Software PC Beratung. Neue Programmfunktionen in der Version 15.0 Stand:

Transkript

1 Software PC Beratung Neue Programmfunktionen in der Version 15.0 Stand: Änderungen bei den Fragen im landesweiten Arbeitsbericht und neue Fragen zum Controlling in der Familienberatung ab 2015 Änderungen zu Punkt 15 (Information über die Familie) Neu: Punkt 15.3 Es handelt sich um eine Regenbogenfamilie (Ja / Nein)

2 Neuer Punkt 19 (Anlass für die Beratung nach 28 SGB VIII)

3 Änderungen zu Punkt 22 (Gesetzlicher Familienstand) Neu: Die Antworten verheiratet und eingetragene Lebenspartnerschaft wurden getrennt.

4 Neuer Punkt 27 (Familienzentren) Eingabe zu Punkt 27.1 Unter dem Menü Beratungsstelle den Punkt Aufgaben / Angebote wählen.

5 Eingabe zu Punkt 27.2 bis 27.5 Unter dem Menü Veranstaltungen den Punkt Gespräche im Familienzentrum wählen. Erfassung der Gespräche und Veranstaltungen zu Punkt 27.2 bis 27.5 Eingabe zu Punkt 27.6 (Anzahl der Fälle, die unter 6.1 Neuaufnahmen- erfasst sind und die aufgrund der Zusammenarbeit mit dem Familienzentrum die Beratung aufgesucht haben) Im Formular Stammdaten des Klienten

6 Die Auswertung von Punkt 27 erfolgt in der Landesstatistik zusammen mit der Auswertung zur Internetberatung.

7 Neuer Punkt 30 Personalstruktur Die Erfassung der Daten erfolgt unter dem Menü Beratungsstelle und dem Punkt Personalstruktur. Im Formular Personalstruktur können die Angaben zu Ihren Mitarbeiter/Innen eingetragen werden. Sie können zwischen Vollzeit-, Teilzeit- und Honorarkräften wählen.

8 Die vom Programm ermittelten Daten für die Landesstatistik werden im Internet eingetragen. Hierfür rufen Sie das Portal mit Ihrem Benutzernamen und Ihrem Password auf.

9 Weitere neue Programmfunktionen Formular: Beratungsstelle / Stammdaten Neue Felder: Berichte in Vorschau anzeigen Das Häkchen bewirkt, dass der auszudruckende Bericht vorher angezeigt wird. Verzeichnis Worddokumente für den Serienbrief Hier kann ein Verzeichnis eingetragen werden, in dem Sie Ihre Serienbriefe speichern möchten z. B. C:\PC-Beratung15.0

10 Formular: Klientendaten Klienten können nach beliebigen Kriterien gefiltert werden. Oben rechts im Formular kann man einen Suchbegriff eingeben (hinter dem Text Filter ). Nach Drücken der Entertaste werden nur noch die Klienten angezeigt, bei denen dieser Suchbegriff irgendwo in den Klientendaten vorhanden ist. Es spielt dabei keine Rolle in welchem Feld dieser Suchbegriff vorhanden ist. Beispiel: Filter dorf Es werden alle Klienten gefunden die z.b. als Ort Düsseldorf eingetragen haben oder auch z.b. Siegsdorf. Wenn Sie den Suchbegriff hinter Filter entfernen werden wieder alle Klienten angezeigt. Ein Klick auf das Wordsymbol öffnet das Verzeichnis (wurde in den Stammdaten der Beratungsstelle eingetragen) mit Ihren entworfenen Anschreiben, die Textmarken aus den Klientenstammdaten beinhalten. Ein Klick auf den Namen eines Anschreibens druckt ihn mit den Daten des Klienten aus.

11 Statistik: E F L - Bundeskonferenz Fragen und Antworten zur EFL-Statistik

12 Ausdruck der E F L Bundesstatistik

13 Das Ergebnis dieser Auswertung kann nach Excel (Schaltfläche Excelexport) exportiert und weiter bearbeitet werden.

14 Statistik: Kinderhilfeambulanz Um diese Auswertung zu bearbeiten, muss in den Stammdaten der Beratungsstelle beim Feld Kinderhilfeambulanz ein Häkchen gesetzt werden. Unter Termine finden sie die zulässigen Punkte für diese Auswertung Bei den Punkten Junger Mensch in Gruppe und Eltern in Gruppe werden je 45 Minuten 0,8 Einheiten gerechnet, mit 1 Dezimalstelle ohne Rundung. Bei den Punkten Junger Mensch einzeln, Eltern einzeln und mit der Familie und Sonstiges wird anders gerechnet: Ab 30 Minuten = 0,5 Einheiten Ab 45 Minuten = 1,0 Einheiten Ab 60 Minuten = 1,5 Einheiten also auch bei 180 Minuten nur 1,5 Einheiten

15 Die Auswertun g dieser Statistik kann monatlich oder jährlich vorgenommen werden.

16 Statistik: SQL Auswertungen Das Ergebnis der SQL Auswertung kann nach Excel exportiert werden (Schaltfläche Excelexport). Die Exceltabelle können Sie über die Menüauswahl Datei ausdrucken.

17 NRW-Statistik (Arbeitsbericht Familienberatung) Für die NRW-Statistik (Arbeitsbericht Familienberatung) wurde das Design etwas geändert. Immer eine helle, dann eine dunklere Zeile usw. (bessere Lesbarkeit)

18 Übersicht Anmeldungen Diese Übersicht kann wahlweise durch Anklicken der entsprechenden Überschrift nach Klientennamen bzw. Anmeldedatum sortiert werden.

19 Export SKJ-Statistik (Bundesstatistik) Die Dateierstellung für den Landesbetrieb IT-NRW in Düsseldorf wurde erheblich vereinfacht. Mit einer Funktion Export Bundesstatistik (SKJ) können Sie jetzt Ihre Datei der abgeschlossenen oder der noch nicht abgeschlossenen Fälle erstellen und über die Internetadresse dem Landesbetrieb IT-NRW zusenden. Exportiert werden können nur vollständige Daten, eine Reklamation seitens IT-NRW kommt nicht vor. Eine Übersicht der unvollständigen Fälle ist vorhanden. Wenn Sie die Exportfunktion Export Bundesstatistik (SKJ) aufgerufen haben, wird geprüft, ob fehlerhafte Eintragungen vorliegen, z. B. wenn Felder wie Beendigungsgrund oder Ende der Hilfe bereits Daten beinhalten und das Abschlußdatum in den Klientendaten noch leer ist.

20 Sollten noch Eingabefehler auftreten, wird auf sie hingewiesen, z. B. Sie starten in diesem Fall die Datenanalyse und sehen unter Punkt 17 die 9 Fälle ohne Abschlussdatum. Um das Abschlußdatum einzutragen, klicken Sie rechts auf den Klientennamen. Das Klientenformular wird geöffnet, das Abschlußdatum kann eingetragen werden. Sollte im Exportformular die Schaltfläche unvollst. Fälle anzeigen aktiviert sein, sind noch Fälle vorhanden, bei denen noch nicht alle Felder gefüllt wurden. Sie klicken auf diese Schaltfläche, es werden jetzt nur noch die unvollständigen Datensätze angezeigt.

21 In diesem Fall gibt es 2 Klienten bei denen noch jeweils ein Feld nicht gefüllt wurde ( Nachf. Hilfe und Situat. Herku.familie). Sie klicken die Namen der Klienten an und beantworten die fehlenden Fragen. Anschließend klicken Sie bitte auf die Schaltfläche aktualisieren, werden keine Reklamationen festgestellt, wird die Schaltfläche Export aktiviert und Sie können die Exportdatei wie gewohnt erstellen. Wenn sie die abgeschlossenen Fälle mehrmals im Jahr dem IT-NRW übermitteln, müssen die laufenden Nummern eindeutig sein. Setzen sie bitte für jede Übermittlung einen eigenen Nummernbereich fest und geben im Feld Beginn lfd. Nummer Fragebogen jedes mal eine neue höhere Nummer vor, z. B. 1, 1000, 2000.

22 Statistik Beratungsfälle im Zeitraum Die Statistik wurde erweitert um die Abfragen: abgeschlossene Fälle nicht abgeschlossene Fälle

23 Statistik: Beratungsarten Klienten Falls bei Klienten keine Beratungsart der Termine (Einzelberatung, Paarberatung, Familienberatung usw) angegeben wurde, so werden diese jetzt in der Statistik in der Zeile ohne Angabe gezählt.

24 Serienbriefe Mit dieser Funktion (Menüpunkt Klienten) können Serienbriefe bzw. Serienmails an Klienten geschickt werden, ohne dass Sie die Serienbrieffunktion von Word benutzen müssen. Die Daten werden direkt an das Worddukument übermittelt. Ebenso können Mails an alle oder ausgewählten Klienten geschickt werden. Auf der rechten Seite des Formulars können Sie durch Anklicken des Feldes Auswahl wählen welche Klienten einen Brief bzw. eine Mail erhalten sollen. Wenn Sie auf die Schaltfläche Textmarken klicken, können Sie sehen welche Textmarken Ihnen für Serienbriefe zur Verfügung stehen.

25 Im Klientenformular unter Internet/Sonstige können Sie bereits 10 neue stellenspezifische Datenfelder für den Serienbrief nutzen. Die Namen der Textmarken (Datenfelder) heißen von oben nach unten Feld1, Feld2, Feld3 bis Feld10. In der linken Spalte können Sie eine Bezeichnung und in der rechten Spalte den Text eintragen. Beispiel einer Anwendung: Sie möchten die Bankverbindung der Klienten speichern. Sie tragen im 1. Feld in der linken Spalte die Bezeichnung Name der Bank und in der rechten Spalte den Namen der Bank ein. Das Feld wird immer mit dem Namen Feld1 im Serienbrief angesprochen. In den darunterliegenden Feldern können Sie weitere Daten eintragen, wie z. B. die Adresse der Bank, IBAN etc.

26 Wenn Sie auf die Schaltfläche Serienbriefe klicken, wird Ihnen das Verzeichnis für Ihre Serienbriefe angezeigt, das Sie unter den Stammdaten der Beratungsstelle eingetragen haben. Um einen Serienbrief erstellen zu können, müssen Sie allerding zuerst ein Worddokument mit entsprechenden Textmarken erstellen. Mit der CD wird Ihnen ein Musterdokument (Musterbrief.doc) mitgeliefert. In dem Musterbrief sind Textmarken für Familienname, Vorname, Straße, Postleitzahl, Wohnort und Anrede vorhanden. Es sind auch nocht Textmarken für Aktennummer, Anmeldedatum, Geburtsdatum und Jugendamtsbereich vorgesehen. Auch diese 10 neuen Datenfelder können Sie im Serienbrief benutzen. Textmarken (Feld1, Feld2, Feld3 Feld10) Textmareken werden im Worddukument durch ein I dargestellt.

27 Eine Textmarke kann man folgendermaßen erstellen: Setzen Sie den Cursor auf die Stelle im Text, an der die Textmarke erzeugt werden soll. Klicken Sie dann im Menü Einfügen auf Hyperlinks und dann auf Textmarke Geben Sie in dem dann erscheinenden Fenster z.b. Familienname ein und klicken auf Hinzufügen. Sie dürfen nur die o.a. festgelegten Feldnamen und die 10 frei verwendbaren Datenfelder (Feld1 Feld10) eintragen. Dann wird an der Stelle, an der sich der Cursor in Ihrem Worddukument befindet, die Textmarke für Familienname eingefügt. Wenn Sie dann später über das Programm PC-Beratung einen Serienbrief drucken wollen, wird an dieser Stelle der Familienname des Klienten erscheinen.

28 Sollten die Textmarken in Ihrem Serienbrief nicht zu sehen sein, können Sie die Textmarken im Word unter Datei Optionen Erweitert anzeigen lassen, indem Sie das Häkchen bei Textmarken anzeigen setzen.

29 Serienmails Mit der Funktion, mit der Sie Serienbriefe erstellen können, können Sie auch Mails an alle oder ausgewählte Klienten schicken. Klicken Sie dazu im Kopf des Formulars Serienmail an. Es werden Ihnen die Klienten angezeigt, bei denen eine Mailadresse im Klientenformular eingetragen wurde. Auch hier können Sie wie beim Serienbrief über die Spalte Auswahl einzelne Klienten für die Serienmail auswählen oder eine Mail an alle Klienten schicken (alle auswählen).

30 Durch Klicken auf die Schaltfläche Serienmails wird folgendes Formular (als Beispiel) angezeigt: Hier können Sie jetzt den Betreff bzw. den Mailtext für die Serienmails eintragen. Durch klicken auf die Schaltfläche Outlook öffnen wird Ihnen die Mail im Outlook angezeigt und Sie können die Mail dann abschicken. Unter BCC sind die Mailadressen einzeln aber nicht sichbar aufgeführt. Im Formular Serienmails wird die erfolgreiche Versendung angezeigt. Klicken Sie auf Mail direkt senden, wird die Mail direkt ohnen Öffnen von Outlook abgeschickt. Die Serienmail-Funktion funktioniert nur über das Programm Outlook von Microsoft. Mit anderen Mailprogrammen funktioniert das leider nicht.