Spezifikationsbericht

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1 Spezifikationsbericht E-Procurement Von Landeshauptstadt Magdeburg KID Magdeburg GmbH Im Rahmen der Initiative Gefördert vom Bundesministerium für Wirtschaft und Technologie Koordiniert und unterstützt von Transferagentur Capgemini Deutschland GmbH Oktober 2006

2 IMPRESSUM Impressum Dieser Bericht ist Teil der Veröffentlichungsreihe Spezifikationsberichte im Rahmen des Projekts das durch das Bundesministerium für Wirtschaft und Technologie im Zeitraum Frühling 2004 bis Herbst 2006 gefördert wurde. Herausgeber: Bundesministerium für Wirtschaft und Technologie Referat P3 Öffentlichkeitsarbeit Download: Redaktion: Transferkommune Magdeburg, Marco Hauffe, KID Magdeburg GmbH, Bereichsleiter Anwendungen, Angela Kreutziger, Landeshauptstadt Magdeburg Transferkommune Berlin, Joachim Eckert, Senatsverwaltung für Inneres, Abteilung Zentraler Service, Frau Prof. Dr. Margrit Falck, Fachhochschule für Verwaltung und Rechtspflege Berlin Unterstützt durch Transferagentur Anna-Jelena Krüger, Capgemini Deutschland GmbH, Public Services Qualitätsgesichert durch Dr. Norbert Niemeier (Projektleiter) und Ricarda König, Capgemini Deutschland GmbH, Public Services Design und Umsetzung Inhalt: Graphic Services, Capgemini Deutschland GmbH Stand: Oktober von 64

3 VORWORT Vorwort An der Nahtstelle von Staat, Wirtschaft und Bürger sind leistungsfähige Kommunen ein wesentlicher Erfolgsfaktor für die Wettbewerbsfähigkeit unseres Landes. In Verbindung mit einer Optimierung der Prozesse bietet der Einsatz von E-Government- Lösungen ein hohes Potenzial für Verbesserungen. So können kommunale Aufgaben effizienter erbracht werden. Die Qualität und Transparenz der Dienste kann gesteigert werden. Der Kontakt zu Bürgern und Wirtschaft wird verstärkt. Erweiterte Dienstleistungen werden möglich. Anders als auf den Ebenen von Bund und Ländern mit ausgeprägten E-Government- Initiativen stehen die ca Kommunen und Kreise vor der großen Aufgabe, geeignete Lösungen mit beschränktem Know-how und Ressourcen bereitzustellen. Mit dem Förderprogramm hat das Bundesministerium für Wirtschaft und Technologie (BMWi) in den Jahren 1999 bis 2003 die Entwicklung von rechtssicherem kommunalem E-Government maßgeblich vorangetrieben. Wichtige Standards für Dienste der öffentlichen Verwaltung (OSCI) mit großer Bedeutung auch für Bund und Länder (SAGA, KoopA ADV) sind entstanden. Mit hat das BMWi seine Aktivität zum E-Government in den Jahren 2004 bis 2006 fortgeführt. Zentrale Handlungsfelder waren Harmonisierung, Verbreitung und Internationalisierung. Getragen wird von 20 Transferkommunen, die in einem Wettbewerb aus mehr als 100 Interessenten ausgewählt wurden, und der Transferagentur, die vom BMWi mit der zentralen Koordination beauftragt wurde. Die Transferkommunen haben 24 mit Blick auf E-Government besonders relevante kommunale Themen ausgewählt und in enger Abstimmung untereinander sowie in eigener Regie erarbeitet. Die Ergebnisse liegen nun in Form von Spezifikationsberichten vor. In diesen Berichten wurden strategische, technische, funktionale und organisatorische Anforderungen an E-Government untersucht. Den Transferkommunen, die diese Themen mit hohem Einsatz bearbeitet haben, und den Experten der Qualitätssicherung gilt ein besonderer Dank. Die in den Spezifikationsberichten zusammengetragenen Anforderungen, Verfahren, Vorgehensweisen und Erfahrungen stehen allen Akteuren für eigene weitere Schritte in das E-Government zur Verfügung. Aufgezeigter Nutzen und Wirtschaftlichkeit der harmonisierten Verfahren machen deutlich, dass E-Government sich lohnt für Verwaltung, Wirtschaft und Bürger. Als Leitfäden sollen diese Spezifikationsberichte Impulse für den Transfer und die Verbreitung des egovernment in Deutschland geben und helfen, bisherige Zurückhaltung in der Umsetzung zu überwinden. Ein Erfolgsfaktor von waren Netzwerke und Kooperationen, die zwischen Kommunen und zwischen Staat und Wirtschaft geknüpft wurden. Jetzt kommt es darauf an, dass die Akteure und Netzwerke (Kommunen, Datenzentralen und Softwareunternehmen, Deutschland-Online, kommunale Spitzenverbände, Ver- 3 von 64

4 VORWORT bände der Wirtschaft, Initiative D21) die angestoßenen Entwicklungen weiterführen und für möglichst flächendeckende Breitenwirksamkeit sorgen. Denn E-Government entwickelt sich mehr und mehr zu einem wesentlichen Standortfaktor im globalen Wettbewerb. Berlin, im Oktober 2006 Bundesministerium für Wirtschaft und Technologie 4 von 64

5 INHALTSVERZEICHNIS Inhaltsverzeichnis Impressum... 2 Vorwort... 3 Inhaltsverzeichnis... 5 Abbildungsverzeichnis... 7 Tabellenverzeichnis... 8 Abkürzungsverzeichnis Einleitung Ziele und Inhalte der Spezifikationsberichte Gegenstand und Bearbeiter des Spezifikationsberichts E- Procurement Harmonisierung im Rahmen der Initiative 15 3 Beschreibung des Verfahrens E-Procurement Definition und Funktionalität Einsatzfelder Nutzen für verschiedene Nutzergruppen Wirtschaftlichkeit Gesetzliche Vorgaben Spezifikation des Verfahrens E-Procurement Organisatorische Anforderungen Der Prozess der Vergabe Funktionale Anforderungen Sicherstellung der Funktionalität des Verfahrens Verfügbarkeit Dokumentation Technische Anforderungen Schnittstellen und Integration Mindestanforderungen an den Arbeitsplatz Anforderungen an die Sicherheit Datenschutz Datensicherheit/IT-Sicherheit Praxisbeispiele aus den Transfer-kommunen Landeshauptstadt Magdeburg von 64

6 INHALTSVERZEICHNIS 5.2 Land Berlin Literaturverzeichnis Anhang 1 Schutzbedarfsfeststellung Anhang 2 Kriterienkatalog für Softwarelösungen zur elektronischen Vergabe, Stand April von 64

7 ABBILDUNGSVERZEICHNIS Abbildungsverzeichnis Abbildung 1: Charakterisierung der Spezifikationsberichte Abbildung 2: Der Beitrag der Harmonisierungsvorhaben zur Fortentwicklung des E- Governments Abbildung 3: Der Prozess der Vergabe Abbildung 4: Teilprozess 1 Vergabe- und Beschaffungsstrategie Abbildung 5: Teilprozess 2 Marktkunde Abbildung 6: Teilprozess 3 Vergabevorlauf Abbildung 7: Teilprozess 4 - Durchführung der Vergabe (1/2) Abbildung 8: Teilprozess 4 - Durchführung der Vergabe (2/2) Abbildung 9: Teilprozess 5 - Administration Abbildung 10: Technisches Systemkonzept Abbildung 11: Anmeldung Magdeburger Vergabeplattform Abbildung 12: Übersicht über laufende Vergabeprojekte Abbildung 13: Angebotsübersicht Abbildung 14: Vergabe- und Beschaffungswesen im Land Berlin (Prozesslandkarte) Abbildung 15: Vergabe- und Beschaffungswesen im Land Berlin (Rollenmodell) von 64

8 TABELLENVERZEICHNIS Tabellenverzeichnis Tabelle 1: Schutzbedarfsklassen Tabelle 2: Schutzbedarfsfeststellung für das Sicherheitsziel Vertraulichkeit Tabelle 3: Schutzbedarfsfeststellung für das Sicherheitsziel Integrität Tabelle 4: Schutzbedarfsfeststellung für das Sicherheitsziel Authentizität und Nicht- Abstreitbarkeit der übertragenen Daten Tabelle 5: Schutzbedarfsfeststellung für das Sicherheitsziel Authentizität der Kommunikationspartner Tabelle 6: Schutzbedarfsfeststellung für das Sicherheitsziel Vertraulichkeit Tabelle 7: Schutzbedarfsfeststellung für das Sicherheitsziel Vertraulichkeit Tabelle 8: Tabelle zur Auswahl eines Vergabeproduktes (Quelle: KGSt) von 64

9 ABKÜRZUNGSVERZEICHNIS Abkürzungsverzeichnis BITV BMWi BSI bzgl. bzw. Barrierefreie Informationstechnik-Verordnung Bundesministerium für Wirtschaft und Technologie (vor September 2005 BMWA) Bundesamtes für Sicherheit in der Informationstechnik bezüglich beziehungsweise d. h. das heißt DIN EDV E-Government EN etc. EVB-IT ggf. GIS GPRS GSM GWB HTML ID IEC ISIS-MTT ISO IT IuK Deutsches Institut für Normung Elektronische Datenverarbeitung Electronic Government Electronic Mail Europanorm et cetera Ergänzende Vertragsbedingungen für die Beschaffung von Informationstechnologie gegebenenfalls Geografisches Informations-System General Packet Radio Service Global System for Mobile communication Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen Hyper Text Markup Language Identity International Electrotechnical Commission Industrial Signature Interoperability Specification MailTrusT- Standard International Standardization Organization Informationstechnik /-technologie Information und Kommunikation 9 von 64

10 ABKÜRZUNGSVERZEICHNIS KGSt Kommunale Gemeinschaftsstelle für Verwaltungsmanagement o. g. oben genannt OSCI PC PCMCIA PDA PKI SAGA SchwbG SMS sog. Online Services Computer Interface Personal Computer Personal Computer Memory Card International Association Personal Digital Assistant Public Key Infrastructure Standards und Architekturen für E-Government Schwerbehinderten Gesetz Short Message Service so genannt u. a. unter anderem URL usw. VGG VgV VOL VPN VSV WCAG WIMP X-ÖV Uniform Resource Locators und so weiter Verwaltungsreform-Grundsätze-Gesetz Vergabeverordnung Verdingungsordnung für Leistungen Virtual Private Network Vorschriftensammlung Web Content Accessibility Guidelines Windows, Icons, Menus, Pointing devices Zusammenfassung der verschiedenen, fachlich orientierten Standards für den interoperablen Datenaustausch im E-Government z. B. zum Beispiel 10 von 64

11 EINLEITUNG 1 Einleitung Die Initiative des Bundesministeriums für Wirtschaft und Technologie verfolgt das Ziel, E-Government auf kommunaler Ebene zu fördern. Ein Netzwerk von zwanzig Transferkommunen erarbeitete Ansätze im nationalen und internationalen Bereich, wie kommunales E-Government weiterentwickelt werden kann. Hierbei wurden sie von der Transferagentur unterstützt, die durch Capgemini Deutschland gestellt wird. Die Initiative ist in drei Aufgabenbereiche untergliedert (nähere Informationen siehe Kapitel 2): Harmonisierung: Ziel der Harmonisierung war es, Anforderungen an kommunales E-Government über regionale Grenzen hinweg zu bestimmen und zu dokumentieren. Die Transferkommunen haben sich hierfür in Arbeitsgruppen zusammengefunden und mit Unterstützung der Transferagentur zu einzelnen Themenstellungen Spezifikationsberichte erarbeitet, die ein wesentliches Ergebnis der Initiative darstellen. Verbreitung: Die in den Transferkommunen vorliegenden Erfahrungen und die Ergebnisse der Harmonisierung wurden auf zentralen und regionalen Veranstaltungen einem breiten Publikum vorgestellt und in individuellen Workshops mit interessierten Kommunen diskutiert. So wurde eine breite Öffentlichkeit für das Thema kommunales E-Government erreicht. Internationale Kooperation: Weiteres Ziel war es, auch auf internationaler Ebene kommunales E-Government aus Deutschland bekannt zu machen und mit internationalen Initiativen zu vernetzen. Kooperationen wurden insbesondere im Bereich der EU und Osteuropa etabliert. Bei dem hier vorliegenden Dokument handelt es sich um einen Spezifikationsbericht aus dem Aufgabenbereich der Harmonisierung. Im Folgenden werden die Ziele und Inhalte der Spezifikationsberichte zunächst allgemein und anschließend bezogen auf das in diesem Bericht behandelte Verfahren erläutert. 1.1 Ziele und Inhalte der Spezifikationsberichte Ein wesentliches Resultat der Arbeiten der einzelnen Vorhaben im Rahmen der Harmonisierung sind die Spezifikationsberichte. Die Spezifikationsberichte beschreiben Verfahren und Konzepte mit dem Ziel, eine Harmonisierung innerhalb des kommunalen E-Governments voranzutreiben (s. Abbildung 1). 11 von 64

12 EINLEITUNG Der Spezifikationsbericht ist eine detaillierte Beschreibung des Verfahrens hinsichtlich der Grundmerkmale wie Funktionalität, Nutzen, Wirtschaftlichkeit der technischen, funktionalen und organisatorischen Anforderungen ein Leitfaden zur Handhabung des Verfahrens in den Kommunen Der Spezifikationsbericht liefert keine komplette Beschreibung der Verfahren Charakterisierung der Verfahren nach dem SAGA-Prinzip (Viewpoint etc.) * Standards im Sinne der Festlegung von Lösungen Anleitung zum Roll-out von Produkten * Vgl. KBSt 2005 Abbildung 1: Charakterisierung der Spezifikationsberichte Hauptadressaten 1 der Spezifikationsberichte sind folglich zuerst Kommunen, 2 die sich damit befassen, die in den Spezifikationsberichten beschriebenen Anwendungen oder Komponenten des E-Governments einzuführen. Zweite Zielgruppe sind Unternehmen, die Softwarelösungen für die in den Berichten beschriebenen E-Government-Anwendungen und -Komponenten entwickeln. Die Spezifikationsberichte dienen vor allem als Leitfaden. Darüber hinaus sind es Berichte aus der Praxis mit Fallbeispielen zur Verdeutlichung von abstrakten Anforderungen. Weiterhin stellen die Transferkommunen ihre Vorgehensweisen zum jeweiligen Harmonisierungsverfahren vor. Damit wird der pragmatische Charakter der Spezifikationsberichte deutlich hervorgehoben. Die Spezifikationsberichte sind das Ergebnis von interkommunalen Arbeitsgruppen, in denen die beteiligten Transferkommunen kooperativ zusammengearbeitet haben. Die Grundlage der Berichte sind die konkreten Entwicklungs- und Implementierungsaktivitäten der Kommunen, die an der jeweiligen Arbeitsgruppe beteiligt waren. Die Definition und Konkretisierung der jeweiligen Inhalte der Spezifikationsberichte erfolgte gemeinsam mit der Transferagentur. Um die Berichte auf ein solides Fundament 1 In dem vorliegenden Dokument wird aus Gründen der besseren Lesbarkeit auf die gesonderte Nennung beider Genera verzichtet. Bei Nennung nur einer grammatikalischen Form sind grundsätzlich sowohl weibliche als auch männliche Personen gemeint. 2 Der Begriff Kommunen wird hier als Oberbegriff für alle kommunalen (Gebiets-)Körperschaften, wie Gemeinden, Kreise, kreisfreie Städte oder Kommunalverbände mit eigenen Selbstverwaltungsaufgaben, verwendet (vgl. Andersen 1997, S. 174). 12 von 64

13 EINLEITUNG zu stellen, wurden diese von Anfang an mit Experten aus Kommunen, Verbänden, Wissenschaft und Wirtschaft abgestimmt. Hiermit geht die Zielstellung einher, einen möglichst breiten Konsens herzustellen und somit eine Doppel- oder Parallelarbeit an Spezifikationen in verschiedenen kommunalen Gremien zu vermeiden. Dies schont wertvolle Ressourcen und reduziert aufwändige und aufgrund oftmals verfestigter Interessenlagen mühselige Ex-post-Abstimmungen mit ungewissem Ausgang. Überdies ist im Falle verwaltungsebenen-übergreifender Anwendungen und Verfahren die frühzeitige Kooperation bei der Erstellung von Spezifikationen zwingend. Vor diesem Hintergrund wurden die Spezifikationen in allen relevanten Harmonisierungsvorhaben mit den Vertretern der nationalen Gremien (z. B. TeleTrusT, DIN, OSCI-Leitstelle) diskutiert und mit den Arbeitsgruppen der Initiative Deutschland- Online abgestimmt. Außerdem wurde bei der Erarbeitung der Spezifikationen der Sachverstand der Vertreter der Bremen, Esslingen und des Städteverbundes Nürnberg hinzugezogen, sofern dies inhaltlich geboten schien und alle Beteiligten dies als sinnvoll ansahen. 1.2 Gegenstand und Bearbeiter des Spezifikationsberichts E-Procurement Unter E-Procurement (elektronische Vergabe und elektronische Beschaffung) wird der Einsatz verschiedener DV-Lösungen zur effizienten und kostengünstigen Abwicklung des gesamten Vergabe- und Beschaffungsablaufs im Bereich der Öffentlichen Verwaltung und der Wirtschaft verstanden. E-Procurement ist ein Teilbereich von E-Government. Die öffentliche Verwaltung in Deutschland ist zurzeit der größte Einkäufer von Gütern und Dienstleistungen in Europa. Mit einem Anteil von rund 12 Prozent am deutschen Bruttoinlandsprodukt stellt das öffentliche Auftragswesen eine wichtige Komponente der jährlichen Wertschöpfung dar. Bund, Länder und Kommunen verfügen jedes Jahr gemeinsam über ein Auftragsvolumen in Höhe von mehr als 250 Milliarden Euro. E-Procurement besteht aus den zwei Teilprozessen E-Vergabe und E-Beschaffung. Die Vergabe bezeichnet die Prozesse von der Bedarfsermittlung über die Vorbereitung einer Ausschreibung und die eventuelle Bieterauswahl, die direkte Durchführung der Ausschreibung, die nach Ausschreibungsende erforderliche Bewertung der Angebote bis hin zum Lieferantenmanagement im Sinne der Zuschlagserteilung. Ein weiterer Teilprozess des E-Procurements ist die Beschaffung. Sie bezeichnet das Bestellwesen und den Abruf der zuvor ausgeschriebenen oder freihändig vergebenen Produkte und Dienstleistungen. E-Beschaffung umfasst, wenn man den gesamten Prozess abbildet, die Suche nach und die Auswahl von geeigneten Lieferanten (oftmals auf Basis eines Katalogsystems), den internen Genehmigungsprozess, den integrierten Bestellprozess, die Zahlungsabwicklung und den Wareneingang sowie die Auswertung der Bestellaktivitäten. 13 von 64

14 EINLEITUNG Der vorliegende Spezifikationsbericht E-Procurement konzentriert sich auf die Beschreibung der wesentlichen Anforderungen an ein E-Vergabe-System, da der Harmonisierungsbedarf hier am Größten ist und eine Berücksichtigung des E-Beschaffungsbereiches den Projektrahmen weit überschritten hätte. E-Beschaffung wird folglich nur teilweise bei der Prozessbetrachtung angerissen. Der Bericht gliedert sich in fünf Kapitel. Neben der Einleitung in Kapitel 1 erfolgt in Kapitel 2 die grundsätzliche Beschreibung der Harmonisierung im Rahmen der Initiative In Kapitel 3 wird das Verfahren E-Procurement anhand der Definition, der Funktionalität sowie der Einsatzfelder beschrieben. Die Anforderungen an die Technik, Sicherheit sowie Ergonomie werden in Kapitel 4 betrachtet. Das Kapitel 5 beschreibt Praxisbeispiele aus den Transferkommunen. An der Erstellung des vorliegenden Spezifikationsberichts wirkten mit: für die federführende Transferkommune Magdeburg: Herr Marco Hauffe, KID Magdeburg GmbH, Bereichsleiter Anwendungen Frau Angela Kreutziger, Landeshauptstadt Magdeburg für die Transferkommune Berlin: Herr Joachim Eckert, Senatsverwaltung für Inneres, Abteilung Zentraler Service Frau Prof. Dr. Margrit Falck, Fachhochschule für Verwaltung und Rechtspflege Berlin unterstützend von der Transferagentur: Frau Anna-Jelena Krüger, Mitarbeiterin im Bereich Public Services bei Capgemini, sowie weitere Mitarbeiter. Die Autoren danken Herrn Stefan Jung von Public One Governance Consulting aus Berlin für wertvolle Anregungen und die engagierte Unterstützung bei der Erstellung dieses Spezifikationsberichtes. 14 von 64

15 HARMONISIERUNG IM RAHMEN DER INITIATIVE 2 Harmonisierung im Rahmen der Initiative Harmonisierung ist wie eingangs dargestellt neben der Verbreitung und der Internationalisierung eine der drei Hauptaktivitäten der Initiative des Bundesministeriums für Wirtschaft und Technologie (BMWi, vormals Bundesministerium für Wirtschaft und Arbeit, BMWA). Diese Initiative ist ein wesentlicher Pfeiler der Bemühungen der Bundesregierung, eine leistungsfähigere und dabei kostengünstigere öffentliche Verwaltung zu schaffen. unterstützt im Rahmen von Deutschland-Online die Modernisierung der Kommunalverwaltungen in Deutschland. Ein selbstorganisierter Prozess der Entwicklung und Verbreitung von E-Government-Verfahren wird in Gang gebracht, der geeignet ist, Verwaltungsvorgänge zu vereinfachen, die Beteiligungsmöglichkeiten für die Bürgerinnen und Bürger zu fördern und die Nachfrage bei Hardund Softwareherstellern sowie bei Dienstleistern zu erhöhen. soll dazu beitragen, die Entwicklung von E-Government bundesweit zu beschleunigen und zu harmonisieren sowie die Position des E-Government-Standorts Deutschland im internationalen Wettbewerb zu verbessern. Durch die Verknüpfung besonders viel versprechender kommunaler und regionaler Initiativen zu einem länderübergreifenden E-Government-Netzwerk sollen der Transfer von Best Practice-Verfahren und von Know-how erleichtert, Standards weiterentwickelt und Selbstorganisationsprozesse für die weiterführende Verbreitung angestoßen werden. Gleichzeitig soll die Zusammenarbeit mit der Wirtschaft intensiviert werden, damit das Wachstums- und Beschäftigungspotenzial von E-Government genutzt werden kann. Dies schließt auch die Vertiefung internationaler Kontakte und Kooperationen zur Förderung der digitalen Integration Europas und die Erschließung neuer Exportchancen mit ein. Die zwanzig welche im Jahre 2003 im Rahmen einer Interessenbekundung von einer unabhängigen Jury, gebildet von Vertretern der kommunalen Spitzenverbände, 3 des BMWi und der Wissenschaft, ausgewählt wurden, entwickeln Verfahren und Komponenten. Sie beschreiben diese unter technischen, funktionalen und organisatorischen Gesichtspunkten. Zur Unterstützung und Koordination der dezentralen Aktivitäten in den Transferkommunen wählte das BMWi die Unternehmensberatung Capgemini als Transferagentur für die mehr als zweijährige Laufzeit des Projekts aus. Die Harmonisierungsvorhaben im haben eine wesentliche Bedeutung in der Herausbildung von zukunftsfähigem E-Government, das 3 Die kommunalen Spitzenverbände haben sich beim letzten Wahlgang ihrer Stimme enthalten. 15 von 64

16 HARMONISIERUNG IM RAHMEN DER INITIATIVE als integriertes, nutzenorientiertes und wirtschaftliches E-Government fokussiert auf medienbruchfreie Transaktionen zu verstehen ist. Harmonisierung bedeutet, jenseits der historisch gewachsenen, zum Teil gravierend unterschiedlichen Lösungsansätze, einzelne Verwaltungsverfahren bzw. Komponenten in ihren wesentlichen Anforderungen zu spezifizieren. Es werden funktionale und technische Anforderungen sowie die organisatorischen Voraussetzungen zur Gewährleistung einer rechtsverbindlichen, authentifizierten und sicheren Transaktion zwischen kommunaler Verwaltung und ihren Kunden ausreichend und detailliert dargestellt. Nach Maßgabe des in Art. 28a Grundgesetz verbrieften kommunalen Selbstverwaltungsrechts und des sich daraus ableitenden, spezifisch kommunalen Vergaberechts können weiterreichende Ziele, wie etwa eine für die Kommunen und Marktteilnehmer verbindliche Standardisierung von Verfahren und Komponenten, nicht verfolgt werden. Standardisierungen kann es unter den verfassungsrechtlichen Rahmenbedingungen in Deutschland nur für die Bundesverwaltung und die Landesbehörden in ihrem rechtlichen Wirkungsbereich geben. So können sich Bundes- und Landesverwaltungen dazu verpflichten, zur Unterstützung der internen wie externen Aufgabenverrichtung und Kommunikation standardisierte Verfahren und Produkte beispielsweise aus der XÖV-Welt zu verwenden. Gegenüber den Kommunen wird es dagegen immer nur ein Angebot geben, ein einheitliches Verfahren zu nutzen. Von zentraler Bedeutung ist die Präzisierung unterschiedlicher Themenstellungen in den Spezifikationsberichten, sei es in technischer, funktionaler oder organisatorischer Hinsicht. Dies bedeutet, dass durch die Spezifikationsberichte eine Klärung der Semantik erfolgt. Bestehende Ansätze und Lösungen werden konkret für die Kommunen beschrieben und ausgearbeitet. Diese können als Richtschnur für das Handeln der Kommunen dienen. Über spezifische Anpassungen können einzelne Kommunen die Inhalte der Spezifikationsberichte auf ihren konkreten Bedarf hin ausrichten (siehe Abbildung 2). Leitbild von zukunftsfähigem E-Government Inhalt der Harmonisierung Beschreibung der technischen, funktionalen und organisatorischen Anforderungen der Verfahren und Komponenten des E-Governments Ziel Handlungssicherheit für Kommunen und Dienstleister Zukünftiges Ergebnis Modernisierung der Kommunalverwaltung Klärung der Semantik für E-Government-Anbieter und -Nachfrager Abbildung 2: Der Beitrag der Harmonisierungsvorhaben zur Fortentwicklung des E-Governments Weiterhin besteht die Hoffnung, dass die mit den Spezifikationsberichten gegebene Harmonisierung der Verfahren dazu führen wird, dass Kommunen ihre Ausschreibungen weitgehend nach diesen harmonisierten Verfahren ausrichten und Softwarehersteller zunehmend ihre Produkte entsprechend der Verfahrensbeschreibungen 16 von 64

17 HARMONISIERUNG IM RAHMEN DER INITIATIVE entwerfen bzw. anpassen. Dies ist ein Beitrag, um dem Flickenteppich aus Einzellösungen durch eine relative Vereinheitlichung der Vorgehensweisen und der Softwareprodukte oder zumindest deren Schnittstellen entgegen zu wirken. Harmonisierungsaktivitäten bewegen sich strikt im vorwettbewerblichen Raum, dienen aber dazu, den Wettbewerb transparenter zu gestalten. Harmonisierung trägt somit dazu bei, das Handlungsfeld für Kommunen wie für Produkt- und Dienstleistungsanbieter transparent zu gestalten und einen gemeinsamen Bezugsrahmen für Angebot und Nachfrage zu schaffen. Was ist nun der Gegenstand der Harmonisierung? Betrachtet werden die technischen, funktionalen und organisatorischen Anforderungen an das jeweilige Verfahren. Nur wenn der Datenaustausch aufgrund einheitlicher Protokolle und eindeutiger semantischer Festlegungen erfolgt, können Transaktionen medienbruchfrei und mit gegenüber heutigen Verhältnissen erheblich verringertem Aufwand durchgeführt werden. Zukunftsfähiges E-Government ist ferner nur möglich, wenn die Geschäftsprozesse innerhalb der Verwaltung und in den Kooperationen mit externen (privaten oder öffentlichen) Akteuren angepasst sind. Eine wesentliche Aufgabe der Spezifikationsberichte besteht folglich darin, für die jeweiligen Harmonisierungsvorhaben die technischen und funktionalen Merkmale der Verfahren bzw. Komponenten zu definieren und die organisatorischen Voraussetzungen zu identifizieren, die einen Datenaustausch und einen optimierten Geschäftsprozess möglich machen sowie die Funktionalität des Verfahrens sicherstellen. 17 von 64

18 BESCHREIBUNG DES VERFAHRENS E-PROCUREMENT 3 Beschreibung des Verfahrens E-Procurement 3.1 Definition und Funktionalität Wie eingangs bereits erwähnt, konzentriert sich der vorliegende Bericht auf die Beschreibung des Teilbereiches E-Vergabe. Mit einer elektronischen Vergabelösung wird den öffentlichen Auftraggebern die rechtskonforme elektronische Durchführung kompletter Vergabeverfahren gemäß der einschlägigen Verdingungsordnungen ermöglicht. Dabei wird die gesamte Prozesskette von der Vorbereitung über die Bekanntmachung, Durchführung und Bewertung bis hin zum Zuschlag unterstützt. Die hohe Wiederverwertbarkeit von Ausschreibungsmustern bzw. Leistungsbeschreibungen einzelner Komponenten und die rechtskonforme Nutzerführung ermöglichen effiziente Vergabeverfahren. Die Zielsetzung, den Vergabeprozess effizienter und effektiver zu gestalten, erfordert unmittelbar die Einbeziehung von Überlegungen, dies IT-gestützt durchzuführen. Eine so genannte IT-basierte Vergabelösung muss dabei die folgenden Vergabeordnungen und Vergabearten unterstützen: Öffentliche Ausschreibung (national) Offenes Verfahren (EU-Verfahren) Beschränkte Ausschreibung mit öffentlichem Teilnahmewettbewerb (national) Beschränkte Ausschreibung ohne öffentlichen Teilnahmewettbewerb (national) Nichtoffenes Verfahren (EU-Verfahren) Freihändige Vergabe (national) Verhandlungsverfahren (EU-Verfahren) Herausragende Merkmale einer E-Vergabe-Lösung: Unterstützung des gesamten Vergabeprozesses bzw. einzelner definierter Prozessschritte Rechtliche Plausibilisierung von Nutzerentscheidungen Bewertungsprozess wird unterstützt und ist anpassbar Signifikante Prozesskostenreduktion, revisionssichere Zuschlagsentscheidung Protokollierte Kommunikation mit Veröffentlichungsorganen und Bietern Unterstützung qualifizierter elektronischer Signaturen und hochsichere Verschlüsselung für elektronische Angebote 18 von 64

19 BESCHREIBUNG DES VERFAHRENS E-PROCUREMENT Angebotsabgabe per Mantelbogen oder per digitaler Signatur, konventionell garantiert diskriminierungsfreier Bieterzugang sowie maximale Reichweite im Bezug auf potentielle Bieter 3.2 Einsatzfelder Eine Ausschreibung ist ein rechtlich geregeltes Verfahren zur Ermittlung des Angebotspreises als Vorbereitung zur Vergabe eines Auftrages. Für Ausschreibungen öffentlicher Auftraggeber (Bund, Land, Gemeinden) gelten spezielle Regelungen. Die Verfahrensweise ist geregelt in der Vergabe- und Vertragsordnung für Bauleistungen (VOB), der Verdingungsordnung für Leistungen (VOL) der Verdingungsordnung für freiberufliche Leistungen (VOF). Eine E-Vergabelösung sollte den Nutzern der öffentlichen Verwaltung sowie der Wirtschaft als Plattform zur Verfügung gestellt werden. Sie unterstützt medienbruchfrei alle internen und externen Teilprozesse wie die Vorbereitung, Bekanntmachung und Durchführung für alle Vergabearten. Damit ist die E-Vergabe eingebettet in den komplexen Prozess des Übergangs zur Informations- und Wissensgesellschaft. Diese Einbettung liefert zugleich den Kontext für die vorgesehene Einführung der elektronischen Ausschreibung und Auftragsvergabe. Aus diesem Grund ist von Anfang an eine ganzheitliche Sicht auf diese Entwicklung erforderlich, die über ressortorientiertes Denken und die isolierte Betrachtung von Prozessen hinausgeht. Bei der Gestaltung von E-Government geht es sowohl um die Prozesse innerhalb des öffentlichen Sektors als auch um jene zwischen der Verwaltung und den Bürgerinnen und Bürgern, den Unternehmen der Wirtschaft und den Nicht-Profit- und Non-Government- Organisationen. Ziel ist eine reibungslose digitale, wenn möglich medienbruchfreie Abbildung des öffentlichen Vergabe- und Auftragswesens, wobei pragmatische Umsetzungen angestrebt werden sollen, auch wenn diese die hundertprozentige Medienbruchfreiheit nicht gewährleisten. 3.3 Nutzen für verschiedene Nutzergruppen Für die Verwaltung können Nutzenpotentiale durch die Verkürzung der internen Prozessschritte erzielt und damit zeit- und kostengünstiger erledigt werden. Folgender Nutzen kann dabei erzielt werden: Unterstützung der Vergabestelle bei der effizienten Durchführung rechtskonformer Vergabeverfahren Beschleunigung und Vereinfachung des Informationsflusses in den Vergabe- und Bedarfsstellen sowie zwischen Auftraggebern und Bietern Größere Publizität für die Ausschreibungen 19 von 64

20 BESCHREIBUNG DES VERFAHRENS E-PROCUREMENT Erleichterung des Austauschs und der Auswertung der Angebote durch verstärkte Nutzung standardisierte Dateiformate (z.b. GAEB im VOB-Bereich) Verbesserung der Angebotsqualität Verbesserung des Außenauftritts Unterstützung der Bieter bei der Abgabe formal korrekter Angebote Maximale Bieterakzeptanz durch Entgegennahme elektronischer und konventioneller Angebote Effizienzvorteile für die Vergabestelle auch bei konventionell eingehenden Angeboten Nachvollziehbare Angebotsbewertung und Zuschlag an den wirtschaftlichsten Bieter (beispielsweise gem. UfAB-Formel, auch andere Formelansätze müssen in E-Vergabe-Lösungen abgebildet werden können) transparente Informationsdarstellung zu den Vergabeverfahren für die Beteiligten Reduzierung des Aufwandes beim Bieter Reduzierung des Aufwandes beim Auftraggeber Übergang in den Beschaffungsprozess ohne Medienbruch möglich (Voraussetzung dafür wäre die digitale Signatur) Eine E-Vergabe-Lösung sorgt für Prozesssicherheit und Transparenz bei der Vergabe an den wirtschaftlichsten Bieter, unabhängig davon, ob die Angebote elektronisch oder konventionell abgegeben wurden. In diesem Zusammenhang ist der Übergang zu einem elektronischen Vergabesystem nicht nur eine Substitution der bei einer Prozessdurchführung bisher genutzten Technologie durch eine neue, sondern erfordert in der Regel eine entsprechende Neugestaltung der Prozesse (Process-Reengineering). In diesem Sinne setzt die Einführung der elektronischen Ausschreibung/Auftragsvergabe eine integrative Gesamtsicht über die gesamte Prozesskette von der Entstehung des Bedarfes über die Ausschreibung, die Vergabe, den Vertragsabschluss bis hin zur elektronischen Bezahlung voraus, wenngleich den Kommunen überlassen bleibt, bis zu welchem Prozessschritt eine digitale Unterstützung umgesetzt wird. Alle Beteiligten, sowohl auf der Seite der Bedarfsträger in der öffentlichen Verwaltung als auch auf der Seite der Bieter, Dienstleister bzw. Lieferanten in der Wirtschaft, sind involviert. Handlungsrelevant sind in jedem Fall die rechtlichen Rahmenbedingungen, die sowohl für die Pilotierung der e- lektronischen Ausschreibung/Auftragsvergabe als auch nachfolgend deren routinemäßige Nutzung wesentliche Voraussetzungen darstellen. 20 von 64

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