Betriebswirtschaftliche Anforderungen an E-Procurement

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1 Universität Duisburg-Essen Institut für Produktion und Industrielles Informationsmanagement Univ.-Prof. Dr. Stephan Zelewski Proseminar im Fach Allgemeine Betriebswirtschaftslehre / in der Speziellen Betriebswirtschaftslehre Produktion und Industrielles Informationsmanagement Rahmenthema: Electronic Procurement im SS 2004 Betriebswirtschaftliche Anforderungen an E-Procurement vorgelegt von: Al-Hamadi, Eduard Strasse Telefonnummer: -Adresse: Matrikelnummer: Geburtsdatum: Wissenschaftliche Mitarbeiterin: Frau Dipl.-Kff. Naciye Akca

2 Betriebswirtschaftliche Anforderungen an E-Procurement 2 Inhaltsverzeichnis Abbildungsverzeichnis Abkürzungsverzeichnis Literaturverzeichnis I II III IV Nummerierung der Seiten beginnt mit dem Textteil, hier römische Zahlen verwenden (d.h. für die Seiten mit Verzeichnissen)

3 Betriebswirtschaftliche Anforderungen an E-Procurement 3 Inhaltsverzeichnis Begriffliche 2.2 E-P Konz epte 1 Einleitung und Motivation Grundlagen von Electronic Procurement Terminologische Abgrenzung / Definition Ziele und Nutzen des E-Procurement Kategorisierung von Produkten und E-Procurement Konzepten E-Procurement Konzepte Elektronische Kataloge und Lieferantenauswahl Desktop Purchaising-Systeme Virtueller Marktplatz Auktionen als Transaktionsmechanismus Anforderungsmerkmale eines virtuellen Marktplatzes Ausblick Nutzenpotenziale zu erzielen, den Nutzen zu erhöhen könnte ein Ziel sein, also Nutzen im Inhaltsverzeichnis überflüssig!!!! An diesem Inhaltsverzeichnis werden die betriebswirtschaftlichen Anforderungen an E.-P. (von der Wortwahl) nicht erkennbar. Abbildungsverzeichnis Bitte auf die nächste Seite verscheiben. Abb. 1: E-Procurement und E-Commerce, zwei Seiten der gleichen Medaille... 6 Abb. 2: Ziele und Nutzenpotenziale von E-Procurement... 7 Abb. 3: Gütereigenschaften bestimmen das (E-)Procurement Konzept... 8 Abb. 4: Eignungspotenzial von E-Procurement... 9 Abb. 5: Virtueller Marktplatz in Many-to-One-to-Many Struktur s.o.

4 Betriebswirtschaftliche Anforderungen an E-Procurement 4 Abkürzungsverzeichnis CPFR Collaborativ Planing and Forecasting 1 DHTML Dynamic Hypertext Markup Language DPS Desktop Purchasing-System EBP Elektronische Bedarfspublikation Elektronische Mail EPK Elektronischer Produktkatalog ERP Enterprise Ressource Planing E-Business Electronic Business E-Commerce Electronic Commerce E-Collaboration Electronic Collaboration E-Kataloge Elektronische Kataolge E-Procurement Electronic Procurement i.d.r. in der Regel IKS Informations- und Kommunikationssysteme IKT Informations- und Kommunikationstechnologie JIT Just-In-Time Maintainance, R, O MRO maintainance, repair and operations goods 2 MSC Multi Supplier Catalog PC Personal Computer Prod. Produkte SRM Supplier Relationship Management u.a. unter anderem z.b. zum Beispiel Fußnoten nicht hochstellen, Klammer?! 1 Kollaborative Bedarfsplanung und Bedarfsschätzung Bitte, später im Textteil aufführen 2 Hilfs- und Betriebsmittel, werden auch als indirekte Güter bezeichnet. Quelle???

5 Betriebswirtschaftliche Anforderungen an E-Procurement 5 1 Einleitung und Motivation Bitte jede Fußnote mit Klammer Das Desaster der New Economy war unter anderem durch das Motto: Hier ist eine wunderschöne Technologie, weiß irgendjemand eine Anwendung dafür? 3 vorprogrammiert. Zu häufig wurde bei der Entwicklung neuer Technologien die Ausrichtung an den Bedürfnissen der Anwender vernachlässigt, wodurch Ergebnisse entstanden die zu keinem zusätzlichen Nutzen für den Anwender führten. Zu verstehen, was der Anwender wirklich braucht, ist die Divise. Durch die Verbreitung der IKT entwickelte sich E-Procurement zu den Technologien die vielen Anforderungen standhält, und sich so den Einzug in die Unternehmen sichern konnte. Leider versäumen noch zu viele Unternehmen sich diese Potenziale zu sichern und das, obwohl viele Manager im Zuge des globalen Wettbewerbs aufgefordert sind, immer wider neue Konzepte für weitere Effizienzsteigerung einzuführen. Ziel der vorliegenden Arbeit ist es, Grundlagen der Thematik E-Procurement zu erläutern und betriebswirtschaftliche Anforderungen heraus zu kristallisieren. Leider würde eine umfassendere Analyse der Anforderungen, wie es z.b. das Requirements Engineering vorsieht, den Rahmen dieser Arbeit sprengen, weshalb im Folgenden nur einige betriebswirtschaftliche Anforderungen angeschnitten werden. Begriffliche s.o. Quelle in Fußnote fehlt??? 2 Grundlagen von Electronic Procurement 2.1 Terminologische Abgrenzung / Definition r. 4) bitte in der geamten Arbeit berücksichtigen Satz anders formuliern e sonst unverstän dlich Die Verwendung von IKT im traditionellen Beschaffungsbereich ist keine Seltenheit mehr, und bestehe die Unterstützung nur aus den verbreiteten Büroanwendungen wie Client, Terminplanung und/oder Tabellenkalkulation. E-Procurement unterscheidet sich in diesem Sinne durch einen sehr hohen Anteil an elektronischer Unterstützung, wobei die Grenze als fließend zu betrachten ist 4. Der vorliegende Beitrag lehnt sich an die E-Procurement Definition von TRIPP an: E-Procurement ist die elektronische Umsetzung von Beschaffungsprozessen. E-Procurement umfasst unternehmensinterne und/oder marktbezogene Tätigkeiten, die zu einem erheblichen Teil auf IKT basieren und darauf 3 WEBER, H.: Damit der Wiederaufstieg der IT gelingt. In: InformationWeek, Nr. 1/2. Jg. (2004), S Vgl. TRIPP, H.: E-Procurement Services. In: BOUTELLIER, R.; WAGNER, S.; WEHRLI, H.: Handbuch Beschaffung Strategien, Methoden, Umsetzung, München, Wien, 2003, S Wo bleibt die Klammer und der Abstand: => 3) WEBER (2004), S.10. im gesamten Text beachten!!! Im Fußnotenteil bitte nur Kurzzitat

6 Betriebswirtschaftliche Anforderungen an E-Procurement 6. 5) gerichtet sind, einem Unternehmen die benötigten, aber nicht selbst hergestellten Objekte verfügbar zu machen 5. Diese wird in der folgenden Abbildung in einen Ausschnitt der Unternehmensumwelt integriert. E-Business Lieferanten Unternehmen Kunden E-Procurement E-Commerce Abb. 1: E-Procurement und E-Commerce, zwei Seiten der gleichen Medaille Es wäre besser gewesen, wenn ich von E-Business ausgegangen wäre. (Oberbegriff) beide Perspektiven aufgeführt und eingie Parallelen UND Unterschiede aufgezählt und kurz (d.h. 2-3 Sätze) erläutert hätte Es wird deutlich, dass zwischen E-Procurement und E-Commerce einige Parallelen bestehen. Sie dienen beide zur Integration zwischen interner und externer Umwelt und unterstützen die traditionellen Schnittstellen Beschaffung oder Vertrieb durch elektronische Netze und Applikationen. Die Gesamtheit elektronisch unterstützter Geschäfte wird hiernach als E- Business verstanden. Die elektronische Beschaffung steht im Folgenden im Vordergrund. 2.2 Ziele und Nutzen des E-Procurement Schön! Erläuteru ng zu mager Vergleich fehlt! Def. Fehlt. Als Ziele des E-Procurement werden im Wesentlichen die Kostensenkung und die Zeiteinsparung genannt 6. Hieraus resultiert unmittelbar, dass E-Procurement sich positiv auf die Wettbewerbsfähigkeit eines Unternehmens auswirken kann, indem die eingesparten Ressourcen an wichtigeren Stellen eingesetzt werden. Dies ermöglicht die Konzentration auf die Kernkompetenzen eines Unternehmens 7, und/oder nach WIRTZ die Konzentration auf strategische bzw. wertschöpfendere Tätigkeiten, wie Beschaffungsmarktforschung und Beziehungsmanagement 8. Letzteres hat quasi zu einem Paradigmenwechsel im Beschaffungsbereich geführt, da E-Procurement als ideales Werkzeug für die Unterstützung des SRM und die Entwicklung von Supply Networks entdeckt wurde 9. Warum ideal? 5 TRIPP, H.: E-Procurement Services. In: BOUTELLIER, R.; WAGNER, S.; WEHRLI, H.: Handbuch Beschaffung Strategien, Methoden, Umsetzung, München, Wien, 2003, S Vgl. WIRTZ, B.W.: Electronic Business. 2. Aufl., Wiesbaden, 2001, S Vgl. TRIPP, H.: E-Procurement Services. In: BOUTELLIER, R.; WAGNER, S.; WEHRLI, H.: Handbuch Beschaffung Strategien, Methoden, Umsetzung, München, Wien, 2003, S Vgl. WIRTZ, B.W.: Electronic Business. 2. Aufl., Wiesbanden, 2001, S Vgl. PECHEK, H.: Paradigmenwechsel im Einkauf. In: BOUTELLIER, R.; WAGNER, S.; WEHRLI, H.: Handbuch Beschaffung Strategien, Methoden, Umsetzung, München, Wien, 2003, S. 26 f.

7 Betriebswirtschaftliche Anforderungen an E-Procurement 7 Gibt es auch dezantrale? Eine zentrale betriebswirtschaftliche Anforderung ist die Ausrichtung sämtlicher unternehmerischer Tätigkeiten an den Unternehmenszielen. Relevante Zielgrößen in diesem Zusammenhang sind Kosten, Zeit und Qualität. Der Beschaffungsbereich hat erheblichen Einfluss auf diese Zielgrößen wie folgende Abbildung verdeutlicht. (Als betriebswirtschaftliche Anforderungen werden solche Anforderungen betrachtet, die bei Erfüllung zu Effizienzsteigerung im Sinne des Wirtschaftlichkeitsprinzips führen. )?? Zeiteinsparung beschleunigte Bestellabwicklung verminderung von Durchlauf- und Lieferzeiten Abwicklung von zeitaufwendigen Formalitäten mit Behörden verbesserte Flexibilität führt zur Steigerung der Aktions- und Reaktionspotentiale schnelle Reaktion auf veränderte Markt- und Kundenanforderungen Erhöhung der Effizienz in der Kommunikation (z.b. Anbahnung) Kostensenkung Senkung der Einstandspreise Senkung der Papierund Portokosten Senkung der Personalkosten Senkung der Lagerund Büroraumkosten Senkung der Logistikkosten Senkung der Kosten für Zahlungsabwicklung Höhere Beschaffungsqualität Verfügbarkeit hinsichtlich des Abrufs von Leistungen Erhöhung der Termingenauigkeit Reduzierung von Erfassungsfehlern verbessertes Beschaffungsmarketing Verbesserte Informationsbeschaffung, -qualität, - auswertung, und damit höhere Markttransparenz und bessere Entscheidungsgrundlage Strategische Nutzenpotentiale Verbesserung von Outsourcing-Entscheidungen durch Erhöhung der Informationsqualität elektronisch unterstützter Support (globaler) Lieferketten führt zu einer besseren Lieferantenanbindung Vereinfachung von Global Sourcing-Aktivitäten Erhöhung der Planungs- und Distributionssicherheit für die logische Prozeßabwicklung Etablierung von Markteintrittsbarrieren durch innovative Organisations- und IT-Netzwerke Erhöhung des Prestige des Unternehmens durch erfolgreichen Einsatz zukunftsweisender Technologien Bildung einer Infrastruktur auf dem Weg zu Extended Enterprise-Konzepten wie virtuellen Unternehmen und Netzwerkorganisationen Schön! Abb. 2: Ziele und Nutzenpotenziale von E-Procurement 10 Begriffliche Erläuterung in Fußnote 3 Kategorisierung von Produkten und E-Procurement Konzepten Durch die Beschaffung verschiedener Güter, werden verschiedene Anforderungen an ein E- Procurement gestellt. Hier ist eine Kategorisierung der Güter notwendig. Welche Methoden bzw. Kriterien zur Kategorisierung dienen sollen, wird in der einschlägigen Literatur stark diskutiert. Weit verbreitet ist die ABC-Analyse 11, allerdings ist die Aussagefähigkeit einer Quelle: In Anlehnung an. 10 In Anlehnung an WIRTZ, B. W.: Electronic Business. 2. Aufl., Wiesbaden, 2001, S Vgl. ZÄPFEL, G.: Grundzüge des Produktions- und Logistikmanagement. 1. Aufl., 1996, Berlin, S. 161 f.

8 Betriebswirtschaftliche Anforderungen an E-Procurement 8 solchen Kategorisierung in Bezug auf ein E-Procurement Konzept sehr beschränkt 12. Aussagekräftiger sind in diesem Zusammenhang Portfolioansätze, wobei auch hier Diskrepanzen bestehen 13. Welche? z.b... Wenn ich hier schon von E.-P.-Konzepten spreche, wäre es auch besser gewesen Gliederungspunkt 4 angesprochen zu haben 4) -> 2.2. Hoch Wahrgenommenes Risiko Niedrig Hoch Niedrig Kollaborative Systeme Marktplätze Preis Bestellfrequenz Informatives System DPS Niedrig Error Niedrig Sucheigenschaften Hoch Hoch Erläuterung wofür? Abb. 3: Gütereigenschaften bestimmen das (E-)Procurement Konzept 14 Interessant ist eine Kategorisierung von WEIBER nach informationsökonomischen Produkteigenschaften. Produkte, deren Qualität durch Informationssuche gut beurteilt werden kann, weisen hiernach einen hohen Anteil an Sucheigenschaften auf. Dem gegenüber stehen Güter, die erst nach Gebrauch bzw. gar nicht beurteilbar sind. Diese werden durch Erfahrungs- bzw. Vertrauenseigenschaften beschrieben. Güter mit hohem Anteil an s.o. 12 WEIBER, R.; MEYER, J. EBERT, H.: Grundlagen des Electronic Procurement. In: Das Wirtschaftsstudium, 12. Jg. (2001), S Vgl. den Portfolioansatz von WEIBER, R.; MEYER, J. EBERT, H.: Grundlagen des Electronic Procurement. In: Das Wirtschaftsstudium, 12. Jg. (2001), S Und: BOGASCHEWSKY, R.: Electronic Procurement Katalog-basierte Beschaffung, Marktplätze, B2B-Netzwerke. In: GABRIEL, R. (Hrsg.): Electronic Business, Heidelberg 2002, S. 27. unter der Annahme, dass Produkte mit hoher Bestellhäufigkeit, niedrigere monetäre Werte besitzen. Annahme wird durch ABC-Analyse 10 und DORLOFF 17 belegt. 14 In Anlehnung an WEIBER, R.; MEYER, J. EBERT, H.: Grundlagen des Electronic Procurement. In: Das Wirtschaftsstudium, 12. Jg. (2001), S ; BOGASCHEWSKY, R.: Electronic Procurement Katalogbasierte Beschaffung, Marktplätze, B2B-Netzwerke. In: GABRIEL, R. (Hrsg.): Electronic Business, Heidelberg 2002, S. 27.

9 Betriebswirtschaftliche Anforderungen an E-Procurement 9 Sucheigenschaften sind besonders gut für E-Procurement geeignet 15. Dies kann auch dadurch belegt werden, dass E-Procurement besondere Leistungen zur Informationsgewinnung bereitstellen, wie u.a. in Abschnitt 4.3 noch deutlich wird. Der Portfolioansatz in Abbildung 3 gibt eine grobe Zuordnung von Gütern und E-Procurement Konzepten wieder, wobei mindestens zwei von vier Achsen das zu beschaffende Gut beschreiben. Hierbei wird ersichtlich, dass E-Procurement kein Allheilmittel ist und nicht in jedem Beschaffungsprozess vorteilhaft ist 16, sondern noch in der Entwicklung steckt. So konnte sich E-Procurement zwar bei einfach zu beschreibenden Produkten etablieren, jedoch nimmt das Eignungspotenzial mit zunehmender Komplexität der Produkte ab 17. Dadurch entstehen Anforderungen an leistungsfähigere Produktbeschreibungen 18. Zum einen müssen Methoden das Produkt möglichst informativ beschreiben, und zum anderen sollten Beschreibungsstandards verwendet werden, sodass Produktdaten möglichst einfach von anderen Unternehmen integrier- und interpretierbar sind. Daher ist auch die Standardisierbarkeit von Gütern ein sinnvolles Kategorisierungskriterium für Produkte. Sowohl als auch gut! Standardisierbarkeit, relative Prozesskosten hoch Eignungspotential gering Hochwertige, direkte Prod. Rohstoffe Geringwertige, direkte Prod. Indirekte Produkte Güter Abb. 4: Eignungspotenzial von E-Procurement Weiber, R.; Meyer, J. Ebert, H.: Grundlagen des Electronic Procurement. In: Das Wirtschaftsstudium, 12. Jg. (2001), S Vgl. BÜTEFÜHR, K.: Elektronische Marktplätze als zukunftsorientierte Lösung für die Messewirtschft. Berlin, 2003, S. 170 f. 17 Vgl. WIRTZ, B.W.: Electronic Procurement - Bedeutung und Strukturaspekte der elektronisch basierten Beschaffung. In: KEUPER, F. (Hrsg.): Electronic Business und Mobile Business, Wiesbaden 2002, S Vgl. DORLOFF, F.-D.; LEUKEL, J.; SCHMITZ, V.: Produktmodelle in elektronischen Katalogen. In: Das Wirtschaftsstudium, 12. Jg. (2002), S In Anlehnung an WIRTZ, B.W.: Electronic Procurement - Bedeutung und Strukturaspekte der elektronisch basierten Beschaffung. In: KEUPER, F. (Hrsg.): Electronic Business und Mobile Business, Wiesbaden 2002, S. 184.

10 Betriebswirtschaftliche Anforderungen an E-Procurement 10 Zuminde st in der Fußnote hier ausschrei ben Es besteht weitgehend Einigkeit darüber, dass im Bereich der indirekten Güter, wie z.b. MRO-Güter, die Stärken von E-Procurement liegen. Allerdings sollten die Verbesserungspotenziale die bei anderen Gütern bestehen nicht außer acht gelassen werden 20. So lassen sich nach WIRTZ bei indirekten Gütern vor allem Prozesskosten senken, bei den hochwertigen, direkten Gütern liegen die Potenziale vor allem in der Lieferantenintegration sowie der Beschaffungspreissenkung. 4 E-Procurement Konzepte Welche? Diese Zusammenhänge verdeutlichen die Notwendigkeit von verschiedenen E-Procurement Konzepten, welche auch parallel existieren und cooperieren sollten. Durch diese Konzepte werden bestimmte Aufgaben automatisiert oder unterstützt, indem durch IKS Marktmechanismen und Beschaffungsprozesse verbessert werden, und Informationen zur Entscheidungshilfe geliefert werden. Die Informationen geben Aufschluss über Produkte Lieferanten und Nebenbedingungen. Da die Informationen ohne Medienbrüche in elektronischer Form vorliegen, können sie leicht in Analysen und andere Systeme integriert werden. Die Marktmechanismen sollen das Zusammenführen von Angebot und Nachfrage verbessern, d.h. Defizite aus dem realen unvollkommenen Markt schmälern. Im Folgenden werden elektronische Kataloge, Desktop Purchasing-Systeme, Auktion und virtuelle Marktplätze näher betrachtet.? 4.1 Elektronische Kataloge und Lieferantenauswahl Wenn, dann z.b. E(lektronische)-Kataloge und dann mit E-Katalogen fortfahren! E-Kataloge können zum einen als verkaufsorientierte oder als beschaffungsorientierte Lösungen eingesetzt werden. Erstere werden als elektronische Produktkataloge, Letztere als elektronische Bedarfspublikationen bezeichnet 21. E-Kataloge beinhalten Informationen über die Beschaffenheit der Produkte, Preise, Bestell-, und Liefermodalitäten sowie Anforderungen an potentielle Geschäftspartner, wobei beschaffungsorientierte E-Kataloge ihren Bedarf und nicht ihr Angebot an Produkten öffentlich zur Verfügung stellen. Die Informationen, die als Text, Bild, Ton und/oder Video präsentiert werden, können manuell und mit Hilfe von intelligenten Softwareagenten durchsucht werden. Um E-Kataloge effektiv nutzbar zu machen und die Suchergebnisse intelligenter Softwareagenten positiv zu beeinflussen sollte ihre Aktualität gewährleistet sein. BECKER empfiehlt hier die Koppelung des E-Kalatogs an das Konzepte? 20 Vgl. PECHEK, H.: Paradigmenwechsel im Einkauf. In: BOUTELLIER, R.; WAGNER, S.; WEHRLI, H.: Handbuch Beschaffung Strategien, Methoden, Umsetzung, München, Wien, 2003, S Vgl. BECKER, J.; SCHÜTTE, R.: Handelsinformationssysteme. 2. vollst. Akt. u. erw. Aufl., Frankfurt, 2004, S. 735 f.

11 Betriebswirtschaftliche Anforderungen an E-Procurement 11 bestehende ERP-System. So kann zusätzlich eine Mehrfacheingabe der Produktdaten vermieden werden, und weitere Informationen wie z.b. über Verfügbarkeit, Liefer- und/oder Bedarfszeitpunkt können zusätzlich zugänglich gemacht werden. Durch die eher passive elektronische Bedarfspublikation kann im besten Fall die aktive Suche nach einem geeigneten Lieferanten komplett entfallen 22. Bei der elektronischen Bedarfspublikation durchsuchen Lieferanten den E-Katalog beschaffender Unternehmen nach Produkten, die sie anbieten können. Findet ein Lieferant eine potenzielle Absatzmöglichkeit, so kann er dem beschaffenden Unternehmen ein Angebot zukommen lassen. Damit die beschaffenden Unternehmen nicht zu viel Zeit für den Vergleich von Angeboten verbringen, sollte das Angebot in intelligenter Form übermittelt werden. Beschaffende Unternehmen bieten dazu z.b. DHTML Formulare an, in denen vom Lieferanten Fragen über allgemeine Lieferantendaten, Referenzkunden, Qualität, Logistik etc. zu beantworten sind 23. Da einige Fragen nur mit ja oder nein zu beantworten sind, ist das beschaffende Unternehmen in der Lage KO-Kriterien zu definieren, anhand derer unqualifizierte Lieferanten durch einfache Wenn- Dann-Funktionen aussortiert werden können. Da die Informationen über qualifizierte Lieferanten nun in strukturierter Form vorliegen, können sie vereinfacht ausgewertet und ins ERP- System übernommen werden. Besondere Anforderungen an E-Kataloge ergeben sich aus konfigurierbaren Produkten, bei denen erst zum Zeitpunkt der Bestellung die genauen Komponenten feststehen 24. Zum einen muss jedes Produkt eindeutig identifizierbar sein, zum anderen werden zur Produktauswahl Konfigurationstools benötigt. Falls noch Wechselwirkungen zwischen den Produktkomponenten bestehen, kann dies zu unübersichtlichen Konfigurationstools führen, welche die Benutzerfreundlichkeit von elektronischen Katalogen schmälert. 4.2 Desktop Purchasing-Systeme Hierbei handelt es sich um ein E-Procurement Konzept, welches den Mitarbeitern einen dezentralen Einkauf vom PC-Arbeitsplatz aus ermöglicht. Dies entlastet die 22 Vgl. WIRTZ, B. W.: Aktionsparameter des E-Procurement. In: BOUTELLIER, R.; WAGNER, S.; WEHRLI, H.: Handbuch Beschaffung Strategien, Methoden, Umsetzung, München, Wien, 2003, S. 254 ff. 23 o.v.: Lieferantenbewerbung. [Im Internet unter der URL: Datum des Zugriffs: ] 24 Vgl. DORLOFF, F.-D.; LEUKEL, J.; SCHMITZ, V.: Produktmodelle in elektronischen Katalogen. In: Das Wirtschaftsstudium, 12. Jg. (2002), S f.

12 Soll das heißen, dass hier Rückkopp lungen möglich sind? Betriebswirtschaftliche Anforderungen an E-Procurement 12 Zumindest in Einkaufsabteilung von operativen Tätigkeiten und reduziert das Maverick-Buying 25 Fußnote erläutern. Das DPS stellt im Wesentlichen Funktionen und eine einheitliche Schnittstelle für den Zugriff auf und die Verwaltung von Multi Supplier Catalogs dar. Im MSC sind nur die Produkte derjenigen Lieferanten, mit denen bereits Verträge abgeschlossen wurden. Dadurch wird der MSC und seine beinhaltenden Produkte individuell auf die Bedürfnisse des Unternehmens zugeschnitten, was durch Selektion aus mehreren EPK s realisiert wird 26 und regelmäßige Aktualisierungen benötigt 27. Hier sind neue Kenntnisse im Bezug auf die Verwaltung und Nutzung von MSC erforderlich, was nicht unbeträchtliche Anforderungen an die Einkaufsabteilung und Mitarbeiter eines Unternehmens darstellt. Hier besteht ein breites Angebot von Dienstleistern, die entweder langfristiges Outsourcing oder temporären Service mit gleichzeitigem Training der Mitarbeiter anbieten 28. DPS sind meist auf den Einkauf von indirekten Gütern ausgerichtet und unterstützt das einkaufende Unternehmen durch folgende Funktionen: Produktkonfiguration, Produktsuche im MSC oder im eigenen Lagerbestand, Verfügbarkeitsprüfung beim Lieferanten, Priorisierung von Produkten bei verschiedenen Lieferanten, Bedarfsbündelung, Autorisierung von Benutzern, virtueller Warenkorb, Lieferung an den Bedarfsträger, elektronische Zahlung durch Purchaising-Cards, elektronische Rechnungsprüfung und Buchung bei Integration ins ERP- System, Trecking- und Analysefunktionen 29. Damit der volle Umfang dieser Funktionen genutzt werden kann, müssen DPS sich gut in die bestehende, meist heterogene Systemlandschaft eines Unternehmens integrieren lassen. Dazu kommt, dass häufig Workflows bestehen wie z.b. Produktauswahl Bestellgenehmigung Bestellung Wareneingang Zahlung etc., die von unterschiedlichen Mitarbeitern in verschiedenen Abteilungen bearbeitet werden. Hier besteht zum einen die Anforderung an DPS sich gut in bestehende Organisationsstrukturen integrieren zu lassen, zum anderen muss das Unternehmen bereit sein, notwendige Reorganisationsmaßnahmen an der Organisationsstruktur durchzuführen 30. Dies wird Aufzählun g in dieser Form Vgl. WIRTZ, B. W.: Aktionsparameter des E-Procurement. In: BOUTELLIER, R.; WAGNER, S.; WEHRLI, H.: Handbuch Beschaffung Strategien, Methoden, Umsetzung, München, Wien, 2003, S. 259 ff. zitiert nach EYHOLZER, K.: E-Procurement in Schweizer Unternehmen eine Analyse anhand von Fallbeispielen, Arbeitsbericht Nr. 124 des Instituts für Wirtschaftsinformatik der Universität Bern, Bern, 2000, S Vgl. BECKER, J.; SCHÜTTE, R.: Handelsinformationssysteme. 2. vollst. Akt. u. erw. Aufl., Frankfurt, 2004, S. 746 f. 27 Vgl. BOGASCHEWSKY, R.: Electronic Procurement Katalog-basierte Beschaffung, Marktplätze, B2B- Netzwerke. In: GABRIEL, R. (Hrsg.): Electronic Business, Heidelberg 2002, S Vgl. TRIPP, H.: E-Procurement Services. In: BOUTELLIER, R.; WAGNER, S.; WEHRLI, H.: Handbuch Beschaffung Strategien, Methoden, Umsetzung, München, Wien, 2003, S. 302 f. 29 Vgl. BECKER, J.; SCHÜTTE, R.: Handelsinformationssysteme. 2. vollst. Akt. u. erw. Aufl., Frankfurt, 2004, S. 746 f. 30 WIRTZ, B. W.: Electronic Procurement Einflüsse und Implikationen auf die Organisation der Beschaffung. [Im Internet unter der URL: DE-p, Datum des Zugriffs: ]

13 Betriebswirtschaftliche Anforderungen an E-Procurement 13 insbesondere vielen langjährigen persönlichen Beziehungen zwischen Einkäufer und Lieferanten schwer fallen. 4.3 Virtueller Marktplatz Meist sind virtuelle Marktplätze über das Internet zugänglich und ermöglichen Käufern und Verkäufern eine gemeinsame Plattform zur Transaktionsdurchführung. Das Internet ist hierbei ein ideales Medium, um eine breite Masse an Akteuren anzusprechen. Nach WIRTZ dienen virtuelle Marktplätze zur Aggregation von Angebot und Nachfrage, Erreichung von Skalen- und Verbundeffekten und zur Verringerung von Verhandlungsasymmetrien und ineffizienzen 31. Ausschlaggebend für die Umsetzung ist die Realisierung effektiver Mechanismen und eine große Teilnehmerzahl. Nachfrager Virtueller Marktplatz Lieferanten (Transaktionsmechanismen) (Kataloge) Büroartikel Auktion Schwarze Bretter Börse Kataloge Hygiene Elektronik Abb. 5: Virtueller Marktplatz in Many-to-One-to-Many Struktur 32 In Anlehnung an BECKER werden die Akteure in den Teilprozessen Informationsgewinnung, Vereinbarung, Abwicklung und Kontrolle durch folgende Leistungen des virtuellen Marktplatzes unterstützt: Informationsgewinnung: Lieferantenverzeichnisse, E-Kataloge, elektronische Ausschreibungen und CPFR-Prozesse 31 WIRTZ, B. W.: Aktionsparameter des E-Procurement. In: BOUTELLIER, R.; WAGNER, S.; WEHRLI, H.: Handbuch Beschaffung Strategien, Methoden, Umsetzung, München, Wien, 2003, S In Anlehnung an BOGASCHEWSKY, R.: Electronic Procurement Katalog-basierte Beschaffung, Marktplätze, B2B-Netzwerke. In: GABRIEL, R. (Hrsg.): Electronic Business, Heidelberg 2002, S. 33.; WIRTZ, B.W.: Electronic Procurement - Bedeutung und Strukturaspekte der elektronisch basierten Beschaffung. In: KEUPER, F. (Hrsg.): Electronic Business und Mobile Business, Wiesbaden 2002, S. 193 f.

14 Betriebswirtschaftliche Anforderungen an E-Procurement 14 Vereinbarung: Auktionen, Börsen, Spotpurchaising und Bedarfsbündelung Abwicklung durch elektronische Verträge Kontrolle durch Tracking und Tracing Für die gesamte Transaktion bietet der virtuelle Marktplatz eine Plattform und den dazugehörigen Datentransfer von Lieferanten- und Artikelstammdaten 33. Quelle??? Virtuelle Marktplätze können nach der Spezifizierung der angebotenen Waren in horizontale und vertikale Marktplätze unterschieden werden. Ein horizontaler Marktplatz handelt meist mit einer sehr breiten Palette von Produkten, wohingegen vertikale Marktplätze ganz auf die Bedürfnisse und Erforderlichkeiten einer bestimmten Branche zugeschnitten sind. Von vertikalen Marktplätzen werden daher gute Branchenkenntnisse vorausgesetzt. -> Warum werden hier nicht die einzelnen E.-P. Konzepte hinsichtlich ihrer btriebswirtschaftlichen Anforderungen verglichen? -> Evaluation in Form einer Tabelle?! Auktionen als Transaktionsmechanismus Wie in der Abbildung 5 ersichtlich ist, handelt es sich bei Auktionen um einen von mehreren Transaktionsmechanismus. Aus Sicht des beschaffenden Unternehmens, dienen Auktionen vor allem als Instrument zur Auftragsvergabe oder zur Lieferantenauswahl, indem dynamisch und für alle beteiligten nachvollziehbar zu jedem Lieferanten ein Preis zugeordnet werden kann. Bei Auktionen stehen dem beschaffenden Unternehmen mehrere Lieferanten zur Verfügung. Nach BECKER kommen Auktionen als englische, holländische, Reverse Auction oder Vickrey-Auktion vor. Verbreitet ist die Revers Auction. Hier veröffentlicht ein Unternehmen seinen Bedarf an Waren und einen Startpreis. Die eingeladenen Anbieter sind aufgefordert, sich gegenseitig zu unterbieten. Eingeladen können sowohl nur bestimmte Lieferanten sein, als auch alle potenziellen Lieferanten. Ersteres bezeichnet man als geschlossene Auktion, Letzteres als offene Auktion. Ein Anbieter sieht bei dieser Auktionsform die Gebote der konkurrierenden Anbieter und ist in der Lage während einer Auktion mehrere Gebote abzugeben. Des weitern ist eine Auktion durch einen zeitlichen Rahmen begrenzt. Das beschaffende Unternehmen profitiert bei diesem Marktmechanismus, durch den sinkenden Einkaufspreis und kann gleichzeitig Kontakte zu neuen Lieferanten aufbauen. Da das beschaffende Unternehmen nicht gezwungen ist das günstigste Angebot zu wählen, können auch subjektive Entscheidungskriterien wie Lieferantenmerkmale -> für dieses Thema irrelevant! 33 Vgl. BECKER, J.; SCHÜTTE, R.: Handelsinformationssysteme. 2. vollst. Akt. u. erw. Aufl., Frankfurt, 2004, S. 740 f.

15 Betriebswirtschaftliche Anforderungen an E-Procurement 15 berücksichtigt werden. Zur Durchführung wird ein Auktionsdienst benötigt, der entweder durch zusätzliche Software oder auf Marktplätzen integriert wird Anforderungsmerkmale eines virtuellen Marktplatzes Warum wird hier für 4.3 ein separater Gliederungpunkt für die Anforderungen aufgeführt und für nicht?? In Anlehnung an WIRTZ 35 lassen sich in absteigernder Wichtigkeit folgende Anforderungen an virtuelle Marktplätze klassifizieren: 1. Liquidität Ein virtueller Marktplatz sollte zum einen auf die gehandelten Güter, zum anderen auf die teilnehmenden Akteure hin überprüft werden. Nach diesen Kriterien gilt ein virtueller Marktplatz als geeignet, wenn die angebotenen Güter und Dienstleistungen, sowie aktive Teilnehmer der Art und Menge nach, den Bedürfnissen des Unternehmens hin entsprechen. 2. Softwaremerkmale Hierbei handelt es sich vorwiegend um technische Anforderungen, welche sich bei mangelnder Realisierung negativ auf die Nutzung des Systems auswirken und somit zu Effizienzverlust führt. Zu diesen Anforderungen zählen z.b. Skalierbarkeit, Zuverlässigkeit, Funktionalität, Sicherheit und Benutzerfreundlichkeit. Letzteres umfasst auch eine einheitliche Benutzeroberfläche für mehrere Systeme, da sich kein Benutzer gerne in viele verschiedene Softwarelösungen einarbeiten möchte. Des Weiteren sollte der Marktplatzbetreiber auf zukunftsträchtige Standards für Kataloge wie z.b. BMEcat oder für Produktklassifizierungssysteme wie z.b. oder UN/SPSC setzen E-Procurement Services Aus dem reinen E-Procurement ergeben sich eine Menge neuer Anforderungen 37 bzw. Möglichkeiten, deren Nutzung zusätzliche oder andere Qualifikationen des Unternehmens benötigt. Da der Trend in der Reduktion auf die Kernkompetenzen eines Unternehmens anhält, werden solche Qualifikationen gerne auf Servicedienstleister ausgelagert. Damit der Geschäftsprozess durch zusätzliche Schnittstellen nicht noch komplexer wird, ist es sinnvoll, dass solche Dienstleistungen auch vom Marktplatz zur Verfügung gestellt werden. Einige wären z.b. Branchennews, Suchmaschinen, Preisvergleiche, Unterstützung von 34 Vgl. BECKER, J.; SCHÜTTE, R.: Handelsinformationssysteme. 2. vollst. Akt. u. erw. Aufl., Frankfurt, 2004, S. 738 f. 35 Vgl. WIRTZ, B.W.: Electronic Procurement - Bedeutung und Strukturaspekte der elektronisch basierten Beschaffung. In: KEUPER, F. (Hrsg.): Electronic Business und Mobile Business, Wiesbaden 2002, S Vgl. BOGASCHEWSKY, R.: Electronic Procurement Katalog-basierte Beschaffung, Marktplätze, B2B- Netzwerke. In: GABRIEL, R. (Hrsg.): Electronic Business, Heidelberg 2002, S Vgl. TRIPP, H.: E-Procurement Services. 1. Aufl., Lohmar, 2002, S. 4.

16 Betriebswirtschaftliche Anforderungen an E-Procurement 16 Zahlungsverkehr und Logistik, sowie die Integrationsmöglichkeit zwischen Marktplatz und ERP-Systemen des Unternehmens. 4. Know-how des Marktplatzbetreibers Hier führt WIRTZ zum einen allgemeines Management-Know-how auf, sowie spezifisches Know-how über die Branche ihre Strukturen, Zusammenhänge und spezielle Probleme. Letzteres ist insbesondere bei vertikalen Marktplätzen wichtig. Sowie bei der Herausforderung der Einkaufsabteilung, enger mit der Entwicklungsabteilung zusammenzuarbeiten. 5. Anonymität/Neutralität: Schließlich wird vom Marktplatzbetreiber eine neutrale Haltung gefordert. Wobei als selbstverständlich gelten sollte, dass der Marktplatzbetreiber keine Transaktionen manipuliert. Gefahr läuft ein Unternehmen bereits bei der Anbindung der internen Systeme an den externen Marktplatz. Hier können Sicherheitslücken entstehen, wodurch vertrauliche und wettbewerbsbeeinflussende Daten an die Öffentlichkeit gelangen können. Dies führt wiederum zu Hemmnissen beim Einsatz von Marktplätzen. Laut BOGASCHEWSKY 38 sollte dieses Problem in naher Zukunft allerdings zufrieden stellend gelöst werden können. 5 Ausblick Während für viele wirtschaftliche Anforderungen bereits konkrete E-Procurement Lösungen bestehen, wird an der Lösung für weitere Anforderungen ständig weiterentwickelt. Somit wird die zunehmende Automatisierung des Beschaffungsbereiches auch zukünftig anhalten. Unterneh Es ist nur noch eine Frage der Zeit, bis sich E-Procurement einen festen Platz in den meisten mensnetz Unternehmen sichern wird, wobei der Trend zu noch enger vermaschten Firmennetzwerken werke! Rechtlich weist. Diese kollaborativen Systeme werden die Wettbewerbsfähigkeit von Unternehmen gesehen die Möglichkeit enorm steigern, was bedeutet, dass viele Unternehmen die heute verpassen in innovative ist verpassen Firma Systeme wie E-Procurement zu investieren zukünftig ein erschwertes Dasein haben werden. nur ein Die Gartner Group prognostizierte in diesem Zusammenhang bereits vor einigen Jahren, dass Name produzierende Unternehmen die nicht in kollaborative Systeme investieren im Jahre 2004, 20% weniger wettbewerbsfähig seien werden 39. Dies erkannte auch die deutsche Regierung, welche seit einigen Jahren, um eine schnelle Umsetzung von E-Procurement in ihren 38 Vgl. BOGASCHEWSKY, R.: Electronic Procurement Katalog-basierte Beschaffung, Marktplätze, B2B- Netzwerke. In: GABRIEL, R. (Hrsg.): Electronic Business, Heidelberg 2002, S SCHUH, G.; FRIEDLI, T.: Vom Einkauf zum virtuellen Unternehmen. Handbuch Beschaffung Strategien, Methoden, Umsetzung, München, Wien, 2003, S. 22.

17 Betriebswirtschaftliche Anforderungen an E-Procurement 17 Behörden bemüht ist. Hier werden Einsparungen von Abwicklungskosten mit bis zu 30% erwartet 40. E-Procurement bietet daher in Zukunft nicht nur viele Chancen für seine Anwender, sondern birgt auch ein Risiko für diejenigen, die E-Procurement nicht zu nutzen wissen. Super! Anmerkung: Im ganzen ist die Arbeit sehr gut, bitte beachte bei den nächsten wissenschaftlichen Arbeiten auf die Darstellung & Formatierung der Fußnoten und die Zitierweise im Fußnotenteil. Versuche das nächste mal auch zu den einzelnen Abbildungen mehrere Erläuterungen abzugeben. Hier noch ein Vorschlag für eine alternative Gliederung zum Inhaltsverzeichnis: 1. Einleitung und Problemstellung 2. Grundlagen von E.-P. 2.1 Begriffliche Abgrenzung 2.2 Konzepte Ziele des E.-P. [3. Kategorisierung von Produkten und E.-P. Konzepten, oder inhaltlich in Betriebswirtschaftliche Anforderungen 5. Resumee 40 EßER, T., (Mummert Consulting): Staatsverschuldung E-Procurement hilft sparen. In: InformationWeek, März(Spezial), Jg., 2004.

18 Betriebswirtschaftliche Anforderungen an E-Procurement 18 Literaturverzeichnis BECKER, J.; SCHÜTTE, R.: Handelsinformationssysteme. 2. vollst. Akt. u. erw. Aufl., Frankfurt, BOGASCHEWSKY, R.: Electronic Procurement Katalog-basierte Beschaffung, Marktplätze, B2B-Netzwerke. In: GABRIEL, R. (Hrsg.): Electronic Business, Heidelberg BÜTEFÜHR, K.: Elektronische Marktplätze als zukunftsorientierte Lösung für die Messewirtschft. Berlin, DORLOFF, F.-D.; LEUKEL, J.; SCHMITZ, V.: Produktmodelle in elektronischen Katalogen. In: Das Wirtschaftsstudium, 12. Jg., EßER, T., (Mummert Consulting): Staatsverschuldung E-Procurement hilft sparen. In: InformationWeek, März (Spezial), Jg., EYHOLZER, K.: E-Procurement in Schweizer Unternehmen eine Analyse anhand von Fallbeispielen, Arbeitsbericht Nr. 124 des Instituts für Wirtschaftsinformatik der Universität Bern, Bern, o.v.: Lieferantenbewerbung. [Im Internet unter der URL: Datum des Zugriffs: ] PECHEK, H.: Paradigmenwechsel im Einkauf. In: BOUTELLIER, R.; WAGNER, S.; WEHRLI, H.: Handbuch Beschaffung Strategien, Methoden, Umsetzung, München, Wien, SCHUH, G.; FRIEDLI, T.: Vom Einkauf zum virtuellen Unternehmen. Handbuch Beschaffung Strategien, Methoden, Umsetzung, München, Wien, TRIPP, H.: E-Procurement Services. 1. Aufl., Lohmar, TRIPP, H.: E-Procurement Services. In: BOUTELLIER, R.; WAGNER, S.; WEHRLI, H.: Handbuch Beschaffung Strategien, Methoden, Umsetzung, München, Wien, WEBER, H.: Damit der Wiederaufstieg der IT gelingt. In: InformationWeek, Nr. 1/2. Jg., WEIBER, R.; MEYER, J. EBERT, H.: Grundlagen des Electronic Procurement. In: Das Wirtschaftsstudium, 12. Jg WIRTZ, B.W.: Aktionsparameter des E-Procurement. In: BOUTELLIER, R.; WAGNER, S.; WEHRLI, H.: Handbuch Beschaffung Strategien, Methoden, Umsetzung, München, Wien, WIRTZ, B.W.: Electronic Business. 2. Aufl., Wiesbaden, WIRTZ, B.W.: Electronic Procurement - Bedeutung und Strukturaspekte der elektronisch basierten Beschaffung. In: KEUPER, F. (Hrsg.): Electronic Business und Mobile Business, Wiesbaden WIRTZ, B.W.: Electronic Procurement Einflüsse und Implikationen auf die Organisation der Beschaffung. [Im Internet unter der URL: Datum des Zugriffs: ] ZÄPFEL, G.: Grundzüge des Produktions- und Logistikmanagement. 1. Aufl., Berlin, Gut, dass viel Literatur benutzt wurde