Von e-procurement zu e-business

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1 Robert Wick Deutsche Bahn AG Projektleiter TEXP Tel.: (030) Folie Nr. 1

2 Folie Nr. 2

3 1. Vorgehen bei der DB AG 2. Was haben wir mittlerweile erreicht 3. Wo liegen die Vorteile der jetzigen Lösungen 4. Integration weiterer Prozessabläufe 5. Marktplatzüberlegungen Folie Nr. 3

4 e-procurement, was ist denn das? Eindeutige Definitionen gibt es in der Literatur nicht! Daher kurze Umschreibung, was sich hinter e-procurement verbirgt: e-procurement ist die Unterstützung des Einkaufs- und Beschaffungsprozesses mittels elektronischer Medien wie dem Internet, Intranet, EDI etc. Folie Nr. 4

5 Projektstruktur e-procurement bei der DB AG Vorstudien und Testauktionen in 2000 Offizielles Projekt im Januar 2001 eingerichtet Beteiligt sind Mitarbeiter aus den Bereichen Einkauf, Marketing (ecommerce), Recht, Beteiligung, Schulung und DV-Entwicklung und DV-Betrieb sowie des Softwarelieferanten, Zuerst Analyse der Ist-Prozesse, dann Modellierung der Soll-Prozesse unter Berücksichtigung von e-procurement, Die big points können mit der jetzigen Lösung eingefahren werden, weitere Features wie Workflow folgen nach Folie Nr. 5

6 Strategische Bedeutung Niedrig Hoch Ausschreibungen RfQ/RfP-Systeme Reverse auctions economy- Plattform Anfrageplattform 1 Desktop-Purchasing-Systeme Katalogeinkauf 3 2 VOL, VOB egovernment- Plattform el. Marktplatz Bau Niedrig Prozeßhomogenität Hoch Folie Nr. 6

7 1. Vorgehen bei der DB AG 2. Was haben wir mittlerweile erreicht 3. Wo liegen die Vorteile der jetzigen Lösungen 4. Integration weiterer Prozessabläufe 5. Marktplatzüberlegungen Folie Nr. 7

8 Anfrage- und Auktionsplattform für Lieferungen und Leistungen Ausschreibungsplattform für Bauleistungen Einfaches Katalogeinkaufssystem für die Besteller im DB AG Konzern Folie Nr. 8

9 Folie Nr. 9

10 Katalogeinkaufssystem zur einfachen Beschaffung (Abruf) von sogenannten C-Artikeln: Massenware, die in (Katalog-) Rahmenverträgen abgebildet ist, einfache Handhabung durch den Bedarfsträger ohne spezielle Kenntnisse im jeweiligen ERP-System, elektronische Übermittlung von Bestellungen an den Lieferanten, Vereinfachung des Rechnungslaufes kurz: Automatisierung des Massengeschäfts Folie Nr. 10

11 Folie Nr. 11

12 elektronischer Marktplatz Bau emp Veröffentlichung von Bauausschreibungen im Internet (zusätzlich zu den gesetzlich vorgeschriebenen Veröffentlichungsmedien), interessierte Bieter müssen sich dort registrieren lassen und haben dann die Möglichkeit, sich für konkrete Ausschreibungen zu bewerben, sind sie zu der betreffenden Ausschreibung zugelassen, so können sie die Ausschreibungsunterlagen über das Internet herunterladen, ihre Angebote geben sie aber konventionell in Papierform ab. Folie Nr. 12

13 Elektronische Anfrage- und Auktionsplattform Eingabe von Benutzername und Password (wenn vorhanden) Folie Nr. 13

14 mybusiness Anfrage Angebote Auktion Auswahl Bestellanforderer automatisch Anfrage übertragen Lieferer Einkäufer automatisch Anfragen anlegen BANF referenzieren Dummy Anfrage Bestellung Wareneingang Rechnungsprüfung Folie Nr. 14

15 Elektronische Anfrageplattform für Lieferungen und Leistungen (ohne Bauleistungen) volle Integration in das betriebswirtschaftliche System SAP Anfragen über Internet und Auktionen im Internet möglich Bieter müssen sich registrieren lassen jeder hat die Möglichkeit, offene Anfragen zu sehen und sich zu bewerben Folie Nr. 15

16 Weitere Kernfunktionalitäten der Anfrageplattform mybusiness Wahlmöglichkeit, ob nur selektierte oder alle registrierten Bieter (und damit auch Gäste ) die Anfrage sehen können, automatische Benachrichtigung der selektierten Bieter, Verlängerung bzw. Verkürzung der Anfragefristen, Upload von Dokumenten durch Einkäufer und Bieter, Angebotspreisspiegel und download desselben nach Excel durch den Einkäufer, Überführung von Anfragen in Anfragen in...in Auktionen. Folie Nr. 16

17 Weitere Kernfunktionalitäten der Anfrageplattform mybusiness Einsicht in die Angebote (bei Anfragen) und Gebote (bei Auktionen) durch den Einkäufer erst nach Ablauf der Fristen, gezielte Mail-Infos an selektierte Bieter möglich bzw. an alle Bieter, die ein Angebot/Gebot abgegeben haben, einfache Mailfunktion für Rückfragen zwischen Bieter und Einkäufer, bei Anfragen kann der Bieter ein freigegebenes Angebot einmal verändern, Stornierungsmöglichkeit für Einkäufer und Bieter. Folie Nr. 17

18 Für welche Vergaben kommt diese Plattform in Betracht? mybusiness grundsätzlich nur für das Verhandlungsverfahren, ohne Einschränkungen unterhalb des EU-Schwellenwertes von EUR, oberhalb des Schwellenwertes nur mit Einschränkungen (Aufruf zum EU-weiten Wettbewerb vorgeschaltet), grundsätzlich sowohl für Einzelbestellungen als auch für Rahmenverträge, und insbesondere für genummertes Material, aber auch Anlagen, Maschinen, Dienstleistungen etc. Folie Nr. 18

19 FC Anzahl Anfragen und vir. Preisverhandlungen Anzahl Jahr vir. Preisverhandlungen Anfragen Folie Nr. 19

20 1. Vorgehen bei der DB AG 2. Was haben wir mittlerweile erreicht 3. Wo liegen die Vorteile der jetzigen Lösungen 4. Integration weiterer Prozessabläufe 5. Marktplatzüberlegungen Folie Nr. 20

21 Vorteile der elektronischen Anfrageplattform, des emp (mit Einschränkungen) Sekundenschnelle, weltweite el. Ausschreibung von Lieferungen und Leistungen Erschließung neuer Bezugsquellen, Entwicklung des Wettbewerbs Entlastung von Routineaufgaben schafft Freiräume für strategischen Einkauf Vergleichbare Angebote durch Strukturvorgabe (Change Requests sinken) Große Zeitersparnis und Markttransparenz durch parallele Verhandlung mit mehreren Bietern (Reverse Auctions) Günstige Marktposition durch Erzeugung von Prozesskostenersparnissen bei Lieferern Volle Anbindung an das kaufmännischen System (ERP-System) Folie Nr. 21

22 Beispiele: Automatische Übernahme von Anfragen aus SAP Automatische Erstellung von Angebotsvergleichen mit Vergabevorschlag geschlossene und offene Ausschreibungen Warengruppenverwaltung automatische Benachrichtigungs-Workflow Unterstützung GEAB-Format Aufmaßabrechnung Dokumentenversand Reverse Auction mehrstufige Leistungsverzeichnisse Nachtragsmanagement Folie Nr. 22

23 Vorteile von Katalogeinkaufssystemen Im Vordergrund stehen zunächst: Bürobedarf, EDV-Bedarf/Hardware, Geräte/Werkzeuge Ziel: Prozess- und Mengenoptimierung DB: z.b. Gutschriftverfahren, Such- und Freigabeprozess Lieferanten: z. B. Nachfragesteigerung, el. Bestellübermittlung Erfolgsfaktoren: Einbeziehung der Lieferanten Nutzung von Standards (Klassifizierung und Schnittstellen) Aktive Unterstützung (Vorstand, Revision, Betriebsrat, Wirtschaftsprüfer) Folie Nr. 23

24 1. Vorgehen bei der DB AG 2. Was haben wir mittlerweile erreicht 3. Wo liegen die Vorteile der jetzigen Lösungen 4. Integration weiterer Prozessabläufe 5. Marktplatzüberlegungen Folie Nr. 24

25 Planung Collaboratives engineering Beschaffung Lief. Mgmt. Bestellabwicklung Projektmanagement Spezifikation des Bedarfs Kernbeschaffungsprozess Lieferanten- & Produktsuche Ausschreibung Lieferantenverhandlng Angebotsauswertung Auftragserteilung Logistik / Zahlungs- Services STEP 1 Folie Nr. 25

26 Standardisierung und Synchronisation der Prozesse Wiederverwertbarkeit von Informationen und Daten höheren Projektqualität und weniger Nachverhandlungen nach Auftragserteilung Verkürzung von Projektlaufzeiten, bessere Informationsqualität und Dokumentation Nutzung der Dokumente für After Sales Phase Reduktion von Kommunikationsschnittstellen und Medienbrüchen Stärkung des Wissensmanagement im Bahnumfeld Folie Nr. 26

27 1. Vorgehen bei der DB AG 2. Was haben wir mittlerweile erreicht 3. Wo liegen die Vorteile der jetzigen Lösungen 4. Integration weiterer Prozessabläufe 5. Marktplatzüberlegungen Folie Nr. 27

28 Es gibt keinen Marktplatz, der das Beschaffungsportfolio der Bahn abdeckt Gesamtbeschaffungsvolumen der Bahn 18,9 Mrd DM(1999) Bsp. Katalogbasierte MRO-Artikel aus den Bereichen Büro-, IT- und Industriebedarf Bsp. Net-Tenders chemische Industrie, Papier-, Verpackungs- und Elektroindustrie Bsp. Automobil, Aerospace, Consumer, Diversified Manufacturing, Energy Processing, High Technology, Public Sector, Retail Gesamtes Volumen: 23,2 Mrd. DM*, davon: 21,6 Mrd. DM Bestellungen in SAP 1,6 Mrd. DM DB Energie Bauleistungen 35% Dienstleistungen 16% (inkl. interne Dienstleister) Sonstiges 6% Fahrzeuge 14% Sicherungstechnik-Bauteile 1% Elektrotechnische Anlagen 1% Maschinen, Anlagen 1% Telekommunikation-Anlagen 1% Verkaufs-, EDV-, Bürotechnik 2% Betriebs-, Werkstoffe 2% Sicherungstechnik-Anlagen 2% Fahrzeugteile 2% Dieselkraftstoff, Heizöl, etc. 3% Ingenieurleistungen 4% Oberbaumaterial 4% elektrische Energie 7% (inkl. DB Energie [1,6 Mrd. DM], im SAP-Bestellvolumen nicht enthalten) * nicht identisch: Aufträge an die Wirtschaft: 22,5 Mrd. DM (19 99) Abdeckung der gesamten Bahn Warengruppen zu max. 2% Abdeckung der gesamten Bahn Warengruppen zu max. 15% Abdeckung der gesamten Bahn Warengruppen zu max. 21% in den USA ausgewählte horizontalen Marktplätze decken Portfolio nur zu geringem Prozentsatz ab Folie Nr. 28

29 Es gibt Marktplätze, die größere Bereiche einzelner Warengruppen abdecken Warengruppe IT-Systeme, IT-Dienstleistungen, Büro u. Verkaufstechnik Best in Class : Warengruppe Energie Best in Class Warengruppe Bauleistung Best in Class Warengruppe Elektrotechnik Best in Class Warengruppe Telekommunkationsanlagen Einziger MP Hohe Abdeckung der Bahn Warengruppe Hohe Abdeckung der Bahn Warengruppe Hohe Abdeckung der Bahn Warengruppe Hohe Abdeckung der Bahn Warengruppe Teilweise Abdeckung der Bahn Warengruppe Folie Nr. 29

30 Es gibt Warengruppen, die sich nicht über bestehende Marktplätze abdecken lassen Warengruppe Leit-und Sicherungstechnik Warengruppe Dienstleistungen Warengruppe Schienenfahrzeuge Marktplatz der WG ausreichend abdeckt ist nicht verfügbar Marktplatz der WG ausreichend abdeckt ist nicht verfügbar Marktplatz der WG ausreichend abdeckt ist nicht verfügbar Bahnspezifische Güter, oligopolistische Nachfrage Oligopolistische bzw. monopolistische Stellung des Anbieters Komplexe Produkt- und Leistungsspezifikation Folie Nr. 30

31 Die Bahnbranche verfügt über große Homogenität bezüglich der zu beschaffenden Lieferungen und Leistungen der Einkaufsprozesse der benötigten Zusatzservices Branche geprägt durch komplexe technische Produkte hohe Prozeßkostenvorteile für Einkäufer und Lieferanten durch Beschaffungsmarktplatz Europäische Standardisierung Voraussetzung für Internationalisierung Evaluierung von Kooperationen und Partnerschaften für Warengruppen mit hoher Abdeckung durch bereits bestehende Marktplätze Aufbau eines privaten Marktplatzes für bahnspezifische Warengruppen mit unzureichender Abdeckung über existierende Marktplätze Folie Nr. 31

32 Kd. DB Sell-Side DB Inside DB Buy-Side Lief. B2B Reise- Portal Logistikportal DB Cargo Trassenportal Leistungs-/Transportplanung Personenverkehr & Güterverkehr Bestandsmanagement Collaboration -edesign - eproj.-mgmt. Instandhaltung Katalogeinkauf Ausschreibungsplattform Beschaffungslogistik Wissens Management / Dokumenten Management /Workflow Management Material Restposten & Gebraucht-Börse Immobilienvermarktung DB Energie Bestellung Event Verkehr Travelmanagement Verkehrsplanung Anschluss&Tarifplanung im Verbund Folie Nr. 32

33 A L C T E L Logistik Trassen B2B-Reise Sell-Side Inside Buy-Side Collaboration / Beschaffung Ausschreibung / Katalog Collaboration / Projektmngt. Leistungsplanung Supply Chain Management Marktplatzplattform Marktplatzplattform Marktplatzplattform Logistik Trassen B2B-Reise Collaboration / e-design Ausschreibung / Katalog Collaboration / Projektmngt. Marktplatzplattform Dokumenten Management Workflows Integrierte B2B Plattform Schnittstellen / Standards Datenmanagement DaViT Backend Systeme DB CXU PPSFR xxx R/2 xxx R/3... Folie Nr. 33

34 Let s go - Business Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit Folie Nr. 34

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