abbildung 5-7: Einsatzgebiete des Internets in der Beschaffung Abbildung 5-8: Art der über das Internet eingekauften Produkte und Leistungen Abbildung 5-9: Art des Online-Einkaufs Abbildung 5-10: Einkaufsvolumen über das Internet Abbildung 5-11: Nutzen des Online-Einkaufs Abbildung 5-12: Barrieren der Internetnutzung in der Beschaffung Abbildung 5-13: Entwicklung der Lieferantenzahlen sowie Prognose für Abbildung 5-14: Einsatz von EDI Abbildung 5-15: Einsatz einer E-Commerce-Lösung im Absatz Abbildung 5-16: Bedeutung des Internets in der Beschaffung in 2 Jahren Abbildung 5-17: Einsatz von DPS nach Grössenklasse (Mitarbeiterzahl)...135

13 Abbildung 5-18: Vergleich der Einkaufsvolumina Abbildung 5-19: Einsatz von DPS nach Sektoren Abbildung 5-20: Vergleich der Zahl der Lieferanten Abbildung 5-21: Aufforderung durch Lieferanten, online zu bestellen Abbildung 5-22: Online-Einkaufsvolumen (in Prozenten des gesamten Einkaufsvolumens) Abbildung 5-23: Online-Einkaufsvolumen (absolut, in CHF) Abbildung 5-24: Anbindung an das ERP-System Abbildung 5-25: E-Procurement führt zu einer Entlastung von operativen Tätigkeiten Abbildung 5-26: Nutzen des Online-Einkaufs (DPS-Nutzer vs. Restliche Online-Einkäufer) Abbildung 5-27: Entwicklung der Mitarbeiterzahlen in der Beschaffung im Jahr Abbildung 5-28: E-Procurement führte zu einer Reduktion der Lieferantenzahl Abbildung 5-29: Entwicklung der Lieferantenzahl im Jahr Abbildung 6-1: Die Fallstudienmethode nach Yin Abbildung 6-2: Struktur der Fallstudien Abbildung 6-3: Projektplan zur Einführung des DPS der SAirGroup Abbildung 6-4: Projektplan zur Einführung des DPS der Swisscom Abbildung 6-5: Funktionsweise des Systems SORD Abbildung 6-6: Typischer Ablauf eines Bestellprozesses im System KBC Abbildung 7-1: Zusammenfassung der ermittelten Erkenntnisse xv

14 xvi Tabellenverzeichnis Tabelle 1-1: Forschungsstrategien nach Yin (1990)....7 Tabelle 2-1: Strategische und operative Aufgaben der Beschaffung Tabelle 2-2: Unterstützungsmöglichkeiten der Beschaffungsprozesse durch IuK-Technologien Tabelle 3-1: Vor- und Nachteile von Sell-Side-Lösungen...71 Tabelle 3-2: Vor- und Nachteile von Buy-Side-Lösungen Tabelle 3-3: Unterscheidungskriterien elektronischer Marktplätze Tabelle 3-4: Vor- und Nachteile elektronischer Marktplätze...75 Tabelle 4-1: Ansätze zur Analyse der Auswirkungen von Informationssystemen Tabelle 4-2: Mögliche Einflussfaktoren der Adoption einer Technologie...88 Tabelle 4-3: Zuordnung der internen Einflussfaktoren zu den Elementen des MIT90s-Frameworks. 89 Tabelle 4-4: Analyse der Transaktionskosten Tabelle 5-1: Rücklauf und Ausschöpfung nach Grössenklasse Tabelle 5-2: Ausschöpfung nach Sprachregion Tabelle 5-3: Ausschöpfung nach Branche Tabelle 5-4: Zusammenfassung der Hypothesentests in der quantitativen Studie Tabelle 6-1: Untersuchungsobjekte der qualitativen Studie Tabelle 6-2: Gütekriterien qualitativer Forschung und ihre Erfüllung in der vorliegenden Arbeit Tabelle 6-3: Besonderheiten der Beschaffung vor der Einführung des DPS bei der SAirGroup Tabelle 6-4: Aktueller Grad der Nutzung des DPS der SAirGroup Tabelle 6-5: Funktionalitäten des DPS der SAirGroup Tabelle 6-6: Tangible interne Veränderungen durch Einsatz des DPS bei der SAirGroup Tabelle 6-7: Besonderheiten der Beschaffung vor der Einführung des DPS bei der Swisscom Tabelle 6-8: Aktueller Grad der Nutzung des DPS der Swisscom Tabelle 6-9: Funktionalitäten des DPS der Swisscom Tabelle 6-10: Tangible interne Veränderungen durch Einsatz des DPS bei der Swisscom Tabelle 6-11: Besonderheiten der Beschaffung vor der Einführung des DPS bei der Ascom Tabelle 6-12: Aktueller Grad der Nutzung des DPS der Ascom Tabelle 6-13: Funktionalitäten des DPS der Ascom Tabelle 6-14: Tangible interne Veränderungen durch Einsatz des DPS bei der Ascom Tabelle 6-15: Besonderheiten der Beschaffung vor der Einführung des DPS bei Novartis Tabelle 6-16: Aktueller Grad der Nutzung der beiden DPS von Novartis Tabelle 6-17: Funktionalitäten der DPS von Novartis Tabelle 6-18: Tangible interne Veränderungen durch Einsatz des DPS bei Novartis Tabelle 6-19: Besonderheiten der Beschaffung vor der Einführung des DPS bei Cerberus Tabelle 6-20: Aktueller Nutzungsgrad des DPS von Cerberus Tabelle 6-21: Funktionalitäten des DPS von Cerberus Tabelle 6-22: Tangible interne Veränderungen durch Einsatz des DPS bei Cerberus Tabelle 6-23: Besonderheiten der Beschaffung vor der Einführung des DPS bei der UBS Tabelle 6-24: Aktueller Grad der Nutzung des DPS der UBS Tabelle 6-25: Funktionalitäten des DPS der UBS Tabelle 6-26: Tangible interne Veränderungen durch Einsatz des DPS bei der UBS Tabelle 6-27: Zusammenfassung der Erkenntnisse zu den einzelnen Hypothesen...211

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