Elektronische Beschaffung E-Procurement als Hebel zur Kostensenkung

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1 Elektronische Beschaffung E-Procurement als Hebel zur Kostensenkung Lieferantenauswahl Ausschreibung und Angebote Auktion Kataloge Bestellung Abrechnung

2 Die 190 Wilken-Mitarbeiter in Ulm, Berlin und Freidorf (CH) erstellen Geschäftsprozess-Software zur effizienten Steuerung der Abläufe in Unternehmen und Verwaltungen. Wilken Anwendungen für Finanz- und Rechnungswesen, für Waren- und Materialwirtschaft, für das Controlling, für die Energieabrechnung oder für die Personalwirtschaft sind heute über 850 mal im Einsatz. Wilken wurde bereits 1977 gegründet. Heute fließen 25 Jahre Praxiserfahrung in die kontinuierliche Weiterentwicklung der Wilken-Software. Spezifische Lösungen für unterschiedliche Einsatzbereiche Ob Dienstleistung, Handel, Versicherung, Fertigung, Energieversorgung oder Verwaltung: Basierend auf unseren erprobten Standardprodukten entwickelt Wilken im modularen Aufbau spezifische Lösungen für die unterschiedlichsten Einsatzbereiche. Auf die Leistungsfähigkeit und Flexibilität von Wilken vertrauen heute neben der Bundesversicherungsanstalt für Angestellte (BfA) auch Lufthansa AirPlus, rund 15 Prozent der deutschen Stadtwerke, die Tourismusregion Allgäu- Kleinwalsertal, die Eidgenössische Finanzverwaltung in Bern und die Finanzverwaltungen der Kantone Schwyz und Basel-Land. Offene Systeme - zukunftssichere Software Ob Mainframe, Serverfarm oder Browser, ob Linux, Unix, Windows oder andere Betriebssysteme: Wilken ERP-Anwendungen laufen auf allen Plattformen. Sie beweisen ihre Leistungsfähigkeit derzeit in 550 Unternehmen. Der Vorteil dieser offenen Architektur: Die Software lässt sich einfach in bereits bestehende Fremdanwendungen integrieren. Und bei Wechseln auch in neue Systeme. Eine zukunftssichere Entscheidung. Investitionsschutz durch Software-Miete Wilken sind langfristig zufriedene Kunden wichtiger als schnelles Unternehmenswachstum. Daher gibt Wilken den Kunden die Möglichkeit, die Software zu mieten. Mehr als ein Drittel der Wilken-Kunden haben sich für dieses Mietangebot entschieden und genießen auf diese Weise einen hohen Investitionsschutz. Schließlich haben Mieter Anspruch auf eine kontinuierliche Weiterentwicklung der Produktpalette und des Standards. Gründungsjahr: 1977 Mitarbeiter: 190 Umsatz: 21,7 Mio Euro (2002) Wilken GmbH Hörvelsinger Weg D Ulm Telefon:+49 (0) Telefax: +49 (0) Geschäftsstelle Berlin Linienstraße 126 D Berlin Telefon:+49 (0) Telefax: +49 (0) Wilken AG Herrenwiese 5 CH-9306 Freidorf Telefon:+41 (0) Telefax: +41 (0) Wilken verknüpft Technologievorsprung mit Praxiserfahrung Wilken hat im November 2002 die Vertriebs- sowie die ausschließlichen Lizenzrechte für die Weiterentwicklung der Openshop-Technologie erworben. Gleichzeitig wechselten ehemalige Openshop-Mitarbeiter in die Wilken-Entwicklung. Zusammen mit dem Internet Know-How der übernommenen Software-Spezialisten entwickelt Wilken die heute umfangreichste E-Procurement Paketlösung. Wilken nutzt dabei seine über 25jährige Projekt-Erfahrung. Denn erst die optimale Einbindung von Openshop in bestehende Lösungen bringt Unternehmen den maximalen Nutzen. ebusiness von Wilken

3 Das alte Problem... Wildwuchs verursacht Kosten Jeder im Einkauf eingesparte Euro bringt einen Euro mehr Gewinn. Dennoch: Das Beschaffungswesen wird selbst in modernen Unternehmen oft stiefmütterlich behandelt. Bestellanträge werden als lose Blattsammlungen an Vorgesetzte weitergeleitet, diese vergessen die Unterschrift zu dringend benötigten Materialien und der Einkäufer erstickt in der Abarbeitung trivialer Bestellvorgänge. Die Folge: Wildwuchs regiert. Die Mitarbeiter greifen zum Telefon und bestellen selbst - oft zu deutlich schlechteren Konditionen als der zentrale Einkäufer. Den wiederum nervt die mehrmalige Eingabe des Vorgangs in verschiedene Systeme. Eine umständliche Artikelauswahl und lange Bestellzeiten machen das Verfahren fehleranfällig, ineffizient und teuer. Zentraler versus dezentraler Einkauf Je dezentraler ein Unternehmen organisiert ist, umso größer der Widerspruch zwischen Anspruch und Wirklichkeit im Beschaffungswesen. Beide Versionen bergen Vor- und Nachteile: Zentraler Einkauf Dezentraler Einkauf Verhandlungsmacht Bestandsoptimierung Flexibilität Problemorientierung Schnelligkeit Einkaufs Know-How Technisches Know-How Auslastung Bedienung ERP-System In der Praxis bleiben die Erwartungen an einen zentralen Einkauf oft hinter den Ansprüchen zurück, denn: Die Zentralisierung der Beschaffungsfunktion ohne die nötige infrastrukturelle Unterstützung bringt gravierende Nachteile mit sich. Herkömmliche ERP-Systeme liefern dem Einkäufer nicht die nötige Freiheit in der Abwicklung von Bestellvorgängen. Hochqualifizierte Einkäufer müssen sich oft Sätze anhören wie: IT-Material wird anders beschafft als Hausmeister-Dienstleistungen.

4 Die neue Freiheit... Automatisierter Einkauf senkt Kosten Der Einsatz moderner Software entlastet den Einkäufer, spart Kosten und steigert Gewinne. Die Beschaffungsprozesse werden schlanker, transparenter und teilweise automatisierbar. Einkäufer und Anforderer ziehen am gleichen Strang. Denn die Fachkräfte werden in den Beschaffungsprozess mit einbezogen. Dazu bedarf es vor allem: Transparenz und die nötige Freiheit in der Beschaffungs-Software. Was kommt wann alle Bestellungen im Blick Transparenz heißt: Jeder Beteiligte verfolgt per Mausklick, wie weit ein Vorgang intern oder durch den Lieferanten bearbeitet wurde und erhält innerhalb von Minuten eine Auftragsbestätigung sowie einen gesicherten Liefertermin. Genaue Auswahl zum besten Preis Jeder Anforderer bestellt im System genau die Teile, die er am Arbeitsplatz benötigt. So bietet der personalisierte Katalog einem Monteur genau den Gashahn zum Kauf an, der in seinem Bereich zum Einsatz kommt. Und das von dem Lieferanten, der hierfür den besten Preis bietet. Gleichzeitig achtet das System darauf, ob der Besteller überhaupt die Berechtigung und das Budget für diesen Kauf besitzt. Verbiegen Sie nicht Ihr ERP-System Freiheit bedeutet: Die elektronische Beschaffungs- Software (E-Procurement) passt sich den Bedürfnissen der Beschaffungsmärkte und Ihrer Organisation an. Nicht umgekehrt! Es ist nicht mehr länger erforderlich, starre ERP-Systeme für unterschiedlichste Bestellungen oder für die Verwaltung von Kostenstellenmaterial zu verbiegen. Dies spart Prozesskosten und Nerven: Dank kürzerer Durchlaufzeiten kommt die georderte Ware schneller an. In Referenzprojekten konnten Wilken und Openshop hier Zeiteinsparungen von über 80 Prozent nachweisen. Der elektronische Einkauf über das Internet wird damit zum entscheidenden Erfolgsfaktor für Ihr Unternehmen.

5 Openshop vernetzte Funktionen schaffen nahtlose Anbindung Nomen est Omen Der Name Openshop steht für offene Schnittstellen, Unterstützung gängiger Standards und leichte Integrierbarkeit in Ihre bestehende IT-Landschaft. Das macht Sie frei von Herstellerdiktaten und flexibel für künftige Entscheidungen. Wilken hat die bewährte Openshop-Lösung weiter ausgebaut und in Java implementiert. Dabei ist Openshop volldurchgängig webbasiert und unabhängig von bestehenden Plattformen einsetzbar. Ein EDV-Baustein passt zum anderen Das vollintegrierte System meldet die Bestellung automatisch an Ihr Rechnungswesen, in dem der Vorgang ohne Medienbruch weiterbearbeitet wird. Die Integration Ihrer sogenannten Backend-Systeme ist nahtlos, egal ob Sie Wilken ERP, SAP R/3 oder andere Software im Einsatz haben. Diese prozessorientierte Abwicklung aller Logistik- und Abrechnungsvorgänge geschieht in Echtzeit und wenn gewünscht auch standortunabhängig über das Internet. So können Sie Openshop dezentral in all Ihren Filialen nutzen. Ein weiterer Vorteil ist die Einbindung von Openshop in die Wilken ERP-Welt. So vereint Openshop die Vorteile erprobter ERP-Konzepte mit den Vorzügen moderner, internetbasierter Applikationen. Strategische Beschaffung Prozess & Analyse Cockpit Operativer Einkauf Controlling Materialwirtschaft und Bestandsführung Clearing und Abrechnung Einfaches Katalogmanagement statt teurer Datenpflege im ERP-System Das Openshop Katalogmanagement unterstützt alle gängigen Artikel-Katalog-Formate wie BMECat u.a. Ihr Vorteil: Sie müssen die Einkaufs-Artikel nicht selbst im ERP-System anlegen und kostenintensiv pflegen, sondern nutzen die Daten des Lieferanten. Doppelerfassungen entfallen.

6 Openshop Software zur strategischen Beschaffung Openshop E-Procurement - Die neuen Highlights "Alles-auf-einen-Blick" Exportierbare Datentabellen mit Sortiermöglichkeiten in allen Spalten Piktogramme für aktuell verfügbare Funktionen Webbasierte, frei gestaltbare Fragebögen (RFI) Webbasiertes Ausschreibungssystem (RFQ) Lieferantencockpit zur Angebotsabgabe Darstellung des Lieferantenrankings definierbar Punktebewertung der angebotenen Positionen VOL- und VOB-Konformität Digitale Signatur für öffentliche Ausschreibungen Revisionssicheres Multi-Rundenverfahren Teil- und Alternativangebote möglich Angebotsvergleiche, TCO-Analyse (grafisch) Gewichtung von Qualitäts- und Logistikunterschieden Direkte Überführung der Ausschreibung in das Auktionsmodul Grafische Ergebnisdarstellung Auswertungen nach Gesamtkosten oder einzelnen Parametern möglich Ansichten voll individualisierbar Bedarf feststellen Angebotseinholung Angebotsvergleich Angebotsverhandlung Vertragsabschluss Katalog / Rahmen Meldung über Freitext-Anfrage Konzeptionierung Lieferantenidentifikation erfi und erfq Ausschreibung in Echtzeit, Reverse Auction, wissensgestützte Vorauswahl der Lieferanten Anlegen Rahmenvertrag Aktualisierung Katalog Openshop mehr als nur Software Openshop liefert Ihnen nicht nur die Technologie. Unsere Berater unterstützen Sie auch bei der Einführung des Systems, bei für Ihr Unternehmen wichtigen spezifischen Anpassungen und bei der Integration in Ihre bestehenden Systeme. Als Alternative bietet Wilken für seine Openshop- Lösungen auch kostengünstige internetbasierte Mietmodelle, sogenanntes ASP (Application Service Providing). Wir beraten Sie gerne.

7 Openshop Software zur operativen Beschaffung 1 Bedarf melden / erfassen Benutzerabhängige Katalogansichten Mehrsprachige Artikelkataloge Bestellung auf Kostenstelle, Kostenträger oder statistisches Projekt möglich Bestellung von Anlagen und GWGs Freitextanforderungen 2 Bestellung prüfen / genehmigen Mehrstufige Genehmigungsverfahren Genehmigen, Ablehnen, Weiterleiten mit individuellen Grenzbeträgen Workflow beliebig konfigurier- und erweiterbar Stellvertreterfunktion und benachrichtigung Fachgenehmigung für spezielle Warengruppen Lieferanten auswählen Online Angebote einholen Ausschreibung 7 auch komplexer Artikelkonfigurationen möglich Automatisierter Angebotsvergleich Berücksichtung des TCO (Total Cost of Ownership) Revisionssicheres Runden-Management 4 Bestellung aufgeben Online Bestellung aufgeben In Echtzeit Auftragsbestätigung einholen Digitale Signatur VOB / VOL-Konformität 2 Datenaustausch über XML-Formate (z. B. OpenTRANS) 5 6 Zentraler oder dezentraler Wareneingang Kostenstellenanlieferung Benachrichtigung bei Wareneingang Mahnwesen automatisierbar Ware einlagern, buchen, verteilen 6 Ware prüfen, kontrollieren 3 Retouren-Management Verwaltung von Prüflagern Integriertes Asset-Management z.b. für IT-Material Vertragsmanagement integriert mit Anlagenbuchhaltung Rechnung prüfen oder Gutschrift erstellen Zuordnung von Rechnungspositionen zu Bestellungen und Wareneingängen Automatisierbare Rechnungsprüfung Eingabe von Rechnungen auch ohne Wareneingang Mehrwährungsfähigkeit Sperrung von Rechnungen 8 Lieferant bezahlen Anzahlungsrechnungen und -gutschriften Skontierbare und nicht skontierbare Positionen in einer Rechnung Automatisiertes Clearing möglich Integration mit Clearing-Card möglich

8 So wird Openshop auch in Ihrem Unternehmen Realität! Bestellungen in zwei statt acht Tagen Bei Abbott Laboratories haben wir Openshop an SAP R/3 angebunden und in nur zwei Monaten implementiert und produktiv gesetzt ( Big Bang ). Die 500 Benutzer realisieren rund Bestellpositionen pro Monat. Die Durchlaufzeit der Bestellungen verkürzte sich von durchschnittlich 8 auf 2 Tage. Kostenersparnis von Euro per anno Das Katalogmanagement liegt nun beim Lieferanten. Das erlaubte die Löschung von Artikeln aus dem SAP R/3 System. Bei reellen Artikelpflegekosten von 3 Euro pro Artikel und Jahr ergibt sich eine Sofort- Ersparnis von Euro. Jedes Jahr wieder! Vorteile im operativen Einkauf: Artikelpflege durch Lieferanten Einsparungen bei eigenen Prozessen und Belegflüssen Hoher Automatisierungsgrad Geringe ERP-Overhead-Kosten Vorteile im strategischen Einkauf durch Einsparungen: Im Materialgruppenmanagement Im Lieferantenmanagement bei Rahmenverträgen