Guten Tag! Können Sie E-Procurement??

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1 Arbeitsgemeinschaft Wissenschaftlicher Sortiments- und Fachbuchhandlungen Jahresarbeitstagung 2009 Guten Tag! Können Sie E-Procurement??

2 Die Schrecksekunde am Telefon: Einkäufer-(D)englisch für Dummies Buchhändler: Guten Tag, hier die Buchhandlung am Rhein, Peter Meier, was kann ich für Sie tun? Einkäufer: Guten Tag, hier spricht Erich Einkauf, neuer MRO-Category Manager der Automotive Spareparts AG. Wir haben gerade unseren strategischen Einkauf reorganisiert und sourcen nun Lieferanten für C-Artikel um unsere Supply Chain zu straffen. Können Sie eigentlich E-Procurement? Buchhändler: Ähhhh Einkäufer: Ja genau, wir wollen einen OCI-fähigen Fachmedienkatalog in unsere bestehende SAP SRM Infrastruktur integrieren, im nächsten Jahr steht aber schon ein Wechsel auf das Ariba-Buyer ERP unseres US-Mutterkonzerns an, dann bräuchten wir natürlich PunchOut per cxml, aber das ist doch sicher kein Problem, oder? Buchhändler: Hmmm Einkäufer: Na prima, dann schicken Sie mir doch am Besten gleich mal ein Shop-Login per . Ich sehe mir den Katalog sofort an und dann können Sie morgen zum Abschluss des Supplieragreements bei uns vorbei kommen. Ach ja, mein Vorgänger, Rupert Schulz, geht übrigens nächste Woche in Pension, er lässt Sie grüßen und dankt für die gute Zusammenarbeit der letzen 20 Jahre. Tschüß dann

3 Die Schrecksekunde am Telefon: Einkäufer-(D)englisch für Dummies Buchhändler: Guten Tag, hier die Buchhandlung am Rhein, Peter Meier. Firmenkundin: Guten Tag, Henriette May, Klinik am See. Wie geht es Ihnen Herr Meier? Buchhändler: Na, ja. Was kann ich tun? Firmenkundin: Nichts konkretes, nur eine Sache, unser neuer Einkaufsmanager ist diese Woche auf der e_procure in Nürnberg. Er informiert sich über E-Procurement-Systeme. Buchhändler: So, so Einkäufer: Wir haben unseren Einkauf im letzten Jahr stark dezentralisiert. Jetzt sollen auch Bücher und Zeitschriften folgen. Alle Abteilungen und Mitarbeiter sollen zukünftig direkt bestellen. Buchhändler: Wie soll das gehen? Firmenkundin: Das möchten wir gerne nächste Woche mit Ihnen besprechen. Wann passt es Ihnen?

4 Status und Aussichten Nur noch 14 % der Unternehmen meinen, auf elektronischen Kataloge (Desktop Purchasing) verzichten zu können, ein Viertel glaubt das in Bezug auf E- Sourcing-Lösungen (elektronische Auktionen/Ausschreibungen). Der Trend der Vorjahre bestätigt sich weiter Der Trend der Vorjahre bestätigt sich weiter elektronische Kataloge werden schneller ausgebaut als andere Lösungen. Das Volumen der Katalog-Artikel (C- Artikel) wird bei 73 % der Unternehmen weiter steigen.

5 Kleiner Rückblick e_procure 2008 BME-Studie 2008: Großes Einsparpotential durch elektronische Lösungen Die Einstandspreise für gekaufte Waren ließen sich durchschnittlich zwischen fünf und zehn Prozent reduzieren. Das aktuelle BME-Stimmungsbarometer Elektronische Das aktuelle BME-Stimmungsbarometer Elektronische Beschaffung 2008, das auf der e_procure & supply vorgestellt wurde, machte erneut deutlich, dass Unternehmen durch internetbasierte Tools klar an Effizienz gewinnen können.

6 Kleiner Rückblick e_procure 2008 Einsparungen bei den Prozesskosten zwischen 15 und 35 Prozent erzielen. Elektronische Katalogsysteme, ein wichtiges Einzelinstrument der elektronischen Beschaffung, nutzen mittlerweile rund 80 Prozent der Großunternehmen und 54 Prozent der KMU. Der Mittelstand holt auf, hängt aber gegenüber Großunternehmen noch zurück. Es gilt also nach wie vor, Best Practice zu identifizieren und so Impulse zu setzen (Dr. Holger Hildebrandt, Hauptgeschäftsführer BME, Abschlußpresskonferenz der e_procure 2008)

7 Fachbücher sind C-Artikel Bei der Beschaffung von A- und B-Artikeln haben die Einkaufspreise den höheren Anteil an den Gesamtkosten.... bei den C-Artikeln überwiegen die Prozesskosten!

8 Klassischer Beschaffungsprozess für C-Artikel Bedarf feststellen und melden Überprüfung der Bedarfsmeldung und evtl. Genehmigung Einkäufer führt Preisvergleiche durch und wählt den optimalen Lieferanten aus Bestellung wird ausgelöst Ware trifft ein, Wareneingangskontrolle u. Wareneingangsbuchung Ware wird an den zuständigen Mitarbeiter ausgegeben Rechnungsprüfung und Zahlung Kosten pro Bestellung: !!!

9 Elektronischer Beschaffungsprozess für C-Artikel Der klassische Beschaffungsprozess von C-Artikeln wird über elektronische Bestellkataloge optimiert. Dabei bestellt jeder Mitarbeiter über einen persönlichen Zugang zum Bestellsystem für die benötigten Artikel. Die Einkaufsabteilung legt im Vorfeld den Lieferanten fest und schließt einen Rahmenvertrag mit dem Lieferanten. Eine Produktauswahl für den Mitarbeiter und sein Budget oder seine Kostenstellen werden definiert. Oberste Zielsetzung: Minimierung der Prozesskosten im Beschaffungsprozess! Einsparpotential: bis zu 80% der Prozesskosten!!!

10 Und was hat das mit unserem Buchmarkt zu tun? Unternehmen und Behörden betrachten Bücher, Zeitschriften und andere Medien im Beschaffungsprozess als C-Artikel. Zunehmend werden katalogbasierte Bestellsysteme von Lieferanten gefordert, bis hin zur Integration in die ERP-Systeme der Unternehmen (SAP, Ariba), die Anforderungen betreffen auch den Buchhandel. Der Anteil der Kreditverkäufe im Sortimentsbuchhandel beträgt 28%. Bei Buchhandlungen bis 2 Mio. Jahresumsatz liegt er bei 30,1%. Investitionen in eigene, katalogbasierte Bestellsysteme sind teuer und bergen ein hohes Risiko, Systemerlöse sind nicht zu erzielen. B2B-Systeme für den Einkauf von Büchern und anderen Medienartikeln müssen zusätzliche Anforderungen erfüllen. Auf Seiten des Buchhandels können durch elektronische Prozesse ebenfalls Kosten gesenkt bzw. die Effizienz gesteigert werden. Durch Akquise von neuen Rechnungskunden kann der Buchumsatz gesichert und gesteigert werden.

11 Welche strategischen Ziele werden durch E-Procurement-Systeme unterstützt? Wettbewerbsfähigkeit: Kombination der buchhändlerischen Kernkompetenzen (Beratung, logistische Prozesse, Flexibilität) mit einem modernen E-Procurement-System mit Innovationspotential erzeugt Augenhöhe bei Anforderungen/Ausschreibungen Kundenbindung: Anforderungen der Firmenkunden können nahezu sofort erfüllt werden (bis hin zur SAP Integration!) Wachstum durch Akquise: sowohl Kaltakquise als auch Teilnahme an Ausschreibungen werden durch Verfügbarkeit eines B2B-Systems stark erleichtert Service 80% + System 20%! Rationalisierung: Prozesskostenreduktion sowohl beim Firmenkunden als auch in der Buchhandlung (1 Bestellweg, qualifizierte, bibliographische Katalogdaten, Integration in die Warenwirtschaftssysteme möglich) Marketing: modernes Image durch Engagement im B2B-E-Commerce Minderung des Kostenrisikos: im Vergleich zur Eigenentwicklung geringes Kostenrisiko und Planbarkeit der Investition

12 Der Blick in eine Lösung:

13 Firmenkunden- und Benutzerverwaltung Administratoren haben abgestuft Zugriff auf sämtliche Benutzer Rechte (Bestellgrenzen, Anlegen von weiteren Benutzer, etc.) lassen sich individuell festlegen)

14 E-Books Elektronische Fachbücher Elektronische Fachbücher zum sofortigen Download Direkt über Libri.biz bestellen so einfach wie der Kauf von gedruckten Büchern PDF-Format Mit jedem PDF-Reader lesbar Auschließlich Titel aus Fachverlagen: Integriert in die Suche über den Libri-Katalog Zur Zeit ca Titel verfügbar

15

16 Suche in einem oder mehreren Katalogen gleichzeitig Anzeige von Treffern in Listen- oder Detailansicht Suchmöglichkeiten über die Rechteverwaltung einstellbar Nachträgliche Verfeinerung der Suche möglich

17 Suche in verschiedenen Katalogen Direkte Bestellmöglichkeit aus der Trefferliste Anzeige von Lieferbarkeitsstatus oder Erscheinungstermin

18 Ausgewählte Titel bestellen Kostenstellen können ausgewählt werden weitere Informationen für die Buchhandlung können hinzugefügt werden

19 Ausgewählte Titel bestellen Für diese Bestellung wurde das Einzelbudget überschritten

20 Ausgewählte Titel bestellen Im Detail kann jeder Artikel freigegeben, verändert oder gelöscht werden Informationen über Freigabe oder Veränderungen werden per aktuelle an die betreffenden Personen weitergeleitet

21 Suchen und Bestellen von Zeitschriften Zeitschriftensuche kann nach Titel, ISBN/ISSN oder Sachgebiet erfolgen

22 Suchen und Bestellen von Zeitschriften Ablage im Warenkorb erfolgt in gleicher Weise wie bei Büchern Für Zeitschriften können Umlaufzettel angelegt werden

23 Hausbibliothek - Bestandsverwaltung Alle Bestellungen werden automatisch in der Hausbibliothek abgelegt Vorhandene Bestände können durch verschiedene Erfassungsroutinen aufgenommen werden

24 Hausbibliothek - Bestandsverwaltung Direkte Auskunft über Status Bearbeitungsmöglichkeiten schon in der Listenansicht

25 Hausbibliothek Bestandsverwaltung Eigene Verschlagwortung des Firmenkunden möglich Standort und Signatur abbildbar Exportmöglichkeiten für Literaturlisten

26 Hausbibliothek Bestandsverwaltung Übersicht über die bezogenen Fortsetzungen Eingegangene Hefte oder Ergänzungslieferungen können genau nachvollzogen werden.

27 Controlling/Budgetreporting Direkte Übersicht für eigene oder alle (Administrator) Kostenstellen Hinweise bei Erreichen von bestimmten Verbrauchswerten Download der Daten für Weiterverarbeitung in Office-Anwendungen

28 Benutzerverwaltung Einfache Zuordnung von Benutzerrechten

29 Zeitschriftenumläufe Benutzer können sich zu bestehenden Umläufen anmelden Standorte des Benutzers werden berücksichtigt

30 Neuheitenservice Benutzer kann sich selber Themen oder Begriffe für den Neuheitenservice zusammenstellen Bei Erscheinen eines neuen Titels aus dem definierten Sachgebiet wird er per informiert

31 Einsatzszenario: SAP/OCI-Integration Der Firmenkunde setzt für die Materialbeschaffung das EProcurement-Modul SAP-EBP ein Der Einkauf von Büchern und Zeitschriften soll auch über dies Modul des SAP-Systems durchgeführt werden Durch Nutzung der SAP-OCI Schnittstelle kann direkt auf verfügbare buchhändlerische Kataloge zugegriffen werden. Artikel können gesucht und bestellt werden.

32 SAP/OCI-Integration Das SAP-System leitet einen Benutzer zum Shop Dort stellt sich der Benutzer in einem Warenkorb die gewünschten Titel zusammen Der gefüllte Warenkorb wird dann an das SAP-System zb für Budgetprüfung zurückgegeben Die Buchhandlung erhält dann vom SAP-System die bestätigte Bestellung

33 Kontakt: Libri GmbH Friedensallee 273 D Hamburg Fon: +49 (0)40 /

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